How To Write Emails in Japanese (With Practical Examples)
How To Write Emails in Japanese (With Practical Examples)
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Nowadays, we rarely write emails to friends because messaging applications like WhatsApp, Popular Posts
LINE, and WeChat have prevailed. However, you should still know how to write emails in
Japanese if you are aiming to move to Japan because email is still a common communication Fairy Tales and Short Stories with E
tool for commercial activities. Japanese 625,202 PV
How to Write Emails in Japanese (w
Examples) 396,828 PV
Japanese Verbs: U-verbs, Ru-verbs
Conjugation 368,726 PV
Got a question?
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5/27/2021 How to Write Emails in Japanese (with Practical Examples)
本⽂:
ほんぶん
How to use the particles “は”, “にと
株式会社ワサビ やま⼭⽥だ たけし
かぶしきがいしゃ
武 さま様 は” in Japanese
いつもお 世話になります。
せ わ The Difference Between the Partic
合同会社 暖の松本です。
ごうどうがいしゃ だん まつもと “へ”
How to use Abbreviated Nouns and
本⽇は貴き ちょう
ほんじつ
重なお 時じ かん
間をありがとうございました。 Japanese
まだまだ 課やく題がた 残っておりますが、
か だい のこ
御社のお
おんしゃ
役に⽴てるようこん今後も 尽 ⼒してまい
ご じんりょく
参ります。 Learn Winter Vocabulary in Japane
どうぞ今後ともよろしくお願いいたします。
こん ご ねが
⻑崎県島原市本光寺町 3296-3
ながさきけんしまばら し ほんこう じ まち
TEL: +81-99-9999-9999
Email: [email protected]
Got a question?
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5/27/2021 How to Write Emails in Japanese (with Practical Examples)
URL: http://www.wasabi-jpn.com/
―――――――――――――――――
English Translation
Subject: Thank You for Your Time Today
Body:
Dear Mr. Yamada from Wasabi, Inc.
We appreciate your help as always.
This is Matsumoto from Dan, LLC.
Thank you for your time today.
There are still some problems that remain,
we will do our best to contribute to your company.
We hope our relationship will continue for a long time.
This is just a quick note to express our appreciation for your time today.
―――――――――――――――――
Dan LLC. Dan Matsumoto
3296-3 Honkojimachi, Shimabara, Nagasaki, Japan
TEL: +81-99-9999-9999
Email: [email protected]
URL: www.wasabi-jpn.com
―――――――――――――――――
Explanation
We have added explanations to the example below. Please note: one of the biggest difference
between Japanese and English emails is that you have to start a new line when each line
contains approximately 15 to 25 letters.
件名: ほんじつ
けんめい
本⽇のおれい 礼
For the subject, you should summarize your message with one phrase.
本⽂:
ほんぶん
株式会社ワサビ やま⼭⽥だ たけし
かぶしきがいしゃ
武 さま様
First, you have to start by addressing the person to whom you are writing. Then, start a new
paragraph.
いつもお 世話になります。
せ わ
合同会社 暖の松本です。
ごうどうがいしゃ だん まつもと
Second, you say who you are with the common business greeting phrase. Then, start a new
paragraph.
本⽇は貴き ちょう
ほんじつ
重なお 時じ かん
間をありがとうございました。
まだまだ 課やく題がた 残っておりますが、
か だい のこ
御社のお
おんしゃ
役に⽴てるようこん今後も 尽 ⼒してまい
ご じんりょく
参ります。
どうぞ今後ともよろしくお願いいたします。
こん ご ねが
After that, you will write your actual message. It is best that you have only one topic in one email
in order to clearly convey what you are trying to say. However, if you would like to mention
multiple topics, please start new paragraphs for each topic.
取り
と いそ
急ぎ、ほんじつ 本⽇のおれい 礼のみでしつれい 失礼いたします。
Finally, you end your email with a closing phrase. Got a question?
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5/27/2021 How to Write Emails in Japanese (with Practical Examples)
This is the basic format. Please try to memorize the structure: Subject, Recipient, Introduction,
Body and Closing Phrase. Then, you can just replace the contents.
