Commercial Correspondence

Unit 3

 Replies to Enquiries

Faculty of English for Special Purposes

Commercial Correspondence
 Rules to observe when receiving enquiries

 Reply as soon as possible: A prompt answer

improves the chance of turning an enquirer to a
customer.
 Be sure to answer every question
completely: Put each answer in a separate
paragraph.
 Be friendly and maintain goodwill.

Faculty of English for Special Purposes

2 Commercial Correspondence
 Replies to Enquiries

1. Opening
2. Confirming that you can help
3. ‘Selling’ your product
4. Suggesting alternatives
5. Referring the customer to another place
6. Sending catalogues, price lists, prospectuses,
and samples
7. Arranging demonstrations and visits
8. Closing
Faculty of English for Special Purposes
3 Commercial Correspondence
 Opening

Mention your prospective customer’s name in

the salutation
Dear Mr Green, NOT Dear Sir
Thank the writer for his/her enquiry
Mention the date of his/her letter and quote any
other references.
We thank you for your enquiry of 6 June 20__
in which you asked about/for (asking about/for)
…
Faculty of English for Special Purposes
4 Commercial Correspondence
 Opening

 We were pleased to learn from your

letter of 10 December that you are
impressed with our selection of …
 Thank you for your letter, NJ 1691, which we
received this morning.
 I would like to thank you for your enquiry
of 10 May 20__, and am pleased to inform you
that we would be able to supply you with
the …
Faculty of English for Special Purposes
5 Commercial Correspondence
 Confirming that you can help
Let the enquirer know early that you can help with
what he/she is asking about.
We have a wide selection of sweaters that will appeal
to the market you specified.
Our factory would have no problem in producing the
6,000 units you asked for in your enquiry.
I am pleased to say that we will be able to supply the
transport facilities you require.
We can supply from stock and will have no trouble in
meeting your delivery date.
 We can offer door-to-door delivery services
Faculty of English for Special Purposes
6 Commercial Correspondence
 ‘Selling’ your product

Aim: to encourage or persuade your prospective

customer to do business with you.
Mention 1 or 2 selling points, including any
guarantees, special offers, and discounts.
We can assure you that the Alpha 2000 is one
of the most outstanding machines on the
market, and our confidence in it is supported by
our five-year guarantee.

Faculty of English for Special Purposes

7 Commercial Correspondence
 ‘Selling’ your product

 When you have had the opportunity to see the

samples for yourself, we feel sure that you will
agree that they are of the highest quality; and
to see a wide selection online, go to
www.bettaware.co.uk.
 Once you have seen the Delta 800 in operation
we know you will be impressed by its trouble
-free performance.

Faculty of English for Special Purposes

8 Commercial Correspondence
 Suggesting alternatives

Reason: you do not have what the enquirer has

asked for, but have an alternative.
Do not criticize the product he/she originally
asked for.
The model has now been improved. Its steel
casing has been replaced by strong plastic which
makes the machine much lighter and easier to
handle.

Faculty of English for Special Purposes

9 Commercial Correspondence
 Referring the customer to another place

You may not be able to handle the enquiry.

 The book you mention is not published by us, but by
Greenhill Education Ltd. Their address is …
 We manufacture the product you require, but we only deal
with wholesalers, not retailers. Therefore, I suggest you
contact our agent, R.L. Depre SA, rue Montpellier 28, Paris.
 I regret that we no longer produce the type of stapler you
refer to as there is no longer sufficient demand for it.
 We no longer manufacture pure cotton shirts as their retail
prices tend only to attract the upper end of the market. All
our garments are now polycotton, which is stronger, needs
little ironing, and allows variations in pattern.
Faculty of English for Special Purposes
10 Commercial Correspondence
 Sending catalogues, price lists,
prospectuses, and samples

Remember to enclose current catalogues and

price lists with your reply.
Take this opportunity to ‘sell’ your product.
We enclose our booklet on the Omega 2000
and are sure you will agree that it is one of the
finest machines of its kind.

Faculty of English for Special Purposes

11 Commercial Correspondence
 Sending catalogues, price lists,
prospectuses, and samples

If prices are subject to change, let your customer

know.
We have enclosed our price list, but should
point out that prices are subject to change as the
market for raw materials is very unstable at
present.

