Kriz

Kriz (buhran, bunalım), bir örgütün üst düzey hedeflerini ve işleyiş biçimini tehdit eden veya hayatını tehlikeye sokan, acil karar verilmesi gereken, uyum ve önleme sistemlerini yetersiz hale getiren gerilim durumudur.

“Kriz, bir mekanizmanın mevcut konumunu ve geleceğini etkileyen hiç beklenmeyen bir anda ortaya çıkan ve genelde önlem alınmakta geç kalınan olumsuz bir durumdur.” Bu tanımdan krizin beklenmeyen bir anda ortaya çıktığı ve genel itibarıyla de olumsuz bir anlama sahip olduğu sonucu çıkartılabilir. İşletme alanında ise “kriz, beklenmeyen ve önceden sezilmeyen, hızlı bir şekilde cevap verilmesi ve yönetilmesi gereken, şirketin önleme ve uyum mekanizmalarını yetersiz hale getirerek, mevcut değerlerini, amaç ve varsayımlarını tehdit eden gerilim durumu” olarak ifade edilebilir. Kriz olumsuz bir kelime olmasına rağmen bazı sektörler ve şirketler için yarattığı fırsatlar açısından olumlu olarak da değerlendirilebilir. Kriz döneminin en belirgin ve gerilim yaratıcı özelliği “belirsizlik”tir. Kriz dönemlerinde yeni koşullar ve kurallar geçerlidir, bilinen çözümler ise geçerliliğini kaybeder. Günümüzde krizin herkes tarafından kabul edilmiş başlıca iki anlamı ise yıkımla sonuçlanan bir değişim ve ileri, gelişkin bir evreye geçiştir. Türk Dil Kurumu Sözlüğü'nde kriz “Bir ülkede veya ülkeler arasında, toplum veya bir kuruluşun yaşamında görülen güç dönem, bunalım, buhran” olarak tanımlanmıştır. Kriz, buhran ve bunalım kavramları ile eş anlamlı anılabilmekle birlikte, “bir örgütün üst düzey hedeflerini ve işleyiş biçimini tehdit eden veya hayatını tehlikeye sokan, acil karar verilmesi gereken, uyum ve önleme sistemlerini yetersiz hale getiren gerilim durum” olarak da tanımlanabilir.

Kaynaklarına göre iki tipe ayrılır:

• İç çevreden kaynaklanan krizler
• Dış çevreden kaynaklanan krizler

Krizin özellikleri

• Örgütün üst düzey hedeflerini hatta varlığını tehdit etmesi
• Örgütün önleme ve öngörme mekanizmalarının yetersiz kalması
• Acil müdahale gerektirmesi
• Beklenmedik ve ani değişiklere zorlaması
• Karar vericilerde Gerilim yaratması
• Korku ve paniğe yol açması

Krize sebep olan faktörler

İşletme dışı çevre faktörleri

• Doğal faktörler (Deprem, sel, heyelan)
• Ekonomik faktörler
• Teknolojik faktörler
• Politik ve yasal faktörler
• Toplumsal faktörler

İşletme içi çevre faktörleri

• Yönetim zafiyetleri
• Örgüt yapısı
• Örgüt içi iletişim sorunları
• Yönetici sorunları
• Kurum Kimliği
• Kurum kültürünün olmayışı
• Motivasyon Eksikliği
• Organizasyon yapısının işleyişindeki sorunlar vb. olarak tanımlanabilir.

Krizi önlemeye yönelik stratejiler ve tedbirler

İşletmelerde kriz aşamasına gelinmeden önce işletme içi ve dışı bazı işaretler doğru değerlendirilir ve gerekli önlemler alınırsa işletmeler krize girmeden ya da kriz oluşum sürecinin başlarında mevcut durumdan en avantajlı şekilde çıkabilirler. Bu açıdan krize karşı geliştirilecek strateji ve teknikler krizi yönetmek kadar önemlidir. Krize hazır olabilmek için işletmenin iç ve dış faktörlerinin sürekli izlenmesi ve elde edilen bilgilerin dikkatli bir şekilde analiz edilmesi gereklidir. İşletmeler yapılan analizlerin sonucu olarak bazı tahminleri geliştirebilir ve muhtemel olumsuzluklara karşı hazır halde bulunabilirler. Ayrıca işletmeler bölgesel ve ulusal düzeyde oluşabilecek değişiklikleri izleyerek muhtemel krizin etkilerinin önüne geçilebilir. Bu aşamada örneğin, işletmenin hammadde tedarikinde ortaya çıkabilecek herhangi bir probleme karşı muhtemel yeni kaynaklar arayışına girmesi veya pazarda meydana gelebilecek daralmalara karşı yeni pazar arayışlarına girmesi işletmeyi krize karşı hazır halde tutacaktır. Ayrıca işletmeler krize yönelik proaktif yaklaşımlar geliştirerek kriz yönetiminde bu yaklaşımları kullanabilirler.

