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TEMA 3 – GESTIÓN EMPRESARIAL Y DE PROYECTOS CON HERRAMIENTAS WEB 2.0

Gestión empresarial y de proyectos con herramientas web 2.0.

Caso práctico
La gestión de proyectos empieza a implantarse dentro de la empresa Andalucía Vende, S.L. como una metodología válida para
afrontar muchos de los trabajos, mejoras y planes de la misma. Al afrontar dichos proyectos Alejandro, nuestro protagonista, ha
observado que un pilar fundamental del éxito es la comunicación del equipo y las partes interesadas.

Ahora la empresa cuenta con nuevas instalaciones y más personal. Todos los departamentos tienen conexión por red local y
acceso a Internet a través de banda ancha. Es momento de sacarle partido a la Web 2.0. ¿A qué nos referimos por esta
expresión? ¿Permitirán los actuales servicios que ofrece la Red una comunicación más fluida, ordenada y eficaz?

Cuando se afronten nuevos proyectos se precisará que los calendarios de todas las partes interesadas tengan fechas en común.
¿Cómo se podrá llevar una agenda y calendario compartidos? Aunque todos los miembros de la empresa manejan el correo
electrónico, ¿cómo podrán organizar los cientos de mensajes que todos reciben, priorizando aquellos más importantes y
referidos a proyectos comunes?

Además, en Andalucía Vende, S.L. hay personas clave que se encuentran continuamente viajando. ¿Podrán plantearse la
comunicación con ellos usando las herramientas web de videoconferencia, mensajería y telefonía? ¿De qué forma podrían
permitir a otros miembros de la empresa que editen, creen y compartan archivos de forma colaborativa? ¿Cómo podrán usar
páginas web corporativas? ¿Podrán también trabajar en ellas distintas personas de la compañía, modificando su contenido,
subiendo archivos y editando la información?

Como bien es sabido, un grupo es mucho más que la suma de sus individuos. En la empresa se quiere fomentar el trabajo
colaborativo y compartido. Alejandro sabe que no hay mejor medio para hacerlo que las redes informáticas, y por eso va a
seguir fomentando su uso y formando a los departamentos para que le saquen cada vez mayor partido a estas.

1.- Introducción a la web 2.0.

Caso práctico
Carmen, la directora general, no hace nada más que escuchar a Alejandro hablar de las bondades de la web 2.0 y quiere que se
siente tranquilamente con ella para explicarle en qué consiste. Él sabe que este es el futuro de las comunicaciones de la empresa
y que tendrá que usarse en todos los departamentos para sacarle el máximo rendimiento. En un primer acercamiento quiere
dejarle claro a su jefa a qué se le llama hoy la web 2.0.

La expresión web 2.0 empezó a usarse en el año 2004. Como debes saber, los programas que salen al mercado empiezan con la
versión 1.0 y las diversas modificaciones van aumentando la cifra de la versión: 1.1, 1.2, 1.3 y, cuando el salto de calidad es más
importante, pasa a la versión 2.0 para seguir el proceso. Nunca hubo una web 1.0, pero a mediados de la primera década de este
siglo XXI empezaron a prodigarse una serie de páginas web con muchas más funcionalidades. Los navegadores Explorer, Firefox,
Opera o Chrome son cada vez más complejos y permiten acciones más avanzadas con las páginas web preparadas para ello.
Digamos que, a partir de 2004 o 2005, la web dio un salto de calidad importante y de ahí el término.

La filosofía de la web 2.0 es que todo lo que se puede hacer con un ordenador de forma local, es decir, alojando archivos y
programas en un disco duro de nuestro ordenador cliente, pueda subirse a Internet y trabajarlo directamente desde ahí. El lema
sería: "Todo está en la Red". Las vertientes más populares de esta nueva filosofía de uso de Internet son los blogs, las redes
sociales como Facebook, Myspace, Tuenti, Twitter y otras, las wikis, y los gestores web de correo como Gmail, que integra
ahora una gran cantidad de herramientas como los Google Docs (documentos compartidos), agendas y muchas más.

La última tendencia que se observa en la Red es el "cloud computing"(computación o informática en la nube), que trata de
evitar que tengamos instalados en nuestro disco duro programas de tratamiento de textos, hojas de cálculo, presentaciones
electrónicas y algunas más. Esta tendencia pretende que, poco a poco, solo a través del navegador, podamos crear y editar este
tipo de archivos que antes precisaban programas instalados localmente, como el paquete Office o incluso OpenOffice. En el
siguiente apartado hablaremos con más amplitud de la "nube".
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El punto fuerte de la web 2.0 no es tanto su rapidez, que dependerá de la conexión que tengamos a Internet, con lo que sigue
siendo más rápido el trabajo de forma local, ni tampoco la sofisticación de los documentos u otros tipos de archivo que creemos
con ella, puesto que también hasta hoy día son mucho más completos los programas que usamos en local que lo que nos ofrece
la web 2.0. Lo que la hace verdaderamente determinante y necesaria es que permite que la visibilidad de los recursos creados
con ella sea mucho más amplia, puedan trabajarlos simultáneamente más personas y estén disponibles en todo momento. Si yo
creo una hoja de cálculos en mi ordenador, la podrá ver quien se siente delante de él y cuando esté encendido, pero si esa hoja
la subo a Internet a un editor web, estará disponible las 24 horas y podrá acceder a ella y modificarla cualquier persona del
mundo, siempre que la haga pública con los permisos necesarios.

Evidentemente, la inmediatez y la globalidad de estos recursos no se deben despreciar en el mundo empresarial, cuando las
distintas compañías están cada vez más dispersas geográficamente, pero puede que unidas informáticamente.

2.- Cloud Computing.

Caso práctico

Al correo electrónico de la directora general, Carmen, le ha llegado un mensaje diciendo que tiene un documento compartido
en Google de parte de Alejandro. Esta misma mañana ha acudido a él asustada y diciéndole que no quiso abrirlo por temor a
que fuera un virus. Después de reírse un rato (por dentro, claro), Alejandro le dice que eso era una hoja de cálculo que quería
compartir con ella en la nube. Le mira raro y sabe que está pensando si no es él el que "está en las nubes". Sí, tendrá que
explicarle también que la informática en la nube es otro resultado de la Web 2.0.

Esta tendencia reciente, como hemos explicado en parte, es el resultado de que varias empresas, entre ellas actualmente las dos
más importantes en el mercado de Internet, Microsoft y Google, pongan al servicio de sus clientes la posibilidad de trabajar con
archivos de distinto tipo, sin necesidad de tener los programas instalados en su ordenador. Ni siquiera necesitarían un
ordenador propio, puesto que tanto la aplicación que permite trabajar con esos archivos como los propios ficheros se
encuentran en los servidores de estas compañías. Accediendo con un navegador desde cualquier equipo con acceso a Internet,
podría trabajarse con ellos.

En el ejemplo del caso práctico has hecho una hoja de cálculo en Google Docs y la has compartido con tu jefe. Él podrá ver la
hoja de cálculo y, cómo le has dado permisos de edición, podrá introducir datos, fórmulas y cambiarla a su antojo.

Los servicios de cloud computing llevan 4 o 5 años popularizándose en el mercado, y tienen sus partidarios y detractores.
Hablemos, por tanto, de las ventajas e inconvenientes que tienen.

Ventajas.

 El usuario no necesita adquirir un software específico e instalarlo en su equipo.

 No hace falta trabajar con los ficheros desde un ordenador con requerimientos concretos de software y hardware; tan
solo basta con acceso a Internet y un navegador actualizado.
 Las actualizaciones del software que maneja los archivos las realiza la empresa que ofrece los servicios y de manera
transparente para el usuario.
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 Los documentos creados en la nube pueden trabajarse en cualquier parte del mundo con acceso a Internet y ser
compartidos simultáneamente con decenas de personas.

Inconvenientes.

 El archivo de los datos queda en manos de los servidores de la empresa que nos ofrece el servicio.
 El trabajo con los documentos depende del acceso a Internet.
 Los documentos con elevada complejidad todavía no se pueden manejar con este tipo de aplicaciones.
 Algunas empresas creen que la confidencialidad de sus archivos queda en manos de terceros.
 La prolongación del servicio dependerá de la "salud" de la empresa que nos lo ofrece.

Autoevaluación
¿Cuál dirías que es la frase que recoge la filosofía de la Web 2.0?

La informática es tu amiga.

La sencillez de la web.

Todo está en la Red.

Pasa tu tiempo en Internet.

Está bien, pero no recoge su relación con las redes de Internet.

Respuesta incorrecta. La sencillez no es lo más determinante.

Efectivamente. La gran ventaja es que casi todos los servicios se encuentran en Internet.

Incorrecto. El tiempo se puede pasar en cualquier cosa.

2.1.- Aplicaciones informáticas en la nube.

¿Cuáles serán las principales herramientas informáticas que podrás usar en la nube? ¿Qué partido puedes sacarle a estas?

Seguro que, como Asistente a la Dirección, en el ámbito de la gestión administrativa tendrás que usar procesadores de textos,
hojas de cálculo y presentaciones electrónicas. Pues estas han sido, precisamente, las primeras aplicaciones que se han
popularizado en la nube.

Empezó Google ofreciendo este servicio con su Google Docs, y más recientemente ha sido también Microsoft el que ha echado
a andar su Office Online, con su almacenamiento virtual SkyDrive.

Recomendación

Para seguir los contenidos de esta unidad recomendamos darse de alta, si aún no lo has hecho, en alguna de las cuentas de estas
compañías. Visita:

Página de inicio de servicios en la red de Microsoft

Página principal de Gmail.

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Hoja de cálculo en Office Online.

Hoja de cálculo en Google Docs.

Para acceder a los dos servicios solo tienes que darte de alta en Gmail de Google y Windows Live de Microsoft. Teniendo una
cuenta puedes acceder gratuitamente a estas funcionalidades. Google te ofrece hasta 1 GB de almacenamiento para
documentos, aunque tienes otro tanto para fotos y bastante más para los vídeos de Youtube, que actualmente también es
propiedad de Google. Microsoft te ofrece 25 GB en total para sus servicios.

Información sobre SkyDrive de Microsoft.

Información sobre Google Docs de Google.

2.2.- Compartir los archivos y sus permisos en Google Docs.

Antes de entrar a explicar el funcionamiento de las aplicaciones, es importante que sepas con quienes puedes compartir los
distintos documentos y qué permisos puedes darles. Como ya hemos explicado, una de las grandes ventajas de las herramientas
en la nube es que permite el trabajo colaborativo. En la unidad anterior has aprendido a crear proyectos y gestionarlos. Has
visto la importancia de que el equipo de trabajo se mantenga informado y participe activamente en el desarrollo del mismo. A
partir de este apartado, vamos a buscar la utilidad de cada una de las aplicaciones para permitir que todo el equipo pueda
trabajar simultáneamente sobre archivos creados por ti, a los que darás permisos de edición a tus compañeros.

En Gmail tienes los Google Docs en la parte superior de la pantalla, como puedes ver en la imagen.
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Cuando accedes a ellos tienes el botón Crear nuevo, y puedes elegir qué tipo de documento quieres producir. También tienes a
su derecha la opción Subir para alojar en Google Docs un documento que hayas creado previamente en tu equipo. Más adelante
veremos las posibilidades que tienes al realizar nuevos documentos o subir los ya hechos. Ahora nos detendremos en las
opciones para compartir.

Si creas un Documento (en este caso se refiere a un archivo de procesador de textos), verás que aparece una interfaz parecida a
la de cualquier procesador de textos que hayas usado alguna vez. En la parte derecha encuentras el botón Compartir. También
puedes observar en la imagen que, por defecto, se crea como documento privado, es decir, que solo lo puede visualizar y editar
el propietario.

En la opción Configuración del uso compartido tienes otro cuadro de diálogo, este que ves en la imagen. Ahí tienes la pestaña
de Añadir a personas, y con el botón Puede editar tienes la opción de dar permiso para solo ver el documento, sin posibilidad
de cambiarlo. Si la persona o personas con las que queremos compartir tienen cuenta en Gmail, podrán acceder también a la
edición de Google Docs; de lo contrario, solo les llegará una notificación de que han compartido un archivo con ellas, pero no
podrán acceder. Como puedes observar, Enviar notificaciones por correo electrónico está seleccionado, y hay un campo para
insertar un mensaje personalizado que acompañe a la notificación.
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Finalmente, pulsando en el botón Compartir habrás finalizado la configuración.

Pero, cuando compartamos un documento, ¿podrán cambiarnos el mismo y deshacer todo lo que previamente hayamos hecho
nosotros como propietarios? Veamos en el siguiente apartado cómo controlar la edición compartida de un documento.

2.3.- Control de cambios en los documentos de Google Docs.

Seguramente pensarás: "Cuanta más gente edite un documento más

se enriquecerá, pero... ¿no se va a convertir esto en una viña sin
vallado?" Un documento de Google Docs puede compartirse con un
máximo de 200 personas, y hasta 50 pueden estar editando a la vez.
Lo que empezó siendo un documento, ¿no se convertirá en un
montón de aportaciones sin sentido hechas por muchas personas
descoordinadas? ¿Cómo controlas todo esto?

Bueno, cuando compartes un documento es bueno establecer unas reglas para su edición. A veces se determina que el
propietario sea el único que use el negro para la fuente y cada editor un color distinto. De todas formas, la aplicación nos ayuda
también de varias maneras. Lo primero es que, cuando simultáneamente están trabajando en el documento varios usuarios,
estos aparecen en la parte superior derecha con su nombre y el texto "fulanito está visualizando". Si haces clic en las dos flechas
que apuntan hacia abajo, junto al nombre, podrás chatear con él e ir comentando los detalles que creas oportunos sobre el
trabajo que estáis compartiendo.

Otra opción importante la encuentras en el menú Archivo>Ver Historial de Revisión. Te aparecerá un panel lateral a la derecha
en el que se visualizarán todas las versiones que hay del documento, con la hora en que se editó y quiénes intervinieron en
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dicha edición. Siempre podrás hacer clic en la que desees y restaurar esa revisión. Como puedes comprobar en la imagen, al
hacer clic en cada revisión, automáticamente Google le da un color a los textos realizados por cada autor.

Como te imaginarás, la edición compartida de documentos, siguiendo un orden y concierto, es una poderosa herramienta
colaborativa.

Autoevaluación

Con Google Docs puedo...

Compartir un archivo con hasta 200 personas.

Editar un archivo simultáneamente con hasta 80 personas.

Permitir que los usuarios con los que comparto solo visualicen el documento pero no puedan editarlo.

Chatear con los usuarios que están visualizando el documento.

La edición simultánea del archivo se puede hacer con un máximo de 50 personas.

2.4.- Compartir los archivos y sus permisos en Office Online.

Office Online es un desarrollo posterior a Google Docs y, si bien tiene una edición de los documentos bastante similar y una
buena compatibilidad con los archivos para que puedan ser trabajados en el explorador o con MS-Office, presenta algunas
limitaciones en la edición compartida, ya que hasta el momento no permite que dicha edición sea simultánea. Para acceder a
Office Online desde nuestra cuenta de Windows Live, una vez registrados, tenemos que hacer clic en Office, en la parte superior
de la pantalla.

Desde esta pantalla tenemos la opción de crear 4 tipos de documentos, como se observa en esta captura.

Si elegimos Word, nos aparecerá la opción de darle un nombre al documento. Se nos abrirá la interfaz de edición del archivo
que, como podrás comprobar, ha tratado de imitar a la del programa Word, con los iconos agrupados en grupos, en una cinta de
opciones.

En el menú Archivo tienes una opción para compartir el mismo. En ella puedes establecer un acceso público al archivo, con lo
que cualquiera podrá acceder a él, o invitar a personas de tus contactos, e incluso a alguien que no esté en tu agenda.
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A la persona que hayas invitado le llegará un mensaje para acceder al archivo con un enlace al mismo.

2.5.- Control de cambios en los documentos de Office Online.

¿Puedes restringir también los cambios que pueden hacer otros usuarios al archivo que has compartido con ellos en Office
Online? ¿Existen distintas versiones de revisión conforme se van modificando los archivos?

Cuando accedemos a Office (el botón de acceso en Hotmail, no nos referimos al programa MS-Office), dentro de Hotmail
podemos ver un resumen de los archivos que tenemos en Office Online.

