Quick 

Start Manual 
Local Church Edition 

General Conference of Seventh‐day Adventists 
DOCUMENT RELEASE NOTES

Section  Changes* 
2. Login 1,2 
3. Membership Management 2 
3.1 New Member 1,2,3 
3.2 Search 2,3 
3.3 Update Member Profile 3 
3.4 Removal of Members 3 
3.5 Transfers 1,3 
3.6 Missing 3 
5. Church Officers 3 
6. Off‐System Transfers (with Non‐ACMS Churches) 4 
6.1 Transferring out of our church 4 
6.2 Transferring to our church 4 
7. Background Checks 4 
8. Tags 4 
9. Joining Family Members 4 
10. Batch Person Update 4 
11. Glossary 4 

*1 - Expanded explanation
2 - Minor text changes
3 - Updated image
4 - New section

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   ii 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
TABLE OF CONTENTS 
1. INTRODUCTION ................................................................................................................................... 2 
2. LOGIN .................................................................................................................................................. 2 
3. MEMBERSHIP MANAGEMENT ............................................................................................................. 3 
3.1.  New Member............................................................................................................................... 3 
3.2.  Search .......................................................................................................................................... 6 
3.3.  Update Member Profile .............................................................................................................. 9 
3.4.  Removal of Members ................................................................................................................ 10 
3.5.  Transfers .................................................................................................................................... 11 
3.6.  Missing ....................................................................................................................................... 13 
3.7.  Duplicate Members ................................................................................................................... 16 
4. CHURCH MANAGEMENT ................................................................................................................... 17 
5. CHURCH OFFICERS ............................................................................................................................. 18 
6. OFF‐SYSTEM TRANSFERS (WITH NON‐ACMS CHURCHES) ................................................................ 20 
6.1.  Transferring out of our church .................................................................................................. 20 
6.2.  Transferring to our church ........................................................................................................ 25 
7. BACKGROUND CHECKS ...................................................................................................................... 35 
8. TAGS .................................................................................................................................................. 39 
9. JOINING FAMILY MEMBERS .............................................................................................................. 47 
10. BATCH PERSON UPDATE .................................................................................................................... 52 
11. GLOSSARY .......................................................................................................................................... 56 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   1 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
1. INTRODUCTION 
 
This edition of the Quick Start Manual focuses on the most basic tasks of the local church clerk within the 
Adventist Church Management System (ACMS). As you practice the tasks outlined in this guide, you will 
notice additional menu options on your computer screen that are not covered here. Try those features as 
well to see the additional capabilities available to you as a local church clerk. Be sure, particularly, to go to 
the Reports section and experiment with the options provided. 
 
If you need assistance with the ACMS program contact your local ACMS support team.  
 
 
2. LOGIN 
 
Your local ACMS support team will begin the process to set up a user account for you. You will receive an 
email message with instructions to register your account (be sure to check your spam/junk folders if you do 
not see the message). Once your account is registered, go to http://www.acmsnet.org to log in to use the 
program. NOTE: Your account may automatically take you to the practice portion of the program. Once you 
have  finished  your  training,  your  user  administrator  may  issue  you  a  new  account  for  managing  your 
church’s actual membership records. 
 
At the Sign In page, enter your username and password and click the Sign In button to login to ACMS: 
 
 
   

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   2 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 3. MEMBERSHIP MANAGEMENT 
 
The ACMS system has been designed to facilitate the organization and management of Adventist church 
members at the local church. All of the primary member functions can be found on the Member menu: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3.1. New Member 
 
Add a new member by clicking the Search/New option in the main Member menu: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Then, click the New Member button on the top right side of the screen:  
 
 
 
 
   

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   3 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Notice that, before we actually create the new member, the first step is to perform a Search to ensure that 
this member is not already a member of another congregation. 
  
