PURPOSE

Peru
Reconstruction
ARCC

999985-UKD001-000-ZZ-PL-ZZ-
000001 R02
Commercial Close Out
Management Plan

June 2022

Confidential: UKDT | ARCC | | Commercial Close Out Management Plan

Page 1
 Quality Information 
Name  Role  Date  Signature 

Authors 

Joe McShee  CCO IS  20th June 2022 

Sergey Skorokhodov  CCO Healthcare  20th June 2022 

Reviewers 

Contract 
Ken Mazey  20th June 2022 
Management Lead 

Anthony Ebdon  Cost Lead   20th June 2022 

Delivery Assurance 
James Redman  22nd June 2022
Lead 

Kate Flint  Programme Director  22nd June 2022

Revision History 
Revision No.   Date  Description 

01  26/05/2022  Original issue to ARCC 

02  22/06/2022  Revised issue to ARCC 

Copyright Information 
The contents of this document are the property of the Autoridad para Reconstruccion con
Cambios (ARCC). Use of any part of this document without the authorisation of the
ARCC is prohibited.
 Table of Contents 
1  PURPOSE ................................................................................................................................... 1 
2  PREFACE .................................................................................................................................... 1 
3  APPROACH ................................................................................................................................. 2 
4  COMMERCIAL CLOSE OUT .......................................................................................................... 3 
5  REVIEW OF COMMERCIAL CLOSE OUT PROCESS ......................................................................... 5 
6  THE COMMERCIAL CLOSE OUT PROCESS ..................................................................................... 5 
A. APPENDIXES .............................................................................................................................. 8 
 List of Figures 

FIGURE 1 ‐ MINOR SUBCONTRACTS ARE LIKELY TO BE LOW‐VALUE (SECTOR SPECIFIC), SUPPLY OF GOODS AND SERVICES,
TEMPORARY WORKS AND THE LIKE WHERE THE RISK EXPOSURE TO ARCC IS LOW. .................................................. 6 
FIGURE 2 – CCO PROCESS .................................................................................................................................. 7 

List of Table 

TABLE 1‐1. CCO GENERAL ACTIONS ...................................................................................................................... 1 
 Management Plan 
Commercial Close Out 

1 Purpose 
The purpose of this document is to assist the ARCC official representatives establish and manage 
the Commercial Close Out procedure. It is written to provide an inventory of the salient required 
polices and processes, with a goal of streamlining and consolidating guidance on Commercial 
Closeout in a single easy‐to‐access document, for Government to Government (G2G) Contracts. 
The policy will: 
 Provide clear guidance to the ARCC, the ARCC Contract Team and the Contractor on
the requirements for successful Commercial Close Out.
 Ensure that the accountability and responsibility for carrying out the processes are
clearly assigned to roles.
Adherence to the procedures and processes detailed in this document will ensure an efficient 
and timely Commercial Close Out of the G2G Contracts.

2 Preface 
Commercial  Close  Out  (‘CCO’  hereinafter),  is  the  submission  of  documentation  and  the 
agreement of the final sum for the works (see Appendix A for a minimum requirement list), in 
accordance with the responsibilities of the contract, in a summarised and standardised way. This 
includes the verification of the justification of the Price to ensure the compliance of the existing 
obligations  of  the  contract  between  the  Employer,  the  Contractor,  and  the  latter  with  its 
Subcontractors, in relation to the performed works, provision of the services and supplied goods 
under the contract.   

A successful CCO will establish that each party has fully satisfied their obligations to the other.  

The Contractor must have delivered everything the contract required (materials, services, data, 
certifications, etc.) and the ARCC must have paid the contractor in full as per the contract. Any 
amounts payable to the Employer or other amounts due to the Contractor. Property rights, both 
physical  and  intellectual,  must  have  been  settled  to  the  satisfaction  of  the  parties. 
Administrative actions must have been finalised; all necessary documentation must have been 
provided included in the Contract Completion Certificate  

These CCO general actions can be found in Table 1 below 

Requirements for Commercial Closeout 

 ALL Parties have fully satisfied their obligations to one another.
 ALL Contract requirements have been delivered. 
 The ARCC have paid the Contractor in FULL the CCO Certificate has been signed. 
 ANY amounts due to the Contractor, and or are payable to the Employer (ARCC) have been paid. 
 Property Rights have been settled to the satisfaction and agreement of ALL Parties.
 Administrative actions have all be finalized.
 ALL documentation has been included in the file and presented. 
 The Contract Completion Certificate has been completed, is complaint, and has been provided to the
Employer (ARCC).

Table 1‐1. CCO general actions. 

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 Management Plan 
Commercial Close Out 

The  leading  majority  of  the  G2G  Contracts  in  this  portfolio  have  been  undertaken  using  an 
amended  NEC3  Option  F  Management  Contracting  form  of  contract  (there  could  be  some 
exemptions cases). This guide is only relevant to Option F Contracts.  

The NEC3 Option F contract is a cost reimbursable contract whereby the appointed Contractor 
is  reimbursed  the  Defined  Cost  of  the  works  as  carried  out  by  subcontractors  (term  which 
includes suppliers of goods, etc.) and is paid a fee to manage those subcontractors. For clarity, 
in the case of the G2G Contracts, the Fee includes (based on a general description in the NEC 
and the Project Manager should check all their contracts accordingly). 
1. Expenses of personnel who do not carry out the work described in 2B of the Specific 
Section  of  the  Works  Information  and  who  form  part  of  the  off‐Site  main  office 
(managers, secretary, administrative staff, accountants and similar); as well as expenses 
incurred  for  this  organization  (necessary  computer  equipment,  computer  licenses, 
telephones,  furniture,  consumables,  printers,  paper,  toner  and  any  other  material 
intrinsic to the Site office, as well as its supply and similar).  
2. Profit.  
3. All  the  taxes  that  burden  the  execution  of  the  works  (SENCICO,  CONAFOVICER  and 
similar) or that the Contractor must pay as part of his business activity but do not burden 
the execution of the works, except for the General Sales Tax (IGV).  
4. Any other cost that is not included in the Defined Cost nor the Cost of the Lump Sum 
Packages.  
It  is  anticipated  that  on  certain  contracts  the  Contractor  may  also  undertake  certain  works 
directly rather than employing subcontractors. In some instances, the Contractor will also take 
on responsibility for design of the works and subcontract designers. 
 

3 Approach 
The  approach  relating  to  the  successful  management  of  the  CCO  process,  for  all  the  G2G 
Contracts, is defined as follows:  

 All parties shall together and individually act as stated in the contract and in a spirit 
of mutual trust and co‐operation, to successfully execute and closeout the Contract.   
 The adoption of a proactive approach  that  encourages good management of the 
CCO and the incorporation of Payment Certificates. 
 Check at an early stage of the project, that all parties are aware of the Commercial 
Closeout  Process,  specific  responsibilities,  associated  timescales,  and  potential 
incentives and penalties. 
 Manage the timely resolution of all outstanding defects  identified at Completion, 
while  providing  the  Contractor  with  the  necessary  information  to  allow  remedial 
works to be completed within the agreed timescale. 
 Undertake  a  thorough  final  inspection  to  allow  the  final  Defect  Certificate  to  be 
issued after the Defects Date. 
 Disputes shall be submitted to Dispute Adjudication Board (DAB) of which decisions 
are final and binding on the Parties.   

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Commercial Close Out 

4 Commercial Close Out 
4.1. Commercial Close Out Prerequisites
CCO will only be achieved when: 
 ARCC has no outstanding commitments or liabilities (other than the release of the 
retention) to the Contractor and subsequently to their Subcontractors; 
 The Contractor has agreed and signed their own CCO documentation and, also all 
CCO  documentation  in  respect  of  any  Direct  Works  undertaken  by  them,  and  all 
their Subcontractors; 
 All contract deliverables by the Contractor  have been provided. 
 All contract administrative actions by all parties have been completed. 
 Any changes to the Works Information (including any design derogations in relation 
to quality or scope) have been agreed and documented. 
 Any changes to the Contract referred to under clause 12.3 or other legal agreements 
have been executed where required. 
 Any disputes or claims are settled and documented; except for those unresolved 
disputes which shall be arbitrated in a single arbitral proceeding (as required by ZW 
clause).  This  arbitral  proceeding  shall  be  commenced  only  after  the  total 
Completion of the contract. 
 Final  payment  has been  made  to  the Contractor including release of first part of 
retention; and 
 Asset disposals (permanent & temporary) have been agreed and documented. 

