Guia Completa de Nomina Electronica Dian

Guía Completa de
NÓMINA
ELECTRÓNICA.
Índice
Introducción 2
¿Qué es Nómina Electrónica? 3

¿Por qué se debe emitir la Nómina Electrónica? 4
¿Qué es la liquidación de nómina? 5
¿Son diferentes la Liquidación de Nómina y la Nómina Electrónica?
6
¿Quiénes están obligados a emitir Nómina Electrónica? 6
Habilitación de Nómina Electrónica 8

¿Cuándo se debe habilitar Nómina Electrónica?
8
¿Cómo es el proceso de habilitación de Nómina Electrónica 9
con Alegra?
Emisión de Nómina Electrónica 11

¿Dónde y cuándo se debe emitir la Nómina Electrónica? 11
¿Cómo es el proceso de emisión de Nómina Electrónica? 15
¿Qué pasa si me equivoco al emitir mi Nómina Electrónica? 17
Preguntas frecuentes 18
Glosario de términos 22
Referencias 24
Agradecimientos 26
Introducción
¿Sabías que la DIAN, en su proceso de transformación digital, ha
dispuesto como nueva norma la emisión de Nómina Electrónica? Te
preguntarás qué es eso y qué te toca hacer a ti, pero no te preocupes, te
lo contamos todo. Esta nueva norma estipula que las empresas o
personas naturales que generen empleo tienen la obligación de reportar
en formato electrónico la nómina de sus empleados.
Desde Alegra sabemos que esta normativa puede generar inquietudes

en contadores, emprendedores y contribuyentes, por esa razón hemos
preparado un contenido cuyo objetivo es guiarte y mostrarte de manera
sencilla cómo es el proceso de habilitación y emisión de Nómina
Electrónica.
¡Conoce la Guía Completa de Nómina Electrónica! Un descargable que te

ayudará a responder tus dudas sobre este tema, para que así logres
estar al día con todos los requerimientos exigidos por la DIAN.
¡Esperamos que te sea muy útil!
Att. El Equipo Alegra.
Introducción 2
¿Qué es Nómina Electrónica?
Primero lo primero
La Nómina Electrónica o “Documento Soporte de Pago de Nómina
Electrónica” es un documento digital en formato .XML que contiene
información acerca de la nómina que un empleador le paga a sus
empleados. Este archivo debe ser remitido a la DIAN para dar soporte
del proceso de pago de la nómina, reflejando los pagos devengados,
deducciones por parafiscales y el neto a pagar.
¿Qué uso puedes tener tú de la Nómina Electrónica? Se trata de un
comprobante válido para ser presentado como un soporte de costos y
deducciones en la declaración de impuestos. Dentro de la información
recopilada en el archivo de Nómina Electrónica se encontrarán los
siguientes datos:
Nombre, apellido
Nombres y apellidos
e identificación
o razón social del
del empleado.
empleador incluyendo
el NIT.
Debe contener un
El código único de
número consecutivo
documento soporte
de control interno,
de pago de nómina
implementado por
electrónica (CUNE).
el empleador.
Valor devengado por el
empleado, acompañado de los
Las deducciones
correspondientes conceptos.
realizadas con sus
respectivos conceptos.
El valor total pagado al empleado.
Recuerda que el documento de Nómina Electrónica debe ser generado
bajo el nombre “Documento soporte de pago de Nómina Electrónica” y
se emite de manera mensual, por cada empleado que labore en la
empresa. ¡Es muy importante tener esto en mente!

¿Por qué se debe emitir
Nómina Electrónica?
¿Cuál es la razón de esta nueva norma? Este proceso, al igual que otros de
automatización y digitalización tributaria, busca optimizar la transparencia
de los trámites fiscales en Colombia, lo que se traduce en beneficios para
las empresas y para la Nación.
En busca de una modernización del sistema, la DIAN ha implementado el
modo electrónico para que los contribuyentes puedan remitir la
información con tan solo un clic. Otras de las ventajas que podemos
encontrar de la emisión de Nómina Electrónica son las siguientes:
Puedes consultarlo en
Se reduce la posibilidad
No ocupa espacio:
cualquier momento: de pérdida:
Por ser un documento digital
Gracias a este nuevo modelo

Debido a que se genera por medio
no se debe disponer de un espacio f ísico
se tiene la posibilidad de acceder

de programas informáticos y se almacena
para su almacenamiento.
a la nube y descargar la nómina

en la nube, es sumamente dif ícil que una
Además, al evitar el uso de papel,
cuando lo necesites, sin importar

Nómina Electrónica se extravíe.
las empresas están contribuyendo
el lugar en el que te encuentres.

al cuidado del medio ambiente.
Of rece datos y estadísticas:

Permite tomar los pagos
Veracidad de los desprendibles
como costos o deducciones
Dependiendo del Sistema de

de pago de nómina.
Nómina Electrónica que se utilice,
en el impuesto de renta.
puedes acceder a datos importantes,
métricas y tablas.
Acceder a los servicios administrativos de la DIAN
(declaraciones sugeridas, devoluciones).

