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Encabezado: INFORME DE INVENTARIO DOCUMENTAL

Introducción

En este informe haremos un análisis de la importancia del inventario documental en las

empresas y la ley que los rige.

El inventario documental es una herramienta archivística importante que nos permite saber la

cantidad existente de los expedientes que hay en el archivo siguiendo la organización de las

series documentales. Esta herramienta documental nos sirve para llevar el control de los

documentos nos facilitarnos la consulta y el acceso a la información de una manera rápida.

El artículo 26 de la ley 594 del 2000 obliga a todas las entidades públicas y privadas a elaborar

y aplicar los inventario de los documentos y así poder llevar el control de los documentos y sus

fases.
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Un Inventario Documental, es un registro que sirve para indicar la cantidad de los expedientes

que existen en un archivo, y tiene como principal utilidad, el poder expedientar correctamente los

documentos existentes o nuevos, de cada UDT, además de que serán los únicos que permitan

realizar una Transferencia Primaria, que es la operación de traslado al Archivo de Concentración

de los expedientes, cuyo trámite ha terminado, o su consulta es muy esporádica.1

Dicho proceso es realizado por un servidor público o privado quien es la persona encargada de

la apropiada organización, manejo conservación y uso de la información de escritos y archivos y

con el fin de hacer un control de los documentos en sus diferentes fases.

En la cual el personal encargado de la gestión de los documentos deberá llevar el formato

único de inventario documental (FUID) como su respectivo instructivo para la conservación y

preservación de los documentos.

Es muy importante tener un buen control del inventario documental ya que permite una mejor

organización sobre todo los archivos documentales que posee la entidad y su ubicación y

disposición de los documentos o expedientes documentales.

Beneficios de llevar un inventario documental

Tenemos localizados todos los documentos en tiempo real y validar las fases de cada

documento.

Podemos acceder de manera rápida a la información.

 No hay pérdida de tiempo empleando personal en la búsqueda de los documentos

solicitado.

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http://www.inea.gob.mx/transparencia/pdf/FORMATO_INVENTARIO_DOCUMENTAL_INEA.pdf
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 Optimizar el espacio de las instalaciones de las empresas ya que se depura los

documentos que cumplen su ciclo vital.

 Ayudar en la gestión de documentos que podemos conservar y aquellos que ya pueden

ser destruidos

FUID o formato único de inventario documental este formato lo debe diligenciar la

empresa para llevar el control de los inventarios documentales.

Los pasos para diligenciar el FUID

Primero que todo debemos diligenciar los datos principales que son:

 Entidad remitente, hay se colocan los datos de la entidad que transfiere el documento

seguimos con la entidad productora colocamos la entidad que produjo los documentos.

 Unidad administrativa colocarnos los datos de una dependencia administrativa con mayor

jerarquía de la entidad productora de los documentos.

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https://www.yumpu.com/es/document/view/14373361/formato-unico-de-inventario-documental-archivo-
general-de-la-
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 Oficina productora: se colocan los datos de la unidad administrativa que produjo y

conservo la documentación tramitada en su ejercicio.

 Objeto: Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias

primarias, transferencias secundarias, valoración de fondos acumulados, fusión y

supresión de entidades y/o dependencias, inventarios individuales.

 Registro de entrada: Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias

secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a

la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día) En NT se anotará el número de la

transferencia.

 Número de orden: colocamos en forma consecutiva el número correspondiente a cada

documento descrito.

 Código: Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas

productoras y cada una de las Series, Subseries o asuntos relacionados.

 Nombre de la Serie, Subseries o Asuntos: colocamos los datos asignados en las unidades

documentales de estructura.

 Fechas extremas: Deben colocarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita y

colocarse los cuatro dígitos correspondientes al año. En el caso de una sola fecha se

anotará ésta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.

 Unidad de conservación: Se coloca la asignado a cada unidad de almacenamiento; En la

columna Correlativo indicar la cantidad de carpetas de un expediente ejemplo: Del

contrato 147 de 2013 hay 5 carpetas; El correlativo es: 1 de 5 - 2 de 5 - 3 de 5 - 4 de 5 5

de 5 Pero el número de carpeta puede ser diferente al correlativo asignado; En la columna

otro se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la

parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.

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 No. de folios: Se coloca el número total de folios contenido en cada unidad de

conservación descrita.

 Soporte: Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel, anexos a la

documentación: microfilmes

 Frecuencia de consulta: Se debe citar si la documentación registra un alto, medio, bajo o

ninguno índice de consulta; para tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros

de préstamo y consulta de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna

se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.

 Notas: Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las

columnas anteriores. Para la documentación ordenada numéricamente como actas,

resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos:

faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en

diferentes documentos

 Elaborado por: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable

de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboración del

mismo.

 Entregado por: Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable

de entregar la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega.

 Recibido por: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable

recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

Transferencia documental: La transferencia documental es la etapa de análisis y

preparación del conjunto de expedientes y series documentales, para su traslado

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sistemático, una vez que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las

normas de valoración según cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos, de

conformidad con lo establecido por la Comisión de Valoración Documental, manteniendo

los registros y catálogos preparados en el lugar de origen con el fin de garantizar el acceso

a la información y la conservación documental.3

Pasos para la transferencia documental

 Realizamos la limpieza documental

 Eliminamos todo el material metálico de los documentos como ganchos, clip y

cambiamos todo los ganchos metálicos por ganchos de material plásticos.

 Identificamos los documentos afectado por hongos o insectos. Para realizar su respectiva

limpieza y conservación de los documentos.

 Validamos la revisión y procedemos con la foliación de los documentos.

 Validamos las unidades de conservación y re almacenamiento como az, tomos, cajas.

Después de realizados los pasos de la validación de los documentos procedemos hacer la

preparación del documento para conservación par transferencia documental.

Donde se diligencia el formato (FUID) para proceder a transferir los documentos al archivo

central, al histórico el fuid debe ir debidamente diligenciado en original y copia.

La cual debe ser revisada por el jefe del archivo central y debe ser confrontada la información

de los documentos físicos con la documentación del formato fuid.

Y finalizamos este registro documental con la firma del inventario único documental la cual la

debe firmar la persona que realiza la transferencia documental y el jefe encargado del archivo
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realizo
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central y la persona encargada del archivo central, ubicará la documentación transferida en la

estantería.