‫به نام خدا‬

‫آموزش کار با انواع توابع در اکسل‬

‫تهیه کننده‪ :‬فاطمه مقدم‬
‫شماره دانشجویی‪4023813133 :‬‬

‫تابع ‪: VLOOKUP‬‬
‫این تابع زمانی استفاده میشود که بخواهیم یک مقدار را در محدوده داده‬
‫مورد نظر جست و جو کنیم‪.‬‬
‫این تابع به راحتی یک داده را برای ما استخراج میکند‪.‬‬
‫روش کار با این تابع‪:‬‬
‫‪ .1‬ابتدا دادههای مورد نظر را در اکسل وارد میکنیم‪.‬‬
‫‪ .2‬سپس مقادیری که به دنبال آنها هستیم را در یک ‪ cell‬به طور مجزا‬
‫تایپ میکنیم‪.‬‬

‫‪ .3‬حاال در سلول مشخص شده دستور تابع ‪ vlookup‬را وارد میکنیم‪.‬‬

‫روش اعمال این دستور به شرح زیر است‪:‬‬
‫‪=VLOOKUP(lookup-value,table-array,col-index-‬‬
‫)‪num,0‬‬
‫‪ : Lookup-value‬رشتهای که میخواهیم برای آن میانگین نمرات درس‬
‫اندیشه را بیابیم‪ = .‬شیمی یا سلول ‪E13‬‬
‫‪ : Table-array-col‬انتخاب محدوده مورد نظر ( ما از کل محدوده‬
‫استفاده میکنیم‪).‬‬
‫‪ : Index-number‬اتخاب شماره ستون مد نظر = ‪3‬‬
‫‪ : 0‬برای افزایش دقت جست و جو اعمال میشود‪ ( .‬فقط پارامترهای‬
‫کامال منطبق را مییابد‪).‬‬
‫نتیجه حاصل یافتن پارامتر مورد نظر است‪.‬‬
 ‫تابع ‪: MATCH‬‬
‫جستجو و پیدا کردن یک مورد خاص به خصوص زمانی که با تعداد سطرها یا‬
‫ستونهای زیاد مواجه هستیم‪ ،‬کار مشکلی است‪ .‬به این منظور اغلب از روشهای‬
‫مرتبسازی یا دستهبندی برای تفکیک گروهها استفاده کرده و به این ترتیب‬
‫سرعت جستجو را افزایش میدهیم‪ .‬در اینجا منظورمان جستجو با هدف دسترسی‬
‫به یک مورد از اطالعات (سطر یا ستون) کاربرگ است و هرگز از جستجو با‬
‫ابزار ‪ find‬یا ‪ search‬اکسل‪ ،‬صحبت نمیکنیم‪ .‬تابع ‪ MATCH‬در اکسل با این‬
‫کارکرد در اختیارمان قرار گرفته و به خوبی از عهده پیدا کردن موضوع مورد‬
‫جستجو و مطابقت دادن یک سلول با آن بر میآید‪.‬‬
‫روش کار با این تابع‪:‬‬
‫کار با این تابع مشابه تابع ‪ VLOOKUP‬است‪ .‬بدین صورت که داده ها را وارد‬
‫کرده و دستور زیر را اعمال میکنیم‪:‬‬
‫)]‪= match(lookup-value, lookup-array, [match type‬‬
‫‪ : Lookup-value‬مقداری مورد جست و جو ‪ /‬میتواند عدد‪ ،‬متن‪ ،‬تاریخ‪،‬‬
‫خروجی یک تابع دیگر‪،‬آدرس یک ‪ cell‬و ‪ ...‬باشد‪.‬‬
‫‪ : Lookup-array‬محدود مورد نظر (یک ستون یا ردیف)‬
‫‪ : Match type‬نوع مطابقت ‪:‬‬
‫‪ =0‬محل دقیق داده ‪ =1 ،‬بزرگترین مقدار کمتر از مورد داده شده ( باید دادهها را‬
‫به صورت صعودی مرتب کنیم) ‪ =-1 ،‬کمترین مقدار بزرگتر از مورد داده شده‬
‫( باید دادهها را به صورت نزولی مرتب کنیم)‪.‬‬
‫نوشتن تابع ‪ match‬برای یافتن نمره ‪ 14‬در ستون نمرات درس آمار ) انتخاب‬
 ‫‪ 0‬باعث یافتن نتایج دقیق میشود‪).‬‬

