Lecture 5

Information Systems,
Organizations, & Strategy
 Management Information
Learning Systems
Objectives

▪ Identify and describe important features of organizations that

managers need to know about in order to build and use information
systems successfully.
▪ Demonstrate how Porter’s competitive forces model helps companies
develop competitive strategies using information systems.
▪ Explain how the value chain and value web models help businesses
identify opportunities for strategic information system applications.
▪ Demonstrate how information systems help businesses use synergies,
core competencies, and network-based strategies to achieve
competitive advantage.
▪ Assess the challenges posed by strategic information systems and
management solutions.

3
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
Organization & Information Systems

▪ Information technology and organizations influence one another

– Complex relationship influenced by organization’s
• Structure
• Business Processes
• Politics
• Culture
• Environment, And
• Management Decisions

4
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
Organization & Information Systems (Cont.)

▪ This complex two-way

relationship is mediated
by many factors, not the
least of which are the
decisions made or not
made by managers.

▪ Other factors mediating

the relationship include
the organizational culture,
structure, politics,
business processes, and
environment.

The Two-way Relationship Between Organizations

And Information Technology
5
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
Organization- Definitions

▪ Technical Definition
– Stable, formal social structure that takes resources from environment and
processes them to produce outputs
– A formal legal entity with internal rules and procedures, as well as a social
structure
‫• هيكل اجتماعي رسمي مستقر يأخذ الموارد من البيئة ويعالجها إلنتاج النواتج‬
‫ باإلضافة إلى هيكل اجتماعي‬، ‫• كيان قانوني رسمي له قواعد وإجراءات داخلية‬

▪ Behavioral Definition
– A collection of rights, privileges, obligations, and responsibilities that is
delicately balanced over a period of time through conflict and conflict
resolution
‫• مجموعة من الحقوق واالمتيازات وااللتزامات والمسؤوليات التي يتم موازنتها بدقة على مدى فترة زمنية من خالل النزاع‬
‫وحل النزاعات‬

6
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
Organization- Definitions (Cont.)-
The Technical Microeconomic Definition

▪ In the microeconomic definition of organizations, capital and labor (the primary

production factors provided by the environment) are transformed by the firm
through the production process into products and services (outputs to the
environment).
‫ يتم تحويل رأس المال والعمالة (عوامل اإلنتاج األولية التي توفرها البيئة) من قبل‬، ‫في تعريف االقتصاد الجزئي للمنظمات‬ ▪
.)‫الشركة من خالل عملية اإلنتاج إلى منتجات وخدمات (نواتج للبيئة‬
▪ The products and services are consumed by the environment, which supplies
additional capital and labor as inputs in the feedback loop.
.‫ مما يوفر رأس مال وعمالة إضافية كمدخالت في حلقة التغذية الراجعة‬، ‫تستهلك البيئة المنتجات والخدمات‬ ▪
7
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
Organization- Definitions (Cont.)-
The Behavioral View of the Organization

‫الحقوق واأللتزامات‬
‫اإلمتيازات والمسئوليات‬
‫القيم‬
‫األعراف‬

▪ The behavioral view of organizations emphasizes group relationships,

values, and structures.
8
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
Organization (Cont.)-

The Features of Organizations

▪ Use of hierarchical structure
▪ Accountability, authority in system of impartial decision making
‫ السلطة في نظام اتخاذ القرار المحايد‬، ‫المساءلة‬ ▪
▪ Adherence to principle of efficiency ‫اإللتزام بمبدأ الكفاءة‬
▪ Routines and business processes
▪ Organizational politics, culture, environments and structures

9
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
Organization (Cont.)-
The Features of Organizations (Cont.)-

Routine & Business Processes

▪ Routines (standard operating procedures)

̶ Precise rules, procedures, and practices developed to cope with

virtually all expected situations

‫• قواعد وإجراءات وممارسات دقيقة تم تطويرها للتعامل واقعيا ً مع جميع المواقف المتوقعة‬

▪ Business processes: Collections of routines

▪ Business firm: Collection of business processes

10
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
Organization (Cont.)-
The Features of Organizations (Cont.)-
Routine & Business Processes & Firms(Cont.)

▪ All organizations are composed of

individual routines and behaviors,
a collection of which make up a
business process. A collection of
business processes make up the
business firm.

