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NÓMINA
ELECTRÓNICA:
SISTEMA PARA LIQUIDARLA (EXPLICADO)

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 NÓMINA ELECTRÓNICA:
SISTEMA PARA LIQUIDARLA
(EXPLICADO)

Bienvenid@ a este práctico e interactivo recorrido sobre

la implementación de nómina electrónica, aquí conocerás
todo lo relacionado a este tema; desde qué es la nómina
electrónica hasta cuales son sus beneficios. Será un
camino para despejar dudas y hará más fácil la tarea de
implementar nómina electrónica en tu negocio.

Hemos preparado este contenido para que no pierdas

detalle de esta nueva obligatoriedad decretada por la
DIAN y para que lleves la gestión de tu compañía a otro
nivel. ¡Ponte cómodo y empecemos!

2 NÓMINA ELECTRÓNICA
Contenido

pg.4 ¿Qué es la nómina electrónica?

pg.4 ¿Cuál es la Resolución que decreta la implementación de nómina electrónica?
pg.5 ¿Cuál es la relación entre nómina y Facturación electrónica?
pg.6 Requisitos necesarios que debes tener en cuenta para emitir nómina electrónica
pg.7 ¿Quiénes están obligados a generar nómina electrónica?
pg.8 ¿Cuáles son los plazos establecidos por la DIAN para generar nómina electrónica?
pg.8 Calendario de nómina electrónica de acuerdo con el número de empleados
pg.9 Calendario de implementación permanente
pg.9 Nómina tradicional y su proceso de implementación
pg.9 Paso a paso para liquidar de forma tradicional la nómina de tu empresa
pg.10 Paso a paso para implementar nómina electrónica en tu empresa
pg.11 Costos reales de la nómina electrónica
pg.12 Habilitación
pg.12 Implementación
pg.12 Planes de nómina electrónica en Conexus-IT
pg.13 Recuerda que nuestra nómina electrónica cumple con...
pg.13 Tiempo de implementación
pg.14 Certificación digital
pg.14 Formato XML
pg.15 ¿Cuáles son los beneficios de la nómina electrónica?

3 NÓMINA ELECTRÓNICA
 ¿QuÉ ES NÓMINA
ELECTRÓNICA?
Es el reporte presentado ante la DIAN por el pago de nómina a los
empleados; esto se hace a través de un proveedor tecnológico autorizado
con el fin de que los reportes de nómina sean aceptados como descuentos
tributarios a la hora de declarar renta o IVA. A dicho reporte se le conoce
como Documento soporte de pago de nómina electrónica.

En otras palabras, los documentos soportes de pago de nómina electrónica te sirven para aplicar a los
descuentos tributarios. Por ejemplo, sobre la utilidad de tu negocio se calcula el tributo a la renta que debes
pagar, por lo que, si estás obligado a generar nómina electrónica y no envías tu nómina mediante un software
autorizado, la DIAN no tendrá en cuenta el pago de la nómina a tus empleados para los descuentos tributarios
de IVA y renta.

Además, la nómina electrónica es una excelente manera de llevar el control de la nómina de tu empresa y si ya
facturas electrónicamente tendrías casi todo listo porque el proceso de habilitación para nómina electrónica
es similar al de facturación.

¿Cuál es la Resolución que establece la implementación de nómina electrónica?

Para la implementación de nómina electrónica la DIAN expidió el 30 de julio de 2021 la resolución 000063
que habla acerca de la obligatoriedad de los empresarios de generar nómina electrónica para cumplir con el
objetivo de llevar los documentos electrónicos, emitidos por las entidades y negocios, a formato digital para
que sean utilizados a la hora de dar soporte de orden tributario.

De igual manera la resolución presenta los requisitos para emitir nómina electrónica, su alcance técnico, los
plazos establecidos, la relación que guarda con el sistema de Facturación Electrónica y los obligados a emitir
nómina electrónica.

