Nhìn thấy Liên hệ kép nơi chỉ nên tồn tại một? Đó không phải là tầm nhìn của bạn mà là vấn đề - bạn chỉ có một trường hợp Liên hệ trùng lặp. Tránh các chuyến đi không cần thiết đến bác sĩ đo thị lực với Contact Merge. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách hợp nhất Danh bạ và Cuộc trò chuyện của họ để có cái nhìn toàn diện về khách hàng trong Không gian làm việc của bạn. Chúng tôi cũng sẽ giải thích cách xảy ra các Liên hệ trùng lặp và các phương pháp hay nhất để áp dụng khi hợp nhất chúng.
Hợp nhất liên hệ: Giải quyết các liên hệ trùng lặp
Đầu tiên, hãy nói về trùng lặp liên hệ. Để hiểu giá trị của công cụ Hợp nhất liên hệ, bạn cần biết cách các cấu hình trùng lặp được tạo và chú ý trên respond.io, cũng như lý do tại sao các công ty nên hợp nhất Danh bạ.
Một nguyên nhân phổ biến của sự trùng lặp tiếp xúc
Một lợi thế cạnh tranh lớn của respond.io là nó kết nối doanh nghiệp với khách hàng trên bất kỳ kênh nào. Mỗi tin nhắn đến đầu tiên từ một Kênh - có thể là email, trò chuyện trên web hoặc ứng dụng nhắn tin - tạo một Liên hệ mới như một cách thực tế để xây dựng Danh sách liên hệ.
Có một vài lý do tại sao Danh bạ sẽ tiếp cận trên các Kênh khác nhau. Đối với một, Liên hệ thiếu kiên nhẫn sẽ nhắn tin cho một doanh nghiệp trên một vài kênh cùng một lúc, hy vọng rằng một người có phản hồi nhanh hơn.
Họ cũng có thể bắt đầu cuộc trò chuyện trên các Kênh khác nhau theo thời gian tùy theo sự thuận tiện. Có lẽ họ thích sử dụng WhatsApp khi trên thiết bị di động và trò chuyện trên web khi trên máy tính để bàn. Điều này sẽ dẫn đến các hồ sơ Liên hệ riêng biệt.
Liên hệ trùng lặp được phát hiện bằng cách lặp lại địa chỉ email hoặc số điện thoại sử dụng
Vậy, làm thế nào để respond.io nhận ra sự trùng lặp liên hệ? Nền tảng này coi số điện thoại và địa chỉ email là duy nhất. Việc sử dụng lặp lại một trong hai cảnh báo nền tảng về các thuộc tính chính chồng chéo giữa hai cấu hình.
Giả sử một Liên hệ liên hệ với một doanh nghiệp trên WhatsApp và Telegram. Nếu cả hai Kênh được đăng ký với cùng một số điện thoại, respond.io sẽ phát hiện các thuộc tính Liên hệ trùng khớp.
Sự cố với các liên hệ trùng lặp
Điều này đưa chúng ta đến câu hỏi tiếp theo: Tại sao bạn nên hợp nhất các Liên hệ trùng lặp? Có một vài lý do tại sao bạn có thể không muốn trùng lặp Liên hệ không được chọn.
Thứ nhất, tương tác với Danh bạ trùng lặp là sử dụng tài nguyên không hiệu quả. Giả sử một khách hàng hỏi về chương trình khuyến mãi bán hàng trên cả WhatsApp và Telegram. Giải quyết cùng một khách hàng một lần nữa trên mỗi Kênh sẽ khiến bạn tốn thời gian và nhân lực.
Nếu các hồ sơ được hợp nhất, bạn sẽ ngay lập tức nhận thấy họ đã hỏi cùng một câu hỏi hai lần. Cho họ biết bạn đã nhận được cả hai tin nhắn và trả lời chúng chỉ một lần cho thấy mức độ chú ý cao đến việc xử lý khách hàng.
Một nhược điểm tiềm ẩn khác của Danh bạ trùng lặp là tăng nguy cơ vô tình gửi thư rác cho họ. Ví dụ: gửi cùng một chương trình phát sóng đến Liên hệ nhiều lần có thể khiến bạn bị báo cáo spam, điều này làm giảm xếp hạng chất lượng của bạn trên các Kênh như WhatsApp.
Giải pháp hợp nhất liên hệ thanh lịch với respond.io
Quản lý liên hệ là một phần có giá trị của trò chơi ghép hình hoạt động đối với hầu hết các doanh nghiệp. Trong khi nhiều nền tảng cho phép người dùng hợp nhất danh bạ, cách độc đáo respond.io Cách tiếp cận Hợp nhất liên hệ có một số lợi thế.
Chúng ta hãy khám phá ngắn gọn một số giá trị này.
