Basic Excel

for Beginners
Kelas Komunita #5:
Komunita X Harisenin.com
 Introduction to Ms. Excel

Basic Shortcut & Formula

6 Most Common Excel Errors

Class
Excel Features

Agenda Cleansing Data

Data Processing & Analysis

In Class Activity
 #JadiYangKamuMau

Introduction to
Ms. Excel

#JadiYangKamuMau
 Introduction to Ms. Excel

Microsoft Excel adalah program perangkat lunak yang diproduksi

oleh Microsoft yang memungkinkan pengguna untuk mengatur,
memformat, dan menghitung angka dan data dengan rumus
menggunakan sistem spreadsheet.

Excel biasanya digunakan untuk mengatur data dan melakukan

analisa data. Excel digunakan di semua fungsi bisnis dan di
perusahaan dari kecil hingga besar.
 #JadiYangKamuMau

Basic Shortcut
And Formula
 Frequently Used Excel Shortcut
Undo/Redo Shortcuts

Ctrl + Z Undo last action (multiple sheets)

Ctrl + Y Redo last action (multiple sheets)

Work with clipboard

Ctrl + C Copy contents of selected cells

Ctrl + X Cut contents of selected cells
Ctrl + V Paste content from clipboard into selected cell
Ctrl + Alt + V If data exist in clipboard: Display the Paste Special dialogue
 Frequently Used Excel Shortcut
Edit Inside Cells

F2 Edit the active cell with cursor at the end of the line
Alt + Enter Start a new line in the same cell
Enter Complete a cell entry and move down in the selection
Shift + Enter Complete a cell entry and move up in the selection
Tab/Shift + Tab Complete a cell entry and move to the right/to the left in the selection
Esc Cancel a cell entry
Ctrl + Delete Delete text to the end of the line
Ctrl + ; Insert current date
Ctrl + Shift + : Insert current time
 Frequently Used Excel Shortcut
Edit Active or Selected Cells

Ctrl + [-] Delete cell/row/column Menu

Ctrl + [-] with Delete row/delete column
row/column selected
Ctrl + Shift + [+] Insert cell/row/column Menu
Ctrl + Shift + [+] with Insert row/insert column
row/column selected
Alt + F1 Insert chart with data in current range as embedded Chart Object
F11 Insert chart with data in current range in a separate Chart
Ctrl + K Insert a hyperlink
Enter (hyperlink cell) Activate a hyperlink

Edit Active or Selected Cells

Ctrl + 9 Hide the selected rows

Ctrl + Shift + 9 Unhide any hidden rows within the selection
Ctrl + 0 Hide the selected columns
Ctrl + 6 Alternate between hiding and displaying objects
 Frequently Used Excel Shortcut
Format Cells

Ctrl + 1 Format cells dialogue

Ctrl + 2 (or Ctrl + B) Apply or remove bold formatting
Ctrl + 3 (or Ctrl + I) Apply or remove italic formatting
Ctrl + 4 (or Ctrl + U) Apply or remove an underline
Ctrl + 5 Apply or remove strikethrough formatting
Alt + H + A + C Center Text
Ctrl + L (or Alt + H + A + L) Align text left
Ctrl + R (or Alt + H + A + R) Align text right

Number Formats

Ctrl + Shift + $ Apply the Currency format with two decimal places
Ctrl + Shift + % Apply the Percentage format with no decimal places
Ctrl + Shift + ! Apply the Number format with two decimal places,
thousands separator, and minus (-) for negative values
F4 Repeat last formatting action: Apply previously applied cell
Formatting to a different cell
 Frequently Used Excel Shortcut
Apply Borders to Cells

Ctrl + Shift + & Apply outline border from cell or selection

Ctrl +Shift + _ Remove outline borders from cell or selection
Ctrl + 1, then Ctrl + Arrow Access border menu in ‘Format Cell’ dialogue. Once border
Right/ Arrow Left was selected, it will show up directly on the next Ctrl + 1

Formulas

Alt + = Insert the AutoSum formula

Shift + F3 Display the Insert Function dialogue
Ctrl + A Display Formula Window after typing formula name
Ctrl Shift + A Insert Arguments in formula after typing formula name
Ctrl + Shift + Enter Enter a formula as an array formula
F4 After typing cell reference (e.g., =E3) makes reference absolute
(=$E$4)
 Frequently Used Excel Shortcut
Manage Multiple Worksheets

