A.

GAP-FILLING
1. Enquiry from a building company

Dear Ms French

Thank you for your letter and the (1) attached/enclosed catalogue giving (2)
details/ information of your kitchen units.

The main item we are (3) interested in is the unit on page 22. It appears to meet all our (4)
specification for the apartment block I described in my letter. I am sending herewith a plan
of a typical apartment which gives the exact dimensions.

Before placing a (5) firm order, we would need (6) samples of all materials used in the
manufacture of the units. Could you please confirm that you (7) guarantee all your
products for two years against normal wear and tear? I would also be grateful for details of
your (8) terms regarding payment, and of any trade and quantity (9) discounts

If the price and quality of your products are (10) satisfactory , we will place further orders
as we have several projects at the planning stage.

Yours sincerely

Terry Spalding

Purchasing Manager
2. Enquiry to new supplier of oven-to-table ware
Dear Sir / Madam

I was impressed by your (1) latest designs for oven-to-table ware (2) advertised in the May
edition of International Homes, and would be interested in retailing a (3) selection from
your range in my two shops.

It might be useful if I give you some idea of the terms on which I usually (4) deal . I
receive a 20% trade discount (5) off ex-works prices from most of my suppliers, plus a
10% (6)quantity discount if I place an (7) order of over €10,000. I require (8) delivery
within two months of placing an order.

I would be grateful if you could send me a (9) catalogue and price list, and also let me
know what method of (10) payment you would require.

I look forward to hearing from you soon.

3. Enquiry for catalogue

Dear Mr. Kamal,

This is with (1) reference to our telephonic conversation last week. We had a discussion on
various equipment which your company (2) manufacture

Now we are writing to you to know if your company can send a catalogue with details of
latest (3) products

We want to see which ones will suit the (4) requirement of our organization. We have a
huge requirement in our company and we also want to know whether you will be able to
(5) meet our necessities within the stipulated time.

In case we (6) find a suitable design and features of the equipment, we look forward to (7)
placing an order with you. We have some machines which are outdated and need
replacement (8) immediately . We would also like to know whether you can offer discount
on the (9) replacement of this equipment.

We shall discuss all the (10) matter after you send your catalogue.

We look forward to hearing from you.

Yours sincerely,

4. Enquiry for price list

Dear Mr. Hamilton,

Construction on the new employee cafeteria at Better Widget Makers, Inc. is nearing
completion and I am (1) looking for a (2) manufacturer capable of fulfilling our weekly
bakery needs.

Do you have an information packet that would help me project the (3) expense/cost . of
doing business with your company? We will need daily (4) deliveries of pastries, pies,
dinner rolls and sandwich bread. Our facility operates 24/7, Monday through Friday, with
a flextime workforce of 1,500 employees. To (5) complete my operational budget, I will
need the following information:

• Wholesale price sheets

• (6) Annual contract discounts

• Delivery and or any other service charges.

To submit my proposal to the finance committee at their October 20th meeting I will need
to (7) receive your information by the 10th. I will also need to meet you after (8)
considering the requested materials. Please call me for an (9) appointment at your earliest
convenience. My personal (10) extension is 216-8080, # 29.

In keeping with long-standing policy we would like to place this contract locally. I look
forward to working with you and am hopeful that the Golden Bread Company can fulfill
our needs.

Yours sincerely,

Maria Knott

Purchasing Agent

5. Enquiry to a new supplier of the packaging

I am connecting to you as I have got your (1) reference from one of friends in the crockery
industry by the name of Blaze Crystalware for paper based packing materials.

Firstly, I would like to (2) introduce about my business to you so that you can decide
whether we can be business (3) allies or not. We are a (4) start-up company by the name of
Walltistic Art and we’ve made a part of the market a year back that is in March 2013. We
produce reasonably (5) priced wall art in the form of removable wall stickers and decals.
We wish to ally with you for the packaging of these wall stickers which would be a pipe
roll (6) box made from very hard cardboard paper with (7) lids on both sides of the boxes.

