Feedbackgespräch: Leitfaden + Fragen zur Vorbereitung

Definition: Was ist ein Feedbackgespräch?

Das Feedbackgespräch ist eine strukturierte Form der Rückmeldung zwischen Führungskraft und Mitarbeiter. Ziel des Führungsinstruments ist, sich gegenseitig Feedback zu geben sowie Leistungs- und Entwicklungsziele zu besprechen.

Ebenso können im Feedbackgespräch aktuelle Probleme oder Konflikte in der Zusammenarbeit angesprochen werden, für die dann eine gemeinsame, konstruktive Lösung gefunden wird. Feedbackgespräche finden in regelmäßigen Intervallen statt, mindestens aber einmal im Jahr. Richtig eingesetzt, stellen sie ein wertvolles Werkzeug dar, durch das sich Mitarbeiter weiterentwickeln und die Zusammenarbeit verbessert.

Feedbackgespräch vorbereiten

Feedbackgespräche sollten in regelmäßigen Intervallen stattfinden. Ideale Zeitpunkte sind Anfang des Jahres, am Ende eines Quartals, Ende des Jahres sowie am Ende der Probezeit (siehe auch: Übernahmegespräch). Mitarbeiter, die nicht regelmäßig Rückmeldungen bekommen, sollten zu einem der Termine das Feedbackgespräch suchen beziehungsweise um einen Termin bitten und diesen vorbereiten.

Rund 80 Prozent des Erfolgs solche Gespräche hängt von der Vorbereitung ab. Das gilt für Mitarbeiter wie Führungskräfte. Das Wichtigste hier: Machen Sie sich im Vorfeld klar, wie Sie das Feedbackgespräch für sich nutzen wollen. Feedback ist keine Einbahnstraße: Ein professionelles Gespräch wird immer Raum für beide Sichtweisen und Erklärungen schaffen. Nutzen Sie das!

Eigenwahrnehmung und Fremdwahrnehmung

Mitarbeiter sollten im Vorfeld ehrlich die vergangenen Leistungen und mögliche Fehler reflektieren:

• Welche Aufgaben habe ich (über-)durchschnittlich erledigt?
• Was hat weniger gut funktioniert?
• Welche Vorgaben habe ich nicht erfüllt?
• Wo habe ich Fehler gemacht?
• Was kann ich tun, um diese künftig zu vermeiden?
• Wo kann ich mich verbessern?
• Welchen Mehrwert schaffe ich für das Unternehmen?
• Rechtfertigt das eine Gehaltserhöhung?

Je intensiver Sie diese Fragen und Antworten (!) vorbereiten, desto souveräner bleiben Sie im Feedbackgespräch und erleben auch keine bösen Überraschungen (siehe Checkliste weiter unten). Entscheidend ist, dass Sie sich selbst, Ihre Arbeit und Ihr Verhalten aus einem übergeordneten Blickwinkel betrachten – wie Ihr Chef.

Feedbackgespräch Leitfaden und Ablauf

Wenn Sie das Feedbackgespräch vorbereiten, sollte der zweite Schritt sein, sich mit dem typischen Ablauf und den häufigsten Inhalten zu beschäftigen. Handelt es sich zum Beispiel um ein klassisches Mitarbeitergespräch oder Jahresgespräch, sollten Sie mit dem folgenden Ablauf in fünf beziehungsweise drei Hauptphasen rechnen:

Das Ablaufschema können Sie sich hier auch gratis als PDF herunterladen und als Leitfaden nutzen.

Feedbackgespräch nach der Probezeit

Einen Sonderfall stellt das Feedbackgespräch nach der Probezeit dar. In den meisten Unternehmen ist es üblich, dies kurz vor Ende der Probezeit nach maximal 6 Monaten zu führen. Beide Seiten besprechen dann, ob es fachlich und menschlich passt und ob die Zusammenarbeit fortgesetzt wird – oder nicht.

Das Besondere am Feedbackgespräch nach der Probezeit ist: Hierbei geht es nicht nur um bisherige Leistungen oder das Verhalten. Im positiven Fall geht es zu großen Teilen darum, wie die weitere Zusammenarbeit aussehen könnte und ob die Vorstellungen davon zueinander passen. Nicht immer muss es dabei um denselben Job gehen wie bisher. Umso wichtiger ist, dass Sie selbst klare Vorstellungen davon haben, ob, wie und wo Sie in dem Unternehmen weiterarbeiten möchten.