4 NÓMINA ELECTRÓNICA
 ¿Qué relación existe entre Nómina
electrónica y Facturación electrónica?

La nómina electrónica se concibe desde el mismo momento en

que se generó la factura electrónica; el artículo 116-1 del Estatuto
Tributario expresa que este sistema de facturación es aplicable a
otras actividades operativas como el pago de nómina, dejando
ver que esta también se manejaría de forma electrónica.

Asimismo, todos aquellos empresarios que no estén obligados a

facturar electrónicamente, pero sean generadores de empleo
bajo relación laboral y contrato deben generar nómina
electrónica; por otra parte, aquellos que por ley deben facturar
electrónicamente y en sus negocios y/o empresas cumplen con
relaciones laborales regidas bajo contrato deben también
expedirla.

5 NÓMINA ELECTRÓNICA
 Requisitos necesarios que debes tener en cuenta para emitir nómina electrónica

Para implementar la nómina electrónica en tu empresa, según lo decreta la DIAN es fundamental que los
documentos soporte de pago de nómina electrónica que expidas tengan datos e información específica de la
organización y consecutivos internos para que la liquidación sea debidamente soportada y validada.

En seguida, te mostramos los requisitos para cumplir con el proceso de implementación.

Contar con un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, como Conexus-IT,

1 para emitir nómina electrónica.

Agrega como contribuyente del impuesto sobre la renta o responsable de una

2 relación laboral, tus apellidos y nombres o razón social y NIT de tu empresa.

3 Incluye apellidos y nombres más el Número de Identificación de tu empleado

Verifica que el documento tenga el Código Único de documento soporte de pago

Nómina Electrónica - CUNE, un valor alfanumérico que permite identificar el
4 documento de manera inequívoca. Cada documento soporte de pago de nómina
electrónica tiene un código diferente. Este código lo genera automáticamente el
Software a la hora de enviar el documento a la DIAN.

Añade el contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor

5 devengado de nómina.

Relaciona el contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores

6 de la deducción de nómina.

Incluye el valor total devengado menos el valor total deducido de nómina, y el

7 ingreso total a liquidar.

8 Especifica la moneda en la que efectuarás el pago.

9 Informa el medio de pago que usarás al pagar la nómina.

Diligencia fecha y hora en la que generas el documento soporte de pago de nómina

10 electrónica.

Firma digitalmente. Puedes usar la misma con la que firmas tus facturas electrónicas.
11 Si no tienes una la puedes adquirir con Conexus-IT.

Ingresa apellidos y nombre o razón social y NIT, del proveedor tecnológico con el
12 que manejas el pago de nómina junto con la identificación del software.

6 NÓMINA ELECTRÓNICA
 ¿Quiénes están obligados a generar
nómina electrónica?

Para conocer los obligados a generar nómina

electrónica debes tener en cuenta que se
clasifican de acuerdo al número de empleados
que tengan las empresas, por lo tanto, la DIAN los
ha dividido por grupos.

Conforme a lo establecido en la resolución 013 de

febrero de 2021 y en las modificaciones realizadas
a la resolución 042 del 05 de mayo de 2020 los
obligados a emitir nómina electrónica son todos
los empresarios que cuentan con equipo de
trabajo y responden a la relación laboral
empleador – empleado como:

Las personas que realicen pagos por relación

entre empleado - empleador; es decir, todos
aquellos contribuyentes que generan empleo, a
través de un contrato de trabajo que está
regulado por el Código Sustantivo del trabajo,
bien sea del sector público o privado.

Quiénes requieran soportar costos y gastos en renta o IVA que no sean facturadores electrónicos,
pero tengan empleados y deban dar cuenta de los costos y gastos imputables al descuento tributario.

Empleadores encargados del pago a los pensionados.

Para ser más exactos, hoy poco más de un millón de empresas

están obligadas a generar nómina electrónica.

7 NÓMINA ELECTRÓNICA
¿Cuáles son los plazos establecidos por la DIAN para generar nómina electrónica?
Es fundamental saber que todas las empresas generadoras de empleo deben emitir nómina electrónica, es
decir, aunque tu empresa no esté obligada a facturar electrónicamente, si cuentas con capital humano, la
DIAN te exige contar con el sistema de nómina electrónica. Los plazos establecidos para emitirla, varían de
acuerdo a la cantidad de trabajadores que tengas; a continuación, te presentamos el calendario.