4.2. Sectional Completion

4.2.1 Commercial Close Out  
The CCO shall strictly be in accordance with the requirements established in the Contract e.g., 
dependent on the Contractor having performed all the obligations required under the contract.  
Final  CCO  Documentation  will  only  be  produced  after  Completion.  As  such,  there  will  be  no 
requirement for Interim CCO Documentation to be issued for Sectional Completions. 
 
4.2.2 Sectional Completion 
It is common for the final account for the work on a project to be settled at the time when the 
work is finished. The traditional long period of expensive professional work after completion to 
settle final payments just is not needed. 
Completion is when the Contractor has: 
 Completed all the works identified in the Contract and facilitated the safe handover 
of the operating facility to the Employer. 
 Delivered all test certificates, Commissioning results and reports in accordance with 
the scopes as established in the respective guides and annexes. 
 Delivered all Operation and Maintenance (O&M) Manuals to the Project Manager. 
 Provided the documents and information for the SSOMA file. 

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 Management Plan 
Commercial Close Out 

 Delivered the “As‐built plans”, descriptive reports, calculation reports, final metrics, 
technical specifications, operational and maintenance manuals, licenses, warranties 
and  guarantee’s,  as  well  as  all  other  documentation  required  to  complete  the 
information in accordance with the Work. 
 Provided  all  approvals,  certificates,  and  licenses  for  the  occupation  of  the  works 
issued by the entities involved in Design and construction. 
 Provided  the  approvals  and  certificates  that  correspond  to  the  construction  and 
equipment of the health sector or others. 
 Provided  training  and  familiarization  courses  to  explain  and  demonstrate  to  the 
Employer the function and operation of the mechanical, electrical, communications 
and security system facilities. 
 Ensured all security fences are removed. 
 Ensured that the demobilization of all accommodation, infrastructure and  
 temporary elements of the Site are completed. 
 Carried  out  a  final  cleaning  of  all  surfaces  after  removing  all  equipment,  tools 
temporary structures, materials, protective covers, and coatings, etc., leaving the 
works and the Site in  the  condition required according to  the Information of the 
works, leaving the works safe with the accesses blocked and with the labeling of all 
the keys that will be delivered to the Project Manager. 
 Completed  the  corresponding  landscaping  and  exterior  works  according  to  the 
Accepted Design. 
For clarity, only the Completion Certificate, established within the Contract, shall be deemed to 
constitute the acceptance and the fulfilment of the entire scope. However, depending on each 
individual  contract,  Subcontractor  Package  Completion  documentation,  can  be  issued  that 
eventually form part of the Completion Certificate (covering the scope of the Contractor under 
the Contract, in its entirety). 
The above Sectional Completion will serve to avoid an excessive accumulation of work towards 
the tail‐end of a contract and help to mitigate issues that could otherwise delay the close‐out 
process. 
 

4.3. Prices (Final Account)

The development, agreement, and approval of the Prices are a key step in the CCO process.  
UKDT will support ARCC to ensure the appropriate level of assurance and governance is applied 
to each agreement of the Prices. The final value will not be released to the Contractor until the 
Contractor CCO Document has been endorsed and signed by ARCC. 
This sign off will be the final stage of the CCO process and will confirm all deliverables are in 
place for the contract and all liabilities and obligations between the Contractor and ARCC are 
discharged. 

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Commercial Close Out 

5 Review of Commercial Close Out Process 
The  CCO  process  has  been  developed  to  be  generic  and  to  apply  to  all  G2G  Contracts.  The 
Process Map shows the relationships and timescales leading to contract finalisation. The Process 
Map describes: 

 ARCC stages of approval for Governance & Assurance required within the process. 
 ARCC Contract Team key activities during the process. 
 The contract payment stages and key milestones. 
 Progress  reporting  requirements  showing  the  relationship  of  ongoing  reporting 
throughout the process until contract finalization. 
 Target timescales for the completion of the process. 
The Process Map also gives an indication of points where the ARCC Contract Team will need to 
engage  with  ARCC  Governance  and  Assurance  to  achieve  approval  at  key  stages  of  the  CCO 
Process. It also shows the steps required for the signing of the Prices and the execution of any 
changes to the contract (see clause 12.3) required to finalise the Contract. 

To ensure the objectives, policy and principles detailed within this document, the ARCC will need 
to implement a comprehensive governance regime to manage and assure the delivery of the 
CCO process. There are three key stages of approval in the CCO process: 

 Stage 1 – CCO Strategy  
 Stage 2 – CCO Pack (including final account – target less than three months after 
Completion) 
 Stage 3 – Contract Finalizations 
 

6 The Commercial Close Out Process 
6.1. When Does the CCO Process Begin?
The CCO process starts very early in the project cycle and needs to be planned from the outset. 
The CCO process should be part of the requirements that the Contractor is obliged to deliver 
against. 

6.2. Commercial Close Out Preconditions

All ARCC G2G Contracts are required to be formally closed out. Contracts will require particular 
CCO procedures that deal with:‐ 
 The Management Contract overall 
 Any Contractor Direct Costs 
 Any Contractor Direct Works 
 Design Contracts 
 Major and Minor Subcontracts (includes Suppliers) 
 

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 Management Plan 
Commercial Close Out 

The  diagram  below  shows  the  hierarchy  of  the  documents.  The  Contractor  CCO  cannot  be 
agreed and or finalized until all other CCO’s have been closed. 

Figure  1  ‐  Minor Subcontracts are likely to be low‐value (sector specific), supply of goods and services, 
temporary works and the like where the risk exposure to ARCC is low. 

6.3. Timelines
The CCO timelines are identical for all Contracts and follow the same process. The timeline for a 
Project maybe different and the Project Manager needs to check the Contract and apply them 
appropriately.  An  example  of  a  flow  chart  (not  sector  specific)  and  timeline  can  be  found  in 
Appendix B and C. 

6.4. Commercial Close Out Submission

CCO proposal submission to be agreed a minimum of two or three months prior to Completion 
of each intervention/Sectional Completion. The purpose of CCO proposal is to establish mutually 
agreed structure, requirement list and workflow before the Contractor submits his final CCO 
documentations 

The CCO process is shown diagrammatically below (Figure 2). This demonstrates the process 
steps and indicates the stakeholders involved at the various stages. The process will be managed 
by the Contractor. A pragmatic approach should be taken to adapt the process to suit the specific 
contract type that is being managed. ARCC’s expectation will be that the CCO process will follow 
the contract. 

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 Management Plan 
Commercial Close Out 

Figure 2 – CCO Process 

Many of the forms of contract do not refer to the term Commercial Close Out however ARCC 
expects the Contractor to be active in this area throughout the duration of the contract. The 
incremental  collation  of  contractual  deliverables,  including  the  CCO  of  Subcontractor  and 
Designer accounts is considered as necessary to reduce risk and avoid increased overhead costs 
at completion. 

The  Contractor  is  responsible  for  administering  the  progressive  completion  of  CCO 
documentation for the contract for which they are responsible. In addition, ARCC CCO mangers 
should encourage the early preparation by focusing on quality of monthly valuations through a 
periodic cost audit exercise. The best practice would be every 2 or 3 months. To facilitate this, 
there is a tool to facilitate the cost auditing process in a simplified and practical manner named 
“Inspection of Account and records check list” which can be found in Appendix D. 

A Master Tracker can also be used to monitor and supervise the CCO steps at sector and package 
level which provides the overall status of CCO process. This can be found in Appendix E. This 
Master  Tracker  should  be  maintained  and  updated  by  ARCC  CCO  Managers  and  should  be 
distributed to the Project Managers at package level. 