The No phonetic search option allows the search to run a little faster, in the event you know EXACTLY how 
the  member’s  name  is  spelled.  This  might  be  the  preferred  way  of  searching  for  names  with  non‐Latin 
characters (e.g. 黃健興). In the example below, we are searching for Carlos Santiago: 
 

 
 
After clicking Search, a list will display of potential matches for the person you were searching for. If the 
person  is  in  the  displayed  list—and  is  a  member,  as  shown  by  the  MEM  indicator‐‐you  will  need  to 
investigate further and talk with the member, pastor, or conference/mission office to determine how to 
handle the situation since the individual is already a church member. If the person is not in the displayed 
list, then click the Not Found button. NOTE: If you are practicing and entering a name used by other people 
practicing as well, such as Carlos Santiago, you will probably see several entries in this window. For practice 
purposes, go ahead and click the Not Found button to proceed with the training exercises: 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   4 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 After clicking Not Found, the program will display a member profile page with several sections and fields 
based on the configurations for your conference/mission. Only a few fields are required (indicated by *). 
However, fill in all of the information as completely as possible, recognizing that the more complete the 
information is, the more helpful the ACMS system will be in your membership ministry. For each Ceremony 
Type there are two dates. Ceremony date is when the ceremony took place. Date is when the congregation 
voted the person in a member: 
   

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   5 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Click Save and a Success message should display at the top of your screen. If an error message displayed, 
make the needed corrections and click Save again to see if the error was resolved: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
3.2. Search 
 
Church clerks can search the member list to find a specific person. Select the Search/New option from the 
Member menu:  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
The Search/New screen will display (NOTE: if you have been adding new members, the Member tab may 
be highlighted; click the Search tab to highlight it): 
 
    

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   6 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Most often, you will be searching for active members within your own local congregation. However, if you 
click in the Person type box you can select options that will allow you to search for interests and individuals 
who are no longer members of the church. 
 
NOTE:  In  some  conferences  and  missions,  members  are  not  considered  Active  until  the  conference  or 
mission has approved the baptism the church clerk entered. So, if you are practicing in the demo site and 
have just added some new members and they are not showing up in your Active Member list, ask your 
conference/mission clerk to approve those new baptisms so they will show in the search results and other 
examples on the following pages. 
 
Searches  can  be  done  by  the  exact  name  or  by  using  just  a  portion  of  the  name.  For  example,  “Carlos 
Santiago”, “Carlos”, and “%Santiago” will all find the member “Carlos Santiago”. In the last example, the 
“%” means “I don’t know the first name, but the last name is…”. 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   7 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 NOTE: To get a list of all of your church members, do not enter a name. Just click the Search button 
and all of your members will display. The example below has all nine church members in our sample 
church. (Tip: In lists like the one below, the column headings can be clicked to sort on that particular 
column). 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   8 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
3.3. Update Member Profile 
 
When you receive corrections to a member’s profile information, such as an updated email address, street 
address, or you have a picture you would like to include, click the   beside their name in the search results 
and their profile information will display. Enter the new information on the profile page and click the Save 
button: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Tip: To encourage members to provide up‐to‐date information, print out the “Registration Forms” for your 
church and distribute to each member and ask that they return it with corrections. This form can be found 
at Reports  Member  Member  Registration Form.  

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   9 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
3.4. Removal of Members 
                 
If someone has died, or the church has voted censure or     
removal, click the More options button beside their name  
and then click Transaction. Below, we are going to remove Carlos Santiago:  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

After we click Transaction, another screen displays summary information about the member and gives the 
available transaction options: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   10 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Death – When a member has died, clicking on Death will allow the clerk to enter the date of death. 
Censure and Removal  – Follows the guidelines set forth by Chapter 7 of the Adventist Church Manual. 
Absent/Whereabouts unknown – Used to start the Missing process. Allows the church to exercise the due 
diligence recommended in Chapters 6 and 7 of the Adventist Church Manual regarding missing members. 
See Section 3.6 for more information on this process.  
 
