Locaux et équipements d’archives

par Rosine CLEYET-MICHAUD

Conservateur général du patrimoine
Chef du service technique de la direction des Archives de France
et Gérard ERMISSE
Conservateur général du patrimoine
Chef de l’inspection générale des Archives de France

1. Définition des archives et de leurs fonctions.................................. C 4 065 - 2

1.1 Définition légale des archives..................................................................... — 2
1.2 Principales catégories de documents d’archives du point de vue
de la conservation ....................................................................................... — 2
1.3 Principales fonctions d’un service d’archives ........................................... — 2
2. Programme de construction ou d’aménagement d’un bâtiment
d’archives ................................................................................................... — 2
2.1 Bâtiment spécifique ou cohabitation avec d’autres services................... — 2
2.2 Caractéristiques dimensionnelles des locaux de travail
et des logements de fonction ..................................................................... — 4
2.3 Problèmes d’accès....................................................................................... — 4
2.4 Circuits de circulation interne..................................................................... — 4
2.5 Locaux de conservation (magasins) .......................................................... — 4
2.6 Locaux de travail non ouverts au public.................................................... — 5
2.7 Locaux ouverts au public ............................................................................ — 7
2.8 Locaux techniques....................................................................................... — 8
3. Protection et sécurité des documents et des personnes ............. — 8
3.1 Contrôle de l’atmosphère ........................................................................... — 8
3.2 Éclairage ....................................................................................................... — 8
3.3 Insonorisation .............................................................................................. — 9
3.4 Câblage......................................................................................................... — 9
3.5 Protection et lutte contre l’incendie ........................................................... — 9
3.6 Protection contre le vol et l’effraction........................................................ — 9
4. Manutentions et transports .................................................................. — 10
Pour en savoir plus........................................................................................... Doc. C 4 065

ette étude porte plus particulièrement sur les locaux destinés à la conser-
C vation, au traitement et à la communication des archives à valeur patrimo-
niale, à l’exclusion des archives courantes et intermédiaires destinées à être
éliminées à court et à moyen terme.
Elle prend en compte les dernières évolutions dans les domaines de l’agen-
cement, de la construction et de l’équipement des bâtiments d’archives patri-
moniales, de la normalisation existante et tout particulièrement de l’ouvrage de
Michel Duchein [1] auteur du précédent article.

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1. Définition des archives Plus fragiles sont les papiers pelures et papiers calques, ainsi que
les papiers de pâte de bois sur lesquels sont imprimés la plupart des
et de leurs fonctions journaux.
Depuis 1940 environ, d’autres supports documentaires sont appa-
rus et prennent de plus en plus place dans les archives : supports
1.1 Définition légale des archives photographiques (microfilms et microfiches notamment, mais aussi
films de cinéma, diapositives en couleurs, etc.), supports magnéti-
ques (enregistrements sonores, bandes d’ordinateur), disques à lec-
Contrairement à une idée communément répandue, les archives ture optique, etc. Ces supports sont en général beaucoup plus
ne sont pas uniquement, du point de vue légal et administratif, des fragiles que le papier et exigent des précautions de conservation
documents anciens ayant perdu toute utilité pratique. très strictes.
Tout document « produit ou reçu par toute personne physique ou
morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans
l’exercice de son activité » est un document d’archives au sens légal 1.3 Principales fonctions
du terme, « quels que soient sa date, sa forme et son support
matériel » (loi du 3 janvier 1979 sur les archives, article 1). d’un service d’archives
En fait, l’utilité — voire la nécessité — de la conservation des
archives répond essentiellement à trois besoins : Un service d’archives n’a pas pour seule fonction la conservation
physique des documents. Il doit aussi en assurer la réception, le
— mémoire des administrations, entreprises, personnes privées,
conditionnement, l’inventaire, la communication, la reproduction, la
etc., pour l’exécution des tâches qui leur sont propres ;
restauration en cas de besoin et, d’une façon plus générale, la mise
— conservation des documents permettant d’établir ou de justi-
en valeur au moyen d’activités scientifiques et culturelles adéquates
fier un droit pour les particuliers ou la collectivité ;
(expositions, conférences, publications, etc.).
— documentation historique de la recherche (d’où la nécessité
d’ouvrir les archives aux chercheurs, dans des conditions spécifiées À chacune de ces fonctions correspondent des locaux spécifiques
par la loi). (figure 1).
Cette conservation peut être, selon les cas, temporaire (par exem-
ple certains documents comptables ou dossiers de correspondance
concernant des affaires réglées) ou indéfinie (documents présentant
une valeur juridique durable ou un intérêt historique justifiant leur
conservation permanente aux fins de recherche).
Bien entendu, tous les documents ne sont pas immédiatement et
2. Programme
uniformément accessibles à tout requérant. La loi distingue claire-
ment les archives publiques (appartenant à l’État ou aux collectivi-
de construction
tés publiques) des archives privées (appartenant aux particuliers ou ou d’aménagement
aux entreprises, associations, etc., de droit privé).
Dans le premier cas, des délais d’accessibilité sont définis par la
d’un bâtiment d’archives
loi, qui vont de l’accessibilité immédiate à un délai pouvant attein-
dre 30, 60, 100 ou 150 ans.
Dans le second cas (archives privées), les propriétaires des docu- 2.1 Bâtiment spécifique ou cohabitation
ments sont entièrement maîtres de les communiquer ou non. avec d’autres services

