01.

Warehouse Overview

TIM
Logistik Bisnis
Manajemen Pergudangan
 ATURAN PERKULIAHAN

 SERAGAM
 KETERLAMBATAN
 TUGAS
 QUIZ
 UJIAN
 ABSENSI

Manajemen Pergudangan
 Warehouse ???

You have

5 minutes
to discuss this with the
people beside you.

Manajemen Pergudangan January 4, 2020

 WAREHOUSING

Manajemen Pergudangan
 DEFINITION WAREHOUSE

 Warehouse : as special facility which have the

character of remain, designed to assist to reach
goals good service with lowest total cost.
 Reason Important Warehouse

 As buffer stock between supply and demand

 For Support stock regarding long production time
 Safety stock
 As Protector seasonal request which fluctuation.
 As safety strategy during rest production
 Reduce cost transportation and production
 For fulfillment requirement of production process.

Manajemen Pergudangan
 SUBJECTS WAREHOUSE
A. Warehouse to form part integral for
activity logistics system

Logistics

Measurements & Information System

Goals Requirements

Process Organization
Designs Develovment

Costumer Service Inventory Planning

Supply Transportation DC Operations
&Order Processing & Management

Customer Service Policy Forecasting Supplier Service Policy Network Design Receiving

Customer Statisfaction Order Quantity Engineering Sourcing Shipment Management Putaway

Order Entry Fill Rate Planning Suplier Intergration Fleet/Container Management Storage

Order Processing Control Policy Purchase Order Prosessing Carrir Management Order Picking

Invoicing & Collections Deployment Buying & Payment Freight Management Shipping
B. Warehouseplay the part of important role
on supply chain

Raw Materials
Warehouse
Finished Goods (FG)
Raw Materials Warehouse
Warehouse
Finished Goods (FG)
Warehouse
Work-In-Process (WIP)
Warehouse

Work-In-Process (WIP)
Warehouse

Distribution Center

Fulfillment Center Local Warehouse

Home Delivery
Local Delivery Local Delivery
 WAREHOUSE DIVIDED INTO:

 Raw material and component warehouses

 Work-in-process warehouses
 Finished goods warehouses
 Distribution warehouses and distribution
centers
 Fulfillment warehouse and fulfillment
centers
 Local warehouses
 Value-added service warehouses

Manajemen Pergudangan
 C.Warehouse is a main eye chain to connect producer with
customer

F
A E
B K
O
C
D N
S
U
M
E
N

INBOUND LOGISTICS MATERIAL MANAGEMENT PHYSICAL DISTRIBUTION

BUSINESS LOGISTICS/ LOGISTICS SYSTEMS

 Keterangan

 A : Raw Material and Component

 B : Early Process and or sub assembling
 C : Manufacture
 D : Inventory Finish goods
 E : Distribution to warehouse
 F : Ritel

Manajemen Pergudangan
D.Warehouse is a role important in providing goods
wanted by consumer with low total cost.

Product

Price Promotion
Marketing

Place/ costumer
service levels

Inventory Transportation
carrying costs costs

Logistics Lot quantity Warehousing

costs costs

Order processing and

information costs
Manajemen Pergudangan
 Warehouse : a logistics system from a company
function for to store product and provide
information about status and also the condition of
material / kept product in warehouse so that the
information always up-to-date and is easy to
accessed by anybody have importance
kept product in warehouse is :
 Raw material
 Component
 goods-in-process, and
 Finished good

Manajemen Pergudangan
 5. Warehouse role on system Supply Chain

 To store more many item

 Better Service
 Service with better value added
 More accepting and sending international orders

Manajemen Pergudangan
 6. Warehouse Challenges

 Required less few time to process order.