3.5. Transfers 
 
Typically, the process starts when the member has decided on a new church and has spoken with its clerk. 
You, as that receiving clerk, go into the Transfer section of the Member menu and, if necessary, click on 
Transferring to our church to start the process to have the new member join your church: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   11 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 On the Transferring to our church tab, enter the member’s home church in the Church field and click the 
 icon. This will bring up a separate screen where you can click Select next to the member’s church. Then, 
enter the member’s name and click Search:  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Clicking in the box to  the  left of  the correct member and clicking Include starts the transfer process by 
sending a request for membership to the appropriate church:  
 

 
The sending church will receive an email notification of the request and will need to approve the transfer. 
They will login to ACMS and go to the Transferring out of our church section. They will select the approved 
transfer requests, enter the vote date and minute number, and click Send. 
 
   

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   12 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Your church, the receiving church, will receive an email notification that the member has been approved to 
transfer to your church and you must now vote the individual into church fellowship. Your Transferring to 
our church tab will show all transfers ready for acceptance with a status of Sent/Granted. After your church 
has completed the necessary voting, check the box by the member’s name, enter the vote date and minute 
number and click Accept:  
 

A Success message will display at the top of your screen if the member has been successfully transferred. 
If you get an error message, follow the instructions or contact your ACMS support staff for assistance. 
 

NOTE: This process works for churches that use ACMS. For churches that don’t use the ACMS software, 
consult  your  ACMS  support  person  for  help  with  initiating  the  transfer  process  for  members  outside  of 
ACMS. This is covered in section 6, Off‐System Transfers (with Non‐ACMS Churches). 
 
3.6. Missing 
 

ACMS can facilitate the task of finding absent members. By allowing church clerks to indicate members they 
can’t find, other clerks can help locate them. To indicate that you are looking for one of your members, add 
that member to the “Absent Member List” to give others the opportunity to let you know where they might 
be. Go to the Absent/Whereabouts unknown section of the Member menu: 
 
 
 
 
 
 
 
 
Click Add to Absent Member List 
 
ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   13 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Click the Add to Absent Member List: 
 

 
 
Enter the member’s name and click Search: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   14 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Check the box next to the correct member name and enter the date your church initially started looking for 
this member as the Effective Date (this date may be the current date or you may have started looking prior 
to adding them to this list) and then click Include. The Church Manual requires that churches attempt to 
find members for two years prior to removing them from membership. Even if your church began looking 
for the member two or more years ago, ACMS requires that the member be on the absent member list for 
a minimum of 90 days.  
 

 
 
Other church clerks within your local field, with the goal of helping to find the absent member, can add 

notes by clicking on the icon  next to the listed name. If your member’s name is in bold text, someone 
has posted a comment which you can view by clicking the same icon. When your members are found, delete 

them from the list by clicking   : 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   15 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 If two years have passed since your church started looking for the member (the Effective Date), and they 
have been included in the Absent Member List for at least 90 days, your church can vote that the individual 
be removed as Missing. Once that vote has taken place, you can check the box that will be displayed next 
to the person’s name on this page and enter the transaction date and minute number of the vote at the 
bottom of the screen and click Update: 
 

 
 
Tip: Another way to add someone to the Absent Member List is to click the More options icon next to 
their name in a member search and then click the    button. Then, click on the Absent/Missing button 
as shown in Section 3.4. 
 
 

3.7. Duplicate Members 
 
If you notice you have a member in your records twice, either because your church records were imported 
into ACMS with the duplication or you accidentally created a duplicate after starting to use ACMS, talk with 
your ACMS support person. They will review the situation and determine the best resolution. Do not be 
embarrassed;  it  is  much  better  to  report  the  duplicate  and  get  it  resolved  than  having  inaccurate 
membership counts. 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   16 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
4. CHURCH MANAGEMENT 
 
To  look  up  another  church’s  address,  or  to  update  information  about  your  own  church,  go  to  the 
Search/New section in the Church menu: 
 

 
 
Enter a church name, or portion of its name, check or uncheck the appropriate filters, and click Search. Click 
the edit icon to view the information for other churches or to edit the information for your own church: 
 

 
 
The church page allows you to view/edit a photo of the church, the district, ethnicity, address, contact info, 
service times, and more.  
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   17 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
5. CHURCH OFFICERS 
 