‫‪match taype: 1‬‬ ‫‪Match taype: -1‬‬

‫حتما دادهها را به شکل صعودی مرتب میکنیم‪.‬‬ ‫حتما دادهها را به شکل نزولی مرتب میکنیم‪.‬‬
 ‫تابع ‪: IFERROR‬‬
‫تابع »‪ «IFERROR‬برای مدیریت خطاها در اکسل مورد استفاده قرار میگیرد‪.‬‬
‫این تابع به طور خاص یک فرمول را بررسی میکند و اگر احتمال بروز خطا‬
‫وجود داشته باشد‪ ،‬مقدار دیگری که کاربر مشخص کرده است را در خروجی‬
‫نمایش میدهد‪ ،‬در غیر اینصورت‪ ،‬نتیجه فرمول را نشان خواهد داد‪.‬‬
‫• تابع ‪ IFERROR‬هر نوع خطایی در اکسل از جمله »‪، «DIV/0‬‬
‫»‪«REF» ،«NUM»،«NULL» ،«NAME» ،«N/A‬و »‪ «VALUE‬را‬
‫مدیریت میکند‪.‬‬
‫• بر اساس مقدار آرگومان ‪ ،Value_if_error‬این تابع میتواند خطاها را با‬
‫پیغامهای متنی شخصی سازی شده‪ ،‬عدد‪ ،‬تاریخ‪ ،‬مقادیر منطقی‪ ،‬نتیجه یک فرمول‬
‫دیگر یا حتی یک رشته خالی جایگزین کند‪.‬‬
‫• اگر مقدار آرگومان ‪ ، Value‬یک سلول خالی باشد‪ ،‬فرمول با آن مانند یک رشته‬
‫خالی برخورد خواهد کرد و آن را خطا در نظر نمیگیرد‪.‬‬

‫روش کار این تابع‪:‬‬

‫فرمول این تابع به صورت زیر است‪:‬‬
‫)‪=IFERROR(value, value_if_error‬‬
‫در این فرمول‪ ،‬آرگومان »‪ ، «Value‬ضروری است و مقدار موردنظر برای‬
‫بررسی خطا را مشخص میکند‪ .‬این آرگومان میتواند یک فرمول‪ ،‬عبارت‪،‬‬
‫مقدار یا ارجاع سلولی در اکسل باشد‪.‬‬
‫آرگومان ضروری »‪ «Value_if_error‬نیز مقداری است که کاربر مشخص‬
‫میکند در صورت بروز خطا‪ ،‬در خروجی نشان داده شود‪ .‬به جای این آرگومان‬
‫میتوانید از یک رشته خالی (سلول خالی)‪ ،‬پیغام متنی‪ ،‬مقدار عددی یا حتی‬
‫فرمول یا محاسبه دیگر نیز استفاده کنید‪.‬‬
 ‫تابع ‪: SUMIF‬‬
‫تابع ‪ SUMIF‬در اکسل جمع مقادیر را بر اساس یک شرط محاسبه میکند و به جمع‬
‫شرطی معروف است‪ .‬در واقع تابع ‪ SUMIF‬متشکل از دو تابع ‪ SUM‬و ‪ IF‬است‪ .‬شرط‬
‫تابع ‪ SUMIF‬میتواند تاریخ‪ ،‬عدد و متن باشد‪.‬‬
‫روش کار این تابع‪:‬‬
‫فرمول این تابع به صورت زیر است‪:‬‬
‫)‪=SUMIF( range, criteria, sum-range‬‬
‫‪ : Range‬محدوده سلولهایی را که باید در مورد شرط مورد بررسی قرار‬
‫بگیرند‪ ،‬در این قسمت مشخص میکنیم‪ .‬این محدوده میتواند شامل اعداد‪ ،‬متن‬
‫و آرایه باشد‪.‬‬
‫‪ : Criteria‬شرط موردنظر را در این قسمت وارد میکنیم‪ .‬شرط موردنظر‬
‫میتواند عدد‪ ،‬تاریخ‪ ،‬متن‪ ،‬عملگر منطقی به همراه عدد‪ ،‬آدرس سلول و‬
‫کاراکترهای ‪ Wild card‬باشد‪.‬‬
‫‪ : sum_range‬محدوده سلولهایی که با توجه به شرط باید مجموع آنها‬
‫محاسبه شود‪ ،‬در این قسمت وارد میکنیم‪.‬این محدوده نشان میدهد در چه‬
‫محدودهای باید جمع صورت گیرد‪ .‬در این قسمت فقط اعداد پذیرفته میشود‪.‬‬
‫همانند توابع دیگر ابتدا دادههای مورد نظر را وارد میکنیم‪.‬‬
‫حاال فرض میکنیم که میخواهیم جمع نمرات درس ادبیات در دانشکده زیست‬
‫را با استفاده از تابع ‪ sumif‬پیدا کنیم‪.‬‬
‫برای محدوده ‪ range‬ستون دانشکده (‪ )E‬را انتخاب میکنیم‪.‬‬
‫شرط مورد نظر برای تابع را "زیست" انتخاب میکنیم‪.‬‬
‫و در قسمت ‪ sum-range‬محدوده ستون نمرات ادبیات (‪ )B‬را انتخاب میکنیم‪.‬‬