Calendario de nómina electrónica de acuerdo con el número de empleados

Fecha máxima para

Fecha de inicio iniciar con la generación y
habilitación en el transmisión del documento Intervalo en relación con
Grupo servicio informático soporte de pago de nómina el número de empleados
electrónico nómina electrónica y de las notas de
electrónica ajuste del documento pago
de nómina electrónica.

Más de 250

Desde 101 Hasta 250

Desde 10 Hasta 100

Las nóminas de diciembre de

2021, enero y febrero de
2022 se deberán presentar
dentro de los primeros 10
días hábiles del mes de
mayo 2022 y para las que se Desde 1 Hasta 10
den entre marzo y mayo de
2022 se presentarán en los
10 primeros días hábiles del
mes de junio de 2022

8 NÓMINA ELECTRÓNICA
Calendario de implementación
permanente

El calendario de implementación permanente refleja el

plazo que tienen los empresarios, con más de 250
empleados, para realizar la habilitación como
generadores del documento soporte de nómina
electrónica y sus notas de ajuste correspondientes.

La fecha de habilitación para dichos empresarios es de

Paso a paso para liquidar de forma
2 meses desde que hacen la realización de los pagos. tradicional la nómina de tu empresa
Adicionalmente, todos los contribuyentes que ejercen
una relación laboral, empleador - empleado, tendrán 1. Determinar salarios y prestaciones: la empresa
plazo para la transmisión del documento soporte de debe establecer el salario y el porcentaje de
pago de nómina electrónica y las notas de ajuste, si así prestaciones sociales que cada trabajador va a recibir
se requiere, durante los 10 primeros días del mes conforme a su perfil y cargo en la compañía.
siguiente al que se generó la información del pago de
nómina del empleado. 2. Esclarecer las políticas de pago: tus empleados
deben estar al tanto de la forma de liquidación de su
Ten en cuenta que si pagas la nómina quincenalmente nómina para evitar malos entendidos.
sólo debes enviar un documento soporte de pago de
nómina electrónica a la DIAN con el acumulado de 3. Planear calendarios de pago: es fundamental
ambos pagos. que definas las fechas y periodicidad de pago para que
en tus procesos exista claridad y evites inconsistencias
Nómina tradicional y su proceso de e inconformidades por parte de tus empleados.
implementación
4. Considerar todos los conceptos de pago: a la
hora de liquidar la nómina de tu equipo de trabajo no
El documento de nómina tiene validez legal y en él se olvides tener en cuenta todos los conceptos: salario,
presenta el salario, prestaciones, deducciones para las deducciones por prestaciones, descuentos, aumentos,
obligaciones fiscales y seguridad social de tus bonificaciones, extras y más. No dejes escapar ningún
empleados. detalle para evitar volver a empezar.

Conforme a lo anterior ten en cuenta que existen varios 5. Calcular la nómina: una vez tengas todos los
tipos de nómina categorizados por la periodicidad en montos definidos es hora de sumar y restar para que
que se liquide y el contrato firmado al momento de la calcules el valor total de la nómina a liquidar.
contratación, estos son:

Semanal: cada 7 días. 6. Obtener reportes: luego de tener los cálculos y

Quincenal: cada 15 días. contabilidad lista, debes empezar a generar los
Mensual: cada 29 - 31 días. reportes de empleados, la base de datos y sus
respectivos recibos de nómina.
Además de los pagos y deducciones que se reciben
existen otras bonificaciones, como los valores 7. Efectuar pagos: Una vez cuentes con el papeleo
adicionales por horas extras, subsidios de transporte o correspondiente y los rubros a liquidar estás listo para
alimentación, créditos con la entidad y más. realizar el pago de nómina a los trabajadores.