¿Qué es la Liquidación de
Nómina?
La liquidación de nómina es un proceso que consiste en calcular los
valores devengados por los días trabajados, así como las deducciones
que se le realizan al salario de un empleado, con el fin de obtener el valor
total a pagar en cada quincena o mes (según la periodicidad de pago de
la compañía).
La liquidación de la nómina se puede realizar fácilmente mediante un

formato Excel o desde un software de liquidación. Lo importante en
ambos casos es que toda la información esté en orden para poder llevar
un cálculo exacto de lo que le corresponderá al empleado. ¿Cuáles son
los datos que debemos tener en cuenta?
Salario devengado:
Son los conceptos que generan ingresos a favor del empleado en un
periodo establecido. Este incluye: salarios, comisiones, horas extras,
recargos nocturnos, viáticos, auxilios y cualquier otro ingreso.
Deducciones:
Son los montos descontados del salario devengado y pueden incluir
seguridad social (salud y pensión), cuotas por sindicatos o créditos
por deudas con el empleador.
Provisiones o apropiaciones:
Además del salario devengado, las empresas deben asumir pagos
adicionales sobre la nómina, por ejemplo: cajas de compensación
familiar, seguridad social, prima de servicios, cesantías y vacaciones.
Aquí puedes ver y descargar nuestra plantilla para liquidar nómina desde
Excel.
Descargar

¿Son diferentes la Liquidación de Nómina
y la Nómina Electrónica?
Aunque guardan relación, ambos procesos son completamente distintos.

En la siguiente tabla puedes ver algunos aspectos a tener en cuenta para
diferenciarlos:
Liquidación de Nómina Emisión de Nómina Electrónica
Tiene una relación directa

Tiene una relación directa
empleador-empleado. empleador-DIAN.
La periodicidad es establecida por la Su periodicidad es mensual y debe

empresa. Puede ser generada semanal, hacerse dentro de los diez (10)
quincenal o mensualmente. primeros días del mes siguiente.
¿Quiénes están obligados a

emitir Nómina Electrónica?
La DIAN, con la resolución 000013, estableció que los sujetos obligados

a generar, transmitir y validar el documento de Nómina Electrónica son
todas aquellas personas naturales o empresas (sujetos obligados) que
desean descontar el pago del impuesto sobre la renta y el IVA, que
realicen pagos o abonos en cuenta a otras personas derivados de su
relación laboral.
En resumen (y en otras palabras), cualquier persona o empresa que

tenga una relación de empleador - empleado por medio de un contrato
laboral (no aplica contrato de prestación de servicios), y que necesite
deducir de su declaración de renta estos pagos, deberá emitir el
documento oficial de Nómina Electrónica.
Si el modelo de contratación es por prestación de servicios, la empresa

o persona no deberá emitir el documento de Nómina Electrónica.
¿Entonces qué hay que hacer? En ese caso deberá generar un
documento soporte, el cual sirve para la adquisición de bienes y
servicios sin estar obligado a declarar IVA.

Ahora, considerando la cantidad de sujetos obligados que deben hacer
este proceso de Nómina Electrónica, la DIAN los agrupó de esta manera,
de acuerdo al número de empleados:
Grupo 1
Empresas con
+250 empleados
Grupo 2
Empresas con
101 a 250 empleados

Grupo 3
Empresas con
11 a 100 empleados
Grupo 4
Empresas de
1 a 10 empleados
¡OJO!
Todas las empresas y sujetos obligados a emitir la Nómina Electrónica
deben generar los documentos de nómina cada mes y transmitirlo a la
DIAN hasta 10 días hábiles después del mes siguiente que corresponda.

