An Electronic Mail System

for Microsoft Windows Systems

User Manual for Pegasus Mail Version 4

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This manual, the Pegasus Mail Logo and all accompanying software and documentation
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Colophon

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Roman, a boring, but easily-legible and widely-available combination of typefaces.
Contents

1: Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
What is electronic mail?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Terms and concepts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

2: Installing Pegasus Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

System requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Installing Pegasus Mail on a Memory Stick . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Preconfiguring a user mailbox . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Running Pegasus Mail for the first time . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
Command-line switches. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Accessing the Internet using Pegasus Mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
WinPMail, NetWare and the Microsoft Requester . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

3: Getting started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Running the program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Now what? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Interface basics. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Windows . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Drag and drop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
The Button Panel (also called the “main toolbar”) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Customizing the button panel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
The floating menu. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
The StatusBar and WindowBar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Working with multiple file servers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

4: Sending Messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Creating a new message. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Addressing your message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Distribution (Mailing) Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Address books. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Aliases. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
The Addressing Centre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Address completion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Message options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
Encryption . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27
The Message menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Right-clicking in a message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Using styled text, pictures and formatting in messages . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Basic formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Tables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Pictures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Hyperlinks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Special message options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Editor settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
 Custom headers for this message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Sticky settings and default settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Checking your spelling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
The Glossary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
Adding attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Working with attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
How Pegasus Mail decides on encoding. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37
Attaching other mail messages to a message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Extensions and Message Templates. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Supported address types. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Local user addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
User groups . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Internet addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
NetWare MHS addresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
User-defined gateways . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Address overrides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
Mail Merge. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Before you start - don't spam!. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Terminology - Records and Fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Messages and data files. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Field numbers and names . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Setting up a merge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Quick setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Dry runs - testing your merge . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Merging and rich text messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Limits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
Things to watch out for. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

5: Reading and filing your mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46

Mail folders and trays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
The Folder Manager window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Preview mode and “Classic” mode. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
Working with your folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47
Navigating within folders and messages in preview mode. . . . . . . . . . . . 47
The Folders menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Right-clicking in the list of folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Accessing multiple mailboxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48
Searching for text in your folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Entering the text for which you want to search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49
Other search options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Specifying where to search . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Specifying search constraints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51
Working with search results . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Saving and loading searches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
The Folder Browser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Message status indicators (folder view) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Working with messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
Replying to mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Forwarding mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
 Incremental search through a folder’s messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Selecting messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
Quick-select . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Grouped views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
The Folder menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Right-clicking within a folder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Re-sending a copy-to-self message. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Reading messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Message status indicators in the reader. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
Hyperlinks and URLs (World Wide Web links) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Working with attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Previewing, opening and saving attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Deleting attachments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Replying to, and forwarding attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
Annotations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Viewing the raw version of the message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
The Reader menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Right-clicking while reading a message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Digests . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
Copying text from a message. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

6: Mail and Spam Filtering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

General-purpose rule-based mail filtering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Using the Filtering Rule Wizard. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Using the Full Filtering Rule Editor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73
Advanced rule processing options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Flow Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Creating logical operations in your rule sets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
Content Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
How it works. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Using the Content control dialog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Editing a Content Control definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
The General Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
The Exceptions Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
The Message Tests Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
The Actions Page. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
Header addition and advanced options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Pegasus Mail's Content Control Filtering Language . . . . . . . . . . . . . . . . 85
The types of test. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
General layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
Making the most of regular expressions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Matching anywhere within the text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90
Spamhalter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Spamhalter vs Content Control. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Getting started with Spamhalter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Basic operation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Status indication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Sorting and grouped views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Using Spamhalter and Content Control together . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
Copyright information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92
 The Global Whitelist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Managing the Global Whitelist. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
Adding addresses to the whitelist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Specialized address forms. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

7: Addressbooks and Distribution Lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95

Address books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Navigating within the Addressbook Manager window . . . . . . . . . . . . . . 95
Working with addressbooks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Working with addressbook entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Using address books . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97
Printing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
The Addressbook menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Distribution lists. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
Address completion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100
System-wide addressbooks and System-wide lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

8: Other addressing aids . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

Administering users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
The Local User list. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
Address books and Distribution lists . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
The Logged-in user list . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
MHS Directory services. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