▪ New information system

applications require that
individual routines and business
processes change to achieve high
levels of organizational
performance.

11
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
Organization (Cont.)-
The Features of Organizations (Cont.)-
Organization Polities
▪ People in organizations occupy different positions with
different specialties, concerns, and perspectives.
.‫▪ يشغل األشخاص في المنظمات مناصب مختلفة باختصاصات واهتمامات ووجهات نظر مختلفة‬

▪ As a result, they naturally have divergent viewpoints about

how resources, rewards, and punishments should be
distributed.
.‫ لديهم بطبيعة الحال وجهات نظر متباينة حول كيفية توزيع الموارد والمكافآت والعقوبات‬، ‫▪ نتيجة لذلك‬

12
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
Organization (Cont.)-
The Features of Organizations (Cont.)-
Organization Polities

▪ These differences matter to both managers and

employees, and they result in political struggle for
resources, competition, and conflict within every
organization.
‫ وتؤدي إلى صراع سياسي على الموارد‬، ‫▪ هذه االختالفات مهمة لكل من المديرين والموظفين‬
.‫والمنافسة والصراع داخل كل منظمة‬

▪ Political resistance greatly hampers organizational

change
‫▪ تعيق المقاومة السياسية التغيير التنظيمي بشكل كبير‬

13 © Prentice Hall 2011

 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
Organization (Cont.)-
The Features of Organizations (Cont.)-
Organization Polities (Cont.)
▪ Political resistance is one of the great difficulties of bringing about
organizational change—especially the development of new information
systems.
.‫ وخاصة تطوير نظم المعلومات الجديدة‬- ‫المقاومة السياسية هي واحدة من أكبر الصعوبات في إحداث التغيير التنظيمي‬ ▪
▪ Virtually all large information systems investments by a firm that bring
about significant changes in strategy, business objectives, business
processes, and procedures become politically charged events.
‫ تصبح جميع استثمارات أنظمة المعلومات الكبيرة التي تقوم بها الشركة والتي تحدث تغييرات كبيرة في االستراتيجية وأهداف العمل‬، ‫عمليًا‬ ▪
.‫والعمليات التجارية واإلجراءات أحداثًا مشحونة سياسيًا‬
▪ Managers that know how to work with the politics of an organization will
be more successful than less-skilled managers in implementing new
information systems.
.‫سيكون المدراء الذين يعرفون كيفية التعامل مع سياسات المنظمة أكثر نجا ًحا من المديرين األقل مهارة في تنفيذ أنظمة المعلومات الجديدة‬ ▪

14
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
Organization (Cont.)-
The Features of Organizations (Cont.)-
Organization Culture

▪ All organizations have bedrock, unassailable, unquestioned (by the

members) assumptions that define their goals and products.
‫ وال يمكن اإلنحياد عنها و ال جدال فيها من‬،‫كحجر أساس لها تحدد أهدافها ومنتجاتها‬ ‫لدى جميع المنظمات افتراضات‬ ̶
.‫قبل األعضاء‬

▪ Organizational culture encompasses this set of assumptions about:

:‫تشمل الثقافة التنظيمية هذه المجموعة من االفتراضات حول‬ ̶

̶ What products the organization should produce?

̶ How and where it should be produced?
̶ For whom the products should be produced
▪ May be powerful unifying force as well as restraint on change
‫قد تكون قوة توحيد قوية وكذلك ضبط النفس على التغيير‬ ̶

15
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
Organization (Cont.)-
The Features of Organizations (Cont.)-
Organization Environments
▪ Organizations and environments have a reciprocal relationship
‫▪ المنظمات والبيئات لها عالقة متبادلة‬

▪ Organizations are open to, and dependent on, the social and
physical environment
‫▪ المنظمات منفتحة وتعتمد على البيئة االجتماعية والمادية‬

▪ Organizations can influence their environments

▪ Environments generally change faster than organizations
▪ Information systems can be an instrument of environmental
scanning, act as a lens
‫ وتمثل كعين للبيئة‬، ‫▪ يمكن أن تكون أنظمة المعلومات أداة للمسح البيئي‬

16
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
Organization (Cont.)-
The Features of Organizations (Cont.)-
Organization Environments (Cont.)
Environments And Organizations Have A Reciprocal Relationship