Habilitación de Nómina
Electrónica
¿Cuándo se debe habilitar la Nómina
Electrónica?
Como primera parte del proceso de Nómina Electrónica, la empresa o
contribuyente debe habilitarse como facturador electrónico en la DIAN.
Esto significa que el sujeto obligado deberá registrarse como facturador

electrónico (pero no te preocupes, si no estás obligado a facturar tus
ventas no tienes que hacer este paso, sólo es necesario para que se
habilite la opción de “Otros documentos electrónicos - Nómina
Electrónica” en el portal de la DIAN).
Después de esto, tienes que decirle a la DIAN quién es tu proveedor

electrónico y, por último, enviar una serie de pruebas, para comprobar
que el software que has elegido para emitir Nómina Electrónica (puede
ser desarrollo propio o por un proveedor tecnológico) funciona sin
errores, con los estándares establecidos por la entidad.
La fecha de habilitación, para empresas como personas naturales que

sean facturadores electrónicos, inició de forma obligatoria el 18 de
agosto de 2021. Una vez iniciado el proceso de habilitación, la empresa
quedará registrada de manera automática para emitir la Nómina
Electrónica.
¡Esto es muy importante! Para emitir la Nómina Electrónica, la empresa

o emprendimiento se tiene que registrar y cumplir con la habilitación
según el grupo al que pertenezca.
A considerar: las empresas nuevas o que empiecen a tener empleados

después de la fecha de obligatoriedad, tendrán un plazo máximo de 2
meses después de pagar la nómina para habilitarse y empezar con la
emisión.

¿Cómo es el proceso de habilitación de
Nómina Electrónica con Alegra?

Sabemos que a veces hay muchas cosas por resolver, por eso en Alegra
buscamos que los procesos se vuelvan fáciles y eficientes. ¡El proceso
de habilitación de Nómina Electrónica con Alegra se puede realizar
desde el 18 de agosto!
Lo único que tienes que hacer es entrar en nuestra aplicación y seguir

los siguientes pasos
AQUÍ
Paso 1. Completar la información de la empresa
Aquí las empresas deberán registrar la información de la compañía: razón

social, correo electrónico, tipo y número de documento, responsabilidad
tributaria, dirección de empresa, municipio / departamento.
Paso 2. Habilitación ante la DIAN
El proceso de habilitación de Nómina Electrónica ante la DIAN está

compuesto por dos pasos. El primero dependerá de si se ha realizado
previamente el proceso de registro como facturador electrónico ante la
institución. El segundo consiste en configurar el Modo de Operación.
A continuación, explicamos en qué consisten ambos procesos:
Habilitación como facturador electrónico

Este paso consiste en habilitarse como facturador electrónico en la
página de la DIAN, diligenciando en la opción de facturador con tu correo
( í )
electrónico si todav a no se ha realizado . Si no estás obligado a facturar
tus ventas, este proceso no indica que lo tengas que comenzar a hacer .

Te recordamos que los no facturadores electrónicos iniciarán su proceso
de habilitación para la Nómina Electrónica hasta el 2022.
2. Modo de Operación
La configuración del Modo de Operación consiste en seleccionar a Alegra
como proveedor tecnológico de Nómina Electrónica desde la página de la
DIAN. Aquí el sistema generará un código especial denominado
TestSetID, el cual se deberá guardar o copiar para tenerlo en cuenta para
el próximo paso.
3. Set de pruebas
Consiste en realizar el envío de Nóminas Electrónicas y Nóminas de
Ajuste, a modo de ratificar la validez del proceso. En este paso, se
procederá a ingresar el Código TestSetID en el campo que lleva el mismo
nombre, para hacer la respectiva validación y sincronización de la
aplicación con la DIAN.
Al estar habilitado, el sistema te arrojará un mensaje de finalización,
confirmando que las pruebas han sido exitosas.
¿Todavía tienes dudas? ¡En el siguiente artículo se puede consultar el
paso a paso!
AQUÍ
¡Genial! Ahora Alegra es oficialmente tu proveedor de servicios de Nómina
Electrónica.

Emisión de Nómina Electrónica
¿Dónde y cuándo se debe emitir la Nómina
Electrónica?
¿Dónde se puede emitir la Nómina Electrónica?
Ahora bien, una vez que estás habilitado, es hora de ver cómo emitir la
Nómina Electrónica. Para ello es importante considerar cuáles son las
opciones con las que se puede realizar el proceso, ya sea de manera
autónoma o mediante un proveedor tecnológico. Te explicamos a detalle:
Desarrollo propio
La DIAN brinda la posibilidad de emitir la Nómina Electrónica mediante un
desarrollo propio. Lo que quiere decir que si en tu equipo hay un ingeniero
en sistemas, podrás generarla sin inconveniente alguno. Esta opción es
posible siempre y cuando se cumplan con todos los pasos y/o estatutos
fijados en la norma fiscal, además de que deberás adquirir un certificado
de firma digital.
2. Proveedor tecnológico
Si no cuentas con un profesional que desarrolle la emisión entonces te
sugerimos contratar los servicios de un proveedor tecnológico (el
tercero). En este caso, lo que hace es emitir la nómina a nombre de la
empresa o sujeto. Es importante consultar que este se encuentre en el
listado de proveedores tecnológicos aprobados por la DIAN.
Dependiendo del tercero que elijas, podrás llevar la contabilidad integral o
emitir de manera independiente.
Alegra, como proveedor tecnológico certificado, permite llevar la
contabilidad de forma integrada de manera rápida y sencilla.

