Lab 1: Excel Basics
 
 
Microsoft Excel is a spreadsheet application that is used for basic data organization, statistical analysis, 
graphing data as well as many other uses. In this lab, we will take a look at what makes up an Excel 
spreadsheet and the basic uses of it. 
 
 
 
 
The interface
 
2 
 
1  3 
 
 
 
 
 
 
 
5 
 
 
 
4 
6 
 
 
 
 
 
 
 
7 
 

Peeking into Computer Science | Excel Lab Manual

 
1.  The File menu: This menu allows you to create, save, open and print spreadsheets. 
2.  Quick access toolbar: You can customize this toolbar to include all of the functions you use most, 
such as save and undo. 
3.  The ribbon:   The ribbon contains all the office menus and toolbars. The ribbon is divided into tabs, 
each of which contains groups of controls. 
4.  Columns: Label 4 is one of the columns in the spreadsheet. Each column is labeled by the letter (or 
a string of letters) at the top of it. 
5.  Rows: Label 5 is one of the rows in the spreadsheet. Each row is labeled by the number to its left. 
6.  Cells: A cell is the intersection between a row and column. A cell is where most of the excel data is 
entered. A  cell’s address  is the row  and column it is in, for instance,  the boxed  cell  (label 6) is in 
column E and row 13; hence, its address is E13. 
 
 
 
 
 

3 
 7.  The worksheet  toolbar:  An Excel file is called a workbook. It  consists of a number of spreadsheets 
(worksheets). This toolbar allows you to move  between the different sheets in a workbook. It also 
allows you to create new worksheets, delete existing sheets, and rename sheets. 
 
Exercise 1
1.  Enter the data “Sunday” into cell A1 and “Monday” into cell B1. 
2.  Type in “17/08” into cell E8. 
3.  Type in “2” into cell I8 and “4” into cell I9. 
 
 
 
Auto‐complete
Your worksheet should now look like this: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Peeking into Computer Science | Excel Lab Manual

 
 
Notice  how  Excel  automatically  detected  that  17/08  was  a  date  and  converted  it  to  17‐Aug.  We  will 
discuss formatting data later on in this lab. 
 
Now, we  want to  select  both  cells  A1 and  B1  together.  To  do  this,  click  A1  and  without  releasing  the 
mouse  button,  move  the  mouse  over  cell  B1.  Now  there  should  be  a  rectangle  around  both  cells  as 
shown below. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Lab 1: Excel Basics 
4 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
To get excel to auto‐complete this row, we now position the mouse cursor at the bottom‐left corner of 
the rectangle. Make sure the cursor has changed into a + sign. Now hold down the cursor and drag it to 
the left till I1. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
This is what your spreadsheet should look like when you release the mouse button: 

Peeking into Computer Science | Excel Lab Manual

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Lab 1: Excel Basics 
5 
 Exercise 2
1.  Auto‐complete cells I8 and I9 all the way to I14. 
2.  Auto‐complete cell E8 all the way to E12. 
 
 
 
Formatting
Excel  allows  you  to  format  your  data  so  that  it  shows  up  in  the  way  you  need  it  to.  Let  us  start  with 
number  formatting. Select cells I8 and I9.   If you take  a look at the Number group in the  Home tab on 
the ribbon, you will notice that the current number format is “General”: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Selecting that drop down box shows you some of the available number formats, as shown below. 
 
 
 
 
 

Peeking into Computer Science | Excel Lab Manual

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Lab 1: Excel Basics 
6 
 Select  currency  from  the  drop  down  menu.  Now,  you  will  notice  that  the  two  numbers  have  a  $  sign 
preceding them, and have two decimal places. Let us change the currency symbol to a Euro. Select the 
Euro symbol from the currency format menu. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Exercise 3
Modify cells I8 and I9 by removing the 2 decimal places. 
 
Exercise 4
Format cell E8 so that it looks like August 17, 2010. 
 
 
 
 

Peeking into Computer Science | Excel Lab Manual

Basic calculations
When working on a spreadsheet, you will almost definitely need to perform some calculations on the data 
you  have.  The  first  thing  you  need  to  remember  about  Excel  calculations  is  that  formulas  always start 
with  an  =  sign.  Let  us  begin  with  a  very  simple  calculation.  Type  “=3+5”  into  cell  A5  as  shown 
below. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Lab 1: Excel Basics 
7 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Press Enter. Excel automatically replaces the formula with the result of the equation. 
 
Now let us calculate the sum of the numbers in I8 and I9. In cell J10, type “=I8+I9”. One other option is 
to type in “=”, then select cell I8. After that, type in “+” and then select I9. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Peeking into Computer Science | Excel Lab Manual

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Lab 1: Excel Basics 
8 
 Pressing  Enter  will  give  you  the  result  of  the  calculation.  Double‐clicking  on  the  cell  with  the  formula 
allows you to edit the formula. 
 
Excel has built‐in functions that make your life easier. One of them is the SUM function. In cell J11, type 
“=sum(“. Now select both cells I8 and I9. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Pressing Enter gives you the same result as the plus operation we did in cell J10. Try changing the value 
in cell I8 and notice how the change is reflected in both formulas. 
 
Exercise 5
1.  Open Sheet 2 in your workbook. 
2.  In cells A1 and A2, type 1000 and 1500 respectively. 

Peeking into Computer Science | Excel Lab Manual

3.  Use auto‐complete to fill in cells A3 to A8. 
4.  Format the numbers so that they show the 1000 separator (1,000) and have one decimal place. 
5.  Calculate the following values for cells A1 to A8 using built‐in Excel functions: 
a)     Sum 
b)     Maximum 
c)          Minimum 
d)     Average 
e)     Median 
f)      Standard deviation 
6.  Enter the number 5000 into cell A9 and modify all the above formulas to include it. 
7.  Calculate  the  sum  of  the  Maximum  and  Minimum,  and  then  divide  this  number  by  the  standard 
deviation. 
 
 
 
 
 

Lab 1: Excel Basics 
9