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ISO HANDBOOK

Second edition
2018‐11

The Integrated Use of Management

System Standards (IUMSS)

COPYRIGHT PROTECTED DOCUMENT

© ISO 2018
All rights reserved. Unless otherwise specified, or required in the context of its implementation, no part of this publication may
be reproduced or utilized otherwise in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, or posting
on the internet or an intranet, without prior written permission. Permission can be requested from either ISO at the address
below or ISO’s member body in the country of the requester.
ISO copyright office
CP 401 • Ch. de Blandonnet 8
CH‐1214 Vernier, Geneva
Phone: +41 22 749 01 11
Fax: +41 22 749 09 47
Email: [email protected]
Website: www.iso.org
Published in Switzerland

2 © ISO 2018 – All rights reserved

The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

Contents Page

Foreword...........................................................................................................................................................................5
Introduction .....................................................................................................................................................................6
Chapter 1: Management system................................................................................................................................9
1.1 Management system features .......................................................................................................................................... 9
1.2 Organizational context, risks and opportunities .................................................................................................. 12
1.3 Components of a Management System ..................................................................................................................... 16
1.3.1 Objectives ..................................................................................................................................................................... 17
1.3.2 Processes ...................................................................................................................................................................... 19
1.3.3 Organizational structure and resources .......................................................................................................... 23
1.3.4 Performance feedback............................................................................................................................................. 26
1.4 Understanding the relationships of management system components...................................................... 29
1.4.1 Understanding the systems approach .............................................................................................................. 29
1.4.2 Establishing a systems approach ........................................................................................................................ 33
Chapter 2: Management System Standards ....................................................................................................... 37
2.1 Purpose and objectives of management system standards ............................................................................. 39
2.2 Uses and needs for management system standards ........................................................................................... 40
2.3 Application of management system standard requirements .......................................................................... 43
2.3.1 Relationships of management system standard requirements to the organization’s
management system ........................................................................................................................................................... 43
2.3.2 Implementation of management system standard requirements ........................................................ 44
Chapter 3: Integration of Management System Standard Requirements into the Management
System ............................................................................................................................................................................. 47
3.1 Lead the integration ......................................................................................................................................................... 50
3.2 Determine the scope of integration............................................................................................................................ 53
3.3 Plan the integration .......................................................................................................................................................... 56
3.4 Connect the management system standard requirements and the organization’s
management system ................................................................................................................................................................ 59
3.4.1 Structure the management system .................................................................................................................... 59
3.4.2 Structure management system standard requirements ........................................................................... 62
3.4.3 Map management system standard requirements against the management system .................. 65
3.5 Incorporate the management system standard requirements into the organization’s
management system ................................................................................................................................................................ 70
3.5.1 Identify and analyze gaps ...................................................................................................................................... 70
3.5.2 Close the gaps ............................................................................................................................................................. 74
3.5.3 Confirm gap closure ................................................................................................................................................. 76
3.6 Maintain and improve integration.............................................................................................................................. 78
3.7 Apply lessons learned in the organization .............................................................................................................. 82

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Annex A – Generic Case Study – Jim the Baker ................................................................................................. 85
A.1.1 Management system features ................................................................................................................................... 85
A.1.2 Organizational context, risks and opportunities .............................................................................................. 85
A.1.3 Components of a management system ................................................................................................................. 86
A.1.3.1 Objectives ................................................................................................................................................................. 86
A.1.3.2 Processes .................................................................................................................................................................. 86
A.1.3.3 Organizational structure and resources ...................................................................................................... 88
A.1.3.4 Performance feedback ........................................................................................................................................ 89
A.1.4 Understanding the relationships of management system components.................................................. 89
A.1.4.1 Understanding the systems approach .......................................................................................................... 89
A.1.4.2 Establishing a systems approach .................................................................................................................... 90
A.2.1 Purpose and objectives of management system standards ......................................................................... 92
A.2.2 Uses and needs for management system standards ....................................................................................... 93
A.2.3 Application of management system standard requirements ...................................................................... 93
A.2.3.1 Relationships of management system standard requirements to the organization’s
management system ........................................................................................................................................................... 93
A.2.3.2 Implementation of management system standard requirements .................................................... 94
A.3.1 Lead the integration ..................................................................................................................................................... 94
A.3.2 Determine the scope of the integration ................................................................................................................ 94
A.3.3 Plan the integration ...................................................................................................................................................... 95
A.3.4 Connect the management system standard requirements and the organization’s
management system ................................................................................................................................................................ 95
A.3.4.1 Structure the management system ................................................................................................................ 95
A.3.4.2 Structure management system standard requirements ....................................................................... 96
A.3.4.3 Map management system standard requirements against the management system .............. 97
A.3.5 Incorporate the management system standard requirements into the organization’s
management system ................................................................................................................................................................ 98
A.3.5.1 Identify and analyze gaps .................................................................................................................................. 98
A.3.5.2 Close the gaps ...................................................................................................................................................... 100
A.3.5.3 Confirm gap closure .......................................................................................................................................... 101
A.3.6 Maintain and improve integration....................................................................................................................... 102
A.3.7 Apply lessons learned in the organization ....................................................................................................... 102
Annex B – Graphical Representations of Survey Responses ..................................................................... 103

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The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

Foreword

This Handbook was written at the request of the ISO Technical Management Board for organizations
seeking guidance on how to integrate requirements of multiple ISO standards into an organization’s
management system, both effectively and efficiently.

Since the publication of the first edition of this Handbook in 2008, there have been a substantial number
of changes in both ISO and non‐ISO management system standards, affecting all types of organizations.
These include the introduction of the ISO High Level Structure, provided in ISO/IEC Directives Part 1,
Clause SL.9. The Handbook has been updated to account for the changes.

Any feedback or questions on this document should be directed to the user’s national standards body.
A complete listing of these bodies can be found at www.iso.org/members.html.

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The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

Introduction

General

It is recognized that organizations will have some form of a management system. Whether the system is
formal or informal in nature is dependent on the scope and context of the organization.

Many organizations will continually reassess their scope and the context in which they operate as their
organization evolves in alignment with the changing needs and expectations of their interested parties.

When the context and scope of an organization changes, this is a useful trigger for the organization to
learn from others to ensure that the requirements influencing their business processes are integrated
and support the organization’s objectives.

This Handbook uses the phrase ‘integrated management system’ to refer to the outcome of the process
of integrating requirements from multiple management system standards into a singular management
system within an organization.

The process for the updating of the Handbook was guided by the participation of voluntary
organizations in answering a questionnaire on their integrated management systems. These
organizations are representative of countries across the globe. This Handbook makes reference to this
questionnaire as ‘the Survey’ with results shown in Appendix B.

The challenges faced by an organization in developing an integrated management system will vary
based on the size and maturity of the organization.

Having an integrated management system can assist in maintaining a sustainable business model
through changing environments.

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The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

Layout of this Handbook

This Handbook contains three chapters, as illustrated in Figure 1:

 Chapter 1 describes the fundamentals of a management system and how it links an organization’s
strategies, plans, and operations.

 Chapter 2 describes the structure and content of different management system standards and their
application.

 Chapter 3 describes how an organization integrates the requirements of multiple management

system standards into their management system.

Figure 1: Chapter Content Diagram

It also contains two annexes:

 Annex A details an extended generic example of “Jim the Baker” designing, implementing and
integrating new requirements as the business evolves and grows.

 Annex B details the graphical representation of Survey answers.

Each chapter follows a specific layout and acts as signposts for action.

Guiding question(s) – Prompts for the reader to think about the subject matter covered in the section
and how it relates to their organization.

Overview – Foundational elements outlining the subject matter.

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The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

Case(s) in Point – Illustration of the subject matter as applied in different real‐world organizational
contexts. The case studies have been edited for clarity and are illustrative only.

“Jim the Baker” – Illustration of the subject matter through the use of a generic example.

Practice questions – Prompts for the reader to apply the principles and methods to their own
situation.

How to use this handbook?

The handbook is intended to help organizations understand and apply management system standards,
MSS, and the framework to implement a single management system or for integrating multiple
management systems.

This Handbook has been designed so that the reader can start at any chapter depending on the context
of the organization and the problem which the reader is attempting to solve. For example, in an
organization already using one or more management system standards, a reader may simply move to
Chapter 3 for guidance on the integration of the requirements of those or additional standards into the
organization’s management system. Alternatively, if the reader’s organization wishes to improve and
have a greater understanding of its management system through the implementation of one or more
management system standards, they may begin reading at Chapter 1 or 2.

The reader may use Figure 1 Chapter Content Diagram to establish the most appropriate sections with
which to start.

This handbook does NOT:

 Provide a specific structure for an integrated management system, either as a requirement or as a

guideline;

 Give preference to any standard;

 Contain any auditable requirements or additional obligations;

 Give preference to an individual organization’s approach or practice, as described in any case study.

8 © ISO 2018 – All rights reserved

The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

Chapter 1: Management system

The chapter sets out the purpose and components of a management system. Then the chapter describes
how an organization’s management system fits into and is related to their business context. This
understanding is the foundation of an integrated approach to the management system.