La pestaña Más nos ofrece el Historial de versiones. También en este desplegable podemos modificar las condiciones para
compartir, además de incluir comentarios o descargar el archivo.

Una vez revisadas las versiones disponibles del documento podemos Restaurar la que deseemos.
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Autoevaluación

¿Qué tipo de documentos podemos crear en línea con Office Online de Microsoft?

Bases de datos de Access.

Hojas de cálculos de Excel.

Presentaciones de PowerPoint.

Documentos de Word.

Hasta el momento no se puede trabajar con archivos de Access. También es posible crear archivos de OneNote.

3.- Elaboración colaborativa de archivos.

Caso práctico
Para la gestión de los futuros proyectos, Alejandro quiere que documentos como el Plan de Comunicaciones, de Riesgos, el
Cronograma y otros similares lo puedan tener todos los miembros del equipo, aprovechando las posibilidades que nos da la
"nube". Piensa que si tiene que modificar estos documentos no tendrá que volver a enviárselos por correo electrónico, sino
simplemente hacerlo online y que sus compañeros puedan visualizarlos en tiempo real.

A partir de este punto vamos a basar nuestras explicaciones en el "mundo Google". Desde la aparición de Gmail, casi todas las
empresas de servicios basados en la Web 2.0 han ido a la zaga de Google. El entorno que más ha imitado los distintos
desarrollos de esta ha sido Microsoft, y las funcionalidades de sus productos son muy similares. Para no duplicar todas las
explicaciones, utilizaremos los servicios de la empresa del famoso buscador, pero, como no queremos fomentar monopolio
alguno, ni nada que se le parezca, animamos al alumnado a que siga buscando en la Red servicios parecidos, puesto que esta es
un entorno vivo en el que continuamente aparecen nuevas iniciativas que amplían las opciones de la "nube".

Google Docs nos ofrece la posibilidad de crear:

 Documentos.
 Presentaciones.
 Hojas de cálculos.
 Formularios.
 Dibujos.
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Veremos características de algunos de estos archivos. Si trabajáramos con ellos en OpenOffice o MS-Office, tendríamos muchas
más opciones. Hasta el momento, como decíamos acerca de las desventajas de la nube, no podemos hacerlo con documentos
muy complejos directamente, pero sí es verdad que cada vez se van implementando nuevas posibilidades en ellos y en la
actualidad ya se pueden hacer archivos bastante aceptables.

Una de las posibilidades que tendremos, además, es la de compartir archivos sin adaptación, es decir, podremos usar Google
Docs o Office Online, entre otros, como un disco duro virtual para tener una cantidad considerable de ficheros accesibles desde
Internet. Recuerda que los ficheros que se suben sin modificación tendrán que descargarse a nuestro ordenador para poder
editarlos.

3.1.- Documentos. La organización de colecciones.

¿Cuáles son las posibilidades que te da Google Docs como procesador de textos en la nube?

Ya sabes cómo acceder a Google Docs desde Gmail. Recuerda el botón Docs. Veamos esta pantalla:

En la captura observa que hay un apartado a la izquierda llamado Mis colecciones. En versiones anteriores se llamaban
carpetas, y son precisamente eso, carpetas para guardar los distintos documentos que subamos a Google Docs. Como estos
archivos pueden ser también fotos, vídeos y otros formatos, han cambiado el nombre a colecciones.

En el botón Crear nuevo, podemos elegir Colección, y tendremos, como puedes ver en la captura, una carpeta que, por ejemplo,
puede llamarse Proyecto Ampliación Oficinas.

Aunque no tengamos organizados los archivos en colecciones, todas las herramientas de Google cuentan con un potente
buscador. Arriba puedes ver Buscar documentos, que siempre te localizará rápidamente cualquier fichero que tengas alojado en
el servidor, por muchos que sean.

En Google Docs no solo puedes compartir archivos, como veíamos en secciones anteriores, sino también colecciones.
Precisamente esa es una herramienta imprescindible en la elaboración colaborativa de documentos.

Si pinchas en el desplegable que te aparece a la derecha del nombre de la colección, accederás a la opción de compartir la
colección.

La configuración del uso compartido es un cuadro de diálogo similar al de compartir los archivos.
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Recuerda que puedes elegir a los usuarios autorizados a trabajar con esta colección-carpeta en Añadir personas.

Autoevaluación

Las carpetas se llaman colecciones en Google Docs. Cierto. Falso.

Correcta. Actualmente así se llaman.

Incorrecto. Anteriormente se llamaban carpetas pero ahora se llaman colecciones porque los archivos pueden incluir fotos,
vídeos y demás.

3.2.- Documentos. Crear, guardar y descargar en distintos formatos.

Una vez creada la colección, ¿cómo puedo guardar en ella un documento? ¿Podré descargar esos archivos para poder abrirlos
localmente con OpenOffice Writer o MS-Word?

Teniendo seleccionada la colección (en este caso, hemos seleccionado Proyecto Ampliación Oficinas), haces clic en Crear nuevo,
eliges Documento y verás cómo inmediatamente se te abrirá la interfaz del procesador de textos. Encima de la barra de menús
tienes un campo para ponerle un nombre al documento. En el ejemplo hemos elegido Plan de comunicaciones.

Si regresas a la pantalla principal, haciendo clic en el botón de , verás que aparecen los archivos que has creado y a su derecha
la colección a la que pertenecen. Si seleccionas una colección concreta, te aparecerán solo los archivos pertenecientes a ella.
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Cuando abres un documento en Google Docs, comprobarás que se guarda automáticamente cada pocos segundos. Si quieres
forzar el guardado, puedes hacerlo en el botón superior derecho que indica Guardar ahora o con la combinación de teclas
Ctrl+S.

En la vista de página principal (a la que accedes, como ya hemos dicho, haciendo clic en el botón de ) si
seleccionas el documento deseado, tienes un desplegable a la derecha del nombre llamado Acciones.

Una de las acciones es Descargar. En el cuadro de diálogo que te aparecerá podrás elegir cómo descargar el archivo. En la
imagen puedes ver las opciones que tienes. Las más usuales las tienes arriba: MS Office, OpenOffice o PDF.
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Recuerda que la compatibilidad con los archivos de Word o Writer es limitada. Puede que archivos que hayas elaborado mucho,
al descargarlos en alguno de estos formatos, no se correspondan exactamente al que ves en Google Docs.

3.3.- Documentos. Análisis de menús.

¿Puedo hacer documentos medianamente elaborados con tablas, listas numeradas, bordes y demás? Analicemos un poco las
posibilidades que nos ofrece Google Docs. Vayamos menú por menú.

En Archivo tenemos, entre otras, las siguientes opciones:

 Cambiar nombre.
 Descargar como, en el que tenemos también la posibilidad de elegir el formato de
descarga.
 Configuración de página. Podremos establecer márgenes, orientación y tamaño del
papel.
 Vista previa de la impresión.
 Imprimir. Esta opción lo que hará será generar un PDF.

El menú Editar nos ofrece lo más utilizado:

 Deshacer y Rehacer.
 Cortar, copiar y pegar.
 Seleccionar todo.
 Buscar y sustituir.

El menú Insertar permite:

 Incluir imágenes, enlaces, comentarios y notas al pie.

 Añadir Saltos de página.
 Establecer Cabeceras (encabezamientos) y Pies de página.
 Un índice, si hemos aplicado estilos.

Autoevaluación
¿En cuál de estos formatos es posible descargar un documento del procesador de textos de Google Docs?
PDF.
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Excel.
MS-Word.
OpenOffice Writer.

Excel es un archivo de hoja de cálculos, no un documento de un procesador de textos. Cuando estudiemos la hoja en Google
Docs, abordaremos ese formato.

3.4.- Documentos. Más menús.

El menú Formato permite:

 Estilos de párrafo. Nos podrán servir luego para generar un índice, si creamos
encabezamientos con estilos de Título1, Título2, etc., exactamente igual que
aprendimos a hacerlo en la unidad 1 con OpenOffice.
 Negrita, cursiva, subrayado, tachado, superíndice y subíndice.
 Alineaciones, interlineados.
 Distintas viñetas y listas numeradas en Estilos de lista.

El menú Herramientas contiene estas utilidades:

 Preferencias. No son tan completas como las de cualquier procesador, solo incluye algunas sustituciones automáticas y
la posibilidad de que detecte los enlaces automáticamente.
 Definir. Establece el diccionario de idiomas a aplicar.
 Traducir documento es una interesante utilidad que usando el traductor de
Google crea un nuevo documento con el texto traducido. Con el inglés que
estarás aprendiendo en este ciclo seguro que puedes mejorar el resultado,
porque, como debes saber, los traductores online distan de ser perfectos,
pero pueden servir para agilizar el trabajo.

El menú Tabla ofrece:

 La inserción de tablas.
 Eliminación e inserción de filas y columnas.
 Modificar las propiedades de la tabla: grosor y color del borde, fondo de color de las
celdas, ancho y alto de columnas y filas.

Para saber más

Si bien, como habrás podido comprobar, el procesador en la nube de Google Docs tiene
limitaciones con relación a Word o Writer, ofrece un buen número de funcionalidades que
permiten presentar documentos con un buen formato. Los desarrolladores de Google trabajan continuamente en mejoras. En
este enlace puedes ver algunas:

Mejoras en las que trabaja Google.

3.5.- Hojas de cálculos.

¿Qué posibilidades tienes con Google Docs para hacer hojas de cálculo? Veamos algunas capturas de menús para conocerlas:
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En el menú Insertar puedes:

 Añadir filas o columnas.

 Incluir funciones. En la actualidad el programa tiene casi tantas funciones como otras aplicaciones locales.
 Incrustar gráficos e imágenes.

El menú Herramientas contiene:

 Ordenación con criterios.

 Filtros.
 Inmovilización de columnas y filas.
 Protección de la hoja.
 Validación sencilla de datos.

Una opción muy valiosa que incorpora también es el Llenado Automático o Relleno Inteligente. Esta característica que poseen
los paquetes ofimáticos en su hoja de cálculo, se incorpora también en Google Docs. Como debes saber, se corresponde con el
recuadro que aparece en la celda activa de la hoja en su esquina inferior derecha. Pinchando y arrastrando puedes rellenar de
una vez columnas y filas, adaptando fórmulas o cifras.

En resumen, con la hoja de cálculos de Google Docs puedes realizar hojas bastante completas. En el menú Formulario puedes
acceder a una característica muy interesante, la de realizar cuestionarios online. En el siguiente apartado veremos cómo.

Autoevaluación
Con la hoja de cálculos de Google Docs puedo...
Ejecutar macros.
Establecer condiciones para las celdas a través de la validación.
Crear filtros.
Rellenar series.

Las macros y el relleno de series todavía no se han implementado.

3.6.- Formularios a partir de hojas de cálculos.

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En cualquier ámbito en el que se trabaje con grupos de personas, y ese caso se da en casi cualquiera, resultará interesante
recoger datos u opiniones de los individuos con los que nos relacionamos. Si estás gestionando un proyecto, ¿no crees que
resulta interesante una encuesta de opinión sobre el desarrollo de este? Si ofreces un nuevo servicio a tus clientes, ¿cómo
podrías recoger sus sugerencias o impresiones? Los cuestionarios son la respuesta, y con Google Docs tienes una forma muy
sencilla de crearlos y obtener gráficos con sus resultados.

Dentro de Google Docs puedes crear un formulario en el botón Crear Nuevo>Formulario,

o si ya has creado una hoja de cálculos, en el menú Formulario>Crear un Formulario.

El botón Tema toma, por defecto, el formato Plain, pero si haces clic en ese botón podrás
elegir hasta casi 100 temas para el formulario. El tema se refiere a los colores, formato y
fondo que adoptará el formulario y sus preguntas.

En el ejemplo de la pregunta se trata de rellenar la pregunta en sí, en Título de la

pregunta, una aclaración sobre la misma en Texto de ayuda y elegir el Tipo de pregunta.
Los tipos son los siguientes:

 Texto. Este formato de pregunta ofrece un campo de respuesta breve.

 Texto de párrafo. El campo de respuesta permite párrafos largos.
 Tipo test. Permite una sola respuesta entre varios botones de opción.
 Casillas de verificación. Se pueden seleccionar varias casillas.
 Elegir de una lista. Despliega una lista en la que elegir un elemento.
 Escala. Ofrece la opción de marcar entre dos valores: de 1 a 5, de 1 a 10 o el que se desee.
 Cuadrícula. Crea unas filas y columnas para elegir entre 1 y 5 de varias opciones.

En este formulario puedes ver un ejemplo de cada pregunta:

Ejemplo de preguntas de un formulario de Google Docs.

En el botón superior a la izquierda, Añadir Elemento, puedes ir insertando nuevas preguntas del tipo que desees.

En Enviar este formulario por correo electrónico te permite elegir de tu lista de contactos destinatarios del envío o escribir
directamente las direcciones. Es fácil, como ves, enviarle a todo un grupo el enlace al formulario para que lo rellenen.

En Ver respuestas puedes analizar con la ayuda de gráficos las contestaciones que has obtenido al formulario.

En Más acciones>Insertar te aparece el código para insertar el formulario en una página web.

En Más acciones>Modificar confirmación puedes cambiar el texto que le aparecerá al

final al que rellene el cuestionario.

3.7.- Presentaciones.
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¿Qué límites tienen las presentaciones en Google Docs? ¿Qué partido les puedes sacar?

Las presentaciones de Google Docs son quizás el tipo de archivo que tiene más restricciones con relación a sus aplicaciones
locales, sobre todo en lo referido a las potentes herramientas de dibujo que ofrecen estas últimas o la configuración de
animaciones personalizadas y transiciones. Pero también tiene grandes ventajas. Veamos algunos de sus menús y un par de
características que las hacen muy interesantes en el entorno colaborativo.

El menú Insertar te ofrece:

 La inserción de cuadros de texto, imágenes, dibujos, vídeos o tablas.

 Elegir entre distintas formas: flechas, figuras, etc.
 Puedes importar diapositivas de presentaciones hechas en PowerPoint o Impress, aunque los formatos muy elaborados
no los respete íntegramente.

En el menú Diapositiva podemos insertar una nueva diapositiva,

duplicar una ya creada o eliminarla.

En el menú Formato podemos, entre otras cosas, cambiar el fondo

de la presentación.

El menú Compartir tiene en Configuración del uso compartido las

opciones habituales en los otros archivos: incluir a nuestros
contactos como editores o simplemente visualizadores de la presentación y, además, en Publicar/Insertar nos crea una
dirección web para acceder a la presentación. Los usuarios que compartan el acceso al fichero podrán comentar en una ventana
de chat el trabajo realizado.

Esta última funcionalidad permite que hagamos una presentación a posibles clientes separados de nosotros geográficamente y
que puedan hacer sus observaciones durante el transcurso de la misma.

Autoevaluación
Relaciona cada tipo de pregunta de formulario con lo que te permite hacer.
false false false ta33_43

Ejercicio de relacionar.
Tipo Relación Función
2
Texto de párrafo. 1. Este formato de pregunta ofrece un campo de respuesta breve.

1
Texto. 2. El campo de respuesta permite párrafos largos.

6
Escala. 3. Permite una sola respuesta entre varios botones de opción.

3
Tipo Test. 4. Se pueden seleccionar varias casillas.

5
Elegir de una lista. 5. Despliega una lista en la que elegir un elemento.

4
Casilla de verificación. 6. ofrece la opción de marcar entre dos valores: de 1 a 5, de 1 a 10 o el que se desee.

7
Cuadrícula. 7. Crea unas filas y columnas para elegir entre 1 y 5 de varias opciones.

  
Espero que te haya servido para recordar los distintos tipos de preguntas que puedes incluir en los formularios.
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3.8.- Subiendo y convirtiendo archivos.

En ocasiones necesitarás subir a Google Docs archivos hechos con otras aplicaciones locales: MS-Office, OpenOffice o incluso
PDF. ¿Cómo puedes hacerlo? ¿Podrás trabajar con ellas sin que cambie el formato? ¿Qué ventajas ofrece trabajar en la nube o
localmente? ¿Será posibles descargar los Google Docs convertidos a los formatos anteriores?

