Nội dung ôn tập CK

1. Quản lý chất lượng

Quy trình quản lý chất lượng:
Lập kế hoạch quản lý chất lượng : Xác định các tiêu chuẩn chất
lượng nào phù hợp với dự án và cách đáp ứng chúng; thước đo là
tiêu chuẩn đo lường
Thực hiện đảm bảo chất lượng : Định kỳ đánh giá hiệu suất tổng
thể của dự án để đảm bảo dự án sẽ đáp ứng các tiêu chuẩn chất
lượng liên quan
Thực hiện kiểm soát chất lượng : Giám sát các kết quả dự án cụ
thể để đảm bảo chúng tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng liên
quan
Các phương pháp kiểm soát chất lượng:
Quản lý chất lượng đối với các dự án CNTT:
Một số gợi ý nhằm nâng cao chất lượng cho các dự án CNTT bao
gồm:
Thiết lập sự lãnh đạo thúc đẩy chất lượng
Hiểu chi phí của chất lượng
Tập trung vào ảnh hưởng của tổ chức và các yếu tố nơi làm việc
ảnh hưởng đến chất lượng
Theo đuổi các mô hình trưởng thành
2. Quản lý nhân sự
Quy trình quản lý nhân sự:
Xây dựng ma trận lập kế hoạch nhân sự RAM, RACI dựa trên sơ đồ OBS
:
RACI
R = Responsible: Người/bộ phận chịu trách nhiệm đầu mối triển khai.
A = Accountable: Người sẽ chịu trách nhiệm phê duyệt cái dự án, kế
hoạch đó.
C = Consulted: Đôi khi làm một dự án/kế hoạch nếu là R, trước khi đưa
lên A duyệt thì cũng cần đâu đó những người tư vấn (tham mưu) để có
thể hoàn thiện hơn khi làm.
I = Informed: Những người mà có thể không làm gì trong dự án/chiến
dịch đó, nhưng họ lại là người cần nắm thông tin. Ví dụ như phòng
marketing triển khai chương trình gì mà có thể không liên quan trực
tiếp đến sales thì phòng sales vẫn nên biết vì có thể khách hàng sẽ
hỏi đến.
Phương pháp lập:
Bước 1: Xác định tất cả các công việc liên quan và liệt kê chúng ở phía
bên trái của ma trân.
Bước 2: Xác định các cá nhân, đơn vị tham gia vào công việc/ dự án,
liệt kê chúng dọc theo phía trên của ma trận.
Bước 3: Hoàn thành các ô của ma trận, xác định những người có trách
nhiệm, người thực hiện, người cần được hỏi ý kiến, tư vấn và người
phải được thông báo cho mỗi công việc.
Bước 4: Chia sẻ, thảo luận và thống nhất ma trận RACI với các bên liên
quan trước khi bắt đầu thưc hiện.
Xây dựng kế hoạch nhân sự:
Kế hoạch quản lý nhân sự mô tả thời điểm và cách thức mọi người sẽ
được thêm vào và đưa ra khỏi nhóm dự án
Biểu đồ tài nguyên là biểu đồ cột hiển thị số lượng tài nguyên được
phân bổ cho một dự án theo thời gian
-Các quy tắc chung về quản lý và đánh giá nhân sự ?
3. Quản lý chi phí
Quy trình quản lý chi phí:
Bài tập kiểm soát chi phí theo phương pháp EVM (Earn Value
Management):
Tính toán các giá trị BAC, PV, EV, AC, SPI, CPI, CV, …: kết luận về kế
hoạch dự án về chi phí và thời gian thông qua các chỉ só SPI, CPI.