Figure 2: Chapter Content Diagram

By the end of this chapter, the reader should be able to define the interrelationships between an
organization and their management system.

1.1 Management system features

Guiding questions

 What is a management system?

 Why is it important?

 How do you know if you have a management system?

 What are the main features of a management system?

© ISO 2018 – All rights reserved 9

The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

An organization exists to satisfy the needs and expectations of their interested parties. This is achieved
through the presence of a management system. This Handbook uses the definition of a management
system as being a set of interrelated or interacting elements of an organization to establish policies and
objectives, and processes to achieve those objectives. See ISO/IEC Directives Part 1, Clause SL.9 High
Level Structure.

Organizations have differing operating models with varying levels of complexity. Based on this
complexity, the scope of the management system may apply to a sub‐set of an organization or the entire
organization. When integrating multiple standards into the management system it is important to
consider the scope of that management system.

The foundational principle of a management system is an understanding of the context in which an

organization operates. An organization gains this understanding by examining its external issues and
internal issues that determine their success and sustainability.

The organization plans their processes in consideration of their external and internal issues. They then
implement the plan, monitor the efficiency and effectiveness based on data, and make appropriate
adjustments. The management system should be documented to ensure continual improvement
activities and retention of organizational knowledge.

An organization that follows and improves its management system will likely achieve performance
improvements faster than those that continue to follow ‘business as usual’ without regularly identifying,
prioritizing and implementing improvements.

Approach

For an organization to be effective and efficient in carrying out its activities, it needs to, first and
foremost, understand its environment and market in which it operates, including the organization’s
competitive position. Then, the organization needs to pull together the processes, resources, tools, and
work force into one coherent and functioning management system. This allows the system to produce
the desired and saleable products or services. Each element of the organization is a process and must
understand the interrelationship of the various processes and parts of the organization.

Whether an organization is small or large, simple or complex, the environment in which it functions
influences the design and implementation of its management system. Regardless of whether the
management system is formally defined and documented or less formal, the needs, objectives, products,
services, processes, size and structure of the organization changes over time. As such, a management
system will also need to be agile, adaptable and responsive to these changes.

Survey responses (see Annex B, Q1 and Q2) show that organizations of diverse sizes have integrated
standards into their management system.

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The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

A.1.1

Cases-In-Point

MRS Group Limited

Schematic of the management system supporting the Health, Safety and Environment function of MRS
Group Limited:

Johnson Controls

An illustration of the “Johnson Controls Manufacturing System (Principles)”:

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The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

“The Johnson Controls Manufacturing System (JCMS) is a key element of the Manufacturing platform
within the overall Johnson Controls Operating System
 JCMS has a maturity model at its core that is based upon nine manufacturing principles
 JCMS is the way that all 130+ manufacturing locations around the world are expected to perform and
defines the expectations for excellence in manufacturing
 The maturity model within JCMS provides a roadmap for the plants to deploy and execute
manufacturing practices and governing behaviors across five levels of maturity, within each of the
nine principles
 JCMS provides a standardized approach and expectations for all manufacturing locations, regardless
of their individual maturity at the start of the JCMS journey”

Practice questions

 How have you defined the scope of your management system?

 What are the internal issues affecting your management system?

 What are the external issues affecting your management system?

 How is your management system documented?

1.2 Organizational context, risks and opportunities

Guiding questions

 How does your organization’s context influence its management system?

 How does your organization address uncertainty in its business planning?

 Who are your organization’s interested parties?

12 © ISO 2018 – All rights reserved

The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

When considering its context, the organization needs to understand both the internal and external
issues, which influence the organization’s purpose, objectives and its sustainable success, such as:

 The needs and expectations of interested parties.

 External issues such as political stability, economic and competitive environment, cultural and
social norms, technological advancement, environmental protection and preservation, and legal
compliance that needs to be addressed.

 Internal issues such as leadership, management, communications, competencies, and the like.

 Understanding their operating environments and the way the organization differentiates and
competes.

The organization’s management system is impacted by the needs and expectations of various interested
parties. Determining the needs and expectations is a key step in the process of developing the
organization’s objectives. This can involve balancing competing and, sometimes, conflicting needs of
various interested parties.

As the organization considers their context, the determination of their risks and opportunities provides
valuable inputs into the design, implementation, maintenance and improvements of the management
system.

There are a wide range of tools and techniques available to determine and address risks and
opportunities in an organizational context. These should be chosen to suit the context of the
organization.

Approach

There are many common techniques for identifying and analysing internal and external issues
impacting an organization’s management system. These include force field analysis, environmental
scanning and benchmarking, Strengths ‐ Weaknesses ‐ Opportunities ‐ Threats (SWOT), and Political‐
Economic‐Societal‐Technological‐ Legal‐Environment (PESTLE) (e.g., see ISO/TS 9002:2016).
Regardless of the method or tool, it is important for the organization to take into consideration these
contextual, external and internal issues, and the identified high‐level risks and opportunities.

Jim the Baker

A.1.2

Cases-In-Point

FCC Construction

“FCC Construction Policy” supports their management system with the strategic objectives and
interested parties:

© ISO 2018 – All rights reserved 13

14
The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

Specialty Fasteners’ consideration of the context of the organization, including the mapping of their
stakeholders and interested parties to the needs of the business. Their SWOT and PESTEL templates
follow as inputs to their Business Plan on a Page with a goal to integrate ISO 45001 within their QMS.

© ISO 2018 – All rights reserved 15

The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

Practice questions

 How do you ensure the organization’s strategy is relevant and adaptive in responding to the
markets within its context?

 How have risks been determined and addressed?

 How have opportunities been determined and capitalized upon?

1.3 Components of a Management System

In every management system, there are several essential components for it to function. These are:

 Objectives

 Processes

 Organizational structure and resources

 Performance feedback

16 © ISO 2018 – All rights reserved

The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

Guiding questions

 Are there objectives in place that address the needs of the organization’s interested parties?

 How do these objectives relate to the organization’s management system?

Overview

An organization starts with an idea to accomplish their objectives. In pursuing those objectives an
organization is dependent on several interested parties. However, objectives cannot be viewed in
isolation. When objectives are considered in the context of the organization, the results are likely to be
far more beneficial to the organization. The organization’s challenge is to understand how to set
objectives that match their business context. Prioritization of competing objectives and the impact on
planning and resources can be complex. This results in the need for effective communication.

Approach

Objectives should be an output from the organization’s planning processes, supporting the integrated
management system. The objectives then need to be cascaded throughout the organization. Planning for
the deployment of the strategy reflected in the objectives is imperative to the overall success of the
management system.

The Survey identified a range of metrics utilized by organizations with integrated management systems
(see Annex B, Q20). The key aspects are that metrics should be chosen and aligned based on the context
in which the organizational objectives have been set and that they be consistent throughout the
organization.

Jim the Baker

A.1.3.1

Cases-In-Point

Johnson Controls

One approach in setting objectives is given in the case study of Johnson Controls. Johnson Controls
utilizes a process based on Hoshin Kanri style of planning. First, the process involves an Environmental
Scan, which encapsulates the issues affecting the context of Johnson Controls and their interested
parties to develop a strategy.

Secondly, a Plan Deployment Matrix is developed to determine the long term and annual objectives,
which are fulfilled through the creation of annual projects. In order to ascertain the progress and impact
of the projects, metrics are chosen and aligned to these objectives. The projects are monitored on a
continual basis. In the case of Johnson Controls formal project teams report out monthly.

© ISO 2018 – All rights reserved 17

The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

“The Johnson Controls Manufacturing Excellence team at the corporate-level utilizes a strategy
deployment matrix approach, based on Hoshin Kanri planning practices
a. Develop strategic projects on the annual basis that cascade from the multi-year strategic goals for
the Manufacturing Excellence team
b. Based upon a Hoshin Kanri approach to planning and cascading strategic plans into deployable
projects
c. Specific strategic metrics are determined to assure that projects are achieving the desired impact
d. Regular reviews are conducted monthly to assure that projects are on track to achieving metrics and
mitigating actions are taken, as appropriate
e. This process has been used and refined over several years and is embedded into the management
practices of the Manufacturing Excellence team”

18 © ISO 2018 – All rights reserved

The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

The first two paragraphs in the Orbital Gas Systems Ltd’s “Quality, Environmental, Health and Safety
Policy Statement”:

Practice questions

 What is your organization’s strategy and direction?

 How do your objectives align with the strategy and direction?

 How are your objectives defined and articulated?

 How are your objectives linked to your organization’s interested parties?

1.3.2 Processes

Guiding questions

 What are the processes used for product and service realization, support, and management of the
organization?

 How are they interrelated?

 How are the processes documented?

Overview

All work in an organization occurs through its processes. Therefore, an organization should have a deep
understanding of the timing, interdependences, interactions, and interfaces within the processes of the
organization’s management system. Product and service realization processes provide the means to
achieve the organization’s objectives and therefore form the backbone of the organization’s
management system. When seeking to understand the need for integration it is equally important to
understand those processes supporting the product and services realization processes.