Subiendo archivos.

En la ventana principal de Google Docs recuerda que tenías el botón Subir a la derecha de Crear Nuevo.

La pantalla para subir archivos es la siguiente:

Todos los tipos de archivos pueden subirse, pero no todos son convertibles al formato Google Docs. En la ventana tienes un
enlace a Tipos de archivo y limitaciones de tamaño. Por ejemplo, aunque puedes convertir documentos de Word y Writer, así
como hojas de cálculo de Excel y Calc, actualmente solo te permite hacer lo mismo con presentaciones de PowerPoint, pero no
de Impress.
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4.- El correo Web 2.0.

Caso práctico

Alejandro se comunica habitualmente por correo electrónico con todos sus compañeros y jefes. Es un medio sencillo, rápido y
siempre queda constancia del mensaje, con lo que podrá consultarse más adelante. No estamos hablando de un medio nuevo,
tiene ya más de cuatro décadas de existencia y se popularizó hace más de dos, pero la Web 2.0 ha incorporado multitud de
posibilidades a los actuales gestores de correo web. Alejandro quiere que todos sus compañeros puedan usar las principales
ventajas que tiene y así facilitar su uso y mejorar la calidad de las comunicaciones dentro de la empresa.

Para saber más

Los fundamentos del correo electrónico debes haberlos aprendido en el módulo de Ofimática correspondiente al primer curso
de Asistente a la Dirección, y en esta unidad no nos vamos a detener en ellos. De todas formas no estaría de más que le echaras
un vistazo a este artículo de la Wikipedia que puede refrescarte la memoria.

Artículo sobre correo electrónico de la Wikipedia.

En esta animación puedes ver las principales características de la pantalla habitual de Gmail:

ÁREAS PRINCIPALES DE GMAIL

ÁREA BÚSQUEDAS: La búsqueda de mensajes es una potente herramienta de Gmail. Aunque siempre conviene tener todos los
mensajes organizados, podremos encontrar casi cualquier mensaje rápidamente con este buscador. Podremos personalizar la
búsqueda y crear filtros.

ÁREA DE ACCIONES CON LOS MENSAJES: Entre las acciones con los mensajes puedes eliminarlos, moverlos a otras carpetas,
etiquetarlos, marcarlos como spam y algunas acciones más.

ÁREA DE MENSAJES: En el área de mensajes visualizas el emisor de los mensajes, el asunto, las primeras palabras del texto y la
fecha.

ÁREA DE CARPETAS: En el área de carpetas puedes cambiar entre recibidos, enviados, borradores y hasta 6 carpetas más de las
que se visualizan en la captura.
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ÁREA DE CHAT: En el área de chat aparecerán todos los contactos que hayan aceptado tu invitación a chatear contigo. Funciona
como una ventana acoplada a la vista general o en una independiente. Esta funcionalidad se llama Google Talk.

Resumen textual alternativo

En la presentación puedes ver en la primera diapositiva la vista general de Gmail, en la segunda el área de carpetas en la parte
izquierda, en la tercera el área de chat, en la cuarta el área de mensajes, en la quinta el área de acciones con los mensajes, en la
sexta el área de vistas de Gmail y en la séptima el área de búsquedas.

Gmail se ha convertido en un potente gestor de correos electrónicos que admite más de 7 Gb de cuota de almacenamiento. Se
creó con la idea de que los usuarios no tuvieran que eliminar mensajes, ya que si solo enviáramos y recibiéramos mensajes de
texto, sería prácticamente imposible cubrir el espacio que nos ofrece. Incluso archivando mensajes con adjuntos pesados, Gmail
nos permite un almacenamiento inmenso de mensajes.

En el siguiente apartado nos detendremos con la gestión de los contactos.

4.1.- Administración de contactos.

En el mundo empresarial, y no digamos en el personal, cada vez tenemos más personas con las que contactamos por diversos
motivos. ¿Podemos centralizar los datos de estas? ¿Qué nos ofrecen los gestores de correo como Gmail para organizar los datos
de ellas?

Citas para pensar

Ed Cunningham. "Amigos son aquellos extraños seres que nos preguntan cómo estamos y se esperan a oír la contestación".

Ralph Waldo Emerson. "A quien amigos tiene por millones, ninguno sobrará".

Sí, no es fácil determinar quiénes son nuestros auténticos amigos, simples conocidos o aquellos
con los que simplemente nos une un lazo comercial. En la práctica, separarlos en
compartimentos informáticos es mucho más fácil.

En la pantalla de correo de Gmail tenemos la opción de administrar contactos justo debajo de la

de correo, como puedes ver en la captura.

Una vez en este apartado, si hacemos clic en Contacto nuevo, nos aparecerá la pantalla en la
que podremos dar de alta al nuevo contacto.

Además de los datos habituales del nombre, una foto, el correo, teléfono o dirección, podemos, en el botón Añadir, introducir
más datos.

En el botón Grupos podemos crear

una especie de carpeta para
organizar nuestros contactos en
Familia, Trabajo o más
específicamente.

En la pestaña Más acciones tenemos

la opción de exportar la lista de
contactos. A la izquierda se
encuentra Importar contactos para
hacer lo contrario. En ambas
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opciones podemos elegir el formato CSV (comma separated values, valores separados por comas), por ejemplo, para el listado
que usaremos.

El botón Añadir a Mis contactos finalizaría guardando los datos del nuevo agregado.

De nuevo, por muchos contactos que tengamos, que pueden llegar a ser miles, el buscador que tiene Gmail nos permitirá
localizar cualquiera de ellos en cuestión de segundos.

Algunos dispositivos móviles, como aquellos que incorporan el sistema operativo Android, Blackberry o Iphone, pueden
sincronizar la lista de contactos de Gmail con la del smartphone. Esta función nos permite tener siempre centralizados todos los
datos, lo que se hace cada vez más necesario en vista del gran número de equipos y aparatos que usamos.

Autoevaluación

En el gestor de Contactos de Gmail solo podemos archivar el nombre, correo, teléfono, dirección, cumpleaños, URL y algunas

notas. Verdadero. Falso.

Falso. En el botón Añadir podemos incluir más campos, como Cargo, Relación o incluso personalizar nuevos campos.

4.2.- Grupos de correo.

¿Cómo puedo compartir rápidamente con un determinado grupo de contactos un correo electrónico? ¿Es posible tener
almacenados los mensajes que comparta con ese grupo en un apartado especial?

En la gestión de Contactos de Gmail podemos hacer esto, creando, como hemos visto, grupos de contactos. Estos nos
aparecerán en la parte izquierda de la pantalla y, una vez marcados todos los integrantes del mismo, podemos enviarles un
mensaje al grupo, haciendo clic en el botón Enviar.

Pero existe otra función en Gmail más específica para trabajar con grupos de colaboradores. Son los Grupos, que encontramos
en la pantalla principal del correo, en la parte superior, en el botón Más.

Al acceder a esta ventana observamos la opción de Crear un grupo.

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Como ves, al escribir el nombre del grupo se crea una dirección de correo que podemos modificar. Si enviamos un correo a esa
dirección, la recibirán todos los que demos de alta como miembros del grupo.

También se crea una página web, que podrán compartir los miembros del grupo y antes de hacer clic en Crear mi grupo,
debemos elegir si el acceso al mismo será Público, Solo anuncio o Restringido. Esta última será la opción, si queremos tener
privado el acceso y la participación en el grupo para los miembros del mismo.

Por último, una vez creado el grupo, tendremos la oportunidad de invitar a contactos de nuestra libreta a formar parte del
mismo, o bien agregarlos directamente. En ambos casos les llegará un mensaje de correo con la dirección del grupo y podrán
empezar a leer los mensajes que se envíen a este.

Al acceder a Grupos desde el botón Más del entorno de Gmail, veremos, a partir de ahora, un punto de encuentro con los
miembros del grupo. Podremos administrarlo, dar de alta nuevos miembros y crear temas de conversaciones.
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Esta herramienta es una más de las que la Web 2.0 nos ofrece para realizar tareas colaborativas con otras personas en la red.

4.3.- Gestión de prioridad en el correo.

Cuando son decenas los correos que recibimos al cabo del día, ¿cómo podemos organizarlos por temática? ¿Existe la posibilidad
de destacar aquellos que son prioritarios?

Muchas veces recibiremos correos que precisan una respuesta, pero no podemos darla en el momento que lo recibamos. En
otras ocasiones tendremos que buscar una solución a una consulta, pero no la tenemos en el momento que nos la piden. En
otros casos, quien nos escribe es de la suficiente importancia como para que no se nos pase de ningún modo responderle.

En una bandeja de entrada de correo es sumamente fácil que el correo que ocupe la primera posición en un par de días sea el
número 200 y haya desaparecido, incluso, de la primera página de los recibidos.

Tenemos que organizar los mensajes de forma efectiva para dar respuesta a las situaciones que hemos explicado. Para Gmail
existen complementos específicos, como Active Inbox y otros que nos ayudan a clasificar los correos, pero sin necesidad de
extensiones. Gmail, Hotmail o Yahoo, entre otros, tienen algunas funciones para este tipo de casos. Veamos las de la cuenta de
Gmail.

Un paso importante es crear las etiquetas (carpetas) que vamos a usar. Bajo estas podemos archivar nuestros mensajes
recibidos. En el botón de configuración del correo (arriba a la derecha), tenemos una ficha llamada Etiquetas. En ella podemos
crear nuevas, además de las que vienen por defecto, como Recibidos o Spam. Una buena práctica es crear una llamada Urgente
(creemos que no hace falta explicar qué mensajes se archivarán aquí). También es conveniente tener una por proyecto o
departamento: recursos humanos, contabilidad, o incluso si la comunicación es muy frecuente, no es descabellado una
etiqueta "de mi jefe", para que tengamos aisladas las comunicaciones que mantenemos con él. En esta captura puedes observar
que es fácil crear las etiquetas, así como decidir si se muestran u ocultan, o si incluso se eliminan.

Autoevaluación
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¿Para qué utilizaremos la gestión de etiquetas en el correo electrónico?

Para adornar los mensajes.

Para organizarlos por tema o prioridad.
Para destacar los mensajes.
Para eliminarlos.

4.4.- Catalogando los mensajes.

En principio todos los mensajes que nos llegan a nuestra cuenta van a la etiqueta (carpeta) Recibidos. ¿Cómo puedo mover
dichos mensajes a las etiquetas correspondientes?

MOVER MENSAJES DE ETIQUETAS

1.- Marcamos el mensaje a mover.

2.- En el desplegable Mover a seleccionamos la etiqueta a la que mover el mensaje
3.- Observa que en las etiquetas creadas puedes cambiar el color y otras características en el recuadro a su izquierda.

Resumen textual alternativo

En la presentación ves como se catalogan los mensajes en distintas etiquetas. En la primera diapositiva se ve que marcamos la
casilla de verificación de un determinado mensaje, nos vamos a Mover a y elegimos la etiqueta Urgente. En la segunda
empezamos paso por paso y se ve como se marca la casilla de verificación del mensaje. En la tercera desplegamos el menú
Mover a. En la cuarta elegimos Urgente. También aparece como con el botón izquierdo, a la izquierda de la etiqueta Urgente
podemos cambiar el color de esta etiqueta.

En la animación anterior has observado que marcamos los mensajes, nos vamos a Mover a y elegimos la carpeta destino de
nuestro mensaje. También observas que hemos marcado la etiqueta Urgente en rojo, opción que tenemos al hacer clic en el
cuadro a su izquierda.

Revisar a menudo la etiqueta Urgente es una buena práctica para no dejar sin atender ninguno de los asuntos que se
encuentren en esa consideración. Una vez resueltos o atendidos dichos mensajes, podemos seguir el mismo procedimiento
explicado para moverlos a la etiqueta Recibidos, De mi jefe o cualquier otra.

Marcado de mensajes.
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Una funcionalidad muy cómoda para indicar que ciertos

mensajes son especiales es la "estrellita" que podemos
asignarle a la izquierda del remitente. Es lo que se llama un
mensaje destacado. Cuando marcamos de este modo un
mensaje, pasa a formar parte automáticamente de la etiqueta
destacados, sin dejar de pertenecer a la original. De esta forma
podemos tener agrupados los mensajes que precisan una
especial atención durante el tiempo que deseemos.

Filtros.

Otra función útil es la de crear un filtro en el correo. Por ejemplo, podemos destacar los mensajes que provengan de un
remitente determinado de forma automática. Los filtros se crean en el apartado junto al buscador de mensajes, en la opción
Crear un filtro.

En las opciones que tenemos podemos usar varios criterios: De (remitente), Para (destinatario), Asunto, Contiene las palabras o
No contiene.

El último paso antes de crear el filtro es decidir la acción con los mensajes filtrados, que son los que ves en la imagen de la
derecha. Para modificar los filtros, iremos a la configuración de correo, en la ficha Filtros.

4.5.- Búsqueda de mensajes. Borradores.

Con el paso de los años se acumulan miles de mensajes. Aún organizados en etiquetas, tarde o temprano tendremos que usar
otros métodos para encontrarlos. Gmail tiene un gran buscador incorporado.
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El método de búsqueda es el mismo que el que se emplea en web y ya se dieron consejos para realizar esta acción de la forma
más acertada. El buscador tiene, además, unas opciones más amplias en Opciones de búsqueda. Podemos acotar los criterios
conforme a los que ves en la imagen.

Borradores.

Conforme redactamos un mensaje en Gmail, este irá guardándolo a los pocos segundos. Se irán almacenando en la etiqueta
(carpeta) Borradores. Nosotros también podremos, manualmente, ir decidiendo guardar el mensaje antes de enviarlo. En el uso
de cualquier programa es fundamental ir salvando los cambios, para no llevarnos desagradables sorpresas. Cuando redactamos
correos electrónicos, muchas veces tendremos que procurar la mejor redacción de los mismos y estar seguros de que
expresamos lo que queremos y de la mejor manera, antes de pulsar en el botón Enviar. Una buena práctica, por tanto, consiste
en ir guardando borradores de los mismos. Siempre podremos recuperar más tarde los borradores en su carpeta, terminarlos y
enviarlos. En esta captura puedes ver el botón de guardado y también el de Descartar, que elimina definitivamente el borrador,
si finalmente no lo queremos conservar.

Autoevaluación

¿Cuáles de estas opciones consideras adecuadas para organizar debidamente los mensajes?

Marcar los importantes con la estrella "Destacado".

Dejarlos todos en la etiqueta Recibidos, ya que tenemos un potente buscador para localizarlos.
Crear etiquetas personalizadas, como una Urgente para los que precisan atención inmediata.
Ir creando etiquetas por meses del año.

Tenerlos todos en la misma carpeta Recibidos no es del todo malo por el buscador del que disponemos, pero se localizarán
mejor si los archivamos en etiquetas más concretas. Que dichas etiquetas sean por meses del año no es preciso, porque los
mensajes se organizan de forma predeterminada por fechas.

4.6.- Chat incorporado a la página de correo.

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Gmail fue uno de los primeros gestores de correo web que incorporaron la utilidad de chatear entre los contactos, en la misma
interfaz.

Encontramos esta función en la parte izquierda de la pantalla, por debajo de las etiquetas.

En esta pantalla podemos invitar o añadir contactos a nuestro chat en el campo Buscar, añadir o invitar.

También es posible configurar el comportamiento de la ventana en el desplegable que encontramos a la derecha.

Por otra parte, tenemos diversas opciones: si la ventana para chatear será más o menos grande, elegir qué contactos serán
visibles (los más conocidos o todos los contactos), añadir contactos y configurar el comportamiento general de la aplicación en
Configuración del chat. Veamos lo que nos ofrece esta última opción, que también se encuentra en el botón superior derecho
de la pantalla principal, en Configuración del correo y en la ficha Chat.

Como ves, las conversaciones del chat se pueden guardar (lo hace por defecto) en la etiqueta Chats. También es configurable
qué personas podrán chatear con nosotros y ver si estamos conectados, activar sonidos o no y también los emoticonos.
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Hace ya algún tiempo se implementó la posibilidad de instalar Google Talk para hacer llamadas de voz y vídeo, aunque esta
función la veremos más adelante.

4.7.- Controlando el spam.