When we have a complete list of members in our congregation, it is easy to indicate the church 
officers.  Go to the Departments section and click on Church Officers: 
 

 
 
To add a new church officer, click the New button on the top right side of the screen:  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Select Department and Position, and enter part, or all, of the member’s name and click the search icon:  
 
 
 
   

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   18 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Out of the list of people that matched your search, click the Select button next to the correct person: 
 

 
 
Enter the effective date (starting date) and expiration date for this position, and check the ACMS Access 
box if this individual should have a user account and be able to use the online ACMS system as part of their 
responsibilities, and click Save: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   19 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 6. OFF‐SYSTEM TRANSFERS (WITH NON‐ACMS CHURCHES) 
 
6.1. Transferring out of our church 
 
Transfers with non‐ACMS churches will need to be started by a conference/mission level membership clerk. 
Once the process has been started, the local church clerk will be notified and will then be able to complete 
the process. 
 
The conference membership clerk will need to change entity levels to the local church where the transfer 
is to take place (see lower right corner), and in the case of a transfer out, choose the final tab, Transferring 
out of our church, and click the Send to a non‐ACMS territory button on the top right corner: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   20 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Fill in the information under the Send to a non‐ACMS territory part of the form including the name of the 
church and the church’s email and mailing address. Search for the member in ACMS and select the correct 
record which matches the member to be transferred out, and then click Include button: 
 

 
 
Notify the local clerk that the transfer has been started. From here on out, the local church clerk will be 
able to manage the subsequent steps for the transfer. 
 
The local clerk will now be able to enter a Transfer date for selected members. Once the Vote date and 
Minute Number have been entered for the selected member, click the Send button: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   21 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 ACMS provides a PDF document to send to the receiving church once the local sending church has voted 
the transfer out. Click the History button in order to access the Transfer Request form: 
 

 
 
And then click the Print button by the corresponding entry in the history popup: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   22 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 When the cursor is over the PDF document the download and print options are exposed on the top right 
corner. You will now be able to print or download a document which can be sent to the receiving church: 
 

 
 
When the receiving church returns confirmation that the member has been accepted into membership of 
their church, click the Approve button: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   23 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Enter the Date and Minute Number provided by the receiving church and click Approve button on behalf 
of the receiving church: 
 

 
 
This completes the recording of the transfer. You will find the record for the transfer in the Transfer History 
tab. Should you need to access the details for the transfer, click the History button: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   24 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
6.2. Transferring to our church 
 
Transfers with non‐ACMS churches will need to be initiated by a conference level membership clerk. Once 
the process has been initiated, the local clerk will be able to complete the process. 
 
The conference membership clerk will need to change entity levels to the local church where the transfer 
is to take place (see lower right corner), and in the case of a transfer in, choose the middle tab, Transferring 
to our church, and click the Request from non‐ACMS territory button on the top right corner: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   25 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Enter information on the member requesting transfer of membership into your church, and then click the 
Search button. If the person has already been entered into ACMS, for example as an interest because they 
have been visiting the church, select their entry, otherwise click the Not found button: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   26 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Fill  in  all  the  applicable  information,  including  the  information  for  the  church  that  currently  holds  their 
membership: 
 

 
 
When all necessary information has been entered, click the Include button at the bottom left of the form: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   27 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Now  the  local  church  clerk  will  be  able  to  continue  the  membership  transfer  request.  To  access  the 
membership transfer request form to attach to an email or to print to send by postal mail click the History 
button: 
 

 
 
