Sales Order User Guide

Information in this document is furnished only under a Customer License Agreement or 
non‐disclosure agreement, and may be used or copied only in accordance with the terms 
of such agreement. The software described in this document is protected by copyright, 
and may not be copied on any medium except as specifically authorized in the license or 
non‐disclosure agreement.

This document is also protected by copyright, and may not be reproduced or transmitted, 
in whole or in part, by any means, including photocopying, facsimile transmission, or 
reduction to any electronic medium or machine‐readable form, without the express 
written consent of Sage Software Inc.

© 2010 Sage Software, Inc. All rights reserved. 

The Sage Software logo and the Sage Software product and service names mentioned 
herein are registered trademarks or trademarks of Sage Software, Inc. or its affiliated 
entities. Adobe and Adobe are registered trademarks of Adobe Systems, Incorporate. 
Pervasive, Pervasive.SQL, Scalable SQL, and the Pervasive Software logo are trademarks 
or registered trademarks of Pervasive Software. Microsoft, the Microsoft logo, MS, MS‐
DOS, FRx, Microsoft Excel, Windows and Windows NT are trademarks of Microsoft 
Corporation. Crystal Reports is a registered trademark and technology of Business 
Objects, SA. Other product names are trademarks or registered trademarks of their 
respective owners.

2 Sage PFW
 Contents

Preface
Related Documentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7

Chapter 1: Introducing Sales Order

Features  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
Description of Features . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
Processing Options   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4
Sales Order Options. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4
Shipping and Invoice Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
Additional Management Information Features. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  6
Sales Order Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
Process Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
Overview of Sales Order Processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  9
System Integration  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  10
Process Overview. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  10
Accounts Receivable Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11
Inventory Interface. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11
Multi‐Currency Manager Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  11
General Ledger Interface. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  12

Chapter 2: Setting Up Sales Order

Preparing to Set Up Sales Order   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  14
Setting Up Files in Other Applications . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  14
Understanding Status Codes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  15
Setting Up Sales Order   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  17
Application Setup Window  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  18
How to Complete the Application Setup Window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  18
Description of Application Setup Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  19
Form Configuration Setup  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  21

Chapter 3: Processing Sales Orders

Entering Sales Orders   . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  24
Sales Order Entry Window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  25
How to Enter Sales Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  26
Saving Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  27
Using the Quick Print Button . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  28
Finding Historical Information  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  29
How to Set Up Recurring Sales Orders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  30
How to Cancel a Recurring Sales Order . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  31
How to Stop a Sales Order from Recurring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  31
How to Enter Quotes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  32
How to Enter Prepayments  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  32
How to Enter Comments  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  33
How to Enter Taxable or Nontaxable Freight Charges  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  34
Viewing Credit Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  35
Entering Line Items  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  36
Line Items Tab  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  36
Line Item Types  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  38
How to Enter Inventory Line Items. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  39
How to Enter Non‐Inventory Line Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  39

Sales Order User Guide 3

 How to Enter Line Item Comments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   40
How to Enter Taxes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   41
How to Insert a Line Item  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   41
How to Delete a Line Item . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   41
Entering Kits  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   42
Substituting Alternate Items . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   43
Modifying Sales Orders  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
How to Recall Sales Orders to the Screen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   44
How to Modify Sales Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   45
Changing Orders to Quotes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   46
Changing Quotes to Orders. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   46
How to Delete Sales Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   46
How to Cancel Sales Orders  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   47

Chapter 4: Printing and Posting Sales Orders

Print and Post Sales Order Window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   49
How to Print and Post Sales Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   51
Automation Methods . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   52
Posting Sales Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   53

Chapter 5: Processing Invoices

Entering Shipments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Sales Order Shipment Entry Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   57
How to Enter Shipments  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   58
How to Enter Taxable or Nontaxable Freight Charges . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   59
Entering Quantity Shipped . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   60
Generating Back Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   60
Entering the Number of Shipping Labels  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   61
Modifying Shipments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   61
Entering Shipments in Sales Order Entry . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   62
Entering Serial/Lot Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63
Additions to the Line Items Tab . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   64
How to Enter Serial/Lot Numbers  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   65
Serial/Lot Window  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   66
How to Complete the Auto Numbering Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   69
Modifying Serial/Lot Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   70

Chapter 6: Printing and Posting Invoices

Generating an Invoice Edit Report  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
Invoice Edit Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   72
How to Generate the Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   74
Oversold Notification Report  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   74
Print and Post Invoices  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
How to Print and Post Invoices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   77
Posting Invoices. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   78

Chapter 7: Purging Sales Orders

Purge Sales Orders Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   79
How to Purge Sales Orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   80

Chapter 8: Generating Reports and Shipping Labels

4 Sage PFW
 Sales Order Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  83
Invoice Edit Report  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  86
Oversold Notification Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  88
Inventory Commitment Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  89
Shipment Labels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  92

Appendix A: Sales Order Data Files

Data File List and Descriptions  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  95
Data File Usage. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  96

Appendix B: Preventing Conflicting Entries

How Process Locking Works . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  103

Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

Sales Order User Guide 5

6 Sage PFW
 Preface

Introduction
Sage PFW ERP is a suite of software applications that provide accounting, business 
operation, process manufacturing and decision‐making functions for your organization. 
Sales Order is one of the applications available in Sage PFW.

About this user guide

This user guide contains information on how to use Sales Order to complete daily 
accounting tasks involving the ordering and shipping of goods. 

Prerequisite knowledge
This user guide is based on the assumption that you have some accounting knowledge. It 
does not attempt to teach accounting, but rather describes how to implement accounting 
practices using Sage PFW applications.

It is also assumed that you have some working knowledge of personal computers 
operating in a network environment and a familiarity with Windows.

If you are new to Sage PFW, you should familiarize yourself with the operating 
procedures described in the System Basics User Guide.

Related Documentation
The following publications provide additional information on using Sage PFW.

Document Name Description

System Management This user guide provides information on install-
ing Sage PFW, as well as setting up the appro-
priate system-level files and options to enable
users to access and use the system. It is
intended for your company’s System Adminis-
trator.
System Basics This user guide introduces the basic concepts
common to all Sage PFW applications; includ-
ing forms, features, keyboard command keys,
and common methods for entering data,
viewing data, generating and printing reports,
and viewing online Help and user guides.

Sales Order User Guide 7

Preface

Document Name Description

Application User There is a separate user guide for each Sage
Guides PFW application providing the specific instruc-
tions for processing data in that application.
All Sage PFW user guides are provided online
and may be accessed from the Help menu.
To view this information, start Sage PFW,
choose the User Guides item from the Help
menu, and choose the desired user guide to
be viewed.
Online Help Each application contains online Help which
provides information on specific windows and
fields. The user guides and online Help are
designed to be used in conjunction with one
another.
Database Reference This guide contains the data file layouts for the
Guide Sage PFW applications.

8 Sage PFW
 Chapter 1:

Chapter 1: Introducing
Introducing Sales Order

Sales Order
Introduction
This chapter provides an overview of how Sales Order automates the processes of sales 
order entry and shipment entry. It includes a brief description of the features, processes, 
and interfaces available in Sales Order.

In this chapter
This chapter contains the following topics:

Topic Page
Features 2
Processing Options 4
Process Overview 9
System Integration 10

Sales Order User Guide 1

Chapter 1: Introducing Sales Order

Features

Introduction
Sales Order is a fully automated ordering and invoicing system that works with Accounts 
Receivable to generate sales orders for customers, ship goods, maintain up‐to‐date records 
for your inventory (if interfaced to Inventory through Accounts Receivable), and provide 
management analysis tools through reports.

Description of Features
The following types of transactions can be entered in Sales Order:

• Sales orders

• Shipments

Entering sales orders

Entering orders received from customers is an automated process because most of the 
information needed to complete the order can be quickly recalled to the screen via the 
lookups available on many fields in Sales Order Entry. 

Generating quotes
There may be instances where a customer would like to be sent a printed estimate and 
details regarding a possible order. Since the customer is not actually placing an order, you 
would not want inventory quantities to be committed.

A quote serves this purpose because it is entered in the exact manner as a sales order and 
contains the exact detail as a true order, but it does not commit inventory quantities to 
sale. If the customer later decides to actually place the order, a few keystrokes will turn 
the quote into a live order, and the particulars of the quote will be accurately transferred 
to the order.

Creating recurring orders

If you have customers who repeat the same or similar orders periodically, you can 
designate the order as “recurring” and define a recurring time‐cycle (for example, every 
month or every 15 days) on which the order should be reproduced. Sales Order will then 
recreate the order according to the cycle you have defined. This feature saves you the 
tedium of entering the same order repeatedly. You can also specify that a recurring order 
should expire after a certain period of time by assigning a cancel date to the order.

Generating invoices
Sales orders are easily converted to invoices, and all line items that were entered on the 
order will be transferred automatically to the invoice. When invoices are posted, all 
appropriate files in all integrated applications (such as General Ledger or Accounts 
Receivable) will be updated.

2 Sage PFW
 Description of Features

Generating back orders

Chapter 1: Introducing
Back orders can automatically be generated by the system when the quantity available of 

Sales Order
an item is insufficient to fill the original order. If you are interfaced to Inventory, as you 
enter each line item to be included in an order, the item’s current quantity available is 
displayed. If that quantity is insufficient to fill the customer’s needs, you may 
automatically substitute an alternate item, or send a partial shipment and Sales Order will 
automatically create a back order for the remaining items.

However, you can instruct Sales Order not to generate a back order if a customer requests 
that you ship only those items that are immediately available.

Sales Order User Guide 3

Chapter 1: Introducing Sales Order

Processing Options

Introduction
Sales Order automates the process of generating sales orders and invoices by allowing 
you to recall most of the required information from the Accounts Receivable and the Sales 
Order databases using lookups. Accounts Receivable data files include such information 
as customer, customer class, terms of sale, and shipping locations.

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
Sales Order Options 4
Shipping and Invoice Options 6
Additional Management Information Features 6
Sales Order Reports 7

Sales Order Options

Sales order processing consists of receiving requests for goods from customers, retrieving 
customer, ship‐to, and item details, entering the sales order, checking line item detail, and 
printing and posting the order.

Quick print and post

You can print and optionally post a sales order from within the entry screen. After a sales 
order is saved, you can print and post the order from within the entry screens.

Entering prepayments
If you receive a payment along with an order, the amount can be entered at the same time 
as you enter the order. When the order is posted, all totals will be transferred to the 
appropriate Accounts Receivable files. 

Immediate shipment of full orders

If you want to process an order for immediate invoicing and bypass Sales Order Shipment 
Entry, you can select to ship the order in full at the same time as entry.

4 Sage PFW
 Sales Order Options

Canceling/deleting orders

Chapter 1: Introducing
Sales Order provides full capabilities for deleting orders that have been processed or 

Sales Order
posted, as well as for canceling orders which have been posted (and providing a printed 
recap as an audit trail). When an order is deleted or canceled, all order details, including 
inventory quantities committed (which were automatically recorded in the database when 
the order was processed), will be reversed.

Modifying orders
Changes to an order that has been processed or posted are easily made, and your database 
will be automatically updated when the changes are processed.

Tracking sales and inventory commissions

Commission schedules can be defined for each salesperson in Accounts Receivable—
based on either invoice sales or inventory items—and each customer can be linked to a 
specific salesperson. When you enter an order for a customer in Sales Order Entry, the 
commission amount will be automatically applied to the salesperson’s record. However, 
while entering an order, you may type in a percentage or dollar amount which will 
override the predefined commission the salesperson would normally receive.

Checking credit limits

You can assign a maximum credit limit amount to each customer in Accounts Receivable, 
and Sales Order will optionally alert you when that limit has been reached; you can 
choose whether to have the system alert you if a customer has outstanding amounts due 
in any one of four aging brackets you specify; and, you can specify an approval code 
required for approving sales orders over the limit.

Viewing Inventory information

When interfaced with Inventory, you have immediate access to information such as the 
line item description, unit prices, quantities available (including quantity committed to 
sale), pricing specials or quantity discounts, and appropriate General Ledger account 
numbers.

Adding freight charges

You can add freight charges that should be treated as part of the total sale amount, as well 
as freight charges that should be taxed. Both types of charges can be entered during sales 
order processing and can be either taxable or non‐taxable.

Printing sales orders

Printed sales orders may be used as picking slips to help your warehouse personnel 
gather the items necessary to ship an order. Printed orders can also be used as packing 
slips, which may be included with shipments to assure your customers all items ordered 
have been included in the shipment.

Sales Order User Guide 5

Chapter 1: Introducing Sales Order

Purging completed orders

You can selectively purge all fully shipped or cancelled orders from the system. However, 
if you want to retain a history of all your fully shipped orders, to utilize the Find 
Historical Information feature, you may selectively purge only cancelled orders. 

Web Link
You can check the location of a customer using the new Web Link feature available in 
Sales Order Entry. This feature allows you to access a mapping website on the internet 
from within the entry screen.

Shipping and Invoice Options

When an order is ready to be shipped, you can select it for invoicing. 

Entering shipment information

During shipment entry, you enter ship dates, aging and invoice dates, shipment 
quantities, and freight charges.

Invoices can then be printed and posted, updating information in the files of all integrated 
applications.

Tracking serial/lot numbers

If you are tracking serial or lot numbered items, you can enter the serial/lot number 
during Sales Order Shipment Entry.

Generating back orders

You can selectively ship all or part of a customer’s order, and have the system 
automatically create a back order for the remaining items.

Printing shipping labels

You have the choice of printing any number of shipping labels of various sizes and 
containing specific customer and shipping information. Sales Order will look to the ship‐
to address you have entered for the customer’s order, because it may be different from the 
customer’s billing address. This assures that goods are shipped to the destination the 
customer has requested.

Additional Management Information Features

In addition to the previously described features, Sales Order provides ways to help 
management review day‐to‐day processing activities.

6 Sage PFW
 Sales Order Reports

Document number masking

Chapter 1: Introducing
Both types of document number (sales order and invoice) can have a corresponding user 

Sales Order
defined mask. This mask will define the static portion of the document number plus the 
number of digits desired (up to nine) for the system‐generated portion of the document 
number (e.g., 2008‐######‐12). The total size can be no larger than 16 characters.

Filling orders on time

Sales Order enables you to monitor your company’s order‐filling efficiency by allowing 
you to enter a request date (the date a customer requests that items be delivered) for an 
entire order or a specific line item. When the order or item is actually shipped, the date of 
shipment will appear on the invoice. By comparing the difference between these two 
dates, you can see how efficient your shipping procedures are.

Monitoring inventory and personnel requirements

By running an Inventory Commitment report, you can quickly view the effects your 
outstanding sales orders will have on your inventory quantities. This can help to ensure 
you maintain sufficient stock to meet outstanding orders, and also help you to forecast the 
need for additional shipping personnel.

Credit checking
You can set a credit limit for each customer in Accounts Receivable and the system will 
display that value on screen whenever you are in the process of entering orders for that 
customer. The system also displays the amount of credit currently in use on any of that 
customer’s outstanding orders. If you attempt to process an order for a customer, and the 
total of that order exceeds the limit defined for that customer, the system will optionally 
display a warning message, and give you the choice of processing or cancelling the order. 
A warning message can also be displayed if a customer has any amounts outstanding past 
an aging bracket that you can specify. You may also require an approval code to save sales 
orders over the credit limit or prevent the processing of them completely.