Tính toán các giá trị ETC, EAC, TPCI, VAC: dự toán về chi phí
(Forecasting)
BAC: Ngân sách khi hoàn thành
AC: Chi phí thực
PV: giá trị kế hoạch= %hoàn thành theo kế hoạch X BAC
EV: giá trị thu được= %hoàn thành thực tế X BAC
SPI: EV/PV chỉ số thực hiện lịch biểu
<1: chậm
=1: đúng
>1: nhanh
SV: EV-PV lịch trình trên lệch
CPI:EV/AC Chỉ số hiệu suất chi phí
<1: giá trị thu về nhỏ hơn với vốn bỏ ra ban đầu, vượt ngân sách
>1: đầu tư có lãi, dưới ngân sách
CV : EV-AC Chênh lệch chi phí
EAC:Ước tính khi hoàn thành = BAC/CPI
ETC:Ước tính để hoàn thành = EAC-AC
TPCI:Để hoàn thành chỉ số hiệu suất= (BAC-EV)/(BAC-AC)
VAC: Phương sai khi hoàn thành= BAC-EAC
VAC > 0 : dưới ngân sách
VAC = 0 : nằm trong ngăn sách
VAC < 0 : quá ngân sách
ES:
1. Đầu nhánh= 1
2. ES= EF trước +1
EF: EF= ES+duration -1
LS: LF- duration +1
LF:
1. Cuối: = CP
2. LF= LS trước -1
4.Quản lý truyền thông
Tính số kênh truyền thông:
Khi số lượng người tham gia tăng lên, mức độ phức tạp của giao tiếp
cũng tăng lên vì có nhiều kênh hoặc con đường liên lạc hơn để mọi
người có thể giao tiếp.
Số kênh liên lạc = n ( n-1 ) trong đó n là số người tham gia
2
Các hình thức truyền thông:
Giao tiếp tương tác : Hai hoặc nhiều người tương tác để trao đổi thông
tin thông qua các cuộc họp, cuộc gọi điện thoại hoặc hội nghị truyền
hình. Cách hiệu quả nhất để đảm bảo sự hiểu biết chung
Giao tiếp đẩy : Thông tin được gửi hoặc đẩy đến người nhận mà không
cần yêu cầu của họ thông qua báo cáo, e-mail, fax, thư thoại và các
phương tiện khác. Đảm bảo rằng thông tin được phân phối nhưng
không đảm bảo rằng thông tin đó đã được nhận hoặc hiểu
Truyền thông kéo : Thông tin được gửi đến người nhận theo yêu cầu
của họ thông qua các trang Web, bảng tin, học trực tuyến, kho kiến
thức như blog và các phương tiện khác.
5. Quản lý mua sắm thiết bị
Các loại hợp đồng mua sắm thiết bị:
Các loại hợp đồng khác nhau có thể được sử dụng trong các tình
huống khác nhau:
Fixed price or lump sum contracts : Bao gồm tổng giá cố định
cho một sản phẩm hoặc dịch vụ được xác định rõ ràng
Cost reimbursable contracts : Liên quan đến việc thanh toán
cho người bán các chi phí trực tiếp và gián tiếp
Time and material contracts: Kết hợp cả hợp đồng giá cố định và
hợp đồng hoàn trả chi phí, thường được các chuyên gia tư vấn
sử dụng
Unit price contracts: Yêu cầu người mua thanh toán cho người
bán một số tiền định trước trên một đơn vị dịch vụ
Một hợp đồng thực sự có thể bao gồm cả bốn loại này, nếu nó
hợp lý đối với hoạt động mua sắm cụ thể đó.
Đề ôn mẫu:
Mô tả dự án:
Sở giáo dục TPHCM lên kế hoạch nâng cấp hệ thống CNTT và xây dựng
phần mềm quản lý các cơ sở giáo dục cho tất cả các phòng giáo dục
của 13 quận huyện trên địa bàn từ năm 2023. GĐ SGD Đào Đức Tuấn
thực hiện hợp tác với công ty AAI do Hoàng Văn Lâm là Giám đốc và
đã ký kết hợp đồng cho dự án vào ngày 20/9/2022. AAI giao dự án cho
nhóm 02 do Lâm Thanh Hà làm quản lý lên kế hoạch và thực hiện dự
án trong 80 ngày với vốn ban đầu 1.2 tỷ. Các đối tác của dự án bao
gồm công ty Microsoft (Từ Mạnh Hùng là người đại diện) cung cấp các
gói software và các frameworks, công ty Phong Vũ (Nhậm Thanh là
người đại diện) chuyên cung cấp các thiết bị phần cứng.
Danh sách các thành viên trong nhóm 02 thực hiện dự án:
1. Nguyễn Thảo Vy – Nhân viên Test có 5 năm kinh nghiệm Test
2. Hoàng Lan – Chuyên viên phân tích có khả năng giao tiếp tiếng
Anh tốt
3. Phạm Hoàng Trung – Nhân viên văn phòng
4. Lâm Minh Thu – Cử nhân Kinh Tế Phát Triển – Chuyên viên phân
tích tài chính
5. Tô Văn Thuận – Kỹ sư KTPM – mới tốt nghiệp – là người có năng
lực.