On the history popup click the Print button to view and download/print the membership transfer request 
form: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   28 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 When the cursor is over the PDF document the download and print options are exposed on the top right 
corner. The form then needs to be sent to the clerk of the church that will be transferring the membership: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   29 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 When the response is received from the remitting church click the Check‐mark button in order to access a 
popup where you will record the Date and Minute Number on behalf of the sending church: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   30 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Once the Date and Minute Number have been entered, click the Approve button: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   31 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Once the local church votes to receive the person requesting transfer of membership, select the person 
from the list of transfers in progress, enter the Vote date and the Minute Number, and then click the Accept 
button: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   32 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 The  person  is  now  recognized  in  ACMS  as  a  member  in  this  congregation.  The  last  step  is  to  notify  the 
sending church that the transfer of membership has been accepted. To access the updated membership 
transfer  request  form,  choose  the  Transfer  History  tab  and  click  the  History  button  for  the  person  in 
question. This will bring up the History popup: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   33 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Click the Print button for the last item in the History popup to view the membership transfer request form. 
Notify the sending church clerk that the person has been accepted as a member by sending them this form: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   34 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 When the cursor is over the PDF document the download and print options are exposed on the top right 
corner: 
 

 
 
 
7. BACKGROUND CHECKS 
 
Where this option is enabled, it will be found at the bottom of the member form. The settings and options 
are set at a country level. The look of the interface may vary slightly from the one in this example, depending 
on the setup required in your country. 
 
Access at the local church level varies from country to country. Depending on the configuration for your 
country the local church may have: 
 
 Read and write privileges of background check information   
 Read only privileges of background check information   
 No access to background check information   
 
   

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   35 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 If available in your country, to add a new Background check verification, click the New button: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   36 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Select the appropriate background check Type and Documentation, and then enter the Approved on date 
and the Expiration date. Once all information has been entered click the Save button: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   37 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Once the new background check information has been entered, the record will show on the member profile 
page: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   38 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
8. TAGS 
 
Tags are useful for identifying subsets of people such as committees, groups, skill sets, and so on. Tags then 
can be used to access these subsets in the Member Search and the Reports pages. Because tag names are 
visible globally, it is recommended that each conference use a prefix to uniquely identify the tags within 
their conference, i.e. GDC ‐ Fellowship Group, where GDC are the initials of your conference.  
 
To add a Tag to a member’s record, begin typing the desired tag. If the tag already exists, it will show up in 
the dropdown list. If the desired tag doesn’t exist, pressing enter after entering the tag will create a new 
tag: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   39 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 After entering the tags into the member’s record click Save at the bottom of the member form to save the 
Tag selection: 
 

 
 
To do a member search using tags, click the Advanced Search button to the left of the Search button: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   40 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Under the Search Filter select Tag from the Field selector. Begin typing in the Tag and select it from options 
in the system. Once the appropriate Tag has been selected click the Search button for the search results: 
 

 
 
Here is an example of the search results: 
 

 
ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   41 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
   

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   42 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 To do a search on Tags in Reports, click the Advanced filter button to access filtering by the tag field: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   43 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Select Tag from the Field dropdown list. The Condition should be Equal, and the Value is the Tag that you 
wish to use to filter the results. Once the selections have been made, click the Add filter button: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   44 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Click the List/print button to view a PDF file of the results: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   45 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 When the cursor is over the PDF document the download and print options are exposed on the top right 
corner: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   46 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
9. JOINING FAMILY MEMBERS 
 
ACMS enables family members to be grouped together. When family members are grouped together, going 
to one family member’s record gives access to all other family members who have been linked together 
into a family unit.  
 
To link members into a family unit, start with the member form for the individual that is to be designated 
the Primary Contact (Head of Household). Click the Add family member option in the Family section of the 
member form: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   47 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 In the top portion of the popup enter the name of the individual that you wish to link to the family unit, and 
then click the Search button. Identify the Relationship of the individual that is being linked to the family 
unit based on the primary contact of the family. This enables the Select button so that this individual can 
be linked to the family unit: 
 

 
 
Note: In the event that the individual you wish to link to the family unit isn’t already in ACMS, click the Not 
found button and enter the individual’s information in the customary way. 
   