 Percentage of smaller mistake.
 Personnel can speak english

Manajemen Pergudangan
 7. Process Warehouse

 Receiving
 Storing
 Shipping

Manajemen Pergudangan
 Receiving Put Away Storage

Delivery Sortation Picking

Manajemen Pergudangan
 DEFINISI GUDANG

Gudang dapat digambarkan sebagai bagian dari suatu

sistem logistik sebuah perusahaan yang berfungsi untuk
menyimpan produk dan menyediakan
informasi mengenai status serta kondisi
material/produk yang disimpan di gudang sehingga
informasi tersebut selalu up-to-date dan mudah diakses
oleh siapapun yang berkepentingan.

Manajemen Pergudangan January 4, 2020

 ALASAN PENTINGNYA GUDANG?

 Mengurangi aktivitas transportasi

untuk biaya produksi
 Koordinasi antara ‘permintaan dan
pengadaan”
 Membantu bagian produksi
 Membantu bagian marketing

Manajemen Pergudangan January 4, 2020

 PERAN GUDANG PADA SCM?

Information Flow
Flow of finance
Flow of goods

Supplier’s
Supplier Customer’s
Customers
Supplier’s Customer’s
Supplier Customers

INBOUND INTERNAL OUTBOUND

LOGISTICS LOGISTICS LOGISTICS

STORAGE STORAGE

Manajemen Pergudangan January 4, 2020

 SIKLUS PENGADAAN BARANG

RENCANA
KEBUTUHAN
( RK )

1 PROGRAM
PEMASOK PENGADAAN

2
PENYIMPANAN

3
K E T E R A N G A N:
(1) Proses tender dan kontrak
PEMAKAIAN
(2) Transaksi penerimaan

(3) Transaksi pengeluaran

Manajemen Pergudangan January 4, 2020
 PENERIMAAN BARANG

TUJUAN: Mendapatkan barang sesuai dengan pesanan/kontrak

MEKANISME:

Gudang Pengadaan

Barang datang di gudang

Pemeriksaan:
kelengkapan, spesifikasi/
pengujian kualitas

Tdk
Berita Acara Penerimaan
Diterima Klaim
Barang

Ya
- kodifikasi Persetujuan
- isi kartu stok Pembayaran

Penyimpanan

January 4, 2020
 PENYIMPANAN BARANG

• TUJUAN
Menjamin terhindarnya barang dari kerusakan dan
kehilangan sehingga siap diberikan kepada
pemakainya pada saat diperlukan.

• TUGAS POKOK
1.Menerima barang dari pemasok sesuai prosedur
dan mengadministrasikannya
2. Menyimpan barang sehingga terhindar dari
kerusakan dan kehilangan
3. Memberikan barang kepada pemakai dan
mengadministrasikannya.

Manajemen Pergudangan January 4, 2020

 PENGELUARAN BARANG
TUJUAN: Menjamin pengeluaran barang sesuai dengan permintaan
pemakainya (user) baik jenis maupun jumlahnya

MEKANISME:
Pemakai Gudang

Nota Permintaan Cocokkan dengan

Barang status persediaan

Barang Tdk
Ada

Ya
- Transaksi pengeluaran
barang dengan pemakai
- Perubahan status persediaan

Perlu pesan
Stop
barang
Tdk
Ya

Permintaan Pembelian

January 4, 2020
 AKTIVITAS PERGUDANGAN

RESERVE
STORAGE
LOADING
UNLOADING
GOODS ORDER
RECEIPT PICKING SORTATION
CHECKING DELIVERY

RECEIVING STORAGE SHIPING

January 4, 2020
 UNLOADING

1. PERSIAPAN Penerimaan barang yang

dilakukan satu hari sebelum kedatangan
barang (mempersiapkan staging area)
2. KEDATANGAN Pengiriman yang
dilakukan di hari yang sama dengan hari
bongkar muatan (unloading)
3. BONGKAR MUATAN, merupakan
kegiatan inti dalam aktivitas unloading.
4. UPDATE DATA merupakan kegiatan
finishing dalam aktivitas unloading.

