UFMG elimina documentos de arquivo sem valor permanente

Acervo Diarq

Cerca de 80 metros lineares de documentos de arquivo produzidos por dois setores administrativos e uma unidade acad�mica da Universidade foram eliminados, no fim de outubro, pela Diretoria de Arquivos Institucionais (Diarq). O procedimento seguiu as determina��es da lei federal 8.159, que regula a destrui��o de documentos considerados sem valor permanente.

De acordo com a arquivista J�nia Terezinha Morais Ramos, vice-diretora da Diarq, esta foi a primeira elimina��o de documentos de arquivo da UFMG e seguiu todos os passos definidos pela Resolu��o n� 40, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).

Segundo a Resolu��o, para que a elimina��o seja realizada, � necess�rio elaborar e enviar, para avalia��o do Arquivo Nacional, listagem de todos os documentos a serem descartados. Esse �rg�o � a autoridade arquiv�stica respons�vel por autorizar a elimina��o na esfera do poder executivo federal.

Ap�s aprovada, a listagem � publicada no Di�rio Oficial da Uni�o, em edital de ci�ncia de elimina��o de documentos. Posteriormente, deve ser elaborado termo de elimina��o de documentos, cujo objetivo � registrar as informa��es relacionadas ao ato de elimina��o, �devendo ser publicado em boletim interno, no pr�prio portal ou s�tio eletr�nico�. C�pia da publica��o deve ser enviada ao Arquivo Nacional, para ci�ncia da efetiva��o da elimina��o.

�Qualquer elimina��o de documentos de arquivos que n�o siga tal procedimento � considerada contraven��o pela legisla��o federal�, alerta o diretor da Diarq, professor Renato Pinto Ven�ncio.

Sem uso
Os documentos eliminados no dia 26 de outubro foram produzidos Departamento de Contabilidade e Finan�as (DCF) de 1998 a 2000, pelo Departamento de Log�stica de Suprimentos e de Servi�os (DLO), de 1996 a 2013, e pela Escola de Enfermagem, de 2002 a 2011. Estes �ltimos eram artigos n�o aprovados para publica��o na Revista Mineira de Enfermagem (Reme), enquanto os outros documentos eram referentes � rotina dos dois departamentos, como requisi��es e controles de servi�os. A descri��o dos documentos pode ser conferida no Termo de elimina��o.

O descarte ocorreu por meio de termo de compromisso, firmado pela Universidade e a Associa��o dos Trabalhadores em Materiais Recicl�veis da Pampulha (Astermap). Acompanhado pelas servidoras J�nia Terezinha Morais Ramos e Eliane Bezerra Lima, o procedimento de descaracteriza��o de documentos foi realizado por fragmenta��o.