If you are already into manufacturing such boxes, then please send us a quotation along
with a (8) sample. If you are not (9) manufactering such boxes at the moment, then please
do let us know. If you do not wish to take up this project but have (10) reference for such a
job, then also please try to share those with us.

Looking forward to hearing from you soon.

Yours sincerely
Janet Maya

B. VIETNAMESE-ENGLISH TRANSLATION

1. Sẽ thật hữu ích nếu quý ngài gửi cho chúng tôi một số mẫu hàng.
2. Nếu chúng đáp ứng được chuẩn chúng tôi yêu cầu, chúng tôi sẽ đặt một đơn hàng lớn.
3. Trong trường hợp các ngài không thể chào bán cho chúng tôi lần này, chúng tôi đề nghị
quý ngài báo giá dự kiến trước.
4. Đề nghị các ngài báo giá CIF cảng Đà Nẵng thấp nhất cho chúng tôi và báo số lượng và
kích cỡ khác nhau mà các ngài cung cấp khi giao hàng ngay.
5. Chúng tôi muốn biết liệu các ngài có chiết khấu thương mại không.
6. Chúng tôi đang tìm một nhà sản xuất có thể cung cấp cho chúng tôi nhiều chủng loại áo
len cho thị trường khách hàng thiếu niên.
7. Nếu quý ngài cần thêm thông tin, xin vui lòng liên hệ chúng tôi, hoặc vào website của
chúng tôi theo địa chỉ trên.
8. Chúng tôi lấy làm tiếc báo cho các ngài hiện nay chúng tôi không có khả năng chào bán
chè chất lượng cao, giao hàng ngay.
9. Nếu các ngài có thể đáp ứng được các đơn hàng trên 500 bộ cùng một lúc, xin vui lòng
gửi cho chúng tôi ca-ta-lo và bảng giá hiện hành.
10. Thông thường chúng tôi được hưởng 10% chiết khấu thương mại cùng với chiết khấu
số lượng cho các đơn hàng trên 1000 chiếc.
11. Trường hợp chúng tôi thanh toán tiền hàng sớm theo điều kiện thanh toán khi giao
hàng, quý ngài có thể dành cho chúng tôi mức chiết khấu trả sớm là bao nhiêu?
12. Triển vọng bán hàng quần áo may sẵn của quí ngài tại thị trường này là đầy hứa hẹn,
chúng tôi mong sớm nhận được thư báo giá và bìa mẫu hàng của các ngài.
13. Chúng tôi muốn mua chè, xuất xứ Việt Nam, giao hàng ngay.
14. Chúng tôi hiểu rằng các ngài là nhà xuất khẩu hàng đầu loại hàng này và các ngài có
thể cung cấp các quy cách chúng tôi cần.
15. Nếu giá của quý ngài phải chăng, chất lượng thỏa đáng và điều kiện giao hàng chấp
nhập được, chúng tôi sẽ đặt những đơn hàng lớn.
16. Một số khách hàng của chúng tôi gần đây đã tỏ ra muốn mua giày da và hỏi về chất
lượng và giá của chúng.
17. Chúng tôi đang suy tính việc mua chè của Việt Nam. Đề nghị quý ngài gửi cho chúng
tôi đơn chào hàng tốt nhất bằng điện và nói rõ xuất xứ bao bì, sồ lượng có sẵn và thời gian
giao hàng sớm nhất.
18. Đề nghị quý ngài báo giá trên cơ sở FCA, cho biết cước phí cước phí gửi bằng tàu đến
cảng Hải Phòng
19. Nếu chất lượng chúng tôi yêu cầu mà không có sẵn thì quý ngài có thể gửi những mặt
hàng tương tự nhất.
20. Vì chúng tôi có thể đặt các đơn hàng lớn thường xuyên, chúng tôi tin rằng quý ngài sẽ
xem xét cho chúng tôi hưởng những điều khoản ưu đãi nhất định.