9: Notepads . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Creating and working with notepads . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

10: Noticeboards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

Posting notices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Following up and replying . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Deleting notices, expiration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106
Sending mail to noticeboards. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

11: Preferences - customizing the way Pegasus Mail operates. . . . . . 107

General settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Basic Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Advanced Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Mailbox location . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Extended features (Novell NetWare mode only) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
Outgoing mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Messages and replies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Use these settings when creating new messages and replies. . . . . . . . 112
Special settings applying to replies only . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112
Address completion options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Message formatting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Message editing features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Formatting and use of styling in messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113
Tabs and margins. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
Signatures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
 Copies to self (outbox) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115
Copy-to-self filtering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Encryption. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
Sending mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116
When sending messages containing rich (formatted) text. . . . . . . . . . 117
Advanced settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Incoming mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Preview mode settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Folder behaviours . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
Message reader . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Content viewers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
Configuration files affecting content viewers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Hyperlinks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
User interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
List Displays . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124
Toolbars . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Reporting/Logging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
New mail reporting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
System messages and logging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125
Automatic formatting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Automatic formatting features. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
Autoreplacement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
NetWare MHS/SMF settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

12: Using Pegasus Mail on the Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

What you need to use Pegasus Mail on the Internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Online and offline modes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Configuring Pegasus Mail for TCP/IP mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
General . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Receiving (POP3) Mail. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Polling controls:. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
Multiple identity controls . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
Editing a POP3 definition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
The “General” Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132
The “Security” Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
The “Download Controls” page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Server-side mail filtering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
Sending (SMTP) mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Settings controlling the way mail is sent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136
Editing an SMTP definition.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
The “General” page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
The “Security” Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
SMTP Authentication . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
Dialling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
SSL/TLS - Secure mail connections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139
What the various controls mean . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Server certificate fingerprint tracking. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140
Suppressing certificate verification . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Selective download of mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
MultiPOP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 142
13: IMAP4, accessing remote mailboxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Defining an IMAP profile . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
The “Connection” Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
The “Settings” Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
Deleted message handling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144
The “Performance” Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Connection management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Folder status handling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145
Folder list handling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146
The “Security” Page . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Accessing an IMAP Mailbox. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Using an IMAP profile Off-line. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147
Restrictions when using IMAP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
IMAP troubleshooting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Local issues. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Remote issues . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

14: Multiple Identities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

Using identities in your mail messages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Attaching identities to folders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151

15: Extensions (“Plugins”) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152

Telephone message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Mail Merge. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Business Cards . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
LDAP directory service lookup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

16: Message templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

The two types of message template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Using message templates to create mail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
Creating templates using the template editor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
The template script language - general reference . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
String literals and filenames . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Optional or omitted parameters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Textual substitutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156
Example: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
The template script language - command summary . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
The TITLE command . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
The HELPFILE command . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
The STRING command - declaring variables . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Creating list variables using the STRING command . . . . . . . . . . . . . 158
Using the SET command to set message fields . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Using the SET command to assign values to variables . . . . . . . . . . . . . . 159
The INSERT command - add data to a message . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
The BODY/ENDBODY commands - insert a block of text into the message
159
The INCLUDE command - include a file or the reply body . . . . . . . . . . 159
The ATTACH command - attach a file to the message . . . . . . . . . . . . . . 160
The PICTURE command - add a picture to a template's prompt dialog . 160
 The TEXT command - add text to a template's prompt dialog. . . . . . . . . 160
The EXTRACT command - parse an e-mail address . . . . . . . . . . . . . . . . 161
The LOOKUP command - get a text item from a list variable. . . . . . . . . 161
The CHAIN command - run one template after another . . . . . . . . . . . . . 161

Appendix A – Command-line options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162

Appendix B: Public (System-wide) folders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Defining Public Folder Trees. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Creating public folders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163

Appendix C – DDE and MAPI services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165

DDE (Dynamic Data Exchange) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
MAPI Interfaces. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Installing Pegasus Mail’s MAPI support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165
Limitations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

Appendix D – Updates, technical support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

Official download sites and web pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167
Getting technical support . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167

Appendix E – Troubleshooting and FAQs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

Troubleshooting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Some frequently-asked questions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172