Emisión de Nómina Electrónica dentro del software contable
Existen diversos softwares que te permiten llevar la Nómina Electrónica
de manera sencilla desde la aplicación contable; con ellos se puede llevar
el proceso de contabilidad y emisión de manera integrada, permitiendo así
ahorrar tiempo y sin mayor esfuerzo.
¡Con Alegra puedes crear tus documentos soporte de Nómina Electrónica
y cumplir con las normativas exigidas por la DIAN!
Emisión independiente
Otros softwares permiten la emisión independiente, lo que significa que
solo emiten los soportes de nómina de la compañía a la DIAN. De esta
forma, si el cálculo de esta se realiza por medio de Excel, la compañía
puede seguir haciéndolo de esa forma, lo cual no influirá en la emisión.
API
Si un negocio cuenta ya con un sistema o software para liquidar nómina y
requiere únicamente el servicio de emisión de Nómina Electrónica, una
API es la opción. Una API es una interfaz de programación de
aplicaciones y permite conectar un software o aplicación con otro.
Al usar una API, podrás conectar el software administrativo con el CRM
para tener toda la información sincronizada y actualizada. En Alegra
contamos con Alegra API y está principalmente enfocada para dos tipos
de empresas:
Grandes empresas con gran capacidad tecnológica y que
necesitan de una solución que se integre a su sistema.
Empresas que se dedican a prestar servicios tecnológicos y
desean incluir el servicio de Nómina Electrónica en su
portafolio de servicios.

¿Cuándo se debe emitir e implementar
la Nómina Electrónica?
Una vez habilitada la empresa para la emisión de la Nómina Electrónica,

el próximo paso es la implementación.
La implementación de la Nómina Electrónica consiste en que los sujetos

obligados preparen la información de la nómina de acuerdo a los
estándares DIAN. Una vez cumplido este requisito, se procederá a la
emisión, que es el proceso de envío del documento electrónico que
contiene la nómina pagada en el mes anterior.
Para iniciar la emisión, la DIAN estableció diferentes calendarios que

funcionan según el número de empleados y grupos.
A continuación, te presentamos y explicamos los calendarios:
Calendario de implementación de acuerdo al número de

empleados (este es para empresas y personas naturales que ya
sean facturadores electrónicos)
Según los calendarios de la DIAN, se estableció que de acuerdo al

número de empleados, las empresas están obligadas a facturar
electrónicamente de la siguiente forma:
Grupo 1
+251 empleados 01/09/2021
Grupo 2
101 a 250 empleados 01/10/2021
Grupo 3
11 a 100 empleados 01/11/2021
Grupo 4
1 a 10 empleados 01/12/2021

Calendario de implementación de
acuerdo con el número de empleados
Fecha de inicio
Fecha máxima para Intervalo en relación
para habilitar el
empezar a emitir
con el número de
servicio Nómina
Nómina Electrónica empleados
Electrónica.
Grupos (DD/MM/AAAA) (DD/MM/

(DD/MM/AAAA) Desde Hasta
AAAA)
1
1 / 09 / 2021
Más de 250
2
1 / 10 / 2021
101
250
18/08/2021
3
1 / 11 / 2021
11
100
1 / 12 / 2021
1
10
Es importante aclarar que todas las empresas que tengan al menos un empleado deben habilitarse
en el servicio informático de Nómina Electrónica.
#Nota: La resolución 000063 y la resolución 000151 de 2021 amplían el

plazo para el proceso de emisión de Nómina Electrónica de los grupos 1 y
4 respectivamente. A continuación, te explicamos los cambios en los
plazos que trajo cada una de estas resoluciones:
En el art. 3 de la Resolución 000063 del 30 de julio de 2021, la DIAN
extiende el plazo para empezar a emitir la Nómina Electrónica para las

empresas clasificadas en el Grupo 1; estableciendo como fecha
máxima el 29 de octubre de 2021.
La DIAN mediante la Resolución 000151 del 10 de diciembre de 2021,

extiende el plazo para la emisión y generación del documento de pago
de Nómina Electrónica para aquellas personas que tengan a su cargo
entre 1 y 10 empleados. Quienes podrán realizar la emisión de este
documento los primeros 10 días hábiles del mes de marzo, de los
períodos correspondientes de diciembre, enero y febrero, siempre y
cuando:
El empleador no haya realizado el proceso de implementación de

forma anticipada, es decir, si realizó el proceso de habilitación los
meses de septiembre, octubre y noviembre, y realizó la emisión de
su primera nómina deberá seguir realizándose todos los meses.