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A. Appendixes 
 

Appendix A: CCO Minimum Requirement List  

Appendix B: CCO Process Flow Chart  

Appendix C: CCO Process Timeline 

Appendix D: Inspection of Records and Accounts Check list  

Appendix E: CCO Master Tracker 

Appendix F: CCO Certificate 

 
 Plan de Gestión
Cierre de las Cuentas Comerciales
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 Indice
1 ALCANCE ........................................................................................................................................1
EL CUMPLIMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS Y PROCESOS DETALLADOS EN ESTE DOCUMENTO GARANTIZARÁ UN CIERRE
COMERCIAL EFICIENTE Y OPORTUNO DE LOS CONTRATOS DE G2G. ............................................................................... 1

2 PRÓLOGO .......................................................................................................................................1
SE PREVÉ QUE, EN ALGUNOS CONTRATOS, EL CONTRATISTA PUEDA REALIZAR TAMBIÉN CIERTAS OBRAS DIRECTAMENTE EN
LUGAR DE EMPLEAR A SUBCONTRATISTAS. EN ALGUNOS CASOS, EL CONTRATISTA TAMBIÉN ASUMIRÁ LA RESPONSABILIDAD DEL
DISEÑO DE LAS OBRAS Y SUBCONTRATARÁ A LOS DISEÑADORES. .................................................................................. 2

3 ENFOQUE .......................................................................................................................................2
4 CIERRE DE CUENTAS COMERCIALES ................................................................................................4
5 REVIEW OF COMMERCIAL CLOSE OUT PROCESS ........................ ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
6 THE COMMERCIAL CLOSE OUT PROCESS ................................... ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED.
A. APPENDIXES ...................................................................................................................................9
 Plan de Gestión
Cierre de las Cuentas Comerciales

1 Alcance
El objeto de este documento es ayudar a los representantes oficiales de ARCC a establecer y
gestionar el procedimiento de Cierre Comercial. Está redactado para proporcionar un listado
de las principales políticas y procesos requeridos, con el objetivo de simplificar y consolidar la
información sobre el cierre comercial en un único documento de fácil acceso, para los
contratos entre gobiernos (G2G).

La directiva:

• Proporciona una orientación clara a la ARCC, al equipo de contratos de la ARCC y al

contratista sobre los requisitos para un cierre comercial exitoso.
• Garantiza que la rendición de cuentas y la responsabilidad de llevar a cabo los
procesos sean asignados conforme a los roles.
El cumplimiento de los procedimientos y procesos detallados en este documento garantizará un
cierre comercial eficiente y oportuno de los contratos de G2G.

2 Prólogo
El Cierre Comercial ("CCO" en adelante), es la presentación de la documentación y el acuerdo
del importe final de las obras (véase el Apéndice A para una lista de requisitos mínimos), de
acuerdo con las obligaciones del contrato, de forma resumida y estandarizada. Esto incluye la
verificación de la justificación del Precio para garantizar el cumplimiento de las obligaciones
existentes en el contrato entre el Empresario, el Contratista, y éste con sus Subcontratistas, en
relación con las obras realizadas, la prestación de los servicios y los bienes suministrados en el
marco del contrato.
Un CCO exitoso establecerá que cada parte ha cumplido plenamente sus obligaciones para con
la otra parte.
El Contratista debe de haber entregado todo lo que el contrato le exige (materiales, servicios,
datos, certificaciones, etc.) y la ARCC debe haberle de pagado íntegramente según el contrato.
Cualquier cantidad que deba pagarse al Empleador u otras cantidades que se deban al
Contratista. Los derechos de propiedad, tanto físicos como intelectuales, deben haber sido
resueltos a satisfacción de las partes. Las acciones administrativas deben haber finalizado;
toda la documentación necesaria debe haberse incluido en el Certificado de Finalización del
Contrato.
Estas acciones generales del CCO se pueden encontrar en la Tabla 1:

Requerimientos para el Cierre Comercial

• TODAS las partes han cumplido plenamente sus obligaciones mutuas.
• Se han entregado TODOS los requisitos del Contrato.
• La ARCC ha pagado al Contratista en su totalidad y se ha firmado el Certificado CCO.
• Se ha pagado cualquier cantidad debida al Contratista, y o que debia ser pagada al
Empleador (ARCC).
• Los derechos de propiedad han sido resueltos a satisfacción y acuerdo de TODAS las
partes.

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 Plan de Gestión
Cierre de las Cuentas Comerciales

• Se han finalizado todas las acciones administrativas.

• Toda la documentación ha sido incluida en el expediente y presentada.
• Se ha completado el Certificado de Finalización del Contrato, es conforme y se ha
entregado al Contratante (ARCC).

Tabla 1-1. CCO Acciones Generales.

La mayor parte de los contratos G2G de esta cartera se han llevado a cabo utilizando un
formulario de contrato de gestión enmendado de la Opción F del NEC3 (podría haber algunos
casos de exención). Esta guía sólo es relevante para los contratos de la opción F.

El contrato de la Opción F del NEC3 es un contrato de costes reembolsables por el que al

Contratista designado se le reembolsa el Coste Definido de los trabajos realizados por los
subcontratistas (término que incluye a los proveedores de bienes, etc.) y se le pagan unos
honorarios por la gestión de dichos subcontratistas. Para mayor claridad, en el caso de los
contratos G2G, los honorarios incluyen (basándose en una descripción general en el NEC, y el
Director de Proyecto debe comprobar todos sus contratos en consecuencia)
1. Gastos del personal que no realiza los trabajos descritos en el 2B del Apartado Específico
de la Información de la Obra y que forma parte de la oficina principal fuera de la Obra
(gerentes, secretaria, administrativos, contables y similares); así como los gastos
ocasionados por esta organización (equipos informáticos necesarios, licencias
informáticas, teléfonos, mobiliario, consumibles, impresoras, papel, tóner y cualquier
otro material intrínseco a la oficina de la Obra, así como su suministro y similares).
2. Beneficios.
3. Todos los impuestos que gravan la ejecución de las obras (SENCICO, CONAFOVICER y
similares) o que el Contratista debe pagar como parte de su actividad empresarial pero
que no gravan la ejecución de las obras, excepto el Impuesto General a las Ventas
(IGV).
4. Cualquier otro costo que no esté incluido en el Costo Definido ni en el Costo de los
Paquetes a Suma Alzada.

Se prevé que, en algunos contratos, el Contratista pueda realizar también ciertas obras
directamente en lugar de emplear a subcontratistas. En algunos casos, el Contratista también
asumirá la responsabilidad del diseño de las obras y subcontratará a los diseñadores.

3 Enfoque
El enfoque relativo al éxito de la gestión del proceso CCO, para todos los Contratos G2G, se
define como sigue:

• Todas las partes deberán actuar conjunta e individualmente según lo establecido en

el contrato y con un espíritu de confianza y cooperación mutua, para ejecutar y
cerrar con éxito el Contrato.
• Adoptar un enfoque proactivo que fomente la buena gestión del CCO y la
incorporación de los Certificados de Pago.
• Comprobar, en una fase temprana del proyecto, que todas las partes conocen el
proceso de cierre comercial, las responsabilidades específicas, los plazos asociados
y los posibles incentivos y sanciones.

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 Plan de Gestión
Cierre de las Cuentas Comerciales

• Gestionar la resolución oportuna de todos los defectos pendientes identificados

en el momento de la finalización, proporcionando al mismo tiempo al contratista
la información necesaria para permitir que los trabajos de reparación se realicen
dentro del plazo acordado.
• Llevar a cabo una inspección final exhaustiva para permitir la emisión del
Certificado de Defectos definitivo después de la Fecha de Defectos.
• Los conflictos se someterán a la Junta de Adjudicación de Conflictos (DAB), cuyas
decisiones son definitivas y vinculantes para todas las Partes.

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 Plan de Gestión
Cierre de las Cuentas Comerciales

4 Cierre de Cuentas Comerciales

4.1 Requisitos previos al cierre comercial

El CCO sólo se alcanzará cuando:

• La ARCC no tenga compromisos o responsabilidades pendientes (aparte de la liberación
de la retención) con el Contratista y, posteriormente, con sus Subcontratistas;
• El Contratista haya acordado y firmado su propia documentación de CCO y, también,
toda la documentación de CCO con respecto a cualquier Obra realizada por
directamente por el, y todos sus Subcontratistas;
• Se han suministrado todos los productos del contrato por parte del Contratista.
• Se han completado todas las acciones administrativas del contrato por todas las partes.
• Se han acordado y documentado todos los cambios en la información de las obras
(incluidas las excepciones de diseño en relación con la calidad o el alcance).
• Se han ejecutado todos los cambios del Contrato a los que se refiere la cláusula 12.3 u
otros acuerdos legales, cuando sea necesario.
• Se han resuelto y documentado todas las disputas o reclamaciones; excepto aquellas
disputas no resueltas que se arbitrarán en un único procedimiento arbitral (tal y como
exige la cláusula ZW). Este procedimiento arbitral se iniciará sólo después de la
finalización total del contrato.
• Se haya efectuado el pago final al Contratista, incluyendo la liberación de la primera
parte de la retención; y
• Se haya acordado y documentado la disposición de los activos (permanentes y
temporales).