1.2 Principales catégories de documents Lorsque l’on doit conserver et gérer une grande masse d’archives,
la solution la plus fonctionnelle consiste à leur affecter un bâtiment
d’archives du point de vue propre, conçu et aménagé à leur intention.
de la conservation Il n’existe pas de norme pour la surface des terrains, l’occupation
du sol dépendant de la hauteur et de la densité des bâtiments qui y
Les documents d’archives, quel que soit leur support, sont sou- sont construits. À titre indicatif, et pour un bâtiment de hauteur
mis à des attaques de différents agents (chimiques, biologiques ou moyenne, on considère que pour un bâtiment d’une capacité de
physiques) qui causent leur vieillissement, leur détérioration ou 20 000 mètres linéaires de rayonnages (bureaux, locaux de travail,
même leur destruction. La construction et l’équipement de locaux locaux publics et accès compris), un terrain de 3 000 m2 est un mini-
adéquats pour les protéger contre ces agents sont donc essentiels mum.
pour assurer leur conservation.
Un bâtiment d’archives se caractérise par la séparation structu-
De ce point de vue, il faut évidemment distinguer les documents relle des locaux de conservation (magasins) et des locaux de travail,
à conservation courte, pour lesquels des précautions sommaires d’une part, des locaux ouverts au public et des locaux réservés au
suffisent, des documents à conservation longue ou indéfinie, pour personnel, d’autre part.
lesquels des précautions maximales s’imposent.
Selon la nature et le nombre de chercheurs qu’il sera appelé à
Dans la majorité des cas, la grande masse des archives est repré- recevoir, ce bâtiment peut être plus ou moins proche des services
sentée par des documents sur papier, matériau utilisé en Europe producteurs d’archives, du centre de la ville, des centres universi-
occidentale depuis le XIIIe siècle environ. Auparavant on utilisait le taires et administratifs.
parchemin, voire le papyrus, mais le nombre de documents sur par-
chemin ou papyrus est restreint sauf dans les dépôts d’archives his- En tout état de cause, il doit être édifié sur un terrain sain, stable
toriques proprement dits. Dans d’autres civilisations, on a utilisé et éloigné de tout voisinage dangereux.
divers autres matériaux, tablettes d’argile, tablettes de bois recou- Les services d’archives de moindre importance peuvent être
vertes de cire, feuilles de palmier, écorces d’arbres, ardoises gra- logés dans les bâtiments mêmes de l’administration ou de l’orga-
vées, etc. Le papier est un matériau qui, en général, vieillit bien et ne nisme producteur, sous réserve que les locaux soient spécifiques,
demande pas de moyens techniques exceptionnels de conservation autonomes et dotés des équipements techniques et de sécurité
dès lors que les conditions climatiques sont convenables (§ 3.1). conformes aux normes.

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 11
Bureau
service
éducatif
10 40 40
6 Salle MAGASINS DE MAGASINS DE
Salle de cours
CONSERVATION CONSERVATION
exposition éducatifs

3
Sanitaires
publics 34
Hall
accès magasins
8
2 39
7 4 SALLE SALLE
Salle de HALL D'ACCUEIL Vestiaires DE DES PLANS
9
conférence publics LECTURE 41
Consigne
ET MAGASINS
21 SUPPORTS SPÉCIAUX
SALLE D'ATTENTE 17 Sanitaires
Bureau administration
adjoint

42 19
Loge Documentaliste
15
1 Secrétairiat
ENTRÉE direction 16
PRINCIPALE Salle de
réunion
14
administration
Bureau
direction

PARKING PUBLIC 20
Bureaux

Figure 1 – Organigramme de fonctionnement d’un service d’archives

18 banalisés
Bureau
cadres

35
Atelier
photo. 36
25 Atelier

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Vest. Sanit. reliure
23 personnel
Entrée du
personnel
37
Atelier
travaux
divers

38 33
24 Stockage
Réserve 32
PARKING Cafétéria emballage
matériel Salle de
DU PERSONNEL 28 tri et
Locaux 30 classement
techniques Salle de
dépoussiérage

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27 29 31
Quai de Réception Salle de
déchargement versements préarchivage

26
Garage
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C 4 065 − 3
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2.2 Caractéristiques dimensionnelles — circuits des documents :

des locaux de travail • quai de déchargement, salle de réception des versements, net-
toyage/désinfection, salle de tri, magasins,
et des logements de fonction • salle de tri, salle des éliminables, quai de déchargement,
• magasins, salles de lecture.
Il n’existe pas de norme pour le rapport entre la surface des
magasins, celle des locaux de travail et celle des logements de
fonction ni pour le rapport entre la surface des locaux ouverts au 2.5 Locaux de conservation (magasins)
public et celle des locaux de travail réservés au personnel de ser-
vice. Ces rapports dépendent de la nature des bâtiments et du tra-
vail qui s’y effectue, et aussi de l’ampleur que l’on veut donner aux Dans un service d’archives traditionnel (archives papier conser-
divers ateliers, salles d’exposition, etc. vées en liasses ou en boîtes, c’est-à-dire la très grande majorité des
archives dans l’état actuel des choses), les magasins sont essentiel-
À titre indicatif, les plus récents bâtiments d’archives construits
lement équipés de rayonnages.
en France par la direction des Archives de France (archives départe-
mentales) ont une surface totale de plancher ainsi répartie en L’unité de mesure de la capacité d’un bâtiment d’archives est le
moyenne : mètre linéaire (m.l.) de rayonnages, correspondant à la quantité de
— magasins ............................................................................. 60 % documents pouvant prendre place sur une tablette de rayonnage de
— locaux de travail non ouverts au public + bureaux 1 m de longueur.
+ locaux techniques ................................................................... 19 %
— locaux ouverts au public .................................................... 18 %
— logements de fonction ....................................................... 3 %
2.5.1 Structure des magasins