Giả thiết rằng Lâm Thanh Hà đã thực hiện được việc lập kế hoạch
quản lý phạm vi cho dự án với các giai đoạn công việc theo thứ tự như
sau: Giai đoạn 1(Thu thập yêu cầu), Giai đoạn 2(Phân tích/thiết kế),
Giai đoạn 3 (Hiện thực), Giai đoạn 4(Kiểm thử, Triển khai và Bảo trì).
Câu 1:
1. Sử dụng ma trận RACI phân bổ nhân sự cho các công việc của
dự án.
Ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) là công
cụ quản lý dự án giúp phân bổ trách nhiệm rõ ràng cho từng thành
viên trong nhóm dự án.
R (Responsible): Người chịu trách nhiệm thực hiện công việc. Đây là
người sẽ thực hiện nhiệm vụ cụ thể.
A (Accountable): Người chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả công
việc. Đây là người có quyền quyết định và đảm bảo nhiệm vụ được
hoàn thành.
C (Consulted): Người được tư vấn, cung cấp ý kiến, và thông tin để
hoàn thành nhiệm vụ. Đây là những người có chuyên môn cần thiết và
được tham vấn trong quá trình thực hiện.
I (Informed): Người được thông báo về tiến độ và kết quả của công
việc. Đây là những người cần được cập nhật thông tin nhưng không
tham gia trực tiếp vào việc thực hiện nhiệm vụ.
 Công Lâm Nguyễn Hoàng Phạm Lâm Tô
việc Thanh Hà Thảo Vy Lan Hoàng Minh Văn
Trung Thu Thuậ
Giai đoạn n
Thu thập yêu R A C I I I
cầu
Phân tích/Thiết R I A I C I
kế
Hiện thực A I I I I R
Kiểm thử A R I I I C
Triển khai bảo trì A I C I I R

2. Trong quản lý dự án khái niệm Stakehodlers là gì? Liệt kê các

Stakeholders của dự án trên.
Stakeholders là các cá nhân hoặc tổ chức có quan tâm hoặc bị ảnh
hưởng bởi dự án. Họ có thể là người sử dụng cuối cùng, người tài trợ
dự án, hoặc bất kỳ ai có quyền lợi trong dự án.
Stakeholders của dự án trên:
1. Sở Giáo dục TPHCM
2. Giám đốc Sở Giáo dục TPHCM (Đào Đức Tuấn)
3. Công ty AAI
4. Giám đốc Công ty AAI (Hoàng Văn Lâm)
5. Nhóm dự án 02
6. Công ty Microsoft (Từ Mạnh Hùng)
7. Công ty Phong Vũ (Nhậm Thanh)
8. Các phòng giáo dục của 13 quận huyện
9. Các nhân viên và học sinh tại các cơ sở giáo dục
Câu 2:
1. Hãy lập bảng kế hoạch truyền thông (hình thức, chu kỳ, nội
dung,...) giữa các thành viên tham gia trong giai đoạn 3 (hiện thực)
của dự án (ít nhất là 4 hình thức truyền thông khác nhau).
Hình thức truyền Chu kỳ Nội dung
thông
Họp nhóm Hàng tuần Cập nhật tiến độ,
thảo luận vấn đề
Email Hàng ngày Báo cáo nội dung
công việc hàng ngày,
trao đổi thông tin
Báo cáo tiến độ Hàng tuần Báo cáo chi tiết về
tiến độ công việc
Hội nghị trực tiếp Khi cần thiết Họp khẩn cấp, thảo
luận khi có vấn đề
phát sinh
2. Tính số kênh truyền thông tối đa giữa những thành viên liên quan
đến dự án.
Số kênh truyền thông: Với 6 thành viên, số kênh truyền thông tối
đa cần thiết là:
N x (N - 1)/2 = 6(6-1)/2 = 15 kênh
Câu 3:
1. Phân tích, đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong dự án (ít nhất 4
loại rủi ro).
Rủi ro kỹ thuật: Công nghệ mới hoặc chưa được thử nghiệm, có thể
gây khó khăn trong việc triển khai.
Rủi ro tài chính: Vượt quá ngân sách dự án do chi phí không dự đoán
được.
Rủi ro thời gian: Dự án bị trễ so với kế hoạch do các vấn đề phát sinh
không lường trước.
Rủi ro nhân sự: Thành viên quan trọng nghỉ việc hoặc không thể tham
gia đầy đủ vào dự án.
