Discusión:Gestión documental

Discusión:Records Management

Un record es un documento, en cualquier tipo de soporte, cuyo valor principal es administrativo, jurídico, legal, fiscal, etc. En contraste, un archive, es un documento, en cualquier tipo de soporte, cuyo valor principal es histórico. Estos valores del documento son, sobre todo, valores de uso. Un documento pude tener al mismo tiempo un alto valor administratvo y un alto valor histórico: por ejemplo, la Constitución Española de 1978 o una escritura de propiedad de 1711.

El término record puede traducirse al castellano como documento administrativo, documento activo, documento de archivo o documento, sin más, cuando el contexto no exija ninguna aclaración. Por tanto records management debe traducirse como gestión documental o gestión de documentos administrativos.

La falta de traducción de estos términos provoca una ruptura innecesaria con la Archivística Administrativa que se desarrolla en España, con gran fuerza desde 1990, al menos, cuyos objetivos son los mismos objetivos que persigue la disciplina llamada records management en los países anglófonos. Esa ruptura, además, se opone al movimiento internacional, liderado por los gestores de documentos y archiveros australianos, que promueve actualmente la unificación de la gestión de records y archives en un proceso continuo, en nuevo modelo de sistema archivístico que denominan records continuum.

De paso, puesto que los archiveros australianos necesitan englobar la gestión de documentos administrativos y de documentos históricos en una misma disciplina, han acuñado un nuevo término, recordkeeping, cuyo campo semántico coincide con nuestra Archivística General.

JBA 11:32 9 abr 2006 (CEST)

¿¿Tiene el autor algo en contra de los acentos??

He leído la entrada, creo que el artículo tiene varios errores de base, se hace un capítulo introductorio muy breve y a mi entender se hace mucho hincapié en la gestión electrónica de documentos y en un tema menor que es la gestión de bases de datos. Además se hace hincapié en las teorías de Schellenberg sobre los records management y los archives. Teorías que están siendo superadas por los teóricos desde mediados de la década de los '90. La teoría del ciclo de vida de los documentos planteada en los '50 ha sido superada por los teóricos canadienses y australianos que plantean un "continuum" de la documentación (lease fondos y expedientes), independientemente del soporte en el que se encuentren y, su valor y conservación no viene dado por los plazos exclusivistas de la legislación de cada país si no por una macrovaloración realizada en función del contenido de la propia documentación y del valor añadido por el contexto en el que se crea la documentación. Con lo cual la discusión "bizantina" de records y document management no se tiene en cuenta en estos otros países de habla inglesa. En mi opinión, este artículo debe ser realizado o revisado por un gestos de documentación, lo que en España se llama archivero y en Hispanoamérica se denomina archivista, que puede tratar el "nacimiento" y la evolución de la gestión documental y no por una ciencia auxiliar de la archivística, como es en este caso la informática, que dota de elementos para realizar nuestro trabajo a los archiveros, útiles, pero no imprescindibles, y me explico. Si no existiera la informática, nosotros seguiríamos gestionando documentos, en el soporte en el que estuvieran, y con capacidad para trabajar con más o menos documentación, pero gestionándolos. Un saludo y perdón por la extensión.80.34.35.21 (discusión) 09:11 13 abr 2010 (UTC) Rubén Andrés.[responder]

Sugerencias para ordenar conceptos

Pienso que este artículo ganaría mucho si empezara con una introducción más genérica sobre la gestión documental en general, o sea, sobre la problemática de administrar el flujo de documentos (de cualquier tipo) en una organización, grande o pequeña, y la necesidad de recuperar la información que hay en ellos.

Voy a intentar agregar algo al respecto, ya que el término "gestión documental" NO ES sinónimo de sistemas computacionales, se viene haciendo desde que se inventó la escritura y ha sido, tradicionalmente, la labor de los archiveros. Distinto es que hora existan grandes sistemas computacionales capaces de hacer una gestión integada de documentos electrónicos y de papel, el workflow y todo eso, que muy bien se explican más adelante en el artículo. --Wenke 06:36 9 dic 2007 (CET)

Gestión de Documentos y Gestión de Registros

Desde mi experiencia en Gestión de Documentos (Document Management) y en Gestión de Registros (Records Management) creo que son 2 disciplinas relacionadas, pero bien diferenciadas.

Documentos: En esta "categoría" podemos encontrar Politicas, Procedimientos, Manuales, Instructivos, etc. Deben ser revisables, es decir, podemos encontrar varias versiones del mismo documento. Las versiones previas son generalmente llamadas "Históricas". Sólo una versión del documento puede ser efectiva, es decir, estar aprobada y vigente a la vez. Es preciso asegurar que las personas no accedan por error a versiones históricas y éstas deben estar claramente identificadas. Todas las personas deben estar al tanto de la vigencia de una nueva versión. Estos documentos no represetan/demuestran actividades realizadas, ni resultados ni operaciones de la organización. La disciplina que enmarca una correcta disponibilidad, clasificación, revisión, aprobación, distribución y resgurardo de los documentos en una organización es comunmente denominada en Inglés "Document Management".