2. Calendario de implementación permanente
Para todas aquellas empresas nuevas o que empiecen a tener

empleados después de la fecha de obligatoriedad, tendrán un plazo
máximo de dos meses después de pagar la nómina para habilitarse y
empezar con la emisión.
Por ejemplo:
Si tu empresa corresponde al grupo 3 y comenzó a realizar el pago de

nómina durante el mes de diciembre del 2021, entonces tendrás hasta
febrero de 2022 para habilitar y comenzar a emitir el documento
electrónico de Nómina Electrónica.
3. Calendario de implementación para sujetos no obligados a expedir
factura electrónica de venta
Ya te contamos que los sujetos obligados a emitir el documento de

Nómina Electrónica son todos aquellas personas naturales o empresas
(sujetos obligados) que desean descontar el pago del impuesto sobre la
renta y el IVA, que realicen pagos o abonos en cuenta a otras personas
derivados de su relación laboral. Ahora bien, es importante mencionar
que hay un calendario para todos aquellos que no están obligados a
facturar de manera electrónica.
Estas son todos aquellas personas naturales que no son responsables

de IVA o de impuesto al consumo.
Fecha máxima para iniciar
Fecha de inicio
con la generación y emisión
Grupo Otros sujetos

habilitación del documento soporte
de pago de nómina
Los sujetos no obligados
1 31/03/2022 31/05/2022 a expedir factura

electrónica de venta.

¿Cómo es el proceso de emisión
de Nómina Electrónica?
Luego de que se haya elegido un proveedor tecnológico, en este caso

Alegra, y completado satisfactoriamente la fase de habilitación ante la
DIAN, lo siguiente es esperar el proceso de emisión de Nómina, teniendo
en cuenta: fecha de habilitación, calendario de fechas de emisión y el
grupo al que pertenece la empresa.
Información de nómina Software contable Ente de control
Salario devengad Alegra valida la información

Valida o rechaza el archivo
y genera un archivo XML

XML enviado.
Neto a paga
con la estructura necesaria
Deducciones
para revisión de la DIAN.
Al considerar los aspectos antes mencionados, el proceso de emisión de

Nómina Electrónica constará de los siguientes pasos:
1. Generación
La empresa debe recaudar los datos de los empleados para procesarlos

en la aplicación. Luego de subirlos, se hace la revisión de la información
para proceder a generar la Nómina Electrónica.
2. Envío
Se remite toda la data en formato di ital g .XML. Este proceso se realiza en

los 1 0 í
primeros d as del mes siguiente a la liquidación de nómina de
empleados .
3. Validación
La DIAN validará la información que se ha remitido y de ser aprobada, se

notificará por medio de otro archivo el cual incluye la respectiva
respuesta.

4. Consulta
Al recibir la aprobación de la DIAN, la empresa puede (opcionalmente y a

su consideración) poner a disposición de los empleados la información,
para que puedan hacer la visualización de los datos registrados.
Alegra valida toda la información
que el usuario le proporciona en la
aplicación.
2.
Se genera un archivo XML
Preparar la información de
la nómina para emitirla. 1. 3. con la estructura necesaria
para revisión de la DIAN.
Generar la representación
La DIAN valida, aprueba o
gráfica pdf y un archivo XML
rechaza la información y
4. 5. de los documentos validados
estructura del archivo XML.

y aprobados de la DIAN.
¿Qué pasa si me equivoco al emitir
mi Nómina Electrónica?
Si te equivocas en algún dato al momento de generar la Nómina

Electrónica, puedes realizar una “Nota de Ajuste al documento de
soporte de pago de la Nómina Electrónica”. Con las Notas de Ajuste se
puede reemplazar el documento y emitir otro con los datos correctos, o
simplemente emitir una nota que elimine aquella que se mandó por
error.
Ejemplo:
El empleado Pedro Pérez gana 10.000 pesos, pero en la Nómina se

colocó por error 9.000 pesos. Es ahí donde la empresa procede a
realizar el cambio por medio de la Nota de Ajuste, en donde se refleja el
monto correcto (10.000 pesos).
Pedro Pérez
Error 9.000 pesos
10.000 pesos
10.000 pesos Nota de Ajuste