‫المؤسسات المالية‬

▪ Environments shape what organizations can do, but organizations can influence their
environments and decide to change environments altogether.
▪ Information technology plays a critical role in helping organizations perceive
environmental change and in helping organizations act on their environment.
17
 ‫‪Management Information Systems‬‬
‫‪Information‬‬ ‫‪Systems, Organization & Strategy‬‬
‫‪Organization (Cont.)-‬‬
‫‪The Features of Organizations (Cont.)-‬‬
‫‪Organization Structure‬‬

‫هيكل تنظيمي لشركات األعمال الريادية‬ ‫شركة صغيرة وناشئة في بيئة سريعة التغير‪.‬‬
‫لديها هيكل بسيط ويديرها رجل أعمال يعمل‬
‫كرئيس تنفيذي واحد‪.‬‬

‫بيروقراطية كبيرة موجودة في بيئة متغيرة ببطء ‪،‬‬

‫هيكل تنظيمي بيروقراطي اآللية‬ ‫تنتج منتجات قياسية‪ .‬يسيطر عليها فريق إدارة‬
‫مركزي واتخاذ قرار مركزي‪.‬‬

‫هيكل تنظيمي بيروقراطي متعدد‬

‫مزيج من بيروقراطيات الماكينات المتعددة ‪ ،‬كل منها ينتج منت ًجا أو‬
‫خدمة مختلفة ‪ ،‬وكلها على رأسها مقر مركزي واحد‪.‬‬

‫هيكل تنظيمي ذو بيروقراطية مهني‬

‫منظمة قائمة على المعرفة حيث تعتمد السلع والخدمات‬
‫على خبرة ومعرفة المهنيين‪ .‬يهيمن عليها رؤساء‬
‫األقسام مع سلطة مركزية ضعيفة‪.‬‬

‫منظمة فرقة العمل التي يجب أن تستجيب‬

‫للبيئات المتغيرة بسرعة‪ .‬يتكون من‬
‫مجموعات كبيرة من المتخصصين منظمين‬
‫في فرق قصيرة العمر متعددة التخصصات‬
‫ولديهم إدارة مركزية ضعيفة‪.‬‬
‫‪18‬‬
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy-
Organization & Information Systems (Cont.)- Organization-
Features of the Organizations- Organization Structure (Cont.)

Bureaucracy is the structure and set of rules that

control the activities of people that work for large
organizations and governments. It is characterized by
standardized procedure (rule-following), formal
division of responsibility, hierarchy, and impersonal
relationships.
The term Fortune 500 refers to a list
of 500 of the largest companies in the
Adhocracy is a flexible, adaptable, United States compiled by Forbes
and informal organizational magazine every year. Companies are
structure without bureaucratic ranked by their annual revenues for
policies or procedures. their respective fiscal years. This list
includes both public and private
companies using publicly available
revenue.
19
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy-
Organization & Information Systems (Cont.)- Organization-
Other Features of the Organizations

– Goals
– Constituencies ‫مؤسسات الدولة‬
– Leadership Styles ‫أساليب القيادة‬
– Tasks
– Surrounding Environments

20
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
Disruptive Technology (Riding the Wave)
)‫التكنولوجيا المخربة (ركوب الموجه‬
▪ Sometimes a technology and resulting business innovation comes along
to radically change the business landscape and environment.
.‫في بعض األحيان تأتي التكنولوجيا واالبتكار التجاري الناتج لتغيير جذري في مشهد األعمال والبيئة‬ ▪

▪ These innovations are loosely called “disruptive.” (Christensen, 2003).

What makes a technology disruptive? In some cases, disruptive
technologies are substitute products that perform as well or better
(often much better) than anything currently produced.
‫ تكون التقنيات‬،‫ ما الذي يجعل التكنولوجيا تخريبية؟ في بعض الحاالت‬.”‫يطلق على هذه االبتكارات بشكل عام اسم "التخريبية‬ ▪
.‫التخريبية منتجات بديلة تعمل بشكل جيد أو أفضل (غالبًا أفضل) من أي شيء يتم إنتاجه حاليًا‬

̶ Examples: The car substituted for the horse-drawn carriage; the word
processor for typewriters; the Apple iPod for portable CD players; digital
photography for process film photography.
‫لمشغالت األقراص المضغوطة‬Apple iPod .‫▪ السيارة المستبدلة بعربة تجرها الخيول ؛ معالج الكلمات لآلالت الكاتبة‬
‫المحمولة ؛ التصوير الرقمي لعملية تصوير الفيلم‬
21
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
Disruptive Technology (Riding the Wave) (Cont.)