Cuando el correo electrónico se popularizó, al poco tiempo apareció un cáncer que lo envió a la Unidad de Cuidados Intensivos:
el spam o correo basura. ¿Cómo se controla en los gestores de correo web 2.0?

Mientras que enviar correo por la vía ordinaria tenía un coste considerable en papel, sobres, tinta y sellos, si se pretendía hacer
un mailing masivo, hacer este mismo tipo de envíos por correo electrónico era sumamente económico. Pronto empezaron a
colapsarse las cuentas de correo con cientos o miles de mensajes no deseados, de empresas que nos ofrecían desde aumentar
el éxito con el sexo opuesto, hasta hacernos entrega de premios extraordinarios. Durante un tiempo supuso un quebradero de
cabeza para firmas como Hotmail, Yahoo y otras. También en esto, Google dio un paso importante introduciendo un filtrado de
mensajes bastante acertado en Gmail.

Recomendación

En Gmail los mensajes considerados basura van directamente a una carpeta llamada Spam. Es bueno repasar esa carpeta de vez
en cuando porque el filtro, a veces, considera basura correos que no lo son. Después de marcar el mensaje, tenemos la opción
de hacer clic en el botón No es spam, para que cuando reciba más correos de ese remitente nos los deje pasar a Recibidos.

Si en la bandeja Recibidos se nos han colado correos basura, tenemos también un botón para Marcar como spam, después de
seleccionarlos. En lo sucesivo, los mensajes de esos remitentes pasarán directamente a la etiqueta Spam.
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Para saber más

Desde el año 1999 existe una Ley de Protección de Datos que persigue a las empresas que envían correos electrónicos no
solicitados. Lógicamente, esta Ley protege en el ámbito español. Otros países también tienen agencias que velan por el buen uso
de Internet en el campo comercial y publicitario.

En este enlace puedes acceder a las web de Agencias para la Protección de Datos de algunos países.

Listado de Agencias de Protección de Datos de diversos países.

En este otro puedes conocer el procedimiento para formular una denuncia ante la Agencia de Protección de Datos de España.

Denuncias y reclamaciones ante la Agencia Española de Protección de Datos.

Autoevaluación

¿Qué opciones me ofrece el chat de Gmail?

Guardar las conversaciones que he mantenido.

Activar o no sonidos al recibir mensajes.
Realizar conferencias con imagen y audio.
Enviar archivos adjuntos a través de la ventana de Chat.

Para enviar mensajes con ficheros adjuntos tenemos que usar el correo electrónico, no la ventana de chat.

5.- Calendarios, tareas y agenda electrónica.

Caso práctico

En la empresa Andalucía Vende, S.L., cada vez hay más sintonía entre Alejandro, Carlos y Carmen. La comunicación entre ellos
es cada vez más fluida y continua. Tienen reuniones periódicas y comparten muchos eventos y tareas. Alejandro quiere
establecer un método para compartir con Carlos y Carmen una agenda común. Él quiere que las citas que afectan a dos de ellos,
o a los tres, puedan verlas simultáneamente, aunque sea uno solo el que introduzca el evento. Desea que haya un sistema de
avisos para que no se pasen reuniones o actos importantes, y que, de un vistazo, puedan supervisarse las actividades que hay
por delante cada día, semana o mes. ¿Ofrecerá la web 2.0 alguna herramienta para gestionar lo que pretende Alejandro?

Lo que se expone en el caso práctico tiene su respuesta a través de muchas herramientas en la web. De nuevo volvemos a la
gran ventaja que nos ofrece esta como punto de encuentro abierto 24 horas y accesible desde cualquier parte. Las agendas y
calendarios electrónicos en la red son más "portables" que aquellos clásicos en papel. Un directivo puede llevar su agenda en
papel siempre encima, pero si apunta algo en ella que afecta a un compañero, no aparecerá mágicamente en la agenda de este.
Con las herramientas que nos ofrece la web 2.0 sí ocurrirá, y en tiempo real.

Si buscas en la web agendas electrónicas, encontrarás docenas de aplicaciones online. La desventaja de la mayoría es que son
herramientas de uso minoritario. Si pretendemos compartir eventos con la mayoría de nuestros contactos, es más efectivo usar
entornos compartidos por la mayoría como Facebook, Gmail o Hotmail, por ejemplo.

Dedicaremos un apartado a la "explosión" del entorno Facebook, que incluye entre sus muchas aplicaciones una gestión de
eventos muy completa, pero seguiremos dedicando las explicaciones dentro de Gmail, que integra un calendario-agenda
electrónica fácil de usar y con enormes ventajas.

Citas para pensar

J.P. Sergent. "El éxito no se logra sólo con cualidades especiales. Es, sobre todo, un trabajo de constancia, de método y de
organización".
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5.1.- Configurando y compartiendo calendarios.

¿Cómo configuro inicialmente mis calendarios? ¿Cómo puedo compartir algunos de ellos con mis colaboradores?

Recomendación

En primer lugar deberías tener un calendario general para todos tus eventos, pero es recomendable tener otros calendarios
específicos para compartir con los colaboradores de la empresa. De esta forma nunca se confundirán eventos de carácter
privado con aquellos que tienen que ver con el trabajo. No querrás, por ejemplo, que el aniversario de tu boda se convierta,
accidentalmente, en un evento para todos los compañeros de la oficina.

En Gmail tenemos el calendario y las tareas en la parte superior, en la opción Calendar.

Cuando accedemos por primera vez, veremos un cuadro de diálogo como este:

Elegiremos nuestra zona horaria y pulsaremos en Continuar.

La vista del calendario es similar a esta que aparece en la captura. Echa un vistazo a la animación para conocer las áreas
principales y su utilidad.

En el apartado Otros calendarios, en el botón Añadir, puedes Añadir el calendario de un amigo. Esta opción te permite pedirle
a otro contacto de Gmail que comparta su calendario con el tuyo. Te aparecerá un cuadro de diálogo en el que "educadamente"
puedes incluir un texto solicitando que comparta sus eventos contigo.

ÁREAS PRINCIPALES DE GOOGLE CALENDAR

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MIS CALENDARIOS: Aquí aparecerán los calendarios que uses. Recuerda que puedes crear varios calendarios y decidir cuáles vas
a compartir y con quién.

CONFIGURACIÓN: En la opción configuración accedemos a las opciones generales del calendario, donde podremos crear
calendarios nuevos, importar o exportar y determinar como actuarán las notificaciones.

Resumen textual alternativo

En la presentación puedes ver algunas de las funciones generales del calendario. En la primera diapositiva se marca el botón con
las opciones de configuración en la parte superior derecha. En la segunda las opciones de visualización por semanas, meses, etc.
En la tercera el apartado a la izquierda donde ves los calendarios que usas. En la cuarta en la opción de Configuración,
accedemos a las opciones generales del calendario, donde podremos crear calendarios nuevos, importar o exportar y
determinar como actuarán las notificaciones. En la quinta, en otros calendarios, podemos elegir los calendarios de otros
usuarios para incluirlos con los nuestros.

En el siguiente apartado analizaremos algunas opciones para compartir calendarios y limitar los permisos de acceso a estos.

Autoevaluación

¿Cuáles de estas son características del calendario de Gmail?

Crear calendarios compartidos con otros contactos.

Visualizar el calendario por días, semanas o meses.
Gestionar los nombres de los contactos.
Editar los mensajes y sus etiquetas.

Las dos últimas opciones son características del correo web y la gestión de contactos, no del calendario.

5.2.- Editando permisos.

Seguro que querrás tener mucho cuidado con lo que otros podrán ver de tus calendarios. Habrá actividades totalmente privadas
que no desearás compartir con nadie, y otras que deberían ser lo más públicas posibles. ¿Cómo discriminar unas de otras?
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En el botón de configuración, que tienes con forma de rueda dentada en la parte superior derecha, tienes las opciones para
Configuración de Calendar. Nos vamos a detener en dos fichas: General y Calendarios.

La ficha General nos ofrece, entre otras opciones interesantes, la Vista predeterminada (mes, día, semana...), cuándo empieza
la semana (en otros países el primer día es el domingo) y si queremos que nos muestre también fines de semana.

En la ficha Calendarios es donde podrás decidir si quieres compartir tu calendario, te aparecerán las suscripciones a otros que
han compartido contigo, crear calendarios nuevos, importar uno o exportar el tuyo (en formato iCal o csv) y establecer cómo
serás notificado cuando los eventos lleguen a su fecha.
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En la opción Compartir este calendario, encontramos funciones importantes. Podemos Hacer público este calendario, con lo
que lo podrá ver todo el mundo, incluso a través de la búsqueda de Google. Si marcamos Compartir únicamente mi información
de libre/ocupado, no aparecerá el texto de los eventos, sino simplemente la palabra "libre" u "ocupado". En Compartir con
determinadas personas, podemos, en Configuración de permisos, permitir desde solo Ver si estamos libres u ocupados o hasta
acceso total con Realizar cambios y administrar el uso compartido. Como ves, este cuadro de diálogo es el que va a determinar
el comportamiento más importante de nuestro calendario. Recuerda siempre que, acudiendo aquí, podrás revertir los cambios,
e incluso, eliminar el uso compartido de los calendarios.

5.3.- Insertando eventos.

Bueno, dirás que está muy bien eso de configurar el comportamiento, pero ¿cómo
incluyo ya mis citas, eventos y tareas?

Incluir un evento es tan fácil como hacer clic en el día deseado. En la vista "Mes",
que es la de la captura, puedes ver que se abre un "bocadillo" para definir el
evento/tarea. Si simplemente lo escribes: "Reunión con Carlos sobre estado
proyecto", se considerará un evento para todo el día.

Si quieres establecer una hora concreta, deberás elegir Editar detalles del evento y
en una pantalla nueva podrás establecer una hora, un lugar, una descripción,
recordatorios, añadir invitados que recibirán un correo con la fecha del evento y
algunas cosas más.

Hasta el momento Google permite que los eventos puedan notificarse por SMS. Para ello tienes que irte a Configuración de
Calendar>Configuración para móviles. Ahí elegiremos nuestro país y nuestro número de teléfono móvil. Recibiremos un código
de verificación en el dispositivo, que introduciremos en su casilla correspondiente. Al hacer clic en el botón de Guardar, ya
tendremos disponible este servicio asociado a nuestro móvil.
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5.4.- Insertando tareas.

Pero, ¿qué ocurre con las tareas? Siempre tenemos por delante trabajos o
encargos que realizar y, algunos de ellos, enlazados a una determinada
fecha. Vayamos de nuevo a Calendar para añadirlos.

Agregar tareas es muy sencillo. Tenemos dos formas de hacerlo. En la

parte izquierda del calendario tenemos el acceso a las tareas. Haciendo
ahí mismo, se nos desplegará un panel lateral en la parte derecha, donde
dispondremos de una lista de las tareas. Directamente allí añadimos las
que queramos. En principio, estas no tienen por qué estar asociadas a una
fecha.

También podemos hacer clic, como explicamos con los eventos, en el

cuadro del calendario, en una fecha concreta. De esta forma, nos
aparecerá el "bocadillo" para insertar o un evento o una tarea. En este
caso, elegiremos Tarea y, de este modo, se creará en el calendario y
también en el panel derecho de tareas.

En la captura puedes ver cómo hay una tarea que aparece en el

calendario en la fecha del 8 de mayo, y también en el panel de tareas a la
derecha. La que se llama "Tarea no asociada a una fecha" (no aparece en
ninguna fecha concreta del calendario) ha sido introducida directamente
en ese panel, haciendo clic, como aparece en la última línea, para
introducir el texto de una nueva.

Al pinchar en cualquier tarea del panel nos aparece el símbolo ">", el cual nos permite editar la tarea, y así podremos, por
ejemplo, cambiar la fecha a la que está asociada.
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A la izquierda de cada tarea tenemos un cuadro de verificación que nos permite seleccionar una o varias, para actuar sobre ellas
con las opciones que nos ofrece en la parte inferior del panel el botón de Acciones. Al seleccionar una tarea se entiende
terminada.

En esta otra captura observa las opciones que tenemos en el citado botón de Acciones.

Autoevaluación

¿Qué diferencias hay entre eventos y tareas en Google Calendar?

Las tareas pueden no estar asociadas a fechas, pero los eventos sí.
Las tareas no aparecen nunca en el calendario, y los eventos sí.
Las tareas aparecen en el panel derecho del calendario y los eventos no.

Las tareas pueden aparecen en el calendario si las asociamos a una fecha.

6.- Telefonía y videoconferencia.

Caso práctico

Carmen viaja a menudo por toda España y por el extranjero. Los clientes de Andalucía Vende, S.L. se reparten por toda la
geografía europea. Además del contacto escrito, es necesario, obviamente, el telefónico. Desde hace unos años Alejandro usa la
videoconferencia y las llamadas por Internet, no solo por su coste, sino por el valor añadido que tiene hablar y ver a tu
interlocutor a la vez.

La empresa tiene pensado, además, instalar nuevas sedes en otros lugares, con lo que los trabajadores estarán también
repartidos por distintos sitios. Alejandro ha oído hablar de equipos profesionales de videoconferencia que permiten hacer
reuniones de trabajo con equipos que estén en otra parte del mundo. ¿Serán una inversión rentable para instalarlos en las
delegaciones de la empresa?

Los dos entornos de los que hemos hablado en esta unidad, Google y Microsoft, en sus derivados Gmail o Hotmail, incorporan
funciones de videoconferencia. La transmisión de la voz a través de datos tiene el nombre de VozIP o VoIP, abreviatura derivada
de la expresión inglesa "Voice Over Internet Protocol" (Voz sobre protocolo de Internet).

El sistema de VoIP utiliza un adaptador digital-analógico para convertir la señal. Actualmente se pueden hacer llamadas
gratuitas usando este protocolo, siempre que los dos interlocutores usen Internet como plataforma de comunicación. La calidad
del sonido ha mejorado desde que esta tecnología dio sus primeros pasos, y el inconveniente del retardo, que incomoda mucho
la comunicación, ha ido depurándose, aunque todavía sigue existiendo.

En España el uso de la comunicación hablada mediante VoIP no ha acaparado toda la cuota de mercado por el abaratamiento
que han hecho las operadoras gracias a las tarifas planas nacionales, pero son más rentables las comunicaciones utilizando esta
tecnología en llamadas internacionales.
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Como hemos dicho, hay varias utilidades para usar la voz a través de Internet y la imagen, pero vamos a detenernos en el
software más popular hasta el momento: Skype.

Citas para pensar

Esta cita de Lucio Anneo Séneca pone de manifiesto la importancia que tiene la comunicación en todos los ámbitos del
desarrollo humano y, por supuesto, en el empresarial: "Si me ofreciesen la sabiduría con la condición de guardarla para mí sin
comunicarla a nadie, no la querría".

6.1.- Skype. Sus comienzos.

Podemos decir que finalmente se ha convertido en otra de las grandes "bombas" de la Web 2.0. Lo que empezó como un
software desarrollado por dos escandinavos, Niklas Zennström y Janus Friis (un sueco y un danés respectivamente), ha acabado
con una compañía, que en mayo de 2011 ha sido adquirida por Microsoft por más de 8.500 millones de dólares. Sus
características más relevantes son:

 Skype es un software de descarga gratuito que puede usarse en equipos multiplataforma: Windows, Linux o Mac.
 También puede descargarse e instalarse en smartphones con el sistema Android, iPhone y Nokia.
 Se pueden realizar llamadas gratuitas entre usuarios que tengan una conexión a Internet, y también llamadas prepago
a teléfonos fijos o móviles, con tarifas más reducidas que las que ofrecen las operadoras de telefonía convencional.
 Skype permite la videoconferencia, así como chatear con los contactos a la vez que se habla con ellos.
 Envío de datos con texto y gráficos a máquinas de fax.
 Comunicación grupal entre varios usuarios de Skype.
 Uso de un número individual de Internet como si fuera un teléfono convencional.

Algunos de estos servicios son de pago, con abonos mensuales o pagos por minuto.

Para saber más

Tienes toda la información sobre el programa en este enlace:

Página oficial de Skype en español.

6.2.- La instalación y primeros pasos.

¿Es complicado usar este programa? ¿Qué requerimientos tiene? ¿Cómo puedo instalarlo?