9 NÓMINA ELECTRÓNICA
 PASO A PASO PARA
IMPLEMENTAR
NÓMINA ELECTRÓNICA
EN TU EMPRES A

A continuación, te presentamos el
Como pudiste observar anteriormente, el proceso de pago
de nómina es muy largo, operativo y agotador; por eso la camino para generar nómina
mejor opción para tu empresa es optar por un software de electrónica; lo mejor de todo es que lo
nómina electrónica que te permita realizar tu nómina de
lograrás sólo en 3 pasos y si facturas
forma más eficiente y segura.
electrónicamente entonces el proceso
será todavía más fácil por la relación
que tiene la nómina electrónica con la
1. HABILITACIÓN facturación electrónica y sus pasos de
implementación.
Ingresa al servicio informático
de validación previa de la De este modo, el proceso
DIAN, seleccionando la es el siguiente:
funcionalidad del documento
soporte de pago de nómina
electrónica.

Completa los datos (Nombres, apellidos,

razón social y NIT del fabricante, nombre
Selecciona los medios y códigos de identificación del software).
Informa si el software que
de la operación a través
elegiste para la generación
de los cuales cumplirás
es propio o uno de
con la obligación de Realiza pruebas para que te asegures
desarrollo informático de
generar, transmitir y que el software cumple con los
algún proveedor
validar el documento. requisitos de acuerdo a la norma para
tecnológico.
transmitir exitosamente el
documento.

2. GENERACIÓN Y
TRANSMISIÓN
Una vez
Confirma el estado de tus
Enviarás a la DIAN los documentos habilitado, pasara
pruebas, si son exitosas, el
soportes de pago de nómina a producción en
sistema se actualizará
electrónica de cada uno de los operación.
automáticamente de solicitado a
habilitado.
respectivas notas de ajuste, si aplica.

3. VALIDACIÓN
Una vez finalizas el proceso
validación y generación, la DIAN
generará un documento
electrónico con la revisión de las Luego el resultado podría ser
reglas de validación. “Documento validado por la DIAN” o
“Documento rechazado por la DIAN”

10 NóMINA ELE
CTRóNICA
 COSTOS REALES DE LA
NÓMINA ELECTRÓNICA
Nómina electrónica en Colombia
Recordemos que en nuestro país la nómina electrónica nace con el propósito de transmitir a la DIAN, la
información sobre los salarios que tú como empresario pagas a tus empleados. Este trámite se lleva a cabo
mediante un proveedor tecnológico avalado por esta misma entidad gubernamental y queda formalizado
cuando expides un documento soporte de nómina electrónica; dicho comprobante debe estar en formato
XML y es aprobado o rechazado por parte de la DIAN. Sí, tal como ocurre con la facturación electrónica.

Una vez entregas a la DIAN el documento soporte de nómina electrónica, ya puedes enviar el resultado de
la transacción directamente a tus empleados, a través de correo electrónico.

Importante: recuerda que solo con nómina electrónica puedes realizar las
deducciones de renta correspondientes al pago del salario de tus empleados.

Cuáles son los costos reales de implementar nómina electrónica en tu empresa

Expedir nómina electrónica es un proceso nuevo que se ha convertido en una obligación para
todos los empresarios de Colombia, que tienen una relación laboral mediante contrato de
trabajo. Por este motivo, existen varios proveedores tecnológicos que han desarrollado
softwares de nómina para suplir estas necesidades.

Estos programas se deben ajustar a los requerimientos de cada empresario, no importa si es un

emprendedor, pyme o una gran empresa. Los proveedores de software también deben
asegurarse de cumplir todos los requisitos exigidos por la DIAN, para que los documentos
soporte de nómina electrónica puedan ser aceptados como válidos.

En consecuencia, el pago al proveedor tecnológico es uno de los valores que debes tener en
cuenta al momento de calcular el costo real de tu nómina electrónica. En algunos casos te
cobrarán las funcionalidades por separado, mientras que en otros estos módulos estarán
incluidos en el costo total de la implementación.