Preguntas frecuentes
¿Con Alegra ya puedo empezar a emitir mi Nómina Electrónica?
Con Alegra puedes iniciar el proceso de habilitación desde el 18 de

agosto.
Para la emisión es preciso tener en cuenta la fecha establecida para los

diferentes grupos. Es importante que veas cuándo te corresponde, pues si
te habilitas desde el 18 de agosto, deberás iniciar la emisión en la fecha
que le corresponde al grupo 1.
2. Si la empresa usa Nómina Electrónica, ¿se puede dejar de pagar a
los empleados a través de los bancos y volver a pagar en efectivo?
Recomendamos seguir pagando por medio del banco. De acuerdo a la ley

de bancarización, se permite hasta cierto monto realizar pagos en
efectivo. Lo ideal es que todos los empleados estén bancarizados, para
que se tenga la plena tranquilidad que los costos se podrán reducir de la
renta. Si no, tendrán que realizar una serie de cálculos que permitan
determinar hasta qué monto se pueden hacer esos pagos en efectivo.
3. ¿Se deben emitir pagos por prestación de servicios?
Las personas vinculadas a una empresa mediante contratos de

prestación de servicios no serán tomadas en cuenta para la emisión de
Nómina Electrónica.
4. ¿Se tiene que emitir la Nómina Electrónica por empleado o puede
ser una planilla con la relación de todos los trabajadores?
Recuerda que la emisión de la Nómina Electrónica se debe realizar por

cada empleado. Por ejemplo, si tienes 10 empleados, se emitirán 10
documentos de Nómina Electrónica.
5. ¿Las ESAL deben emitir Nómina Electrónica?
Aunque las ESAL están acogidas a un régimen especial, algunas siguen

estando obligadas a presentar la declaración de renta, por consiguiente
deberán generar Nómina Electrónica de todos esos empleados con los
cuales se tenga una relación laboral.
Así mismo, según el artículo 6 de la Resolución 0013, dichos pagos

realizados a los empleados podrán ser tomados como costos y
deducciones en la declaración de renta.
6. ¿Los responsables del régimen simple de tributación deben emitir
Nómina Electrónica?
Los contribuyentes del régimen simple de tributación, según los artículos

903 y 907 del Estatuto Tributario, no son contribuyentes del impuesto
sobre la renta por lo que no se encontrarán obligados por las
disposiciones legales vigentes a implementar la emisión de la Nómina
Electrónica.
7. ¿Cuándo me puedo habilitar?
La fecha de habilitación, tanto para empresas como contribuyentes, inició

de forma obligatoria el 18 de agosto de 2021. Esto, de acuerdo al
calendario de implementación.
8 . Me estoy tratando de habilitar, pero no encuentro en la DIAN las
opciones para recibir la ayuda de Alegra
Al momento de configurar a Alegra como tu proveedor tecnológico de

Nómina Electrónica, debes elegir en la opción “Nombre de empresa
proveedora” a “Soluciones Alegra SAS”. De este modo, Alegra será
reconocido como tu proveedor de Nómina.
En el siguiente contenido ¡te explicamos el paso a paso!
P reguntas frecuentes 19
9. ¿Cuánto me cuesta la Nómina Electrónica en Alegra?
En Alegra pensamos en darle superpoderes a las Pymes, por ello tenemos

diferentes planes que se ajusten a tus necesidades, estos son:
Nómina Electrónica Nómina Electrónica Nómina Electrónica

EMPRENDEDOR PYME PRO
De 3 a 6 empleados De 7 a15 empleados De 16 a 25 empleados
$15.000 $20.000 $30.000

COP/MES COP/MES COP/MES
Nómina Electrónica Nómina Electrónica

PLUS CORPORATIVO
De 26 a 50 empleados Más de 50 empleados
$40.000 Comunícate
COP/MES con nosotros
Consulta nuestros planes aquí.
10. ¿Cómo puedo ingresar desde Alegra a Nómina Electrónica?
Desde tu cuenta de Alegra puedes acceder a la plataforma de Alegra