4.2 Culminación del seccional

4.2.1 Cierre de cuentas comerciales
La CCO se ajustará estrictamente a los requisitos establecidos en el Contrato, por ejemplo,
dependerá de que el Contratista haya cumplido todas las obligaciones exigidas en el mismo.
La Documentación CCO final sólo se elaborará después de la Finalización. Por lo tanto, no se
exigirá la emisión de la Documentación CCO provisional para las Finalizaciones Seccionales.

4.2.2 Culminación del seccional

Es habitual que la liquidación final de las obras de un proyecto se haga en el momento en que
se terminan los trabajos. El tradicional largo periodo de costosos trabajos tras la finalización para
liquidar los pagos finales simplemente no es necesario.

La finalización es cuando el contratista ha:

• Completado todos los trabajos identificados en el Contrato y facilitado la entrega
segura de la instalación operativa al Contratante.

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 Plan de Gestión
Cierre de las Cuentas Comerciales

• Entregado de todos los certificados de prueba, resultados de la puesta en marcha

e informes de acuerdo con los alcances establecidos en las respectivas guías y
anexos.
• Entregado de todos los manuales de operación y mantenimiento (O&M) al director
del proyecto.
• Proporcionado los documentos e información para el expediente de SSOMA.
• Entregado los "As-built plans", memorias descriptivas, memorias de cálculo,
métricas finales, especificaciones técnicas, manuales de operación y
mantenimiento, licencias, garantías y avales, así como toda la documentación
necesaria para completar la información de acuerdo con la Obra.
• Proporcionado todas las aprobaciones, certificados y licencias para la ocupación
de las obras emitidas por las entidades involucradas en el Diseño y la construcción.
• Proporcionado las aprobaciones y certificados que corresponden a la construcción
y equipamiento del sector sanitario u otros.
• Impartido cursos de capacitación y familiarización para explicar y demostrar al
Contratante el funcionamiento y operación de las instalaciones mecánicas,
eléctricas, de comunicaciones y del sistema de seguridad.
• Garantizado la retirada de todas las vallas de seguridad.
• Garantizado que la desmovilización de todos los alojamientos, infraestructuras y
los elementos temporales de la obra.
• Realizado una limpieza final de todas las superficies después de retirar todos los
equipos, herramientas estructuras temporales, materiales, cubiertas de protección
y revestimientos, etc., dejando las obras y la infraestructura en las condiciones
requeridas según la Información de las obras, dejando las obras seguras con los
accesos bloqueados y con el etiquetado de todas las llaves que serán entregadas al
Project Manager.
• Finalizado los trabajos de jardinería y exteriores correspondientes según el Diseño
Aceptado.

Para mayor claridad, sólo el Certificado de Finalización, establecido en el Contrato, se

considerará que constituye la aceptación y el cumplimiento de todo el alcance. Sin embargo,
dependiendo de cada contrato individual, se puede emitir la documentación de Finalización del
Paquete del Subcontratista, que eventualmente forma parte del Certificado de Finalización (que
cubre el alcance del Contratista bajo el Contrato, en su totalidad).
La mencionada finalización por secciones servirá para evitar una acumulación excesiva de
trabajo hacia el final de un contrato y ayudará a mitigar los problemas que, de otro modo,
podrían retrasar el proceso de cierre.

Precios (Liquidación final)

El desarrollo, acuerdo y aprobación de los Precios son un paso clave en el proceso del CCO.

UKDT apoyará al ARCC para garantizar que se aplique el nivel adecuado de garantía y gobernanza
a cada acuerdo de los Precios. El valor final no se entregará al Contratista hasta que el
Documento CCO del Contratista haya sido aprobado y firmado por ARCC.

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 Plan de Gestión
Cierre de las Cuentas Comerciales

Esta firma será la etapa final del proceso de CCO y confirmará que todos los productos están
conformes en base a el contrato y que todas las responsabilidades y obligaciones entre el
Contratista y la ARCC se han cumplido.

5 Revisión del proceso de Cierre de Cuentas Comerciales

El proceso CCO se ha desarrollado para que sea genérico y se aplique a todos los contratos G2G.
El mapa del proceso muestra las relaciones y los plazos que conducen a la finalización del
contrato. El mapa de procesos describe:

• Las etapas de aprobación de la ARCC para la gobernanza y la garantía requeridas

dentro del proceso.
• Las actividades clave del equipo de contratos de la ARCC durante el proceso.
• Las etapas de pago del contrato y los hitos clave.
• Los requisitos de información sobre el progreso, mostrando la relación de
información continua a lo largo del proceso hasta la finalización del contrato.
• Los plazos previstos para la finalización del proceso.

El mapa del proceso también indica los puntos en los que el Equipo de Contratos de la ARCC
tendrá que colaborar con el Departamento de Gobernanza y Garantía de la ARCC para lograr la
aprobación en las etapas clave del proceso de la OCC. También muestra los pasos necesarios
para la firma de los Precios y la ejecución de cualquier cambio en el contrato (véase la cláusula
12.3) necesario para finalizar el Contrato.

Para garantizar los objetivos, la política y los principios detallados en este documento, la ARCC
tendrá que aplicar un régimen de gobernanza exhaustivo para gestionar y garantizar la
realización del proceso de OCC. Hay tres etapas clave de aprobación en el proceso de OCC:

• Etapa 1 - Estrategia del CCO

• Etapa 2 - Paquete CCO (incluyendo la liquidación final - objetivo menos de tres
meses después de la finalización)
• Etapa 3 - Finalización del contrato

6 El proceso de cierre de cuentas comerciales¿Cuándo

comienza el proceso de la OCC?
El proceso de CCO comienza muy pronto en el ciclo del proyecto y debe planificarse desde el
principio. El proceso de CCO debe formar parte de los requisitos que el contratista está obligado
a cumplir.

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 Plan de Gestión
Cierre de las Cuentas Comerciales

6.2 Condiciones previas al cierre comercial

Todos los contratos de la ARCC G2G deben cerrarse formalmente. Los contratos requerirán
procedimientos particulares de la CCO que se ocupen de:
• El contrato de gestión en general
• Cualquier coste directo del contratista
• Trabajos realizados directamente por cualquier contratista
• Contratos de diseño
• Subcontratos mayores y menores (incluye proveedores)

El siguiente diagrama muestra la jerarquía de los documentos. El CCO del contratista no puede
acordarse o finalizarse hasta que se hayan cerrado todos los demás CCOs.

Figura 1 - Los Subcontratos Menores son probablemente de bajo valor (específicos del sector), suministro de bienes
y servicios, obras temporales y similares donde la exposición al riesgo de la ARCC es baja.

6.3 Líneas de tiempo

Los plazos de la OCC son idénticos para todos los contratos y siguen el mismo proceso. Los plazos
de un proyecto pueden ser diferentes y el director del proyecto debe comprobar el contrato y
aplicarlos adecuadamente. En los Apéndices B y C encontrará un ejemplo de diagrama de flujo
(no específico del sector) y de calendario.

6.4 Presentación del cierre comercial

La presentación de la propuesta de CCO debe acordarse con un mínimo de dos o tres meses
antes de la finalización de cada intervención o sección. El objetivo de la propuesta de CCO es
establecer una estructura, una lista de requisitos y un flujo de trabajo mutuamente acordados
antes de que el Contratista presente su documentación final de CCO.

El proceso de la CCO se muestra en forma de diagrama a continuación (Figura 2). En él se

muestran los pasos del proceso y se indican las partes implicadas en las distintas fases. El
proceso será gestionado por el Contratista. Deberá adoptarse un enfoque pragmático para
adaptar el proceso al tipo de contrato específico que se esté gestionando. La expectativa de la
ARCC será que el proceso de la OCC siga el contrato.

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 Plan de Gestión
Cierre de las Cuentas Comerciales

Figura 2 – CCO Proceso

Muchos de los formularios del contrato no hacen referencia al término Cierre Comercial, sin
embargo, la ARCC espera que el Contratista sea activo en esta área durante toda la duración del
contrato. El cotejo progresivo de los entregables contractuales, incluyendo el CCO de las cuentas
de los subcontratistas y diseñadores, se considera necesario para reducir el riesgo y evitar el
aumento de los costes generales a la finalización.