Shift + F11/Alt + Shift + F1 Apply outline border from cell or selection

Ctrl + Page Down/Up Move to the next/previous worksheet in current workbook
Shift + Ctrl + Page Down/Up Select the current and next sheet(s)/select and previous
sheet(s)

Various Excel Features

Ctrl + O Open File

Ctrl + S Save the active file with its current file name, location, and file format
F12 Display the Save As dialogue
Ctrl + P Print File (Opens print menu)
F1 Display the Excel Help task pane
F7 Display the Spelling dialogue
Alt + F8 Display the Macro dialogue
Alt + F11 Open the Visual Basic Editor to create Macros
Ctrl + F1 Minimize or restore the Ribbons
Basic Excel Formula
• SUM • MID

• Average • RIGHT

• Count • VLOOKUP

• Counta • HLOOKUP

• MAX • SUMIF

• MIN • COUNTIF

• ROUND • COUNTIFS

• ROUNDUP
• ROUNDDOWN
• UPPER
• LOWER
1. Excel Formula : SUM
Salah satu fungsi Excel yang umum adalah SUM, yang menjumlahkan nilai
dalam rentang sel. Misalnya, rumus =SUM(D7:D16) menjumlahkan nilai
dalam rentang sel D7:D16
1. Excel Formula : AVERAGE
Fungsi AVERAGE adalah menemukan rata-rata nilai dalam rentang sel.
 2. Excel Formula : COUNT
Fungsi COUNT menghitung jumlah sel yang berisi angka dan menghitung angka
dalam daftar argumen. Fungsi COUNT hanya menghitung sel dengan angka, bukan
sel dengan huruf. Fungsi COUNTA lebih baik digunakan jika sel memiliki huruf.
Misalnya, untuk menghitung angka dalam rentang C7:E16 adalah =COUNT(C7:E16).
Dalam contoh ini, hasilnya adalah 19.
 2. Excel Formula : COUNTA
Fungsi COUNTA menghitung jumlah sel yang berisi angka dan huruf. Misalnya, untuk
menghitung angka dan huruf dalam rentang C7:E16 adalah =COUNTA(C7:E16).
Dalam contoh ini, hasilnya adalah 20.
 2. Excel Formula : MAX
Fungsi MAX di Excel adalah mencari nilai tertinggi dalam sekumpulan data. Fungsi MAX
mengabaikan sel dengan teks karena hanya akan berfungsi untuk sel dengan angka. Syntax nya
adalah =MAX(number1, [number2],…). Misalnya, untuk menemukan nilai tertinggi dalam rentang
C7:C16 adalah =MAX(C7:C16).
Dalam contoh ini, hasilnya adalah 45.
 3. Excel Formula : ROUND
• Fungsi ROUND membulatkan angka ke jumlah digit yang ditentukan.
Syntax nya adalah =ROUND(number, num_digits).
• Jika num_digits lebih besar dari 0 (nol), maka angka dibulatkan ke
angka desimal yang ditentukan.
• Jika num_digits adalah 0, angka tersebut dibulatkan ke bilangan bulat
terdekat.
• Jika num_digits kurang dari 0, angka dibulatkan ke kiri titik desimal.
• Untuk selalu membulatkan (menjauhi nol), gunakan fungsi ROUNDUP.
• Untuk selalu membulatkan ke bawah (menuju nol), gunakan fungsi
ROUNDDOWN.
 3. Excel Formula : ROUND
Contoh, jika sel G6 berisi angka 10.058,07 dan ingin membulatkan nilai
tersebut menjadi SATU desimal, maka dapat menggunakan rumus berikut:
=ROUND(G6, 1)

Hasilnya adalah 10,058.1

 3. Excel Formula : ROUNDUP
• Fungsi Excel ROUNDUP memungkinkan pengguna untuk membulatkan
angka di Excel ke angka desimal tertentu. Syntax nya adalah
=ROUNDUP(number, num_digits).
• ROUNDUP fungsinya seperti ROUND, hanya saja ROUNDUP selalu
membulatkan angka ke atas.
• Jika num_digits lebih besar dari 0 (nol), maka angka dibulatkan ke angka
desimal yang ditentukan.
• Jika num_digits adalah 0, angka tersebut dibulatkan ke bilangan bulat
terdekat.
• Jika num_digits kurang dari 0, angka dibulatkan ke kiri titik desimal.
 3. Excel Formula : ROUNDUP
Contoh, jika sel G7 berisi 11.201,01 dan ingin membulatkan nilai tersebut
menjadi SATU desimal, maka dapat menggunakan rumus berikut:
=ROUNDUP(G7, 1)