2. Hãy liệt kê các hình thức đối phó với từng rủi ro của câu 1? Giải
thích ngắn gọn tại sao chọn các hình thức đối phó trên?
Rủi ro kỹ thuật
Giảm thiểu: Thực hiện kiểm tra và thử nghiệm công nghệ trước khi
triển khai chính thức.
Lý do: Đảm bảo tính khả thi và hiệu quả của công nghệ trong môi
trường dự án.
Rủi ro tài chính
Giảm thiểu: Theo dõi chi phí thường xuyên và lập quỹ dự phòng cho
các chi phí phát sinh.
Lý do: Kiểm soát chi phí chặt chẽ để tránh vượt ngân sách.
Rủi ro thời gian
Tránh né: Lập kế hoạch chi tiết và dự phòng thời gian cho các công
việc có khả năng bị trễ.
Lý do: Dự đoán và chuẩn bị cho các tình huống phát sinh để giữ tiến
độ.
Rủi ro nhân sự
Chuyển giao: Đào tạo nhân sự dự phòng hoặc ký hợp đồng với các nhà
cung cấp nhân lực.
Lý do: Đảm bảo nguồn nhân lực luôn sẵn sàng để tiếp tục công việc
khi có thay đổi.
Câu 4:
1. Trong quá trình thực hiện dự án, dự án cần lên kế hoạch cung
cấp nơi lưu trữ dữ liệu cho phía khách hàng (Sở giáo dục TPHCM) từ 10
năm trở lên. Có 2 phương án được đề ra:
⮚ Mua cho mỗi quận, huyện 1 máy server với giá mỗi máy là
5000USD.
⮚ Sử dụng dịch vụ cloud lưu trữ chung cho sở giáo dục với giá
hằng năm cho mức dung lượng không giới hạn là 2500 USD.
Hãy tính toán và chọn phương án tối ưu để đề xuất cho Sở Giáo Dục.
Phương án 1: Mua server
Chi phí mỗi server: 5000 USD
Số quận/huyện: 13
Tổng chi phí: 5000 USD * 13 = 65,000 USD
Thời gian sử dụng: 10 năm
Chi phí hàng năm: 65,000 USD / 10 = 6,500 USD
Phương án 2: Dịch vụ cloud
Chi phí hàng năm: 2,500 USD
Thời gian sử dụng: 10 năm
Tổng chi phí: 2,500 USD * 10 = 25,000 USD
Chọn phương án 2 vì tổng chi phí thấp hơn nhiều so với phương án 1
(25,000 USD so với 65,000 USD).
2. Tại thời điểm hiện tại là ngày thứ 20 chi phí cho dự án tốn 400
triệu, theo kế hoạch dự định dự án phải hoàn thành 30% khối lượng
công việc đề ra. Tính các giá trị BAC, AC, SV, SPI, PV, EV, CV, CPI, SPI?
BAC (Budget at Completion Ngân sách hoàn thành): 1,200 triệu VND
AC (Actual Cost Chi phí thực tế): 400 triệu VND
PV (Planned Value Giá trị theo kế hoạch): 30% của BAC = 0.3 * 1,200
= 360 triệu VND
EV (Earned Value Giá trị đạt được): 30% của BAC = 0.3 * 1,200 = 360
triệu VND
SV (Schedule Variance Độ lệch tiến độ): EV - PV = 360 - 360 = 0 triệu
VND
SPI (Schedule Performance Index Chỉ số hiệu suất tiến độ): EV / PV =
360 / 360 = 1
CV (Cost Variance Độ lệch chi phí): EV - AC = 360 - 400 = -40 triệu
VND
CPI (Cost Performance Index Chỉ số hiệu suất chi phí): EV / AC = 360 /
400 = 0.9
3. Dự toán về thời gian thực hiện và ngân sách cho DA cho đến khi dự
án hoàn thành (ETC).
ETC (Estimate to Complete Ước tính chi phí hoàn thành):
Thời gian còn lại (dự toán): Nếu CPI < 1, dự án có thể kéo dài hơn dự
kiến.
Dự toán chi phí còn lại: (BAC - EV) / CPI = (1,200 - 360) / 0.9 = 840 /
0.9 ≈ 933 triệu VND
Thời gian hoàn thành:
Thời gian còn lại: 80 ngày - 20 ngày = 60 ngày
Dự toán thời gian hoàn thành: Nếu SPI = 1, thời gian còn lại không
thay đổi.
Như vậy, dự án cần 933 triệu VND và 60 ngày nữa để hoàn thành.