El Contratista es responsable de administrar la finalización progresiva de la documentación del

CCO para el contrato del que es responsable. Además, los gestores del CCO de la ARCC deben
fomentar la preparación temprana centrándose en la calidad de las valoraciones mensuales
mediante un ejercicio periódico de auditoría de costes. La mejor práctica sería cada dos o tres
meses. Para facilitar esto, existe una herramienta que facilita el proceso de auditoría de costes
de forma simplificada y práctica denominada "Lista de comprobación de cuentas y registros"
que puede encontrarse en el Apéndice D.

También se puede utilizar un Master Tracker para controlar y supervisar los pasos de la CCO a
nivel de sector y de paquete que proporciona el estado general del proceso de la CCO. Se puede
encontrar en el Apéndice E. Los gestores de la CCO de la ARCC deben mantener y actualizar este
registro maestro y distribuirlo a los gestores de proyectos a nivel de paquete.

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A. Apendices

Apéndice A: Lista de requisitos mínimos de la OCC

Apéndice B: Diagrama de flujo del proceso de la OCC

Apéndice C: Cronograma del proceso de la OCC

Apéndice D: Lista de comprobación de registros y cuentas

Apéndice E: Registro principal de la OCC

Apéndice F: Certificado del CCO

 CCO Minimum Requirement List 

Appendix A

Commercial Close Out Minimum Requirement List 
Lista de requisitos mínimos de cierre comercial 
 
After/Before 
Completion 
Delivered / 
Certificate 
Not Delivered  Comment 
No.  Item  Artículo  Antes/Después 
Entregado /  Comentario 
Certificado de 
No entregado 
fecha de 
finalización 

        
1  Payment orders and attachments  Órdenes de pago y anexos 
Summary of Certified valuations (  Resumen de las valoraciones certificadas ( 
After (Después de)       
1.1  Signed and accepted by ARCC )  Firmadas y aceptadas por la ARCC ) 
Substantiation of certified valuations  Justificación de las valoraciones certificadas 
(subcontractor's invoices and proof of  (facturas del subcontratista y comprobantes de  After (Después de)       
1.2  payments)  pago) 
Summary of subcontracts awarded and  Resumen de los subcontratos adjudicados y 
copy of signed subcontracts Signed and  copia de los subcontratos firmados Firmado y  Before (Antes de)       
1.3  accepted by ARCC )  aceptado por la ARCC ) 
Letter of guarantee of advance  Carta de garantía de pago anticipado y de fiel 
Before (Antes de)       
1.4  payment and faithful performance.  cumplimiento 
Organizational charts of staff personnel 
detailed by month, inc. acceptance by  Organigramas del personal detallados por mes,  Before (Antes de)       
1.5  ARCC.  incluida la aceptación por parte de la ARCC. 
Remuneration slips of staff personnel   Comprobantes de remuneración del personal 
After/Before 
on a monthly basis, including ARCC's  de plantilla por mes, incluidas las aceptaciones  (Antes/Después) 
     
1.6  acceptances  de la ARCC 
Summary of general expenses, Detailed  Resumen de los gastos generales, detallados  After/Before 
     
1.7  by month, inc. acceptance by ARCC.  por mes, inc. aceptación de ARCC.  (Antes/Después) 
Activities developed  on a monthly 
After/Before 
basis (head office + construction site),  Actividades desarrolladas mensualmente (sede  (Antes/Después) 
     
1.8  inc. the acceptances by ARCC.  central + obra), inc. las aceptaciones de ARCC. 
Summary list of procurement items 
paid with currencies other than the  Lista recapitulativa de las partidas de compras 
ones specified in the contract.  pagadas con monedas distintas de las 
Before (Antes de)       
Exchange Rate Table and its variations,  especificadas en el contrato. Tabla de tipos de 
inc official justifications ‐ As specified in  cambio y sus variaciones, inc. las justificaciones 
1.9  the Contract  oficiales ‐ Como se especifica en el Contrato 
Monthly cost reports. Signed and  Informes mensuales de costes. Firmados y 
Before (Antes de)       
2  accepted by ARCC.  aceptados por la ARCC. 
Final settlement (Proof of no debt) of 
each subcontract. Signed and accepted  Finiquito (Constancia de no adeudo) de cada  After (Después de)       
3  by ARCC.  subcontrato. Firmado y aceptadas por ARCC. 
Before (Antes de)       
4  Copy of all the compensation events  Copia de todos los eventos de compensación 
Summary table of cost audits (Dates,  Tabla resumen de las auditorías de costes 
Before (Antes de)       
5  findings, actions, closed actions)  (Fechas, hallazgos, acciones, acciones cerradas) 
Summary table of Defects and adjusted  Cuadro recapitulativo de los defectos y de los 
costs for accepted or uncorrected  costes ajustados para los defectos aceptados o  After (Después de)       
6  defects  no corregidos 
Summary table of Bank Guarantees  Cuadro resumen de las Garantías Bancarias 
used in the execution of the Project  utilizadas en la ejecución del Proyecto y cierre  Before (Antes de)       
7  and closure of the Guarantees  de las Garantías 
Summary table of insurances required 
under the contract and proof of  Cuadro recapitulativo de los seguros exigidos  Before (Antes de)       
8  payments  en el contrato y comprobantes de pago 
After (Después de)       
9  Statement of Commercial Close out  Declaración de Cierre Comercial 
            0%    

   

 
 CCO Process Flow Chart 

Appendix B
 

   

 
 Contract & Commercial Close-out Process / Activities / Flowchart DAB***
Completion

1 1 1 1
Commercial Cost Audit Cost Audit Cost Audit Cost Audit

Defined Costs
2
Review & Agreement of Early Warnings and Compensation Events Penalties
Disallowed Costs
Subcontractors accounts Recovery Advanced
agreed and Payments
PM & Contractor reach
finalised/closed
agreement on DAB

Start Date

3
Quality Supervision / Defects Notification ARCC PM
accepts/non-accept
Validation of Validation of Validation of Contractor submits Completion
Contractual corrected/accepted corrected/accepted corrected/accepted planned Completion Accepted defects
Defects Defects Defects Date

Design
Technical Test Certificates O&M Manuals
Complete & SSOMA archive
Specifications Employer Training Meter readings
Approved

As-built Plans
Accepted defects Warranties
Licenses & Certificates

Programme review / acceptance / monitoring 4

Design Management 5

Checklists:
Contractual Commercial
- Completion of all Works - Management Contractor Preliminaries
- Test Certificates - Design
- Start-up results - Fees
- O&M manuals (provided & accepted) - Defined Costs
- Information for SSOMA archive - Penalties
- As-built Plans - Disallowed Costs
- Descriptive reports - Recovery of Advanced Payments
- Calculation reports - Release of Guarantee Fund
- Final meters - Employer's additional costs due to Contractor's activity
- Technical specifications - Incentives to Contractor
- Approval for occupation - Uncorrected defects adjustment
- Certificates for occupation - PM signed of SC procurement and SC completes their scope
- Licenses for occupation
- Training provided to Employer
- Training provided to support organisations
- Warranty certificates for materials
- Warranty certificates for equipment
- Warranty certificates for planta
- Safety fences removed
- Safe integration into public domain
- Demobilisation of Site
- Final clean
1
Refer to Cost Audit Guidance note on Aconex reference 999971-UKD001-000-XX-GU-ZZ-000001 – R01 and Contractor Staff Provisions Guidance note on Aconex reference 999985-UKD001-000-XX-RP-ZZ-000006.
2
Refer to UKDT CTRPM03 - Compensation Events Process Map, CTRPM04 - Early Warning Notification Process Map, CTRAG03 - Compensation Event Procedure, CTRAG04 - Early Warning Notice. These documents could be found on PortARC by following This Link.
2
NEC 3 Flow chart 16 - Early warning also provides further guidance and could be found on PortARCC by following This Link
3
Refer to UKDT CTRPM06 - Notification of Defect Process, CTRAG06 - Notification of Defects. These documents could be found on PortARC by following This Link.
4
Refer to UKDT CTRPM02 - Acceptance of Programme, CTRAG03 - Acceptance of Programme. These documents could be found on PortARC by following This Link.
5
Refer to UKDT CTRPM11 - Contrractor's Design for Acceptance Process. These documents could be found on PortARC by following This Link.
 CCO Process Timeline 