Aunque hay que decir que casi cualquier equipo adquirido en los últimos diez
años servirá para su uso, esto es lo recomendable (en entorno Windows):

 Windows XP o superior.
 Procesador 1 Ghz.
 256 MB RAM.
 30 MB de espacio libre en disco duro.
 Tarjeta con sonido full-dúplex ( prácticamente todas las tarjetas
actuales)
 Micrófono, auriculares o altavoces y webcam, si se quiere usar
también la imagen.
 Conexión a Internet de banda ancha.

En primer lugar, acudimos a la página de descarga en este enlace:

Página de descarga de Skype.

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1. Al intentar descargar el programa te pedirá que te crees una

cuenta. Los datos que precisas son los habituales. Recuerda bien
tu contraseña.
2. El archivo de instalación se descargará con el nombre
SkypeSetup.exe.
3. Al ejecutar el archivo de instalación nos pedirá el idioma de
instalación.
4. En el último paso nos pedirá que introduzcamos los datos de
acceso, en Iniciar sesión.

En el siguiente apartado analizaremos la pantalla principal.

Autoevaluación
¿Qué te permite hacer el programa Skype?
Grabar vídeos para colgarlos en Internet.
Realizar llamadas grupales entre varios usuarios del programa.
Llamar a teléfonos fijos o móviles.
Acompañar imagen de vídeo a la llamada.

Grabar vídeo no es el propósito para el que está diseñado Skype.

6.3.- Pantalla principal y menús.

¿Qué opciones me ofrece la pantalla principal de Skype? ¿Cómo puedo localizar y realizar las llamadas a mis contactos?

Aquí puedes ver los contenidos de las opciones de la barra de menús:

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 En Skype destaca el acceso rápido para cambiar la contraseña, fijar la privacidad que tendremos, modificar el perfil o
acceder a la compra de crédito para realizar llamadas de pago.
 En el apartado Contactos tenemos básicamente la opción de añadir o importar contactos y ordenarlos.
 En Conversación accedemos a todas las opciones de chat con nuestros contactos.
 En Llamar tenemos las opciones para realizar la llamada, contestar a una entrante, silenciar el micrófono o configurar el
audio.

Observemos algunos menús más en el próximo apartado.

6.4.- Más menús y uso fundamental.

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 El menú Ver nos permite acceder a las distintas visualizaciones que podemos tener en la pantalla principal, ya sea en el
panel izquierdo, donde podremos establecer desde los Contactos hasta Mensajes instantáneos, o en el panel derecho
para la Portada de Skype o el marcador de teléfonos.
 En Herramientas, además de usar algunos extras, entre ellos algunos juegos, o cambiar el idioma de la interfaz,
tenemos las principales opciones. En este apartado, como en otros programas, tenemos el "cuadro de mandos", donde
podemos modificar todo el comportamiento del programa. Especialmente importante es la configuración de audio y
vídeo, a pesar de que al usar por primera vez Skype nos lo automatiza. También las opciones de Privacidad, para decidir
quienes podrán llamarnos y ver nuestro estado.
 Por último, en Ayuda podemos obtener ayuda técnica y un par de asistentes para actualizar el programa o solucionar
problemas en la calidad de audio y vídeo en las llamadas.

  Llamadas.

Realizar una llamada es tan sencillo como localizar en el buscador de Contactos a nuestro interlocutor. Si ya nos ha dado su
autorización para que lo llamemos y está en línea, tan solo tendremos que hacer clic en Llamar.

Se establecerá la comunicación y en el siguiente apartado veremos algunas opciones que tendremos durante esta.

Autoevaluación

Relaciona cada opción con el menú en el que se encuentra.

false false false ta81_43

Ejercicio de relacionar.
Opción Relación Menú
2
Opciones. Ayuda.

5
Cambiar contraseña. Herramientas.

4
Mensajes SMS. Contactos.

1
Guía sobre la calidad de las llamadas. Ver.

3
Añadir un contacto. Skype.

6
Llamar a un número de teléfono. Llamar.

  6.5.- Funciones habituales durante la conversación.

Durante la llamada, en el menú Llamar, podemos Silenciar nuestro micrófono (seguiremos en comunicación y podremos
escuchar a nuestro interlocutor, pero él no a nosotros), Poner en espera (la conversación se mantiene inactiva para recuperarla
 GAI - 40

unos segundos después), Colgar o Configurar el audio o Vídeo (en ocasiones podemos notar que la calidad de la imagen o el
sonido lo precisa).

Antes y durante una llamada podemos chatear con nuestro interlocutor, como vemos en la imagen.

El menú contextual también nos ofrece algunas funciones interesantes.

Podemos, entre otras cosas, adjuntar un archivo a nuestro interlocutor, o, si resulta un contacto no deseado, bloquear a esta
persona o eliminarla de nuestra lista.

Skype es bastante simple de usar y ofrece numerosas funciones adicionales. Existen terminales telefónicos preparados para
conectarlos a las entradas y salidas de micrófono y auriculares de los ordenadores.

Para saber más

La página oficial de Skype tiene una amplia ayuda en español. Si vas a convertirte en usuario de esta utilidad te recomendamos
visitarla.

Página de ayuda de Skype.

6.6.- Equipos profesionales de videoconferencia.

En el caso práctico mencionábamos la posibilidad de que Andalucía Vende, S.L. estableciera distintas sedes, con trabajadores
estables en dichos lugares. ¿Podemos tener equipos más profesionales de videoconferencia que permitan incluso reuniones de
trabajo?

Actualmente esta posibilidad es una realidad, como se puede apreciar en la foto. ¿Qué se precisa para ello? Pues no demasiada
tecnología, pero, eso sí, un mayor desembolso económico que el requerido para una simple webcam, con micrófonos y
altavoces.

Distintas empresas de electrónicas ofrecen equipos de entre 2.000 y 10.000 euros para realizar videoconferencias profesionales.
Estos equipos usan las líneas de banda ancha y puertos dedicados en los routers para su uso.

Cuentan con micrófonos de alta calidad que recogen el sonido aunque el emisor esté retirado de los mismos, así como cámaras
de alta definición, si se desea.

El funcionamiento es sencillo una vez instalados. Generalmente la empresa que nos vende el equipo nos conecta el mismo a un
televisor o pantalla de ordenador. No se precisa ningún software instalable en un ordenador local, ya que el dispositivo incluye
todo lo necesario. Las conexiones del equipo son dos: una para la salida de vídeo y audio a la pantalla y otra para el acceso a
Internet, a través de un cable de red.

El manejo de estos equipos se hace mediante un mando a distancia que nos permite modificar las configuraciones del mismo y
crear listines telefónicos con nuestros interlocutores. Cada equipo debe suministrar la dirección I.P., que es un número de cuatro
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cifras que identifica a todos aquellos que acceden a Internet. Es a través de ese número por el que nos ponemos en contacto con
el otro interlocutor que disponga de equipo de videoconferencia.

En la imagen puedes ver un par de equipos de Sony, que es una de las firmas que los fabrica.

Para saber más

En este enlace puedes ampliar tus conocimientos sobre los equipos profesionales de videoconferencia.

Página de Sony con ventajas de la videoconferencia.

Autoevaluación

¿Qué características tienen los equipos profesionales de videoconferencia?

Son muy baratos.

Permiten, en algunos casos, imágenes en alta definición.
Precisan de un software complejo en el ordenador al que se conecte.
Usan las redes de banda ancha para conectarse.

No son excesivamente caros para las ventajas que tienen, pero desde luego no tan baratos como una simple webcam. No
requieren software alguno que instalar.

7.- Almacenamiento virtual en la web.

Caso práctico

Alejandro trabaja continuamente en distintos ordenadores. Tiene un puesto en la oficina, y dispone además de un portátil, pero
también se lleva trabajo a casa, donde maneja su equipo particular. Todo este trasiego de archivos informáticos de un sitio a
otro le hizo comprarse en su día un disco duro portátil, donde va almacenando los ficheros más importantes. Aunque de esta
manera centraliza el almacenaje, en cierta medida, tiene varios inconvenientes. Debe estar haciendo copias de seguridad
continuas para asegurarse de que si el disco se estropea, tuviera un respaldo. Como conecta el disco a través de USB en los
equipos, ya ha pillado más de un virus informático que le ha dado grandes quebraderos de cabeza. También ha olvidado, en
ocasiones, el disco duro y no ha podido usar sus archivos.

¿Habrá alguna forma de tener siempre accesibles los archivos y carpetas más usados? ¿Ofrecerá la web 2.0 herramientas para
tener sincronizados los archivos en todos los equipos? ¿Qué límites tendrían esas herramientas?

Cada vez manejamos más archivos electrónicos y, a la vez, más equipos. Lo ideal sería tenerlo todo centralizado y accesible
desde cualquier equipo en el que trabajemos. Internet nos tiene que ofrecer una solución al respecto. Ya hemos visto que tanto
Google Docs como Office Online tienen almacenamiento virtual de archivos, pero hoy existen otras herramientas que nos
proporcionan, además de espacio casi ilimitado de almacenamiento, algo muy importante: la sincronización de datos.

En la web cuentan con este servicio varias empresas, con más o menos capacidad, a mayor o menor precio y con distintas
funcionalidades. Una de las más populares es Dropbox. A modo de ejemplo, vamos a ver cómo funciona.

En la imagen puedes observar un escritorio lleno de ordenadores. Los servicios de almacenamiento virtual evitan, en gran
medida, tener que trabajar a la vez con muchos equipos para acceder a sus datos. Solo necesitamos un solo equipo para acceder
a nuestros archivos. Pero detengámonos en más ventajas de estos servicios.

7.1.- Ventajas.

Disponer de un servicio de almacenamiento virtual tiene sus grandes ventajas. ¿Cuáles son?
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 Los datos no se encuentran desperdigados entre multitud de equipos y dispositivos de almacenamiento.

 Si se estropea un dispositivo de almacenamiento, siempre existe el respaldo en la web.
 Los datos se actualizan automáticamente cada vez que los equipos se conectan a Internet.
 Podemos compartir determinadas carpetas con otros usuarios del servicio.
 El acceso a nuestros archivos puede realizarse desde cualquier ordenador con conexión a la Red.
 No tenemos que usar dispositivos extraíbles, evitando pérdidas o deterioros.

Para saber más

En este enlace puedes ver las características que tiene el almacenamiento virtual que vamos a analizar a partir del próximo
apartado. Página de características de Dropbox.

Autoevaluación
¿Cuáles son las ventajas del almacenamiento virtual como Dropbox?
Podemos evitar depender de dispositivos de almacenamiento extraíbles.
Nos permite compartir archivos con otros usuarios.
Todos los archivos están disponibles aunque no nos conectemos a Internet.
Los archivos se sincronizan automáticamente al conectarnos a Internet.

La conexión a Internet es necesaria para acceder a todos los archivos, ya que puede que se hayan modificado o creado algunos
en otros equipos y si no tenemos conexión en el que estamos ahora conectados, no se produce la sincronización, y, con ello, no
podremos tenerlos disponibles.

7.2.- Obteniendo el software e instalándolo.

¿Será complicado esto de usar un disco duro virtual y sincronizar los datos? ¿Dónde puedo obtener
el software? ¿Cuánto me costará?

Como ya hemos anticipado, vamos a basar las explicaciones en Dropbox, aunque hay más servicios
de este tipo, y no resulta para nada complicado empezar a usarlo. Lo primero que tenemos que
hacer es visitar su página web.

Página principal de Dropbox.

Una vez que hacemos clic en Bajar Dropbox se nos descargará un archivo de unos 12 Mb que nos irá
guiando en la instalación.

 En la instalación nos preguntará si tenemos cuenta o no en el servicio. Si es la primera vez que lo usamos, lógicamente,
elegiremos "No tengo una cuenta en Dropbox". Atención: como este va a ser un programa que instalaremos en todos
los equipos que usemos, en las sucesivas instalaciones haremos uso de la cuenta que vamos a crear en esta primera
instalación.
 En el siguiente paso tendremos que dar un correo electrónico real y nuestra contraseña. También podremos darle un
nombre a la computadora en la que lo estamos instalando. Este nombre servirá para identificar los distintos
ordenadores en los que instalaremos el servicio.
 La siguiente pantalla nos permitirá elegir el espacio contratado, que va desde los 2 GB gratuitos hasta los 100 GB que
cuestan en este momento 19,99 dólares al mes.
 Con la instalación nos acompaña un pequeño tour que nos recuerda que en nuestro sistema se habrá creado una
carpeta (generalmente en Mis Documentos) llamada Dropbox. Todo lo que guardemos allí, subirá automáticamente al
espacio virtual de Dropbox. Desde la página de Dropbox y validándonos con nuestro usuario y contraseña, podremos
tener en cualquier sitio nuestros archivos. En la barra de tareas de Windows nos habrá aparecido el icono de Dropbox
para acceder a la web del programa, a la carpeta de nuestro equipo y cambiar sus preferencias.
 A partir de este momento, todos los archivos y carpetas que creemos en Dropbox se sincronizarán automáticamente
con lo que exista en la página web.
 En futuras instalaciones, en los demás equipos que usamos, solo tendremos que identificar la nueva computadora y,
finalizado el proceso de instalación, se nos descargarán los archivos que teníamos en el otro equipo en la carpeta
Dropbox. Así, todos nuestros ordenadores tendrán el mismo contenido en la carpeta llamada Dropbox. Esta es la gran
ventaja, la centralización de contenidos.
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7.3.- Sacándole partido.

¿Qué funciones son las más útiles? ¿Cómo puedo obtener más espacio de almacenamiento?

Una vez te acostumbres a usar un almacenamiento virtual como Dropbox, no dejarás de verle ventajas.

Resulta de lo más cómodo tenerlo todo centralizado y no tener que llevar pendrives u otros dispositivos extraíbles para tener
disponibles los archivos.

Un pequeño problema es que aunque, en un principio, 2 GB dan para bastante, cada vez trabajamos con archivos más
voluminosos, por lo que necesitaríamos contar con más almacenamiento gratuito. Hay que recordar que, para uso más
profesional, no estaría de más contratar más espacio pagando.

Algunos consejos:

 Haciendo clic en el icono de Dropbox que nos

aparece en el panel de tareas, a la derecha podemos
acceder a las Preferencias. En ellas encontramos
Ancho de Banda. Hay que tener en cuenta que, cada
vez que modifiquemos archivos o creemos uno en la
carpeta Dropbox, automáticamente empezará la
sincronización con el servidor de Internet. En el caso
de archivos de gran tamaño, el ancho de banda de
subida de nuestra línea quedará algo colapsado
durante el tiempo que dure la misma. Para poder
seguir disponiendo de ancho de banda, a la vez que
se produce la sincronización, podemos limitar la tasa
de descarga y de subida. Generalmente la descarga
no se verá muy afectada, puesto que la mayoría de
las compañías dan 10 veces más de tasa de bajada que de subida, pero en esta última no está de más limitarla a un 50%
del ancho total.
 Todas las carpetas que tenemos en Dropbox aparecerán en nuestro sistema con dos posibles iconos: uno nos muestra
que dicha carpeta está sincronizada, con un punteo verde y otras que están en proceso de sincronización, con unas
flechas circulares azules. También el icono de Dropbox que tenemos en la barra de tareas nos indicará cómo se
encuentra el proceso general utilizando los mismos símbolos. Hasta que no se produzca la sincronización total, es mejor
no apagar el equipo para asegurarnos de tener el respaldo de archivos completo.
 Una de las grandes utilidades de Dropbox es compartir carpetas o archivos con otros usuarios. Tan solo tienes que
acceder a la página web y validarte. En la pantalla principal tienes la ficha Compartir. Aquí puedes hacer clic en
Compartir una carpeta. Puedes crear una carpeta nueva y hacer partícipe de ella a otra persona, o bien hacerlo con una
carpeta ya existente. Por último, solo hay que introducir el correo electrónico de la persona con la que queremos
compartirla. Más adelante, podemos anular esa carpeta.

Autoevaluación
¿Qué afirmaciones son ciertas en cuanto al servicio de Dropbox?
El espacio inicial gratuito es de 4 MB.
En las preferencias podemos limitar la tasa de subida y de bajada.
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Solo se sincronizarán los archivos o carpetas dentro de la carpeta Dropbox.