100 % Les rayonnages peuvent, selon le cas, faire corps avec la structure
du bâtiment ou être indépendants de cette structure.
Les caractéristiques dimensionnelles des locaux de travail et des
logements de fonction (surface, hauteur de plafond, etc.) sont celles Dans le premier cas, l’ossature (montants verticaux) des rayonna-
qui sont fixées par les normes nationales en vigueur pour les ges supporte en même temps les planchers. Ce système, dit ossa-
bureaux, ateliers, logements, etc. ture autoporteuse, impose des précautions particulières du point de
vue de la sécurité en cas d’incendie et n’est donc pas recommandé.
Dans le second cas, l’ossature du bâtiment est en poteaux et plan-
chers de béton, les rayonnages étant simplement posés sur le sol.
2.3 Problèmes d’accès Pour une bonne utilisation des rayonnages, la norme est de ne
pas monter au-dessus de 2,20 m utiles (tablette supérieure des
Quelle que soit sa nature, un service d’archives est, par définition, rayonnages à 1,80 m du sol), de façon à éviter l’usage d’échelles ou
appelé à recevoir, d’une part des apports de documents, d’autre part d’escabeaux.
des chercheurs, des visiteurs d’expositions, etc. Aussi le problème Si des gaines de ventilation sont prévues, la hauteur du plafond
des accès se pose-t-il de façon particulièrement impérative. est à fixer en conséquence : 2,50 m est une hauteur couramment
Si des archives doivent être amenées par camions (cas fréquent adoptée.
pour les services d’archives importants), il est essentiel que le bâti- En aucun cas des tuyaux contenant un liquide ou un fluide sous
ment soit situé et agencé d’une manière qui permette l’accès de ces pression ne doivent être placés au-dessus des rayonnages.
camions. Les planchers des magasins sont obligatoirement pleins, à
De même, pour l’accès du public, il est indispensable que l’empla- l’exclusion de tous caillebotis ou claires-voies. Les sols de béton
cement choisi soit proche du centre ville et bien desservi par les doivent être recouverts d’un revêtement lavable anti-poussière,
transports en commun. assez solide pour supporter la manœuvre fréquente des chariots
chargés d’archives.
Les normes de la direction des Archives de France, en ce qui
concerne l’implantation des rayonnages dans les salles de maga-
2.4 Circuits de circulation interne sins, sont les suivantes :
— longueur maximale des épis de rayonnages : 10 m, l’extrémité
Un bâtiment d’archives bien conçu doit permettre des déplace- des épis devant être séparée des murs par un espace d’au moins
ments rapides et aisés. 0,30 m ;
— largeur des allées de desserte entre épis parallèles : 0,70 à
Les circuits de circulation du public ne doivent pas recouper ceux 0,80 m ;
du personnel et des documents ; en particulier, en aucun cas, le — largeur des allées de circulation principale : 1 à 1,50 m.
public ne doit pouvoir accéder aux magasins.
La résistance des planchers doit être calculée en fonction de la
Des entrées séparées pour le public et pour le personnel sont à masse des rayonnages et des documents. Avec des documents
prévoir ; les portes de communication entre zones publiques et papier de format standard (21 × 29,7 cm en liasse ou en boîtes) et
zones non publiques sont à maintenir fermées en service normal et des rayonnages non compacts de 2,20 m de hauteur, la charge
ne peuvent être ouvertes que du côté non public. moyenne est de l’ordre de 1 200 kg au mètre carré. Avec des rayon-
Les principaux circuits de circulation, en fonction desquels les dif- nages compacts (§ 2.5.2), la charge est nettement plus élevée
férents locaux sont à répartir, sont les suivants : (≈ 1 700 kg au mètre carré).
— circuits du public : Pour empêcher l’éventuelle diffusion d’un incendie, la surface de
• hall d’entrée, bureau des renseignements, salles de lecture, chaque salle de magasins est limitée (200 m2 est la norme des
• hall d’entrée, salles de conférences, d’expositions et de tra- Archives de France) ; des murs et portes coupe-feu séparent chaque
vaux de groupes, salle.
• hall d’entrée, bureaux du directeur et de ses adjoints (moyen- En rayonnages non compacts de 2,20 m de hauteur, 1 000 m.l. de
nant filtrage au secrétariat) ; rayonnages occupent une salle de 170 m2, allées comprises.