Hasilnya adalah 11,201.1

 3. Excel Formula : ROUNDDOWN
Fungsi ROUNDDOWN Excel memungkinkan pengguna untuk membulatkan angka ke
bawah. Syntax nya adalah =ROUNDDOWN(number, num_digits).
Misalnya, jika sel G8 berisi angka 11.594,73 dan ingin membulatkan nilai tersebut menjadi
SATU desimal, maka dapat menggunakan rumus berikut:
=ROUNDDOWN(G8, 1)

Hasilnya adalah 11,594.70

 3. Excel Formula : UPPER & LOWER
• Fungsi UPPER di excel mengubah teks menjadi huruf besar atau huruf
kapital. Syntax nya adalah =UPPER(text)

• Fungsi LOWER di excel mengubah semua huruf besar dalam teks

menjadi huruf kecil. Syntax nya adalah =LOWER(text)

• Fungsi UPPER dan LOWER tidak mengubah karakter dalam teks yang
bukan huruf.
 3. Excel Formula : MID
MID merupakan fungsi dalam excel untuk mengambil beberapa karakter
yang berada di tengah dalam suatu teks.

Syntax nya adalah sebagai berikut:

=MID(text,start_num,num_chars)
 3. Excel Formula : RIGHT
Fungsi RIGHT pada excel digunakan mengambil sejumlah karakter terakhir
atau beberapa karakter dari kanan sebuah teks, sesuai jumlah karakter yang
ditentukan. Syntax nya adalah sebagai berikut:
=RIGHT(text,[num_chars])

CONTOH
1. Kurs Jual (Cell E5)
2. Kurs Beli (Cell F5)

Formula Description Result

=RIGHT(E5,4) Last 4 characters of the first string (Jual) Jual
=RIGHT(F5) Last character of the second string (i) i
 4. Excel Formula : VLOOKUP
Vlookup merupakan singkatan dari Vertical Lookup, adalah sebuah formula di dalam Excel yang
berfungsi untuk mencari data secara vertikal berdasarkan kolom pertama pada sebuah tabel
kemudian mengambil nilai yang terdapat pada kolom berikutnya pada baris yang sama dalam tabel
data yang sesuai dengan kata kunci yang dicari. Syntax nya adalah =VLOOKUP(lookup_value,
table_array, col_index_num, [range_lookup])

• lookup_value: nilai secara spesifik yang ingin Anda cari dalam data.
• table_array: lokasi data yang ingin Anda gunakan dalam rumus
• col_index_number: lokasi kolom dimana terdapat nilai yang ingin Anda lihat
• range_lookup: Ada dua pilihan; jika nilainya FALSE, berarti Anda mencari kecocokan yang sama
persis. Jika nilainya TRUE, maka Anda mencari kecocokan perkiraan.
 4. Excel Formula : HLOOKUP
Fungsi HLOOKUP mencari nilai dalam tabel yang disusun secara horizontal. Syntax nya adalah
=HLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

• lookup_value: nilai secara spesifik yang ingin Anda cari dalam data.
• table_array: lokasi data yang ingin Anda gunakan dalam rumus
• row_index_number: lokasi baris dimana terdapat nilai yang ingin Anda lihat
• range_lookup: Ada dua pilihan; jika nilainya FALSE, berarti Anda mencari kecocokan yang
sama persis. Jika nilainya TRUE, maka Anda mencari kecocokan perkiraan.
 5. Excel Formula : SUMIF
Fungsi SUMIF digunakan sebagai rumus penjumlahan dengan sebuah kriteria atau untuk
menjumlahkan nilai sebuah rentang yang memenuhi syarat tertentu. Syntax nya adalah
=SUMIF(range, criteria, [sum_range])

The different parts of the function are separated by a symbol, like comma (,) or semicolon (;)
 5. Excel Formula : COUNTIF
Fungsi COUNTIF adalah untuk menghitung jumlah sel berdasarkan pada syarat/kriteria
tunggal. Syntax nya adalah sebagai berikut:
=SUMIF(range, criteria)