Hợp nhất liên hệ: Nhắc đề xuất hợp nhất các liên hệ
Hầu hết các nền tảng yêu cầu người dùng tự tìm kiếm hoặc khám phá các liên hệ trùng lặp theo cách thủ công. Ngược lại, respond.io thực hiện công việc nặng nhọc bằng cách cảnh báo người dùng nền tảng về Danh bạ trùng lặp và nhắc hợp nhất.
Hợp nhất liên hệ: Hợp nhất các cuộc trò chuyện trên các kênh
Contact Merge không chỉ hợp nhất các Liên hệ trùng lặp và các thuộc tính của chúng mà còn hợp nhất tất cả các Kênh, Tin nhắn, Sự kiện và Nhận xét được liên kết với cả hai trong một hồ sơ duy nhất.
Sau đó, các cuộc trò chuyện trên các Kênh được hiển thị theo thứ tự thời gian trên giao diện liền mạch, có thể cuộn trong bảng điều khiển nhắn tin. Điều này tạo ra một cái nhìn tổng quan toàn diện về Liên hệ và tất cả các tương tác của họ với một doanh nghiệp.
Hợp nhất liên hệ: Giữ lại dữ liệu liên hệ sau khi hợp nhất
Thay vì chỉ lưu một thuộc tính duy nhất cho mỗi trường và tự động xóa dữ liệu khác, respond.io giữ lại các thuộc tính và kết nối Kênh cho cả hai cấu hình Liên hệ khi hợp nhất.
Bạn có thể chọn Kênh để nhắn tin cho Danh bạ từ Bộ chọn kênh trong trình soạn thư.
Bây giờ bạn đã tăng tốc về lý do tại sao bạn nên hợp nhất Danh bạ trùng lặp, đây là tóm tắt về các phương pháp khác nhau để hợp nhất Danh bạ trên nền tảng.
Cách hợp nhất danh bạ trên respond.io
Việc hợp nhất liên hệ có thể được thực hiện trong một số mô-đun nhất định bởi Người dùng với các cấp truy cập có liên quan. Bạn có thể hợp nhất nhiều Liên hệ với nhau, nhưng chỉ hai cấu hình cùng một lúc.
Đọc tiếp để tìm hiểu cách hợp nhất Danh bạ trong các mô-đun khác nhau.
Tổng đài viên: Hợp nhất danh bạ trong mô-đun Tin nhắn
Nhân viên thường là những người đầu tiên xếp hàng tham dự các Liên hệ liên hệ liên hệ. Nếu phát hiện các thuộc tính Liên hệ trùng lặp trong cuộc trò chuyện đến, nền tảng sẽ nhắc Nhân viên về cơ hội hợp nhất.
Đề xuất hợp nhất sẽ được chỉ định trong tab Kênh của hồ sơ của Liên hệ trong Mô-đun Tin nhắn. Các đại lý có thể kiểm tra tính hợp lệ của đề xuất hợp nhất và tiến hành hợp nhất nếu Danh bạ thực sự trùng lặp.
1. Điều hướng đến Đề xuất Hợp nhất
Trong tab Kênh, cuộn xuống cuối danh sách Kênh được kết nối cho đến khi bạn đến phần Đề xuất Hợp nhất.
2. Xác minh các cấu hình trùng lặp
Nhấp vào hồ sơ được đề xuất và đảm bảo đây là Liên hệ trùng lặp. Nếu cả hai cấu hình thuộc cùng một Liên hệ, hãy bắt đầu hợp nhất bằng cách nhấp vào Hợp nhất biểu tượng bên cạnh cấu hình trùng lặp.
3. Chọn thuộc tính liên hệ chính
Nhấp vào các nút có liên quan để xác nhận thuộc tính chính nào bạn muốn lưu làm mặc định nếu chúng khác nhau trong cả hai cấu hình. Ví dụ: nếu mỗi hồ sơ có một địa chỉ email khác nhau, hãy chọn địa chỉ nào sẽ là email chính cho Liên hệ.
4. Nhấp vào Hợp nhất liên hệ
Xác nhận hợp nhất bằng cách nhấp vào Hợp nhất liên hệ cái nút.
Chủ sở hữu hoặc người quản lý: Hợp nhất danh bạ tại bảng điều khiển
Không phải tất cả các doanh nghiệp đều muốn Đại lý đảm nhận trách nhiệm hợp nhất Danh bạ. Chủ sở hữu hoặc Người quản lý không gian làm việc muốn tự xử lý việc hợp nhất có thể làm như vậy bất kỳ lúc nào tại Trang tổng quan.
1. Điều hướng đến Đề xuất Hợp nhất
Cuộn xuống Trang tổng quan đến phần Đề xuất hợp nhất để xem có bất kỳ hợp nhất nào được nhắc không.
