Archivo

ARCHIVO
GRUPO # 4
Mayra Alejandra Tovar
Michael González
Mery Gómez
Luz Marina Sierra
Martha Patricia Monroy
Paula Andrea Álvarez
BOGOTA D.C
AGOSTO
2020
EL ARCHIVO
La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres descripciones
distintas, primera, local en el que se custodian documentos, conjunto de
estos documentos y el mueble/s que los contienen, segundo, intuición
cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar y difundir,
utilizando las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para
el cumplimiento de los fines Anteriormente mencionados y tercero, se le
da también este nombre al servicio especializado cuya misión consiste en
recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.
La principal función del archivo consiste en la conservación de

documentos, debidamente ordenados y clasificados. El archivo será
eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca. También actúa
como un centro activo de información que permite relacionar los nuevos
documentos con los ya archivados, asi como medio de consulta cuando
se pretende indagar en las actuaciones del pasado, el archivo sirve como
elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar
la realización de un acto o la forma de hacerlo.
La palabra archivo se puede utilizar de manera figurada, “esto que dices lo archivaré en mi
cabeza” también hay que tener en cuenta que nuestro cerebro es un sistema organizativo de
información en el cual archivamos nuestros recuerdos. La memoria a corto plazo y la que
funciona a largo plazo funcionan como sistemas de almacenamiento, por lo que podemos
afirmar que, sin saberlo de manera consciente, llevamos incorporado nuestro propio archivo
personal
RESEÑA HISTORICA
EGIPTO Y EL ARCHIVO
EL USO DEL ARCHIVO EN GRECIA
ROMA Y EL ARCHIVO
LA EDAD MEDIA EN EL USO DEL ARCHIVO
EL ARCHIVO EN EL ANTIGÓO REGIMEN
EL ARCHIVO EN EL SIGLO XIX
SIGLO XX. ARCHIVOS INTERMEDIOS
TIPOS DE ARCHIVO
El sistema de archivo de la administración estable:
ARCHIVO DE OFICINA O DE GESTION
Primera etapa de la vida de los documentos, mientras dura su tramitación o se utilice

constantemente.
Importante: el orden que se de a los documentos en esta primera etapa determina el tratamiento
de todas las demás.
ARCHIVO CENTRAL este archivo recibe los documentos que transfieren los distintos archivos de
oficina cuando su utilización no es frecuente.
Corresponde a la segunda etapa de vida de los documentos.
Su misión: estudio y valoración de las series documentales.
Para identificar las series documentales se aplican dos principios básicos en archivística:
Respeto a procedencia.
Respeto a la estructura interna
ARCHIVO INTERMEDIO
recibe la documentación trasferida por los archivos centrales cuando las necesidades de consulta
son solo esporádica.
ARCHIVO HISTORICO
Es el último eslabón de la cadena, en el que se controla, clasifica, ordena, conserva, y pone a
disposición de los investigadores los archivos custodios por el estado.
Son documentos no válidos, pero con valor histórico.

TIPO DE ARCHIVO
ARCHIVO OFICINA 5 AÑOS
ARCHIVO CENTRAL 10 AÑOS
ARCHIVO INTERMEDIO 15 A 30 AÑOS
ARCHIVO HISTORICO INDEFINIDO
NORMATIVIDAD
APLICABILIDAD EN UNA EMPRESA.
El archivo debe permitir cumplir con 2 funciones básicas

1.almacenar la documentación
2.recuperar de inmediato los documentos almacenados.
Otras funciones de los archivos son.
1.reunir los documentos de la empresa
2.posicion de los documentos
8 tips para almacenar los archivos con éxito
materiales para conservar.
Cajas de almacenamiento de documentos
Marque todo
Categorice las carpetas
Asigne colores a las categorías
Cree legajos
Para la restauración documental
Generalidades de los documentos
Características de archivo
 Los documentos de archivo han de representar de forma exacta aquello que dicen
testimoniar.
 Los documentos deben encontrarse completos e inalterados, y que el contenido que en

ellos se encuentra sea suficiente para que se obtenga, en general, un conocimiento
coherente de los hechos que representa.
 El documento debe ser físicamente accesible y estar en condiciones óptimas para poder
ser utilizado cuando alguien lo necesite.
 Los documentos también pueden conservarse siendo digitalizados y transportados a

archivos interactivos, esto puede ser una herramienta útil para el manejo de documentos
de importancia dentro de una empresa.
 Los archivos pueden ser almacenados en instituciones u organizaciones encargadas de

la custodia y tratamiento de información.
 De acuerdo a su clasificación y relevancia se define el orden de los
documentos al interior del archivo que se clasifican en Archivo de
Gestión, Archivo central, Archivo histórico
 Instalaciones adecuadas según el tipo de los documentos
 Uso de sistemas de clasificación para el manejo de archivos
 Empleo de sistemas de seguridad para acceder a la información
 Recursos humanos calificados y con entrenamiento
 Identificación de riesgos, amenazas y fallas

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La principal función del archivo consiste en la conservación de

El sistema de archivo de la administración estable:

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Primera etapa de la vida de los documentos, mientras dura su tramitación o se utilice

El archivo debe permitir cumplir con 2 funciones básicas

 Los documentos deben encontrarse completos e inalterados, y que el contenido que en

 Los documentos también pueden conservarse siendo digitalizados y transportados a

 Los archivos pueden ser almacenados en instituciones u organizaciones encargadas de

 Instalaciones adecuadas según el tipo de los documentos

 Uso de sistemas de clasificación para el manejo de archivos

 Empleo de sistemas de seguridad para acceder a la información

 Recursos humanos calificados y con entrenamiento

 Identificación de riesgos, amenazas y fallas

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