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株式会社FEEL JAPAN
開く
コンペさん参加の 件について
か けん
Regarding Participation in the Competition
新規プロジェクトの件について Regarding the New Project
しん き けん
10⽇の会議の件について
とお か かい ぎ けん
Regarding the Meeting on the 10th
… のおねが
願い / Request for …
… のごあんない
案内 / Invitation to …
セミナーかんさい開催のごあんない
案内 Invitation to a Seminar
交 流 会のご案内
こうりゅうかい あんない
Invitation to a Networking Party
忘年会のご案内
ぼうねんかい あんない
Invitation to an Annual Party
… のかくにん
確認 / Confirmation for …
仕し よう
様のかくにん
確認 Confirmation for the Specification
納期の確認
のう き かくにん
Confirmation for the Deadline
搬 ⼊ 予定⽇の確認 Confirmation for the Expected Delivery Date
はんにゅう よ てい び かくにん
採⽤についての問い
さいよう
合わせ Inquiry about Recruitment
と あ
⽀し はら
払いについての問い
と あ
合わせ Inquiry about the Payment
… のおれい
礼 / Thank You for …
本⽇のおれい
ほんじつ
礼 Thank You for Your Time Today
⾯談のおれい
めんだん
礼 Thank You for the Meeting
ごはっちゅう
発 注のおれい
礼 Thank You for Your Order
… のお詫び
わ
/ Apology for …
納期遅延のお詫び
のう き ち えん わ
Apology for the Delayed Delivery
商 品破損のお詫び
しょうひん は そん わ
Apology for the Damaged Item
接続 障 害のお詫び Apology for the Connection Trouble
せつぞくしょうがい わ
… のお知らせ
し
/ Notice of …
休 暇のお知らせ
きゅう か し
Notice of Vacation
住 所変更のお知らせ
じゅうしょへんこう し
Notice of Change of Address
営 業 時間変更のお知らせ Notice of Change in Business Hours
えいぎょう じ かんへんこう し
Label
[⾄し きゅう
急] [Urgent]
[じゅう
重 よう要] [Important]
[しゃがい
社外秘] ひ
[Confidential]
[ぎょう
業 務む がい
外] [Private]
[さいそう
再送] [Resend]
[問い
と あ
合わせ] [Inquiry]
[回答]
かいとう
[Answer]
Addressing Recipients
Writing an Email to Somebody Outside Your Company
Formal かぶしきがいしゃ
株式会社ワサビ だい代ひょう
表 とり
取しまり
締 やく役 まつもとさま
松本様
Neutral 株式会社ワサビ 松本様
かぶしきがいしゃ まつもとさま
Casual まつもとさま
松本様
Got a question?
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5/27/2021 How to Write Emails in Japanese (with Practical Examples)
Theさまorder should be: the name of the organization, the recipientʼs family name, and the suffix
「様」. There should be a space between the organizationʼs name and the recipientʼs family
name. At the end, unlike the way you put a comma in English emails, you should not put
anything. The longer a sentence is, the more formal it looks. If you would like to write formal
emails, you can add a first name, a designation and a department name.
Writing Emails to a Few Recipients
株式会社ワサビ まつもとさま
かぶしきがいしゃ
松本様、常盤 様
と き わ さま
株式会社ワサビ
かぶしきがいしゃ
松本様、常盤様 、岩本様
まつもとさま と き わ さま いわもとさま
株式会社セルフサポート
かぶしきがいしゃ
有明ワークス
ありあけ
松本様、常盤様
まつもとさま と き わ さま
株式会社セルフサポート
かぶしきがいしゃ
有明ワークス
ありあけ
松本様、常盤様、岩本様
まつもとさま と き わ さま いわもとさま
株式会社ワサビ
かぶしきがいしゃ
横⼭様
よこやまさま
合同会社暖 徳永様
ごうどうがいしゃだん とくながさま
Please try to keep to the rule: Start a new line when it contains approximately from 15 to 25
letters.
Writing Emails to Several Recipients
各位
かく い
Dear All
関係者各位
かんけいしゃかく い
Dear All Persons Involved
取引先各位
とりひきさきかく い
Dear All Customers
営 業 部各位
えいぎょう ぶ かく い
Dear Sales Department
ワサビプロジェクトチーム各位 Dear Wasabi project team members
かく い
「かく
各位」
い
is a key phrase. It can express your respect; thus, you donʼt have to use 「さま
様」.
