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PROTOCOLO DE SEGUIMIENTO MONITORES A LOS EVENTOS VIRTUALES
DE LA ESAP
INTRODUCCIÓN
Este protocolo pretende establecer un proceso estandarizado y unificado para
realizar el seguimiento a los eventos virtuales (cursos, diplomados, seminarios, etc.) de autoformación de la Escuela por parte de los monitores.
ROL DEL MONITOR
El monitor tendrá como función el acompañamiento a los participantes de un evento
virtual de autoformación, con el fin de orientarlos en el acceso y uso de la plataforma Moodle, recordarles el desarrollo de las unidades y actividades, así como, la aceptación de los términos y condiciones. Igualmente, realizará seguimiento permanente del desarrollo de las actividades y brindará informes a la Dirección de Capacitación.
PROCESO DE SEGUIMIENTO
A continuación, se presentan unas pautas para el seguimiento de los eventos
virtuales, sin embargo, usted podrá adaptar según las necesidades del curso que este acompañando y su experiencia en estos procesos.
1. Mensaje de Bienvenida Cuando se tenga el listado de los participantes del evento, se envía el mensaje de bienvenida con el usuario y la contraseña, el instructivo o videos tutoriales para el manejo de la plataforma y el correo específico del evento en donde los participantes podrán enviar sus dudas e inquietudes (VER MENSAJE DE BIENVENIDA AL FINAL DEL DOCUMENTO).
2. Mensajes de inicio y finalización de las unidades
De acuerdo con el cronograma establecido en cada aula virtual, se enviarán un mensaje a los participantes para recordarles el inicio y fin de cada unidad
Sede Nacional - Bogotá - Calle 44 No. 53 - 37 CAN
PBX: 2202790 - Fax: (091) 2202790 Ext. 4111 Correo Electrónico: [email protected] www.esap.edu.co “Estimado participante, te recordamos realizar esta semana la Unidad…. del Curso o Diplomado…., según el cronograma sugerido. Si ya lo hiciste, te felicitamos”.
“Estimado participante, te recordamos que la Unidad…. del Curso o Diplomado….
finaliza el día de hoy, según el cronograma sugerido. Recuerda que si no estas al día, aún tienes tiempo para adelantar las unidades atrasadas, ya que estas no se cierran en la plataforma. Ánimo”.
3. Mensajes personalizados
3.1. Se enviarán mensajes personalizados a los participantes que no han
ingresado al evento en la plataforma Moodle. Igualmente, se podrá enviar un mensaje al celular o llamarlos directamente. “Estimado participante, en nuestra base de datos apareces inscrito en el Curso o Diplomado…… Sin embargo, observamos que no has ingresado al aula virtual, por favor, infórmanos si has tenido algún problema y con gusto lo resolveremos”.
3.2. Se enviarán mensajes personalizados a los participantes que ingresaron al
evento (curso, diplomado, seminario, etc.), pero están atrasados en la realización de las unidades según el cronograma. “Estimado participante, este mensaje es para recordarte que estamos en el desarrollo de la última unidad de nuestro Curso o el Diplomado…., te invitamos a que termines las unidades con sus respectivas actividades y puedas recibir tú certificado. Anímate, estas a tiempo”.
4. Mensaje final
El monitor enviará un mensaje de despedida y agradecimiento a los estudiantes que
estuvieron en el proceso de manera autónoma y con sus propias palabras. Por favor incluir el siguiente texto:
Palabras del monitor…………………” En una semana te estaremos enviando las
instrucciones para descargar tu certificado, recuerda realizar antes la encuesta de satisfacción”.
5.1. El día de inicio del curso / diplomado, el monitor debe crear un grupo de WhatsApp en el cual se incluyan los estudiantes a su cargo, de modo que sepueda hacer un seguimiento personalizado y disminuir al máximo la deserción.
5.2. El mensaje de bienvenida se podrá enviar desde los correos de los monitores. Cada curso tendrá un correo institucional, el cual se empleará para recibir inquietudes y dudas conceptuales cuando se tenga apoyo de docentes o tutores.
5.3. Se tendrá un profesional responsable por evento al interior de la Dirección de
Capacitación, por lo tanto, el estará en contacto permanente con el monitor o los monitores para el seguimiento en el desarrollo y finalización del evento,y brindará apoyo en caso de requerirlo.