Faculty of English for Special Purposes

12 Commercial Correspondence
 Sending catalogues, price lists,
prospectuses, and samples

Also let your customer know if you are sending

samples under separate cover.
Please find enclosed our current catalogue. The
samples you asked for will follow under separate
cover.
… by separate post
… by parcel post

Faculty of English for Special Purposes

13 Commercial Correspondence
 Arranging demonstrations and visits
 As the enclosed booklet cannot really show the
efficiency of this system, we would be happy to
arrange for our representative to visit you and give
a demonstration. If you are interested in a visit,
please fill in the enclosed pre-paid card and return it
to us.
 The enclosed catalogue will give you an idea of the
type of sound equipment we produce, but may we
suggest that you also visit our agent's showrooms
in Rotterdam where you can see a wide range of
units? The address is . . Faculty of English for Special Purposes
14 Commercial Correspondence
 Closing

Thank your customer.

Should also encourage further enquiries.
 Once again we would like to thank you for
writing. We would welcome any further
questions you might have.
 Please contact us again if you have any
questions/ if we can be of any help.
 We would be pleased to supply any further
information you require.
Faculty of English for Special Purposes
15 Commercial Correspondence
Practice 1:
1 công ty nhận được thư hỏi mua lốp ô tô, mã hàng: TT
350 và TR 203, giao hàng vào đầu tháng 11 năm 20..
Hãy viết thư trả lời với nội dung:
Cảm ơn người mua đã tín nhiệm hỏi mua lốp xe ô tô và
hân hạnh chào b án bán 2000 lốp mã TT 350 theo giá và
các điều khoản trong đơn chào hàng chính thức gửi kèm
thư này.
Thông báo rằng chúng ta không thể bán mã TR 203 vì mã
hàng này không còn sản xuất nữa. Tuy nhiên ta xin chào
bán mặt hàng thay thế có cùng t ính năng mã hàng TR
233 và nhấn mạnh rằng mặt hàng này được làm từ cao su
tự nhiên, rất bền, có độ tin cậy và giá cũng không cao hơn
giá của mã hàng TR 203.
Nhân thể chúng ta muốn giới thiệu công ty cao su sao
vàng là một công ty liên doanh với một công ty Nhật Bản
nổi tiếng là Sutomu chuyên sản xuất các sản phẩm từ cao
su tự nhiên. Sản phẩm của chung ta đã được xuất sang
Faculty of English for Special Purposes
nhiều nước dưới tên INOE. Commercial Correspondence
Practice 2
Công ty TNHH Hải Hà địa chỉ 230 Hàng Mành Hà Nội có nhận
được thư hỏi hàng của công ty Thiết kế nội thất số 450 High
street SW1 – London – UK hỏi mua đồ mây (rattan furniture).
Anh/chị hãy thảo giúp bà Phạn Kim Hạnh – GĐ công ty Hải Hà
với nội dung chính sau đây:
Xác nhận ta có thể cung cấp 20 bộ bàn ghế mây theo mẫu mã
ghi trong catalog mà khách đã yêu cầu trong thư hỏi hàng.
Giao hàng trong vòng 3 tuần kể từ khi nhận được thông báo
tín dụng thư có liên quan đã được mở.
Đối với bộ giá sách mà khách hàng hỏi mua hiện nay đã bán
hết do nhu cầu trong nước quá cao. Ta xin chào bán mặt
hàng thay thế mã 345 như minh họa trong catalog. Mặt hàng
này làm từ nguyên liệu tốt, thiết kế tinh xảo hợp thời trang,
giá cả tương đối cạnh tranh. Xin khách hàng cho biết ý kiến.
Nhân thể giới thiệu thêm công ty Hải Hà cũng nhân sản xuất
các mặt hàng mây theo yêu cầu hoặc mẫu riêng của khách
hàng.
Faculty of English for Special Purposes
Commercial Correspondence
Practice 3:
Cách đây 2 hôm, TGĐ công ty nhận được thư hỏi hàng của ông Graham, công ty
Lumtee, địa chỉ số 10, High Street, UK hỏi mua bít tất sợi bông cho mọi lứa tuổi.