▪ In these cases, entire industries are put out of business. In other cases,
disruptive technologies simply extend the market, usually with less
functionality and much less cost, than existing products. Eventually
they turn into low-cost competitors for whatever was sold before.
، ‫ تعمل التقنيات التخريبية ببساطة على توسيع السوق‬، ‫ و في حاالت أخرى‬.‫ يتم إيقاف الصناعات بأكملها‬،‫في هذه الحاالت‬ ▪
‫ في النهاية يتحولون إلى منافسين منخفضي التكلفة مقابل كل ما تم‬.‫عادةً بوظائف أقل وتكلفة أقل بكثير من المنتجات الحالية‬
.‫بيعه من قبل‬

̶ An example of modern disruptive technology is the Internet, which

significantly altered the way companies did business and which negatively
impacted companies that were unwilling to adapt to.
‫ والتي غيرت بشكل كبير الطريقة التي تمارس بها الشركات أعمالها‬،‫ من أمثلة التكنولوجيا الحديثة التخريبية‬،‫▪ اإلنترنت‬
.‫وأثرت سلبًا على الشركات التي لم تكن راغبة في التكيف معها‬

̶ Another Example is the Microprocessors chips.

22
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
How Information Systems Impact Organization & Business Firms-
Economic Impact

▪ IT changes relative costs of capital and the costs of information

‫▪ تغير تكنولوجيا المعلومات التكاليف النسبية لرأس المال وتكاليف المعلومات‬

▪ Information systems technology is a factor of production, like capital

and labor
‫ مثل رأس المال والعمل‬، ‫▪ تكنولوجيا نظم المعلومات هي أحد عوامل اإلنتاج‬

▪ IT affects the cost and quality of information and changes economics of

information
‫▪ تؤثر تكنولوجيا المعلومات على تكلفة وجودة المعلومات وتغير اقتصاديات المعلومات‬

– Information technology helps firms contract in size because it can reduce

transaction costs (the cost of participating in markets)
• Outsourcing ‫اإلستعانة بمصادر خارجية‬
)‫– تساعد تكنولوجيا المعلومات الشركات على التقليص من حيث الحجم ألنها يمكن أن تقلل من تكاليف المعامالت (تكلفة المشاركة في األسواق‬

23
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
How Information Systems Impact Organization & Business Firms-
Economic Impact (Cont.)-
Transaction Cost Theory

▪ Firms seek to economize on transaction costs (the costs of

participating in markets)
)‫– تسعى الشركات لالقتصاد في تكاليف المعامالت (تكاليف المشاركة في األسواق‬

– Examples: Costs of Hiring more employees, costs of buying suppliers

and distributors
‫• تكاليف توظيف المزيد من الموظفين وشراء الموردين والموزعين‬

▪ IT lowers market transaction costs for a firm, making it worthwhile

for firms to transact with other firms rather than grow the number of
employees
‫ مما يجعل من المفيد للشركات‬، ‫– تعمل تكنولوجيا المعلومات على خفض تكاليف معامالت السوق بالنسبة لشركة ما‬
‫التعامل مع شركات أخرى بدال ً من زيادة عدد الموظفين‬

24
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
How Information Systems Impact Organization & Business Firms-
Economic Impact (Cont.)-
Agency Theory ‫نظرية الوكالة‬

▪ Firm is nexus of contracts among self-interested parties requiring

supervision
‫الشركة هي سلسلة من العقود بين األطراف ذات المصلحة الذاتية التي تتطلب اإلشراف‬ •

▪ Firms experience agency costs (the cost of managing and supervising)

which rise as firm grows
‫تكاليف خبرة وكالة الشركات (تكلفة اإلدارة واإلشراف) التي ترتفع مع نمو الشركة‬ •

▪ IT can reduce agency costs, making it possible for firms to grow

without adding to the costs of supervising, and without adding
employees
‫ مما يجعل من الممكن للشركات أن تنمو دون إضافة إلى تكاليف‬، ‫يمكن لتقنية المعلومات أن تقلل من تكاليف الوكالة‬ •
‫ ودون إضافة موظفين‬، ‫اإلشراف‬