Appendix C

   

 
Commercial Close Out Timeline Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Week 5 Week 6 Week 7 Week 8 Week 9 Week 10 Week 11 Week 12 Week 13 Week 14 Week 15 Week 16

Construction Period CCO Period CCO Period

Project Completion Between the Contractor 
and his subcontractros 
Subcontractor‐Level CCO Process (No ARCC Involvment)

Project Completion

Subcontractor‐Level CCO Process

Project Completion

Subcontractor‐Level CCO Process

Project Completion

Subcontractor‐Level CCO Process

Last Project Completion

Ongoing Valuation and Cost Auditing

Proposal Submission to ARCC

Proposal 
Approval by 
ARCC

The Contractor's Preparation for Final 
Submission

Completion Date (CD)
Acheiving Completion 
Certificate

Contractor's CCO Final Submission ‐
4 Weeks Commercial 
Close Out 
Submission

CCO Final Review and Approval ‐ 12 Weeks
Commercial 
Close Out 
Approved
 Inspection of Records and Accounts Check List 

Appendix D
   

 
Package No. /Número de paquete Valuation No. / Nº de valoración Date of the Check/Fecha de la comprobación
6 - Posope Alto 12 12-Aug-22
Yes No Partial Not Applicable Disallowed Cost Hint Score Comment/Action
No. Payment Check for People Comprobación de pago para personas Sí No Parcialmente No se aplica Coste rechazado Sugerencia Puntuación Comentario/Acción
Have the site personnel been accepted by the PM and ¿El personal de la obra ha sido aceptado por el PM y se ha
1
value for money be demonstrated? demostrado la relación calidad-precio?
Have the site personnel records been verified by the ¿El Director de la obra del contratista ha verificado los
2
Project Manager? registros del personal de la obra?
Has there been any discrepancy when checking the site ¿Se han producido discrepancias al comprobar los registros
3
personnel records? del personal del centro?
Has the number of man-days for the Contractor reported ¿Se ha cotejado cada mes el número de días-hombre del
4
by the Contractor been cross-checked each month? contratista comunicado por éste?
¿Los registros diarios de todas las personas empleadas en
Do the daily records of all People employed within the
5 las áreas de trabajo identifican el "nombre de cada
Working Areas identify " Name of each People "?
persona"?
Do the daily records of all People employed within the ¿Identifican los registros diarios de todas las personas
6
Working Areas identify " Trade or job "? empleadas en las zonas de trabajo el "oficio o trabajo"?
Do the daily records of all People employed within the ¿Identifican los registros diarios de todas las personas
7 Working Areas identify " Hours worked per day (or empleadas en las zonas de trabajo las "horas trabajadas
night) "? por día (o noche)"?
¿Identifican los registros diarios de todas las personas
Do the daily records of all People employed within the
8 empleadas en las áreas de trabajo la "tarifa por hora
Working Areas identify " Rate per hour (shift or week) "?
(turno o semana)"?
¿Los registros diarios de todas las personas empleadas en
Do the daily records of all People employed within the
9 las zonas de trabajo identifican las "actividades
Working Areas identify " Activities employed upon "?
empleadas"?
¿Identifican los registros diarios de todas las personas
Do the daily records of all People employed within the
10 empleadas en las zonas de trabajo la "ubicación del
Working Areas identify " Location of work "?
trabajo"?
Has the amount paid for People been checked against the ¿Se ha cotejado el importe pagado por las personas con los
11
Contractor’s wage records? registros salariales del contratista?
Has it been checked that there is no duplication in ¿Se ha comprobado y resuelto la duplicación de pagos
payment between direct costs and payroll burdens (e.g. entre los costes directos y las cargas salariales (por
12
travel, medical examinations, the Contractor’s mandatory ejemplo, viajes, exámenes médicos, la contribución
contribution, etc.) been checked and resolved? obligatoria del contratista, etc.)?
Has the relevant daily records and employment terms of ¿Se han inspeccionado los registros diarios y las
13
the employees been inspected? condiciones laborales de los empleados?
Total Score
0
Puntuación Total
Package No. /Número de paquete Valuation No. / Nº de valoración Date of the Check/Fecha de la comprobación
6 - Posope Alto 12 12-Aug-22
Yes No Partial Not Applicable Disallowed Cost Hint Score Comment/Action
No. Payment Check for Equipment Comprobación de pago por equipo Sí No Parcialmente No se aplica Coste rechazado Sugerencia Puntuación Comentario/Acción
Have the equipment been accepted by the PM and ¿El equipo ha sido aceptado por el PM y se ha demostrado
1
value for money be demonstrated? la relación calidad-precio?
Has it been checked if the Equipment was used to provide ¿Se ha comprobado si se ha utilizado el equipo para
2
the works? realizar los trabajos?
¿Se ha aplicado algún importe por elementos no
Has there been any applied amount for items not qualified
calificados como Equipo? (Cláusula 11.2(7) del NEC - Los
as Equipment? (NEC clause 11.2(7) - Equipment is items
equipos son elementos proporcionados por el Contratista y
3 provided by the Contractor and used by him to Provide the
utilizados por él para la realización de las obras y que la
Works and which the Works Information does not require
Información de la Obra no le obliga a incluir en las
him to include in the works.)
mismas).
Has the actual time on site for the Equipment been ¿Se ha justificado el tiempo real de permanencia del
4
substantiated by suitable records? equipo en el lugar mediante registros adecuados?

Has the Contractor’s hire or rental rate for the Equipment

¿Se ha obtenido la tarifa de alquiler o renta del Contratista
qualified for Defined Cost been obtained through
5 para el Equipo calificado para el Costo Definido a través de
competitively tendered prices with deductions for all
precios licitados competitivamente con deducciones para
discounts, rebates and taxes?
todos los descuentos, rebajas e impuestos?
6 Are there Invoices as supporting information? ¿Hay facturas como información de apoyo?
Do the invoices include " Description of supply – (type, ¿Incluyen las facturas "Descripción del suministro - (tipo,
7
size, class etc.) " ? tamaño, clase, etc.)"?
8 Do the invoices include " Quantity supplied " ? ¿Incluyen las facturas la "Cantidad suministrada"?
¿Incluyen las facturas la "dirección/localización de
9 Do the invoices include " Delivery address/location " ?
entrega"?
10 Do the invoices include " Date of delivery/hire " ?
¿Incluyen las facturas la "Fecha de entrega/contratación"?
Do the invoices include " Description of supply – (type, ¿Incluyen las facturas "Descripción del suministro - (tipo,
11
size, class etc.) " ? tamaño, clase, etc.)"?
12 Do the invoices include " Delivery note number " ? ¿Incluyen las facturas el "número de albarán"?
13 Do the invoices include " Quantity returned " ? ¿Incluyen las facturas la "cantidad devuelta"?
14 Do the invoices include " Bought in or hire in " ? ¿Incluyen las facturas "Bought in o hire in"?
Do the invoices include " Date returned for hire continuing ¿Incluyen las facturas la "Fecha de devolución para
15
"? continuar con el alquiler"?
16 Do the invoices include " Off hire records " ? ¿Incluyen las facturas los "registros de alquiler"?
17 Do the invoices include " Invoice number " ? ¿Incluyen las facturas el "número de factura"?
18 Do the invoices include " Date of invoice " ? ¿Incluyen las facturas la "Fecha de la factura"?
19 Do the invoices include " Order number " ? ¿Incluyen las facturas el "número de pedido"?
20 Do the invoices include " Unit rate/price " ? ¿Incluyen las facturas la "tarifa/precio unitario"?
21 Do the invoices include " Net invoice cost " ? ¿Incluyen las facturas el "coste neto de la factura"?
22 Do the invoices include " Cost code " ? ¿Incluyen las facturas el "Código de costes"?
Do the invoices include " Storage and / or permanent ¿Incluyen las facturas "Almacenamiento y/o ubicación
23
location " ? permanente"?
24 Are there delivery notes as supporting information? ¿Hay albaranes como información de apoyo?
Does record of all Equipment identify " Type of ¿El registro de todos los equipos identifica el "tipo de
25
Equipment "? equipo"?
Does record of all Equipment identify " Make of ¿El registro de todos los equipos identifica la "marca del
26
Equipment "? equipo"?
Does record of all Equipment identify " Size/rating of ¿Identifica el registro de todos los equipos el
27
Equipment "? "tamaño/clasificación del equipo"?
¿Identifica el registro de todos los equipos la "fecha en el
28 Does record of all Equipment identify " Date on site "?
sitio"?
¿Identifica el registro de todos los equipos la "ubicación del
29 Does record of all Equipment identify " Location of work "?
trabajo"?
Does record of all Equipment identify " Brief descriptions ¿El registro de todos los equipos identifica "Breves
30
of work (activity) "? descripciones del trabajo (actividad)"?
¿Identifica el registro de todos los equipos la "fecha fuera
31 Does record of all Equipment identify " Date off site "?
del sitio"?
Does record of all Equipment identify " Rate per ¿El registro de todos los equipos identifica la "tarifa por
32
hour/day/week "? hora/día/semana"?