Cada vez que instalemos Dropbox en un equipo nuevo tendremos que crear una cuenta nueva.

El espacio inicial gratuito es de solo 2 MB. No tendremos que crear una cuenta nueva cada vez que instalemos el programa en
un nuevo ordenador, sino usar la cuenta ya creada; de lo contrario, no se produciría la sincronización, ya que esta se hace de la
misma cuenta.

7.4.- Aumentando el espacio gratuito.

¿Necesito más espacio de almacenamiento, pero no quiero pagar por él? Veamos algunos trucos que Dropbox nos permite para
aumentar nuestro espacio gratuito.

En primer lugar, por completar 5 de los siguientes pasos, te darán 250 MB más:

1. Toma el tour de Dropbox.

2. Instala Dropbox en tu ordenador.
3. Coloca los archivos en tu Dropbox.
4. Instala Dropbox en las otras computadoras que usas.
5. Comparte una carpeta con amigos o colegas.
6. Invita a algunos a unirse a Dropbox.
7. Instala Dropbox en tu dispositivo móvil.

 El sexto paso es la forma más rápida de ganar espacio de almacenamiento. Por cada amigo que invites e instale
Dropbox en su ordenador, obtendrás 250 MB adicionales de almacenamiento, con un límite de 8 GB.

 Visitando esta página tienes 4 formas de ganar 500 GB en total. Tienen que ver con hacerse seguidor de Dropbox en
Twitter y amigo en Facebook, entre otros.

Página para aumentar almacenamiento en Dropbox.

 Una última forma de aumentar el espacio la tienen los estudiantes que posean una dirección .edu o de alguna otra
institución que se demuestre académica.

Como comprobarás, a medida que uses estos servicios, resultan del todo muy útiles.

Recomendación

A continuación tienes otras empresas que ofrecen servicios con almacenamiento virtual y sincronización:

Página de SugarSync.
Página de SpiderOak.
Página de SMEStorage.
Página de Ubuntu One.

8.- Creación de páginas web.

Caso práctico
Carmen ha encargado a Alejandro un estudio sobre las posibilidades de mejorar la presencia de la firma en la web. La página
web de la compañía fue realizada por una empresa hace algunos años, y está alojada en el mismo servidor desde bastante
tiempo atrás. Resulta un poco estática, y solo se modifica de tarde en tarde, puesto que tienen que ser los informáticos los que
introduzcan la nueva información.

Alejandro sabe que la web 2.0 ofrece nuevos servicios para la empresa en cuanto a la creación de páginas web.
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Las páginas web pueden considerarse, hoy día, las tarjetas de presentación de las empresas. Sin duda, lo primero que hace
cualquiera cuando quiere contratar un servicio o comprar un producto, es buscarlo por Internet. Si se van a establecer relaciones
comerciales con alguna firma, se localiza la web de la empresa para obtener información de la misma.

Una página web tiene que ser satisfactoria en dos aspectos:

 La forma: apariencia, accesibilidad, colorido, imágenes, tipos de letra, etc.

 El contenido: datos de contacto, productos o servicios,etc. Información útil, en definitiva.

De los dos aspectos, sin duda, el más importante es el contenido. Si una página web tiene un formato espectacular, un diseño
muy cuidado, pero no tiene lo que el usuario busca, no servirá de mucho. Lo contrario también es cierto, aunque el formato no
sea el más atractivo, si la información que contiene es la que se necesita, habrá cumplido su cometido.

Abordaremos las dos facetas en los siguientes apartados, porque, además de ofrecer información útil, queremos que las páginas
web que hagamos o encarguemos a profesionales del tema, reflejen una imagen adecuada de la empresa.

Citas para pensar

Jorge Plejánov. "La forma es bella cuando en el fondo hay una idea".

Como todo, en el mundo de los negocios y las empresas, para que algo sea realmente profesional hay que dejarlo en manos de
especialistas. El diseño Web, con todo lo que conlleva, es actualmente un ciclo de grado superior en Formación Profesional. Hay
empresas que se dedican exclusivamente a este menester para grandes corporaciones, que además ofrecen en sus portales
multitud de funciones. En ese caso, sería preciso encargar el diseño y mantenimiento de la página de la compañía a estos
profesionales.

En el caso de firmas de menos entidad, o incluso, para uso de departamentos dentro de esas empresas, resulta muy útil saber
crear páginas web para ser usadas por un número limitado de personas. Recordemos que estas páginas pueden contener
archivos, vídeos, programas, información en cuanto a procedimientos, novedades, enlaces útiles y otra multitud de detalles que
faciliten el trabajo colaborativo.

Pero detengámonos en el siguiente apartado en las características que debe cumplir una web corporativa, aquellas creadas con
fines empresariales, aunque bien podrían extrapolarse estos consejos a casi cualquier página web.

8.1.- Características de una página web corporativa.

Vamos a tratar de resumir una serie de consejos para considerar a una web corporativa efectiva y de buen diseño.

1. El sitio tiene que ofrecer algo de valor.

a. Un montón de barro en un lienzo, rodeado de un marco de oro puro, no deja de ser un montón de barro.
b. Lo más importante es que la página contenga información valiosa. Nuestra empresa tiene que ofrecer lo que
cualquiera buscaría de nosotros.
2. Evita sonidos que se autoreproduzcan, texto que pase automáticamente, gifs animados y otro tipo de elementos que
distraigan.
a. El que lee una información quiere hacerlo a su ritmo, no al ritmo que imponga el texto.
b. Las pop-up (ventanas emergentes) irritan a los visitantes: hay que evitarlas.
c. Las imágenes como fondo de página no quedan profesionales. Pocas son las páginas de renombre que las
usan. En caso de hacerlo, tienen que tener un alto contraste y no tener texto encima.
d. La publicidad abusiva en un sitio web hace que resulte desagradable. Banner y anuncios en flash que abunden
dañan la imagen corporativa.
3. La página tiene que ser de fácil navegación.
a. Procura organizar la información de forma que resulte fácil encontrar lo que se busca.
b. Intenta evitar el mayor número de clics posibles para llegar a lo que se pretende.
c. Salvo los artículos de opinión, periodísticos o científicos, cada página de nuestro sitio web no debe ocupar más
de una o dos pantallas.
d. Siempre debe haber un enlace a la página de inicio.
e. El menú principal debe aparecer en todas las pantallas. Con eso permitimos que nuestro visitante acuda sin
demora, en todo momento, a los componentes principales del sitio.
4. La navegación debe ser lo más rápida posible.
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a. La imágenes deben ser de una calidad aceptable, pero el tamaño de las mismas tiene que ser el menor posible.
Si es necesario abrir una imagen de alta resolución, podría facilitarse una copia más pequeña e indicar el
enlace con el peso de la imagen a abrir.
b. Los vídeos también deben reducirse para que puedan reproducirse con rapidez. Si se precisa alta definición en
algunos, lo podemos indicar.

Autoevaluación
¿Cuáles de estas afirmaciones NO son aconsejables para una buena página web corporativa?
Debemos evitar las ventanas emergentes.
Los banners publicitarios le darán prestigio a nuestra página.
Todas las imágenes deben ser de alta resolución.
Las páginas, por lo general, no deben superar las 5 pantallas de longitud.
Debemos enlazar a la página de inicio en todas las demás.

Las páginas emergentes incomodan al visitante. El enlace a la página de inicio siempre facilita la navegación. Las dos son buenas
recomendaciones.

8.2.- Más consejos para una buena web corporativa.

5. La página debe ser fácilmente legible.

a. La mayoría de los monitores tiene una resolución de 1024 píxeles de ancho. El texto no debería superar esa
longitud, puesto que resulta desagradable tener que usar la barra de desplazamiento horizontal para leer
textos. Lo ideal es que las líneas de texto no superen los 600 píxeles.
b. Los colores usados en contraste tienen el objetivo de facilitar la lectura: fondos oscuros con letras levemente
más claras son incómodos a la vista.
c. Las fuentes usadas han de ser los suficientemente grandes como para leerse con comodidad.
d. Los textos en mayúsculas deben limitarse a palabras o frases muy breves, y con la intención de destacar dicho
texto.
e. Las faltas de ortografía quedan totalmente prohibidas. La imagen corporativa de una empresa quedará por los
suelos si su página contiene errores ortográficos.
6. Los enlaces deben cumplir algunos estándares.
a. No subrayes palabras, pues está reservado para los hiperenlaces.
b. Explica los enlaces, cuando el destino al que apuntan no es evidente.
c. Los enlaces internos no deberían abrirse en nuevas ventanas.
d. Revisa a menudo que todos los enlaces funcionan: cuando están rotos dan mala imagen.
7. Haz visible en todo momento la información de contacto.
a. Una buena práctica es tenerla siempre en la parte superior de la página o en la inferior.
b. El visitante quiere acceder con rapidez a nuestros teléfonos, correos electrónicos y domicilio.
8. No uses direcciones de correo electrónico gratuitas para la empresa. Queda poco profesional el uso de estas si se tiene
adquirido un dominio.
a. Recuerda que la mayoría de las empresas de hosting te permite el reenvío de correos de tu dominio a otras
cuentas, si es que quieres aprovechar la potencia de Gmail, Hotmail y otras.

Recomendación

No sería de buen gusto hacer, en estos contenidos, un ranking de páginas web con poco estilo. Tampoco es muy objetivo hacer
la lista contraria, pero siempre viene bien visitar alguna web que haya sido reconocida por su diseño y facilidad de uso. El año
pasado, en una votación popular, fue elegida la web de Nokia como la mejor en nuestro país. Aunque no sea perfecta, sí que
recoge, en líneas generales, los consejos que hemos aportado.

Página de Nokia España.

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8.3.- Aplicaciones web para la creación de páginas.

¿Me ofrece la web 2.0 herramientas para la creación de páginas web? ¿Qué me pueden aportar esas herramientas que no lo
hagan otros medios?

En la unidad 1 abordamos nociones en cuanto a la compra de dominios y servicios de hosting. Aunque se ha simplificado
bastante el alojamiento de nuestros archivos en los servidores de estas empresas, todavía más fácil resulta trabajar
directamente en la web con la página que creemos.

Recomendación

Aunque hoy día no hace falta aprender HTML( el lenguaje de programación de páginas web) para crear estas páginas, sí que es
más que recomendable tener unas nociones básicas sobre este. En todos los editores web, ya sean instalados en nuestra
máquina o aquellos en los que podemos trabajar sobre el propio navegador, podemos acceder al código fuente en lenguaje
HTML. Como no es un lenguaje de programación muy complejo, es fácil aprender su sintaxis y las etiquetas o comandos
principales. A veces, cambiando directamente el código, obtenemos resultados mucho más rápidos que usando los editores
gráficos.

Si buscas en Internet puedes encontrar muchos cursos o manuales gratuitos de HTML. El Ministerio de Educación creó, hace
algún tiempo, un CD que distribuye gratuitamente para todo el mundo. Aunque es el material de un curso para el profesorado,
puede descargarlo cualquiera. Contiene un curso de iniciación y profundización en HTML. Está en formato .iso, que es una
imagen que puede grabarse en un CD cualquiera con un programa de grabación de CD.

Curso de HTML del Instituto de Tecnologías Educativas.

Página de descarga del curso de HTML del Instituto de Tecnologías Educativas.

Como decimos, hay varias direcciones que nos ofrecen la creación de páginas web online, pero, de nuevo, vamos a basar
nuestras explicaciones en las posibilidades que nos ofrece Google, en este caso, su aplicación Google Sites. Con ella tenemos
estas ventajas:

 Crear una página web con un solo clic.

 No necesitamos saber HTML para editar o crear páginas.
 Podemos personalizar mucho la web, tanto en temas como en colores y fuentes.
 Se nos ofrecen plantillas para numerosos formatos.
 Podemos adjuntar ficheros de distintos tipos.
 Al estar dentro del entorno Google se pueden incrustar vídeos, presentaciones, documentos, formularios, calendarios,
es decir, todas las aplicaciones que hemos aprendido a usar hasta ahora.
 Uso compartido de la edición. No tenemos que ser nosotros solos los que modifiquemos los contenidos. Nuestro
colaboradores pueden tener también permiso de edición en tiempo real.
 El buscador de Google trabaja dentro de nuestras páginas con la potencia habitual.

Autoevaluación
¿Por qué elegirías un editor como Google Sites para hacer páginas web?
Porque es más potente que cualquier editor local.
Porque me ofrece un espacio ilimitado gratuito.
Porque no me exige conocer HTML.
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Porque me permite usar otros productos de Google dentro de las mismas páginas incrustándolos.

No es necesariamente más potente que los editores locales, y tampoco nos ofrece un espacio ilimitado gratuito, pero sin duda
es una muy buena opción por las demás razones.

8.4.- Creando nuestra primera web.

¿Por dónde empezamos?

Pues, en primer lugar, deberíamos tener claro lo que queremos hacer y disponer de la máxima información posible. Antes de
hacer la primera página, no estaría de más tener a nuestra disposición algunas de los siguientes elementos:

 Fotos ya redimensionadas al tamaño que nos parezca más conveniente.

 Lista de enlaces que vamos a incluir.
 Datos de dirección, nombres de personas, correos electrónicos y la máxima información posible que debemos aportar.
 Pequeño diseño del número de páginas y lo que pondremos en cada una de ellas.
 Archivos electrónicos, vídeos y demás que vamos a adjuntar en las páginas.
 Color corporativo, si lo tenemos ya decidido.
 Logo de la empresa, en formato electrónico, si lo vamos a incluir.
 Cualquier otra información o dato que precisemos de antemano.

Si recopilamos todo esto antes de empezar a crear la

página web, evitaremos tener, durante largos períodos,
algunas páginas con el desagradable mensaje de "Página
en construcción". De este modo agilizaremos la
disponibilidad de la web.

Una vez en nuestro poder la mayor cantidad de datos posibles, veamos cómo es la técnica de crear la web con Google Sites.
Lógicamente se precisa una cuenta en el entorno Google, como, por ejemplo, en Gmail. Desde la ventana de Gmail tenemos el
acceso a Google Sites en la parte superior, en Más>Sites.

A continuación tendremos que volver a introducir nuestra contraseña, si es la primera vez que accedemos al servicio, como
vemos en la imagen abajo.

Finalmente tendremos el botón de Crear Sitio.

Sigamos en el próximo apartado con los siguientes pasos.

 GAI - 49

8.5.- Terminando la creación del sitio.

Ahora tendremos que indicar el nombre del sitio y la dirección en que aparecerá. El programa nos sugiere una, pero nosotros
podremos cambiarla, siempre dependiendo de la disponibilidad que haya. La dirección siempre irá precedida por
https://sites.google.com/site/ y, a continuación, el nombre que esté disponible. Por ejemplo:
https://sites.google.com/site/ejemplodedireccion.

En Más Opciones elegiremos si el sitio será público o solo visible para algunos de nuestros contactos o grupos. Después de
escribir un texto aleatorio que tendremos que introducir, en el botón Crear Sitio habremos creado nuestra web, aunque esta
aparecerá tan pobre como la que ves en la imagen.

Las dos primeras líneas de la imagen anterior solo nos aparecerán cuando estemos accediendo como un usuario de Gmail
validado. Un usuario anónimo no podrá verlas.

La web tan sencilla que vemos en la imagen puede personalizarse muchísimo. A continuación veremos cómo hacerlo analizando
sus menús de opciones.

Recomendación

En la rueda dentada de la parte superior derecha, tenemos, como en otros entornos Google, la Ayuda de Sites. Aunque no
cuenta en español con tantas aportaciones como en inglés, siempre podrá sacarnos de algún apuro.

Para saber más

Las páginas web de Google Sites tienen una limitación de 100 MB de espacio, además de ciertas funcionalidades reducidas.
Google ofrece Google Apps para Business, desde 40 euros al año por usuario, con un editor más elaborado y mejores
características. Puedes informarte en el enlace y disponer de una prueba gratuita de 30 días.

Página de información sobre Google Apps for Business.

Autoevaluación
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¿Desde dónde podemos acceder a la creación de páginas web online con Google?

Desde www.google.es/web.
Hace falta instalar un programa editor web en nuestro ordenador.
Desde Gmail en Más>Sites.
Por medio de un programa FTP.