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Avec des rayonnages compacts la capacité de cette même salle Cependant, il présente aussi des inconvénients qui ne doivent pas
peut aller jusqu’à 1 800 m.l. de rayonnages avec des contraintes être minimisés :
particulières de poids et de commodité de fonctionnement. — le poids du rayonnage dense nécessite des sols renforcés ;
Il s’ensuit que, dans une salle de magasins de 200 m2 (surface — les servitudes d’utilisation qu’impose sa manœuvre peuvent
maximale), on peut installer en moyenne 1 150 m.l. de rayonnages se révéler gênantes et même rédhibitoires dans le cas d’archives
fixes et 2 100 m.l. de rayonnages compacts. fréquemment consultées (une seule face du rayonnage est accessi-
ble à la fois ; si l’on veut accéder à une autre face du rayonnage,
dans le même bloc, il faut attendre que la première manutention soit
2.5.2 Rayonnages terminée) ;
— les documents doivent être de format rigoureusement standar-
disé, rien ne devant dépasser en saillie à l’avant des tablettes ;
Les rayonnages étant l’élément essentiel dans un magasin
— enfin, le caractère clos du bloc mobile constitue un obstacle
d’archives, un soin tout particulier doit être apporté à leur choix et à
sérieux à la circulation de l’air et multiplie par conséquent les ris-
leur implantation, car le bon fonctionnement du service dépend en
ques de développement des champignons (§ 3.1).
grande partie de leur qualité et de leur fonctionnalité.
Pour toutes ces raisons, le rayonnage mobile n’est pas la solution
Les rayonnages métalliques se sont depuis longtemps imposés
miracle que certains imaginent ; il est utile dans certains cas, inutile
sur le marché en raison de leur incombustibilité, de leur légèreté, de
voire nuisible dans d’autres. Chaque cas doit donc être étudié en
leur solidité et, en général, de leur moindre coût. Les rayonnages en
fonction de la nature des archives, de leur fréquence de manipula-
bois, autrefois habituels, ne sont plus admissibles aujourd’hui.
tion, de leur format et de la structure du bâtiment.
La tôle d’acier, quant à elle, doit être parfaitement traitée anti-
rouille et revêtue d’une couche uniforme de peinture émail résistant
aux chocs et aux rayures. 2.5.3 Autres équipements de conservation
Les trois principales qualités à exiger d’un rayonnage d’archives
■ Conditionnement des documents papier
sont la solidité, la maniabilité et la sécurité :
Sur les rayonnages, les documents d’archives papier sont conser-
— solidité : chaque tablette de 1 m.l. (dimension standard) doit
vés de préférence en boîtes cartonnées non acides et hydrofuges.
pouvoir supporter 100 kg de documents (120 kg pour une tablette
de 1,20 m) sans que le fléchissement au centre dépasse 1/300. La ■ Meubles à plans et documents de grandes dimensions
solidité des montants et des dispositifs d’accrochage des tablettes
Pour les plans, affiches et autres documents de grandes dimen-
est à assurer en conséquence ;
sions, on utilise des meubles spéciaux où les documents (selon leur
— maniabilité : pour permettre de changer, si le besoin s’en fait
format) sont conservés soit à plat en tiroirs, soit verticalement sur
sentir, la hauteur des tablettes, il faut que celles-ci reposent sur des
tringles. Les documents, surtout anciens, qui dépassent le format
tasseaux solides, à l’exclusion des systèmes d’accrochage par bou-
des meubles à plans sont généralement conservés en rouleaux sur
lons et écrous. Ces derniers ne sont admissibles que dans le cas
des rayonnages ou des gouttières spécialement aménagés.
d’archivage de documents de format rigoureusement standardisé et
constant, ne nécessitant pas le déplacement des tablettes ; ■ Documents fragiles (parchemins scellés, dessins, etc.)
— sécurité : les rayonnages (montants et tablettes) doivent être Certains documents, par la fragilité de leur support ou de leur sur-
exempts de toute arête vive et de toute protubérance risquant de face (parchemins scellés, dessins au crayon, fusain ou pastel, docu-
déchirer les documents ou de blesser le personnel. ments enluminés, etc.), nécessitent des précautions particulières.
Afin d’assurer une bonne circulation de l’air, on recommande On les conserve dans des meubles à tiroirs avec des protections en
d’éviter les rayonnages à fond plein. Les rayonnages où les tablettes carton ou en bois pour éviter l’écrasement, ou dans des boîtes spé-
des deux faces d’un même épi peuvent être utilisées conjointement cialement conçues, en bois, en matière plastique ou en carton non
(rayonnages sans croisillons et à tablettes sans rebords) et sont par- acide, pour éviter le frottement. Pour protéger la surface des dessins
ticulièrement adaptés aux besoins des services d’archives, car ils ou pastels, chaque document est conservé dans une chemise de
facilitent le rangement des documents de très grands formats. papier de soie ou de papier cristal.
La profondeur standard des rayonnages d’archives — pour les ■ Documents photographiques, audiovisuels, informatiques, etc.
documents papier — est de 0,30 à 0,40 m, donc différente de celle
des bibliothèques. L’extrême variété des formes nouvelles de documents d’archives
et leur évolution rapide rendent impossible, dans le cadre restreint
■ Rayonnages mobiles ou denses ou compacts du présent article, l’énumération de tous les équipements spécifi-
ques conçus pour leur conservation : pochettes, étuis, boîtes métal-
Pour gagner de la place, on utilise de plus en plus des systèmes
liques ou en matière plastique, meubles à tiroirs, armoires, etc. Les
de rayonnages qui glissent sur des rails au sol.
supports photographiques et magnétiques sont particulièrement
La densité des rayonnages et des documents au mètre carré étant instables et nécessitent donc des précautions très strictes pour une
évidemment beaucoup plus forte que dans le cas des rayonnages conservation de longue durée : environnement, climatisation, pro-
fixes, la résistance des planchers est à prévoir en conséquence tection contre la lumière et la poussière, manipulation, etc. (§ 3.1).
(1 700 kg/m2 au minimum).
Il est préférable que les rails soient encastrés dans le sol et non en
saillie, ce qui gênerait la manœuvre des chariots et la circulation du
personnel.
2.6 Locaux de travail non ouverts
La propulsion des épis mobiles se fait soit manuellement au
au public
moyen de manivelles entraînant une chaîne sans fin, soit par air
comprimé avec commande électrique. Des systèmes d’arrêt de 2.6.1 Locaux de réception et de traitement
sécurité sont prévus pour éviter qu’une personne ne soit écrasée des versements
entre deux épis en cours de manœuvre.
Le principal avantage du rayonnage dense est évidemment l’éco- Si les documents versés au service d’archives doivent arriver par
nomie d’espace qu’il permet de réaliser : cet argument est surtout camions ou camionnettes, ce qui est le cas le plus fréquent dans les
valable, parfois même déterminant, lorsqu’il s’agit de loger le maxi- services d’archives importants, un quai couvert doit être aménagé
mum de rayonnages dans le minimum d’espace. pour leur déchargement.