Does record of all Equipment identify " Ownership,

33 ¿Identifica el registro de todos los equipos "Propiedad,
purchase / hire record, maintenance records "?
registro de compra/alquiler, registros de mantenimiento"?
Does record of all Equipment identify " Daily record of ¿Identifica el registro de todos los equipos el "Registro
34
hours worked / standing "? diario de horas trabajadas/permanencia"?
¿Se han comparado las tarifas de alquiler internas
Has the internal hire rates applied been compared to
35 aplicadas con las tarifas de alquiler de plantas
commercial plant hire rates?
comerciales?

Total Score
0
Puntuación Total
Package No. /Número de paquete Valuation No. / Nº de valoración Date of the Check/Fecha de la comprobación
6 - Posope Alto 12 12-Aug-22
Yes No Partial Not Applicable Disallowed Cost Hint Score Comment/Action
No. Payment Check for Plant and Materials Comprobación de pago por planta y materiales Sí No Parcialmente No se aplica Coste rechazado Sugerencia Puntuación Comentario/Acción
Has it been checked if the applied amount had been
calculated from the prices obtained from a competitive ¿Se ha comprobado si el importe aplicado se ha calculado a
1 process for selection of suppliers for Plant and Materials partir de los precios obtenidos en un proceso competitivo de
accepted by the Project Manager, in accordance with the selección de proveedores de Planta y Materiales aceptado
contract? por el Gerente de Obra, de acuerdo con el contrato?
¿Se ha aplicado algún importe para elementos no calificados
Has there been any applied amount for items not qualified as
como Planta y Materiales? Puede tratarse de cualquier
2 Plant and Materials? (NEC clause 11.2(12) - Plant and
planta y material que no esté previsto que se incluya en las
Materials are items intended to be included in the Works)
obras o el equipo.
3 Are there Invoices as supporting information? ¿Hay facturas como información de apoyo?
4 Are there delivery notes as supporting information? ¿Hay albaranes como información de apoyo?
Do the invoices include " Description of supply – (type, size, ¿Incluyen las facturas "Descripción del suministro - (tipo,
5
class etc.) " ? tamaño, clase, etc.)"?
6 Do the invoices include " Quantity supplied " ? ¿Incluyen las facturas la "Cantidad suministrada"?

7 Do the invoices include " Delivery address/location " ?

¿Incluyen las facturas la "dirección/localización de entrega"?

8 Do the invoices include " Date of delivery/hire " ?

¿Incluyen las facturas la "Fecha de entrega/contratación"?
Do the invoices include " Description of supply – (type, size, ¿Incluyen las facturas "Descripción del suministro - (tipo,
9
class etc.) " ? tamaño, clase, etc.)"?
10 Do the invoices include " Delivery note number " ? ¿Incluyen las facturas el "número de albarán"?
11 Do the invoices include " Quantity returned " ? ¿Incluyen las facturas la "cantidad devuelta"?
12 Do the invoices include " Bought in or hire in " ? ¿Incluyen las facturas "Bought in o hire in"?
Do the invoices include " Date returned for hire continuing " ¿Incluyen las facturas la "Fecha de devolución para
13
? continuar con el alquiler"?
14 Do the invoices include " Off hire records " ? ¿Incluyen las facturas los "registros de alquiler"?
15 Do the invoices include " Invoice number " ? ¿Incluyen las facturas el "número de factura"?
16 Do the invoices include " Date of invoice " ? ¿Incluyen las facturas la "Fecha de la factura"?
17 Do the invoices include " Order number " ? ¿Incluyen las facturas el "número de pedido"?
18 Do the invoices include " Unit rate/price " ? ¿Incluyen las facturas la "tarifa/precio unitario"?
19 Do the invoices include " Net invoice cost " ? ¿Incluyen las facturas el "coste neto de la factura"?
20 Do the invoices include " Cost code " ? ¿Incluyen las facturas el "Código de costes"?
Do the invoices include " Storage and / or permanent ¿Incluyen las facturas "Almacenamiento y/o ubicación
21
location " ? permanente"?
Total Score
0
Puntuación Total
Package No. /Número de paquete Valuation No. / Nº de valoración Date of the Check/Fecha de la comprobación
6 - Posope Alto 12 12-Aug-22
Yes No Partial Not Applicable Disallowed Cost Hint Score Comment/Action
No.
Payment Check for Charges (water, gas and electricity) Comprobación del pago de los gastos (agua, gas y electricidad) Sí No Parcialmente No se aplica Coste rechazado Sugerencia Puntuación Comentario/Acción
Has it been checked if the applied amount has been calculated ¿Se ha comprobado si el importe aplicado se ha calculado a partir de los
1 from the prices obtained from open market or competitively precios obtenidos en el mercado abierto o de los precios de licitación, de
tendered prices, in accordance with the contract? acuerdo con el contrato?
Has the charged utilities amount been checked against the ¿Se ha cotejado el importe de los servicios públicos cobrados con los recibos
2
relevant payment receipts? de pago correspondientes?
3 Is the proof of payment to the supplier available? ¿Está disponible el comprobante de pago al proveedor?
Has the charged amount been confirmed that it was used to ¿Se ha confirmado que el importe cobrado se ha utilizado para realizar las
4
provide the works? obras?
Was payment made based on the conditions of the supply ¿Se ha efectuado el pago en función de las condiciones del contrato de
5
contract, if any? suministro, en su caso?
Total Score
0
Puntuación Total
Package No. /Número de paquete Valuation No. / Nº de valoración Date of the Check/Fecha de la comprobación
6 - Posope Alto 12 12-Aug-22
Yes No Partial Not Applicable Disallowed Cost Hint Score Comment/Action
No. Payment Check for Insurance Comprobación de pago del seguro Sí No Parcialmente No se aplica Coste rechazado Sugerencia Puntuación Comentario/Acción
¿Está el gerente del proyecto al corriente de las
Is the Project Manager aware of any amendments made in
1 modificaciones efectuadas en relación con el pago de las
relation to payment for premiums for insurance?
primas de los seguros?
El coste de la prima del seguro correspondiente se
The cost of premium for appropriate insurance would be
reembolsaría al Contratista como Coste Definido. Se
2 reimbursed to the Contractor as Defined Cost. Check for
dispone de un cheque para comprobar el pago al
proof of the payment to the provider is available.
proveedor.
Ensure there are no duplications for insurances that should Asegúrese de que no hay duplicidades en los seguros que
3
have been included under the fee. deberían haberse incluido en la cuota.
Total Score
0
Puntuación Total
 92
Package No. /Número de paquete Valuation No. / Nº de valoración Date of the Check/Fecha de la comprobación
6 - Posope Alto 12 12-Aug-22
Weight Max Score Achieved Completeness %
Puntuación
Peso logrado Completo %
máxima
Subcontractors 16%
Subcontratistas 15 0 0.0%
People 14%
Personas 13 0 0.0%
Equipment 38%
Equipo 35 0 0.0%
Plant and Materials 23%
Instalaciones y materiales 21 0 0.0% Good Quality
Charges 5%
Gastos 5 0 0.0% Average Quality
Insurances 3%
/ Calidad media
Seguros 3 0 0.0%
Poor Quality
Overall 0.0%
/Mala calidad

Puntuación global

Scoring Criteria: Score History

Criterios de puntuación: Historia de la puntuación

1- Each cost category is scored separately but they are rolled up to the overall score table based on
their weights within the total categories. 1st Inspection Score
1- Cada categoría de costes se puntúa por separado, pero se suman a la tabla de puntuación global en función de
su peso dentro de las categorías totales.