© ISO 2018 – All rights reserved 19

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Processes need to be both efficient and effective in transforming inputs into outputs. The output then
needs to meet interested parties’ requirements. Maximizing process efficiency and effectiveness is a
fundamental concept for a successful organization. Where possible, processes will have a ‘verb and a
noun’ like Make Product or Deliver Service. It is recommended that the processes do not carry names of
areas or departments of the organization.

Approach

Processes are in place for every organization. For a single or integrated management system, they need
to be described and related in some form, for example the Suppliers‐Inputs‐Process‐Outputs‐Customers
(SIPOC) and/or “turtle” diagrams, flowcharts/process maps and value chain diagrams.

Process performance, its measures, ownership and resources need to be captured and represented
within a management system. Combining the process requirements is an effective approach in
designing and developing an integrated management system. The Survey results (see Annex B, Q15)
show a variety of process frameworks and approaches used.

Jim the Baker

A.1.3.2

20 © ISO 2018 – All rights reserved

The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

Waiward Steel

Interrelationship between “Product Realization” and “Supporting” processes from the “Integrated
Management Systems Manual” of Waiward Steel:

© ISO 2018 – All rights reserved 21

The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

Reliance Hexham’s “Core Business Process” interfaces and relationship with “Support Processes” and
“Management Processes” is shown in two parts.

22 © ISO 2018 – All rights reserved

The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

Practice questions

 How have you defined the interactions of your organization’s processes?

 What is the process for realizing your products and services?

 How does your organization define the differing service, manufacturing, test and delivery processes
and procedures?

 What are the support processes?

1.3.3 Organizational structure and resources

Guiding questions

 How does the organizational structure support the achievement of their objectives?

 How does the organization approach their use of resources?

 How does your organization define and communicate the roles and responsibilities of their human
resources?

© ISO 2018 – All rights reserved 23

The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

The organizational planning process is an integral part of the overall management system. Careful
consideration of the external and internal issues will allow the organization to develop a robust strategy
to meet the needs of the interested parties. Cascading the strategy into organizational planning leads to
the design and improvement of the management system to provide sustainable performance.

The organizational structure and resources of the organization directly impact the ability of the
organization to design, implement, maintain, and improve their management system. Further, the
organizational structure and resources must be aligned directly to their objectives through the defined
and assigned process owners and managers.

Approach

The specific structure of the management system is dependent on the context of the organization.
Smaller or less complex organizations may not utilize a formal structure. Larger or more complex
organizations have a greater need for a more formal structure. This becomes apparent as a means for
execution and control of the components of the management system in a coordinated manner.

The organization uses a variety of resources to accomplish its objectives and to meet the expectations of
its interested parties. These resources form an integral part of the organization’s management system
and include:

 People (job roles, responsibilities, authorities, etc.),

 Materials (raw materials, graded products, by products, etc.),

 Information (measurements, monitoring, feedbacks, etc.),

 Infrastructure (machinery, equipment, operating conditions, employee welfare, etc.),

 Finances,

 Organizational knowledge, and

 Other resources (e.g. knowledge and skills, time and space for improvement projects, etc.).

An effective and efficient management system looks to balance these in an integrated way and
appropriately structures its management system.

An organization that is more effective and efficient in delivering on the objectives is more successful.
They may take the following into consideration:

 establish the functions, roles and responsibilities of everyone within the organization;

 determine the responsibility and accountability of the IMS;

 clarify the decision‐making processes;

 ensure effective coordination of the organization’s activities;

 enhance and clarify different communication channels;

 structure information exchange;

24 © ISO 2018 – All rights reserved

The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

 co‐ordinate various resources;

 deploy strategies and initiatives;

 identify, acquire, and deploy resources.

Jim the Baker

A.1.3.3

Cases-In-Point

Reliance Hexham

The organizational structure, roles and levels built around its processes within HESQ management
system and including NATA accreditation in Reliance Hexham:

© ISO 2018 – All rights reserved 25

The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

Alignment of resources and responsibilities to objectives from the MRS’ “HSE Management System”
document.

Practice questions

 How are resources determined, acquired, and deployed?

 How do you coordinate the use and deployment of resources?

 How are the major organizational initiatives and strategies resourced?

 Are there process owners who have cross‐functional responsibility for the major initiatives of the
organization?

1.3.4 Performance feedback

Guiding questions

 How does your organization determine their expected process outputs?

 How does your organization monitor and measure whether processes are effective?

 How does your organization monitor and measure whether processes are efficient?

Overview

All management systems must consider the methods in which the organization obtains feedback on
their performance. There are objectives at both strategic and tactical level. The organization should be
able to adapt the deployment and implementation of their management system to continue to meet
their objectives.

26 © ISO 2018 – All rights reserved

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The monitoring of performance alone is not sufficient. There is a need to determine and take the
appropriate actions to continually improve and drive towards achieving the objectives of the
organization. Taking ownership and accountability of the feedback is facilitated through effective
communication and resolution of actions.

Approach

The organization needs to monitor and measure performance at all levels of the organization to
determine their performance relative to established objectives. Understanding performance through
analysis of data allows the organization to learn and develop actions for improvement and increasing
organizational knowledge.

For an integrated management system, it is important that the scorecard and inherent key performance
indicators and other metrics for specific processes do not sub‐optimize the overall performance.

Jim the Baker

A.1.3.4

Cases-In-Point

CEPSA

An illustration of CEPSA’s “Process Management” including process ownership and methods for
calculating process performance.

© ISO 2018 – All rights reserved 27

The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

The Johnson Controls case study details the process for how an organization may standardize the
analysis and resolution of actions through a cascading plant scorecard. This is achieved through having
common metrics developed and standardized at enterprise, business unit and cross‐functional specific
metrics levels.

Johnson Controls utilizes a monthly coordinated schedule for monitoring their ongoing performance
across the enterprise. Having a standardized scorecard allows the organization to readily analyse and
compare at any level.

“Within the Johnson Controls Manufacturing System (JCMS) there are key metrics that have been
identified to drive the expectations for performance across the manufacturing system
 Leading Metrics – Metrics that measure the extent of process deployment and execution
 Performance Metrics – Metrics that measure the performance due to the deployment and execution
of the manufacturing system
 The JCMS key metrics are linked directly during regular reviews to the individual business unit
metrics that are expressed at the plant
 The expectation is that the JCMS “process drives performance”

28 © ISO 2018 – All rights reserved

The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

Practice questions

 How does your organization review its performance?

 How is the performance reviewed in terms of frequency and sequence between parts of the
organization?

 How is feedback provided and implemented?

 How do you ensure accountability through the feedback process to drive the organization’s
objectives?

1.4 Understanding the relationships of management system components

1.4.1 Understanding the systems approach

Guiding questions

 What is meant by relationships and linkages in an organization’s management system?

 How do linkages impact the effectiveness of the management system?

 How do the documented information and metrics fit within the management system?

Overview

Organizations operate through many formal or informal arrangements that are interlinked to achieve
the organization’s objectives. This includes the framework of processes and resources used to ensure
that an organization can achieve its objectives. In a systems approach, the processes that make up the
framework are not isolated or independent, rather, they are linked, measured and have feedback with
means to evaluate performance.

Analysis of the individual components of the management system is important to explain how they
work. Integration of the components reflects the systems approach. This integration includes
comprehending the interaction among the processes, resources and performance feedback as they
work together to achieve the objectives.

A systematic approach includes understanding the interaction of the processes which support the
product and service realization process, such as planning, finance, accounting, purchasing, supply chain,
and many others. Ensuring the support processes work effectively with the product and service
realization processes requires the monitoring of process performance. Most organizations document
their processes, for example, by using flowcharting, text documents, or other methods. A variety of such
documents used is shown in Survey (see Annex B, Q19).

Approach

Viewing the organization as a system can lead to conclusions that are different as compared to
analyzing the individual components of the system. The case studies demonstrate that taking the
systems view has many advantages for the organization in seeking to improve and achieve its
objectives.

The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

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The case studies also show that there are benefits to utilizing a systems approach through the linkage of
their processes within the management system, for removing redundancies and gaining synergies.

Jim the Baker

A.1.4.1

Cases-In-Point

FCC Construction

An additional systems approach taken by FCC Construction is demonstrated in their case study where
they show interconnected process maps. This graphically represents the entire management system
and includes the relationships between their objectives, processes and resources.