Manajemen Pergudangan January 4, 2020

 PUT AWAY

1. PUTAWAY SYSTEM dilakukan untuk mencari lokasi

putaway dalam sistem dan pencantuman label lokasi
pada barang.
2. PUTAWAY FISIK BARANG merupakan kegiatan inti
dalam aktivitas putaway, yaitu aktivitas meletakkan
produk pada lokasi yang tertera di label
3. VERIFIKASI STOK DAN DOKUMENTASI dilakukan
pada satu hari setelah putaway fisik barang dan
melibatkan dua fungsi/orang dalam pelaksanaannya
yaitu administrasi dan stock control.

Manajemen Pergudangan January 4, 2020

 ORDER PICKING

1. ORDER PROCESSING dilakukan pada satu hari

sebelum loading dilakukan. Dalam step ini terdapat
beberapa kegiatan yang perlu dilakukan
yaitu:Hubungi customer untuk konfirmasi, Print PS.

2. PICKING dilakukan setelah order processing dan

satu hari sebelum loading dilakukan. Dalam step ini
terdapat beberapa kegiatan yang perlu dilakukan
yaitu:
 terima PS, ambil produk sesuai dengan PS,
 Selidiki dan revisi, jika barang yang harus di-pick tidak
lengkap/ tidak tersedia. Kegiatan ini dilakukan oleh stock
control.
 Taruh produk di staging area.
 Cek produk di staging area.
 Beri tanda siap dimuat.

Manajemen Pergudangan January 4, 2020

 LOADING

1. PERSIAPAN muat dalam step ini terdapat beberapa

kegiatan yang perlu dilakukan yaitu: Info ke
transporter bahwa produk siap dimuat, siapkan
kendaraan untuk muat dan kirim produk.

2. PROSES MUAT merupakan kegiatan inti dalam

aktivitas loading, dalam step ini terdapat beberapa
kegiatan yaitu: cek dan memuat produk, selidiki dan
revisi, jika terdapat barang yang tidak ada atau
permasalahan

3. PENGIRIMAN, dilakukan setelah proses muat dan

merupakan kegiatan finishing dalam aktivitas
loading

Manajemen Pergudangan January 4, 2020

 AKTIVITAS LAINNYA (PENUNJANG)

 REPACKAGING, aktivitas ini dilakukan apabila

barang yang diterima dalam satuan bulk besar dan
hendak disimpan dengan kemasan yang lebih kecil
agar sesuai dengan kebutuhan dan keinginan
perusahaan atau konsumen.

 PACKAGING and/or PRICING, Item produk tertentu

adakalanya harus dikemas dengan kemasan tertentu
dan diberi label harga.

 SORTATION, dilakukan apabila sebuah pesanan

memerlukan lebih dari satu item barang.

Manajemen Pergudangan January 4, 2020

 DISKUSI

• Aktivitas pergudangan apasaja yang ada di Gudang Anda??

• Defisikan gudang di perusahaan Anda dengan satu kata, atau

gambarkan dengan satu gambar.
 KPI AKTIVITAS PERGUDANGAN

Manajemen Pergudangan January 4, 2020

 KPI UNTUK WAREHOUSE

KPI yang Baik…….

• Jelas dan memiliki hubungan dengan strategi perusahaan
• Sederhana dan mudah dipahami
• Memungkinkan untuk dikontrol/diawasi oleh orang yang
melakukan pengukuran.
• Ditentukan oleh konsumen dan perusahaan.
• Menyajikan data yang akurat dan cepat
• Informasi sebaiknya merupakan usulan yang saling berkait

Basic KPI …….