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À proximité du quai doivent se trouver une salle de réception des — pour protéger les documents originaux contre les manipula-
versements pour le contrôle des bordereaux (ou listes descriptives), tions ;
un local de nettoyage et de conditionnement des documents et, le — pour assurer la conservation de copies dites de sécurité dans
cas échéant, un local de désinfection. un autre lieu que les originaux ;
À l’heure actuelle, la seule désinfection efficace des documents — pour multiplier les copies de consultation des documents ;
d’archives contaminés par les insectes ou les champignons est la — pour tenir lieu d’originaux lorsque ceux-ci sont conservés, par
désinfection, en autoclave, par oxyde d’éthylène. Pour des raisons exemple, à l’étranger ;
de sécurité et de protection de l’environnement, l’aménagement des — éventuellement, pour se substituer aux originaux, ceux-ci
locaux de désinfection doit respecter des règles très précises (murs étant alors détruits pour réaliser une économie de place.
antidéflagration, systèmes de ventilation et de recyclage des gaz, ■ L’atelier photographique est un élément essentiel de tout service
etc.). d’archives de quelque importance. Il comprend au minimum une
Une fois nettoyés et désinfectés, éventuellement reconditionnés salle de prise de vue, une salle de développement et une salle de
(enliassage, mise en boîtes ou en pochettes, etc.), les documents traitement des papiers.
font l’objet d’un ensemble d’opérations connu sous le terme archi- Les caméras de prise de vue de microformes sont généralement à
vistique de traitement qui inclut le tri, le classement, la cotation ou mise au point automatique. Elles sont montées sur des colonnes
numérotation, l’estampillage, l’étiquetage, l’inventaire ou réperto- graduées qui atteignent 2,30 m de hauteur : hauteur sous-plafond à
riage, l’indexation, etc. prévoir en conséquence.
Ces opérations se font dans des salles spéciales dites salle de tri Pour les documents de format rigoureusement standardisé et
et de classement, qui doivent être spacieuses, bien aérées et éclai- classés en ordre sériel strict (fichiers par exemple), les caméras dites
rées. Des grandes tables ou comptoirs de tri (on dit parfois plans de cinétiques ou dynamiques assurent le défilement automatique
tri), munis de casiers à l’arrière du plan de travail, permettent d’éta- devant l’objectif ; elles sont relativement plus encombrantes que les
ler les documents en cours de tri ou de classement. Des rayonnages, caméras statiques.
installés en épis ou le long des murs, servent à ranger les docu-
ments en instance de tri ou de classement. Le développement des microformes se fait généralement en
développeuses automatiques. Le local de développement doit être
rigoureusement obscur, avec un système de sas pour l’isoler de la
2.6.2 Locaux de destruction des documents lumière (sas démontable pour permettre le passage des appareils),
périmés comporter des éviers à eau courante chaude et froide et un disposi-
tif d’évacuation d’eau au sol.
Après tri, une partie plus ou moins importante des documents, La salle de traitement des papiers (agrandissement, tirage, etc.)
reconnue comme ne présentant plus de valeur pratique et dépour- est, elle aussi, obscure, avec évier à eau courante chaude et froide,
vue d’intérêt historique, est destinée à l’élimination. dispositif d’évacuation d’eau au sol et ventilation pour extraction
des vapeurs toxiques. On y trouve les agrandisseurs, sécheuses-gla-
La destruction proprement dite se pratique soit sur place dans des ceuses, etc.
appareils à déchiqueter les papiers (peu efficaces pour de grosses
quantités de papiers, surtout s’il y a des documents reliés ou des Un équipement indispensable, pour la production d’exemplaires
agrafes métalliques), soit à l’extérieur. multiples des microfilms, est la duplicatrice en continu, qui fonc-
tionne généralement en local obscur.
Dans ce dernier cas, on prévoit, près du quai de déchargement, un
local dit local des éliminables (ou local de pilon) où sont entreposés Les opérations de montage, vérification, collage, etc., des micro-
les documents en instance de départ pour la destruction. films se font sur une table de montage, située en local éclairé. Il faut
prévoir une armoire (ou une petite salle) réfrigérée pour la conser-
vation des matériaux photographiques, produits de développe-
2.6.3 Atelier de conditionnement ment, films vierges, papiers sensibles, etc.
Tous les locaux de l’atelier photographique doivent être parfaite-
L’atelier de conditionnement, aussi proche que possible des salles ment ventilés et climatisés pour éviter l’impression d’étouffement et
de tri et de classement (parfois même confondu avec elles) com- permettre l’évacuation des vapeurs nocives.
porte tout le matériel nécessaire pour l’enliassage, la mise en car-
tons, l’estampillage, l’étiquetage, etc. (cisailles à papier et à carton,
sangles, composteurs, marqueurs à encre indélébile, etc.). 2.6.5 Atelier de reliure et de restauration

2.6.4 Atelier photographique. Micrographie. La reliure et la restauration (ou réparation) des documents
Photocopie endommagés sont deux techniques bien distinctes, mais qui font
appel à des appareillages en partie communs et sont pratiquées le
La reproduction photographique des documents est une des fonc- plus souvent par le même personnel.
tions habituelles de tout service d’archives. ■ Reliure
■ La photocopie est utilisée tant pour les besoins propres du ser- La reliure est, en règle générale, beaucoup moins courante dans
vice des archives que pour ceux des usagers ; aussi, s’il s’agit d’un les archives que dans les bibliothèques. En dehors des livres de
service important, est-il généralement nécessaire d’avoir au moins référence et usuels de la salle de lecture, la reliure dans les services
deux appareils, l’un pour l’usage interne, l’autre pour le public. Étant d’archives s’applique surtout aux collections de périodiques — offi-
donné la nature des documents d’archives anciens, qui ont souvent ciels ou non — et aux documents de format normalisé qui sont
des formats non standardisés, on s’efforcera d’avoir au moins un reliés en cahiers ou volumes, tels les registres d’état civil, les collec-
appareil permettant la photocopie des grands formats. La photoco- tions d’arrêtés, les procès-verbaux d’assemblées, etc.
pie des pages de livres et de registres reliés est formellement décon- À ces opérations de reliure proprement dites s’ajoutent les tra-
seillée, car elle casse les reliures. vaux de restauration ou de réfection des reliures anciennes endom-
■ En dehors de la photocopie, la micrographie (microfilm ou micro- magées.
fiche) est le procédé de reproduction le plus couramment utilisé La reliure ainsi pratiquée est soit la reliure traditionnelle à cou-
dans les services d’archives. On fait des microfilms ou des ture, soit la reliure américaine par collage. Les équipements
microfiches : (cisailles, étaux à endosser, cousoirs, presses, etc.) doivent être

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choisis en fonction du format des documents à relier, qui est nistration ou de l’entreprise elle-même. Nous décrirons ici les
fréquemment supérieur au format habituel des volumes de biblio- locaux publics d’un service d’archives à la fois administratif et histo-
thèques. rique tel que, par exemple, un service d’archives départementales
français.
■ Restauration ou réparation
Si les documents sur parchemin ne peuvent être restaurés que
selon les méthodes manuelles et traditionnelles (collage de frag- 2.7.1 Accueil et bureau des renseignements
ments de parchemin neuf pour combler les trous du parchemin ori-
ginal), diverses méthodes mécanisées ont été mises au point pour la Le hall d’entrée contrôle l’accès unique du public. C’est un lieu de
restauration des documents sur papier. circulation, d’information, de détente, éventuellement d’exposition.
Chacune de ces méthodes nécessite des appareillages spécifi- Y trouvent place une banque d’accueil, des vestiaires et consignes
ques qui ne peuvent être décrits ici en détail. Dans tous les cas, il individuels, un espace de détente avec distributeur de boissons, un
faut prévoir divers équipements indispensables : aération avec comptoir de vente des publications du service, des cabines télépho-
extracteur d’air sur hotte, eau courante avec évacuation, siphon de niques.
sol, portes de 1,50 m de largeur pour laisser passer les appareils Les ascenseurs et escaliers accessibles au public (dans le cas où
encombrants, sols dallés ou revêtements lavables. tous les locaux publics ne sont pas au même niveau que le hall
d’entrée) doivent être signalisés de façon claire pour que les visi-
teurs sachent immédiatement où se diriger.
2.6.6 Autres ateliers