Nómina Electrónica haciendo clic en la opción “Nómina”, la cual se
encuentra ubicada en el menú principal.
Allí puedes ingresar a Alegra Nómina y conocer todo lo que tenemos para
ti.
P reguntas frecuentes 20
11. Soy del último grupo, ¿si me habilito en agosto cuándo debo
empezar a emitir mi Nómina Electrónica?
Recuerda que una vez que te habiliten como facturador electrónico,
deberás empezar a emitir la Nómina Electrónica del mes siguiente a la
habilitación. Es decir, si en este caso te habilitaste en agosto, tendrás que
realizar el proceso de implementación en septiembre y del 1 al 29 de
octubre deberás hacer tu primera emisión.
12. ¿Tienen contenido que me ayude a habilitarme como emisor?
Con nuestro Asistente de habilitación puedes contar con la explicación
necesaria para estar habilitado en pocos minutos. En Alegra disponemos
de contenidos que te permiten conocer más sobre los procesos, puedes
mirarlos aquí
Blog Alegra
Escuela de Emprendedores
Centro de Ayudas
Glosario de términos
Alegra: Alegra es una solución en la Nube para llevar la
administración y contabilidad de pequeños negocios, Pymes y
emprendedores
API: Interfaz de Programación de Aplicaciones. Esta interfaz permite
la comunicación entre dos sistemas o plataformas diferentes,
ayudando a agregar diversas funciones a sitios web y/o aplicaciones
DIAN: La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales -DIAN- tiene como objeto coadyuvar a
garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y la protección
del orden público económico nacional, mediante la administración y
control al debido cumplimiento de las leyes
Documento Soporte: es el documento que usas para acreditar la
compra de un bien o servicio, y que debe generar el comprador
cuando hace transacciones con un proveedor que no está obligado a
expedir factura de venta o documento equivalente
Emisión: es el proceso de envío del documento electrónico a la DIAN
que contiene la nómina pagada en el mes anterior
Factura Electrónica: es un documento electrónico con efectos
tributarios que busca mejorar la recaudación tributaria por parte de la
DIAN, y que también le brinda a las empresas la posibilidad de
automatizar y digitalizar sus procesos de facturación
Habilitación: es el proceso que se debe realizar en la plataforma de
la DIAN para habilitarse como emisor de documentos electrónicos
Implementación: es la preparación de la información de la nómina de
acuerdo a los estándares de la DIAN. Corresponde al periodo de la
nómina que debes emitir según el calendario de obligatoriedad
Liquidación de nómina: proceso que consiste en una serie de
cálculos y deducciones que se le realizan al salario de un empleado,
con el fin de obtener un valor total a pagar cada quincena o mes,
según la periodicidad de pago de la compañía.
Nómina: es una lista conformada por los empleados que laboran en
la empresa u organización, y sus respectivos salarios por el trabajo
realizado
Proveedores Tecnológicos: los proveedores tecnológicos son

compañías que están verificadas y autorizadas por la DIAN para
prestar a los facturadores electrónicos, entre otros, los servicios de
generación, transmisión, entrega y/o expedición, recepción y
conservación de los diferentes documentos electrónicos
Salario: es la compensación que recibe el empleado por realizar una

labor, la cual está establecida en el contrato de trabajo
.XML: el .XML es un archivo que generan los software de facturación

electrónica donde se encuentra toda la información contenida en el
documento emitido (CUNE, CUFE, numeración, fecha, nombres del
cliente o empleado, valores, conceptos o referencias, etc).
Referencias
Blog Alegra, ABC de la liquidación de nómina en Colombia, https://
blog.alegra.com/liquidacion-de-nomina-electronica-en-colombia
Escuela de Emprendedores, ABC de la Nómina Electrónica, https://

escuela-emprendedores.alegra.com/nomina-electronica/abc
Blog Alegra, “Calendario de implementación de la nómina electrónica –

DIAN”, https://blog.alegra.com/calendario-implementacion-nomina-
electronic
Blog Alegra, “Características del documento soporte de pago de nómina

electrónica en Colombia”, https://blog.alegra.com/documento-soporte-
de-pago-de-nomina-electronica
Escuela de Emprendedores, ¿Cómo calcular horas extras, recargos

nocturnos, dominicales y festivos? - Colombia, https://escuela-
emprendedores.alegra.com/talento-humano/como-calcular-horas-extras-
colombia
Escuela de Emprendedores, ¿Cómo es el proceso de Nómina Electrónica?

Respondemos tus dudas, https://escuela-emprendedores.alegra.com/
nomina-electronica/proceso-de-nomina-electronica
Blog Alegra, Conoce las opciones para emitir Nómina Electrónica |

Alternativas disponibles, https://blog.alegra.com/opciones-para-emitir-
nomina-electronica
Escuela de Emprendedores,Conoce las ventajas de Nómina Electrónica,

https://escuela-emprendedores.alegra.com/nomina-electronica/ventajas-
de-la-nomina-electronica
Blog Alegra, DIAN – Anexo técnico versión 1.8 – Resolución 000012 del
09 febrero de 2021, https://blog.alegra.com/anexo-tecnico-ve…
esolucion-000012
Escuela de Emprendedores, Fórmula para liquidar vacaciones - Colombia,

https://escuela-emprendedores.alegra.com/nomina-electronica/formula-
para-liquidar-vacaciones/
Referencias 24
Blog Alegra, Nómina electrónica en Colombia – DIAN, https://
blog.alegra.com/nomina-electronica-en-colombia
Blog Alegra, Nuevos plazos para implementar la nómina electrónica,