When You Donʼt Know Who is in Charge (or, When You Inquire About Something for the
First Time)
Formal かぶしきがいしゃ
株式会社ワサビ おん御ちゅう 中 Dear Representative of Wasabi, Inc.
Neutral ごたんとうしゃさま
担当者様 Dear Sir or Madam, or To Whom It May Concern,
「御 中」 isたんとうしゃさま
おんちゅう
another key phrase and can express your respect. However, in most business
emails, 「ご担当者様」 can be used and looks professional. 「おん 御ちゅう
中」 is more suitable for
business letters.
Writing Emails to Your Boss or Coworkers
Formal まつもと
松本⽀し てん
店ちょう
⻑ Dear Branch Manager Matsumoto
Casual 松本さん Mr. Matsumoto
まつもと
When you write a designation, it looks formal. When you put 「さん」 behind a name instead, it
looks casual.
Introduction Got a question?
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5/27/2021 How to Write Emails in Japanese (with Practical Examples)
Writing as a Representative of an Organization
いつもお 世話になります。
せ わ
We appreciate your help as always.
株式会社ワサビのまつもと
かぶしきがいしゃ
松本です。 This is Matsumoto from Dan, LLC.
This is theまつもとmostもうcommon phrase. For the first email, you should write: 「はじめまして。かぶしきがいしゃ
株式会社
ワサビの松本と申します。」. Otherwise, you can utilize this one for almost any situation.
Writing as an Individual
いつもお世話になります。
せ わ
松本です。
まつもと
You can use the above phase (but use the name of your organization instead). When it comes to
writing emails as individuals, this may look a litle polite, but we donʼt think being polite will
cause any problems. If you would like to be casual, you can remove this introductory part.
Closing Phrases
取り
と いそ
急ぎ、… のみでしつれい 失礼いたし This is just a quick note to …
ます。
以い じょう
上、ごかくにん
確認をおねが 願いいたしま This is the end (of the email). Please confirm what we have
す。 mentioned.
以 上、今後ともよろしくお願い This is the end (of the email). We hope our relationship will
い じょう こん ご ねが
株式会社ワサビ いし⽯⽥だ さま
かぶしきがいしゃ
様
いつもお 世話になります。
せ わ
合同会社 暖の松本です。
ごうどうがいしゃ だん まつもと
⼤変お
たいへん
待たせいたしましたが、
ま
先⽇ご 依 頼 頂いた
せんじつ い らいいただ
⾒ 積 書が完成いたしました。
み つもりしょ かんせい
何点か直 接ご説明したいところがありまして、
なんてん ちょくせつ せつめい
よろしければ下記の ⽇程で少しお時じ かん
か き にってい すこ
間をいただ
頂けないでしょうか。
4し⽉がつふつか
1⽇ 9時〜じ 12じゅうなな
しがつついたち く じ じゅうに じ
時 じ
4し⽉がつみっか
2⽇じゅうさん
13 時〜 17 時
4⽉3⽇じゅう 10 時〜 17 時
じ じゅうなな じ
おいそが
忙しいところきょうしゅく
恐 縮ですが、ごちょう
調 せい整をいただ
頂けますとさいわ
幸いです。
以い じょう
上、ごかくにん
確認をおねが
願いいたします。 Got a question?
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5/27/2021 How to Write Emails in Japanese (with Practical Examples)
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合同会社 暖 松本段
ごうどうがいしゃ だん まつもとだん
⻑崎県島原市本光寺町 3296-3
ながさきけんしまばら し ほんこう じ まち
TEL: +81-99-9999-9999
Email: [email protected]
URL: http://www.wasabi-jpn.com/
―――――――――――――――――
Subject: Request for an Appointment
Body:
Dear Mr. Ishida from Wasabi, Inc.
We appreciate your help as always.
This is Matsumoto from Dan, LLC.
We have kept you waiting for a while,
but we have completed the quote you requested the other day.
There are some points which we would like to explain face to face.
Could you give us your preferred time from the following dates if possible?