De plus en plus fréquemment, d’autres ateliers sont susceptibles 2.7.2 Salles de lecture et leurs annexes
d’être installés au sein des bâtiments d’archives : numérisation, trai-
tement des archives audiovisuelles, etc. Les salles de lecture doivent avoir deux accès distincts : l’un pour
Le programme rédigé par l’utilisateur précisera les surfaces utiles le public, l’autre (interdit au public) pour le service des documents
et les équipements électriques nécessaires. demandés en communication.
Dans un souci de bonne surveillance, on évitera de placer dans la
salle de lecture des poteaux ou piliers, ainsi que tout meuble arrê-
2.6.7 Atelier d’entretien général tant le regard.
Le personnel travaillant en salle de lecture exerce trois fonctions :
Le fonctionnement d’un service d’archives exige un grand nom- présidence de salle, communication des documents, surveillance.
bre de travaux de menuiserie, emballage, électricité, etc., pour les- Selon l’importance de la salle ces trois fonctions sont assurées à
quels il est bon de prévoir un atelier spécialisé, où peuvent partir d’une ou plusieurs banques.
également se faire les opérations d’enliassage, mise en cartons, etc. La banque de surveillance doit être placée de telle façon que son
(§ 2.5.1). regard puisse embrasser l’ensemble de la salle de lecture et, plus
précisément, les tables de lecteurs ainsi que l’entrée de la salle.
2.6.8 Bureaux La banque de communication doit être en liaison directe avec le
couloir d’accès aux magasins. On notera qu’en général les docu-
ments sont transportés par chariots. Toutefois, dans les services
Les bureaux d’un service d’archives ne diffèrent ni par leurs d’archives importants, il peut exister des systèmes de convoyeurs
dimensions, ni par l’équipement des bureaux de tout autre service automatiques, pater-noster, etc.
ou organisme. Toutefois, certains bureaux peuvent être agencés
pour permettre le traitement de petits fonds d’archives. En liaison avec la banque de communication une salle, dite « petit
dépôt », permet d’accueillir les documents en attente de communi-
À l’exception des bureaux du personnel de direction et des cation.
bureaux de renseignements et de documentation, ils ne sont pas,
normalement, accessibles au public. Le secrétariat assure le filtrage La banque de la présidence de salle doit être située de manière à
des visiteurs. permettre les échanges avec les lecteurs et à proximité des espaces
de consultation des instruments de recherche.
Les tables des lecteurs sont soit individuelles, soit (plus fréquem-
2.6.9 Locaux pour le personnel ment) collectives, pour deux, quatre lecteurs ou davantage. Compte
tenu des dimensions de beaucoup de documents d’archives (sur-
On prévoira des salles pour les réunions de service, le repos du tout de documents anciens), il faut une surface de 2 m2 de table par
personnel, des vestiaires, des sanitaires, des douches, une cafétéria, lecteur. Ces tables doivent disposer d’un éclairage individuel et
etc., conformes aux règles de sécurité et aux règlements sociaux. d’une prise de courant protégée pour le branchement des micro-
ordinateurs. Des pupitres mobiles sont recommandés pour la lec-
Les locaux techniques (chauffage/climatisation, local d’ordina- ture des grands registres ou volumes reliés.
teur, etc.) seront traités au paragraphe 2.8.
La consultation des cartes, plans, affiches et autres documents de
grandes dimensions se fait sur les tables collectives citées ci-dessus
ou, de préférence, sur des meubles spéciaux, à surface inclinée.
2.7 Locaux ouverts au public Pour éviter des manipulations difficiles, cette consultation a souvent
lieu dans la salle même où ces documents sont conservés : pour
cette raison, cette salle sera placée à proximité immédiate des salles
L’importance des locaux ouverts au public dépend essentielle- de lecture afin d’éviter que les lecteurs ne soient amenés à pénétrer
ment de la nature du service d’archives, de ses missions, de sa fré- dans la zone non ouverte au public.
quentation et des documents qui y sont conservés. Dans un service Des appareils de lecture de microformes (lecteurs simples ou lec-
d’archives historiques, dont l’accueil des chercheurs est une des teurs-reproducteurs) et des postes de consultation de supports
fonctions essentielles, ces locaux occupent beaucoup plus de place numériques permettent de consulter les documents sur supports de
que dans un service d’archives administratives ou d’entreprise dont substitution. Il est souhaitable que ces appareils soient regroupés
les documents ne sont communicables qu’aux membres de l’admi- dans une partie de la salle peu éclairée et bien aérée.

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La lecture des documents qui exigent des appareillages techni-

ques particuliers (films de cinéma, cassettes sonores ou vidéo, ban- 3. Protection et sécurité
des d’ordinateur, disques optiques, etc.) sort du cadre de ce bref
article. Elle est d’ailleurs rare dans la majorité des services d’archi-
des documents
ves à l’heure actuelle, à l’exception des services d’archives spéciali-
sées, phonothèques, cinémathèques, etc.
et des personnes
Les chercheurs ont besoin, pour connaître les références des
documents qu’ils désirent lire, de consulter les instruments de
recherche : catalogues, inventaires, répertoires, index, fichiers de 3.1 Contrôle de l’atmosphère
toute nature. Ceux-ci sont groupés, soit dans un coin de la salle de
lecture, soit (dans les services plus importants) dans une salle spé-
Parmi les causes de détérioration des documents d’archives, une
ciale, communiquant directement avec la salle de lecture. Lorsqu’il
des plus fréquentes est l’excès d’humidité qui entraîne le dévelop-
existe des répertoires ou fichiers informatisés, des terminaux sont à
pement des champignons destructeurs du papier et provoque
la disposition des chercheurs pour leur consultation.
l’hydrolyse des fibres. Ce danger est encore accentué lorsque l’air
Enfin, les salles de lecture sont garnies de rayonnages pour les circule mal et qu’il se forme des poches d’air stagnant et humide. À
ouvrages de référence en libre service et de présentoirs pour les contrario une trop grande sécheresse est tout aussi dommageable
périodiques. pour les documents. Enfin, les chocs thermiques sont particulière-
À noter, pour terminer, que l’on commence à voir apparaître, dans ment nocifs.
certains services d’archives, des salles dites de documentation, Pour éviter ces désagréments, en aucun cas l’humidité relative
réservées à la seule consultation des usuels, des instruments de dans les magasins ne doit être supérieure à 65 %, ni inférieure à
recherche, des bases de données ainsi que des supports de substi- 40 %.
tution. Ces salles, qui nécessitent une surveillance moindre que les
Toutefois, mieux vaut (grâce à une bonne isolation des murs exté-
salles de consultation des originaux, en sont nettement séparées.
rieurs des magasins et/ou à l’installation de systèmes de climatisa-
tion) faire en sorte que température et humidité relative soient
2.7.3 Salles d’expositions, de conférence, maintenues à un taux moyen de 18o et 55 % HR avec une tolérance
d’activités éducatives et culturelles d’évolution régulière au sein d’une fourchette pouvant aller de 16o
et 60 % HR l’hiver à 20o et 45 % HR l’été. On est alors absolument
Tout service d’archives d’une certaine importance est doté de sal- certain, en pays tempéré, d’éviter, d’une part, le développement des
les d’activité éducatives et culturelles permettant d’organiser des micro-organismes et la prolifération des insectes, d’autre part les
expositions, des conférences avec projections, des réunions de chocs thermiques et les changements brutaux de température et
groupes scolaires ou universitaires, etc. d’humidité relative, particulièrement nocifs.