2. Xác minh các cấu hình trùng lặp
Nhấp vào các cấu hình được đề xuất và đảm bảo đây là các Liên hệ trùng lặp. Nếu cả hai cấu hình thuộc cùng một Liên hệ, hãy bắt đầu hợp nhất bằng cách nhấp vào Hợp nhất biểu tượng bên cạnh các cấu hình trùng lặp.
3. Chọn thuộc tính liên hệ chính
Nhấp vào các nút có liên quan để xác nhận thuộc tính chính nào bạn muốn lưu làm mặc định nếu chúng khác nhau trong cả hai cấu hình. Ví dụ: nếu mỗi hồ sơ có một địa chỉ email khác nhau, hãy chọn email chính cho Liên hệ.
4. Nhấp vào Hợp nhất liên hệ
Xác nhận hợp nhất bằng cách nhấp vào Hợp nhất liên hệ cái nút.
Chủ sở hữu hoặc người quản lý: Hợp nhất danh bạ thông qua mô-đun Danh bạ
Trong một số trường hợp nhất định, Chủ sở hữu hoặc Người quản lý có thể biết về các hồ sơ trùng lặp không chia sẻ bất kỳ giá trị nhận dạng chính nào. Điều này có thể xảy ra nếu một Liên hệ xen kẽ giữa số điện thoại hoặc địa chỉ email công việc và cá nhân của họ trong khi trò chuyện với doanh nghiệp theo thời gian.
Vì sẽ không có bất kỳ lời nhắc nào cho việc hợp nhất Liên hệ trong trường hợp này, bạn sẽ phải tự tìm kiếm các Liên hệ trùng lặp này. Xác minh không nghi ngờ rằng họ thực sự là cùng một người. Chỉ sau đó bạn nên tiến hành hợp nhất.
1. Chọn cấu hình bạn muốn hợp nhất
Nhấp vào các hộp kiểm bên cạnh hai cấu hình trong hàng Danh bạ. Nếu Liên hệ có cấu hình trùng lặp thứ ba, nó có thể được tham dự sau khi thực hiện hợp nhất đầu tiên.
2. Nhấp vào Hợp nhất
Nút Hợp nhất sẽ xuất hiện ở đầu tiêu đề cột. Nhấp vào nó để bắt đầu hợp nhất.
3. Chọn thuộc tính liên hệ chính
Nhấp vào các nút có liên quan để xác nhận thuộc tính chính nào bạn muốn lưu làm mặc định nếu chúng khác nhau trong cả hai cấu hình. Ví dụ: nếu mỗi hồ sơ có một địa chỉ email khác nhau, hãy chọn email chính cho Liên hệ.
4. Nhấp vào Hợp nhất liên hệ
Xác nhận hợp nhất bằng cách nhấp vào Hợp nhất liên hệ cái nút.
Như bạn có thể thấy, đây là những quy trình đơn giản để hợp nhất Danh bạ. Điều đó nói rằng, có một số thói quen tốt mà người dùng có thể thực hành.
Các phương pháp hay nhất để hợp nhất các liên hệ một cách hiệu quả
Tập hợp các phương pháp hay nhất này bao gồm hai thành phần chính. Đầu tiên giải quyết cách xây dựng hồ sơ Liên hệ toàn diện để nhắc nhở các đề xuất hợp nhất nếu phát hiện Liên hệ trùng lặp và lần thứ hai đảm bảo độ chính xác khi hợp nhất Danh bạ.
Hãy xem xét bộ sưu tập chủ động các chi tiết Liên hệ và cách nó góp phần quản lý Liên hệ hiệu quả.
Thu thập trước các thuộc tính liên hệ
Không phải tất cả các kênh nhắn tin đều được gắn với số điện thoại hoặc địa chỉ email vì các kênh khác nhau yêu cầu các hình thức nhận dạng khác nhau. Nếu không có các số nhận dạng chính này, nền tảng không thể phát hiện Danh bạ trùng lặp.
Có được những chi tiết này trả trước cho phép các doanh nghiệp xây dựng hồ sơ Liên hệ hoàn chỉnh và trò chuyện với Danh bạ sau khi cửa sổ nhắn tin đã đóng. Ví dụ: chỉ Danh bạ mới có thể mở lại cuộc trò chuyện trên WeChat trong khi WhatsApp tính phí trò chuyện mới cho các tin nhắn được gửi ngoài cửa sổ 24 giờ.
Để tiếp tục cuộc trò chuyện mà không có những hạn chế này, bạn cần một Kênh thay thế như email.
Cách đầu tiên để thu thập các thuộc tính này là bằng biểu mẫu trò chuyện trước trên tiện ích trò chuyện trên web của bạn. Trước khi Danh bạ bắt đầu trò chuyện với bạn trên trò chuyện trên web, hãy yêu cầu họ điền vào biểu mẫu trò chuyện trước với các trường liên hệ bắt buộc.