Tracking order status

The status code of each order or quote is automatically updated at every step in the 
processing cycle, and can be manually changed if necessary. By recalling an order and 
viewing the current status code, you always have the ability to track the exact processing 
status of every order.

Sales Order Reports

You can easily customize Sales Order report parameters to fit the needs of your business. 
Once you have customized and named a report, the name you created will appear as a 
choice when you select the report again.

Note: If you are interfaced with Multi‐Currency Manager, you can review the costs on 
the Sales Order reports in home currency (your General Ledger currency type) or your 
customer’s currency which you have defined in the system.

Sales Order User Guide 7

Chapter 1: Introducing Sales Order

Refer to  “Chapter 8: Generating Reports and Shipping Labels”, for information on 
generating reports.

Summary of reports
The following is a summary of Sales Order reports: 

Report Name Description

Sales Order Allows you to view and track the status
of every outstanding quote or order in
your system. It can help you maintain
control over your sales and shipping
activities.
Invoice Edit Helps you identify transaction entry
errors so that they may be corrected
before you post invoices.
Oversold Notification Identifies items on unposted invoices
that will go into an oversold condition
when posted.
Inventory Commitment Shows the effect your outstanding
orders will have on your inventory
quantities. This information may help
you plan sufficient stock and personnel
to fulfill upcoming shipments.

8 Sage PFW
 Overview of Sales Order Processing

Process Overview

Chapter 1: Introducing
Sales Order
Overview of Sales Order Processing

Process flow diagram

The following diagram shows how Sales Order is used in the normal processing of sales 
orders. The * indicates the Sales Order menu item that is applicable to the task described.

Sales Order User Guide 9

Chapter 1: Introducing Sales Order

System Integration

Introduction
When an interface exists between applications, the applications become integrated, 
allowing information that is entered into their respective databases to be shared. 

Interfaces are determined as follows:

• Some applications automatically interface upon installation, relying on the presence of the 
other’s data to automate processing.

• You choose to allow some applications to interface when you set up your system.

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
Process Overview 10
Accounts Receivable Interface 11
Inventory Interface 11
Multi‐Currency Manager Interface 11
General Ledger Interface 12

Process Overview

Process flow diagram

The following is a diagram of the interface relationships between Sales Order and other 
applications:

10 Sage PFW
 Accounts Receivable Interface

Accounts Receivable Interface

Chapter 1: Introducing
Sales Order
Setup
When you install Sales Order, it automatically interfaces with Accounts Receivable since 
Sales Order cannot be used without Accounts Receivable.

Files updated
Sales Order uses many Accounts Receivable files for default information. 

Sales Order automatically updates Accounts Receivable files when you post, including 
Territory, Salesperson, Current Transaction, Customer Activity, Automatic Numbering, 
Tax Rate, and Distribution to General Ledger files.

Reference
Refer to the Accounts Receivable User Guide for information on Accounts Receivable.

Inventory Interface

Setup
When Accounts Receivable is interfaced to Inventory, Sales Order is automatically 
interfaced to Inventory.

If Inventory is not installed, Sales Order uses the Item Master (LOINMAST) in System 
Manager.

Purpose
Sales Order uses Inventory to check inventory availability, create default unit prices, and 
have back orders automatically created when stock is unavailable. 

Files updated
Quantities committed to sale are updated instantly when you save an order to prevent 
promising shipment of goods which may not be currently available in inventory. 

Multi-Currency Manager Interface

Setup
Multi‐Currency Manager automatically interfaces with Accounts Receivable, and 
therefore Sales Order, when it is installed. 

Sales Order User Guide 11

Chapter 1: Introducing Sales Order

Purpose
If your company frequently does business with customers who use a natural currency that 
is different from your home currency, integrating with Multi‐Currency Manager enables 
you to enter all monetary amounts that appear on customer orders or invoices to be 
displayed and printed in the customer’s natural currency. 

The system converts all distributions to General Ledger to your home currency based on 
an exchange rate you define. It also automatically converts Inventory unit prices to the 
customer’s natural currency.

Reports and listings

When you run reports or listings containing monetary amounts, you can choose to view 
those amounts in either the customer’s natural currency or converted to your home 
currency (at the current daily exchange rate).

Reference
Refer to Multi‐Currency Manager User Guide for information on Multi‐Currency Manager.

General Ledger Interface

Setup
When Accounts Receivable is interfaced to General Ledger, Sales Order is automatically 
interfaced to General Ledger, if the interface option is selected in Accounts Receivable.

If General Ledger is not installed, Sales Order uses the Chart of Accounts (LOCHART) in 
System Manager.

Purpose
Sales Order uses General Ledger to verify the chart of accounts for inventory control and 
revenue accounts when processing sales orders. 

12 Sage PFW
 Chapter 2:
Setting Up Sales Order

Introduction
Before you actually begin to use Sales Order, there are several tasks you should do in 

Chapter 2: Setting Up
order to make Sales Order work for you most effectively.

Sales Order
In this chapter
This chapter contains the following sections:

Topic Page
Preparing to Set Up Sales Order 14
Setting Up Sales Order 17

Sales Order User Guide 13

Chapter 2: Setting Up Sales Order

Preparing to Set Up Sales Order

Introduction
Before you process sales orders, you should do the following:

• Set up files in Accounts Receivable, Inventory, and other applications you have 
installed.

• Determine the processing status code you will assign to existing sales orders as you 
enter them in the system.

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
Setting Up Files in Other Applications 14
Understanding Status Codes 15

Setting Up Files in Other Applications

It is recommended that you set up certain data files in Accounts Receivable and Inventory 
before you set up Sales Order. By setting up these files, you can recall predefined 
information on the screen to speed sales order processing.

Files to set up
At a minimum, the following files should be set up: 

Application Files
Accounts Receivable Customer; Customer Class; Tax Rate
Inventory Item Locations; Item Master
General Ledger Chart of Accounts
Multi-Currency Manager, if Currency Master; Exchange Rates
installed

Note:  If you are not interfaced to General Ledger or Inventory, the Chart of 
Accounts (LOCHART) and the Item Master (LOINMAST) in System Manager 
should be set up. 

14 Sage PFW
 Understanding Status Codes

Understanding Status Codes

Before installing Sales Order, you should become familiar with sales order status codes.

Parts of a status code

A status code may contain two parts: the order type and the posting status.

Code
Order Types
Abbreviation

Chapter 2: Setting Up
New Order N

Sales Order
Back Order B
Quote Q
Fully Shipped S
Cancelled C
Posting Statuses
Not Posted N
Printed and Posted P
Invoice Print Not Posted p

List of status codes

The following is a list of the status codes that you can assign to existing sales orders when 
you enter them for the first time through the Sales Order Entry option:

Status Status Code Description

New Order, Not NN Assigned by the system when a
Posted new sales order is entered. The sta-
tus remains NN when the order is
printed, but changes to NP when
the order is posted.
New Order, NP Designates a new order that has
Printed and been printed and posted. When
Posted you print and post sales orders,
those with an NP status will not print
and post again. When you print
invoices, the status changes to Np.
New Order, Np Designates an invoice that has
Invoice Printed been printed, but not posted.
Not Posted When you print invoices, those with
an Np status will not print again.
When you post invoices the status
changes to either S (if the order is
fully shipped or partially shipped
but not back ordered) or BN (if the
order is partially shipped and back
ordered).
Back Order, Not BN Designates a back order that has
Posted not been posted. When you print
back orders, orders with a BN status
will print. When you post back
orders the status changes to BP.

Sales Order User Guide 15

Chapter 2: Setting Up Sales Order

Status Status Code Description

Back Order, BP Designates a back order that has
Printed and been printed and posted. When
Posted you print back orders, those with a
BP status will not print. When you
print invoices for back orders, the
status changes to Bp.
Back Order, Bp Designates a back order invoice
Invoice Printed that has been printed but not
Not Posted posted. When you print invoices for
back orders, those with a Bp status
will not print again. When you post
invoices for back orders, the status
changes to S or BN, as applicable.
Quote, Not QN Designates that the order is to be a
Posted quote. Quotes can be printed and
posted just as regular orders, but
do not affect inventory quantities.
The status remains QN when the
quote is printed, but changes to QP
when the quote is posted.
Quote, Printed QP Designates a quote that has been
and Posted printed and posted.

The following is a list of the remaining status codes in Sales Order.

Status Status Code Description

Fully Shipped S Assigned by the system during Print
and Post Invoices when an order has
been shipped in full or partially
shipped but not back ordered.
Cancelled C This code must be manually selected
in the Status field of an order you wish
to cancel.

Note: During shipment entry another type of status code, called a selection status, 
is assigned when you select, or unselect a sales order for shipment or invoice post‐
ing. Refer to “How to Enter Shipments” on page 58 for information on these 
codes. 

16 Sage PFW
 Understanding Status Codes

Setting Up Sales Order

Introduction
This section provides information and instructions on how to complete application setup. 
The options you select determine how Sales Order processes, prints, and posts sales 
orders and invoices.

Chapter 2: Setting Up
Before you begin

Sales Order
Before you set up Sales Order for processing, you must have installed and set up System 
Manager and Accounts Receivable.

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
Application Setup Window 18
How to Complete the Application Setup Window 18
Description of Application Setup Options 19
Form Configuration Setup 21

Sales Order User Guide 17

Chapter 2: Setting Up Sales Order

Application Setup Window

When Application Setup is selected from the Business Desktop, the Application Setup 
window appears. The Application Setup window is where you define the following:

• Sales order entry options

• Shipment entry and control options

Tabs
The following is a description of the two tabs on the Application Setup window:

Tab Description
Entry You define sales order entry and shipment entry
option.
Shipment Control You define whether or not you can ship sales
orders based on the sales order status, selected
status, and cancel date.

How to Complete the Application Setup Window

You set up Sales Order by completing the Application Setup window.

18 Sage PFW
 Description of Application Setup Options

Procedure
To complete the Application Setup window, do the following:

Step Action

1 Select Application Setup from the business desktop. The Appli-

cation Setup window appears.
2 Complete the Entry and Shipment Control tabs in the Applica-
tion Setup window.
3 Select Save.

Chapter 2: Setting Up
Need more information? Press F1.

Sales Order
Description of Application Setup Options

Enable Post in Quick Print

This option turns off/on the posting feature which is available when you use the Quick 
Print button. By selecting this option, you are able to post a Sales Order after quick 
printing a document through Sales Order Entry.

Allow Adjustment of Fully Shipped Orders

You can determine whether you want to allow fully shipped sales orders to be adjusted 
during sales order entry. The field requires you to enter Yes, Yes With Warning, or No.

Allow Shipment During Entry

If you want to allow sales orders to be shipped during sales order entry, you can choose 
this option. If you select this option, the Shipment tab becomes available for use in the 
Sales Order Entry window.

If you selected to track serial/lot numbers in Inventory, the option to ship sales orders 
during Sales Order Entry is not available.

Days to Calculate Cancel Date

You can determine the number of days the system should use to base its calculation of the 
default cancel date on all sales orders. The cancel date is calculated by adding the total 
number of days you enter in this field to the order date in the Sales Order Entry window.

Save Orders Over Credit Limit

You can determine the type of warning you want when trying to save a sales order that 
forces a customer over their credit limit. The field requires you to select Yes, Yes With 
Warning, or Yes With Approval. 

If you select Yes With Approval, a valid password, which you define in the next field, 
must be entered before the order can be saved. 

Sales Order User Guide 19

Chapter 2: Setting Up Sales Order

You can also select Yes, Place Order on Hold. If you choose this option Sales Order Entry 
automatically assigns an On Hold status to an order when the orderʹs value takes the 
customer account over its credit limit.

Credit Limit Approval Password

This field is only available if Yes With Approval was the option selected in the Save 
Orders Over Credit Limit field. You define the password that the user must enter to place 
a sales order for a customer who is over their credit limit.

Default Qty Shipped with Qty Remaining

If you want the system to automatically fill in the quantity shipped with the quantity 
remaining on the Line Items tab in the Sales Order Shipment Entry window, select this 
option. If you tend to ship complete orders, selecting this option may speed up the 
shipping process.

Allow Shipment of More Than Remaining

You can determine whether you want to allow the entry of a quantity greater than the 
remaining quantity to be shipped during sales order entry. The field requires you to select 
Yes, Yes With Warning, or No. 

Allow Shipment of More Than On Hand

This field only appears if you are interfaced to Inventory. You can determine whether you 
want to allow the entry of a quantity greater than the quantity on hand to be shipped 
during sales order entry. The field requires you to select Yes, Yes With Warning, or No.

Allow Shipment of Orders With Status Of [sales order status]

You can determine whether sales orders can be shipped based on their sales order status. 
The fields require you to enter Yes, Yes With Warning, or No. The sales order statuses are:

• NN ‐ New Order Not Posted

• NP ‐ New Order Printed and Posted

• Np ‐ New Order Invoice Printed Not Posted

• BN ‐ Back Order Not Posted

• BP ‐ Back Order Printed and Posted

• Bp ‐ Back Order Invoice Printed Not Posted

Allow Shipment Of Selected Orders

You can determine whether you want to allow sales orders that have already been selected 
for posting to be edited in Sales Order Shipment Entry. The field requires you to select Yes, 
Yes With Warning, or No.

20 Sage PFW
 Form Configuration Setup

Allow Shipment of Orders Past Cancel Date

You can determine whether you want to allow sales orders with an expired cancel date to 
be shipped. The field requires you to enter Yes, Yes With Warning, or No.

Form Configuration Setup

You can customize the printing of sales orders and invoices by completing the Form 
Configuration Setup wizard. 

Chapter 2: Setting Up
Description

Sales Order
The Form Configuration Setup wizard allows you to establish some basic features used 
when printing sales orders and invoices.

For information on the Form Configuration Setup wizard, refer to the Accounts Receivable 
User Guide, Appendix C. For an introduction to the basic elements of a wizard, refer to the 
System Management User Guide. 

Sales Order User Guide 21

Chapter 2: Setting Up Sales Order

22 Sage PFW
 Chapter 3:
Processing Sales Orders

Introduction
Entering and modifying sales orders are primarily done in Sales Order Entry. Since Sales 
Order is interfaced to Accounts Receivable and may be interfaced to various other 
applications through Accounts Receivable, you can select pre‐existing data to fill many 
fields

In this chapter
This chapter contains the following sections:

Chapter 3: Processing
Topic Page
Entering Sales Orders 24

Sales Orders
Entering Line Items 36
Modifying Sales Orders 44

Sales Order User Guide 23

Chapter 3: Processing Sales Orders

Entering Sales Orders

Introduction
The procedure for entering sales orders consists of entering information in fields 
presented in multiple tabs, in the Sales Order Entry window.

When you enter a sales order, you initiate a sales transaction, provide invoice instructions 
for Accounts Receivable, and if applicable, item quantity records are modified in 
Inventory.

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
Sales Order Entry Window 25
How to Enter Sales Orders 26
Finding Historical Information 29
How to Set Up Recurring Sales Orders 30
How to Cancel a Recurring Sales Order 31
How to Stop a Sales Order from Recurring 31
How to Enter Quotes 32
How to Enter Prepayments 32
How to Enter Comments 33
How to Enter Taxable or Nontaxable Freight Charges 34
Viewing Credit Information 35

24 Sage PFW
 Sales Order Entry Window

Sales Order Entry Window

When Sales Order Entry is selected from the business desktop, the Sales Order Entry 
window appears.