Kriz yönetiminde proaktif yaklaşım geliştirmek için kullanılacak unsurlar

Proaktif Yaklaşımın Önemi

Proaktif yaklaşım, krizlerin meydana gelmesini engellemeyi hedefler. Organizasyonlar, potansiyel kriz nedenlerini önceden tanımlar ve bu nedenlerin etkilerini en aza indirmek için stratejiler geliştirir. Bu yaklaşım, organizasyonların krizlerle başa çıkmak için reaktif bir durumda kalmaktan ziyade, krizleri önceden önleyerek ve kontrol ederek daha etkin bir şekilde yönetmelerini sağlar.

Doğru ve Yeterli Bilgi Akışı Sağlama

Krizin oluşumunu engellemedeki önemli bir unsur doğru ve yeterli bilgi akışının sağlanmasıdır. Sistemin kabiliyetine bağlı olarak karar süreci içine giren kaliteli bilgi etkili bir bilgi akışını içererek sistemdeki aşırı yüklenmeleri engeller. Bu sayede iletişim kanallarında oluşan gürültü azalır. Bu ise doğru bilginin doğru zamanda doğru kişiye ulaşmasını sağlayarak, bilgi eksikliği veya yanlış anlamalar sebebiyle risk unsurlarının krize dönüşmesini önlemiş olur. Pek çok durumdaki örgütsel iletişim bir işletmenin yasallığını anlamlı bir şekilde değiştirebilir. Etkili iletişim işletmenin değişimini engellemez fakat işletmede oluşabilecek diğer riskleri azaltır. Şayet düzenli bir şekilde yürütülürse krizin ilerlemesini azaltabilir. Gayet iyi bilindiği gibi, kriz sürecine girildiğinde bilgi toplamada kullanılan haberleşme kanalları sayısı, karar birimleri ile diğer birimleri arasında bilgi iletimi azalır. Bu açıdan gerek bu sürece girmeden önce iletişim kanallarını güçlendirerek doğru bilgi akışı ile bilgi eksikliği veya yanlış anlamalarla ortaya çıkan kriz oluşumunun önüne geçilebileceği gibi aynı zamanda kriz oluşum sürecinde iletişim kanallarını güçlendirerek karar birimlerinin doğru karar almasına katkı sağlanabilir.

Göze Alınacak Risk Miktarını Belirleme

İşletmelerin de canlılar gibi yaşam süreleri bulunmakla beraber gerek kuruluş döneminde gerekse büyüme sürecine girildiğinde sahip olunan kaynaklar göz önüne alındığında amaçların gerçekleştirilmesi için göz önüne alınması gereken risk miktarının belirlenmesi önemlidir. Çünkü bu miktarın üzerine çıkılması halinde riskli durum her an bir krize zemin hazırlayabilir. Yöneticiler ne kadar risk alabileceklerini iki kritere göre belirlemelidirler. Bu kriterlerden birincisi amaçların ölçülebilmesi ve ikincisi başarıya ulaşma ihtimali oranıdır. İşletmelerde sadece ilk yatırım risk içermez aynı zamanda örgütsel değişim ve gelişim boyunca her bir aşamada risk ile karşılaşmak ve bunların krize dönüşmesi mümkündür. Teknolojik değişim yapan bir işletmede çalışanların değişime ne oranda uyum sağlayacağının hesaplanması ve buna göre gerekli eğitim programlarının oluşturulmaması potansiyel bir kriz durumuna örnek verilebilir. Düşünce plana dönüştürülerek kaynaklar ve insan gücü ile bir gerçeğe dönüştürülmelidir. Bu durum genellikle işletmenin kuruluş safhasıdır, pazar kimlerden oluşmaktadır, insan kaynağının durumu nedir, üretim süreci ne şekilde olacak, rakiplerimiz kimlerdir, maliyetimiz ne olacaktır gibi pek çok soru sorulmalı ve cevaplanmalıdır. Bu sayede ilişkide olacağımız faktörlerin bizi ne oranda etkileyeceği ve taşıdığı riskler belirlenir. Böylece sahip olunan kaynakların miktarı ve amaçlar karşılaştırılarak alınacak riskin uygun olup olmadığı belirlenebilir.