The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

Adjudicación de la obra, nombramiento del Jefe

de Obra y comunicado
300 Listado de Control de Documentos
301 Listado de documentos en vigor
304 Planiﬁcación de acvidades y recursos de proyecto
305 Registro de toma de decisiones de proyecto
FORMATOS 300

355 Programa de Equipos somedos a control

356 Listado de Control de Equipos
357 Instrucciones de veriﬁcación de equipos
Sistema de Gesón
306A Entrada de correspondencia de proyecto 358 Ficha de veriﬁcación de equipos

100
PROCESOS DE
DIRECCIÓN
DF.306.01 Estudio previo al inicio de la producción
ACTIVIDAD RESPONSABLES INFORMAC. INFORMAC.
306B Salida de correspondencia de proyecto
307 Lista de documentos en vigor de proyecto
308 Verificación / chequeo de proyecto
310 Portada de Planificación de obra
311 Índice de la Planificación de obra
312 Descripción de obra
358A Ficha de verificación de equipos de plantas
359 Hoja de uso de hormigones
360 Listado de incidencias
361 Informe de incidencia
365 Listado de Acciones de mejora
366 Acción de mejora
y Sostenibilidad
Nº Descripción E.O. D.D.
A UTILIZAR RESULTANTE 313 Organización de la obra 370 Aspectos y actuaciones medioambientales

Procesos de obra
314 Distribución de funciones (obra con oficina técnica) 371 Objevos medioambientales
314A Distribución de funciones (obra sin oficina técnica) 372 Plan de emergencia
1 Estudio de la viabilidad económica.
Oferta Modificac. 315 Acta de previsión de actuaciones técnicas 375 Actuaciones de Prevención de Riesgos Laborales
300 316 Acta de reunión de obra 376 Ficha de control de Puntos Crícos
200 500 posibles
PLANIFICACIÓN Y 317 Lista de decisiones 377 Seguimiento de acvidades crícas
CONTRATACIÓN ADMINISTRACIÓN 2 Comprobación de la viabilidad del
EJECUCIÓN 318A Informe de cierre de obra 378 Control de Documentación de G.P.R.L.
Y FINANZAS proyecto en la ubicación.
DE LA OBRA Proyecto Modificac. 318B Experiencias a transmir 380 Análisis del Proyecto y de la oferta
necesarias 320 Listado de revisión de proyecto 381 Datos Legales Edición 2 Fecha 12 03 2009
321 Revisión de proyecto 382 Producción por U.P.
3 Estudio de la viabilidad técnica. Proyecto Modificac. 325 Listado de acvidades 383 Producción por Capítulos
posibles
326 Programa de hitos 384 Expedientes
400
RELACIONES
327 Estudio de acvidades de gesón
328 Hoja de acvidad
385 Coste Directo por U.P.
386 Resumen de Coste Directo
DF.305.01 Control de distribución y archivo de
EXTERNAS 4 ¿Es una obra de inicio inmediato? No Sí
600 800 330 Listado de Compras 387 Costes Indirectos
GESTIÓN DE RECURSOS
HUMANOS
INFORMACIÓN Y
DOCUMENTACIÓN
331 Especificaciones de Compras 388 Costes Indirectos documentos en obra
700 5 Elaboración de un Estudio que recoja Proyecto. 325, 330, 332 Informe de recepción 389 Otros Costes Indirectos y Costes de Estructura
PROCESOS Oferta 340, 341, 333 Informe de evaluación previa del proveedor 390 Resumen de Planificación ACTIVIDAD RESPONSABLES INFORMACIÓN A INFORMACIÓN
el análisis del proyecto y de la oferta.
DE APOYO 380, 335 Listado de exigencias de idenficación y trazabilidad 391 Objevos de la Planificación Nº Descripción E.O.
UTILIZAR RESULTANTE
Programa de 336 Autorización de envío 392 Distribución Temporal
Obra para 337A Contrato con subcontrastas e industriales de obra 393 Producción por U.P.
acvidades
337B Contrato de suministros de obra 394 Producción por Capítulos
anteriores a
340 Formato procedimiento específico (portada y hoja interior) 395 Resumen de Producción
la Planificac.
341 Instrucciones de trabajo 396 Coste Directo Previsto
351 Programa de puntos de inspección 397 Resumen del Seguimiento 1 ¿De qué po de documento se trata? a byc
Anexo 1
352 Programa de Ensayos a.- D o c u m e n t o s q u e i n d i c a n c ó m o s e
353 Ficha de Control de Ejecución hacen los trabajos.
6 Propuesta de aprobación del inicio de b.- Documentos que indican el estado de

DF.304.01 Desarrollo y control del diseño OTROS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN
la obra.

RESPONSABLES
otros (Listados).
c.- Documentos que indican cómo se han
hecho los trabajos.
ACTIVIDAD RESPONSABLES INFORMACIÓN INFORMACIÓN PR-FCC-100 Manual de gesón de la calidad AJ.: Departamento de Adjudicación
A UTILIZAR RESULTANTE PR-FCC-120 Organización general y funciones Modiﬁcac. Propuestas de C.EX. Consultor Externo
Nº Descripción C.EX. D.D. J.P. J.O. E 7 Preparación de la reunión del A.P.A.T. 2 ¿Se trata de un documento de No
necesarias y modiﬁcación D.D. Director de Delegación
PR-FCC-130 Informes para la Dirección caracteríscas?
posibles.
PR-FCC-140 Análisis y mejora de actuaciones Det. Responsable de la organización que detecta la no conformidad
1 Necesidad de redactar un proyecto Sí
PR-FCC-200 Preparación y seguimiento de ofertas DF D.O. Dirección de Obra
por exigencia contractual. 306.02 3 Anotar en el original del documento las
PR-FCC-210 Concesiones D.T.Z. Dirección Técnica de Zona
personas, y fechas, a las que se distribuye
PR-FCC-308 Plan de calidad D.Z. Dirección de Zona
E Estudios copia.
Licitar DF.310.02 Contratos nacionales
2 ¿Es un proyecto para licitar o para DF.310.03 Recepción de materiales, equipos y elementos E.O. Equipo de Obra
4 ¿Se trata de un documento válido para No
construir? DF.315.03 Control de patrones de calibración J.D.C. Jefe de Departamento de Construcción
J.O. Jefe de Obra construir?
Construir

DF.315.04 Recepción de viviendas

3 Desarrollar el proyecto de Bases de Proyecto de
PR-FCC-312 Archivo de obra J.P. Jefe de Proyecto Sí
licitación licitación
licitación.
Datos de
parda
PR-FCC-400
PR-FCC-410
Relaciones con clientes
Relaciones con instuciones, promoción e imagen de empresa DF.306.02 Reunión de previsión de actuaciones LAB.
L.C.
Laboratorio de ensayos
Laboratorio de Calibración (incluso si se trata del Laboratorio Central de FCC Construcción, S.A.)
5 Comprobar la validez del documento en
obra y deﬁnir a quién se distribuirá.
Documento Documento
comprobado y
4 Designar al Jefe de Proyecto PR-FCC-500 Contabilidad ﬁnanciera P.C.M. Parque Central de Maquinaria distribución al
PR-FCC-510
PR-FCC-520
Fiscal
Tesorería
técnicas PROV. Proveedor o suministrador
R.D. Técnico responsable del diseño 6 Introducirlo en el “Listado de control de
dorso

5 Esmar los recursos necesarios e PR-FCC-530 Gesón de facturación, cobros y pagos R.E. Responsable del estudio documentos”. 300 300
PR-FCC-600 Gesón de los recursos humanos ACTIVIDAD RESPONSABLES INFORMAC. INFORMAC. R.Ev.: Responsable de la organización que realiza la evaluación del proveedor
informar de los costes al Director
de Delegación. PR-FCC-610 Desplazamiento temporal de personal al extranjero Nº Descripción E.O. D.D. D.T.Z. T.D./R.E. D.Z.
A UTILIZAR RESULTANTE RPB. Responsable de realizar las pruebas 7 ¿El documento recoge cambios o No
PR-FCC-710 Asesoría jurídica R.V. Técnico responsable de la verificación modificaciones?
PR-FCC-720 Auditorías DF S.A. Director del Servicio de Administración
6 Aprobar el gasto. 306.01
PR-FCC-730 Actuaciones de I+D+i S.C. Servicio de Compras Sí
8 Sellar el original, hacer las copias 300 y 301 300 y 301
PR-FCC-800 Gesón y Seguridad de la información S.M. Servicio de Maquinaria de la Zona o Delegación a la que pertenezca la obra en la que está el patrón
1 Propuesta de convocatoria de la necesarias, y distribuir el documento.
PR-FCC-810 Formatos ST Directores de los Servicios Técnicos Centrales
7 Analizar la documentación existente Documentación 304,305,
PR-FCC-820 Glosario de términos reunión. SUBC. Subcontrasta
del contrato 306A, 306B 9 Comprobar que la gesón de los cambios
y establecer la planificación inicial. T.D. Técnicos de Delegación DF 300 y 301 300 y 301
T.P.D. Técnico de Prevención de Delegación y actualizaciones se ha realizado según 305.01.09
2 Convocar la reunión. DF.305.01.09.
No
8 ¿El proyecto se subcontrata, total o PR-FCC-310 Contrato
parcialmente, a consultores consultor 10 Distribuir o exponer el “Listado de 301
externos? Sí
3 Celebrar la reunión. documentos en vigor”.
Oferta Organización
Proyecto. de la obra
9 ¿Se subcontrata el proyecto Sí
lvo que se incluya expresamente en el contrato.