Ces salles (dont l’équipement ne diffère pas des équipements de À noter que ces « normes » ne s’appliquent qu’aux documents
même nature dans les musées, bibliothèques, centres culturels, sur support papier ou parchemin, les conditions de conservation
etc.) sont à situer en accès direct sur le hall d’entrée, avec sortie de pour les documents sur supports photographiques, magnétiques ou
secours indépendante conformément aux normes de sécurité. La numériques obéissant à d’autres règles.
climatisation et l’insonorisation sont à étudier en fonction du nom- Une bonne circulation de l’air s’impose. Les recommandations en
bre de personnes appelées à fréquenter ces locaux. la matière sont les suivantes : brassage de l’air interne de 3 volumes
par heure dans les magasins et 1 volume par heure dans les locaux
Ces salles doivent pouvoir être utilisées en dehors des heures
de travail ; renouvellement d’air, filtré et traité, à un taux de 0,25 à
d’ouverture de la salle de lecture et doivent donc être reliées direc-
0,50 volume du local à l’heure dans les magasins.
tement au hall d’entrée.
Un contrôle régulier de la température et de l’hygrométrie, par
des appareils fiables et régulièrement étalonnés par des labora-
2.7.4 Salles de détente, cafétérias, etc. toires agréés est une précaution élémentaire. Une GTC (Gestion
technique centralisée, cf. [C 3 782]) du bâtiment est vivement
Selon l’importance numérique du public à recevoir, on prévoira recommandée.
des salles de détente (très appréciées des chercheurs qui ont à pas- Si l’air extérieur est pollué (régions industrielles, grandes villes), il
ser de longues heures dans les salles de lecture), des cabines télé- doit être filtré avant admission dans les magasins.
phoniques, une cafétéria, etc.
Dans les bureaux, locaux de travail et locaux ouverts au public, les
normes de température ne sont pas différentes, pour un service
2.7.5 Sanitaires, accès d’archives, de ce qu’elles sont dans tous les bâtiments administra-
tifs appelés à recevoir du public. Pour les salles de lecture, d’exposi-
Les sanitaires du public sont conformes aux normes selon tions, de conférences et de réunions, une parfaite climatisation
l’importance du public à recevoir dans les salles de lecture et de (température et aération) est particulièrement nécessaire, ce
conférences. En aucun cas, ils ne doivent être en accès direct sur la d’autant plus que, dans ces salles, se conjuguent la nécessité
salle de lecture. d’assurer le confort du public et celle de conserver dans les meilleu-
Toutes les zones du bâtiment ouvertes au public doivent être res conditions possibles, les documents qui y sont temporairement
accessibles aux handicapés (rampes inclinées ou ascenseurs). conservés.

2.8 Locaux techniques 3.2 Éclairage

Les locaux techniques (chaufferie, centrale de climatisation, salle 3.2.1 Éclairage dans les magasins
des tableaux de contrôle, local d’ordinateurs, etc.) ne sont pas spé-
cifiques aux services d’archives et n’appellent donc pas ici de déve- L’excès de lumière solaire est nocif pour les documents (pâlisse-
loppement particulier. Ils doivent, bien entendu, être situés dans les ment des encres, accélération des phénomènes de vieillissement du
zones strictement interdites au public et isolés des magasins. papier). Cependant, les inconvénients des magasins entièrement

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clos sont tels que la direction des Archives de France, après plu- Toutes les installations électriques doivent être isolées, particuliè-
sieurs expériences malheureuses, est aujourd’hui revenue à la for- rement celles des ateliers de reliure-restauration et de photogra-
mule des magasins faiblement ouverts à la lumière solaire (1/10 de phie.
surface vitrée, avec pare-soleil ou verres filtrés). Un autre avantage
Un système de détection automatique d’incendie par cellules
de cette formule est que l’ouverture des panneaux vitrés permet, en
électroniques est indispensable. Compte tenu de la nature des feux
cas de panne de la climatisation (hypothèse qui doit toujours être
d’archives (feux secs avec dégagement de fumée), le meilleur sys-
envisagée), d’assurer une aération manuelle.
tème de détection est un système mixte à chaleur et à fumée. Le
Cependant, certaines parties des magasins doivent être rigoureu- déclenchement de l’alarme entraîne la fermeture automatique des
sement à l’abri de la lumière : ce sont celles où sont conservés les portes coupe-feu et l’ouverture des trappes de désenfumage.
documents photographiques, les films, les documents sur supports
magnétiques. De plus, en aucun cas, la lumière solaire ne doit venir Des portes de sécurité sont placées à toutes les issues de secours
frapper directement les documents sur les rayonnages. et ouvrables de l’intérieur par simple poussée.