Erken Uyarı Sistemleri Oluşturma

Erken uyarı sistemleri sayesinde krizin varlığı, şiddeti ve yoğunluğu tespit edilebilir ve bu sayede işletmenin varlığının istikrarla sürdürülmesi sağlanabilir. Erken uyarı sistemi mali oranlardan hareketle işletmenin başarı durumunu tespit edebilmek için oranları tek tek dikkate almak yerine, onları başarılı-başarısız işletme grupları içinde birlikte değerlendirme sürecidir. Erken uyarı sistemi genellikle dört analiz süreci üzerine kurulmaktadır.

1. Bunlardan ilki çevre analizidir. Çevre analizinde çevrede aynı faaliyet dalındaki işletmelerin bir analizi yapılır başarılı veya başarısız olarak gruplandırılır.
2. Sonraki safhada seçilen işletmelerin bilanço, kar ve zarar cetvellerinden mali oranları hesaplanarak mali oranlardaki gelişmelere bakılır işletmenin yakın gelecekteki durumları tahmin edilmeye çalışılır.
3. Daha sonra her yıla ait başarılı ve başarısız işletmelerin oran ortalamaları bir grafik haline getirilerek, her bir oranın başarılı ve başarısız işletmeler açısından nasıl bir gelişme gösterdiği ortaya konulur.
4. Son olarak bu farklılıkların sebepleri ayrıntılı olarak incelenerek işletmenin ne yönde gelişme gösterdiği yorumlanır. Elde edilen geniş kapsamlı karşılaştırmalı veriler ile sektörel bazda veya işletmenin mevcut kaynak kullanımı ile ilgili yönetimde bir krizin olup olmadığı sonucuna varılabilir. Böylece ortaya çıkabilecek bir kriz işletme açısından bir fırsata dönüştürülebilir.

Krize Karşı Önleyici Planlama Yapma

Yöneticiler oluşabilecek krizler için gerçekleşebilecek pazar baskısını önceden tahmin ederek dikkatlerini yöneltme eğiliminde değillerdir. Gelecek için yapılacak etkili planlamalar oluşabilecek sorunlar üzerinde odaklanma imkânı sağlar ve hareket için bir yapı oluşturur. Kriz yönetiminde önemli nokta, işletmenin krizle karşılaştığı anda yerine getirilmesi gereken faaliyet planlarının varlığıdır. Kriz yönetimi için başvurulan planların hazırlanması bütün krizler için genel olarak benzerdir. Yani temel olarak kriz önlemek için geliştirilen planlamalar benzer aşamalar sonucu hazırlanır. Tutarlı bir yaklaşım potansiyel bir krizin tanımlanması yani risklerin tanımlanması ile başlar. Bu aşamada;

• Oluşacak durumların krize dönüşebilecek bir potansiyeli var mıdır?
• Kriz şirkette benzer şekilde yaşandı mı veya aynı sektörde benzer işletmelerde yaşandı mı ve yenileyebilir mi?
• Planlanan uygulamalar çıkar grupları tarafından engelleniyor mu?

Muhtemel risk alanları tanımlandıktan sonra aşağıdaki sorular sorulabilir;

• İşletmenin bir riski krize dönüşmesini engelleyecek politika ve prosedürleri var mıdır?
• Krizin bütün yönleriyle ilgilenebilecek planlar oluşturulabildi mi?
• Etkili bir şekilde çalışmasını sağlamak için planlar test edildi mi ?

Krizi önlemek için işletmeler ; potansiyel kriz durumlarını listeleyerek krizden korunmak için politikalar tasarlayabilirler. Oluşabilecek her bir krizle ilgili stratejiler ve taktikler belirlenmeye çalışılır ve krizin muhtemel etkileri belirlenir. Örgütsel uygulamalardaki zararın en aza indirilmesi için iletişim kanalları etkili bir şekilde tasarlanır ve planlama çerçevesinde her şey test edilebilir. İşletmenin her bir bölümünde görevli personele ait görüşler alınabilir. Kriz oluşmadan veya oluşum sürecine girildiğinde bu şekilde bir planlama ile muhtemel kriz unsurları doğru bir şekilde tanımlanabilir ve gerekli planlar hazırlanarak krizden avantajlı olarak çıkılabilir.