No
completo? 4 Redactar el borrador del A.P.A.T. 315 11 Archivar el documento en el Archivo de la
borrador Obra.

10 Realizar el diseño. Datos de Proyecto de 5 ¿Es una obra de inicio inmediato? Sí

parda construcción
(Ver DF 306.01.4)
No No Sí
11 ¿El consultor o consultores están 6 ¿Se aprueba el inicio de la obra?
cerficados por ISO 9001 y enen
experiencia reconocida por los
Sí
DF.305.01.09 Cambios y actualizaciones de
Servicios Técnicos de FCC No 7 Devolución del estudio a la Delegación
Construcción? documentos válidos para construir
Documentos de Informe de
12 Revisar y verificar el diseño 8 Realizar la transcripción definiva del 315 315 ACTIVIDAD RESPONSABLES
proyecto verificación INFORMACIÓN A INFORMACIÓN
308 A.P.A.T. borrador UTILIZAR RESULTANTE
Nº Descripción E.O.
13 El diseño se realiza total o DF. Datos de Proyecto de
304.01.13 315 y, en su 305.01.09
parcialmente por FCC parda construcción 9 Remir copias del A.P.A.T.
caso, 380 y
Construcción.
documentac. 1 ¿Se trata de una obra pequeña? Sí
Documentos de Proyecto resultante de
14 Aprobar, emir y distribuir la la acv. 5 del
proyecto aprobado
documentación DF.306.03 DF.306.01 No
DF.306.04 2 Tratamiento específico de cambios y Juego de planos Planos con
DF.309.01
Sí modificaciones en obras pequeñas. modificaciones
15 ¿Se generan modificaciones
DF.309.01 Revisión del proyecto y/o croquis y/o
odificar este diagrama de flujo cuando lo considere conveniente. Este diagrama de flujo no genera ningún derecho de cliente, sa

posteriores?
No documentos
a b
ACTIVIDAD RESPONSABLES INFORMACIÓN INFORMACIÓN 3 ¿De qué po de cambios y modiﬁcaciones
304,305,306A, A UTILIZAR RESULTANTE se trata?
16 Archivar la documentación Nº Descripción E.O. J.D.C. D.O.
306B, 307
a.- El documento deja de ser válido en su
Doc. del
proyecto
Inf. de verif. y
DF.306.03 Previsión de recursos para el inicio de la DF.306.04 Organización y funciones
DF
306.02
totalidad.
b.- E l documento se modiﬁca
validación parcialmente.
obra Nº
ACTIVIDAD

Descripción
RESPONSABLES

E.O.
INFORMACIÓN
A UTILIZAR
INFORMACIÓN
RESULTANTE 1 Idenﬁcar y analizar los requisitos. Proyecto. Estudio Medición real.
4 Se anula y ¿se sustuye?
Sí

de Seguridad. 320, 321.

ACTIVIDAD RESPONSABLES INFORMAC. INFORMAC. No
DF Normava a Docum. válidos
A UTILIZAR RESULTANTE 306.02 ulizar. 315. para construir 5 Se sella como "Anulado” y se recogen las 300 y 301 300 y 301
Nº Descripción E.O.
Propuestas de (300). copias distribuidas. Documento Documento
Organigrama surgido 313 modiﬁcación tras Requisitos anulado
1 Adecuación del equipo de obra.
DF en el A.P.A.T. el Estudio Previo.

DF.304.01.13 Diseño total o parcial por FCC 306.02 Guías básicas de

gesón.
6 ¿El documento que deja de ser válido se
sustuye totalmente y sólo por otro?
No

2 Asignación de funciones a los 313 314 ó 314A Guías básicas de

1 Realizar tareas previas al inicio de la obra.
Construcción componentes del equipo de obra. legislación y
requisitos de PRL 7 Se incrementa en un número la revisión
Sí
300 y 301
Documento
300 y 301
Nuevo documento
y MA del documento y recogen las copias de la
2 Elaborar el Plan de Seguridad. (ver DF.324.01) DF Estudio de Plan de
ACTIVIDAD RESPONSABLES Seguridad del Seguridad 3 Establecimiento de las interfases revisión anterior.
INFORMACIÓN INFORMACIÓN 324.01 313, 314 ó 314A 313 2 Realizar chequeos en las unidades de
Proyecto. Chequeo. 308
A UTILIZAR RESULTANTE Proyecto organizavas. obra consideradas en el APAT de mayor
Nº Descripción R.D. J.P. R.V.
8 Se generan los nuevos documentos que
3 Solicitar las licencias y autorizaciones necesarias. riesgo. 300 y 301 300 y 301
Licencias y sustuyen al documento original, y se Documento Nuevos
304.01.08
304.01.09 autorizac. recogen las copias de éste. documentos
3 Elaborar propuestas de solución de los 320 320, 321
problemas detectados. 321 modificados.
4 Prever los recursos necesarios.
4 Establecer la forma en la que se va a 9 Se emiten los documentos que conenen
1 Idenficar y analizar los requisitos y datos 316 ó 317 300 y 301 300 y 301
Documentación 304,305, realizar la coordinación de la obra. los cambios, marcándose las zonas
de parda y revisar la planificación. del contrato 306A, 306B Documento Documento
Acta de modificadas en el documento original, y
5 Firmar el Acta de Comprobación del Replanteo. 4 Proponer la aprobación de las soluciones modificado y
comprobac. rerándose las copias obsoletas. documentos
DF
a la Dirección de Obra.
del replanteo complementarios
2 Definir la normava, metodología y Documentacion Memoria del 306.05
del contrato proyecto
herramientas.
DF 5 ¿Se aprueba la solución propuesta?
Sí 305.01.09
306.05

3 Realizar el diseño. Documentación Proyecto de No

del contrato construcción
304,305, 306A
6 ¿Es aceptable la solución aprobada por la
Dirección de Obra?
Sí
DF.317.01 No conformidades
4 Revisar el diseño.
Documentos Jusficación de
DF.307.01 Planificación técnica DF.306.05 Planificación integrada de la obra No
ACTIVIDAD RESPONSABLES
del proyecto las soluciones
adoptadas ACTIVIDAD RESPONSABLES INFORMACIÓN INFORMACIÓN
7 Actuaciones en caso de soluciones
aprobadas disntas a las presentadas y
320, 321. DF.307.01 Planificación técnica
Nº Descripción Det. E.O. D.O.
INFORMACIÓN
A UTILIZAR
INFORMACIÓN
RESULTANTE

(Memoria del ACTIVIDAD RESPONSABLES A UTILIZAR RESULTANTE Documentación

1 D e t e c c i ó n A dC e
proyecto)
INFORMACIÓN INFORMACIÓN
Nº Descripción E.O. técnicamente no sasfactorias. complementaria T I V Il D
a A Di n c i d e n c i a ( n o RESPONSABLES INFORMACIÓN INFORMACIÓN
A UTILIZAR RESULTANTE
Nº Descripción E.O. conformidad, incidencia ambiental o A UTILIZAR RESULTANTE
DF.306.03 (croquis, cartas)
Nº i n c i d e n c i a d eD pe rs e c rviepnc icói ó
nn d e r i e s g o s E.O.
DF DF.306.04 (300)
5 ¿Es correcto el resultado de la revisión? DF.309.01 laborales): DF
No 306.05 8 Actuaciones en caso de soluciones 306.05
aprobadas disntas o no a las 320, 321 . Recepción de materiales y/o
Sí 1 Establecimiento de planteamientos
Oferta. Contrato. 312 Documentación equipos.
1 Comprobación de las mediciones. generales y acvidades de gesón. presentadas y técnicamente sasfactorias.
Proyecto Mediciones Proyecto complementaria 1 .C oI nmsppreocbcai o c inóens d e p l arsa cmecdaidcai os n
, e se. n s a y o s Proyecto Mediciones
6 Verificar el diseño. Documentos Informe de 315 (croquis, cartas)
y pruebas realizados.
del proyecto verificación 2 Definición del proceso de ejecución (300)
2 Definición de los recursos y Listado de 328 9 Tratamiento contractual de las . Auditorías del Sistema y Visitas de
308 general de la obra, idenficación de
acvidades 325, 326, 327
2 DE e vfianl ui caicói ónn T édcen i c al od se C ornesct ruurcscoi ós n . y Listado de 328
rendimientos. acvidades y sus riesgos. modificaciones adoptadas.
acvidades
No .r eDned ti m
e ci ecni ó t ons . p o r t e r c e r a s partes a
7 ¿Es correcto el resultado de la través durante la ejecución de la
DF
verificación? 325, 326, 327 325, 328, 330, 355 obra
Sí
3 Cálculo de las duraciones de las 306.05
328 328 3 Estudio de acvidades de ejecución.
3 .C áD lect ue cl oc i ódne d il raesc t da uproarc il o
a n eps r odpei e d l aasd 328 328
acvidades.
él no debe ser divulgada, total ni parcialmente, sin previo consenmiento de la Empresa. La Empresa se reserva el derecho de m

a co v si duasd erse. p r e s e n t a n t e s y p o r l o s

8 Realizar, si procede, la validación del Documentos Informe de Ver PR-FCC-307, PR- Ver PR-FCC-307, PR-
4 Establecimiento de las relaciones entre 327, 328 328 FCC-308, PR-FCC- FCC-308, PR-FCC- responsables de la ejecución de
del proyecto validación
diseño. 4 E sl taa o
bbl er cai.m i e n t o d e l a s r e l a c i o n e s e n t r e 327, 328 328

