SmartDBの評判・口コミ

紙の書類に何度も押印が必要で、さらに古い申請書を使ってしまうなどの課題がありました。このような業務プロセスは、非効率で時間がかかっていました。SmartDBのプログラミング不要な書類作成機能とバージョン管理機能を活用することで、書類作成と更新が簡単になり、古い申請書を誤って使用することがなくなりました。これにより、書類作成にかかる時間が短縮されました。

申請項目が複数にわたり整理が難しく、必要な情報を探すのに時間がかかることが課題でした。また、申請後の対応が滞るケースもあり、進捗状況が不透明なことが問題でした。しかし、SmartDBを導入することで、申請項目がカテゴライズされて見やすくなり、必要な情報をすぐに見つけられるようになりました。また、申請の際に確認者の一覧や経過時間が可視化されるため、進捗状況が明確になりました。

SmartDB導入により、必要な情報にアクセスする手間が省かれました。これにより、情報を探す時間を大幅に削減でき、複数のツールを同時に使う必要もなくなり、業務が非常にスムーズに進行しています。

SmartDBの導入により、これまで紙面上で行っていた承認プロセスがSmartDB上に統合されました。これにより、業務にかかる工数が著しく削減され、全体的な業務効率の向上が実現されました。

SmartDBを使用して、PDF化されたデータの承認プロセスを効果的に電子化しています。これにより、承認までの時間が短縮され、紙でのデータの紛失リスクが軽減されるだけでなく、状況の把握も効率的に行えるようになりました。

導入以前は、社内での稟議書、文書申請等は、上司への決済や承認等は、紙媒体での申請でしたので、時間効率の悪さが課題でありましたが、導入後は、電子化によりオンラインでスピーディーに完結が出来るようになりました。各部署においても一元管理が出来るようになり、それによって社内全体のペーパーレス化への実現、業務の効率化にもなりました。

取りまとめを行うことが多いため、部署の違うところと書類の提出締め切りなどリマインドしたりすることが大変でした。こちらを導入することで、DBで状況を一括共有でき違う部署の人と個別にメールでやり取りすることがなくなったことがメリットです。

SmartDB上で申請書を作成し、各部への承認依頼を出せることから他部門への連携がしやすい。過去の申請書についても一元管理できるため管理しやすい。

これまでの承認作業は紙やメールで行っていたため、承認完了までに相応の時間が必要でしたが、本ツールで電子化されたことでスピーディーになり、ミスも減りました。

決裁資料の紙運用を廃止できたこと、ワークフロー化したことで決済までの時間が短くなったことも効果が高い。 ワークフローの承認状況がリアルタイムにわかることでどこまで進んでいるのかが分かるため、フォローもしやすい状況になった。

弊社では、データの管理は部署単位ごとでDBを自由に購入し、データの管理を担っていました。コロナ禍などの影響により対策を講じる際の部署をさらに分割するなど、部署の数も多くなり、情報がお互いに連携できない部分がありました。そんな時に利用したのがこのSmartDBであり、データを１つに集約し、社内全体で閲覧できる環境を構築したことで、メールで資料送付などのやりとりが格段になくなり、業務効率化につながりました。

主に請求業務に利用することが多いが、前回申請内容を再利用して日付や金額を変更するだけで申請でき、費用の計上先も登録された社内の事業部を選択できるので、計上先を分けたい場合も1回の申請で済むため業務の時短に繋がっている。

サービス導入前は、メモ書きの形で改善の提案や、購入物品のリストを調整していました。これでは型番などがあいまいで、承認の許可はなかなか下りなかったのです。SmartDBを使用するにつれて、管理部への報告や文書の回し方に一致したテンプレートが見いだせるようになってき、そのままPDCAサイクルへと移行しました。規約管理においても周知事項の毎回のものはクラウドから発信できます。