Para explicarte fácilmente los costos reales de la nómina electrónica, realizamos una
compilación de lo que normalmente cobran los proveedores tecnológicos por este servicio:

1 2 3 4 5
Habilitación Implementación Tiempo de Certificado digital Formato XML
implementación

11 NÓMINA ELECTRÓNICA
1. Habilitación En Conexus-IT por ejemplo, nos acomodamos a las
necesidades de tu empresa y traemos los mejores
planes. Te los presentamos a continuación:
La habilitación es el primer paso para que puedas
empezar a generar y emitir nómina electrónica en tu Conexus-IT te respalda para que tu
empresa. Aunque este proceso es totalmente gratuito
representa un costo real puesto que, sin la habilitación
empresa crezca y cumpla con la ley
correspondiente, el proceso posterior no se puede
realizar y eso te acarrea sanciones que afectan Paquete x 30 documentos: Por sólo $69.900
directamente la economía de tu empresa. pesos al año, $5.825 pesos al mes.

2. Implementación Paquete x 80 documentos: Por sólo $169.900

pesos al año, $14.160 pesos al mes.
Este costo corresponde al valor monetario que debes
pagar para utilizar el software de nómina electrónica. Paquete x 150 documentos: Por sólo $259.900
En otras palabras, el costo de implementación es el pesos al año, $21.659 pesos al mes.
precio que te cobra el proveedor tecnológico para que
puedas generar y emitir el documento soporte desde Paquete x 320 documentos: Por sólo $309.900
su software. Por lo general, este valor se paga una sola pesos al año, $25.825 pesos al mes.
vez.
Paquete x 700 documentos: Por sólo $399.900
Para mayor exactitud, te presentamos el rango de
pesos al año, $33.325 pesos al mes.
costos de implementación de los principales
proveedores de nómina electrónica en Colombia,
Paquete x 1300 documentos: Por sólo $469.900
según el tamaño de tu empresa. pesos al año, $39.159 pesos al mes.

Grupo N° de empleados Rango de costo por implementación

1 Más de 250 Desde $83.000 pesos - Hasta $1.760.000 pesos

2 De 101 a 250 Desde $ 100.000 pesos - Hasta $680.000 pesos

3 De 11 a 100 Desde $30.000 pesos - Hasta $384.000 pesos
4 De 1 a 10 Desde $ 7.000 pesos – Hasta $44.000 pesos

Con base en estos datos, se estima que el costo de

nómina por empleado está entre $5.500 y $7.000
p e s o s . Ad i c i o n a l m e n te , ex i s te n a l g u n o s
proveedores tecnológicos que tienen planes sin
costo o con precios muy bajos para las
microempresas (como las del grupo 4).

12 NÓMINA ELECTRÓNICA
 Recuerda que nuestra Nómina Electrónica
Express...
Cumple al 100% los requisitos de la DIAN

Firma electrónica digital personalizada.

Reportes / Dashboard.

Preliquida devengados (salario básico) deducciones

(salud y pensión).

Liquida todo tipo de novedades.

Genera desprendibles de nómina electrónica

automáticamente.

Genera envío de desprendible a cada empleado

automáticamente.

Revisa todos tus historiales de pago en un sólo lugar.

3. Tiempo de implementación

Aunque el tiempo no es algo que se pueda monetizar, sí representa uno de los mayores costos para tu empresa
y más cuando ya inició el proceso de habilitación para generar nómina electrónica.

El periodo que tome la implementación de la nómina electrónica es clave, así que no puedes perderlo de vista y
menos dejarlo pasar. Por eso debes elegir el mejor proveedor tecnológico para tu empresa; de eso depende
que le brindes una mejor experiencia a tus empleados, cumplas con los requerimientos de la DIAN, y estés al
día con la declaración y pago de tu renta.

El tiempo que tarda tu proveedor tecnológico en ayudarte a emitir nómina electrónica varía conforme a:

Actualizaciones y trámites administrativos por parte de la DIAN

Actualizaciones y trámites administrativos por parte del proveedor.
Sincronización del software de nómina con tu sistema contable.
Resultado de las pruebas técnicas que realices.