• Financial
• Productivity
• Quality
• Cycle Time Performance

January 4, 2020
RECEIVING (penerimaan barang)

Pengecekan
transportasi

Pembongkaran muatan
dari truck

Memastikan jaminan
bahwa kuantitas dan
kualitas barang sesuai
dengan dokumen yang
diorder
January 4, 2020
 KPI untuk Aktivitas RECEIVING

Manajemen Pergudangan January 4, 2020

PRINSIP RECEIVING

1. Aktivitas transportasi
2. Pengecekan dokumen vs dokumen
3. Pengecekan dokumen vs barang
4. Aktivitas barang vs lokasi (space)
5. Aktivitas dokumen vs system

January 4, 2020
HAMBATAN DI RECEIVING

1. Tidak ada jadual pengiriman

2. Parkir kendaraan
3. Loading dock tidak ada/penuh
4. Sarana unloading kurang
5. Warehouse penuh/Lokasi penyimpanan jauh
6. Kondisi barang “recehan”
7. Registrasi produksi : batch no, exp date
8. Dokumentasi

January 4, 2020
YANG BISA DIUKUR …
1. Waktu tunggu – diukur semenjak truck masuk kedalam lokasi
perusahaan sampai truck parkir di dock atau barang-barang siap
diturunkan
• Contoh: Jam 08-10 30 menit, Jam 10-12 55 menit, Jam 13-15 30
menit

2. Unloading truck/tipe/jam – diukur waktu mulai truck menurunkan

barang hingga dokumen pengiriman selesai di proses
• Contoh: CDE 30-45 menit, CDD 50-75 menit, Fuso 60-75 menit,
Tronton 90 menit

3. Pallet (karton)/jam – banyaknya pallet (atau yang setara dengan 1

pallet) yang diturunkan dari truck
• Contoh: 12 pallet/jam, 140 karton/jam
January 4, 2020
 KPI untuk Aktivitas PUT AWAY

Manajemen Pergudangan January 4, 2020

PUT AWAY
Menempatkan barang diarea penyimpanan
Penanganan barang, verifikasi lokasi dan penempatan barang

Prinsip-prinsip Put Away:

1. Aktivitas transportasi
2. Pengecekan dokumen
vs barang
3. Aktivitas barang vs
lokasi
4. Aktivitas dokumen vs
system

January 4, 2020
HAMBATAN DI PUT AWAY

1. Jarak rak yang relatif jauh

2. Tidak ada WMS
3. Ketinggian pallet yang beragam
4. Lokasi barang yang kurang jelas
5. Sarana yang terbatas

January 4, 2020
YANG BISA DIUKUR …

1. Pallet/jam – banyaknya pallet (atau yang setara dengan 1

pallet) yang diturunkan dari truck
• Contoh: 12 pallet/jam

2. Akurasi – mengukur akurasi antara lokasi pallet yang di

put awaykan dengan data yang di masukan kedalam
system
• Contoh: Tanggal 1 – 98%, tanggal 2 – 99%, tanggal 3
– 99%

January 4, 2020
 KPI untuk Aktivitas ORDER PICKING

Manajemen Pergudangan January 4, 2020

 PICKING

1. Pemindahan barang dari areal picking atau areal

penyimpanan sesuai dengan order yang ada.
2. Basis aktifitas warehouse – 63% dari seluruh
biaya warehouse.
3. Meningkatnya order picking akan semakin sulit
penanganannya.
4. Order yang lebih kecil yang dikirimkan ke
konsumen semakin sering dan semakin akurat.
5. Semakin banyak produk harus dihubungan
dengan sistem penanganan order. picking
system.

