User  Administration  
for  InkFormulation  6  
and  ColorQuality  6  
with    
UserAdministrator  2.1  
 
 
   

InkFormulation  6/ColorQuality  6  –  User  Administration  

(08.2014  en)     1  
Content  

1   User  Administration ........................................................................................ 3  

1.1   Launching  UserAdministrator .................................................................... 3  
2   Screen  Structure ............................................................................................. 4  
2.1   Function  groups ........................................................................................ 4  
2.2   Users ....................................................................................................... 4  
2.3   Data  access  groups ................................................................................... 4  
3   Menu  list ........................................................................................................ 5  
3.1   Symbols  list .............................................................................................. 5  
4   Entering  new  authorization  groups ................................................................... 6  
4.1   Processing  function  groups ........................................................................ 7  
4.2   Delete  function  groups .............................................................................. 8  
5   Processing  user  data ........................................................................................ 9  
5.1   Entering  a  new  user .................................................................................. 9  
5.2   Processing  user  rights ............................................................................. 10  
5.3   Entering  or  changing  user  information  later .............................................. 11  
6   Structure  and  hierarchy  of  data  access  groups ................................................. 12  
6.1   Defining  a  new  data  access  group ............................................................ 14  
6.2   Assign  a  data  access  group ...................................................................... 15  

InkFormulation  6/ColorQuality  6  –  User  Administration  

(08.2014  en)     2  
1 User  Administration  
 
X-­‐Rite  UserAdministrator  is  additional  software  enabling  you  to  define  the  access  rights  
of  the  individual  users  to  the  functions  of  X-­‐Rite  InkFormulation  and  ColorQuality.  
The  UserAdministrator  software  displays  all  functions  of  InkFormulation  and  
ColorQuality.  However,  only  those  functions  can  be  switched  on  and  off  which  are  
authorized  by  the  copy  protection  pin.  
UserAdministrator  also  allows  users  to  be  assigned  to  particular  data  access  groups.  
This  means  that  application  data  can  be  easily  used  jointly  and  protected  from  
unauthorized  access.  
 

1.1 Launching  UserAdministrator  

The  UserAdministrator  can  be  launched  from  Start  >  Programs  >  X-­‐Rite  >  
UserAdministrator.  
 
Remark:  If  you  are  using  Windows  XP  SP2,  NET  2.0  needs  to  be  installed  from  the  
InkFormulation/ColorQuality  6  Installation  CD  (DotNet20_forWinXPSP2)  on  your  PC.  
 

InkFormulation  6/ColorQuality  6  –  User  Administration  

(08.2014  en)     3  
2 Screen  Structure  
 

 
 

2.1 Function  groups  

Function  groups  define  access  rights  to  specific  functions  of  InkFormulation  and/or  
ColorQuality  for  the  groups  in  question.    
New  groups  can  be  added  and  existing  ones  deleted.    
 

2.2 Users  
Each  user  can  be  assigned  to  one  or  more  rights  groups.  A  user  who  belongs  to  several  
rights  groups  disposes  of  the  cumulated  access  rights  granted  to  those  rights  groups.    
New  users  can  be  added  and  existing  ones  deleted.    

2.3 Data  access  groups  

Data  access  groups  define  the  structure  for  access  rights  to  data.  Any  user  can  be  a  
member  of  a  data  access  group  (but  only  to  one  single  data  access  group  at  a  time,  not  
to  several  simultaneously).  A  higher-­‐ranking  group  has  read  and  edit  rights  to  all  the  
data  of  a  lower-­‐ranking  group.  A  lower-­‐ranking  group  has  read-­‐only  rights  to  all  the  
data  in  the  group.  No  group  can  read  or  edit  the  data  of  an  adjacent  group.  
Data  access  groups  can  be  added  or  deleted.  

InkFormulation  6/ColorQuality  6  –  User  Administration  

(08.2014  en)     4  
3 Menu  list  
 

 
 
The  following  functions  can  be  carried  out  on  the  various  menus:    
File       Backup  and  restore  user  data  
      Close  the  program  
Edit       Undo    
Tools       Settings:  Select  language  
 
 
 
 

3.1 Symbols  list  

 

  Save  user  data  

 

  Create  new  users  

 

  Create  a  new  function  group  

 

  Create  a  new  data  access  group  

 

  Delete  
 
 

InkFormulation  6/ColorQuality  6  –  User  Administration  

(08.2014  en)     5  
4 Entering  new  authorization  groups  
 
Procedure:  
1. Click  on  the  symbol  New  function  group  
 

 
2. Enter  a  designation  for  the  function  group  
3. Select  the  desired  application:  ColorQuality  or  InkFormulation  

4. Activate  the  check  boxes  for  the  functions  to  which  the  new  group  is  to  
have  access  

Note:  If  you  activate  the  check  box  for  the  main  directory  of  a  program,  all  subordinate  
functions  will  also  be  activated.  Open  the  subdirectories  to  activate/deactivate  the  individual  
functions.  
Functions  which  are  not  authorized  by  the  copy  protection  pin  cannot  be  activated.  