https://blog.alegra.com/plazos-para-implementacion-nomina-
electronica
Escuela de Emprendedores, Partes de la nómina - Conceptos a Liquidar,

https://escuela-emprendedores.alegra.com/nomina-electronica/partes-
de-la-nomina
Blog Alegra, Preguntas frecuentes acerca de la Emisión de la nómina

electrónica, https://blog.alegra.com/emision-de-la-nomina-electronica
Blog Alegra, Primeros plazos para emitir Nómina Electrónica Grupo 1,

https://blog.alegra.com/plazos-emitir-nomina-electronica-grupo-1
Blog Alegra, Sistema de facturación electrónica en Colombia, https://

blog.alegra.com/sistema-facturacion-electronica-en-colombia
Blog Alegra, Todo lo que debes saber sobre Cesantías en Colombia,

https://blog.alegra.com/sistema-facturacion-electronica-en-colombia
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Resolución 000013 de

11-02-2021, https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/
Resoluci%C3%B3n%20000013%20de%2011-02-2021.pd
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, 2021, Anexo técnico

versión 1.8 – Resolución 000012 del 09 febrero de 2021, https://
www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/
Dirección de Impuestos y Aduanas nacionales, 2021, Resolución

000037, https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/
Dirección de Impuestos y aduanas Nacionales, 2021, Resolución 000063,

https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Presentación, https://

www.dian.gov.co/dian/entidad/Paginas/Presentacion.aspx
Referencias 25
Agradecimientos
En Alegra nos encanta crear contenidos que te den superpoderes y

permitan facilitar el manejo de tu contabilidad, para que logres estar
siempre al día con la DIAN. Te agradecemos por haber llegado hasta
aquí, esperamos que esta Guía sea de mucha ayuda en este nuevo
proceso.
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Guía Completa de

¿Qué es Nómina Electrónica? 3

¿Quiénes están obligados a emitir Nómina Electrónica? 6

Habilitación de Nómina Electrónica 8

Emisión de Nómina Electrónica 11

Desde Alegra sabemos que esta normativa puede generar inquietudes

¡Conoce la Guía Completa de Nómina Electrónica! Un descargable que te

¡Esperamos que te sea muy útil!

Att. El Equipo Alegra.

La Nómina Electrónica o “Documento Soporte de Pago de Nómina

Electrónica” es un documento digital en formato .XML que contiene

información acerca de la nómina que un empleador le paga a sus

del proceso de pago de la nómina, reflejando los pagos devengados,

deducciones por parafiscales y el neto a pagar.

¿Qué uso puedes tener tú de la Nómina Electrónica? Se trata de un

comprobante válido para ser presentado como un soporte de costos y

deducciones en la declaración de impuestos. Dentro de la información

recopilada en el archivo de Nómina Electrónica se encontrarán los

o razón social del

Valor devengado por el

empleado, acompañado de los

realizadas con sus

El valor total pagado al empleado.

Recuerda que el documento de Nómina Electrónica debe ser generado

bajo el nombre “Documento soporte de pago de Nómina Electrónica” y

se emite de manera mensual, por cada empleado que labore en la

empresa. ¡Es muy importante tener esto en mente!

¿Qué es Nómina Electrónica? 3

automatización y digitalización tributaria, busca optimizar la transparencia

de los trámites fiscales en Colombia, lo que se traduce en beneficios para

las empresas y para la Nación.

En busca de una modernización del sistema, la DIAN ha implementado el

modo electrónico para que los contribuyentes puedan remitir la

encontrar de la emisión de Nómina Electrónica son las siguientes:

Gracias a este nuevo modelo

no se debe disponer de un espacio f ísico

se tiene la posibilidad de acceder

a la nube y descargar la nómina

Además, al evitar el uso de papel,

cuando lo necesites, sin importar

el lugar en el que te encuentres.

Of rece datos y estadísticas:

Veracidad de los desprendibles

como costos o deducciones

Dependiendo del Sistema de

puedes acceder a datos importantes,

Acceder a los servicios administrativos de la DIAN

(declaraciones sugeridas, devoluciones).

¿Qué es Nómina Electrónica? 4

La liquidación de la nómina se puede realizar fácilmente mediante un

¿Qué es Nómina Electrónica? 5

Aunque guardan relación, ambos procesos son completamente distintos.

Liquidación de Nómina Emisión de Nómina Electrónica

Tiene una relación directa

La periodicidad es establecida por la Su periodicidad es mensual y debe

quincenal o mensualmente. primeros días del mes siguiente.

¿Quiénes están obligados a

La DIAN, con la resolución 000013, estableció que los sujetos obligados

En resumen (y en otras palabras), cualquier persona o empresa que