Arbeitsvertrag oder Kündigung

Möchten beide Seiten die Zusammenarbeit fortsetzen, muss in den meisten Fällen nichts passieren. Der (unbefristete) Arbeitsvertrag läuft einfach weiter. Wir empfehlen aber, die Gelegenheit zu einer Gehaltsverhandlung zu nutzen. Denn die bestandene Probezeit sagt: Sie haben überzeugt und man traut Ihnen mehr zu. Daher könnten ein paar Prozent mehr Gehalt nach der Probezeit drin sein…

Im negativen Fall wird man Ihnen die Kündigung überreichen und das Arbeitsverhältnis beenden. Das ist auch am letzten Tag der Probezeit ohne Begründung und mit einer Frist von 2 Wochen möglich.

Tipp: Oft führen Unternehmen ein Feedbackgespräch mit den neuen Mitarbeitern schon nach 3 Monaten – Halbzeit der Probezeit. In dem Gespräch geht es noch nicht um die Frage: „Gehen oder bleiben?“ Trotzdem sollten Sie das Feedback nutzen, um eine Tendenz zu erfragen oder um sich zu verbessern. Die Fragen zur Vorbereitung sind dieselben wie beim regulären Feedbackgespräch.

Feedbackgespräch: Checkliste für Mitarbeiter

Für ein professionelles Feedbackgespräch ist wichtig, dass alle relevanten Themen und offenen Fragen an- und ausgesprochen werden. Dafür müssen sich Mitarbeiter und Vorgesetzte vertrauen und auf Augenhöhe begegnen. Bedeutet: Die Atmosphäre sollte von gegenseitigem Respekt und Wohlwollen geprägt sein. Sonst wird der Mitarbeiter stets eine Defensivhaltung einnehmen.

Oben haben wir es schon angesprochen: Reflektieren und bilanzieren Sie vor dem Gespräch Ihre Arbeit und sammeln Sie sachlich fundierte Argumente für die Themen, die SIE ansprechen wollen. Oder überlegen Sie sich überzeugende Gegenargumente falls der Chef Sie kritisiert. Die folgenden Fragen funktionieren überdies wie ein Leitfaden während des Gesprächs. So vergessen Sie keinen wichtigen Punkt:

Fragen für das Feedbackgespräch

• Was habe ich alles erreicht?
• Welche Herausforderungen habe ich bewältigt?
• Welche Projekte habe ich erfolgreich abgeschlossen?
• Was war das Ergebnis?
• Welche der vergangenen Ziele konnte ich realisieren?
• Welche der Ziele habe ich übererfüllt?
• Was hat sich dank meiner Arbeit verbessert?
• Welchen Mehrwert habe ich geschaffen?
• Lässt sich das künftig fortsetzen oder steigern?
• Woran muss ich noch weiterarbeiten?
• Warum konnte ich das noch nicht umsetzen?
• Welche Veränderungen kann ich dazu anbieten?
• Was fehlt mir an meinem Arbeitsplatz?
• Woran möchte ich zukünftig arbeiten?
• Wohin möchte ich mich weiterentwickeln?
• Welche Weiterbildungen würde ich gerne absolvieren?
• Was nutzen diese dem Arbeitgeber?
• Welche Ziele setze ich mir selbst?
• Ergibt sich daraus ein roter Faden meiner Entwicklung?
• Wo führt dieser rote Faden hin?
• Was könnte ich für das Unternehmen noch erreichen?
• Welche meiner Talente und Fertigkeiten werden nicht genutzt?
• Wo könnte ich sie künftig gewinnbringend einsetzen?

Kritik im Feedbackgespräch: Wie reagieren?

Nicht immer geht es im Feedbackgespräch nur um Lob, Anerkennung und positive Erfolge. Wenn Sie eine außerplanmäßige Einladung zum Gespräch erhalten, sollten Sie sogar eher von einem weniger positiven Anlass ausgehen. Das muss dann zwar nicht zu einem sogenannten Come-to-Jesus-Meeting ausarten, also einer Standpauke. Aber auf die Kritik vom Chef sollten Sie gefasst und (mental) vorbereitet sein.

Machen Sie jetzt bitte bloß nicht den Fehler, die Arme zu verschränken, innerlich dicht zu machen und alles abzustreiten… Schon aus drei Gründen: Erstens, weil das wenig souverän ist; zweitens zeigen Sie sich beratungsresistent; drittens, bringt Sie das nicht weiter. Hören Sie immer erstmal zu und nehmen Sie eine berechtigte und konstruktive Kritik dankbar an. Das beweist Lernwillen und eine emotional reife Persönlichkeit.

Was tun bei ungerechtfertigter Kritik?