Chapter 3: Processing
Sales Orders
Use of Notes and Attachments
You can view notes associated with an order or you can enter additional notes for an order 
by choosing the Universal Notes and Attachment button. Refer to the System Basics User 
Guide for information on notes and attachments.

Using the Quick Print Button

The Quick Print feature allows you to print any saved sales order from within Sales Order 
Entry. After you have entered and saved an order, you have the option to print the 
document immediately without going to the Print and Post Sales Orders menu item. The 
Quick Print button is found on the tool bar.

When you select the Quick Print button, the currently displayed transaction prints to your 
default printer.

Tabs
The header tabs contain information specific to the customer or to the processing of the 
sales order. The Line Items tab contains the line item information of the actual goods 
being shipped.

Sales Order User Guide 25

Chapter 3: Processing Sales Orders

The following is a description of the tabs:

Tab Description
Order Contains general sales order information includ-
ing the customer for whom the order is being
placed, the location to where the goods should
be shipped, terms, dates, salesperson, and
freight information.
Misc Contains back order, shipping, and miscella-
neous customer information. In addition, this is
where you make the sales order recur if desired.
Payment Contains payment and credit information.
Shipment Available only if the option to allow shipment
during entry is selected in Application Setup.
The tab can only be used to indicate the sales
order has been fully shipped.
Address Contains the customer billing address and the
customer ship to address.
Credit Contains the same information about the cus-
tomer’s credit as can be found in Accounts
Receivable.
Line Items Allows you to enter each line item for the sales
order, including description, price, quantities,
discount, and tax information.

Defaults
All fields on the tabs identify various types of information that may or may not be 
required in order to save the sales order. Some fields are filled in for you, based on the 
customer key you enter, and can be changed, while other fields are displayed to provide 
specific customer information and cannot be changed.

Use of templates
You can modify certain fields on or create an alternate format for the Sales Order Entry 
window using templates. Refer to the System Management User Guide for information on 
designing and using templates.

How to Enter Sales Orders

When you enter information in the Sales Order Entry window, much of the header and 
line item information is filled in with defaults, based on customer information set up in 
Accounts Receivable and item information in Inventory, if installed.

26 Sage PFW
 Saving Orders

Procedure
To enter a new sales order, do the following:

Step Action

1 Select Sales Order Entry from the business desktop.

2 Enter a customer key in the Customer Key field on the Order

tab. Many defaults are displayed. You may override any of the
defaults.
3 Complete the remaining header and line item tabs, as appli-
cable.
Tip: Use lookups wherever they are defined to help you enter
data.
4 Return to the Order tab and save the sales order.
To enter another sales order, select New from the File menu and
repeat steps 2 through 4.
Need more information? Press F1.

Chapter 3: Processing
Saving Orders

Sales Orders
When you save an order, the customer status and order status determine if the order can 
be saved as you entered it, or if that order needs further accessment and is placed on hold. 
The following table displays the different customer statuses and order status, showing if a 
save occurs or if a message displays prior to saving the order.You may receive one of three 
messages. The messages are discussed below the table.

Order Order Order Order Order Order Order Order Order Order
Customer Hold
Status Status Status Status Status Status Status Status Status Status
Status Order
NN NP Np BN BP Bp QN QP C S

Active No D D D D D D D D D D
Active Yes D D D D D D n/a n/a n/a n/a

On Hold No No1 No1 No1 No1 No1 No1 D D D D

On Hold Yes D D D D D D n/a n/a n/a n/a

In Collec- No No1 No1 No1 No1 No1 No1 No1 No1 D D

tions

In Collec- Yes D D D D D D n/a n/a n/a n/a

tions

Prospect No No2 No2 No2 No2 No2 No2 D D No2 No2

Prospect Yes No2 No2 No2 No2 No2 No2 n/a n/a n/a n/a

Inactive No No3 No3 No3 No3 No3 No3 No3 No3 D D

Inactive Yes No3 No3 No3 No3 No3 No3 n/a n/a n/a n/a

Sales Order User Guide 27

Chapter 3: Processing Sales Orders

Messages based on Customer Status

Number 1: On Hold or In Collections

If you choose Yes, the order is placed on hold, and the Hold Reason is be set to Customer 
is On Hold, or Customer is In Collections. If you choose No, the document is not saved.

Number 2: Prospect

If you choose Yes, the order is saved as a quote. If you choose No, the order is not saved.

Number 3: Inactive

When you clicks OK, the order is not saved.

Entering shipments
You can enter shipments in Sales Order Entry on fully shipped orders if the Allow 
Shipment During Entry option is selected in Application Setup. Refer to  “Chapter 5: 
Processing Invoices”, for information on how to enter shipments in Sales Order Entry.

Using the Quick Print Button

The Quick Print feature allows you to print and optionally post any saved sales order 
from within Sales Order Entry. After you have entered and saved a sales order, you have 
the option to print the sales order immediately without printing an edit list or going to the 
Print and Post Sales Order menu item. The Quick Print button is found on the tool bar.

When you select the Quick Print button, the currently displayed transaction prints to your 
default printer.

Posting the printed document

The Quick Print feature also allows you to post a document after it’s been printed. If you 
select the Enable Post in Quick Print option, found in Application Setup, you are 
prompted to post the current document when you select the Quick Print button. You can 
choose, by document, if you want to automatically post the document.

If the posting option is not selected, then you can print any saved order from within Sales 
Order Entry, but you must use the print and post menu item to actually post the order.

28 Sage PFW
 Finding Historical Information

If the posting option is enabled and you have entered and saved a sales order, when you 
select the quick print button the following message displays:

If you select Yes, the sales order is posted after it prints and the entry screen is cleared of 
the document. If you select No, the sales order is printed but not posted and the entry 
screen is not cleared, leaving the printed order on the entry screen. 

If the order is not selected for shipment, the sales order prints and posts. However, if the 
order is already selected for shipment, the posting feature prints and posts the invoice 
associated with sales order.

Printing and posting an invoice in Sales Order Entry

Chapter 3: Processing
You can post a sales order invoice from within Sales Order Entry if the order is Selected 

Sales Orders
for Shipment. You can select an order for invoicing from either Sales Order Shipment 
Entry or from the Shipment tab in Sales Order Entry. 

Note: The Shipment tab only displays in Sales Order Entry if you select the Allow 
Shipment During Entry option in Application Setup. This option is only available 
if you are not tracking serial/lot numbers in Inventory.

Regardless of the method you use to select an order for shipment, if the Force Edit Report 
option is selected in the AR ‐ Applications Setup, an error free edit report must be run 
prior to trying to post the invoice from within Sales Order Entry. If you attempt to post an 
invoice without running an error free edit list first, you will receive a warning message.

Finding Historical Information

You can use an existing sales order as a template for creating a new sales order. When you 
select the sales order, header and line item information is displayed on a new order with a 
sales order status of New Order, Not Posted (NN).

Procedure
To use an existing sales order to create a new one, do the following:

Step Action

1 Select Sales Order Entry from the business desktop.

2 Select the Find Historical Information toolbar button and

choose a sales order from the lookup list that appears.
3 Modify the header and line item tabs, as necessary.
Tip: Use lookups wherever they are defined to facilitate entry.

Sales Order User Guide 29

Chapter 3: Processing Sales Orders

Step Action

4 Click the Line Items tab to validate line items.

5 Return to the Order tab and save the sales order.

Need more information? Press F1.

How to Set Up Recurring Sales Orders

If you have customers who place the same order on a regular basis, you can set up a sales 
order to be automatically generated at any recurring interval you specify. This way, you 
are not required to enter the same sales order information repeatedly. You may also 
change an existing sales order to be recurring.

Definition
A recurring sales order is one that is automatically generated by the system on a regular 
user defined basis.

Procedure
Use the following procedure to set up a recurring sales order:

Step Action

1 Select the Misc tab on the Sales Order Entry window.

2 Enter a recurring cycle in the Recur Cycle Key field.

3 Save the sales order.

Need more information? Press F1.

Recur key setup

Recur keys are set up in the Recur Cycle window in Accounts Receivable.

Importance of posting
You must post the recurring sales order for the system to automatically create a new sales 
order and assign it a future order date that corresponds to the recurring cycle you specify. 
After posting the order, the recur cycle key is removed from the original sales order. On 
the new sales order the Recur Cycle Key field contains the cycle on which the sales order 
will again recur when posted. The quantity committed to sales is updated for the recurred 
sales order.

Handling back orders

If a back order is generated for a recurring sales order, the system removes the recur cycle 
key on the back order. The next time the back order is recalled, the recur cycle key is blank 
to prevent a duplicate recurring order within the same period.

Refer to “Generating Back Orders” on page 60, for more information on back orders.

30 Sage PFW
 How to Cancel a Recurring Sales Order

How to Cancel a Recurring Sales Order

A recurring sales order continues to be generated by the system until it is cancelled. You 
can cancel a recurring sales order at any time.

Procedure
Use the following procedure to cancel a recurring sales order:

Step Action

1 Select Sales Order Entry from the business desktop.

2 Recall the sales order to the screen.

3 Do either of the following:

• To make the current sales order the final one, select the Misc
tab and delete the recur cycle key.
• Manually change the status of the order to Cancelled.
4 Save the sales order.
Need more information? Press F1.

Chapter 3: Processing
Sales Orders
How to Stop a Sales Order from Recurring
You may allow a sales order to be processed but stop it from recurring.

Procedure
Use the following procedure to stop a sales order from recurring: 

Step Action

1 Select Sales Order Entry from the business desktop.

2 Recall the sales order to the screen.

3 Select the Misc tab and delete the recur cycle key.

4 Save the sales order.

Need more information? Press F1.

Sales Order User Guide 31

Chapter 3: Processing Sales Orders

How to Enter Quotes

You enter a quote the same way as you enter a regular sales order but you give the order a 
quote status. 

The system handles the processing of quotes differently from regular orders as follows:

• Inventory is not updated when quotes are saved or posted.

• Quotes cannot be selected for shipment. 

Procedure
Use the following procedure to enter a new quote:

Step Action

1 Select Sales Order Entry from the business desktop.

2 Complete the header and line item tabs as applicable.

3 Be sure to manually select Quote, Not Posted (QN) in the Sales

Order Status field on the Order tab.
4 Save the sales order.
Need more information? Press F1.

How to Enter Prepayments

You can enter prepayment (or deposit) information at the same time you enter the sales 
order. When the invoice associated with the sales order is printed, the ONACT payment 
automatically applies back to the invoice during SO Print & Post Invoices.

For example, if a sales order deposit has been posted ONACT, and the sales order 
shipment is posted, that ONACT deposit is automatically applied directly to the newly 
created invoice so that the invoice in Accounts Receivable (ARTRAN) is the net of the 
invoice minus the deposit. This is true for both Open Item and Balance Forward 
customers. 

Note: If the deposit you are entering for a Balance Forward customer should not 
be applied to a specific invoice, enter the deposit through Cash Receipts Entry in 
Accounts Receivable.

Procedure
Use the following procedure to enter a prepayment:

Step Action

1 Select the Payment tab on the Sales Order Entry window.

2 If the customer is paying by credit card, verify the credit card

type, number, and expiration date. Enter the cardholder name
in the Cardholder Name field.
3 Enter the receipt number in the Receipt Number field.

32 Sage PFW
 How to Enter Comments

Step Action

4 Enter the amount of payment in the Receipt Amount field and

the date in the Receipt Date field.
Note: If the customer has not exceeded the credit card com-
pany’s credit limit, enter the authorization code and contact
phone number in the Credit Card Authorization Code and
Credit Card Phone Number fields.
Note: If the option to check the customer’s credit limit was
selected in Accounts Receivable, and the customer’s credit
limit has been exceeded, you are required to enter a valid
approval password in the dialog box that appears.
5 Save the sales order.
Need more information? Press F1.

Note: Only one payment can be entered at a time in the Sales Order Entry win‐
dow. You must post before any additional payments can be entered or you can 
enter them in the Cash Receipts window in Accounts Receivable.

Chapter 3: Processing
Files updated

Sales Orders
Details of the prepayment are distributed to the Cash Receipts file in Accounts Receivable 
when the sales order is posted. When cash receipts are posted in Accounts Receivable, 
then the Current Transaction file in Accounts Receivable is updated.

Posting
Payments entered in the Sales Order Entry window are posted on account to the Cash 
Receipts file in Accounts Receivable. When the invoice is posted and has an ONACT 
payment, that payment automatically applied back to the invoice during SO Print & Post 
Invoices.

Preventing double posting

If a sales order is recalled for changes or additions, the Receipt Number, Receipt Date, and 
Receipt Amount fields are blank, thus preventing double posting of payments.

Credit card information

The credit card defaults on the Payment tab are defined in the Customer file in Accounts 
Receivable. 

How to Enter Comments

You can have a comment printed in the comments area of a sales order, such as “Thank 
You For Your Patronage” or “Please Note Our Change of Address.”

Comment key setup

Comment keys are defined in the Comment window in Accounts Receivable.

Sales Order User Guide 33

Chapter 3: Processing Sales Orders

Procedure
Use the following procedure to enter comments:

Step Action

1 Select the Misc tab on the Sales Order Entry window.

2 Select a comment key from the Comment Key lookup.

3 Save the sales order.

Need more information? Press F1.

How to Enter Taxable or Nontaxable Freight Charges

If you expect an order to be fully shipped or the amount of the freight charge is available 
when you are entering a sales order, you can enter the freight amount in Sales Order 
Entry.

When entering the freight amount, you can choose to:

• Enter one nontaxable freight amount.

• Enter one taxable freight amount by selecting the Taxable Freight field and selecting a 
Taxable Freight Tax Key from the lookup. You can accept the default Taxable Freight 
Tax Key. This default tax key can be defined in the Ship‐to file or the Customer file. If 
tax keys are defined in both places, the Ship‐to file default tax key is used.

• Enter the freight as a non‐inventory line item which allows you to enter multiple lines 
of freight and/or apply freight to different tax keys. If using this process, make sure to 
leave the three taxable freight fields blank.

Note: If you select the Calculate Tax on Order Total option and the Taxable 
Freight option, the Taxable Freight Tax Key field is grayed out and defaults to the 
tax key assigned to the first line item on the order.

If you enter an order and you enter taxable freight before you access the Line Item tab, the 
tax total on the Line Items tab includes the tax amount of the freight. 

However, if you enter taxable freight for an order after accessing the Line Item tab, the tax 
amount of the freight is not included in the tax total until you click the Recalculate Tax 
button.

Procedure
Use the following procedure to enter taxable and nontaxable freight charges:

Step Action

1 Select the Order tab on the Sales Order Entry window.

2 Determine if the freight charge is taxable. If so, select the Taxable

Freight field and select the Taxable Freight Tax Key from the lookup.
If the freight is nontaxable, just enter the freight amount in the Taxable/
Nontaxable Freight Amount field.

34 Sage PFW
 Viewing Credit Information

Step Action

3 Enter the freight amount in the Taxable/Nontaxable Freight Amount

field.
4 Complete and save the sales order.
Need more information? Press F1.