Thảo một thư bằng tiếng Anh để trả lời:
Cảm ơn thư hỏi hàng. Khẳng định chúng ta hoàn toàn có khả năng cung cấp
nhiều loại bít tất cho mọi lứa tuổi.
Gửi kèm catalogue với bảng giá CIF London mà họ yêu cầu.
Báo với họ là chúng ta sẵn sàng cho họ hưởng 1 khoản chiết khấu thương mại là
7% tính theo giá FOB và nếu đơn đặt hàng của họ có trị giá trên 20.000 bảng
Anh thì ta cho họ được hưởng thêm 15% chiết khấu nữa. Nếu họ thanh toán
trong vòng 10 ngày được giảm 5% nữa.
Thanh toán bằng tín dụng thư không hủy ngang, có xác nhận trả tiền ngay, mở
tại Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam, mở trước khi giao hàng 15 hôm, có hiệu
lực trong vòng 45 ngày, cho công ty hưởng toàn bộ giá trị lô hàng.
Chúng ta có thể giao hàng trong vòng 1 tháng kể từ khi người mua đặt đơn
hàng chính thức.
Lưu ý họ là hàng của chúng ta làm bằng 100% sợi bông và đã xuất sang thị
trường Châu Âu được khách hàng ở đó rất ưa chuộng vì mẫu mã đẹp, giá cả lại
phải chăng.
Hy vọng 2 bên nhanh chóng đạt được những điều chúng ta vừa nêu ở trên và tin
tưởng rằng hàng của chúng ta sẽ có ở/ bán chạy ở thị trường UK.
Tên tôi là Đặng Lâm
Chức vụ: Trưởng phòng XNK Service Co.
204 Giảng Võ, Hà Nội. Faculty of English for Special Purposes
Commercial Correspondence
Practice 4
Ông Trần Minh Hải, giám đốc điều hành công ty TNHH Minh Hải, địa chỉ số 24,
đường Giải Phóng, Hà Nội nhận được một thư điện tử hỏi hàng số 357/2005
của công ty Wembley & Co. Ltd., địa chỉ Wecombey Bldg, Newell Street,
Birmingham B3 3EL của ông Smith – trưởng phòng kinh doanh - viết hỏi mua
quần áo mùa hè cho mọi lứa tuổi. Anh/chị hãy soạn giúp ông Hải thư trả lời với
nội dung sau:
Cảm ơn thư hỏi hàng của khách và vui mừng được biết rằng khách hàng rất
quan tâm đến những sản phẩm quần áo mùa hè dành cho mọi lứa tuổi của
công ty được quảng cáo trên trang web madeinvietnam.com.vn.
Chúng ta sẵn sàng cung cấp những mặt hàng mà khách yêu cầu vì hàng đã có
sẵn trong kho. Chúng ta xác nhận hàng sẽ được giao ngay khi nhận được đơn
hàng của khách.
Chúng ta có thể cho khách hưởng 10% chiết khấu về số lượng cho những đơn
hàng có trị giá trên 10000 bảng Anh. Tỉ lệ chiết khấu thương mại thông thường
dành cho khách hàng Châu Âu của công ty là 5% tính trên giá gốc. Thanh toán
bằng thư tín dụng không hủy ngang mở tại một ngân hàng có danh tiếng quốc
tế. Tuy nhiên chúng ta sẵn sàng cân nhắc lại điều khoản thanh toán này một
khi hai bên đã thiết lập quan hệ làm ăn chắc chắn.
Gửi kèm thư này catalogue mùa hè và bảng giá mới nhất, báo giá FOB Hải
Phòng. Giá được chào được áp dụng cho tới cuối năm 20...
Tin tưởng rằng các sản phẩm may mặc của chúng ta có chất lượng cao, mẫu
mã đẹp và bán chạy ở thị trường Châu Âu.
Hy vọng hai bên sẽ đạt được thỏa thuận theo những điều khoản trên và mong
sớm nhận được đơn hàng từ khách. Faculty of English for Special Purposes
Commercial Correspondence
 Translate into English
1. Chúng tôi rất mừng nếu các ngài gửi cho chúng tôi ca-
tô-lô mới nhất và bảng giá hiện hành cho những mặt
hàng nói trên.
2. Chúng tôi là khách hàng thường xuyên mua mặt hàng
này và chúng tôi sẽ rất vui mừng nếu các ngài gửi hàng
mẫu và cho chúng tôi biết giá thấp nhất các ngài có thể
chào bán.
3. Chúng tôi muốn mua quần áo may sẵn nam nữ của các
ngài giao hàng ngay. Đề nghị các ngài gửi mẫu hàng
này và cho chúng tôi biết chi tiết về giá cả và thanh
toán.
4. Giao hàng trong vòng một tháng kể từ khi nhận được
đơn hàng của các ngài.
Faculty of English for Special Purposes
20 Commercial Correspondence
 Translate into English