Quyết định trường nào, chẳng hạn như số điện thoại hoặc email, phù hợp nhất để thu thập dữ liệu. Điều này phụ thuộc vào trường hợp sử dụng của bạn hoặc các ứng dụng nhắn tin ưa thích ở quốc gia của bạn.
Một cách khác để có được các thuộc tính Liên hệ chính là thông qua bước Đặt câu hỏi trong Dòng công việc. Thiết lập bước Đặt câu hỏi yêu cầu nhập số điện thoại hoặc địa chỉ email như một phần của bài tập làm giàu dữ liệu của bạn trong các cuộc hội thoại đến.
Xác minh danh tính liên hệ
Trước khi hợp nhất các Danh bạ trùng lặp, hãy kiểm tra kỹ các chi tiết của chúng để đảm bảo rằng chúng thực sự là hai hồ sơ của cùng một người. Để quyết định xem bạn có cần hợp nhất Danh bạ hay không, hãy làm như sau:
- Kiểm tra kỹ tên Liên hệ
- Kiểm tra các số nhận dạng khác, chẳng hạn như địa chỉ email, số điện thoại và danh tính trong các Kênh được kết nối
- Kiểm tra lịch sử trò chuyện trong Mô-đun Tin nhắn, bao gồm các tương tác trên các Kênh được kết nối khác để xác định từ các vấn đề hoặc giọng điệu của họ nếu họ là cùng một người
Nếu có bất kỳ sự mâu thuẫn nào trong hồ sơ của Liên hệ trùng lặp, hãy thêm nhận xét để kiểm tra danh tính của họ vào lần liên hệ tiếp theo. Sau đó, xác minh chi tiết của họ và lấy email hoặc số điện thoại ưa thích để sử dụng làm mặc định của nền tảng.
Nếu có đủ bằng chứng cho thấy cả hai cấu hình thuộc cùng một Liên hệ, hãy tiến hành hợp nhất. Không hợp nhất Danh bạ nếu bạn có bất kỳ nghi ngờ nào về danh tính của họ.
Trong trường hợp hai Liên hệ khác nhau bị hợp nhất sai, chúng tôi sẽ giúp bạn.
Hợp nhất liên hệ: Hủy hợp nhất một liên hệ
Sai lầm xảy ra với những người giỏi nhất trong chúng ta và chúng ta đã chuẩn bị cho một kịch bản như vậy. Đừng băn khoăn nếu bạn vô tình hợp nhất hai cấu hình Liên hệ khác nhau.
Cách hủy hợp nhất danh bạ
Trước tiên, hãy đảm bảo rằng bạn có một lý do không thể tránh khỏi để hủy hợp nhất, chẳng hạn như hồ sơ đã hợp nhất bao gồm hai Liên hệ khác nhau.
1. Xác định người liên hệ
Tìm hồ sơ bạn muốn hủy hợp nhất trong Mô-đun Danh bạ.
2. Bắt đầu hủy hợp nhất liên hệ
Ở cuối hàng của Liên hệ, nhấp vào ba dấu chấm để mở Menu Hành động và chọn Unmerge Contact.
3. Hủy hợp nhất Liên hệ
Một hộp thoại sẽ mở ra để hiển thị hai cấu hình Liên hệ đã hợp nhất với tên, ID và các kênh được kết nối của chúng. Chọn cấu hình sẽ được hủy hợp nhất và nhấp vào nút Unmerge ở dưới cùng. Các hồ sơ sẽ ngay lập tức được hủy hợp nhất.
Việc hủy hợp nhất phải được thực hiện bởi Chủ sở hữu hoặc Người quản lý vì chỉ họ mới có quyền truy cập vào Mô-đun Danh bạ. Ngoài ra, xin lưu ý rằng mọi Cuộc trò chuyện diễn ra trong khi các hồ sơ được hợp nhất sẽ được giữ lại trong lịch sử hội thoại của chỉ một hồ sơ.
Quản lý liên hệ hiệu quả là một điểm đáng tự hào respond.io, được phản ánh trong cách nó cảnh báo Người dùng về Danh bạ trùng lặp, nhắc hợp nhất và cung cấp sự linh hoạt trong việc quyết định ai có thể hợp nhất Danh bạ. Hãy theo dõi để biết thêm các cải tiến cho công cụ Contact Merty.
Đọc thêm
Quan tâm đến việc tìm hiểu cách khác respond.io Có thể giải quyết vấn đề kinh doanh của bạn? Kiểm tra các bài viết này:
- Ứng dụng nhắn tin phổ biến nhất: Ứng dụng nhắn tin hàng đầu năm 2021
- Slack Thông báo: Tạo một Slack Đến Webhook
- Đặt câu hỏi: Hướng dẫn cách thực hiện