5.4. La comunicación del monitor con los participantes del evento, se podrá realizar por correo electrónico, por WhatsApp o por el chat interno de la plataforma Moodle. Por estos medios podrá enviar los mensajes de recordación de inicio y finalización de las unidades, así como los mensajes personalizados.
5.5. Si el monitor lo considera necesario, podrá establecer unos encuentros sincrónicos
con los participantes del evento. Estos encuentros se podrán realizar por teams o por otros medios tecnológicos.
5.6. El monitor deberá verificar en los días de la inducción del evento que los participantes hayan aceptado los términos y condiciones, con eso podrán empezar la primera unidad. Si un participante no realizado este proceso, se deberá enviar el mensaje personalizado para este caso.
5.7. En el momento de la finalización de cada unidad, el monitor deberá bajar el informe
de seguimiento de las actividades desarrolladas por los participantesen la ventana de administración. Según el análisis de esta información, mandará los mensajes personalizados para animar la realización de las unidades según las fechas sugeridas en el cronograma.
Es necesario recordar que son cursos de autoformación y que los participantes los desarrollarán según su disponibilidad de tiempo. Por tanto, el mensaje es más de recordación y motivación.
5.8. Se realizará seguimiento semanal por parte del Dirección de
Sede Nacional - Bogotá - Calle 44 No. 53 - 37 CAN
PBX: 2202790 - Fax: (091) 2202790 Ext. 7205 Correo Electrónico: [email protected] www.esap.edu.co capacitación aldesarrollo de los eventos. Por lo anterior, el profesional responsable del Dirección convocará una reunión en la cual el monitor presentará el avance y las dificultades que se ha tenido durante el proceso.
5.9. Al finalizar el curso, el profesional responsable de la Dirección de Capacitación, les
solicitará la base de datos con el dato adicional de quienes terminaron el 80% de las actividades y un informe ejecutivo en el cual se incluya la caracterización sociodemográfica de la población.
El informe final del curso / diplomado debe contener el avance por unidad delos estudiantes asignados, el cronograma del mismo, un índice de avance, porcentaje de deserción y la caracterización anteriormente nombrada debe estar acompañada de gráficas.
Finalmente, se debe realizar una conclusión del diplomado, en la cual se interpreten
los resultados obtenidos planteando opciones de mejora.
Apreciados Participantes: Les damos una cordial bienvenida al Diplomado
XXXXXXXXXXXX. Hemos creado los usuarios en el campus virtual para que puedas ingresar y realizar la revisión del material publicado. A continuación, encontrarán las instrucciones para acceder a la plataforma:
1. Abrir el navegador de internet que tenga instalado en su computador (Google
Chrome, Mozilla, Internet Explorer, etc.) 2. Ir al enlace https://extensionesap.esap.edu.co/login/index.php 3. Para ingresar digite en usuario y clave su número de cédula sin espacios, ni puntos. 4. Se debe dirigir al enlace MIS CURSOS, en la parte superior central de la pantalla. Al ubicar el cursor sobre MIS CURSOS, se despliega el listado de los cursos en los que se encuentra inscrito, en este caso, haga clic sobre el nombre del curso. 5. A partir de ese momento se encuentra en el aula del Curso o Diplomado y tiene acceso a materiales, actividades y recursos configurados en el aula.
Recomendaciones: 1. El curso es de autoformación. 2. Se tomará por medio de la plataforma Moodle, la cual tiene disponibilidad las 24 horas, los 7 días de la semana. 3. Es importante que acepte términos y condiciones para poder visualizar el material disponible en la plataforma. 3. Se certificará a las personas que cumplan mínimo con el 80 % del curso, tres semanas después de finalizar el cronograma del curso. 4. La monitora que los acompañará en el proceso es: XXXXXXXX y su correo institucional es XXXXXXXXXXX 5. En la plataforma encontrarán un cronograma en el que se plantea la realización de una unidad por semana, este es un cronograma sugerido, si quieren avanzar en el desarrollo del curso no hay problema o restricción alguna. 6. El único enlace de acceso a la plataforma virtual es: https://extensionesap.esap.edu.co/login/index.php
Bienvenido a este proceso de formación con la ESAP, le deseamos muchos éxitos en
su aprendizaje.
Cordialmente, XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Número de contacto y correo electrónico