5. Click  on  the  Save  symbol  in  the  main  window  to  activate  the  entries  you  
have  made.  

Note       The  current  user  data  can  be  saved  in  any  directory  and  loaded  when  required.  

InkFormulation  6/ColorQuality  6  –  User  Administration  

(08.2014  en)     6  
4.1 Processing  function  groups    
The  access  rights  for  a  group  can  also  be  changed  later.  
 
Procedure:  
1. Highlight  the  relevant  function  group  on  the  left  side  of  the  window.  On  the  
right  side  you  see  automatically  the  directory  tree  with  all  activated  
functions.    
2. Deactivate  or  activate  the  check  boxes  for  the  required  programs/functions  
 

 
3. Click  on  the  Save  symbol  to  activate  the  entries  you  have  made.  
 
   

InkFormulation  6/ColorQuality  6  –  User  Administration  

(08.2014  en)     7  
4.2 Delete  function  groups    
Function  groups  can  be  deleted  anytime.  
 
Procedure:  
1. Highlight  the  relevant  function  group  in  the  directory  tree  on  the  left  side,  
you  want  to  delete.  
2. Click  on  Delete  to  delete  the  function  group.  
 

InkFormulation  6/ColorQuality  6  –  User  Administration  

(08.2014  en)     8  
5 Processing  user  data    
5.1 Entering  a  new  user    
 
Procedure  
1. Click  on  the  symbol  New  user  

   
2. Enter  the  user  name  
3. Select  the  function  group,  to  which  the  user  should  be  assigned  

Note     A  user  can  be  assigned  to  more  than  one  rights  group.    

 
   

InkFormulation  6/ColorQuality  6  –  User  Administration  

(08.2014  en)     9  
 Assigning  to  a  data  access  group  by  highlighting  the  relevant  data  access  group.  
 
Note       The  membership  of  a  user  to  a  certain  data  access  group  is  identified  by  a  colored  
background  ( ).    This  symbol  will  not  be  immediately  displayed  upon  
assigning  a  user  to  a  data  access  group,  but  can  be  verified  after  saving  the  settings  
by  menu  User/Group  >  Modify.  

 
If  the  current  windows  user  name  is  found  in  the  UserAdministrator,  it  is  automatically  
selected  and  the  password  dialog  box  is  omitted,  regardless  whether  a  password  is  set  
or  not.    
If  the  current  windows  user  is  not  found  in  the  UserAdministrator,  the  password  dialog  
box  will  be  appear.  We  recommend  a  password.  
 
Click  on  the  Save  symbol  to  activate  the  entries  you  have  made.  
 
 

5.2 Processing  user  rights    

The  access  rights  for  a  user  (defined  by  his  membership  to  a  certain  user  group  or  
multiple  user  groups)  can  also  be  modified  at  a  later  time.    
 
Procedure:  
1. Highlight  the  relevant  user  on  the  left  side.    
2. Select  the  desired  function  group  on  the  right  side  via  +  button.    
3. Select  in  the  „Select  function  group“  window  the  desired  group  of  rights.  
Then  click  OK.  

InkFormulation  6/ColorQuality  6  –  User  Administration  

(08.2014  en)     10  
  

 
4. Click  on  Save  symbol  to  activate  the  entries  you  have  made  
 

5.3 Entering  or  changing  user  information  later  

 
User  information  can  be  entered  or  altered  at  a  later  time.  
 
Procedure:  
1. Highlight  the  user  
2. On  the  right  side  the  user  information  are  displayed.  You  can  modify  or  
delete  this  information  anytime  
3. Click  on  Save  symbol  to  activate  the  entries  you  have  made  

InkFormulation  6/ColorQuality  6  –  User  Administration  

(08.2014  en)     11  
6 Structure  and  hierarchy  of  data  access  groups  
 
The  aim  of  data  access  groups  is  to  provide  privacy  to  users  of  data  access  groups  of  
different  trees.  Basically  data  created  by  members  of  a  data  access  group  (DAG)  of  one  
tree  cannot  be  seen  (read)  or  accessed  by  members  of  a  data  access  group  of  another  
tree.  But  since  version  2.1  it  is  possible  to  give  users  read  only  access  to  other  data  
access  groups,  not  in  the  same  tree.  
 