Planları Yazıya Dökmek

Kriz önleme konusunda hazırlanan planların yazıya dökülmesi çok önemlidir. Çok sıklıkla görülmektedir ki sözlerle ifade edilen planlarlar uygulama safhasına geçememekte veya birkaç kişinin düşüncesinde ortaya çıkmamaktadır. İşletmeler “Şu iş şöyle olursa Ahmet ne yapacağını biliyor” sendromunu aşmalıdır. Ahmet tatile çıkmış olabilir. Hatta orada olmasına rağmen ve bütün isteyenlere seve seve her şeyi açıklamaya hazır olmasına rağmen açıklama yapamayacak kadar meşgul olabilir. Planların yazılı olarak bulunmaması zaten aşırı görev yükü olan yöneticiler için saatlerce ilave bir çalışmaya sebep olabilir. Çalışanlar temel uygulamaları yapmada yetersiz olabilir, örneğin, çalışanlara acil bir durumu bildirmedeki yetersizlik, iş yapma şekillerine özgü etkiler hakkında yoğun telefon görüşmelerine sebep olabilir. Telefon numaralarının ihtiyaç duyulduğu anda yazılı olarak bulunmaması sebebiyle değerli zamanlar kaybolur ve mevcut kriz durumu büyür. Kriz ortaya çıkmakta olduğunda yapılacak şeyler ve bunları yapacakların listesi kontrol edilerek bunlarla ilişki kurulmasıyla örgütlenme düşünülmeyecek şekilde kolaylaşarak mevcut duruma karşı anında tepki verilebilir. Planlar çok uzun ve katı olmamalıdır. Planlar kriz durumunun tahmin edilemeyen yönlerini tanıyabilecek bir yapı ve esneklik sağlamalıdır ve yöneticilere ortak duyuları kullanarak rahat hareket edeceği bol alan vermelidir. Planların yazıya dökülmesi sayesinde kriz durumlarına karşı kimin ne yapacağı ve ne şekilde yapacağı gibi hususlar belirlenerek, kriz anlarında ortaya çıkan yanlış karar süreçlerine girilmesi önlenebilir. Bu sayede krizin yıkıcı etkisi de önlenebilir.

Fedakarlık Miktarının Belirlenmesi

İşletmeler yaşayabilir bir sistem olarak ayakta kalabilmek için gerektiğinde üretilen mamulden veya kullanılan teknoloji ile personelden belirli oranlarda fedakarlıklar yapabilir. İşletmeler kuruluş dönemi sonrası bir büyüme eğilimine girer ve bu aşamada çok çeşitli ürünler tasarlanarak üretim sürecine dahil edilir. Büyüme süreci içerisinde bu tür bir yaklaşım uzun dönemde krize dönüşecek potansiyel riskleri de taşıyabilmektedir. İşletmelerde büyüme sürecinde kullanılan insan kaynakları meydana gelen büyüme ve çeşitlenme nedeniyle yetersiz kalabilir. Böyle bir durumda üretilecek ürünlerin istenen kalite düzeyinde gerçekleşmemesi söz konusu olabilir. Bu sebeple büyüme sürecinde uzun dönemde üretilmesi planlanan ürünler yeterli bir fizibilite çalışması yapılarak üretim sürecine geçilmelidir. Kullanılacak hammadde temininden başlayarak satış ve pazar şartlarına kadar geniş bir yelpazede inceleme yapılması gerekebilir. Uzun dönemde krize dönüşebilecek potansiyel risklerin oluşmasının önüne geçilmeli büyüme sürecinde her şeyi üretmek ve satmak gibi bir çaba yerine uzun vadede üretimi sürdürülebilecek ürünler tasarlanarak hangi ürünlerin üretileceği belirlenmelidir. Uzun dönemde işletmeyi krize sokabilecek ürünler yerine gerekirse kısa dönemli avantajlardan fedakarlıklar yapılmalıdır.