9 ¿Es correcto el resultado de la validación? No

las acvidades. 4 Elaboración de la planificación inicial
de la obra.
310; PR-FCC-314;
PR-FCC-315, PR-
310; PR-FCC-314;
PR-FCC-315, PR- DF.310.01 Compras y subcontratación .l aCs uaaclqvui ideardoe tsr. o medio de detección.
Listado de FCC-324, PR-FCC- FCC-324, PR-FCC-
Listado de 360
acvidades, 327, Planificación técnica 327 Y PR-FCC-329 327 Y PR-FCC-329 ACTIVIDAD RESPONSABLES INFORMACIÓN INFORMACIÓN
5 Elaboración del programa de obra. 2 Registrar los datos necesarios. acvidades, 327, P l a nCi fiocdai fi
c icóanc itóénc n i c a
Sí 326, 328 A UTILIZAR RESULTANTE
5 Elaboración del programa de obra.
Sí Nº Descripción E.O. DD/DZ SC/CZ 326, 328
Ver PR-FCC-307 Y Ver PR-FCC-307 Y
Listado de 5 ¿Es necesario ajustar la planificación PR-FCC-329 PR-FCC-329
304.01.14 306.05 3 ¿Se hace informe detallado en función No Listado de
6 ¿Es preciso ajustar el programa de Sí 326 acvidades, 327, inicial de la obra? No 326 acvidades, 327,
Planificación técnica 328 6 d¿ eE sl a pi rmepcoi sr toa nacj iuas dt ae rl ae il n p
c irdoegnrcai am?a d e Sí
obra? Planificación técnica 328
Planificación técnica Ver PR-FCC-307, PR- Ver PR-FCC-307, PR- Planificación obra?
1 Iniciar la fase de compra de acuerdo Sí
No técnica 330 Planificación técnica
FCC-308, PR-FCC- FCC-308, PR-FCC-
6 Elaboración de la documentación con la planificación de la obra. No
310, PR-FCC-314, 310, PR-FCC-314,
7 Realizar el seguimiento y revisión de la Listado de Listado de necesaria. PR-FCC-315, PR- PR-FCC-315, PR- Mediciones del
planificación técnica. 2 ¿Se han comprobado las mediciones No Sí Proyecto 47 ERsetauldi zi a
a rr leal isnecgiudiemnicei n
a tion cyl ur e
yev insdi óon: d e l a Listado de L i s t a3d6o1 d e
acvidades, 326, acvidades, FCC-324, PR-FCC- FCC-324, PR-FCC-
anteriormente? .p lEavnai lfiucaacciióónn dt eé clnoisc ae .f e c t o s . acvidades, 326, a c v( ii d
d ae dn esfi,c a n d o
327, 328 326,327, 328 327 Y PR-FCC-329 327 Y PR-FCC-329
. Determinación de las causas y riesgo 327, 328 3 2 6 ,á3r2e7a,, m 3 2a8t e r i a l ,
Planificación técnica Planificación técnica
Proyecto y Mediciones en PRL. Planificación técnica P l a nei fiq cuai pc ioó, nt rtaébc anjioc ao
DF 3 Medir las unidades de obra componente
7 Obtener la aprobación de la DF
DF.310.01.11 Gesón centralizada de compras 314.01
planificación inicial de la obra.
DF
correspondientes.
Modificac. actualizadas
en Planificac.
Económica
. Propuestas de resolución.
. Acciones de emergencia.
314.01 afectado)

305.01 4 ¿Es un suministro de menor valor y Sí . Necesidad de acciones correctoras.

puntuales 8 Distribución de la documentación
necesaria. transcendencia?
No

DF.329.01 Planificación económica 5 Realizar el comparavo y el pedido. Comparavo 5 Emir el informe y designar al
ACTIVIDAD RESPONSABLES INFORMACIÓN INFORMACIÓN 9 Realizar el seguimiento y revisión de la 314.01.05 361
y pedido responsable de su cierre.
A UTILIZAR RESULTANTE ACTIVIDAD RESPONSABLES INFORMACIÓN INFORMACIÓN planificación.
Nº Descripción SC/CZ No
A UTILIZAR RESULTANTE 6 ¿Es un producto suministrado por el 330
Nº Descripción E.O. D.D. DF
314.01 cliente?
310.01.10 DF Sí
306.05 6 Aprobar el informe de incidencia (si es
7 Gesonar con el cliente el suministro.
361 aprobado
necesario, preferiblemente, por
1 El Jefe de Obra requiere la gesón del Relac. contratos escrito).
330 Planificación Técnica 381, 382, 383, 384, 8 ¿Se gesona la compra en base a un
Servicio de Compras o del 1 Valorar la producción. nacionales y
391 contrato nacional o regional? Si
regionales
Departamento de Compras de Zona.
No
9 Ordenar el suministro de acuerdo con Contrato
2 Analizar la información proporcionada
por la Obra.
Document. de
Obra (331,
2 Valorar los costes directos. 381, 382, 383, 384,
391
385, 386
DF.314.01 Desarrollo de acvidades el contrato nacional o regional.
310.02
nacional o
regional
7 Cierre de la incidencia. 360
361
medición)
Sí No ACTIVIDAD RESPONSABLES INFORMAC. INFORMAC. 10 ¿Se requiere la gesón del Servicio de Relac. de
No Sí
3 ¿Se requiere información adicional o 3 Valorar los costes indirectos otros A UTILIZAR RESULTANTE acvidades
381, 382, 383, 384, 387, 388, 389 Nº Descripción E.O. SUBC. Compras o del Departamento de
realización de actuaciones costes indirectos y costes de puntuales de
391 Compras de Zona?
estructura. DF apoyo en
complementarias? 306.05 contratación

4 Visitar el emplazamiento. 4 Determinar el resultado ﬁnal.

381, 382, 383, 384,
390
1 ¿Hay actuaciones derivadas de la
11 Desarrollar el apoyo por parte del
Servicio de Compras o el DF.310.01.11
DF.317.02 Acciones correctoras y prevenvas de obra
Sí No
385, 386, 387, 388, revisión de proyecto no resueltas que Departamento de Compras de la Zona. ACTIVIDAD RESPONSABLES INFORMACIÓN INFORMACIÓN
OBRALIA y Aplic.
389, 391 la afecten? A UTILIZAR RESULTANTE
5 Recopilar información. informáca Nº Descripción E.O.
12 Seleccionar posibles proveedores
1 Decidir la apertura de una acción
2 Obtener solución a los problemas 320 320 331 Ofertas de
5 Realizar la distribución temporal de los 390 392 DF correctora / prevenva.
derivados de la revisión de proyecto 321 321 13 Obtener ofertas de los proveedores. Mediciones proveedores.
6 Determinar posibles alternavas Experiencia Alternavas objevos. 309.01
Document. actualizadas
recopilada. construcvas que afecten al inicio de la acvidad.
construcvas. Complement. 2 Abrir una acción correctora /
Alternavas (ver DF.309.01) 366 365; 366
14 Realizar el comparavo de las ofertas Ofertas de Comparavo prevenva, y comunicar la apertura al
construcvas Sí
6 ¿Es necesario realizar ajustes? proveedores ofertas de los Director de Delegación.
3 ¿Hay actuaciones de contratación de Sí No de los proveedores.
proveedores.
Aplicación
No suministros que condicionen el 366 366
7 Seleccionar posibles proveedores. informáca 15 Negociar con los proveedores. 3 Idenficar y definir la causa del
comienzo de la acvidad? Ofertas de Oferta y
Conocimiento 7 Obtener la aprobación de la problema.
proveedores 331
del mercado planificación económica de la obra.
4 Desarrollar las actuaciones de definivos
OBRALIA DF
400.01
330 330
16 Seleccionar un proveedor de entre los Comparavo 4 Definir la acción correctora/ 366 366
contratación que afecten al inicio de la 310.01
8 Enviar peción de ofertas y obtener 8 Realizar seguimientos mensuales. 331 331 ofertas de los prevenva.
331 Ofertas de 381 a 392 393, 394, 395, 396, acvidad. (ver DF.310.01) comparados.
(ver DF.330.01 “Sistema de Pedido o proveedores
ofertas de los proveedores. Aplicación proveedores 397
El presente diagrama de flujo es propiedad de FCC Construcción, S.A. y su edición está controlada. La información contenida en