Es kann natürlich ebenso vorkommen, dass Sie die Führungskraft anblafft, ohne dass das gerechtfertigt wäre. In dem Fall lassen Sie den Chef ausreden, bleiben Sie ruhig und sachlich – und widerlegen Sie seine Aussagen. Gerne auch verbunden mit souveräner Selbstkritik, Beispiel:

Ich bedauere, dass bei Ihnen dieser Eindruck entstanden ist. Das ist vielleicht auch mein Versäumnis, daran muss ich künftig arbeiten. Der Eindruck ist aber dennoch falsch. Tatsächlich habe ich…

Falls Sie einige Kritikpunkte nicht verstehen oder nachvollziehen können, sollten Sie unbedingt nachfragen. Das ist völlig legitim. Ihr Chef hat ein Interesse daran, dass Sie seine Punkte nachvollziehen, annehmen und sich verbessern. Sonst wäre das Feedbackgespräch eine Farce. So ist es eine Chance – die Sie nutzen sollten!

Arbeitsrecht: Darf ich das Feedbackgespräch verweigern?

Kurze Antwort: Nein. Mitarbeiter dürfen zu jedem Zeitpunkt aufgefordert werden, ein Gespräch zu führen, wenn das mit ihrer Arbeitstätigkeit zusammenhängt. Überdies müssen Angestellte auch Auskunft zu sämtlichen Sachverhalten geben, die in ihren Arbeitsbereich fallen. Verweigert der Mitarbeiter ein solches Gespräch, stellt das einen arbeitsvertraglichen Pflichtverstoß dar.

Weniger eindeutig geregelt ist, ob Arbeitnehmer auch Auskünfte geben müssen, die sie selbst belasten – etwa bei Compliance-Verstößen. In solchen Fällen werten Juristen in der Regel das Aussageverweigerungsrecht höher als die Auskunftspflicht.

Etwas anderes gilt bei Angaben außerhalb des Arbeitsbereichs: Hier greifen das Persönlichkeitsrecht und der Schutz der Privatsphäre nicht, wenn dem Arbeitgeber aus dem dortigen (Fehl-)Verhalten Schäden oder Nachteile drohen. Hier muss sich der Arbeitnehmer zum Sachverhalt äußern.

Wann ist ein guter Zeitpunkt für das Feedbackgespräch?

Idealerweise finden Feedbackgespräche regelmäßig statt. Also in einem festen Rhythmus oder Turnus. So sinken die Hemmschwellen und Ängste davor. Falls das bei Ihrem Arbeitgeber nicht der Fall ist, empfehlen wir, das Gespräch wenigstens alle drei Monate zu führen. Es hat schließlich mehr Vorteile als Nachteile, wenn man weiß, wo man steht.

Tipp: Vereinbaren Sie für das Feedbackgespräch 2-3 Wochen vorher einen festen Termin. Für das Gespräch selbst sollten Sie 30-60 Minuten Zeit einplanen.

Ein besonders guter Zeitpunkt für das Feedbackgespräch ist übrigens kurz vor Beendigung eines erfolgreichen Projektes. Studien um Benjamin Converse von der Universität von Chicago ergaben: Dann ist die Anerkennung für Mitarbeiter besonders hoch, weil man sie für den Projektabschluss noch braucht und zugleich motivieren will. Dieser „Wertschätzungs-Klimax“ signalisiert zugleich den perfekten Zeitpunkt für eine Gehaltsverhandlung.

Jahresgespräch Leitfaden für den Chef

Auch Chefs und direkte Vorgesetzte sollten sich auf das Feedbackgespräch gründlich vorbereiten. Das betrifft allerdings nicht nur das Feedback, das Sie geben wollen, sondern wichtige Feedbackregeln und objektive Begründungen für Ihre Rückmeldung.

Wenn Sie Ihrerseits das Feedbackgespräch vorbereiten, können und sollten Sie sich ebenfalls ein paar Fragen im Vorfeld stellen – zum Beispiel:

• Wie lief das zurückliegende Jahr aus Sicht des Mitarbeiters?
• Welche besonderen Leistungen hat der Mitarbeiter erbracht?
• Wie unterscheidet sich die Wahrnehmung des Mitarbeiters von meiner?
• Was sollte unbedingt beibehalten oder ausgebaut werden?
• Wie läuft es im Team?
• Wie zufrieden ist der Mitarbeiter mit seinem aktuellen Job?
• Wo sieht der Mitarbeiter Verbesserungspotenzial?
• Wie beurteilt der Mitarbeiter Ihre Arbeit als Vorgesetzter?
• Hat er Wünsche im Hinblick auf mögliche Weiterbildungen?
• Welche Weiterbildungen wird das Unternehmen im kommenden Jahr anbieten?
• Welche Veränderungen strebt der Mitarbeiter an?
• Welche Veränderungen erwarten ich von ihm?
• Gibt es neue Aufgabengebiete, die der Mitarbeiter übernehmen kann und soll?
• Fühlt sich der Mitarbeiter im Unternehmen wohl?
• Welche anderen Themen und Anliegen beschäftigen den Mitarbeiter?
• Welche Ziele habe ich für den Mitarbeiter?