January 4, 2020
Source: Edward H Frazelle, Ph.D, Supply Chain Strategy.
PRINSIP-PRINSIP PICKING

1. Pengecekan dokumen vs barang

2. Aktivitas barang vs lokasi (space)

January 4, 2020
HAMBATAN DI PICKING

1. Pengeluaran barang lambat

2. Pemasukan barang tinggi
3. Lokasi penyimpanan salah
4. Kerusakan barang
5. Urutan rencana delivery tidak tepat
6. Pembagian leading hand yang tidak baik
7. Picking campuran
8. Team picker yang kurang

January 4, 2020
YANG BISA DIUKUR …
1. Picking/jam – diukur dari total picking yang terjadi
dibandingkan dengan waktu yang diperlukan
• Contoh: Pallet : 50 pallet/jam, Inner : 200 inner/jam, Pcs
: 350 pcs/jam

2. Akurasi picking – jumlah picking barang yang salah (tidak

sesuai dengan instruksi picking)
• Contoh: Tangal 1 – 0.1%, Tanggal 2 – 0.7%, tanggal 3 –
2%

January 4, 2020
 OPTIMASI
AKTIVITAS PERGUDANGAN

Manajemen Pergudangan January 4, 2020

  Tujuan:
Mengoptimalkan kinerja gudang agar selalu
berada pada tingkat performance yang paling
baik secara terus menerus dengan cara
memaksimalkan tingkat efisiensi di segala
tahapan aktivitas dengan segala sumber daya
yang tersedia.

 Pertanyaan Kunci:
 Apakah yang dicapai saat ini sudah optimal?
 Sampai batas mana tingkat optimal yang seharusnya
dicapai (sesuai dengan KPI)?

Manajemen Pergudangan January 4, 2020

 Langkah-langkah Untuk Mengoptimalkan Gudang

 Lakukan pemetaan aktivitas gudang tahap demi

tahap, kemudian tentukan KPI untuk setiap
aktivitas
 Tetapkan target untuk setiap tahapan aktivitas
gudang.
 Lakukan pengukuran atas hasil yang dicapai saat
ini.
 Lakukan tindakan perbaikan atas setiap
perbedaan antara Target vs Hasil

Manajemen Pergudangan January 4, 2020

 Kenapa Harus ada Target

Target dibutuhkan untuk:

 Mengetahui apa yang akan dicapai.
 Berapa besar yang akan kita capai.
 Fokus
 Mengarahkan sumber daya yang ada secara efektif
 Memberi informasi posisi kinerja kita saat ini apakah berada di jalur yang
benar?
 Memberi informasi dini atas setiap penyimpangan.
 Memberi informasi apakah konsumsi waktu sebanding dengan hasil kerja
yang dihasilkan.
 Dapat membandingkan kinerja dengan usaha sejenis, apakah yang sudah
dicapai saat ini lebih baik dari pesaing atau tidak?

Manajemen Pergudangan January 4, 2020

 CONTOH PENETAPAN TARGET SERTA PENCAPAIANNYA

KPI Target Pencapaian Hasil

Order Fulfillment 98% same 98.3% same Achieve

day day
Stock Accuracy 99.9% 98% Not Achieve
Perfect Time 85% 82% Not Achieve
Standar for
Unloading
Perfect Order 95% 92% Not Achieve
Fulfillment

January 4, 2020
 Tindakan Perbaikan

 Identifikasi penyebab utama dari setiap penyimpangan atau identifikasi

masalah. Pisahkan mana penyebab utama dan mana penyebab
pendukung.
 Penyebab utama adalah faktor yang paling berpengaruh terhadap
terjadinya penyimpangan.
 Keberhasilan mengidentifikasi masalah telah menyelesaikan masalah 50%
masalah.
 Tetapkan beberapa alternatif pemecahan masalah.
 Antisipasi masalah-masalah lain yang berpotensi timbul dari setiap
alternatif pemecahan masalah.
 Gunakan pendekatan kuantitatif untuk mempermudah memutuskan
salah satu alternatif.

Manajemen Pergudangan January 4, 2020

 DISKUSI

• Rancang tindakan perbaikan yang dapat dilakukan untuk

memperbaiki capaian target yang tidak tercapai.

• Lakukan pemetaan terhadap salah satu aktivitas yang dilakukan di

gudang Anda.
• Rancang KPI untuk aktivitas tersebut.
TERIMA KASIH