組織の情報ガバナンス計画の一環として、Google グループのメッセージの保持期間を管理することができます。保持ルールを使用すると、メッセージをいつまで保持し、いつ削除するかを設定することができます。
特定の条件に一致するデータを一定期間にわたって保持するには、カスタム保持ルールを作成します。ライセンスを付与されたすべてのアカウントのすべてのサービスデータを一定期間にわたって保持するには、デフォルトの保持ルールを作成します。
Google グループと保持に関する重要なお知らせ
保持ルールを設定する前に、データ保持の仕組みおよび Vault でサポートされる Google グループのメッセージをお読みになることを強くおすすめします。
警告: 保持ルールの設定に誤りがあると、Google グループのメッセージが直ちに削除されて元に戻せなくなることがあります。保持ルールを作成または変更する際は十分にご注意ください。新しいルールを組織全体に適用する前に、少数のアカウントに対してテストすることをおすすめします。
保持できるデータ
保持されるデータ:
- 会話の履歴が有効になった状態で送られたグループ内のメッセージと添付ファイル
保持されないデータ:
- 会話の履歴が無効になった状態で送られたグループのメッセージ
- 管理対象グループの承認待ちのメッセージ
- リンクされたファイル
- 削除されたグループ内のメッセージ
グループを削除すると、グループのメッセージも削除されます。削除された Google グループのメッセージは、そのグループが記録保持（リティゲーション ホールド）または保持ルールの対象であった場合でも削除されます。ただし、グループへの登録を通じてアカウントで受信する Gmail のメッセージは削除されず、Gmail の保持ルールと記録保持の対象となります。
Google グループのカスタム保持ルールを作成する
- vault.google.com にログインします。
- [保持]
[カスタムルール]
- サービスとして [グループ] を選択し、[次へ] をクリックします。
- ルールの適用先となるグループを選択します。
- 特定のグループ - グループのメールアドレス（複数可）を入力します。
- すべてのグループ - 組織内のすべてのグループにルールを適用します。
- [次へ] をクリックします。
- （省略可）このルールの適用対象となるためのメッセージの必須条件を選択します。
- [送信日] の値を入力します。開始日のみを指定すると、このルールはその日以降に送信されたすべてのメッセージに適用されます。終了日のみを指定すると、このルールはその日以前に送信されたすべてのメッセージに適用されます。
- メッセージに一致する必要があるキーワードを入力します。ワイルドカード（*）を除く、サポートされているすべての検索演算子を使用できます。
- メッセージの保持期間を選択します。
- このルールの対象となるメッセージを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
- 一定期間が経過したメッセージを破棄するには、[保持期間] を選択し、1～36,500 の範囲で日数を入力します。
- 保持期間を設定する場合は、保持期間の終了後にメッセージをどのように処理するのかを選択します。
- 削除済みのメッセージのみをパージするには、1 番目の項目を選択します。
- すべてのメッセージ（未削除のメッセージを含む）をパージするには、2 番目の項目を選択します。
警告: 新しいルールを設定すると、保持期間を過ぎているメッセージのパージが Google グループで直ちに開始されます。この削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。 - [作成] をクリックします。保持期間を設定する場合は、確認のチェックボックスをオンにして [同意する] をクリックします。
[カスタムルール] Google グループのデフォルトの保持ルールを設定する
デフォルトの保持ルールは、カスタムルールまたは記録保持（リティゲーション ホールド）の対象とならない Google グループのメッセージに適用されます。
- vault.google.com にログインします。
- [保持] をクリックします。デフォルト ルールのリストが表示されます。
- Google グループ アイコン
をクリックします。
- メッセージの保持期間を選択します。
- このルールの対象となるメッセージを永続的に保持するには、[期限なし] を選択します。
- 一定期間が経過したメッセージを破棄するには、[保持期間] を選択し、1～36,500 の範囲で日数を入力します。
- 保持期間を設定する場合は、保持期間の終了後にメッセージをどのように処理するのかを選択します。
- 削除済みのメッセージのみをパージするには、1 番目の項目を選択します。
- すべてのメッセージ（未削除のメッセージを含む）をパージするには、2 番目の項目を選択します。
警告: 新しいルールを設定すると、保持期間を過ぎているメッセージのパージが Google グループで直ちに開始されます。この削除の対象となるデータの中には、ユーザーが保持しておきたいデータが含まれている可能性があるため、ルールを適切に設定したことを確認してから、次の手順に進んでください。 - [保存] をクリックします。ルールの影響を理解しているかどうかを確認するメッセージが表示されます。チェックボックスをオンにし、[承諾] をクリックしてルールを保存します。