contrato.
informáca información económica (SIE)”) 5 Implantar la acción correctora/ 366 366
5 ¿Se ha subcontratado la acvidad? 17 Verificar la calificación del proveedor.
Aplicación 333
OBRALIA No Sí DF.310.01.17 prevenva.
(ver DF.310.01.17) informáca
9 Realizar el comparavo de las ofertas Comparavo 9 Realizar las revisiones cuatrimestrales. 381 a 392
Ofertas de ofertas de
de los proveedores. 340 ó 340 ó 341 18 Enviar el comparavo, propuesta Comparavo 6 Comprobar la eficacia de la acción
proveedores proveedores 6 Acordar con el subcontrasta el 366 366
341 iniciales definivos. 333 correctora/ prevenva.
método construcvo a emplear según firmada por el J. Obra y el J. Dpto., y
10 Negociar con los proveedores. 10 ¿Es necesario realizar ajustes? 351, 352,
Sí
se estableció en la planificación. resultado de evaluación, en su caso, al
programa de
pruebas D.D/D.Z para su autorización.
No 7 ¿La acción correctora / prevenva fue No
No
11 Enviar el comparavo de las ofertas al Comparavo eficaz?
7 Distribuir la documentación necesaria 19 ¿Autoriza la propuesta?
Jefe de Obra y copia de las ofertas ofertas de 11 Obtener la aprobación de la revisión DF Sí
300, 301,
proveedores a las personas y/o organizaciones que 305.01 Sí
que solicite. de la planificación económica de la 316 ó
las necesiten. (ver DF.305.01)
obra. 317 Contrato 8 Cerrar la acción correctora /
20 Elaborar y firmar el contrato. 365; 366 365; 366
12 Seguir la gesón de la compra hasta el prevenva, valorar su coste, y
8 Recepción en obra de los suministros
final. 12 Realizar las integraciones DF comunicar el cierre al Director de
que se precisan para la ejecución de 310.03 332 332
cuatrimestrales. Delegación.
la acvidad. (ver DF.310.03) cumpliment. 21 Ordenar el suministro de acuerdo con
310.01.16 el contrato, o bien comienzo de los Contrato
DF 9 Ejecución de los tajos. trabajos de subcontratación.
314.01 340 ó
341
definivos
310.03
314.01 DF.315.02 Control de equipos de inspección,
10 Control de los tajos. (ver DF.315.01) DF 351, 352, 353. Partes

DF.324.01 Prevención de riesgos laborales

315.01 353,
programa de
de inspecc.
Resultado de
DF.310.03 Recepción de materiales, equipos y medición, ensayo y pruebas
pruebas ensayos y
11 Control económico. (ver DF.330.01) DF ACTIVIDAD RESPONSABLES
ACTIVIDAD RESPONSABLES pruebas. INFORMACIÓN INFORMACIÓN

DF.310.01.17 Veriﬁcación de la caliﬁcación de Nº Descripción E.O. T.P.D.

INFORMACIÓN
A UTILIZAR
INFORMACIÓN
RESULTANTE
330.01
Estado de
inspección y
elementos Nº Descripción E.O.
A UTILIZAR RESULTANTE

1 Idenﬁcación de las acvidades, DF

Proyecto ensayo.
proveedores trabajos, y equipos de trabajo
(máquinas y medios auxiliares ) a ulizar
306.05 Estudio de
Seguridad
12 Seguimiento y revisión
Planiﬁcación. (ver DF.306.05)
de la DF
306.05
360, 361
Nº
ACTIVIDAD

Descripción
RESPONSABLES

E.O. PROV.
INFORMACIÓN
A UTILIZAR
INFORMACIÓN
RESULTANTE
315.01.03

en la obra. 1 ¿Quién es el propietario del equipo de

ACTIVIDAD RESPONSABLES INFORMACIÓN INFORMACIÓN F.C.C. CONSTRUCCIÓN, S.A. Proveedores
PR-FCC-306 314.01.07 inspección, medición, ensayo y
A UTILIZAR RESULTANTE
Nº Descripción R.Ev. 2 Idenficación de los requisitos legales PR-FCC-530 pruebas?
Contrato
en materia de prevención aplicables a 1 ¿Es necesario visitar las dependencias
310.01.17 No Sí 331 Proyecto 355
la obra. 2 Idenficar individualmente cada
del proveedor para inspeccionar
equipo a controlar en la obra
previamente el envío?
1 ¿El proveedor seleccionado está dado
No Catálogo
de alta en la aplicación informáca? proveedores 3 Evaluación de los riesgos previsibles 3 Definir los responsables de los equipos 314 ó 314A; 355
que pueden derivarse para la 2 Visitar las dependencias del proveedor 355
Sí
seguridad de las personas que Contrato 336
para inspeccionar previamente el
2 ¿Está calificado en los sectores Catálogo 331 Patrón de

necesarios?
No
proveedores
trabajan en la obra.
DF.330.01 Elaboración del S.I.E. envío.
4 ¿Se trata de un patrón de veriﬁcación
veriﬁcación Equipo

4 Selección de aquellas acvidades, Proyecto 375 o de un equipo?

Sí Catálogo Catálogo ACTIVIDAD RESPONSABLES 3 Realizar la recepción en obra de los 332 332
3 Recoger la información necesaria para Estudio de INFORMACIÓN A INFORMACIÓN
proveedores proveedores trabajos, y equipos de trabajo materiales, equipos y/o elementos. preelaborad. cumpliment.
Seguridad UTILIZAR RESULTANTE DF
introducir en la aplicación informáca 333 (máquinas y medios auxiliares ) que se Nº Descripción EO DD SA o Albarán 5 Control de patrones de verificación. 355 356
315.02.05
los datos generales de la empresa, consideren más importantes por su (ver DF.315.02.05) Protocolo de
realizar un Informe de Evaluación especial riesgo o por su incidencia en 1 Analizar los datos económicos de la obra. Contrato Sí No Calibración.
4 ¿El resultado de la recepción es
Previa del Proveedor o, si se puede, materia de seguridad. aceptable?
asumir la evaluación reciente 6 Calibrar / verificar el equipo. 355, 357 355, 356
375 376 357, 358
efectuada por otra obra, y establecer 5 Establecimiento de Acvidades Crícas 2 Apertura del S.I.E. 5 Aceptación del suministro. Cerficados
las precauciones a adoptar. a parr de las acvidades calibración
Sí
Catálogo seleccionadas. Inf. reparac.
Sí
4 ¿Es apto el proveedor? proveedores 6 ¿Se rechaza el suministro? Equeta
No
6 Definición de las actuaciones a 3 Gastos de obra Facturas
375 375
contabilizadas No
Sí realizar para eliminar o reducir los
7 Incluir los requisitos correspondientes 331
5 ¿Rechazar al proveedor? riesgos previstos. 7 Devolución del suministro al Contrato
No en el Contrato
375 Plan de
Plantec (PLT) proveedor. Cerficados
7 Elaboración y aprobación del Plan de 4 Producción y costes previstos mes. Planeco
Estudio de Seguridad
Sí Seguridad. Seguridad 8 Reposición de los materiales, equipos
6 ¿Se obenen las autorizaciones 8 Idenficar, en su caso, los elementos 358 360, 361
o elementos rechazados.
superiores necesarias? examinados o ensayados con un
No Inventario de
8 Implantación de la prevención de Plan Segur., Documentos 5 Valoración de almacén. equipo fuera de calibración /
almacen 9 Actuar sobre los suministros que
riesgos laborales en la obra. 375, Manual necesarios verificación. (ver DF.317.01)
Comparavo presenten defectos.
7 Se elige otro proveedor. de Seguridad Plan Segur.
ofertas de los
proveedores Valorada
315.01.03
9 Comprobación del funcionamiento de 6 Costes reales mes. subcontrat.,
375, 376, 375, 376,
la prevención de riesgos laborales en albaranes,
310.01.17 377, Plan de 377, 378 314.01.09
baremos, etc.
la obra. Seguridad Registros
inspección
Cuadros desfases
10 Revisión de la prevención de riesgos 7 Resultado mes obra y envío a Delegación.
laborales de la obra.
DF
314.01
375, 376,
Plan Segur.
375, 376,
Plan Segur.
Cuadros
normalizados DF.315.01 Inspección, ensayo y pruebas DF.315.02.05 Control de patrones de verificación
Traspasos de Datos básicos ACTIVIDAD RESPONSABLES INFORMACIÓN INFORMACIÓN
obras Integraciones ACTIVIDAD RESPONSABLES INFORMACIÓN INFORMACIÓN A UTILIZAR RESULTANTE
8 Integración mensual S.I.E. obras. Nº Descripción L.C. P.C.M. S.M. E.O.
Traspaso A UTILIZAR RESULTANTE
Nº Descripción E.O. LAB/RPB
Delegación
DF.700.01 Apoyo de los Servicios Técnicos a las obras DF.327.01 Planificación medioambiental 314.01.10
315.02.05

ACTIVIDAD RESPONSABLES 9 Gastos generales Delegación. 1 Idenﬁcar los patrones de veriﬁcación