By  activated  the  User  Administration,  the  user  can  store  the  recipes  in  different  data  
access  groups.    It  is  only  possible  to  store  in  those  groups,  where  the  user  is  or  in  
groups  below:  
 
DAG  1  can  store  recipes  in  each  DAG.  
DAG  2  can  store  recipes  in  DAG  2  and  DAG  4.  
DAG  3  can  store  recipes  in  DAG  3  and  DAG  5.  
DAG  4  can  store  only  in  DAG  4  
DAG  5  can  store  only  in  DAG  5.  
 
 
  DAG  1  
 
 
  DAG  2  
 
DAG  4  
 
 
  DAG  3  
 
DAG  5  
 
 
 
 
 
A  higher-­‐ranking  group  has  read  and  edit  rights  to  all  data  of  a  lower-­‐ranking  group.  A  
lower-­‐ranking  group  has  read-­‐only  rights  to  all  data  in  the  group.  No  group  can  edit  
data  of  an  adjacent  group,  regardless  whether  it  is  on  the  same  level,  on  a  higher  or  on  
a  lower  level.  Users  optionally  can  be  given  read  only  access  to  adjacent  groups.  
 
 
Note       Data  which  was  present  in  the  database  before  data  access  groups  were  built  can  
be  seen  by  all  data  access  groups.  

InkFormulation  6/ColorQuality  6  –  User  Administration  

(08.2014  en)     12  
Example:  
 
Members  of  a  higher-­‐  ranking  
data  access  group  (e.g.  an  
administrator  being  member  
of  the  top  level  «Data  access  
group»)  can  read  and  access  
data  of  all  lower-­‐ranking  data  
access  groups,  as  far  as  they  
are  granted  to  do  so  by  the  
authorization  group  which  
they  are  member  of  
   
 
 
 
Note       Whether  a  member  of  a  higher-­‐ranking  data  access  group  can  alter  or  delete  data  
created  by  members  of  lower-­‐ranking  data  access  groups  depends  on  the  rights  
granted  by  the  authorization  group  which  he  is  member  of!  

 
  Members  of  a  same  tree  can  
read  all  data  of  the  different  
levels  of  this  tree.    
WR R However,  members  of  lower-­‐
ranking  levels  have  read  
access  (R)  only  to  data  
created  by  members  of  
higher-­‐ranking  data  access  
groups,  while  members  of  
higher-­‐ranking  levels  have  
  read  and  write  access  (WR)  to  
data  created  by  members  of  
 

 
  lower-­‐ranking  data  access  
  groups.  
 
Note       No  user  can  be  member  of  more  than  one  data  access  group  at  a  time  but  can  have  
read  only  access  to  other  data  access  groups.  

   

InkFormulation  6/ColorQuality  6  –  User  Administration  

(08.2014  en)     13  
6.1 Defining  a  new  data  access  group    
 
Procedure:  
1. Highlight  the  data  access  group  on  the  left  side  that  will  be  the  higher  ranking  
group.    The  new  data  access  group  will  be  defined  directly  under  that  group.  
2. Click  on  the  symbol  New  data  access  group  
 

 
3. Enter  the  name  of  the  data  access  group  
4. Click  on  the  Save  symbol  to  activate  the  entries  you  have  made  
   

InkFormulation  6/ColorQuality  6  –  User  Administration  

(08.2014  en)     14  
6.2 Assign  a  data  access  group  
 
Procedure:  
1. Select  the  user  you  want  to  assign  to  a  data  access  group  
2. On  the  right  side  you  can  modify  the  data  of  the  user.  Click  on  the  button  next  
to  the  list  box  Data  access  group.  
3. Select  the  desired  data  access  group  and  click  on  OK.  
 

 
 
 
 
 

InkFormulation  6/ColorQuality  6  –  User  Administration  

(08.2014  en)     15  
 4. The  assigned  Data  Access  Group  will  be  highlighted  in  dark  green  for  the  user,  
also  full  access  rights  to  lower  ranking  groups  (bright  green)  and  read  only  
access  to  higher  ranking  groups  (yellow).  
 

 
 
 
5. Optionally  a  user  can  be  assigned  to  another  Data  Access  Group  with  read  only  
access.  
 

InkFormulation  6/ColorQuality  6  –  User  Administration  

(08.2014  en)     16  
  
 
6. Read  only  access  is  yellow  highlighted.  
 

 
 

InkFormulation  6/ColorQuality  6  –  User  Administration  

(08.2014  en)     17