25
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
How Information Systems Impact Organization & Business Firms-
Organization & Behavioral Impact

▪ IT Flattens Organizations
– Decision making pushed to lower levels ‫صناعة القرار تمرر من قبل مستويات اإلدارة األقل‬
– Fewer managers needed (IT enables faster decision making and increases
span of control)
)‫من المستحسن عدد أقل من المديرين ( حيث تمكن تقنية المعلومات من اتخاذ قرارات أسرع وتزيد من نطاق التحكم‬ ̶

▪ Postindustrial Organizations
– Organizations flatten because in postindustrial societies, authority
increasingly relies on knowledge and competence rather than formal
positions
‫ تعتمد السلطة بشكل متزايد على المعرفة والكفاءة بدالً من المواقف‬،‫تتسطح المنظمات ألنه في مجتمعات ما بعد الصناعة‬ ̶
‫الرسمية‬

26
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
How Information Systems Impact Organization & Business Firms-
Organization & Behavioral Impact (Cont.)-
Flattening Organizations

▪ Information systems can

reduce the number of levels
in an organization by
providing managers with
information to supervise
larger numbers of workers
and by giving lower-level
employees more decision-
making authority.

27
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
How Information Systems Impact Organization & Business Firms-
Organization & Behavioral Impact (Cont.)

▪ Organizational Resistance To Change

– Information systems become bound up in organizational politics because
they influence access to a key resource – information
– ‫– تصبح أنظمة المعلومات مقيدة بالسياسات التنظيمية إلن السياسات التنظيمية تؤثر على الوصول إلى مورد رئيسي‬

‫المعلومات‬

– Information systems potentially change an organization’s structure,

culture, politics, and work
‫– من المحتمل أن تغير أنظمة المعلومات هيكل المنظمة وثقافتها وسياستها وعملها‬

– Most common reason for failure of large projects is due to organizational

and political resistance to change
‫– يعود السبب األكثر شيوعًا لفشل المشاريع الكبيرة إلى المقاومة التنظيمية والسياسية للتغيير‬

28
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
How Information Systems Impact Organization & Business Firms-
Organization & Behavioral Impact (Cont.)

▪ Implementing information
systems has consequences
for task arrangements,
structures, and people.
‫▪ تنفيذ نظم المعلومات له عواقب على ترتيبات المهام‬
.‫ واألشخاص‬، ‫ والهياكل‬،

▪ According to this model, to

implement change, all four
components must be
changed simultaneously.
‫ يجب تغيير‬، ‫ لتنفيذ التغيير‬، ‫▪ وفقًا لهذا النموذج‬
‫المكونات األربعة في وقت واحد‬

Organizational Resistance And The Mutually Adjusting

Relationship Between Technology And The Organization
29 ‫المقاومة التنظيمية وعالقة التعديل المتبادل بين التكنولوجيا والمنظمة‬
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
How Information Systems Impact Organization & Business Firms-
Organization & Behavioral Impact (Cont.)

▪ The Internet and Organizations

– The Internet increases the accessibility, storage, and distribution of
information and knowledge for organizations
– The Internet can greatly lower transaction and agency costs
• Example: Large firm delivers internal manuals to employees via a
corporate Web site, saving millions of dollars in distribution costs
‫ مما يوفر ماليين الدوالرات من‬، ‫ الشركة الكبيرة تقدم كتيبات إرشادية داخلية للموظفين عبر موقع ويب للشركة‬:‫• مثال‬
‫تكاليف التوزيع‬

30
 Management Information Systems
Information Systems, Organization & Strategy
How Information Systems Impact Organization & Business Firms-
Organization & Behavioral Impact (Cont.)

▪ Central Organizational Factors To Consider When Planning A New

System:
– Environment
– Structure
• Hierarchy, specialization, routines, business processes
– Culture and politics
– Type of organization and style of leadership ‫أسلوب القيادة‬
– Main interest groups affected by system; attitudes of end users
‫مجموعات المصالح الرئيسية المتأثرة بالنظام ؛ مواقف المستخدمين النهائيين‬ –

– Tasks, decisions, and business processes the system will assist

31