Kriz Önleme Takımları Oluşturulması

Kriz önleme takımları amacı olası bir krizin oluşması halinde krizin etkisini en az düzeyde tutmak ve krize karşı etkili bir tepki verebilmektir. İşletmedeki potansiyel kriz riskleri ve beklenmeyen durumlar için geniş şekilde işletmenin politikalarına uygun olarak bu takımlar oluşturulur. Takımların belirlediği politikaların uygulanabilmesi için işletme içerisindeki bölümlerin her biri mali ve diğer kaynaklarla desteklenebilir. Aynı zamanda bu politikaların uygulanması için her bir bölüme yetki ve sorumlulukta verilmelidir. Aşağıdaki sorulara cevap verilerek pek çok kriter geliştirilebilir:

• Mevcut durum gerçekten bütün hatları etkiler mi?
• Potansiyel kriz tanımlanmasında nasıl gerçekçi olunur?
• Kaynaklar harekete geçmeye yeterli mi?
• Harekete geçmemenin etkisi ne olabilir?

Kriz yönetimi için kriz önleme politikalarının uygulanması düzenli bir temel üzerinde geliştirilen ve denenen olumlu bir yaklaşımdır. Kriz önleme takımının parçalarının hafiflemesi için uygulamaları kontrol etmek üzere denetim oluşturmak zorunludur.

Sonuç

Kriz durumu ortaya çıktığında genellikle beklenilmeyen bir anda ortaya çıkan ve işletmelerde önemli kayıplara sebep olan bir durum söz konusudur. Genellikle kriz meydana gelmeden önce birtakım işaretlerle kendisini belli edebilmektedir. Yöneticiler bu işaretleri göz ardı edebilmekte ve işletmeler krizle karşılaşabilmektedir. Bu açıdan krizi önlemeye yönelik olarak geliştirilen teknikler işletmenin devamlılığını sağlaması açısından önemlidir. İşletmeler kuruluş sürecinden başlayarak sürekli olarak risklerle ve bu risklerin doğru olarak değerlendirilmemesi sonucu ortaya çıkan krizlerle karşı karşıyadır. Kriz dönemine girilmeden önce kriz önlemeye yönelik olarak geliştirilen proaktif teknik ve stratejiler kriz sürecine girilmesini engelleyebileceği gibi aynı zamanda girilebilecek muhtemel bir krizden de güç kazanarak çıkabilmeye imkân verebilir. Doğru kararların alınması ve uygulamaya konulması sayesinde işletme dışında herhangi bir tehdit oluşması halinde krizin doğru yönetimi sayesinde işletme açısından bu durum bir avantaja dönüştürülebilir. İşletmenin üretim yapacağı yerin doğru seçimi, pazar analizinin doğru yapılması, kullanılacak teknolojinin doğru seçimi, uygun beceriye sahip personel seçimi gibi kavramların tamamı aslında krizi önlemeye yönelik potansiyel çalışmalardır. Çünkü deprem, sel gibi doğal felaketler dışında ortaya çıkan krizlerin yönetimle ilgili olduğu söylenebilir. Kriz yönetimi sürecinde yöneticilerin sahip olması gereken yetenekler şu şekilde sıralanabilir;

1. Kriz sinyallerini alabilmek.

2. Krize hazırlanma ve korunabilmek.

3. Kriz yönetimi sürecinde etkili karar verebilmek.

4. Kriz yönetimi sürecinde otoriteyi kullanabilmek.

5. Kriz yönetimi sürecini planlayabilmek.

6. Kriz yönetimi sürecini örgütleyebilmek.

7. Kriz yönetimi sürecinde iletişim sağlayabilmek.

8. Kriz yönetimi sürecinde eş güdüm sağlayabilmek.

9. Kriz yönetimi sürecini denetim altına alabilmek.

10. Normal duruma geçişi sağlayabilmek.

11. Kriz yönetimi sürecinde öğrenme ve değerlendirme.

İşletmeler gerekli bilgi ve beceriyi sağlayarak bilimsel yollarla faaliyetlerini sürdürebilir, krize yönelik gerekli önlemleri alabilirler. Kriz yönetim sürecinde kazanılan derslerle geleceğe ilişkin sağlıklı planlar yapılabilir.

Yapılması gerekenler

• Sorunla ilgili tüm gerçekleri tek bir merkeze toplanması
• Kriz için iç ve dış çevreye karşı iletişim planının oluşturulması
• Tek bir sözcü tarafından tutarlı açıklamalar yapılması
• Dışarıya doğru bilgi akışının kesilmemesi sağlanarak gereksiz panik oluşumunun engellenmesi
• Aşırı tepkiler verilmemelidir