9:00 ‒ 12:00 April 1st
13:00 ‒ 17:00 April 2nd
10:00 ‒ 17:00 April 3rd
Although we know you are busy, we would be grateful if you could fit us into your schedule.
This is the end (of the email). Please confirm what we have mentioned.
―――――――――――――――――
Dan LLC. Dan Matsumoto
3296-3 Honkojimachi, Shimabara, Nagasaki, Japan
TEL: +81-99-9999-9999
Email: [email protected]
URL: www.wasabi-jpn.com
―――――――――――――――――
Confirming Your Agreement for the (Technical) Specifications
件名:仕し よう様のかくにん
確認 (No. 123456)
本⽂:
株式会社ワサビ 宇治
かぶしきがいしゃ
様
う じ さま
いつもお 世話になります。
せ わ
合同会社 暖の松本です。
ごうどうがいしゃ だん まつもと
先⽇は
せんじつ
仕し よう様しょ書のご 説明ありがとうございました。
せつめい
社内で検討した結み 果、
しゃない けんとう
本内容で問題ございません。
けっ か ほんないよう もんだい
つきましては、 ⾒ 積 書の 発⾏をお
つもりしょ はっこう
願いできますでしょうか。
ねが
お⼿数をお掛けしますが、宜しくおねが願いいたします。
て すう か よろ
以い じょう
上、ごかくにん
確認をおねが
願いいたします。
―――――――――――――――――
合同会社 暖 松本段
ごうどうがいしゃ だん まつもとだん
⻑崎県島原市本光寺町 3296-3
ながさきけんしまばら し ほんこう じ まち
Got a question?
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5/27/2021 How to Write Emails in Japanese (with Practical Examples)
TEL: +81-99-9999-9999
Email: [email protected]
URL: http://www.wasabi-jpn.com/
―――――――――――――――――
Subject: Confirmation for the Specification (No. 123456)
Body:
Dear Mr. Uji from Wasabi, Inc.
We appreciate your help as always.
This is Matsumoto from Dan, LLC.
Thank you for your explanation the other day.
After internal consideration, the (technical) specifications are not a problem.
And hence, could you please issue a quote?
We are sorry to trouble you, but we appreciate your cooperation.
This is the end (of the email). Please confirm what we have mentioned.
―――――――――――――――――
Dan LLC. Dan Matsumoto
3296-3 Honkojimachi, Shimabara, Nagasaki, Japan
TEL: +81-99-9999-9999
Email: [email protected]
URL: www.wasabi-jpn.com
―――――――――――――――――
When You Inquire About a New Product (as an Individual)
件名: 新 商 品についての問い
けんめい しんしょうひん と あ
合わせ
本⽂:
ほんぶん
ごたんとうしゃさま
担当者様
はじめまして。まつもと
松本ともう申します。
ホームページで 新しいスマートフォンを
あたら
近⽇ 中に発売予定だと
きんじつちゅう はつばい よ てい
拝⾒しました。
はいけん
もしよろしければ 具 体 的な 発売開始⽇と
ぐ たいてき はつばいかい し び
おおよその 値 段を 教えて
ね だん おし
頂けないでしょうか。
いただ
恐れ⼊りますが、よろしくおねが願いします。
おそ い
以い じょう
上、ごかくにん
確認をおねが
願いいたします。
松本段
まつもとだん
You may have seen these phrases when you looked up “Dear” and “Sincerely.” They are usually
used in letters, not emails. Thus, you can just ignore them.
How should we use To, Cc, and Bcc in Japan?
This is same as English emails. One thing we should mention is that most Japanese companies
strictly follow the Personal Data Protection Law. Please be careful when you need to select Cc
or Bcc.
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Japanese Grammar Exercise: Perfect Tense 「もう…た」「まだ…ない」 Got a question?
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5/27/2021 How to Write Emails in Japanese (with Practical Examples)
Japanese Grammar Exercises: Relative Clauses
Japanese Grammar: Expressing Certainty and Uncertainty 「はずだ」「違いない」「かも
しれない」
Lesson 2-2: ジャックと⾖の⽊ / Jack and the Beanstalk
Lesson 1-2: 北⾵と太陽 / The North Wind and the Sun
Japanese Grammar: Expressing “Before” and “After” 「…前に」「…後」
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