Modifying freight charges

If the freight charges change due to a partial shipment, you can enter freight charges, or 
modify already entered freight charges, during shipment entry. Refer to  “Chapter 5: 
Processing Invoices”, for additional information.

Freight charges as line items

Alternatively, you can enter freight charges as non‐inventory line items in which case they 
can be taxable or non‐taxable. Refer to “How to Enter Non‐Inventory Line Items” on 
page 39 for additional information. 

Chapter 3: Processing
Sales Orders
Viewing Credit Information

Where to find
Information about the customer’s credit is displayed on the Credit tab. The information 
comes from the Customer Activity file in Accounts Receivable and is not available for 
modification in Sales Order.

Updating Unposted Credit in Use field

When you save a sales order, the system automatically updates the customer’s unposted 
credit in use and the current amount is shown in the Unposted Credit in Use field.

Credit authorization
Depending on the option selected in Application Setup in the Save Orders Over Credit 
Limit field, one of the following may occur if an order amount added to the customer’s 
credit in use amount (shown in the Unposted Credit In Use field) will cause the 
customer’s credit limit to be exceeded:

• A dialog box appears that requires you to enter a valid approval password before the 
order can be saved. If approval is not given, the order can be changed to a quote to 
avoid having to enter the order at a later date. 

• You receive a warning but may continue to proceed with the order.

• There is no warning message or authorization required.

Sales Order User Guide 35

Chapter 3: Processing Sales Orders

Entering Line Items

Introduction
The Line Items tab on the Sales Order Entry window is where you enter the line items that 
are being ordered. 

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
Line Items Tab 36
Line Item Types 38
How to Enter Inventory Line Items 39
How to Enter Non‐Inventory Line Items 39
How to Enter Line Item Comments 40
How to Enter Taxes 41
How to Insert a Line Item 41
How to Delete a Line Item 41
Entering Kits 42
Substituting Alternate Items 43

Line Items Tab

An unlimited number of line items may be entered for each sales order and the line item 
details will be printed on the sales order and invoice.

Line items are entered using information previously set up in Sales Order, Accounts 
Receivable, and other applications, if installed, that interface with Sales Order.

36 Sage PFW
 Line Items Tab

When you select the Line Items tab on the Sales Order Entry window, the following 
window appears:

Chapter 3: Processing
Sales Orders
Use of Notes and Attachments
You can view notes associated with an order or you can enter additional notes for an order 
by choosing the Universal Notes and Attachment button. Refer to the System Basics User 
Guide for information on notes and attachments.

Sheets
The Line Items tab contains the following sheets: 

Sheet Description
Line Items This sheet is where you enter the line items for the
sales order including the item key, description,
order quantity, price, discount, and account num-
ber.
Defaults This sheet contains additional line item informa-
tion, such as request and ship dates and cost. The
Cost column is displayed only if the Sales Order
Entry Cost Method selected in Process Options
Setup in Accounts Receivable is Average, Stan-
dard, or Last.
Calculations This sheet shows the extensions for the line item
calculated using the quantity, unit price, discount
if any, and tax.
Item Profile If you are interfaced to Inventory, this sheet is dis-
played and contains information from the Loca-
tion file in Inventory such as quantity on hand,
committed to sales, available, on order, and over-
sold and additional information related to the
availability of the inventory item.

Sales Order User Guide 37

Chapter 3: Processing Sales Orders

Special toolbar buttons

There are several toolbar buttons on the Line Items tab that provide special functionality 
in Sales Order Entry. These functions can be accessed from the menu or toolbar.

Refer to the System Basics User Guide for information on the remaining toolbar buttons.

The toolbar buttons are described below:

Or click
Choose Edit then
To: this
select:
button:
Replace the current line item with the Alternate Item Key
alternate item defined in the Inventory
Item Master file
Recalculate the tax for each line item Recalculate Tax

Replace the current price for each line Recalculate Price

item with the default price and taxes and Tax

Add Universal Notes and/or Attach- Universal Notes

ments to highlighted line item and Attachments

Line Item Types

For each line item, you enter a line type that determines the fields you need to complete 
on the Line Items tab. 

Types of line items

The following table shows the line types and the fields available for entry by line type:

Line Type Available Fields

Inventory Item Key, Description, Location, Quantity
Ordered, Unit Price, Quantity Remaining, Discount
Percent, Tax (optional), Account Number,
Request Date, Ship Date, Cost
Non-Inventory Description, Quantity Ordered, Unit Price, Quan-
tity Remaining, Discount Percent, Tax (optional),
Account Number, Request Date, Ship Date, Cost
Comment Description

Default line item types

You can set a default line item type. Refer to the System Management User Guide for 
procedural information.

38 Sage PFW
 How to Enter Inventory Line Items

How to Enter Inventory Line Items

When you select an item key for an inventory line item, other information may be filled in 
for you based on the defaults associated with that item key.

Pricing
When you enter an item key, location, and quantity in Sales Order, the system searches for 
the appropriate unit price to enter using information entered in Accounts Receivable. 
Refer to the Accounts Receivable User Guide for information on how pricing is calculated.

Files accessed
If you are interfaced to Inventory, inventory line items are entered using information 
previously set up in Inventory Item Master and Location files. Otherwise, information 
comes from the Item Master in System Management or must be entered manually.

If you are interfaced to General Ledger, accounts are entered using information 
previously entered in the Chart of Accounts file in General Ledger. Otherwise, 

Chapter 3: Processing
information comes from the Chart of Accounts in System Management or must be entered 
manually.

Sales Orders
Procedure
Use the following procedure to enter inventory line items:

Step Action

1 Select the Line Items tab on the Sales Order Entry window.

2 Select Inventory in the Line Type field.

3 Complete the remaining fields, as applicable.

4 Complete the Defaults sheet, if applicable.

5 When you have entered all the line items for this sales order,
return to the Order tab and save the sales order.
Need more information? Press F1.

How to Enter Non-Inventory Line Items

You can enter positive or negative non‐inventory line items that have a description, 
quantity, unit price and account, but no inventory‐related information associated with 
them, such as service contract maintenance fees, freight charges, and consulting fees.

Note: Negative items can be included as long as the total order is not negative.

Sales Order User Guide 39

Chapter 3: Processing Sales Orders

Procedure
Use the following procedure to enter non‐inventory line items:

Step Action

1 Select the Line Items tab on the Sales Order Entry window.

2 Select Non-Inventory in the Line Type field.

3 Enter a description and other information in the remaining

fields where applicable. Most information must be entered
manually since the item is not on file as an inventory item.
4 Complete the Defaults sheet, if applicable.

5 When you have entered all the line items for this sales order,
return to the Order tab and save the sales order.
Need more information? Press F1.

How to Enter Line Item Comments

Comments are entered in the Description field on the Line Items tab. When entering 
comments, the system prevents you from entering information in any of the other line 
item fields, therefore, it automatically bypasses them.

You may enter as many lines of comments or descriptions to a sales order as necessary.

Note: You can enter predefined comments in the Comment Key field on the Misc 
tab.

Procedure
Use the following procedure to enter line item comments:

Step Action

1 Select the Line Items tab on the Sales Order Entry window.

2 Select Comment from the Line Type field.

3 Enter your comments in the Description field.

If your comment exceeds 40 characters, continue entering
comment information on subsequent lines by repeating steps 2
and 3.
4 When you have entered all the line items for this sales order,
return to the Order tab and save the sales order.
Need more information? Press F1.

40 Sage PFW
 How to Enter Taxes

How to Enter Taxes

You can enter a tax key for each inventory and non‐inventory line item if applicable and 
tax will be calculated on an item by item basis. If you select the Calculate Tax on Order 
Total option on the Order tab, however, the tax for the entire order is calculated based on 
the first tax key that is entered and any other tax keys are ignored.

Allow Tax on Total option

The Calculate Tax on Order Total checkbox is displayed only if the Allow Tax on Total 
option was selected in the Application Setup window in Accounts Receivable.

How to Insert a Line Item

If you want to insert a line item between items already entered, you create a blank line and 
enter the new item.

Procedure

Chapter 3: Processing
Sales Orders
Use the following procedure to insert a line item:

Step Action

1 Position the cursor on the line where you want the new line item
to appear.
2 Select Insert Row. A blank line is inserted above the cursor.

How to Delete a Line Item

If you want to delete a line item, you simply delete the entire line and any additional item 
comments that accompany it.

You cannot delete a line item that has been fully shipped or is back ordered.

When you delete a line item, the Unposted Credit in Use field is updated.

Effect on inventory
Inventory committed to sale quantities of a deleted inventory line item are updated when 
you save the sales order.

Procedure
 Use the following procedure to delete a line item: 

Step Action

1 Position the cursor on the line that you want to delete.

2 Select Delete Row.

Note: Remember to delete any item comments that accom-
pany the line item you are deleting.

Sales Order User Guide 41

Chapter 3: Processing Sales Orders

Entering Kits
A kit is a combination of several items that your company might sell together as a group. 
All components that make up a kit are linked to one master kit key, which can be entered 
on an sales order as a single line item. When the order is posted, all sub‐items of the kit are 
treated as if they had been entered separately. Kits:

• can be applied to an order as any inventory item.

• can be only sold as an each. You can not sell a portion of a kit.

• are dissolved when shipments are posted. Shipment quantities are applied to the indi‐
vidual items that make up the kit, updating the quantities and cost layers.

• can only be returned as a kit.

• can be released for shipment if all lot tracked kit items are attributed to valid lots.

Setting up kits
Kits are set up in the Kit menu item in Accounts Receivable. Refer to the Accounts
Receivable User Guide for complete details on setting up a kit.

Importance of posting
Inventory is not updated on individual kit items until the sales order is posted.

Modifying or deleting kit line items

After posting an order, if you need to change the quantity of a kit line item or delete a kit 
line item, you must set the cancel date so that the order expires and re‐enter the sales 
order. To update Inventory appropriately, purge the cancelled orders so that the kit items 
will be updated. 

Cancelling a kit on a Sales Order

If you are using the Sales Order application, the ability to assign a Cancel status to an 
order which has a kit item listed should not be used. Any kit item canceled with a Cancel 
status only removed the master item from the Inventory items committed to a sale, the 
sub items are not removed.

To cancel an order with a kit item on it, do the following:

Step Action

1 In Sales Order Entry, recall the order to be cancelled.

2 Change the cancel date to be the current date or earlier.

3 Save the order.

4 Run the Purge Sales Orders, based on cancel date.

42 Sage PFW
 Substituting Alternate Items

Substituting Alternate Items

Availability of this option

This option is available if you are interfaced to Inventory.

Description
As you enter each line item you can view the quantity on hand and quantity available in 
the lower portion of the window. If you notice that the quantity available of an item is 
insufficient to fill the order, you may choose to substitute an alternate item, if one was 
defined for the item in the Item Master file in Inventory.

Procedure
Use the following procedure to substitute an alternate item:

Step Action

Chapter 3: Processing
1 Position the cursor in the Item Key field on the line for which you

Sales Orders
want to substitute the item.
2 Select Alternate Item Key from the Edit menu or click the tool-
bar button. The item key and details of the alternate item are
filled in for you.
3 Delete any comment line types associated with the line item
that was removed.
Need more information? Press F1.

Sales Order User Guide 43

Chapter 3: Processing Sales Orders

Modifying Sales Orders

Introduction
Most sales order header and line item information may be modified at any time until the 
sales order is fully shipped. If the Allow Adjustment of Fully Shipped Orders option in 
Application Setup is selected, fully shipped sales orders may be modified as well.

There are no sales order status changes as a result of modifying a sales order. You must 
manually change the status of a sales order.

Files updated
When you modify inventory line items, if you are interfaced to Inventory, the applicable 
Inventory files are updated to reflect the changes. 

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
How to Recall Sales Orders to the Screen 44
How to Modify Sales Orders 45
Changing Orders to Quotes 46
Changing Quotes to Orders 46
How to Delete Sales Orders 46
How to Cancel Sales Orders 47

How to Recall Sales Orders to the Screen

You can recall a sales order to the screen to review it and make changes.

Procedure
Use the following procedure to recall sales orders to the screen: 

Step Action

1 Select Sales Order Entry from the business desktop and choose
Find to display the list of sales orders.
2 Select the sales order from the list. The sales order appears. You
may review or make changes, as necessary.

44 Sage PFW
 How to Modify Sales Orders

How to Modify Sales Orders

Procedure

Sales Orders Not Yet Saved

You can change a sales order that has not yet been saved by simply overwriting the 
information.

Saved or Posted Sales Orders

Use the following procedure to make changes to sales orders that have already been saved 
or posted.

Note: You cannot change the customer key after a sales order has been saved or 
posted. You must delete or cancel the order and create a new one with the desired 
customer key.

Chapter 3: Processing
Sales Orders
Step Action

1 Recall the sales order to the screen.

2 Make the changes to the sales order.

Caution: If you make changes to the Recur Cycle Key, Receipt
Number, Receipt Amount, or Receipt Date fields, the system will
post a second recurring order or second payment, if the sales
order has already been posted.
3 If you are making changes to the customer class key or order
date, but not line items, click the Line Items tab to load line
items and click the Recalculate Prices and Taxes toolbar but-
ton if applicable.
4 Save the sales order.

Changing a recurring sales order

When you post a recurring order, the system clears the Recur Cycle key field on the 
original order. If you recall the original recurring order and enter a new recur key, a 
second recurring order is created when you post the sales order again.

Therefore, if you want to change the recur cycle on a sales order, make the change on the 
recurring sales order with the recur cycle key.

Changing receipt information

If you adjust an order and enter receipt information after it has been posted, the system 
posts receipt information a second time to Cash Receipt Entry in Accounts Receivable, 
when you post the sales order or invoice.

Sales Order User Guide 45

Chapter 3: Processing Sales Orders

Changing Orders to Quotes

New orders
You can change the status of a new order (NN/NP/Np) to a quote (QN/QP). In this case, 
Inventory will be updated as follows: 

• Non‐kit line items: When you save the order, decrease the committed to sales quantity 
in Inventory by the quantity remaining for each non‐kit line item. Also, the Unposted 
Credit in Use field is decreased.

• Kit line items: Inventory is not decreased therefore it is not recommended that you 
change orders with kit items to quotes.

Back orders
You cannot change a back order to a quote. If you want to create a quote from a back 
order, use the Find Historical Information button to preload the back order, then modify 
it. To make it a quote, change the status to Quote, Not Posted (QN).

Fully shipped orders

You cannot change a fully shipped order to a quote. Use the same procedure described for 
back orders for using historical information to create a quote.

Changing Quotes to Orders

New orders or back orders

When you change a quote (QN/QP) to a new order (NN/NP/Np) or a back order (BN/BP/
Bp), the following occurs in Inventory:

• Non‐kit line items: When you save the order, increase the committed to sales quantity 
in Inventory by the quantity remaining for each non‐kit line item. Also, the Unposted 
Credit in Use field is increased.

• Kit line items: Inventory is not increased, therefore it is not recommended that you 
change orders with kit items to quotes.

Fully shipped orders

You can change a quote to a fully shipped sales order with no change to Inventory.

How to Delete Sales Orders

You can delete a sales order at any stage in processing in Sales Order Entry. Until the sales 
order is fully shipped, all sales order quantities remaining will be uncommitted in 
Inventory. Partially and fully shipped line items are not reversed.