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   48 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Once all the family members have been added to the family unit, all the addresses can be updated together 
by selecting the Checkbox by each family member’s record and then clicking the Update address button. 
This will apply the address of the family member that is currently displayed to all the rest of the family unit: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   49 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Clicking “OK” commits the update: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   50 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 To check on the address of a family member, simply click on the Pin button: 
 

 
 
To edit a family member record, simply click on the Edit button by that person’s name and the form will 
switch to their record: 
 

 
 
Should an individual no longer be part of the family unit, unlinking them is as simple as clicking the Delete 
button. They will no longer be linked to this family unit: 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   51 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
10. BATCH PERSON UPDATE 
 
This feature allows the church clerk to Load all the individuals associated with their church into a “grid” to 
facilitate multiple updates to phone, email, and address information.  
 
The Batch person update feature is accessed from the Member menu. This feature is only available at the 
local church level, so verify that you are accessing ACMS from the correct level (check access level from the 
lower right corner of the screen): 
 

 
 
Make your selection of Person type, Update type, and Order by and then click the Load button. Selecting 
the Blanks only option will exclude person records which already have the selected information: 
 

 
To add or change a record’s information click the Edit button: 
 
ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   52 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
  
   

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   53 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Once the desired updates have been made to a record, click the Save button: 
 

 
 
Selecting the Blanks only option hides the records with completed information (in this case the first three 
records with completed information): 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   54 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Here is an example of the Batch person update with the Street Address form: 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
   
ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   55 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
11. GLOSSARY 
 
Term  Definition 

Abbreviation  The abbreviation for an entity as set up in ACMS. 
Absent/Whereabouts  Used  in  ACMS  to  designate  individuals  who  cannot  be  located  by 
unknown  their congregation. This identification is part of a two‐year process 
which  either  ends  in  locating  the  absent  member  or  in  voting  to 
designate them as missing. 

Access status  A choice visible when setting up some positions/officers to allow the 
person access to use the ACMS program.  
Active (congregation or A status of "Active" means that an entity is operational. For example, 
entity)  a  congregation  with  an  active  status  is  an  open  congregation, 
conversely  if  a  congregation  is  inactive,  then  the  congregation  is 
closed. 

Active (individual)  Indicator that the individual is currently on the membership records 
of  their  church  as  a  member.  This  is  not  a  reflection  of  their 
participation  in  church  activities;  just  an  indicator  that  they  are  a 
current member ‐‐ they have not been removed from membership 
for any reason. 

Adjust out  An  adjustment  of  an  individual's  member  status  to  inactive  ‐‐  no 
longer a member. Used infrequently, it is available to resolve prior 
clerical errors. 

Adjustment  A  change  in  the  individual  record,  either  adding  into  or  removing 
from  membership.  Used  infrequently,  but  appropriate  when 
resolving a clerical error. 

Background check  Typically, a security check required to be recorded before individuals 
can volunteer in certain positions, most often in positions involving 
working with children. 

Baptism  As defined in the Church Manual.

Censure  The process of recording a vote of disciplinary action for a member 
as outlined in the Church Manual.  
Ceremony  How  a  member  was  received  into  membership.  See  baptism, 
adjustment, profession of faith, and rebaptism. 
Church  For purposes of ACMS a church is an organized church according to 
the Church Manual. 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   56 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Term  Definition 

