Google Drive desorganizado? Veja 7 dicas para não se perder nos arquivos

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Usar cores nas pastas do Google Drive é uma ação excelente para organizar arquivos. As cores disponíveis na ferramenta podem ser usadas para indexar pastas de acordo com os conteúdos desejados pelo usuários. Para usar o recurso, basta abrir o Google Drive e pressionar os três pontinhos localizados ao lado da pasta. Depois, pressione em "Alterar cor" e selecione a cor desejada para a pasta. Por fim, clique no campo de confirmação.

A ação de dividir arquivos em mais de uma pasta é interessante para categorizá-las por temas relacionados. Assim, é possível inserir documentos dispersos em uma única pasta, ou adicionar pastas dentro de outras, a fim de evitar que dados permaneçam desconexos dentro do Google Drive. Além disso, é importante nomeá-las de forma otimizada, ou seja, a partir de palavras que possam identificar facilmente o conteúdo e indicar datas de criação e outros termos relacionados.

Para separar um arquivo em pastas ou subpastas, é preciso pressioná-lo e arrastá-lo até a desejada. O procedimento também pode ser feito com um clique nos três pontinhos localizados ao lado do arquivo, seguido da seleção da opção “Mover” e do campo “Meu Drive”. Depois disso, uma nova guia será aberta com uma lista com todas as pastas disponíveis. O usuário precisará apenas selecionar a pasta para envio clicando sobre ela e, depois, em “Mover para cá”, opção disponível no canto inferior direito da tela.

O Google Drive permite que usuários saibam exatamente quais arquivos e pastas ele utilizou recentemente através de uma barra lateral de atividades. O recurso é extremamente útil, pois facilita a identificação rápida dos arquivos mais usados em meio a um Drive repleto de informações. Para fazer a verificação, na tela de início clique no ícone com três barras horizontais localizado na parte superior esquerda do aplicativo e pressione em “Recentes”. Depois de fazer a ação, será possível verificar os arquivos abertos recentemente e escolher o tipo de visualização desejada, se em lista ou em formato de quadros.

Para identificar rapidamente arquivos no Google Drive, também é possível realizar buscas avançadas. O recurso basicamente permite que o usuário encontre qualquer arquivo de interesse na plataforma através do tipo de formato, proprietário, palavras codificadas e modificados em qualquer período, por exemplo.

Para acessar a ferramenta, vá até o campo “Pesquisar no Drive”, localizado na parte central da tela, e clique no campo “Pesquisa Avançada”. Agora, é necessário preencher os campos de pesquisa disponíveis e clicar na opção “Pesquisar”.

Outra dica simples de organização é favoritar arquivos importantes no Google Drive. Após realizar a ação, todos os arquivos selecionados permanecem na guia “Com estrela”, que é individualizada na parte inferior do app, o que facilita e muito a identificação de itens a qualquer tempo. Para favoritar um arquivo, inicialmente clique sobre ele ou pressione os três pontinhos localizados ao seu lado e pressione a opção “Adicionar a ‘Com estrela’”.

Outra opção disponível para organizar o Google Drive é a adição de descrições às pastas. A medida permite a inserção de mais informações sobre elas, assim como o acompanhamento de detalhes relativos aos seus conteúdos, o que facilita uma posterior identificação. Para isso, clique nos três pontinhos localizados ao lado do arquivo ou pasta e selecione a opção “Informações sobre o arquivo e, depois, em “Detalhes”. Após isso, um campo com diversas informações sobre o arquivo será apresentado, como data de criação e última modificação, por exemplo. Por fim, basta deslizar a tela para baixo até a opção “Descrição” e fornecer as informações necessárias para a identificação da pasta.

Também existe a possibilidade de pedir ajuda ao Bard, inteligência artificial do Google, que recebeu uma extensão para o Google Drive. O recurso, que ainda receberá uma versão em português e está sendo liberado aos poucos, pode ser útil para responder a solicitações feitas pelo usuário para encontrar arquivos e pastas na plataforma, por exemplo. A ação poderá ser feita através de comandos textuais individuais ou em conjunto para obter, por exemplo, dados presentes em documentos específicos ou apenas localizá-los entre as pastas.

Com informações de Heyday, Shake Up Learning e ZDNET.

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