‫حاال نتیجه را مشاهده میکنیم‪.‬‬

 ‫تابع ‪: LEFT‬‬
‫اکسل به عنوان یک نرمافزار قدرتمند‪ ،‬توابع متنوعی برای کار با دادههای متنی دارد که‬
‫یکی از آنها تابع »‪ «LEFT‬است‪ .‬این تابع این امکان را به ما میدهد تا از ابتدای یک‬
‫متن‪ ،‬به تعداد کاراکتر دلخواه جدا کرده و آن را استخراج کنیم‪.‬‬
‫ساختار تابع ‪ LEFT‬در اکسل بسیار ساده است‪ .‬این تابع به دو آرگومان ورودی نیاز دارد‪.‬‬
‫آرگومان اول‪ ،‬متنی را که میخواهیم از ابتدای آن جدا کنیم را مشخص میکند و آرگومان‬
‫دوم تعداد کاراکتری که مایلیم از متن مشخص شده جدا شود را تعیین میکند‪.‬‬
‫فرمول تابع‪:‬‬
‫)]‪=LEFT(text, [num_chars‬‬
‫‪ :Text‬متنی که قصد داریم بخشی از آن را جدا کنیم‪.‬‬
‫‪ : num_chart‬تعداد کاراکتری که میخواهیم از متن جدا شود‪.‬‬
‫مهمترین الزامات آرگومان دوم تابع ‪ LEFT‬عبارت هستند از‪:‬‬
‫• آرگومان دوم باید عددی بزرگتر یا مساوری صفر باشد‪.‬‬
‫• اگر عددی بیشتر از تعداد کل کاراکترهای متن وارد شود‪ ،‬کل متن به عنوان خروجی‬
‫برمیگردد‪.‬‬
‫• اگر این آرگومان در فرمول وارد نشود‪ ،‬اکسل به طور پیشفرض آن را ‪ 1‬در نظر‬
‫میگیرد‪.‬‬
 ‫ابزار ‪: FLASH FILL‬‬
‫پرکردن سریع سلول (‪ )Flash Fill‬یکی از امکانات بسیار پرکاربرد اکسل محسوب‬
‫میشود‪ .‬ابزار ‪ Flash Fill‬در اکسل برای انجام چندین کار برنامهریزی شده است‪،‬‬
‫بطوری که انجام کارهای طوالنی را برایتان سرعت میبخشد و اجرای کارهای روزمره‬
‫را با کاربرگهای اکسل‪ ،‬لذت بخش میکند‪ .‬از طرفی کار کردن با ابزار ‪Flash Fill‬‬
‫در اکسل‪ ،‬بسیار ساده و آسان است و اکسل فقط از شما میخواهد الگویی که دادهها دارند‬
‫را با چند عضو از دنباله مقادیر‪ ،‬معرفی کنید تا خودش بقیه اعضای دنباله را تشخیص‬
‫داده و ایجاد کند‪.‬‬
‫برای دسترسی به این ابزار‪ ،‬میتوانید از برگه ‪ ، Data‬قسمت ‪ Data Tools‬را‬
‫انتخاب کنید‪ .‬نماد ‪ Flash Fill‬در این قسمت دیده میشود‪ .‬در اکسل برای اجرای‬
‫دستور‪ ، Flash Fill‬کلید میانبری هم وجود دارد‪ .‬اگر از کلیدهای ترکیبی ‪Ctrl+E‬‬
‫استفاده کنید‪ ،‬دستور ‪ Flash Fill‬اجرا خواهد شد‪.‬‬
 ‫ابزار ‪: slicer‬‬
‫این ابزار یک ویژکی بسیار مفید در اکسل است که برای اعمال فیلترهای اتوماتیک در‬
‫یک جدول داده استفاده میشود‪.‬‬
‫برای باز شدن گزینههای اسالیسر باید محدوده عادی داده را به یک ‪excel table‬‬
‫تبدیل کرد‪.‬‬
‫کل داده ها را انتخاب کرده و ‪ Ctrl + T‬را فشار میدهیم تا یک جدول به محدوده‬
‫داده اضافه شود‪ .‬به محض ساخت جدول‪ ،‬یک تب جدید با نام ‪ Design‬در نوار‬
‫ریبون اضافه خواهد شد که در زیر این تب می توانید گزینه ‪ Insert Slicer‬را‬
‫مشاهده کنید‪.‬‬
‫گزینه ‪ Insert Slicer‬را انتخاب میکنیم ‪ .‬در پنجره باز شده همه تیترهای جدول به شما‬
‫نشان داده می شود‪ .‬میتوان یک یا همه گزینهها را انتخاب کرد تا فیلترها اعمال شود‪.‬‬
 ‫ابزار ‪: FIIL‬‬
‫این ابزار عموما برای پر کردن اتوماتیک سلولها به کار میرود‪.‬‬
‫مثال در سلول اول عدد ‪ 1‬را تایپ کرده و برای پرکردن آن درگ کرده و در نهایت‬
‫گزینه ‪ fill series‬را انتخاب میکنیم‪ .‬یا میتوان درگ کرده و همرمان کلید ‪ ctrl‬را‬
‫فشار میدهیم‪.‬‬
‫همچنین میتوان برای ترتیب تاریخ‪ ،‬فصلها‪ ،‬روزهای هفته‪ ،‬و انواع مثالهای دیگر میتوان‬
‫استفاده کرد‪.‬‬