8.6.- Configurando nuestra web.

Decíamos que la web creada quedaba bastante vacía y plana. ¿Podemos

hacerla más atractiva en pocos pasos? ¿Cómo cambio la apariencia de
los menús, las fuentes y colores?

En Más acciones>Administrar sitio tenemos la configuración de

carácter más general.

Recomendación

Observa que en estos menús tienes atajos de teclado para acceder a

ellos. Por ejemplo, para llegar a Administrar sitio puedes pulsar "g" y
luego "m".

Este es el menú de Administrar sitio. Como ves, tienes tres apartados:

Contenido del sitio, Configuración del sitio y Apariencia del sitio.

Contenido del sitio.

 En el primer punto tienes la Actividad reciente del sitio. En la parte derecha te aparecerá un listado de los cambios
efectuados en la web, con su fecha y hora. También tendrás la opción de Suscribirte al sitio, que significa que recibirás
una notificación en tu correo cada vez que alguien haga un cambio. Recuerda que puedes compartir la edición del sitio
con los contactos que tú decidas.
 En Páginas nos aparecerán listadas en forma de árbol o lista todas las páginas individuales que compongan nuestro
sitio. En la vista Lista podremos ver las distintas revisiones de cada una.
 En Archivos Adjuntos podemos subir archivos que aparecerán como adjuntos en las páginas, o bien insertarlos
directamente, como se suele hacer con las imágenes.
 En Plantillas de páginas aparecen una serie de modelos de páginas que podremos elegir al crearlas como nuevas
dentro de nuestro sitio. También podemos configurar nuestra propia plantilla y almacenarla para usarla más adelante.
 En Secuencias de comandos existe incluso un editor para crear scripts, si tenemos nociones de programación web.
 Elementos eliminados es una relación de las páginas que hemos borrado, por si más adelante
queremos recuperarlas.

Configuración del sitio.

 La opción General nos permite cambiar el nombre que aparecerá en la parte superior de las
páginas. Por ejemplo: Web de Asistentes a la Dirección. También podemos elegir si el sitio seguirá
siendo visible para todo el mundo o no, copiar el sitio entero o eliminarlo. Además, en este
apartado tenemos la interesante opción de habilitar Google Analytics para conseguir estadísticas
de acceso y navegación de nuestro sitio. Es realmente sorprendente el nivel de las estadísticas.
 GAI - 51

 En Compartir este sitio añadimos o eliminamos los contactos con los que compartimos la edición del sitio. También
podemos usar Facebook o Twitter, entre otros, para esto mismo.
 En Obtener ingresos se configura Google AdSense, que inserta anuncios publicitarios en nuestra web, de los que
obtenemos ingresos cada vez que un visitante hace clic en ellos.
 En Dirección web, si hemos comprado un dominio, podemos hacer que apunte a la web creada con Google Sites. De
este modo evitaremos que en la barra de navegación aparezca https://sites.google.com/site/, y en su lugar aparecerá
www.midominio.com. Evidentemente, en el caso de las empresas resulta necesario adquirir un dominio, puesto que
transmitiría una imagen poco profesional el no tenerlo.

Analicemos el último apartado de Administrar sitio, el que cambia la apariencia del mismo.

8.7.- Creando la apariencia de nuestro sitio.

Como reza el dicho: "Para gustos, colores". Cada uno tenemos nuestros colores preferidos, tipos de letra y demás. En el último
apartado, Apariencia del sitio, podemos personalizarlos.

 En Presentación del sitio vemos un esquema de cómo quedará nuestro página. En esta imagen puedes ver sus
opciones.

Lo único que no es configurable es el Contenido de la página. La Cabecera, la Barra lateral y el Pie de página nuestro
(hay uno de enlaces de Google Sites) pueden aparecer en el sitio o no. Esta opción es modificable en el botón Cambiar
el diseño del sitio. En este cuadro de diálogo también se puede modificar el ancho en píxeles de la barra lateral y la
cabecera.

En la cabecera, en Cambia el logotipo, podemos introducir una imagen que aparezca en ella.

En la barra lateral tenemos la opción de insertar bloques de Navegación y editarlos. En estos bloques van a ir apareciendo las
páginas que componen el sitio o enlaces a páginas externas. Al hacer clic en editar, nos aparecerá el cuadro de diálogo que ves a
la derecha. Si desmarcas Organizar automáticamente mi navegación, podrás Añadir página, de entre las que hemos creado
para nuestro sitio, o Añadir URL, que serán enlaces a páginas externas. También con las flechas laterales se modifica su posición
en el menú de navegación
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Recomendación

En el cuadro de Presentación del sitio tienes un botón de Vista previa. Antes de

guardar los cambios, puedes hacer clic en ese botón y se te abrirá una ventana que mostrará cómo va quedando la apariencia de
nuestra web.

Recuerda (si estás de acuerdo con las modificaciones) hacer clic en el botón Guardar los cambios.

8.8.- Colores y fuentes.

Todavía no hemos modificado una de las cosas que más personaliza nuestra web: los colores y las letras. ¿Me tomará mucho
tiempo? Pues no, con la ayuda que nos presta Google Sites puede estar hecho en un santiamén.

Recuerda que estamos en el apartado Más Acciones>Administrar el sitio, en la sección Apariencia del sitio. Ahí tienes Colores y
Fuentes.

En esta sección puede personalizarse nuestra web de forma prácticamente irrepetible. En principio, es buena práctica empezar
con un tema básico, de los muchos que nos ofrece Google Sites, para posteriormente personalizarlo al grado que deseemos.

Si recorres el desplegable de opciones a modificar verás que engloba los siguientes apartados:

 Página completa.
 Cabecera del sitio.
 Área de contenido.
 Gadgets del área de contenido.
 Gadgets de la barra lateral.
 Gadget de navegación.
 Navegación horizontal.
 Menú desplegable en la navegación horizontal.
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De cada aspecto configurable pueden cambiarse colores y tipos de letra, incluir imágenes en algunos de ellos y elegir tamaños.
Si nos detenemos a personalizar cada uno de ellos, conseguiremos que no haya dos webs iguales a la nuestra, a pesar de la
popularidad del uso de Google Sites.

Autoevaluación
¿Cuáles de estas características podemos modificar en Administrar sitio de Google Sites?
La cabecera del sitio.
Los bloques de navegación.
Las plantillas de página.
El pie de enlaces de Google Sites.

El pie que nos aparecerá en todas las páginas de Google Sites es lo único que no podemos cambiar a nuestro antojo.

8.9.- Creando una página.

Seguramente pensarás: "vale, ya sé cómo poner colores, cambiar el ancho de las barras y modificar las fuentes, pero todavía no
he creado mi primera página". Pensemos que en esta web imaginaria sobre el ciclo de Asistente a la Dirección quiero crear una
página con los módulos que componen el ciclo. ¿Cómo puedo hacerlo?

Una vez hemos accedido a nuestra web, si lo hemos hecho con nuestro usuario y contraseña de Gmail, tenemos en la parte
superior derecha el botón Crear página, como ves en la imagen.

Al crear la página el siguiente paso será decidir la plantilla que usaremos, siempre, dentro del Tema que hayamos elegido y ya
modificado, es decir, los colores y fuentes que hemos predeterminado en los menús anteriores se respetarán.
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Nos pide el nombre de la página. Por ejemplo, Módulos.

Por último, elegimos la ubicación de la página, que puede ser la página principal, o una subpágina que procede de otra.

Al pulsar el botón Crear página nos aparecerá la primera página de nuestro sitio web, que, por supuesto, estará en blanco, pero
insertar contenido en ella es muy sencillo gracias al mini-editor con el que cuenta.

En la imagen observas que puedes usar las funciones principales de edición:

 Estilos: negrita, cursiva, subrayado.

 Elegir tamaño de fuentes y tipo.
 Insertar enlaces.
 Cambiar colores y fondos a las letras.
 Crear listas de viñetas o numeradas.
 Alinear.
 En la barra de menús tienes uno exclusivamente para Tablas.
 En la barra de herramientas encuentras el botón de HTML que te permite acceder al código para modificar las
etiquetas, si sabes algo de este lenguaje.
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Las páginas que vayas creando se irán guardando automáticamente cada pocos segundos, pero siempre es bueno pulsar el
botón Guardar que tienes en la parte superior derecha para asegurarte de almacenar tus cambios.

Aprendamos más sobre algunos cambios de edición para finalizar este apartado de creación de páginas web.

8.10.- Editando la página.

¿Es realmente sencillo insertar una tabla o una imagen? ¿Puedo aprovechar las características de Google Docs para incrustar
documentos o formularios en mi web? Las dos respuestas son afirmativas, pero observemos cómo se procede.

Si tenemos una idea de la distribución de la página, lo primero será decidir, en la barra de Menús del editor, en Diseño, las áreas
que va a tener. Por ejemplo, podemos elegir 3 columnas (no 3 columnas sencillas) que nos la dividirá en un área superior, y
debajo 3 columnas, para insertar textos, imágenes, tablas o lo que deseemos.

 Supongamos que en la parte superior vamos a introducir un texto. Solo tenemos que situarnos en ese área y empezar a
escribir, seleccionar el texto y cambiar, si lo deseamos, el tipo de fuente, tamaño, estilos o colores.
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 En la parte izquierda vamos a insertar una imagen. Para ello hacemos clic en el menú Insertar>Imagen y podremos
subirla o enlazarla a una URL donde se encuentre la misma. Al hacer clic sobre la imagen aparecerán algunas opciones
de edición sobre esta.
 En la parte central insertaremos una tabla con 2 columnas y 9 filas, para detallar, en este ejemplo, los nombres de los
módulos del primer curso del ciclo de Asistente a la Dirección. Hacemos clic, para ello, en Tabla>Insertar tabla y
seleccionamos el número de filas y columnas.
 En la parte derecha vamos a Insertar un par de hiperenlaces a páginas externas. Tan solo tenemos que pulsar en la
barra de herramientas, en Enlace y elegir Dirección Web, para luego escribir o pegar la dirección de la página externa.

Observa cómo puede quedar la página con estas pequeñas modificaciones:

Autoevaluación
Al editar una página en Google Sites puedes...
Dividir cada página en distintas áreas.
Usar el editor Flash que contiene.
Insertar tablas.
Insertar imágenes y cambiar la apariencia de estas.

Hasta el momento, el editor de Google Sites no incluye edición del formato Flash.
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8.11.- Incrustando elementos de Google Docs.

Decíamos en anteriores apartados que podíamos aprovechar los accesorios de Google para incrustarlos en nuestro sitio. ¿Qué te
parece si probamos con tres de ellos? El primero será nuestra ubicación en Google Maps.

1. Lo primero que haremos será clic sobre el botón Crear página. Llamémosla, por ejemplo, "Dónde localizarnos".
2. En el menú Insertar, seleccionamos Mapa. Nos aparecerá un cuadro de Google Maps para que busquemos el lugar
geográfico donde se encuentra nuestra empresa.
3. Una vez situada la "chincheta" de Google Maps en el sitio exacto donde nos encontramos pulsamos Seleccionar.
4. El último paso nos pide si queremos que aparezca algún texto, como el nombre de nuestra empresa, o la dirección
postal de la misma. También podemos elegir (en píxeles) el tamaño de la ventana.
5. Pulsamos Guardar y de nuevo Guardar en el editor.

Calendarios.

Ya hemos visto en esta unidad la utilidad de Google Calendar. Quizás podemos crear un calendario para compartir con todo el
mundo en el que aparezcan fechas que puedan ser de interés para los que visiten nuestra web.

1. Esta vez nos vamos, primero, a Calendar de Google. En Mis Calendarios pulsamos en Añadir.
2. Al crear este nuevo calendario le pondremos el nombre, que en el ejemplo puede ser "Fechas importantes del ciclo de
Asistencia a la Dirección".
3. Marcamos la opción Hacer público este calendario.
4. Volvamos de nuevo a Google Sites, a la edición de nuestro sitio web, y creamos una nueva página, haciendo clic en
Crear página. De nombre le podemos poner Fechas de interés.
5. En el menú Insertar, elegimos, esta vez, Calendar. Nos aparecerá un cuadro con nuestros calendarios. Elegimos el de
Fechas importantes del ciclo de Asistencia a la Dirección. Hacemos clic en Seleccionar.
6. Nos aparecerá el último cuadro de configuraciones y pulsamos en Guardar. De nuevo hacemos clic en Guardar del
editor para finalizar. Ya tendremos nuestro nuevo calendario enlazado a la página web. Todas sus fechas serán
sincronizadas con el nuestro.
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La tercera opción, y una de las más interesantes, es incrustar formularios. Lo explicaremos a continuación.

8.12.- Incrustando un formulario.

En cualquier página web interesa incluir formularios en los que los visitantes puedan
requerir o presentar alguna información. ¿Cómo podemos, por ejemplo, incluir un
formulario para solicitar información?

En primer lugar, haremos el formulario. Recuerda que desde Google Docs accedemos a
los formularios en Crear nuevo>Formulario.

Las preguntas a incluir en el formulario dependerán de la información que se pretenda

requerir. En nuestro ejemplo pueden ser:

 Nombre (opcional).
 Correo electrónico (obligatorio).
 Teléfono (opcional).
 Observaciones.

Algunas de esas preguntas serán del tipo Texto de

párrafo, para que puedan contener textos de más
longitud.

Una vez incluidas todas las preguntas, guardaremos el

formulario. Los formularios se guardan entre los
documentos de Google Docs. Si lo abrimos nos aparecerá
en formato hoja de cálculos. Para acceder al formulario
tal y como lo verán los visitantes que deban rellenarlo,
hacemos clic en el menú Formulario>Ir al formulario en
directo.

Ahora tenemos que acudir, de nuevo, a nuestro Google Sites. Solo tenemos que Crear una nueva página. De nombre podemos
ponerle Contacto.

En el menú Insertar, escogemos Formulario de la hoja de datos. Nos aparecerán en una ventana los formularios que tengamos
creados. Al escoger el nuestro, el último paso será elegir el nombre que aparecerá para este, así como la altura y anchura que
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tendrá. Al hacer clic en Guardar, y, de nuevo, en Guardar la página web creada, tendremos nuestro formulario incrustado en
nuestro sitio web.

Recomendación
Una vez creado un formulario, es interesante
establecer unas reglas de notificación, para que nos
llegue un correo, por ejemplo, cuando alguien lo
rellene. En el formulario, desde Google Docs, (en este
caso, en la visualización como hoja de cálculos)
tenemos esta opción en el desplegable junto al botón
Compartir>Definir reglas de notificación. En el cuadro de
diálogo que se nos abrirá elegimos las notificaciones
que nos llegarán a nuestro correo. Uno de ellos es
cuando un usuario envía un formulario.

Autoevaluación
¿Cuál de estos elementos NO es incrustable en una página de Google Sites?
Formulario.
Calendario.
Power Point.
Mapa de Google Maps.

Se pueden incrustar Presentaciones hechas con Google Docs, pero no con Power Point, que es del paquete Office.

9.- Páginas web con Facebook.

Caso práctico
Carlos es un fan de Facebook y se pregunta si la empresa no debería empezar a usar este cauce para publicitarse. Alejandro está
de acuerdo, así que deciden investigar las posibilidades que esta red social tan popular les ofrece.

¿Creías que nos habíamos olvidado de un fenómeno tan importante como Facebook? Sin duda, con la explosión de la web 2.0,
Facebook se convirtió en uno de sus estandartes. Es la red social por excelencia en el mundo. Se pueden dar cifras aproximadas,
pero quedarán obsoletas en poco tiempo, porque el número de usuarios crece sin parar. En mayo de 2011 se cifraban en más de
600 millones.

El creador del sitio fue Mark Zuckerberg (el de la imagen a la derecha), un joven estudiante de la universidad de Harvard.
Oficialmente, en la propia página de Facebook, se establece el 4 de febrero de 2004 como el año de su fundación. Fue a partir de
2007 cuando la empresa desembarcó en el negocio en español y su impacto en este ha sido espectacular.