46 Sage PFW
 How to Cancel Sales Orders

Cancelling versus deleting sales orders

In order to save a history of sales order transactions, you may want to cancel instead of 
deleting sales orders.

Kit items
Once an order with kit items has been posted, it is not recommended that you delete the 
order as Inventory will not be decreased as a result of the cancellation.

Files updated
Inventory files are updated to reflect changes in quantity committed to sales and the sales 
order is erased from the system.

 In addition, the Unposted Credit in Use field is decreased.

Procedure

Chapter 3: Processing
Use the following procedure to delete a sales order: 

Sales Orders
Step Action

1 Recall the sales order to the screen.

2 Click the Line Items tab to load line items.

3 Select Delete from the File menu.

How to Cancel Sales Orders

When you cancel a sales order it is removed from processing, but the system retains it for 
reporting purposes or for reactivation at a later time. A cancelled order receives a status of 
Cancelled (C).

Files updated
Inventory files are updated to reflect changes in quantity committed to sales.

In addition, the Unposted Credit in Use field is decreased. 

Procedure
Use the following procedure to cancel a sales order:

Step Action

1 Select Sales Order Entry from the business desktop.

2 Recall the sales order to the screen.

Sales Order User Guide 47

Chapter 3: Processing Sales Orders

Step Action

3 On the Order tab, select Cancelled in the Sales Order Status

field.
4 Click the Line Items tab to load line items.

5 Save the sales order.

Kit items
Orders with kit items should not be cancelled by changing the status to Cancelled. 
Instead, change the cancel date to today or earlier. When sales orders are purged, the 
system will properly update Inventory and purge the now expired order.

Regenerating cancelled orders

You can maintain a history of cancelled orders or regenerate cancelled orders that have 
not been purged by changing the status from Cancelled (C) to New Order, Not Posted 
(NN) or Back Order, Not Posted (BN) in the Sales Order Entry window. This reactivates 
the order and updates Inventory files.

Purging cancelled orders

You can completely remove cancelled orders from the system by purging them. Refer to  
“Chapter 7: Purging Sales Orders”, for information on purging sales orders.

48 Sage PFW
 Chapter 4:
Printing and Posting Sales Orders

Introduction
After you have saved sales orders, you can print the sales orders. Printed sales orders can 
be used as picking slips to help warehouse personnel gather the items that will be shipped 
or can be used as packing slips to be included with shipments to assure your customers 
that all items ordered have been included in the shipment. Posting the orders updates the 
sales order status in the system.

Inventory files updated

Inventory files are updated only on recurring orders or orders with kit line items. 

In this chapter
This chapter contains the following topics:

Topic Page
Print and Post Sales Order Window 49
How to Print and Post Sales Orders 51
Automation Methods 52

Chapter 4: Printing and

Posting Sales Orders
Posting Sales Orders 53

Print and Post Sales Order Window

When you select Print and Post Sales Orders, the parameter screen displays. You can 
select an existing set of saved parameters to process, to edit and process, or you can 
simply create a new set of parameters.

Sales Order User Guide 49

Chapter 4: Printing and Posting Sales Orders

Parameters tab
The Parameters tab consists of the following document tabs:

• Sales Order Filter

• Action

• Format

The following is the Sales Order Filter tab:

Tabs
The following is a description of the tabs:

Tab Description
Sales Order Filter Allows you to define which sales
orders to print and post by specifying
ranges and a status.
Action Allows you to select the options you
want for printing and posting.
Format Allows you to indicate the form type
and if you want to print using the
home currency.

Refer to the System Basics User Guide for information on the Parameters tab.

Routing and Distribution tabs

Refer to the System Basics User Guide for information on the Routing and Distribution tabs.

50 Sage PFW
 How to Print and Post Sales Orders

How to Print and Post Sales Orders

You can selectively print and post a range of new orders, back orders, quotes, or all orders.

Orders on hold
When an order is on hold, any prepayment information entered on the order does not 
posted to AR until the order is released from hold.

When an order is on hold, it will not count towards the Recur Balance cycle of a recur key 
on the order. 

Using the Quick Print Button

The Quick Print feature allows you to print any saved order from within Sales Order 
Entry. After you have entered and saved an order, you have the option to print the 
document immediately without going to the Print and Post Invoices and Credit Memo 
menu item. The Quick Print button is found on the tool bar in Sales Order Entry.

When you select the Quick Print button, the currently displayed transaction prints to your 
default printer.

Procedure
Use the following procedure to print and post sales orders:

Step Action

1 Select Print and Post Sales Orders from the business desktop.

Chapter 4: Printing and

Posting Sales Orders
2 Select an existing saved parameter to edit or process; or select
New to create a new parameter.
3 Complete the Sales Order Filter, Action, and Format docu-
ment tabs on the Parameters tab.

If you want to... Place a check mark here...

Reprint The Prompt for Reprint checkbox on the
Action tab.
Post orders immedi- The Post Orders Immediately After Print
ately after printing checkbox on the Action tab.
Print sales orders in The Print in Home Currency checkbox
home currency on the Format tab.

4 Complete the Routing and Distribution tabs.

5 Save the parameters if desired, then select Process.

Need more information? Press F1.

Sales Order User Guide 51

Chapter 4: Printing and Posting Sales Orders

Printing by Batch
You can print and post sales orders based on the User ID assigned to each order. When 
entering the parameters, you can enter or change the User ID field to control which orders 
are printed and potentially posted.

Automation Methods
During Print and Post Sales Orders, you have the option of automating several processes. 
They include:

• Prompt for reprint

• Post orders immediately after print 

Prompt for reprint

Sales orders may be reprinted as often as necessary before being posted. You may be 
required to reprint sales orders occasionally, or you may need to reprint a range of sales 
orders if, during the first printing the forms were not properly aligned or the printer 
malfunctioned.

If you select Prompt for Reprint, you cannot select Post Orders Immediately After Print. 

If you select Prompt for Reprint, you are requested to enter a range of sales orders that 
you want to reprint, or accept the default of [First] and [Last]. The reprint option is 
displayed each time you print sales orders until you select the Post Sales Order checkbox 
on the dialog box and click Process or Cancel.

Note: The options that you select to print the original batch of sales orders are 
used when reprinting the same batch of sales orders. If you want to change the 
options, you must cancel the reprint option and enter new parameters.

Posting orders immediately after printing

If you select Post Orders Immediately After Print, the sales orders are posted 
automatically after printing is complete.

As each sales order posts, the system displays the sales order number and other 
processing information on the PAS.

If you selected Prompt for Reprint, you cannot select Post Orders Immediately After Print. 
However, when you process the job, the dialog box that appears allows you to choose to 
reprint sales orders (with a range of sales orders) or post all sales orders.

52 Sage PFW
 Posting Sales Orders

Posting Sales Orders

Status change
When you post a sales order, the sales order status is changed as follows: 

If the status was... It changes to...

New Order, Not Posted (NN) New Order, Printed and Posted
(NP)
Back Order, Not Posted (BN) Back Order, Printed and Posted
(BP)
Quote, Not Posted (QN) Quote, Printed and Posted (QP)

If you use the Quick Print feature in Sales Order Entry, the orders you printed are 
included in the post.

Procedure
You can post sales orders in one of two ways:

• Select Post Orders Immediately After Print on the Action tab in the Print and Post 
Sales Orders window.

• Select Post Sales Order from the dialog box that appears when you select Prompt for 
Reprint on the Action tab in the Print and Post Sales Orders window.

Chapter 4: Printing and

Posting Sales Orders

Sales Order User Guide 53

Chapter 4: Printing and Posting Sales Orders

54 Sage PFW
 Chapter 5:
Processing Invoices

Introduction
To record the shipment of goods and create an invoice for these goods, you enter 
shipment details in either of these places:

• In the Sales Order Shipment Entry window

• In the Sales Order Entry window, if the option to allow shipment during entry was 
selected in the Application Setup window.

The following tasks are performed through sales order shipment entry: 

• Entering shipment and invoice information

• Verifying quantity shipped

• Processing shipments

Updating Inventory
Inventory is not updated in Sales Order Shipment Entry. It is updated when you post 
invoices.

In this chapter
This chapter contains the following sections:

Topic Page
Entering Shipments 56
Entering Serial/Lot Numbers 63

Chapter 5: Processing
Invoices

Sales Order User Guide 55

Chapter 5: Processing Invoices

Entering Shipments

Introduction
The procedure for entering shipments consists of entering information in fields, presented 
in multiple tabs, in the Sales Order Shipment Entry window.

Note: You cannot select an order for shipment whose customer is on hold, unless 
the order was already selected for shipment.

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
Sales Order Shipment Entry Window 57
How to Enter Shipments 58
Entering Quantity Shipped 60
Generating Back Orders 60
Entering the Number of Shipping Labels 61
Modifying Shipments 61
Entering Shipments in Sales Order Entry 62
Entering Serial/Lot Numbers 63

56 Sage PFW
 Sales Order Shipment Entry Window

Sales Order Shipment Entry Window

When Sales Order Shipment Entry is selected from the business desktop, the Sales Order 
Shipment Entry window is displayed.

Tabs
The header tabs contain information specific to the sales order and the customer. The Line 
Items tab contains the line item information about the actual goods being shipped.

The following is a description of the tabs: 

Tab Description
Shipment Contains sales order information and is where
you select the sales order for shipment posting.
Misc Contains back order, shipping, recurring order,
and salesperson information. The Tracking Num-
ber is the only field available for entry on this
tab.

Chapter 5: Processing
Address Contains the customer billing address and the
customer ship to address. The fields on this tab
are not available for entry.

Invoices
Credit Contains the same information about the cus-
tomer’s credit as can be found in Accounts
Receivable. The fields on this tab are not avail-
able for entry.
Line Items Allows you to enter the line item details of the
shipment.

Sales Order User Guide 57

Chapter 5: Processing Invoices

Defaults
All fields on the tabs identify various types of information that may or may not be 
required in order to save the invoice. Some fields are filled with default information, 
based on information already entered during Sales Order Entry and can be changed, 
while other fields are displayed to provide customer, salesperson, and shipment 
information and cannot be changed.

Use of Notes and Attachments

You can view notes associated with an order or you can enter additional notes for an order 
by choosing the Universal Notes and Attachment button. Refer to the System Basics User 
Guide for information on notes and attachments.

Use of templates
You can modify certain fields on or create an alternate format for the Sales Order 
Shipment Entry window using templates. Refer to the System Management User Guide for 
information on designing and using templates.

How to Enter Shipments

Procedure
Use the following procedure to enter each shipment:

Step Action

1 Select Sales Order Shipment Entry from the business desktop.

2 Click the Find Record button.

3 From the list of sales orders on the Find Sales Order Header win-
dow, select a sales order to ship.
4 Place a check mark in the Select for Shipment Posting check-
box. Various fields will become available for entry.
5 Enter sales order information on the Shipment tab.

6 Enter line item information on the Line Items tab.

7 Save the sales order.

Need more information? Press F1.

Quotes
Quotes cannot be selected for shipment.

58 Sage PFW
 How to Enter Taxable or Nontaxable Freight Charges

Selecting the sales order for shipment posting

In order to ship a sales order, you must place a check mark in the Select for Shipment 
Posting checkbox. Only sales orders that have been selected can be posted. In the Find 
Sales Order Header file lookup dialog box the selection status of each order is displayed 
as follows:

Selection Status Code

Unselected U
Selected S

How to Enter Taxable or Nontaxable Freight Charges

When you are ready to ship the selected order, you may want to add a freight charge or 
change the freight charge that was entered when the order was created. You can do this 
from within Sales Order Shipment Entry.

When entering the freight amount, you can choose to:

• Enter one nontaxable freight amount.

• Enter one taxable freight amount and select the Taxable Freight Tax Key from a 
lookup, or you can accept the default Taxable Freight Tax Key. This default tax key 
can be defined in the Ship‐to file or the Customer file. If tax keys are defined in both 
places, the Ship‐to file default tax key is used.

If you select an order to ship and you enter taxable freight before you access the Line Item 
tab, the tax total on the Line Items tab includes the tax amount of the freight. 

However, if you select an order and you enter the taxable freight after accessing the Line 
Item tab, the tax amount of the freight is not included in the tax total until you save the 
shipment. If you review this shipment, the tax total includes the taxable freight. This is 
because there is no Recalculate Tax button on the Line Item tab.

Procedure
Use the following procedure to enter taxable/nontaxable freight charges:

Chapter 5: Processing
Step Action

Invoices
1 Select the Shipment tab in Sales Order Shipment Entry menu item.

2 Determine if the freight charge is taxable. If so, select the Taxable

Freight field and select the Taxable Freight Tax Key from the
lookup.
If the freight is nontaxable, just enter the freight amount in the
Taxable/Nontaxable Freight Amount field.
3 Enter the freight amount in the Taxable/Nontaxable Freight
Amount field.
4 Complete and save the shipment.
Need more information? Press F1.

Sales Order User Guide 59

Chapter 5: Processing Invoices

Entering Quantity Shipped

You enter the actual quantity of each item being shipped in the Qty Ship field on the Line 
Items tab in the Sales Order Shipment Entry window.

Note: In the Application Setup window, if you placed a check mark in the Default 
Qty Shipped with Qty Remaining checkbox, the quantity in the Qty Remaining 
field is automatically copied to the Qty Ship field. You may manually override the 
Qty Ship field. 

Generating Back Orders

If the quantity shipped is going to be less than the quantity remaining, the system can 
automatically create a back order when you post the invoice. When a back order is created 
for items that are not fully shipped, the unshipped quantities are back ordered.

Tracking back orders

The system tracks the number of times an order has been back ordered and the number is 
displayed in the Number of Times Back Ordered field on the Misc tab in the Sales Order 
Entry window.

Procedure
You can tell the system to allow an order to be back ordered in either of the following 
places: 

In Sales Order Entry... In Sales Order Shipment Entry...

Place a check mark in the Cre- Place a check mark in the Create
ate Back Order for Unshipped Back Order for Unshipped Items
Items checkbox on the Misc tab. checkbox on the Shipment tab.
Note: The back order fields are linked so that if you place a check mark
in the checkbox in Sales Order Entry, the field in Sales Order Shipment
Entry is automatically selected and vice versa.

Preventing a back order

You may prevent the system from automatically creating a back order for a partially 
shipped order by making sure the Create Back Order for Unshipped Items checkbox is not 
selected. 

60 Sage PFW
 Entering the Number of Shipping Labels

Cancelling a back order

After you have entered and posted shipment details entered in the Sales Order Shipment 
Entry window, if you want to cancel a back order, you can do one of the following in Sales 
Order Entry:

• Manually change the status to Fully Shipped (S). This will cancel the entire order.

• Cancel the sales order by changing the status to Cancelled (C).

In either case, Inventory committed to sales quantities are updated, except for kit items.

Manually creating a back order

You can manually create a back order by changing the sales order status to back ordered 
in the Sales Order Entry window. All quantities not yet shipped will be back ordered.

Entering the Number of Shipping Labels

You can specify the number of shipping labels to be printed for a sales order on an 
individual basis by entering the number in the Number of Labels to Print field on the 
Shipment tab in the Sales Order Shipment Entry window. Whether or not that number of 
labels is printed depends on how you complete the Number of Labels per Sales Order 
field in the Shipment Labels window.