2- Weights are calculated based on the number of checks that need to be done per category. For
example, if the total checks is 80, and one category has 20 checks, the category's weight is 25%. 2nd Inspection Score
2- Los pesos se calculan en función del número de controles que hay que hacer por categoría. Por ejemplo, si el
total de controles es de 80, y una categoría fiene 20 controles, el peso de la categoría es del 25%.

3- Each check must be answered by selecting the "√" icon. 3rd Inspection Score
3- Se debe responder a cada comprobación seleccionando el icono "√".

4- Each check must be answered with only one of the options of "Yes", "No", "Partial" or " Not
Applicable". 4th Inspection Score
4- Cada casilla debe responderse con una sola de las opciones de "Sí", "No", "Parcial" o "No aplicable".

5- Each inspection's score should be recorded in "Score History" column for future referencing.
5- La puntuación de cada inspección debe registrarse en la columna "Historial de puntuación" para futuras 5th Inspection Score
referencias.

6- Overall Score
Equal or greater than 80% = Good Quality
Between 80% and 65% = Average Quality, Improvements Needed
Below 65% = Poor Quality
6- Puntuación global 6th Inspection Score
Igual o superior al 80% = Buena calidad
Entre el 80% y el 65% = Calidad media, se necesitan mejoras
Por debajo del 65% = Mala calidad
 CCO Master Tracker 

Appendix E
   

 
 Después de la Antes de la Antes de la Antes de la Antes de la Antes de la Después de la Después de la
Presentación Antes de la presentación Presentación Presentación
presentación presentación presentación presentación presentación presentación presentación presentación

Auto Mensualmente Bimensual Auto Una sola vez Mensualmente Una sola vez Una sola vez Auto Una sola vez Una sola vez Una sola vez
Paquete Fase No. Proyecto Ubicación Contratista Lista CC % Certificado de Auditorías Fecha de Propuesta de CC del Evaluación Certificado de finalización del Fecha del certificado Fecha límite para la Incentivo/penalización Evaluación del Solicitud de pago del contratista
Completa valoración/pago periódicas de costes presentación de la Contratista excepcional de la CE paquete de finalización del presentación de CC aplicable incentivo/penalización a la finalización
mensual emitido propuesta de CC (Conseguido/ paquete por parte del (S/N) (Tras el certificado de
(aproximada) Todavía no se ha conseguido) contratista finalización del paquete)

0%

20-Apr-22
21-Apr-22
22-Apr-22
23-Apr-22
24-Apr-22
25-Apr-22
26-Apr-22
27-Apr-22
28-Apr-22
29-Apr-22
30-Apr-22
01-May-22
02-May-22
03-May-22
04-May-22
05-May-22
06-May-22
07-May-22
08-May-22
09-May-22
10-May-22
11-May-22
12-May-22
13-May-22
14-May-22
15-May-22
16-May-22
17-May-22
18-May-22
19-May-22
20-May-22
21-May-22
22-May-22
23-May-22
24-May-22
25-May-22
26-May-22
27-May-22
28-May-22
29-May-22
30-May-22
31-May-22
01-Jun-22
02-Jun-22
03-Jun-22
04-Jun-22
05-Jun-22
06-Jun-22
07-Jun-22
08-Jun-22
09-Jun-22
10-Jun-22
11-Jun-22
12-Jun-22
13-Jun-22
14-Jun-22
15-Jun-22
16-Jun-22
17-Jun-22
18-Jun-22
19-Jun-22
20-Jun-22
21-Jun-22
22-Jun-22
23-Jun-22
24-Jun-22
25-Jun-22
26-Jun-22
27-Jun-22
28-Jun-22
29-Jun-22
30-Jun-22
01-Jul-22
02-Jul-22
03-Jul-22
04-Jul-22
05-Jul-22
06-Jul-22
07-Jul-22
08-Jul-22
 Después de la Después de la Después de la Después de la Después de la Después de la Después de la Después de la Después de la
Presentación Presentación
presentación presentación presentación presentación presentación presentación presentación presentación presentación

Una sola vez Una sola vez Una sola vez Una sola vez Una sola vez Una sola vez Una sola vez Una sola vez Una sola vez Una sola vez Una sola vez
Evaluación de la solicitud de pago Certificado de pago del Anticipo reembolsado Defectos Ajustes por defectos Fecha de los defectos Certificado de defectos Fondo de garantía Liberación del fondo Liberación del fondo de Disputas no resueltas
a la finalización importe adeudado - en su totalidad aceptados/no aceptados/no (DD) negociado por un bono de garantía garantía (S/N)
(Tras el certificado de finalización Relacionado con el pago a la (S/N) corregidos corregidos (S/N) 1ª parte - 60% 2ª parte - 40% con
del paquete) finalización (S/N) después de CC certificado de defectos

20-Apr-22
21-Apr-22
22-Apr-22
23-Apr-22
24-Apr-22
25-Apr-22
26-Apr-22
27-Apr-22
28-Apr-22
29-Apr-22
30-Apr-22
01-May-22
02-May-22
03-May-22
04-May-22
05-May-22
06-May-22
07-May-22
08-May-22
09-May-22
10-May-22
11-May-22
12-May-22
13-May-22
14-May-22
15-May-22
16-May-22
17-May-22
18-May-22
19-May-22
20-May-22
21-May-22
22-May-22
23-May-22
24-May-22
25-May-22
26-May-22
27-May-22
28-May-22
29-May-22
30-May-22
31-May-22
01-Jun-22
02-Jun-22
03-Jun-22
04-Jun-22
05-Jun-22
06-Jun-22
07-Jun-22
08-Jun-22
09-Jun-22
10-Jun-22
11-Jun-22
12-Jun-22
13-Jun-22
14-Jun-22
15-Jun-22
16-Jun-22
17-Jun-22
18-Jun-22
19-Jun-22
20-Jun-22
21-Jun-22
22-Jun-22
23-Jun-22
24-Jun-22
25-Jun-22
26-Jun-22
27-Jun-22
28-Jun-22
29-Jun-22
30-Jun-22
01-Jul-22
02-Jul-22
03-Jul-22
04-Jul-22
05-Jul-22
06-Jul-22
07-Jul-22
08-Jul-22
 CCO Certificate 

Appendix F

 
DECLARACIÓN DEL ACUERDO DE CUENTA FINAL

Contrato de Gestión

Por medio del presente documento confirmamos el acuerdo de que el monto final adeudado con
respecto al importe pagadero a (insertar Contratista de Gestión) con respecto al Contracto de Gestión
gastado es PENxxxx (letras).

Dicha suma incluye todos los pagos correctamente adeudados de acuerdo con los términos del Contrato
de Gestión / Orden de Compra con fecha xxxxxxxxxxxxxxx y se obtiene de la siguiente manera;

1 Total de Cierres Comerciales de los Subcontratos Mayores PEN

2 Total de Cierres Comerciales de los Subcontratos Menores PEN

3 Total de Cierres Comerciales de Acuerdos de Servicio de Diseño PEN

4 Total de Cierre Comercial de Obras Directas del Contratista de Gestión PEN

5 Total de Cierre Comercial de Costos Directos del Contratista de Gestión PEN

6 Costos Desestimados PEN

7 Tarifa PEN

8 Pagos de Incentivos PEN

Subtotal

9 Monto pagado previamente

Monto Final Adeudado

Todos los valores incluyen IGV.

El Contratista de Gestión confirma que la suma de PENxxx representa el monto final adeudado en virtud
del Contrato de Gestión / Orden de Compra y que no hay más reclamos por pagos adicionales pendientes
y que los costos están completos a la fecha sin Defectos pendientes a corregir.

El Contratista de Gestión confirma que no hay reembolsos ni descuentos adeudados al Contratista de

Gestión que aún no hayan sido declarados e incluidos dentro de la suma de la Cuenta Final declarada
acordada.

El Gerente de Proyecto confirma que la suma de PENxxxxxxxx representa el monto final adeudado al
Contratista de Gestión / Proveedor con respecto al Contrato de Gestión incurrido de acuerdo con los
términos del Contrato de Gestión / Orden de Compra y que el monto final adeudado se pagará dentro del
calendario para el pago final según lo estipulado en el Contrato de Gestión / Orden de Compra.

Firmado:….......................................... a nombre del Contratista de Gestión

Nombre:…......................................... Fecha:…...........................................

Firmado:…........................................... a nombre del Contratista de Gestión

Nombre:…......................................... Fecha:….....................................

Este documento es solo de referencia