13 NÓMINA ELECTRÓNICA
4. Certificado Digital

Por lo general, el valor del certificado digital está

incluido en el plan que selecciones. Sin embargo, en
Conexus-IT encontrarás ofertas (consultar con tu
asesor), siempre y cuando las condiciones de la DIAN
no cambien.

Con Conexus-IT siempre recibes

Certificado Digital

Para todos los planes de nómina electrónica, damos a

nuestros empresarios el certificado digital. Ahora
bien, si tienes facturación electrónica con nosotros, te
sirve el mismo certificado que usas para facturar.

5. Formato XML
Al igual que ocurre con la facturación electrónica, uno
de los requisitos para la nómina electrónica que exige
la DIAN, es la emisión de documentos soporte de pago
en formato XML.

Este tipo de formato permite que el documento de

nómina sea validado ante el sistema DIAN; por lo que el
proveedor está en la obligación de realizar 2 formatos
de nómina: formato PDF y formato XML.

El primero es el que tú envías a tu cliente por correo

electrónico y guardas, mientras que el segundo es el
formato que se remite a la DIAN para ser validado.
Comúnmente, el documento soporte de pago de
nómina electrónica en formato XML está incluido en el
costo de implementación del software.

14 NÓMINA ELECTRÓNICA
¿Cuales son los beneficios de la nómina
electrónica?

A continuación, te presentamos los principales

beneficios que tendrás al emitir nómina electrónica en
tu negocio:

1. Tendrás como descuentos tributarios los pagos

que realices a tus empleados.

2. Accesibilidad desde cualquier parte: Envía por

correo electrónico una copia de la nómina a cada
empleado en formato PDF para que pueda acceder a
ella de manera fácil y rápida.

3. Modificaciones al documento soporte de nómina

electrónica, una vez emitas el documento soporte de
pago puedes realizar ajustes en caso de errores o
inestabilidad en el sistema; algo similar a lo que sucede
con la factura electrónica a través de la nota crédito.

¿Cuando se presenta la necesidad de ¿ C ó m o i m p l e m e n t a r n ó m i n a

hacer estos ajustes? electrónica en tu empresa?

Descontaste algo que no era Al igual que se maneja en el proceso de Facturación,

Hubo errores aritméticos en los conceptos a pagar para implementar nómina electrónica en tu empresa
o la contabilidad de los mismos. necesitas un proveedor tecnológico que te permita
Te faltó incluir algún concepto. tener el control de la nómina de tus empleados
El programa presentó errores o fallas técnicas. agilizando tus procesos e impulsando a tu empresa
para llevarla a otro nivel.
Para elaborar estas modificaciones debes elaborar Haz clic aquí para que conozcas
Notas de ajustes la cual reemplazará a la que se emitió el mejor plan para tu negocio
primero. .
¿Cómo funciona nuestra plataforma de
¿Puedo eliminar definitivamente un nómina electrónica?
documento soporte de nómina
electrónica? Cuando adquieres un plan de nómina los procesos de
pago se potencializan optimizando los tiempos y tu
Recuerda que el último documento que expidas será gestión; además, los documentos son enviados y
el que la DIAN tome como definitivo,es decir, puedes recibidos en cuestión de segundos.
realizar varios ajustes al primer documento soporte de
pago de nómina que emitiste, pero solo se tomará en Funciona 100% en la nube y los comprobantes se
cuenta el último documento que envías donde envían directamente al correo electrónico de tus
realizaste la corrección. empleados.

15 NÓMINA ELECTRÓNICA
 Has llegado al final de
este recorrido
¿lo disfrutaste?
¿disfrutaste el viaje?

¡Esperamos que sí!

¡Esperemos que sí!

No olvides que la nómina electrónica llegó para quedarse y

facilitar tus procesos, sabemos que a veces es demasiada
información y cuesta acoplarse, pero en Conexus-IT estamos
para ser tu mano derecha. Visítanos en nuestra sección de
Nómina Electrónica y accede a más información.
¡Gracias por leernos!

16 NÓMINA ELECTRÓNICA