Perbedaan antara COUNTIF dan COUNTIFS adalah COUNTIF dirancang untuk

menghitung data atau sel dengan satu kriterial, sedangkan COUNTIFS digunakan untuk
mengetahui jumlah data atau sel yang memenuhi banyak kriteria.
 5. Excel Formula : COUNTIFS
COUNTIFS akan menghitung jumlah data atau sel yang memenuhi satu kriteria atau beberapa
kriteria dalam rentang yang sama atau berbeda. Syntax nya adalah sebagai berikut:
=COUNTIFS(criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2]…)

Kriteria yang diberikan dapat berupa:

1. Nilai numerik, dapat berupa bilangan bulat, desimal, tanggal, waktu, atau nilai logika.
2. Tanda tanya (?) atau an tanda bintang (*).
 #JadiYangKamuMau

6 Common
Excel Errors
 1. ###### Error (#######)
Salah satu kesalahan yang paling umum dan paling mudah untuk diatasi. Pada dasarnya,
ini bukan kesalahan berdasarkan rumus tetapi terjadi ketika lebar kolom kecil. Pada contoh
di bawah ini, angka 123456789 terlalu besar dan lebar kolom terlalu kecil sehingga
menunjukkan kesalahan.

Untuk memperbaikinya, cukup lebarkan ukuran

sel.
 2. Name Error ( #NAME? )

Kesalahan ini muncul setiap kali Excel tidak dapat mengenali teks dalam rumus. Seperti
pada contoh di bawah ini, alih-alih menulis AVERAGE, kita menulis AVERAG dan itulah
alasan terlihat #NAME? di A5

Solusinya, cek dan perbaiki kesalahan pada rumus

 3. Value Error ( #VALUE! )

Excel menunjukkan kesalahan nilai setiap kali variabel yang disebutkan dalam rumus salah.
Jika Anda melihat gambar di bawah, Anda akan melihat bahwa dalam sel rumus A4 berisi
teks sedangkan 3 sel lainnya berisi nilai numerik dan oleh karena itu muncul #VALUE!

Cek kembali apakah ada terdapat kesalahan saat

memasukan rumus.
 4. Division Error ( #DIV?0! )

Apakah kalian tahu bahwa tidak mungkin membagi angka dengan nol? Ketika kalian
mencobanya di Excel, kalian mendapatkan #DIV/0! error.

Solusinya, silahkan mengganti angka 0 dengan angka

lainnya!
 5. Null Error ( #NULL! )
#NULL adalah salah satu jenis kesalahan yang paling umum. Ketika kalian lupa
memisahkan dua referensi sel dengan benar, maka kalian akan mendapatkan Null Error.
Dalam contoh dibawah ini, tidak ada perintah antara sel A3 dan A4 dan karenanya, kalian
mendapatkan Null Error.

Cek kembali rumusnya and you’ll find the mistake!

 6. Reference Error ( #REF! )

Kesalahan referensi berarti referensi (sel atau rentang) yang digunakan tidak valid. Hal ini
terjadi ketika secara tidak sengaja menghapus baris atau kolom apa pun.

Ketika baris 2 dihapus, maka akan terjadi Reference

Error (#REF!)
 #JadiYangKamuMau

Excel Features
Excel Features
FUNGSI “SORT”

Fungsi SORT pada Exce untukl mengurutkan rentang dalam urutan naik atau turun.
Nilai dapat diurutkan berdasarkan satu atau beberapa kolom.

FUNGSI “FILTER”

Fungsi FILTER adalah untuk mem-filter rentang data berdasarkan

kriteria yang ditetapkan.
 #JadiYangKamuMau

Cleansing Data
 Cleansing Data
Tujuan utama dari Cleansing Data pada Excel
adalah untuk penghapusan ruang kosong, informasi
yang salah, dan usang.

1. Remove Duplicates
2. Data Parsing from Text to Column
3. Delete All Formatting
4. Spell Check
5. Change Case - Lower/Upper/Proper
6. TRIM Function
7. Find and Replace
 #JadiYangKamuMau

Data Processing
And Analysis
 #JadiYangKamuMau

In Class Activity
 #JadiYangKamuMau

Do you have
any questions?