Classification  Used  interchangeably  with  "category"  in  ACMS.  This  field  allows 
indicating  a  member's  attendance  level,  i.e.,  "Attends  regularly", 
"Does not attend regularly", etc. 
Code  A  unique  number  assigned  automatically  to  each  record,  e.g., 
member, church, district, region, and entity records. 
Company  An organized company is a precursor to an organized church.  
Conference or Union  Typically,  a  congregation  which  holds  the  membership  of  isolated 
Church  members,  individuals  in  a  company  not  connected  to  a  mother 
church,  or  loyal  members  of  a  dissolved  or  expelled  church  who 
desire to retain their membership in the Church. 
Deceased  A person who has died.  
Department  A  division  of  the  church  organization  such  as  Secretariat,  Sabbath 
School, Family Ministries, Communication, etc. 
District  A  grouping  of  churches  defined  for  an  administrative  purpose.  In 
ACMS it is typically used to designate a church or group of churches 
assigned to one pastor or pastoral team. 
Dropped  As defined in Church Manual. See "Removed".
Duplicate  Multiple active member records referring to the same individual. 
Education  The highest level of education the individual has achieved. 
Entity  Administrative  organizational  units  including  Conference,  Mission, 
Union, Union of Churches, Division, and General Conference. 
Entity/Level  Specific entity or congregation that you will be working with. 
External church  A church in a union that is not using the ACMS system. 
Family  A  group  consisting  of  parents  and  children,  including  at  times 
extended relatives, living together in a household. 
Filter  A process to choose a smaller part of your data set and using that 
subset for viewing or analysis. 
First name  A  given  name  (also  known  as  Christian  name  or  forename), 
potentially with a middle name included. 
Full name  In ACMS "Full name" defaults to First name + Last name, but can be 
updated  independently,  whereupon  it  functions  independently  of 
First and Last name fields. 
Home  Program starting page 
Interest  An interest is an individual who is connected to a congregation as a 
visitor, attendee to special programs, etc. Typically, a pre‐Adventist 
individual  that  has  actively  expressed  interest  in  the  local 
congregation. 
International name  Passport version of the name. 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   57 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Term  Definition 

Known as  A name other than the legal name a person goes by, e.g., Phillip goes 
by Phil. 
Last name  The name borne in common by members of a family (also known as 
surname and family name). 
Local  Belonging or relating to a particular area or unit. In ACMS it means 
an individual is part of the congregation or entity which is in view. 
Member  An individual that belongs to the Seventh‐day Adventist Church. 
Menu  The headings at the top or side of the page, with sub‐items. 
Minute number  A designation identifying a record of an action of a committee.  
Missing  An individual who had been a member but whose whereabouts is 
unknown and after a two‐year process has been taken off the church 
membership  rolls  by  a  vote  designating  them  as  "missing"  as 
outlined in the Church Manual. 
Pastor  As defined by the local conference and may be actively ministering 
to a congregation or group of congregations. 
Period  Monthly  time  periods  that  need  to  be  opened  and  closed  for 
statistical purposes. 
Person  An  individual  that  is  not  a  member,  but  passively  associated  to  a 
congregation  through  a  family  member  or  was  previously  an 
Adventist that has been removed from church membership for some 
reason. 
Phonetic spelling  Spelling words the way they sound. In ACMS selecting "use phonetic 
spelling" broadens the search results. 
Position  A post or area of official responsibility within an organization. 
Previous name  A name used before, e.g., the maiden name, previous married name, 
etc. 
Profession of Faith  As defined in Church Manual.
Rebaptism  As defined in Church Manual.  NOTE:  In  ACMS  rebaptism  signifies 
that an individual was removed from membership of the Seventh‐day 
Adventist  Church  for  some  reason  and  subsequently  rejoined  the 
church through baptism. 
Region  Groupings of districts. 
Removed  As defined in Church Manual.
Roles  The function(s) assumed by a person.  
Tags  A  label  attached  to  someone  or  something  for  the  purpose  of 
identification  or  to  give  other  information  such  as  committee 
membership, skill sets, or group membership. 
Tools  Additional functionalities. 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   58 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020 
 Term  Definition 

Transaction  An action that results in a reportable statistic such as death, transfer, 
dropped, baptism, etc. 
Transfer  The process of moving an individual's membership record from one 
congregation to another. 
Two‐factor authentication  When this is enabled, you will be required to enter your password 
AND  a  separate  code  that  will  be  displayed  in  your  additional 
security app, most often on your phone. Recommended for all users. 
If you need assistance setting this up, talk to your local IT support. 
User  A person who has been given access to use ACMS with a specific role. 

 
 
 
 
 
 
 
Congratulations! 
Now that you have learned the basics, 
Go ahead and experiment with the Tools and Reports menu options –  
there are many more features available to you. 
 
 

ACMS Quick Start Manual ‐ Local Church   59 
 
membership.adventist.org/quickstart 
           December 2020