‫ابزار ‪: GROUP‬‬
‫در هنگام کار با اکسل به مرور زمان تعداد سطرها و ستون هایی که داده را در خود جای‬
‫داده اند زیاد میشود‪ ،‬از این رو کار با آنها مشکالتی در پی خواهد داشت‪ .‬داشتن راه حلی‬
‫برای گروه بندی سطرها و ستون ها به ما کمک میکنند تا بتوانیم سطرها یا ستون هایی را‬
‫که الزم داریم نمایش دهیم‪ .‬از طرفی با این کار ساماندهی بیشتری به کارمان داده ایم و‬
‫مدیریت بهتری بر روی آنها خواهیم داشت‪.‬‬
‫گروه بندی سلول ها خواندن اطالعات را آسان تر می کند و حتی کمک می کند بعضی‬
‫کارها در طرح به صورت خودکار انجام شوند‪ .‬گروه بندی و طرح بندی داده ها کمی‬
‫پیچیده به نظر می رسد اما برای داده های تو در تو بسیار مناسب است‪.‬‬
‫به عنوان مثال‪ ،‬در جدول زیر ما به دنبال نمایش نام رشته و دانشکده هستیم‪ ،‬برای همین‬
‫ستونهای مزاحم را در یک گروه قرار داده و آنها را پنهان میکنیم تا سریع تر به داده ها‬
‫دسترسی داشته باشیم‪ .‬ستون های مزاحم را درگ کرده و از قسمت ‪ DATA‬گزینه‬
‫‪ GROUP‬را انتخاب میکنیم‪ .‬حاال میتوان به راحتی به گروههای مدنظر دسترسی داشت‪.‬‬
1 2

3 4