Reflexiona
En el año 2010 se estrenó una película, dirigida por David Fincher, llamada "The Social Network" (La Red Social), que cuenta la
aparición y auge de Facebook. El filme obtuvo 4 Globos de Oro, entre ellos el de mejor película, y 3 Óscar.
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Inicialmente el sitio era simplemente una red social, pero en los últimos años se ha convertido, más bien, en una red comercial,
y ahí, precisamente, es donde recae el interés de abordar su utilidad en ese ámbito. Las empresas ven un filón evidente en el
número de clientes potenciales que ofrece Facebook. ¿Por qué disponer de una página en esta red social? Podemos dar varios
motivos:

 Más de 600 millones de clientes potenciales (y subiendo: hay quien habla de más de 700).
 Hemos visto que es bastante fácil crear una web con Google Sites, pero lo es aún más en Facebook.
 Los usuarios indican en su perfil gustos y preferencias, lo que segmenta al cliente, de forma que la publicidad puede ir
dirigida.
 Si encontramos un usuario interesado en nuestro producto, podemos llegar a los "contactos de nuestro contacto" que
tengan gustos similares.
 Las novedades, como nuevos productos o servicios, son muy fáciles de publicitar.
 Tenemos información sobre lo que les gusta a nuestros contactos (Facebook incorpora el botón "Me gusta" para que el
usuario exprese su conformidad con los comentarios, imágenes y otros).
 La interacción con los clientes potenciales es muy alta: foros, mensajes, vídeos y chat.
 Nuestros contactos-clientes pueden fácilmente dar a conocer nuestra página a los suyos. La publicidad "boca a boca"
suele correr como la pólvora.

La visibilidad y propagación que tiene Facebook ofrece las dos vertientes: los buenos comentarios sobre nuestra empresa y sus
productos correrán con la misma velocidad que los malos. Si hacemos algo mal y nuestros contactos lo divulgan, lo mejor es ser
honestos. Tenemos la posibilidad de aclarar, subsanar e incluso pedir disculpas. Si actuamos de esa manera con nuestros
clientes, a la larga repercutirá positivamente en la firma.

9.1.- Creando la página de empresa en Facebook.

Hemos mencionado la facilidad de crear una página en Facebook, pero, ¿realmente es tan sencillo hacerlo?

La verdad es que en pocos pasos podemos tener la página alojada; otra cosa será hacerla suficientemente visitada por los
clientes potenciales. Como todo sitio web, lo importante es su contenido. Lo ideal es dedicarle suficiente tiempo todos los días
para actualizar su información, insertando nuevas fotos, publicitando los eventos próximos, respondiendo los mensajes; en
definitiva, dándole vida a la página para que el cliente-visitante asiduo encuentre siempre algo nuevo, ya que, de lo contrario,
dejará de pasarse por nuestra página.

1. Lo primero será crearnos una cuenta en Facebook. Tener una cuenta personal es un paso previo a crear la de la
empresa. De esta forma seremos el primer Administrador de esa página, aunque luego podremos añadir a otros.

Visita la página principal de Facebook, introduce los datos que desees y haz clic en el botón Regístrate.

Página de principal de Facebook.

2. Una vez que somos miembros de Facebook, encontramos en la parte inferior la opción Crear una página.

3. Nos aparecerán 6 distintos tipos de páginas a crear, como ves

en la imagen.
4. Si elegimos la segunda: Empresa, organización o institución, nos
pedirá la categoría en la que se encuadrará, que puede ir, en
orden alfabético, desde Aeroespacial hasta Viajes/Ocio. Nos
pedirá también un nombre, que debemos meditar bien. En
caso de una empresa lo lógico sería incluir su nombre
comercial y a lo que se dedica.
5. El siguiente paso nos permitirá realizar 5 acciones con la
página recién creada: Agregar una imagen, Invitar a amigos,
Informar a tus fans, Publicar actualizaciones de estado y
Promocionar esta página en tu sitio web.
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6. Por último, tendremos que hacer clic, en la parte superior, en Actualizar categoría, para confirmar la publicación de la
página.

¿Cómo podemos empezar a sacarle partido a la página? Pasemos al siguiente apartado.

9.2.- El día a día de nuestra web en Facebook.

Hemos resaltado la necesidad de incluir información

actualizada y casi diaria en nuestra web, si queremos que
esta se mantenga viva. ¿Cuáles son las acciones que tenemos
a nuestra disposición? En primer lugar, vamos a detenernos
en los pasos que encontramos en el asistente para Comenzar
con nuestro sitio web.

Invita a tus amigos.

Este era el segundo paso que aparece en Comenzar. Nos permite elegir entre los contactos que ya tenemos en Facebook para
darles a conocer nuestra página. Digamos que estamos sembrando contactos, puesto que estos, probablemente, también darán
a conocer nuestra página a algunos de los suyos.

Informa a tus fans.

En esta opción puedes cargar una lista de contactos de tu correo

electrónico. Si tienes estos exportados en formato .csv, por
ejemplo, puedes enviar a todas las direcciones una invitación a
tu página. También puedes introducir el correo y la contraseña
de tu gestor habitual de correo, y Facebook capturará todas las
direcciones de tus contactos.

Promociona la web con el botón "Me gusta".

Facebook te ofrece la posibilidad, con esta opción, de incrustar

un código en nuestra web externa, para que desde ella se pueda
acceder a nuestro sitio de Facebook.

Usa las aplicaciones de Facebook.

En el botón Editar página tienes diversas opciones de

configuración, entre ellas, en el panel izquierdo tienes
Aplicaciones. Te aparecerán las habituales, pero tienes algunas
más. En el siguiente apartado hablaremos de ellas.
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Autoevaluación

¿Qué ventajas tiene el uso de una página de empresa en Facebook?

Que no podemos recibir comentarios negativos de nuestra empresa.

Millones de clientes potenciales.
Poder segmentar nuestros posibles clientes por sus gustos.
Nuestros datos son absolutamente privados.

Los comentarios negativos están abiertos y hemos recomendado abordarlos con honestidad. Los datos de Facebook no son
totalmente privados, nuestra empresa es accesible a muchos contactos y, si bien eso es una gran ventaja, también tiene el
inconveniente de que la competencia podrá ver nuestros productos y servicios.

9.3.- Aplicaciones de Facebook.

¿Puedo insertar vídeos, eventos o encuestas en mi web de Facebook? Claro, y de forma muy sencilla.

 Hemos dicho que, tras hacer clic en Editar página, tenemos en la parte izquierda la opción Aplicaciones.

 En cada una de ellas disponemos de la opción Editar configuración e Ir a la aplicación. En la primera opción podremos
activar la aplicación y determinar algunos permisos. En la segunda, accedemos directamente a la aplicación. Veamos
algunas de ellas.
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Eventos.

Si nuestra empresa tiene algún acontecimiento en el horizonte, siempre es bueno crear la debida expectación por medio de
anticiparlo. Como ves en la imagen, solo tienes que establecer la fecha y explicar qué va a producirse y dónde. También puedes
Seleccionar invitados entre tus contactos. Los que confirmen su asistencia aparecerán en la página del evento, si así lo hemos
determinado.

Vídeo y fotos.

Estas dos opciones nos ofrecen la posibilidad de cargar archivos de ambos tipos, o incluso, si tenemos una webcam, capturar
directamente el vídeo o las fotos.

Más aplicaciones.

Cada vez hay más aplicaciones desarrolladas para Facebook. En la página principal de Aplicaciones tienes el enlace a Explorar
más aplicaciones. Hay más de 20 páginas de ellas, que puedes incorporar a tu página principal.

Reflexiona

Las opciones de Facebook son muchas más. Esta unidad no puede detenerse en todos y cada uno de los detalles, pero recuerda
siempre que cuentas con numerosas ayudas. Te sugerimos que visites sobre todo la opción Recursos, dentro de la sección Editar
página. En ese apartado tienes ayuda abundante y manuales para realizar las operaciones más habituales con Facebook.

10.- Oficinas virtuales.

Caso práctico

Carmen ha escuchado hablar mucho de las oficinas virtuales. Le pide a Carlos y Alejandro que le informen bien de las
posibilidades que estas ofrecen. Alejandro tiene cierta experiencia, puesto que cuenta con un certificado digital que ha usado
en ciertas operaciones con la administración. Pero, ¿realmente podrá ahorrarse tanto tiempo como dicen usando las oficinas
virtuales?

Las citas previas, las colas, los largos paseos de una oficina a otra, el oficinista malhumorado que no entiende nuestra ignorancia
del procedimiento, ¿quién no ha sufrido alguna de estas circunstancias en la visita a un organismo o dependencia
administrativa?

Desgraciadamente, son muchas las veces que la atención que recibimos, tanto en oficinas públicas como privadas, no es la más
adecuada. Con el desarrollo de las redes informáticas, cada vez son más las empresas y, sobre todo, organismos públicos, que
ofrecen servicios desde sitios web.

¿Qué requisitos existen para hacer uso de esos servicios? ¿Cuál es la seguridad que ofrecen, ya que no nos identificamos
presencialmente? ¿Qué precauciones debemos tomar para hacer un uso adecuado de estos medios?

Para saber más

La tendencia en los organismos públicos es la de ofrecer cada vez más servicios online. Muchos trámites que exigen la presencia
física pueden ahorrarse usando estos portales. Aquí tienes 4 ejemplos de dichos sitios.

Página de la Jefatura Virtual de Tráfico.

Página de la Oficina Virtual de Empleo de la Junta de Andalucía.

Página de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria.

Página de la Sede Electrónica de la Seguridad Social.

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10.1.- Obtención del certificado electrónico.

¿Qué son los certificados electrónicos o digitales? ¿Dónde se pueden obtener?

Para realizar un trámite con un Oficina Virtual, la mayoría de las veces, se nos pide una acreditación que certifique nuestra
identidad, para que nadie pueda suplantarnos y realizar trámites delicados en nuestro lugar. Esto se consigue con el certificado
electrónico y la firma digital. Estos dos elementos permiten:

 La confidencialidad de los datos. El certificado permite la protección de los datos que transmitimos a la oficina virtual
con una transformación criptográfica de estos.
 La identidad de los usuarios. Con la ayuda del certificado se aplica un algoritmo de firma electrónica que ofrece un
texto o una secuencia de datos que asegura que ha sido el propietario del certificado el que ha "firmado" el documento
y no otro.

¿Dónde se guarda el certificado electrónico?

Lo almacena el navegador que usemos. Por ejemplo, el Internet Explorer lo tiene en Herramientas>Opciones de
Internet>Contenido>Certificados>Certificados>Personal. En esa ventana se nos almacenan los certificados que tengamos
instalados en nuestro ordenador.

Hay que recordar que los certificados electrónicos se almacenan en nuestra computadora. Si se produce un formateo o borrado
de datos accidental, podemos perderlos. Más adelante indicaremos cómo hacer una copia de seguridad de este.

¿Cómo puedo obtener mi certificado digital?

Vamos a abordar esta cuestión desde el punto de vista de un usuario-ciudadano. En la unidad 5 de este módulo, dedicada a la
Gestión Documental, trataremos la firma digital y los certificados electrónicos para empresas.

Lo primero será visitar la página de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

Página del Departamento de Certificación Española de la F.N.M.T.

Los pasos son tres:

1. Solicitud del certificado.

2. Acreditación de la identidad.
3. Descarga del certificado.

Solicitud del certificado.

En Ciudadanos>Obtener el certificado, tenemos

estos tres pasos en la parte izquierda de la web.
Con nuestro DNI se inicia un proceso sencillo. En
caso de elegir el nivel de seguridad Alto, nos
pedirá una clave que tendremos que usar
siempre junto al certificado. Esta opción tiene
sentido si van a ser varios los usuarios que
utilicen nuestro ordenador. Finalmente, la web
nos otorgará un código de solicitud que nos hará falta para el siguiente paso.

Acreditación de la identidad.

Este segundo paso nos requerirá desplazarnos a una de las oficinas de la administración que pueda validar nuestra solicitud (es
la única forma de acreditar, una sola vez, nuestra identidad física). En la propia web tenemos un enlace a un buscador de la
oficina más cercana. Nos pedirán el DNI, en caso de un ciudadano español, y el código de solicitud que obtuvimos en el primer
paso.
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Descarga del certificado.

En este tercer paso ya podremos descargar el certificado digital directamente. Para ello se nos pedirá el DNI y, de nuevo, el
código de solicitud del primer paso. La descarga e instalación se harán automáticamente. Recordemos que este proceso se
realizará en el ordenador y navegador que estemos usando.

Autoevaluación

¿Cuáles de estas cosas debes tener en cuenta al obtener un certificado digital?

Debes solicitar un código de solicitud a través de la web del CERES-FNMT.

En ningún momento tienes que personarte en oficina alguna.
Para descargar el certificado necesitarás el DNI y el código de solicitud.
Solo existe un nivel de seguridad medio para el certificado.

En el segundo paso necesitarás personarte en una oficina autorizada para acreditar tu identidad, pero será solo en esta ocasión
en la que será preciso la presencia física. Hay un nivel de seguridad alto en la que tendremos que introducir siempre una clave
para hacer uso del certificado. Esta opción está indicada para el uso compartido de ordenadores.

10.2.- Guardando nuestro certificado.

Una vez obtenido e instalado el certificado, ¿para qué puedo usarlo? ¿Qué precauciones debo tener con él?

Antes de pasar a explicar un uso sencillo de este, dos advertencias:

 Lo primero que debemos hacer es una copia de seguridad del certificado en otra ubicación segura de nuestro
ordenador, o en un dispositivo externo.
 La duración del certificado es de 2 años, que puede renovarse automáticamente en los 60 días previos a su
vencimiento. También podemos revocarlo en cualquier momento, siguiendo los pasos que nos indica la web del CERES.

Haciendo una copia de seguridad del certificado:

Para exportar certificados personales en Internet Explorer deberemos seguir los siguientes pasos (puede variar un poco el
proceso con las nuevas versiones):

1. Acceder al menú Herramientas, Opciones de Internet, y una vez allí seleccionaremos la pestaña Contenido. En el
apartado de certificados pulsaremos el botón de Certificados y una vez en la ventana pinchamos la pestaña Personal.
Aquí se nos muestra una pantalla con la relación de certificados personales instalados en nuestro navegado;
seleccionamos el que queremos exportar y le damos al botón Exportar.
2. Esto iniciará el procedimiento de copia del certificado para almacenarlo en otra ubicación distinta del navegador.
3. A partir de este momento, nos guiará un asistente de Windows. Podemos elegir entre exportar la clave privada o no
(con parte privada o sin ella) dependiendo del uso que queramos hacer del certificado. Si es una copia de seguridad,
debemos copiar todo, parte privada y parte pública, por lo que se selecciona exportar la clave privada.
4. Dejaremos las opciones tal y como se nos muestran por defecto y pulsamos Siguiente.
5. Llegaremos a una pantalla donde se nos pide una contraseña y su validación para proteger el archivo que contiene el
certificado exportado; las introducimos y volvemos a darle al botón Siguiente. Esta contraseña nos servirá para
proteger el certificado cuando está fuera del navegador. Hay que tener en guardar y custodiar esta contraseña, ya que
tú eres el único que la posee y si la pierdes nadie te puede ayudar a recuperarla.
6. En el siguiente cuadro de diálogo, indicaremos la ruta y el nombre del archivo que queremos que contenga el
certificado exportado. Pulsamos el botón 'Siguiente'.
7. A continuación, se nos muestra una ventana con las características del certificado exportado. Pinchamos en Finalizar y
nos aparece un mensaje de aviso diciendo que la clave privada va a ser exportada. Pulsamos Aceptar y, si la operación
ha sido correcta, se nos mostrará un cuadro informándonos de que el certificado se ha exportado con éxito.

El proceso es similar para otros navegadores y versiones. Puedes consultarlo más detalladamente en el apartado de "preguntas"
de la página web.
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Recomendación

Terminamos este apartado y unidad animándote a usar el certificado digital en alguna de las oficinas virtuales que hemos
indicado. Recuerda que con él acreditarás tu identidad al realizar todo tipo de trámites, podrás firmar documentos como si lo
hicieras de forma manuscrita y tendrás a tu disposición las oficinas virtuales 24 horas al día. Cada vez son más los organismos
que te ofrecen sus servicios. En este portal tienes un número cada vez mayor de entidades que te los ofrecen:

Página del CERES con entidades que ofrecen servicios de oficina virtual.