Unterschiedliche Reaktionen der Mitarbeiter

Trotz angestrebter Objektivität: Das Feedback bleibt eine subjektive Bewertung der Leistungen und der Sozialkompetenzen des Mitarbeiters. Dabei kann es stets zu Wahrnehmungsverzerrungen und Fehlurteilen kommen. Hören Sie daher aktiv zu und nutzen Sie systemische Fragen, um solche Fehler zu vermeiden.

Rechnen Sie aber auch mit unterschiedlich emotionalen Reaktionen. Einige Mitarbeiter nehmen Kritik und Feedback gut auf, andere gehen sofort in Flucht nach vorn. Hierauf sollten Sie gefasst sein – und trotzdem sachlich bleiben. Bis zum Ende.

Feedbackgespräch Fragenkatalog: 20 Fragen für bessere Gespräche

Wer fragt, der führt. Das gilt ganz besonders für Führungskräfte im Feedbackgespräch. Denn neben Feedback dient das Feedbackgespräch auch zur Motivation. Mit den richtigen Fragen können Sie das gegenseitige Verständnis fördern und die Zusammenarbeit optimieren. Zur Orientierung können Sie diesen Feedbackgespräch Fragenkatalog mit 20 Fragen für für Führungskräfte nutzen:

Feedbackgespräch Fragen – zur Motivation

• Was motiviert Sie derzeit am meisten?
• Was könnte Sie noch mehr motivieren?
• Wobei hatten Sie jüngst Erfolg?
• Was haben Sie dazu gelernt?
• Was ist Ihre aktuell größte Herausforderung?

Feedbackgespräch Fragen – zur Gemütslage

• Wie bewerten Sie Ihre Leistungen?
• Fühlen Sie sich unter- oder überfordert?
• Was hindert Sie daran, Ihre Ziele zu erreichen?
• Was benötigen Sie, um Ihre Arbeit zu erledigen?
• Worüber würden Sie gerne noch reden?

Feedbackgespräch Fragen – zum Unternehmen

• Wie gefällt Ihnen Ihr aktueller Job?
• Was schätzen Sie an unserem Unternehmen?
• Teilen Sie die Werte unseres Unternehmens?
• Was sollten wir künftig verbessern?
• Was könnten Sie zum Erfolg beitragen?

Feedbackgespräch Fragen – zu Wünschen

• Welche Stärken können Sie aktuell zu wenig nutzen?
• Welche Projekte würden Sie gerne übernehmen?
• Welche Veränderungen wünschen Sie sich?
• Was wünschen Sie sich von mir?
• Wohin möchten Sie sich weiterentwickeln?

Tabu-Fragen im Feedbackgespräch

• Planen Sie eine Familie oder Kinder?
• Warum waren Sie mehrere Wochen krank?
• Wollen Sie nicht mehr Sport machen?
• Leben Sie über Ihren Verhältnissen?
• Was machen Sie in Ihrer Freizeit?

Feedbackgespräch Nachbereitung

Nach dem Gespräch sollten beide Seiten – Mitarbeiter und Chef – immer nochmal ein Resümee ziehen und den Gesprächsverlauf reflektieren. Das dient nicht nur der Erfolgskontrolle, sondern gehört schon wieder zur Vorbereitung auf das nächste Gespräch. Und das soll ja mindestens genauso gut verlaufen, wenn nicht sogar besser werden.

Wichtige Fragen bei dieser gemeinsamen Selbstreflexion sind:

• Wie war die Gesprächsatmosphäre?
• Habe ich mich ausreichend vorbereitet?
• Konnte ich meine Themen, Wünsche und Ziele ansprechen?
• Wurde ich verstanden, habe ich alles verstanden?
• Sind Fehler passiert – welche?
• Wie lassen die sich künftig vermeiden?
• Habe ich vergessen Themen anzusprechen – warum?
• Konnten beide Seiten von dem Gespräch profitieren?
• Was kann ich künftig besser machen?

Fertigen Sie am Ende des Gespräch unbedingt ein Gesprächsprotokoll an und halten Sie darin schriftlich alle Ergebnisse und Vereinbarungen für die Zukunft fest. Das Protokoll wird von allen Gesprächspartnern unterschrieben, und alle erhalten eine eigene Fassung davon. Das beugt späteren Erinnerungslücken vor.

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