Refer to  “Chapter 8: Generating Reports and Shipping Labels”, for information on 
printing shipment labels.

Modifying Shipments
You can modify certain fields that were entered in Sales Order Entry in the Sales Order 
Shipment Entry window. The following fields may be modified:   

Tab Fields
Shipment Ship Date, Ship Via Key, Invoice Number Override, Invoice
Date, Age Date, Number of Labels to Print, Create Back
Order for Unshipped Items, Taxable/Nontaxable Freight

Chapter 5: Processing
Amount, Taxable Freight Tax Key
Misc Tracking Number

Invoices
Line Items Description, Ship Date, Qty Ship

Adding and deleting line items

Only comment line items may be added to or deleted from a sales order during sales 
order shipment entry.

Changing freight or quantity shipped

If you change the freight amount or the quantity shipped on a sales order with a status of 
New Order, Invoice Printed Not Posted (Np) or Back Order, Invoice Printed Not Posted 
(Bp), when you save the sales order, the status is changed to NP or BP, respectively. This 
ensures that the invoice gets reprinted.

Sales Order User Guide 61

Chapter 5: Processing Invoices

Entering Shipments in Sales Order Entry

If the Allow Shipment During Entry checkbox was selected in the Application Setup 
window, the Shipment tab becomes available in the Sales Order Entry window.

Only sales orders that are to be fully shipped should be selected for shipment through 
Sales Order Entry.

Note: If you are tracking serial/lot numbers, you cannot enter shipments during 
Sales Order Entry. Therefore, the Shipment tab on the Sales Order Entry window 
is removed.

Shipment tab
The following is the Shipment tab on the Sales Order Entry window:

Procedure
To enter a fully shipped sales order in Sales Order Entry, do the following: 

Step Action

1 Select the Shipment tab in the Sales Order Entry window.

2 Place a check mark in the Select to Ship Remaining Quantity

checkbox. Certain fields will become available for entry.
3 Enter the shipment and invoice information, if applicable.

4 Save the sales order.

Need more information? Press F1.

62 Sage PFW
 Entering Shipments in Sales Order Entry

Entering Serial/Lot Numbers

When available
Before you can enter serial/lot numbers during Sales Order Shipment Entry you must 
have:

• Installed the Inventory application

• Indicated in the Application Setup window in Accounts Receivable that you are inter‐
faced to Inventory

• Indicated in the Application Setup window in Inventory that you are tracking serial/
lot numbers

• Defined items in the Item Master in Inventory for which you are tracking serial/lot 
numbers; indicated that serial/lot numbers are allowed for sales transactions

Refer to the Inventory User Guide for additional information.

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
Additions to the Line Items Tab 64
How to Enter Serial/Lot Numbers 65
Serial/Lot Window 66
How to Complete the Auto Numbering Window 69
Modifying Serial/Lot Numbers 70

Chapter 5: Processing
Invoices

Sales Order User Guide 63

Chapter 5: Processing Invoices

Additions to the Line Items Tab

If you are tracking serial/lot numbers, the Line Items tab includes the following: 

Serial/Lot Lookup
button

Serial/lot buttons

Serial/lot buttons
The following is a description of the serial/lot buttons in the serial/lot column:

Button Description
This button indicates that serial/lot information for this item
is not available. This would be the case if the item is non-
inventory or comment, or if it is an inventory item that is not
defined for serial/lot numbers or if the item is not being
received or shipped.
This button indicates that you must enter serial/lot numbers
for this item. When you click this button, the Serial/Lot win-
dow is displayed.
This button indicates that serial/lot numbers have been
entered and no further serial/lot information is required.

Add Universal Notes and/or Attachments to highlighted

line item

Serial/lot lookup button

If an item is defined as a serial/lot item and serial/lot numbers remain to be entered (as 
indicated by the red flagged Serial/Lot button), when you click this toolbar button, the 
Serial/Lot window is displayed.

64 Sage PFW
 How to Enter Serial/Lot Numbers

How to Enter Serial/Lot Numbers

If an item is defined for and requires serial/lot tracking in Inventory, you must enter 
serial/lot numbers before the shipment can be saved.

Procedure
To enter serial/lot numbers, do the following:

Step Action

1 Select the Line Items tab on the Sales Order Shipment Entry
window.
2 For each line item displaying this button,

click the Serial/Lot button or the Serial/Lot Lookup toolbar but-

ton to display the Serial/Lot window.
3 Enter a unique valid serial/lot number by any of the following
methods:
• manually
• use the lookup toolbar button
• use the auto number feature by clicking the Auto Number
toolbar button
Note: If the option to allow new serial/lot numbers is not
selected for the item in the Item Master in Inventory, you must
use the lookup to select existing valid serial/lot numbers.
Warning! Single quotes are not valid characters in a serial
number.
4 Enter a valid manufacturing date and expiration date.

5 On the Miscellaneous sheet, if miscellaneous fields are defined,

enter the applicable information.
6 When you have entered all the required serial/lot information,
save the serial/lot numbers. The system will verify that the serial/
lot numbers and dates are valid from beginning to end.
Need more information? Press F1.

Chapter 5: Processing
Changing status from Selected to Unselected

Invoices
If you change the selection status of the shipment from Selected to Unselected after 
entering serial/lot numbers, you must reenter your serial/lot numbers.

Modifying the conversion factor

You should not modify the conversion factor if it will affect sales orders that have been 
selected for shipment but not yet posted in order that serial/lot quantities and inventory 
quantities are accurately reported.

Sales Order User Guide 65

Chapter 5: Processing Invoices

Serial/Lot Window
When you click the red flagged Serial/lot button or the Serial/Lot Lookup toolbar button, 
one of the following windows appears:

Serial Numbers

This window appears for an item requiring serial numbers:

Auto Number button

Lot Numbers

This window appears for an item requiring lot numbers:

Auto Number button

66 Sage PFW
 Serial/Lot Window

Kit Items

This window appears if there are sub‐items of a kit that are serial/lot items. It is divided 
into two sections. The Kit sheet is for display purposes only. As you select a sub‐item in 
the kit, the sheets on the right change to reflect the serial/lot information required for that 
item.

Auto Number button

Master Kit Item

Kit Sub-Items

As defined in Quantity per

the Kit file kit multiplied
(INBOM) for by the line
this item item quantity

Things to remember about kits:

• Make sure that the master kit item is defined as a serial/lot item if any of it’s sub‐items 
are to be tracked as serial/lot items.

• Not every subcomponent of a kit may be a serial/lot item. Only the sub‐items that are 
serial/lot items appear in the Serial/Lot window.

• To save the serial/lot information, the total quantity entered for all rows per sub‐item 
must equal the line item quantity multiplied by the sub‐item quantity per kit. For 
example, if the line item quantity equals 2, and there are a quantity of 5 sub‐items per 
kit, you must enter a total quantity of 10 serial/lot numbers.

Sheets
The Serial/Lot window contains the following sheets:

Chapter 5: Processing
Sheet Used to:

Invoices
Kit Show the sub-items of the kit that are desig-
nated as serial/lot items.
Serial Number or Lot Enter the serial/lot number, manufacture date,
Number and expiration date.
Miscellaneous Enter information in any miscellaneous fields
that may have been defined for this item.
Refer to the Inventory User Guide for information
on creating miscellaneous fields for items in the
Item Master window.

Sales Order User Guide 67

Chapter 5: Processing Invoices

Auto Number toolbar button

When you click the Auto Number toolbar button, the following Auto Numbering window 
appears:

Number of rows
The Serial/Lot window contains a row for each serial/lot number required based on the 
quantity shipped for the item on the Line Items tab and the lot size defined for the item in 
the Item Master window in Inventory. In order to save the serial/lot information, the total 
quantity of serial/lot numbers you enter must equal the quantity shipped multiplied by 
the conversion factor for the item on the Line Items tab.

Serial Numbers

For items requiring serial numbers, there will always be one row for each item shipped.

For example, if the quantity shipped for an item that requires serial information is 12, 
when you display the Serial/Lot window for that item there will be 12 lines, each showing 
a quantity of 1, on which you must enter a unique valid serial number.

Lot Numbers

For items requiring lot numbers, the system calculates the number of rows by dividing the 
quantity by the lot size and rounding up to the next higher whole number.

For example, if the lot size for an item is 25 and the quantity is 65, the number of rows 
would be 3 as follows:

65/25 = 2.6 which rounded up is 3

The three rows would contain quantities as follows:

Row 1 = 25 (representing 1 full lot)
Row 2 = 25 (representing 1 full lot)
Row 3 = 15 (representing a partial lot)

68 Sage PFW
 How to Complete the Auto Numbering Window

How to Complete the Auto Numbering Window

Before you begin

The Auto Numbering window allows you to enter the starting number for serial/lot auto 
numbering. The system uses that starting number in place of the # characters in the serial/
lot mask for this item. The system increments the masked portion of each serial/lot 
number by 1 for subsequent rows requiring serial/lot numbers depending on the number 
of rows you want the system to fill in for you.

Note: The mask is defined on an item‐by‐item basis in the Item Master window in 
Inventory. 

Procedure
To implement the system’s auto numbering feature, do the following:

Step Action

1 In the Serial/Lot window, click the Auto Number toolbar button.

2 Enter the number for the system to use as the first number to
begin the auto numbering sequence.
3 If this is a lot item, enter the lot size or accept the default
defined for the item in the Item Master.
4 Enter the number of rows you want to have filled automatically.

5 To add new rows, click the Add New Rows button. The system
will add the number of rows you entered in the Number or
Rows to Fill field to the end of the serial/lot number list.
6 To replace existing rows, click the Replace All Existing Rows but-
ton. The system replaces all existing rows. You cannot selec-
tively replace rows.
7 Click Ok.
Note: If this is a kit, select the next sub-item on the Kit sheet and
repeat Steps 1–7 until serial/lot numbers have been entered for
each sub-item in the kit.
Need more information? Press F1.

Chapter 5: Processing
Invoices
Note: If the option to allow new serial/lot numbers is not selected for the item in 
the Item Master in Inventory, you must use the lookup to select existing valid 
serial/lot numbers. You will not be able to save the serial/lot numbers if you use 
the auto numbering option.

Numbering sequence breaks

If you want to allow for breaks in the numbering sequence, you can do so by using the 
Add New Rows button. Each new block of rows you add represents a new numbering 
sequence. Thus, you can allow a break in the numbering from the last row in the previous 
sequence of rows to the first row in the current sequence of rows.

Sales Order User Guide 69

Chapter 5: Processing Invoices

Modifying Serial/Lot Numbers

You can modify serial/lot information until the sales order shipment is posted.

If you change the quantity shipped of an item on the Line Items tab after you saved serial/
lot numbers, return to the Serial/Lot window for that item to make sure that the serial/lot 
numbers are correct. If you reduced the quantity shipped, delete the unnecessary serial/
lot numbers; if you increased the quantity shipped, enter the additional serial/lot 
numbers.

70 Sage PFW
 Chapter 6:
Printing and Posting Invoices

Introduction
After sales orders have been assigned a selection status of Selected during Sales Order 
Shipment Entry or Sales Order Entry, you can print and post invoices, automatically 
updating files in integrated applications.

In this chapter
This chapter contains the following topics:

Topic Page
Generating an Invoice Edit Report 72
Print and Post Invoices 76
How to Print and Post Invoices 77

Chapter 6: Printing and

Posting Invoices

Sales Order User Guide 71

Chapter 6: Printing and Posting Invoices

Generating an Invoice Edit Report

Introduction
Sales Order can ensure error‐free posting by prohibiting posting of invoices that contain 
errors. By selecting the Force Edit List post option in Accounts Receivable ‐ Application 
Setup, the system requires the following before allowing printing or posting to proceed:

• An initial Invoice Edit list be generated

• All transaction entry errors be corrected

• A clean (error‐free) Edit list be generated.

Warnings are provided for your information only; they do not prevent you from posting, 
but should be evaluated for correction before you post invoices.

In this section
This section contains the following topics:

Topic Page
Invoice Edit Report 72
How to Generate the Report 74

Invoice Edit Report

You can generate an Invoice Edit report for specific transactions to ensure that transaction 
data has been entered correctly, and to allow you to review selected orders before 
proceeding with the actual posting process. 

The Invoice Edit report does not report the cumulative availability of items between 
document entry menu items or line items within a document.

72 Sage PFW
 Invoice Edit Report

The following is a sample parameter screen:

Report methods
You can select the report method which determines the type of information that will be 
included in the report. The choices are:

Report Method Description

Edit List Produces a detailed listing, by transaction
number, of all transaction entry error and
warning messages associated with the
invoices.
Report Lists all unposted invoices in detail, providing
you with a list of transactions that have been
entered into the system, but not yet posted.
Both Produces an Invoice Edit report, followed by
an Invoice Edit list.

Verifying Inventory items

When generating the Invoice Edit report, you can optionally verify inventory items if you 
are interfaced to Inventory. If this option is selected, the system checks inventory and 
reports any discrepancies on the Invoice Edit List. A warning message appears on the 
Invoice Edit List if, for instance, quantity shipped for a line item exceeds quantity on 
hand, or the location from which you want to ship does not contain stock for a particular 
item.
Chapter 6: Printing and
Posting Invoices

Batch Selection
You can select orders to be edited based on the User ID associated with each document. 
The User ID filters documents to be edited based on the person who last added or 
changed an invoice.

Sales Order User Guide 73

Chapter 6: Printing and Posting Invoices

Suggested uses
You can use the Invoice Edit list as a reference as you correct entry errors. A detailed 
report prints an “E” or “W” in the left margin on each line that contains an error or 
warning, and lists the associated messages after each order. *ERR* or WARN denotes an 
error or warning in the detailed listing directly following each invoice, as well as in the 
total list of messages that appears at the end of the report.

How to Generate the Report

Procedure
To generate an Invoice Edit report do the following:

Step Action

1 Select Invoice Edit Report from the business desktop.

2 Select an existing parameter to edit or process; or select New to

create new parameters.
3 Complete the Selection and Format tabs.

4 Complete the Routing and Distribution tabs.

5 Select Process.

6 Save the parameters, if desired.

Need more information? Press F1.

Sample report
To view a sample Invoice Edit report, click the following link.

Oversold Notification Report

Using this report, you can identify items on unposted sales orders that would go into an 
oversold condition when they are posted.

74 Sage PFW
 Oversold Notification Report

The following is a sample of the Oversold Notification Report.

Comparison to Invoice Edit report

The difference between this report and the Invoice Edit report is that the Invoice Edit 
report shows an item as oversold only when the quantity on an individual transaction 
exceeds the quantity on hand for the item, but does not report if the accumulated 
quantities of multiple transactions exceed the quantity on hand. Whereas, the Oversold 
Notification report accumulates the quantities for each item per transaction to determine 
if the item is oversold.

Sample report
To view a sample Oversold Notification report, click the following link.

Chapter 6: Printing and

Posting Invoices

Sales Order User Guide 75

Chapter 6: Printing and Posting Invoices

Print and Post Invoices

Introduction
When you select Print and Post Invoices, the parameter screen displays. You can select an 
existing set of saved parameters to process, to edit and process, or you can simply create a 
new set of parameters.