5. Chúng tôi muốn mua xi-măng nhãn hiệu Con Rồng Đỏ của các ngài và
sẽ rất vui mừng nếu các ngài báo giá FOB Hải phòng cho chúng tôi
6. Chúng tôi rất tiếc báo cho các ngài rằng chúng tôi không thể bán cho
các ngài những mặt hang này ngay được vì nhu cầu trong nước rất lớn
mà chúng không thỏa mãn được.
7. Chúng tôi không sản xuất các mặt hàng các ngài hỏi mua mấy năm nay
rồi nhưng chúng tôi có thể chào bán cho các ngài những mặt hàng tương
tự với giá 500 bảng Anh CIF Liverpool mỗi tấn.
8. Nếu các ngài có thể bán cho chúng tôi những mặt hang có phẩm chất
chúng tôi cần, chúng tôi sẽ đặt mua thường xuyên với số lượng lớn.
9. Nếu hàng của các ngài được như mẫu, chúng tôi tin là sẽ bán rất chạy
ở đây.
10. Chúng tôi mong nhận được tin của các ngài sớm và mong được gặp
các ngài trong một tương lai không xa. Faculty of English for Special Purposes
21 Commercial Correspondence
 Translate into English
1. Chúng tôi được ông John Harry, thuộc Phòng Thương mại của Anh tại
Hà Nội, giới thiệu tên của quí công ty.
2. Chúng tôi đã nhìn thấy các sản phẩm của quí ngài được trưng bày tại
hội chợ thương mại đầu năm nay. Xin vui lòng cho chúng tôi biết thêm
thông tin về các sản phẩm đó.
3. Xin vui lòng gửi cho tôi catalô mới nhất và bảng giá hiện hành về máy
fax, cùng với những tờ rơi có hình ảnh để tôi có thể chuyển cho các
khách hàng tiềm năng.
4. Tôi rất cảm kích nếu có thêm các chi tiết về các thiết bị điện gia dụng
mới mà các ngài đang quảng cáo trên trang web của mình.
5. Chúng tôi quan tâm đến điều kiện thanh toán và chiết khấu dành cho
đơn hàng lớn và thường xuyên.
6. Chúng tôi kinh doanh hàng dệt may và tin rằng tại khu vực của chúng
tôi có một thị trường đầy hứa hẹn cho loại hàng có giá phải chăng
này.
7. Xin cho biết các điều kiện thanh toán và chiết khấu khi mua với số
lượng từ 500 sản phẩm trở lên. Faculty of English for Special Purposes
22 Commercial Correspondence
8. Xin vui lòng chào giá gồm cả giao hàng đến địa chỉ của
chúng tôi như ghi ở phía trên.
9. Chúng tôi rất vui mừng gửi kèm theo một bộ khá đầy đủ
các mẫu thiết kế mới nhất và bán chạy nhất của chúng tôi.
10. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho ngài biết hiện nay chúng
tôi không có khả năng đáp ứng nhu cầu của các ngài.
11. Tôi tin tưởng rằng khi xem mẫu hàng các ngài sẽ thấy
hàng có chất lượng tốt và giá cả hợp lý.
12. Chúng tôi được biết tên và địa chỉ của công ty các ngài
qua các bạn hàng của chúng tôi ở Nhật Bản.
13. Nhu cầu hàng năm của chúng tôi đối với mặt hàng này là
rất lớn và chúng tôi có thể đặt đơn hàng lớn nếu giá cả cạnh
tranh.
14. Ông John Smith, người đã làm ăn với quí ngài được vài
năm nay cho chúng tôi biết quí ngài có thể cung cấp cho
chúng tôi … Faculty of English for Special Purposes
23 Commercial Correspondence