INFORMACIÓN INFORMACIÓN ACTIVIDAD RESPONSABLES DOCUMENT. DOCUMENT. ENSAYO O Listado de
A UTILIZAR RESULTANTE A UTILIZAR RESULTANTE
1 ¿La acvidad es objeto de inspección, INSPECCIÓN PRUEBAS controlados por el P.C.M.
Nº Descripción DD JO ST DTZ TD AJ Nº Descripción E.O. patrones de
de ensayo o de pruebas?
1 Comunicar a los Servicios Técnicos la Listado verificación
1 Idenficación de los aspectos DF
Proyecto 370
adjudicación de una obra 603 GBPCMA
medioambientales. 306.05 10 Tasa estructura Delegación. Listado de
2 Realizar el seguimiento y control
2 ¿Es necesario usar equipos de documental de las calibraciones de los patrones de
No No
2 ¿Se ha parcipado en el estudio o es No
inspección, medición, ensayo y verificación
3 7 0 , GBPCMA 370 patrones de verificación.
una obra importante? 2 Idenficación de los requisitos legales 11 Distribución del coste de carga financiera pruebas?
Legisl. Local,
Sí y demás requisitos aplicables a la obra Sí Sí No Listado de
Contrato, real. 3 ¿Va a caducar la calibración del
3 Establecer contacto con el Director de patrones de
desde el punto de vista Decl. Impacto 3 Realizar las actuaciones necesarias de DF DF patrón en los próximos 15 días? verificación
Delegación y/o el DTZ. medioambiental. Ambiental, control de los equipos a ulizar. (Ver 315.02 315.02 Sí
etc.
12 Resultado S.I.E. Delegación y su envío al DF.315.02) 4 ¿Dónde se encuentra el patrón de P.C.M. Obra
4 Es necesaria la parcipación de los No 3 Evaluación de los aspectos Servicio de Administración
370 370 verificación?
Servicios Técnicos Centrales antes del medioambientales idenficados. 4 Realizar las inspecciones y anotar los 351 Registro de
GBPCMA
APAT. Sí inspección
resultados. 5 Noficar la caducidad de la Noficación
13 Integración S.I.E. Delegaciones. calibración del patrón de verificación
5 Enviar información a los Servicios Proyecto 4 Definición de las actuaciones 370 370 5 ¿Los resultados son aceptables? No
Nº con 15 días de antelación.
Técnicos Centrales medioambientales a realizar: GBPCMA
• impuestas por los diferentes requisitos
Proyecto Estudio de Sí 6 Enviar el patrón de verificación al
6 Realizar el estudio encargado. aplicables a la obra, 14 Gastos generales División. 6 ¿Se subsanan las deficiencias sobre la
soluciones P.C.M.
• los que traten de prevenir/reducir los Sí
marcha?
impactos sobre el medio relacionados
7 Parcipar en el estudio previo Proyecto Estudio previo con los aspectos que hayan resultado 15 Resultado División y demás datos del No
7 Recibir el patrón de verificación.
realizado por el equipo de obra. significavos en la evaluación, Informe Económico Financiero. 7 Anotar la incidencia en el registro de Registro de Registro de
• y las voluntariamente adoptadas. inspección. inspección inspección
8 Coordinar los estudios manteniendo cumpliment.
Proyecto 8 Enviar el patrón de verificación al
una visión global de soluciones. 5 Elaboración, para todos los
370 372
352 Informes de
laboratorio de calibración.
potenciales accidentes 8 Realizar los ensayos/pruebas y
9 Realizar el APAT (ver DF.306.02 Programa de ensayos y
Proyecto 315 medioambientales , de planes de documentarlos. pruebas pruebas
Reunión de previsión de actuaciones Estudios emergencia que reflejen las medidas
técnicas). prevenvas adoptadas y las acciones a 9 Realizar el seguimiento de los Informes de Informes de 9 Recibir, calibrar y devolver el patrón Cerficado
No considerar en los momentos iniciales ensayos/pruebas. ensayos y ensayos y Calibración
315 de verificación.
10 ¿Se solicitan apoyos en el APAT, o de producirse el suceso. pruebas pruebas
posteriores a este durante la Sí
10 ¿Los resultados de los ensayos/ visados
realización de la obra? No Cerficado 356
Sí No pruebas son aceptables? 10 Recibir el patrón de verificación.
6 Calibración Equeta
Establecimiento de los objevos 370 371
11 ¿Los apoyos enen coste para la obra? medioambientales. GBPCMA 11 ¿Se abre una no conformidad? Sí

12 ¿Se aceptan las propuestas de coste? Sí Ofertas

OG
Gesón de la facturación, cobros y pagos No
aceptadas 11 ¿El patrón se encontraba en obra? No Sí

No
7 Elaboración de la documentación
necesaria.
370, 371 Documentos
necesarios (PR-FCC-530) 12 Abrir una no conformidad, incidencia
Sí

DF 12 Devolver el patrón a la obra, junto con

13 Realizar el apoyo. Proyecto 315 Documentos ambiental resolverla, y volver a Copia de
317.01 copia del cerficado de calibración. Cerficado
del apoyo 8 Seguimiento y revisión de la 370, 371 Registros de inspeccionar / ensayar / probar, en su
14 Aceptar el trabajo y, en su caso, los Calibración
planificación medioambiental de la Documentos inspección caso. (Ver DF.317.01)
costes previstos facturados. obra. necesarios 370, 371
Documentos 13 Almacenar el patrón de verificación.

DF
necesarios Actuaciones de fin de obra, antes y después de 13
Idenficar el estado de inspección y
Registros de
inspección y
Estado de
inspección y
15 Dar por finalizadas las actuaciones de ensayo.
resultados de Ensayo
apoyo.
314.01
la rerada total del equipo de obra (PR-FCC-306) 314.01.10
los ensayos y
pruebas
315.02.05

The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

CEPSA’s illustration of the relationships of management system components.

Practice questions

 When reviewing the process model for your organization, are there multiple management systems?

 How are the processes integrated?

 How have you determined the relationships between the processes?

 Where are the redundancies or non‐value‐adding processes?

 How could you link requirements to your organizational processes?

The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

Guiding questions

 How are management processes used to control your organization?

 How is the management system used to support the organization’s business activities and
processes?

Overview

To establish a systems approach, the organization needs to understand how its system works and how
success is measured. This includes an understanding of the relationship between the objectives,
processes, resources and performance measures. Once there is a clear understanding, the organization
can clearly design, implement, maintain and improve their management system.

How a system responds to issues is an indicator of the level of continual improvement and the overall
performance of the system. The concept of the systems approach is a key element when considering the
integrated use of management system standards.

Approach

The definition and analysis of the processes and their linkages provides a foundation for the
management system. Using this foundation, the organization can examine the opportunities for
synthesis of all the major components of the management system to achieve objectives more effectively
and efficiently.

Jim the Baker

A.1.4.2

The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

MRS

An illustration of the MRS’ “HSEQ Management System Framework”:

The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

The Centro Cerro case study illustrates a method for a company to connect different processes and
resources across the management system, for example, from establishment of policy objectives through
planning to continual improvement. The graph below also shows responsibilities across a broad range
of activities.

Practice questions

 How do the supporting processes of your management system interact with the product and
service realization processes of your organization?

 How well are they integrated into the overall management system?

 How do they relate to the objectives, interested party requirements, and the use of resources and
other components of the management system?

The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)

Chapter 2: Management System Standards

A management system standard is a set of structured requirements that provide an organization with
the capability to meet the specific purpose of the standard, such as the establishment of environmental,
energy, information security, asset or risk management systems. These standards have different
objectives and they affect multiple interested parties.

This chapter describes the content of management system standards and their relationship with the
organization’s existing management system.

Figure 3: Chapter Content Diagram

One of the most significant changes to ISO management systems standards in recent years is the
development of the High‐Level Structure (HLS) that all these standards are to be based upon. Therefore,
it is important to have a general understanding of this HLS when the organization is implementing ISO
management system standards.

The HLS provides a common structure, some common text, terms and definitions for management
system standards. For reference, the following is the clause structure taken from the HLS:

1. Scope

2. Normative references

3. Terms and definitions

4. Context of the organization

Iso Handbook: The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)
50% (2)
Iso Handbook: The Integrated Use of Management System Standards (IUMSS)
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Project Closure Report Template
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Project Closure Report Template
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Price List Royu Electrical MARCH 2024 Issue 1
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Price List Royu Electrical MARCH 2024 Issue 1
16 pages
Preview The+Integrated+Use+of+Management+System+Standards+ (IUMSS)
0% (1)
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37 pages
Six Sigma Stand 18404
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Six Sigma Stand 18404
42 pages
DRAFT ISO IUMSS Handbook Edition 2 - 31 July 2017 Vers 2
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111 pages
Iso 10011-2
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ISO 13485-2016 - DR - Pack - Control of Non Conforming Products
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IMS Guidance Notes
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IMS Guidance Notes
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Qgis Map Design Sample
75% (8)
Qgis Map Design Sample
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Denville BioDrop Spectrophotometers User Manual V2
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USQC Bridging 9001 14001 45001
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