L’éclairage artificiel dans les magasins n’a pas à être très vif : un L’extinction automatique par sprinklers n’est pas recommandée
éclairement de l’ordre de 50 à 150 lx est suffisant puisque le person- par les services techniques de la direction des Archives de France en
nel n’y séjourne pas de façon suivie. Un système de contrôle par raison des risques que l’eau fait courir aux documents en cas de
voyant lumineux est recommandé pour éviter que l’éclairage ne déclenchement intempestif ; dans tous les cas, elle ne peut être uti-
reste allumé en dehors de la présence du personnel. lisée que si l’ensemble des documents sont conditionnés en boîtes
hydrofuges. En revanche, l’extinction automatique par gaz (inergen,
En sus des interrupteurs généraux par magasin, un coupe-circuit FM200 ou CO2) est recommandée. Il faut prévoir également des
général permet de couper l’éclairage de l’ensemble des magasins extincteurs à eau pulvérisée ou à poudre sèche et des colonnes
pendant les heures de fermeture du service. Un éclairage de secours sèches conformes aux normes.
permanent, conforme aux normes de sécurité, indique les issues de
secours. Pour les locaux de travail et locaux ouverts au publics les équipe-
ments de détection et de lutte contre l’incendie sont conformes aux
normes en vigueur pour ce genre de locaux.
3.2.2 Éclairage dans les locaux de travail La protection contre le feu des locaux d’ordinateur, locaux tech-
et les locaux ouverts au public niques spécialisés (reliure, photo), magasins spécialisés (conserva-
tion des documents photographiques et magnétiques), chaufferies
L’éclairage est conforme aux normes pour ce type de locaux. Dans et réserves de combustibles, est à traiter spécifiquement compte
les salles de lecture, salles de tri et classement, ateliers, l’éclaire- tenu des règlements propres à chacune de ces catégories de
ment artificiel doit être de 300 lx en moyenne sur le plan de travail ; locaux.
400 lx sur les plans de travail nécessitant un éclairage particulière-
ment intensif.
Pour l’éclairage naturel, on veillera particulièrement à éviter l’effet
de serre dans les locaux largement vitrés, en particulier dans les sal- 3.6 Protection contre le vol et l’effraction
les de tri et les locaux de traitement des archives.
L’éclairage de secours est conforme aux normes pour les couloirs,
issues de secours, etc. Toutes les ouvertures en rez-de-chaussée ou accessibles doivent
être munies de grilles, volets, etc. et/ou de détecteurs d’effraction.
Les systèmes de détecteurs d’effraction ne sont toutefois réellement
efficaces que s’il existe dans le bâtiment un gardiennage permanent
3.3 Insonorisation ou s’il existe une liaison télématique avec une société spécialisée
dans la surveillance.
La direction des Archives de France recommande vivement la pré-
Dans les salles de lecture, bureaux, salles de conférences et de sence de deux logements (un pour le chef d’établissement, respon-
réunions, un soin particulier doit être apporté à l’insonorisation sable des collections et des mesures de sécurité à prendre, un pour
(revêtements isolants, doubles vitrages) pour protéger les usagers le gardien) et d’un studio d’astreinte. Si l’importance du service le
tant contre les bruits extérieurs que contre les bruits intérieurs : justifie, un gardiennage de jour et de nuit s’effectue dans un local où
machines à écrire, outillages bruyants, etc. sont regroupés les tableaux de contrôles automatiques (incendie,
effraction, climatisation).
Le vol dans les salles de lecture est particulièrement fréquent
dans les archives comme dans les bibliothèques. Pour le combattre,
3.4 Câblage le rôle du surveillant est essentiel : vision dégagée sur les tables des
lecteurs (§ 2.7.2), dépôt obligatoire des manteaux, sacs et serviettes
au vestiaire, contrôle des dossiers et affaires personnelles des lec-
L’ensemble des locaux de traitement des archives, des bureaux, teurs à la sortie de la salle etc. Des caméras de surveillance et un
des locaux ouverts au public doivent être câblés en fonction de leur local particulier pour les appareils de contrôle et d’enregistrement
usage propre. sont recommandés pour les salles de lecture et les autres locaux
ouverts au public.
L’interdiction absolue d’accès du public aux magasins et aux
3.5 Protection et lutte contre l’incendie locaux de travail est, bien entendu, une précaution fondamentale.
En revanche, compte tenu de la nature des vols dans les archives
(portant généralement sur des documents isolés, parfois sur un sim-
La précaution essentielle consiste à isoler les magasins des ple feuillet), la détection électronique par pastilles fixées sur les
locaux de travail et locaux publics par des murs et planchers coupe- documents est impraticable, sauf pour les volumes, registres ou
feu de degré 2 h, portes coupe-feu de degré 1 h (cf. référence [1]). objets de dimensions notables ainsi que pour les ouvrages de
Ascenseurs et escaliers sont encloisonnés selon les normes. bibliothèque.

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4. Manutentions et transports chargés d’archives avec la personne qui les convoie : charge utile
500 à 800 kg, surface utile de la benne 1,50 × 0,80 m, largeur mini-
male de la porte palière 1,20 m).
Pour la desserte des salles de lecture, nous avons déjà signalé
Une part importante du travail des services d’archives consiste en
(§ 2.7.2) la possibilité de convoyeurs, pater-noster et autres systè-
manutentions, portant souvent sur plusieurs centaines de kilogram-
mes de transports automatiques. Il faut toutefois noter que ces
mes par jour (la masse moyenne d’une liasse d’archives est de l’ordre
systèmes sont rarement appropriés aux documents de formats
de 3 à 5 kg ; un gros registre relié peut peser jusqu’à 10 kg et plus).
hors normes, fréquents dans les archives historiques. Dans les
Pour les manutentions massives (réception des versements, éva- services d’archives où les documents sont de format et de condi-
cuation des documents à éliminer), on utilise des appareils de tionnement parfaitement normalisés (archives bancaires par
levage, des plans inclinés à rouleaux, des tapis sans fin, etc. exemple), le transport entièrement automatique avec appel infor-
matisé est parfois pratiqué, mais reste rare. De même, les sys-
Les ascenseurs sont de deux types : ascenseurs réservés aux
tèmes de lecture à distance sont exceptionnels.
personnes (d’une capacité en rapport avec le nombre de personnes
à transporter : public et personnel de service ; pour les ascenseurs En revanche, les réseaux de téléphone intérieur, interphones, etc.,
accessibles aux handicapés, porte palière de 0,80 m de largeur) et sont un équipement indispensable, étant donné la dispersion du
ascenseurs-monte-charges (ces derniers accueillant les chariots personnel travaillant dans un service d’archives.

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