Registros: Si bien los Registros son Documentos, algunas características particulares los hacen muy sensibles. Representan actividades realizadas, resultados u operaciones de la organización. Por ese motivo, no pueden ser revisados una vez que son emitidos. Sin embargo, para realizar correcciones/ajustes se puede emitir otro Registro que corrija y supere a uno anterior (Superseeding). Los Registros, a diferencia de los Documentos, deben disponerse y tienen una validez legal dependiendo de cada país/provincia/estado donde se desempeñen las actividades. Por ej., un Registro que represente una venta o represente un acuerdo entre partes (Factura / Invoice - Contrato / Agreement) debe ser "Archivado" (Achived) durante 3 años en Papel original, y luego puede ser archivado otros 7 años en cualquier otro medio, pudiendo ser destruída por completo a los 10años. Debe tenerse muy en cuenta que si la organización está en medio de un pleito legal al momento de la disposición debe "congelar" la destrucción de los Registros relacionados. La disciplina que enmarca una correcta clasificación y una adecuada política de disposición de Registros es comunmente denominada en Inglés "Record Management".

Generalidades: Un estándar internacional que respalda esta clasificación entre documento y registro es la norma ISO 9001:2008 Requerimientos para Sitemas de Gestión de Calidad.

Como verán ambas disciplinas se relacionan pero tratan de enforcarse en aspectos bien específicos para determinar las mejores prácticas que las organizaciones deben seguir al momento de gestionar/administrar la documentación que generan.

Existen otras disciplinas que toman como punto de partida estas dos como Gestión del Conocimiento, Gestión del Cambio, Gestión de la Integridad y Gestión de la Configuración.

Existen sistemas informáticos que cubren los requisitos determninados por todas estas disciplinas y que son usadas en las industrias con altas regulaciones donde los requerimientos, los activos y los documentos deben estar en armoniosa sintonía. Es el caso de la industria energética (Nuclear/Gas y Petróleo), Constructoras, Empresas de Ingeniería y Gobiernos. Estas organizaciones también se caracterizan por el alto volumen de información distribuida en varias locaciones y donde participan una cantidad muy significativa de personas y procesos.

SFP-09/06/2009

Sobre las alteraciones realizadas

Pienso que conseguí entretejer bien la parte introductoria e histórica con lo que ya estaba en el texto. Espero que otros editores estén de acuerdo también.

Me permití borrar el enlace directo a ciberfor.com, ya que parecía muy ostensiblemente una publicidad directa, mal vista en la wiki, y porque su lugar natural está en el listado de softwares.

Cuando tenga un tiempito, buscaré algunas referencias para agregar.

Todo lo que escribí es de mi propia cosecha y corresponde a mis experiencias como "puente" entre archiveros, administradores e informáticos a lo largo de muchos años, tratando de que nos entendamos entre todos y no esté cada uno disparando pa'otro lado. --Wenke 09:43 9 dic 2007 (CET)

Gestion Documental Vs Gestion de Registros o Records Management

Efectivamente, son conceptos afines, ya que la gestión tambien incluye el records management. La diferencia radica en que la gestión documental puede incluir otros conceptos como es la gestión electronica del contenido.

ru:Управление записями

Enlaces externos modificados

Hola,

Acabo de modificar 1 enlaces externos en Gestión documental. Por favor tomaos un momento para revisar mi edición. Si tenéis alguna pregunta o necesitáis que el bot ignore los enlaces o toda la página en su conjunto, por favor visitad esta simple guía para ver información adicional. He realizado los siguientes cambios:

Se añadió el archivo https://web.archive.org/web/20180713232910/http://www.docuclass-la.com/gestion-documental-26-mas-rentabilidad/ a http://www.docuclass-la.com/gestion-documental-26-mas-rentabilidad/

Por favor acudid a la guía anteriormente enlazada para más información sobre cómo corregir los errores que el bot pueda cometer.

Saludos.—InternetArchiveBot (Reportar un error) 09:08 25 oct 2019 (UTC)[responder]

Fusión

Procedo a la fusión de los artículos. A pesar de lo alegado anteriormente (hace 11 años), sí que se usan estos términos casi indistintamente, records en este caso no se traduce en "registros" sino en cualquier material escrito (lo mismo que en otras expresiones que integran este vocablo), de ahí que muchas Wikis (la alemana, danesa, catalana, etc.) enlazan sus artículo de gestión documental al de records management, mientras que en inglés no existe otro término más que records para la totalidad del material escrito (la expresión document management se usa solo en el ámbito informático de los DMS). 𝔙𝔦𝔯𝔲𝔪 𝔐𝔲𝔫𝔡𝔦 🗣 15:49 27 jul 2020 (UTC)[responder]