Parameters tab
The Parameters tab consists of the following document tabs:

• Selection

• Format

The following is the Selection tab:

Tabs
The following is a description of the tabs:

Tab Description
Selection Allows you to determine the options you want
for printing and posting.
Format Allows you to indicate the formatting options
and if you want to print using the home cur-
rency.

Refer to the System Basics User Guide for information on the Parameters tab.

76 Sage PFW
 How to Print and Post Invoices

Routing and Distribution tabs

Refer to the System Basics User Guide for information on the Routing and Distribution tabs.

How to Print and Post Invoices

Only sales orders that have been selected for posting are posted when you print and post. 
A sales order is selected when you place a check mark in the Select For Shipment Posting 
checkbox in the Sales Order Shipment Entry window or on the Shipment tab on the Sales 
Order Entry window.

Procedure
Use the following procedure to print and post invoices:

Step Action

1 Select Print and Post Invoices from the business desktop.

2 Select an existing saved parameter to edit or process; or select

New to create a new parameter.
3 Complete the Selection and Format document tabs on the
Parameters tab.

If you want to... Place a check mark here...

Override the invoice Prompt for Invoice Number
number checkbox on the Selection tab.
Reprint Prompt for Reprint checkbox on
the Selection tab.
Post invoices immedi- Post Invoices Immediately After
ately after printing Print checkbox on the Selection
tab.
Print a Parameter recap Print Parameter Recap with
report which includes Invoices.
total number of orders
printed.
Format the form. Select the information you want
to include on the invoices.
Print invoices in home cur- Print in Home Currency check-
rency box on the Format tab.

4 Complete the Routing and Distribution tabs.

5 Save the parameters if desired, then select Process.

Need more information? Press F1.

Prompt for Invoice Number field

Chapter 6: Printing and
Posting Invoices

When you place a check mark in this checkbox, you can override the next invoice number 
for the current batch of invoices to be printed and posted.

If you override the next invoice number, the Automatic Numbering file in Accounts 
Receivable will not be reset starting with that number. 

Sales Order User Guide 77

Chapter 6: Printing and Posting Invoices

Modifying posted invoices

After an invoice has been posted, changes can only be made by creating an adjustment 
transaction (Credit Memo) in Accounts Receivable.

Posting Invoices

Description
Each time you post invoices, the invoice number is increased according to the Automatic 
Numbering file in Accounts Receivable, if you have not overridden the invoice number. 
In addition, the selection status of each posted invoice becomes Unselected (U).

As each invoice is being posted, the system displays the invoice number and other 
processing information on the PAS. 

Status change
The status of the sales order changes to Fully Shipped (S) or Back Order, Not Posted (BN). 
If you just print invoices without posting, the status changes to New Order, Invoice 
Printed Not Posted (Np) or Back Order, Invoice Printed Not Posted (Bp).

Pre-payments
Payments entered in the Sales Order Entry window are posted on account to the Cash 
Receipts file in Accounts Receivable. These ONACT payments should be posted in 
Accounts Receivable, using Post Cash Receipts so that when the invoice is posted in Sales 
Order with an ONACT payment, that payment automatically applies back to the invoice 
during SO Print & Post Invoices.

Files updated
After posting the shipment, the quantity committed for sales and on hand is updated for 
inventory items in Inventory and an invoice is posted in Accounts Receivable.

In addition, the Unposted Credit in Use field is decreased.

Force Edit Report option

If you selected the Force Edit Report option in Application Setup in Accounts Receivable, 
you cannot post invoices without first running an error free Invoice Edit Report.

78 Sage PFW
 Chapter 7:

Chapter 7: Purging
Purging Sales Orders

Sales Orders
Introduction
Sales Order allows you to selectively purge sales orders.

Files updated
Header and line item history of all fully shipped sales orders is retained in the Line Item 
file in Sales Order until you purge it.

Inventory updated
When any new order or back order is purged, the quantity committed to sales in 
Inventory is updated. Purging fully shipped orders, cancelled orders, and quotes does not 
affect Inventory.

In this chapter
This chapter contains the following topics:

Topic Page
Purge Sales Orders Window 79
How to Purge Sales Orders 80

Purge Sales Orders Window

When you select Purge Sales Orders from the business desktop, the parameter window 
appears. 

Sales Order User Guide 79

Chapter 7: Purging Sales Orders

Parameters tab
The Purge Sales Orders window consists of one document tab called Selection. The 
following is the Parameters tab on the Purge Sales Orders window:

Routing and Distribution tabs

Refer to the System Basics User Guide for information on the Routing and Distribution tabs.

How to Purge Sales Orders

Procedure
Use the following procedure to purge sales orders:

WARNING: Make sure you have backed up your sales order data files before you 
purge.

Step Action

1 Select Purge Sales Orders from the business desktop.

2 Select an existing parameter to edit or process; or select New

to create new parameters.
3 Enter a sales order or a range of sales orders to purge or
accept the default of first and last.
4 Enter an order date and a cancel date to purge orders as of.

80 Sage PFW
 How to Purge Sales Orders

Step Action

Chapter 7: Purging
5 Complete the Routing and Distribution tabs.

Sales Orders
6 Save the parameters if desired, then click Process.
Need more information? Press F1.

Sorting of orders
You can sort orders to purge by Sales Order Number.

Purging cancelled sales orders

After selecting Process, sales orders with a status of Cancelled (C) are automatically 
purged, regardless of the dates entered in the Order Date and Cancel Date fields.

Order Date and Cancel Date fields description

The following table describes what happens when you enter an order date and a cancel 
date in the applicable fields:

When you enter a These sales orders are

Note
date in this field... purged...
Order Date Fully Shipped (S) orders The order date is
with an order date on or compared to the
before a specified date, Order Date field in
and all Cancelled (C) Sales Order Entry.
orders.
Cancel Date All orders, except Fully The cancel date
Shipped (S), with a cancel comes from the
date on or before the Cancel Date field
specified date, and all in Sales Order
Cancelled orders (C). Entry.

Purged Orders Recap report

When you select Process, a summary recap of purged sales orders is printed to provide 
you with an audit trail of sales orders that were purged.

To view a sample report, click the following button.

Sales Order User Guide 81

Chapter 7: Purging Sales Orders

82 Sage PFW
 Chapter 8:
Generating Reports and Shipping Labels

Introduction
This chapter provides information about Sales Order reports, including sample output 

Chapter 8: Generating
Reports and Shipping
and suggested uses and shipping labels.

Sales Order provides the following predefined reports:

• Sales Order Report

• Inventory Commitment Report

• Invoice Edit Report

• Oversold Notification Report

Reference
For report generating instructions, refer to the System Basics User Guide.

In this chapter
This chapter contains the following topics:

Topic Page
Sales Order Report 83
Invoice Edit Report 86
Oversold Notification Report 88
Inventory Commitment Report 89
Shipment Labels 92

Sales Order Report

The Sales Order report provides an audit trail of order activity.

Sales Order User Guide 83

Chapter 8: Generating Reports and Shipping Labels

Procedure
Use the following procedure to generate a Sales Order report: 

Step Action

1 Select Sales Order Report from the business desktop.

2 Select an existing parameter to edit or process; or

select New to create new parameters.
3 Complete the Sales Order Filter and Format parame-
ters tabs.
4 Complete the Routing and Distribution tabs.

5 Save the parameters if desired, then select Process.

Need more information? Press F1.

Sales Order Report window

The following is the Sales Order Report window:

Sorting of orders
You can sort the Sales Order report by selecting one of the following sort keys in the 
Order by field:

• Sales order number

• Customer key

• Order date

• Request date

• Cancel date

84 Sage PFW
 Sales Order Report

• Customer PO number

• Salesperson key

Selecting orders based on status

Sales Order Status

You can choose to include sales orders by selecting one or more of the following order 
statuses in the Include Based On Sales Order Status field as follows:

Chapter 8: Generating
Reports and Shipping
• Back Order

• Cancelled

• New Order

• Quote

• Fully Shipped

Post Status

You can choose to include sales orders based on their posting status as follows:

• Sales Order, Not Posted

• Sales Order, Posted

• Invoice, Printed but Not Posted

Including line items

You can determine the type of line item detail by selecting One Line Summary, Multiline 
Detail, or None in the Print Line Items field on the Format tab.

Including shipped items

You can include shipped items on partially shipped orders by checking the Print Shipped 
Items checkbox on the Format tab.

Note: A comment line is associated with the inventory or non‐inventory line 
which precedes it. Therefore, it is visually grouped with that item when printed. 
If the comment line follows an item which has been shipped, and the Print 
Shipped Items checkbox is not selected, the comment line will not be printed 
either. However, if a comment line including two lines of comment, the second 
line is still printed.

Including recurring orders only

You can print only recurring sales orders by checking the Print Recurring Orders Only 
checkbox on the Format tab.

Sales Order User Guide 85

Chapter 8: Generating Reports and Shipping Labels

Including selected orders only

You can include only orders with a selection status of Selected on the report by checking 
the Print Selected Orders Only checkbox on the Format tab.

Sorting by User ID
You can restrict order included on a report by entering a User ID. This allows you to view 
reports for a specific user, or if you can run a report for all users.

Modifying the title of the report

You can type a different title for the report that more clearly identifies the report, by 
entering the title in the Report Title field. The title you enter will print in place of the 
default title.

Suggested uses
The following are some suggested uses for the report: 

To help you... Sort by...

Provide an audit trail for checking the number of Order Date
orders placed on a particular day against the
tape totals for that day
Research the activity of certain customer Customer Key
accounts
Identify orders that will be cancelled if not Cancel Date
attended to and shipped as promised

Totals
This report provides totals for freight, tax, and discounts. The total value of all orders 
reported is included, as is the total number of orders contained in the report.

Sample report
To view a sample Sales Order report, click the following button:

Invoice Edit Report

An Invoice Edit report can be used to view unposted invoice information and transaction 
detail on unposted invoices, and to verify that transaction data has been entered correctly 
before proceeding with the actual posting of invoices.

The Invoice Edit report does not report the cumulative availability of items between 
document entry menu items or line items within a document.

86 Sage PFW
 Invoice Edit Report

Procedure
Use the following procedure to generate an Invoice Edit report: 

Step Action

1 Select Invoice Edit Report from the business desktop.

2 Select an existing parameter to edit or process; or select New

to create new parameters.
3 Complete the Selection and Format tabs.

4 Complete the Routing and Distribution tabs.

Chapter 8: Generating
Reports and Shipping
5 Select Process.

6 Save the parameters, if desired.

Need more information? Press F1.

Invoice Edit Report window

The following is the Invoice Edit Report window:

Sales Order User Guide 87

Chapter 8: Generating Reports and Shipping Labels

Report method
You can select the report method which determines the type of information that will be 
included in the report. The choices are: 

Report Method Description

Print Errors and Warning Mes- Produces a detailed listing, by transac-
sages Only tion number, of all transaction-entry
error and warning messages contained
on the invoices.
Print Invoice Information Only Lists all unposted invoices in detail, pro-
viding you with a list of transactions that
have been entered into the system, but
not yet posted.
Print Invoice Info, Errors, and Prints unposted invoice information,
Warning Messages transactions, and errors and warning
messages.

Report detail type

You can choose whether to print the report in a short or long form. Long form includes the 
request date and ship date.

Sorting by User ID
You can restrict order included on a report by entering a User ID. This allows you to view 
reports for a specific user, or if you can run a report for all users.

Modifying the title of the report

You can type a different title for the report which more clearly identifies the report for you 
by entering the title in the Report Title field. The title you enter will print in place of the 
default title.

Suggested uses
You can use the Invoice Edit report as a reference as you correct entry errors. A detailed 
report prints an “E” or “W” in the left margin on each line that contains an error or 
warning, and lists the associated messages after each order. *ERR* or WARN denotes an 
error/warning in the detailed listing directly following each invoice, as well as in the total 
list of messages that appears at the end of the report.

Oversold Notification Report

Using this report, you can identify items on unposted invoices that would go into an 
oversold condition when they are posted. 

88 Sage PFW
 Inventory Commitment Report

Chapter 8: Generating
Reports and Shipping
Comparison to Invoice Edit report
The difference between this report and the Invoice Edit report is that the Invoice Edit 
report shows an item as oversold only when the quantity on an individual transaction 
exceeds the quantity on hand for the item, but does not report if the accumulated 
quantities of multiple transactions exceed the quantity on hand. Whereas, the Oversold 
Notification report accumulates the quantities for each item per transaction to determine 
if the item is oversold.

Sample report
The view a sample Oversold Notification report, click the following button:

Inventory Commitment Report

Availability of the report

The Inventory Commitment report is only available if Accounts Receivable is interfaced to 
Inventory.

Sales Order User Guide 89

Chapter 8: Generating Reports and Shipping Labels

Description
The Inventory Commitment report lists both actual and reported quantities for a user‐
defined range of inventory items. The average cost, actual quantities on hand, committed, 
available, and on order for each inventory item are reported, as well as the quantity 
committed, order value, and committed value for the range of orders reported.

Quantities are defined as follows:

Term Definition
Actual quantity The quantities of each item in the Inventory Item
Location file.
Reported quantity The quantities of items within the range you define
for the report.

Before you begin

You must purge all cancelled orders with kit items before generating the Inventory 
Commitment report to ensure accurate inventory quantities.

Refer to  “Chapter 7: Purging Sales Orders” for information on purging sales orders.

Procedure
Use the following procedure to generate an Inventory Commitment report:

Step Action

1 Select Inventory Commitment Report from the business desk-

top.
2 Select an existing parameter to edit or process; or select New
to create new parameter.
3 Complete the Sales Order Filter tab and Format parameters
tabs.
Note: You must enter a location in the Location Key field.
4 Complete the Routing and Distribution tabs.

5 Select Process.

6 Save the parameters, if desired.

Need more information? Press F1.

90 Sage PFW
 Inventory Commitment Report

Inventory Commitment Report window

The following is the Inventory Commitment Report window:

Chapter 8: Generating
Reports and Shipping
Sorting of orders
You can sort the Inventory Commitment report by selecting one of the following sort keys 
in the Order by field:

• Item Key/Sales Order Number

• Item Key/Request Date

• Item Key/Cancel Date

• Item Description/Sales Order Number

• Item Description/Request Date

• Item Description/Cancel Date

Including line item detail

You can include line item detail by checking the Print Line Item Detail checkbox on the 
Format tab.

Sales Order User Guide 91

Chapter 8: Generating Reports and Shipping Labels

Suggested uses
The following are some suggested uses for the report: 

To help you... Sort by...

Determine what action to take on sales orders that Cancel
might be cancelled by customers if they are not Date
filled by the end of the current week or month.
Make sure items are shipped on time and help the pur- Request
chasing department to keep track of item requests and Date
reorder sufficient stock to ensure adequate quantities for
future shipments.

Totals
Provided at the end of the report are totals for the number and cost of all items committed, 
the sales value of all orders listed, and the number of items included on the list.

Sample report
The view a sample Inventory Commitment report, click the following button:

Shipment Labels
The Shipment Labels window allows you to print mailing labels for shipping goods to 
customers. Shipping labels are especially useful when the customer’s mailing address is 
different from the customer’s ship‐to address.

The labels are designed to write directly to a standard Avery label. These labels are 
arranged 2 labels across and 3 labels down. 

