AT71.

05 – ISDM (Information Systems Development and Management)

IV. Managing IS Projects
Dr. Chutiporn Anutariya  |  chuti at ait dot asia
1

What is a 
Project?
THINK ABOUT IT IN 1 MINUTE…
HAVE YOU EVER BEEN IN A PROJECT?

2
 Warm‐up Discussion
Think and discuss with your paper plane teammates.

Give 
examples of 
What are  IS/software 
components  projects.
/ elements 
of a project?
3

Elements of a project…
A Client/Customer

Goal‐Oriented Plan

Practices and Processes 

Project Team

Resources

Commitment 
4
 So what is a 
Project?

A project is…

A temporary endeavor undertaken 
to create a unique product, 
service, or result.

An individual or collaborative 
enterprise that is carefully planned 
to achieve a particular aim.
6
Project Management

Project management (PM) may be the most 
important aspect of systems development.

Tradeoffs in Project Management

Quality

Scope (features/ functionalities)

8
 9

“Brooks’s Law”
 Frederick Brooks, author of The Mythical Man Month: “Adding 
more people to a late project makes it later”
 More precisely: “Adding more people to a late project helps less 
than you might think, and it helps less and less the more people 
you add ” ‐‐ 20 people for 10 months is not the equivalent to 10 
people for 20 months (or 2 people for 100 months) 
 The more people work on a project, the more overhead required 
to coordinate work (and the less spent on value‐adding work) 

Overall 
Productivity

Number of people

10
Project Management is…

• the application of knowledge, skills, tools, and 
techniques to project activities to meet project 
requirements

• a method and set of techniques based on accepted 
principles of management used for planning, 
estimating, and controlling work activities to reach 
a desired result on time, within budget and 
according to specification. (PMBOK) 
11

Project Management Activities

Planning

Staffing Directing
SW 
Project

Controlling Organizing
Planning 
• Predetermining a course of action for accomplishing 
organizational objectives. 

• Set goals and objectives 
• Develop strategies
... 
Directing 
• Creating an atmosphere that will assist and motivate 
people to achieve desired results. 
• Provide leadership 
• Supervise personnel 
• …

Organizing 
• Arranging and relating work for accomplishment of 
objectives and the granting of responsibility and 
authority to obtain those objectives. 
• Identify and group required tasks 
• Select and establish organizational structures 
• ... 
Controlling 
• Measuring and correcting performance of activities 
toward objectives according to plan. 
• Develop standards of performance 
• Establish monitoring and reporting systems ... 

Staffing 
• Selecting and training people for positions in the 
organization. 
• Fill organizational positions
• Assimilate newly assigned personnel ... 
 What does 
a Project 
Manager 
DO?

19

Project Manager’s Responsibilities

Managing  • Act as project leader
• Liaison with stakeholders
• Managing human resources
People • Setting up reporting hierarchy etc.

• Defining and setting up project scope
• Managing project management 

Managing  activities
• Monitoring progress and 
performance

Project • Risk analysis at every phase
• Take necessary step to avoid or come 
out of problems
• Act as project spokesperson

20
Project Manager’s Skills

21

Project Manager’s Skills

Customer  Systems 
relationship analyst 

Conflict 
Management
management

Technical Leadership

22
Phases of PM Process

Phase 1:  Phase 3: 
Initiation Execution

Phase 2: 
Planning Phase 4: 
Closedown

Monitoring and Controlling
23

PM Phase 1: Project Initiation
Assess size, scope and complexity, and establish 
procedures.

Project 
management 
Initiation  Project 
environment 
team initiation plan
and 
workbook

Relationship 
Management  Project 
with 
procedures charter
customer

24
 FIGURE 3-6
The project workbook for
the Purchase Fulfillment
System project contains
nine key documents in
both hard-copy and
electronic form.

[MSAD – Ch3: J.S. Valacich & J.F. George:

25

Project Charter
A short document for the customer describing project 
deliverables and outlining the work required to 
complete the project
Project manager  Customer name 
Title and 
name and contact  and contact 
authorization date
information information

Key stakeholders, 
Project start and  Project objectives 
roles, 
completion dates and description
responsibilities

Signatures of 
Key assumptions
stakeholders
26
 27

Phases of PM Process

Phase 1:  Phase 3: 
Initiation Execution

Phase 2:  Phase 4: 
Planning Closedown

28
 PM Phase 2: Project Planning
Describe Project Scope,  Determine Project Standards 
Alternatives, and Feasibility and Procedures

Divide the Project into 
Identify and Assessing Risk
Manageable Tasks

Estimate Resources and Create 
Create a Preliminary Budget
Resource Plan

Develop a Project Scope 
Develop a Preliminary Schedule
Statement

Develop a Communication Plan Set a Baseline Project Plan

29

Project Scope, Alternatives, and Feasibility
What problem or opportunity does the project 
address?
What are the quantifiable results to be achieved?
What needs to be done?
How will success be measured?
How will we know when we are finished?

30
 Dividing Project into Manageable 
Tasks
Work Breakdown Structure (WBS)
◦ Division of project into manageable and logically ordered tasks 
and subtasks
Scheduling Diagrams
◦ Gantt chart
◦ Network diagram

31

Developing a Preliminary Schedule

WBS Gantt Chart

FIGURE 3-10
32
Gantt chart showing project tasks, duration times for those tasks, and predecessors
Scheduling Diagrams Network Diagram
FIGURE 3-12
A network diagram illustrating tasks with rectangles (or ovals) and the relationships
and sequences of those activities with arrows (Source: Microsoft Corporation.)

33

Developing a Preliminary Budget
FIGURE 3-15
A financial cost and
benefit analysis for a
systems development
project (Source:
Microsoft Corporation.)

34
Developing a Communication Plan
Who are 
stakeholders?
Who is the  What information 
contact person  does each 
for each  stakeholder 
stakeholder? need?

Who will  When should 
organize and  information be 
document info? produced?

Who will collect, 
What are sources 
store and validate 
of information?
info?
35

Setting a Baseline Project Plan
A Baseline Project Plan provides an estimate of the 
project’s tasks and resource requirements and is used 
to guide the next project phase—execution. 

36
 37

Phases of PM Process

Phase 1:  Phase 3: 
Initiation Execution

Phase 2:  Phase 4: 
Planning Closedown

38
PM Phase 3: Project Execution
Plans created in prior phases are put into action.

Communicate 
project status.
Maintain 
project 
Manage  workbook.
changes in 
Monitor  baseline plan.
progress 
Execute  against 
baseline  baseline plan.
project plan.

39

PM Phase 4: Project Closedown
Bring the project to an end.

Close the 
customer 
Conduct  contract.
post‐
project 
Close  reviews.
down the 
project.
40
 Let’s make a
SUMMARY
together!

41

Reminders: 
Reading assignment
MANAGING INFORMATION SYSTEM PROJECTS
HTTP://BIT.LY/ISDM‐PM‐CASES

42