Note: The Shipment Labels menu option is located in the Listing menu in the 
business desktop.

92 Sage PFW
 Shipment Labels

Procedure
Use the following procedure to print shipping labels:

Step Action

1 Select Shipment Labels from the business desktop.

2 Select an existing parameter to edit or process; or select New

to create new parameter.
3 Complete the Sales Order Filter and Format parameters tabs.

4 Complete the Routing and Distribution tabs.

Chapter 8: Generating
Reports and Shipping
5 Save the parameters if desired, then select Process.
Need more information? Press F1.

Shipment Labels window

The following is the Shipment Labels window:

Number of labels to print

When you are completing the Shipment Labels window, if you select to print all orders 
within a selected range and do not select to print only orders with a selection status of 
Selected (S) in that range, the number of labels you enter in the Shipment Labels window 
overrides the number specified for each individual order in the Sales Order Shipment 
Entry window.

If you select to print labels for sales orders with a Selected (S) status, the number of labels 
you entered for each order in the Sales Order Shipment Entry window overrides any 
number specified in the Shipment Labels window.

Sales Order User Guide 93

Chapter 8: Generating Reports and Shipping Labels

Example 1
The following table shows the result if the Selected Orders Only field is checked: 

Number of labels entered in...

Orders with
Sales Order Shipment Number of
Labels to
Shipment Entry Labels Labels Printed
Print
window window
Order A 5 No entry 5
Order B 0 allowed. 0
Order C 3 3

Example 2
The following table shows the result if Selected Orders Only field is not checked: 

Number of labels entered in...

Orders with
Sales Order Shipment Number of
Labels to
Shipment Entry Labels Labels Printed
Print
window window
Order A 5 3 3
Order B 0 3 3
Order C 3 3 3

Information included
A wide range of information may optionally be printed on the labels, such as the order, 
cancel, and request dates or location, sales order number, and customer purchase order 
numbers. You can include a combination of any of the options as a courtesy to your 
customer.

If you are interfaced to Inventory, you might want to include the source location on the 
label so that if you or your customer discovers a problem with the order, the lot from 
which the order was filled may be more easily identified. 

Sorting of orders
Shipping Labels may be sequenced by the following sort keys:

• Sales Order Number.

• Customer Key

• Order Date/Sales Order Number

• Request Date/Sales Order Number

• Cancel Date/Sales Order Number

• Customer PO Number

94 Sage PFW
 Appendix A:

Appendix A: Sales
Order Data Files
Sales Order Data Files

Introduction
This section provides important additional information about the data files compatible 
with the Sales Order application and the transaction files created or accessed during 
various Sales Order processing options.

In this chapter
This chapter contains the following topics:

Topic Page
Data File List and Descriptions 95
Data File Usage 96

Data File List and Descriptions

List
The following table lists the data files that comprise the Sales Order database: 

File Name Definition Contents

OEHDR Sales Order A temporary holding file for
Header Informa- header information from the
tion Order, Misc, Payment, Shipment,
Address, and Credit tabs in the
Sales Order Entry window.
Header details of a sales order
remain in this file until the order is
purged.
OELIN Sales Order Line A temporary holding file for line
Item Detail Infor- item information from the Line
mation Items tab. Line item details
remain in this file until the order is
purged.
OENEXTSY Next System A record of the last system docu-
Document ID ment ID. This file is internally con-
trolled for threading and
processing.
OEONE Application Printing and configuration
Setup Informa- options which expedite the entry
tion of sales orders.

Sales Order User Guide 95

 File Name Definition Contents
OESER Unposted Serial/ A temporary holding file that
Lot Numbers contains a record of each inven-
tory item’s serial /lot number
entered on the Sales Order Ship-
ment Entry window. Serial/lot
number details remain in this file
until invoices are posted.
OEWPARAMS Sales Order A record for each parameter
Parameters record defined and saved while
processing reports, listings,
purges, posts, labels, and any
other document generated
through the parameter mainte-
nance windows.

Data File Usage

This section includes the processing and reporting options available in Sales Order, and 
lists the data files that are accessed for information or updated during processing.

Multi-Currency Manager file usage

If you are using Multi‐Currency Manager to conduct business in multiple currencies, the 
Currency Master (FEMAST), the Exchange Rate (FERATE), and Options (FEONE) files are 
accessed whenever a currency conversion is necessary, either during processing or report 
generation.

96 Sage PFW
 Data File Usage

File usage – processes

Appendix A: Sales
The following chart lists the files used for each sales order process:

Order Data Files

Process Files Used
Sales Order Entry Files Accessed:
Application Setup (OEONE)
AR Customer (ARCUST)
AR Customer Activity (ARCUSTH)
AR Price Matrix (ARPRCTBL)
AR Price Specials (ARSPECL)
AR Comments (ARCMNT)
AR Recurring Cycle (ARRECUR)
AR Territory (ARLEVEL)
AR Salesperson (ARSALESP)
AR Ship-To (ARSHIP)
AR Automatic Numbering/Process Options/Configura-
tion/Interface (ARONE)
AR Customer Class (ARCLASS)
AR Tax Rate (ARTAX)
AR Terms/FOB/Ship Via/Cents Override (ARDEFLTS)
If AR is interfaced to Inventory:
Item Master (INMAST)
Item Location (INLOC)
If AR is not interfaced to Inventory:
Item Master Lookup (LOINMAST)
If AR is interfaced to General Ledger:
Chart of Accounts (NLCHART)
GL Application Setup (NLONE)
If AR is not interfaced to General Ledger:
Chart of Accounts Lookup (LOCHART)
If AR is interfaced to Multi-Currency:
Home Currency Setup (FEONE)
Currency Master (FEMAST)
Exchange Rate (FERATE)
Files Updated:
Header (OEHDR)
Line Item (OELIN)
AR Customer Activity (ARCUSTH)

If AR is interfaced to Inventory:
Item Location (INLOC)
Transaction History (INTXDH)

Sales Order User Guide 97

 Process Files Used
Print and Post Sales Files Accessed:
Orders Header (OEHDR)
Line Item (OELIN)
Application Setup (OEONE)
Next Doc ID (OENEXTSYS)
AR Customer (ARCUST)
AR Customer Activity (ARCUSTH)
AR Customer Class (ARCLASS)
AR Territory (ARLEVEL)
AR Salesperson (ARSALESP)
AR Ship-To (ARSHIP)
AR Comments (ARCMNT)
AR One Record (ARONE)
AR Cash Receipts (ARSELECT)
AR Recurring Cycle (ARRECUR)
AR Tax Rates (ARTAX)
If AR is interfaced to Inventory:
Item Master (INMAST)
Item Location (INLOC)
Kits (INBOM)
Transaction Type (INTXTYP)
Post Sales Orders Files Updated:
Header (OEHDR)
AR Ship-To (ARSHIP)
AR Cash Receipts (ARSELECT), if you entered check
information during Sales Order Entry.
IF AR is interfaced to Inventory:
Item Location (INLOC)
Item Master (INMAST)
Transaction History (INTXDH)
Sales Order Ship- Files Updated:
ment Entry Header (OEHDR)
Line Item (OELIN)
If using Serial/Lot numbering:
Serial/Lot (OESER)

98 Sage PFW
 Data File Usage

Process Files Used

Appendix A: Sales
Print and Post Files Accessed:

Order Data Files

Invoices Header (OEHDR)
Line Item (OELIN)
Application Setup (OEONE)
AR Line Item (ARLIN)
AR Header (ARHDR)
AR Customer (ARCUST)
AR Customer Activity (ARCUSTH)
AR Current Transaction (ARTRAN)
AR Transaction History (ARTRANH)
AR Customer Class (ARCLASS)
AR Terms/FOB/Ship Via/Cents Override (ARDEFLTS)
AR Territory (ARLEVEL)
AR Salesperson (ARSALESP)
AR Ship-To (ARSHIP)
AR Comments (ARCMNT)
AR Distribution to GL (ARDIST)
AR One Record (ARONE)
AR Cash Receipts (ARSELECT)
AR Recurring Cycle (ARRECUR)
AR Line Item History (ARLINH)
NL Chart of Accounts (NLCHART)

If AR is interfaced to Inventory:
Item Location (INLOC)
Cost (INTXCT)
History Transaction (INTXDH)
Item Master (INMAST)
Quantity Conversion (INQTYCNV)
Application Setup (INONE)
Period Dates (INPDATES)
Transaction Type (INTXTYP)
Kits (INBOM)
Posting Invoices Files Updated:
Header (OEHDR)
Line Item (OELIN)
AR Territory (ARLEVEL)
AR Salesperson (ARSALESP)
AR Current Transaction (ARTRAN)
AR Customer Activity (ARCUSTH)
AR Automatic No. (ARONE)
AR Distribution to GL (ARDIST)
AR Tax Rate (ARTAX)
AR Line Item History (ARLINH)
AR Header History (ARHDRH)
AR Next System Doc ID (AR NEXTSYS)
Tax (LOTAXLN)

If AR is interfaced to Inventory:
History Transaction (INTXDH)
Item Location (INLOC)
Period Balances (INTXSM)
Next Event ID (INNEXTEV)
Cost (INTXCT), if LIFO/FIFO costing method is used
IN Distribution to GL (INDIST)
If using Serial/Lot numbering:
Serial/Lot (OESER)
Serial/Lot (INSERLT)

Sales Order User Guide 99

 Process Files Used
Purging Sales Orders Files Accessed:
Header (OEHDR)
Line Item (OELIN)
AR Customer Class (ARCLASS)
AR Customer (ARCUST)
AR Customer Activity (ARCUSTH)
If AR is interfaced to Inventory:
Item Master (INMAST)
Kits (INBOM)
Transaction Type (INTXTYP)
Item Location (INLOC)
Transaction History (INTXDH)
Files Updated:
Header (OEHDR)
Line Item (OELIN)
AR Customer Activity (ARCUSTH)
If AR is interfaced to Inventory:
Item Location (INLOC)
Transaction History (INTXDH))

File usage – reports

The following chart lists the files used for each sales order report:

Report Files Used

Invoice Edit Report Files Accessed:
Header (OEHDR)
Line Item (OELIN)
Application Setup (OEONE)
AR Line Item (ARLIN)
AR Header (ARHDR)
AR Customer (ARCUST)
AR Customer Activity (ARCUSTH)
AR Current Transaction (ARTRAN)
AR Transaction History (ARTRANH)
AR Customer Class (ARCLASS)
AR Territory (ARLEVEL)
AR Salesperson (ARSALESP)
AR Ship-To (ARSHIP)
AR Comments (ARCMNT)
AR Distribution to GL (ARDIST)
AR One Record (ARONE)
AR Recurring Cycle (ARRECUR)
AR Tax Rates (ARTAX)
If AR is interfaced to Inventory:
Item Location (INLOC)
Item Master (INMAST)
Sales Order Report Files Accessed:
Header (OEHDR)
Line Item (OELIN)
AR Comments (ARCMNT)
AR Customer Class (ARCLASS)
AR Terms/FOB/Ship Via/Cents Override (ARDEFLTS)
AR Tax Rates (ARTAX)
If AR is interfaced to Inventory:
Item Location (INLOC)
Item Master (INMAST)

100 Sage PFW

 Data File Usage

Report Files Used

Appendix A: Sales
Shipping Labels Files Accessed:

Order Data Files

Header (OEHDR)
Inventory Commit- Files Accessed:
ment Report Header (OEHDR)
Line Item (OELIN)
If AR is interfaced to Inventory:
Item Location (INLOC)
Item Master (INMAST)

Sales Order User Guide 101

102 Sage PFW
 Appendix B:
Preventing Conflicting Entries

Introduction
This section contains information on how process locking prevents conflicting entries in 

Appendix B: Preventing
Sales Order.

Conflicting Entries
In this chapter
This chapter contains the following topics:

Topic Page
How Process Locking Works 103
Process Locked Menu Items 103

How Process Locking Works

Process locking prevents two users from simultaneously accessing certain menu items to 
avoid the corruption of data files caused by conflicting entries. Without process locking, 
users performing data entry could potentially enter conflicting information. 

Notification
If you attempt to enter information in a process or file that is already in use by another 
user, you are notified that the process or file is locked. The message appears either at the 
time you attempt to start the process or when you view the job in the Queue Manager 
Inbox. You may continue making entries when the other user has completed the process.

For more information on process locking, refer to the System Management User Guide.

Process Locked Menu Items

The following is a list of menu items against which other menu items including 
themselves are locked.

Menu Item Locked Menu Items

Print and Post Invoices Accounts Receivable:
Invoice Edit Report
Print and Post Invoice and Credit
Memo
Period End Close
Year End Close
Inventory:
Print and Post Distribution to GL
Period End Close
Year End Close
Change Item Key

Sales Order User Guide 103

104 Sage PFW
 Index

A purging, 81
Cancelling sales orders, 47
Comment key setup, 33
Accounts Receivable Comment line items
interface, 11 available fields, 38
setting up files, 14 entering, 40
Address tab, 26, 57 Comments
Alternate Items button, 38, 43 entering, 33
Application setup Conversion factors
force edit list option, 72 modifying, 65
Application Setup window Credit information
choosing options, 19 locating, 35
completing, 18 Credit limit approval password, 35
description, 18 Credit tab, 26, 57
Auto Number toolbar button, 68 Customer key, 45
Auto Numbering window
allowing for sequential breaks, 69
completing, 69
D
description, 68
number of rows, 68
Default line item types, 38
Defaults sheet, 37
B Deleting
line items, 41
sales orders, 46
Back orders Deposits. See prepayments
cancelling, 61
converting to quotes, 46

Index
described, 60
E
generating, 60
manually creating, 61
preventing, 61 Enable Post in Quick Print, 19
recurring, 30
tracking, 60
BN status code F
defined, 15
effects of posting, 53
BP status code Finding historical information, 29
defined, 16 Force Edit List checkbox, 72
Bp status code Force Edit report, 78
defined, 16 Form configuration, 21
how changed, 62 Freight charges
entering, 34, 59
line items, 35
modifying, 35, 62
C

C status code G
defined, 16
purging orders, 81
Calculations sheet, 37 General Ledger
Cancelled orders interface, 12

Sales Order User Guide 105

I-P

setting up files, 14 adding, 61
deleting, 41, 61
inserting, 41
I serial/lot numbers, 65
substituting alternate items, 43
updating Inventory, 39, 41
Inventory Line Items sheet, 37
interface, 11 Line Items tab
setting up files, 14 description, 26, 36, 57, 61
updating, 32, 39, 41, 42, 46, 47, 49, 55, 78, 79
verifying inventory items, 73
Inventory Commitment report
M
availability of, 89
generating, 90
overview, 8 Misc tab, 26, 57
sample, 92 Multi‐Currency Manager
suggested uses, 92 interface, 11
Inventory line items setting up files, 14
available fields, 38
entering, 39
Invoice Edit report N
force edit list option, 72
generating, 74, 87
overview, 8, 72 NN status code
prerequisite for posting invoices, 72 defined, 15
report methods, 88 effects of posting, 53
reporting methods, 73 Non‐inventory line items
suggested uses, 88 available fields, 38
verifying inventory items, 73 entering, 39
warning messages, 72 Np status code
Invoice number defined, 15
manually entering, 78 how changed, 62
Invoices NP status code defined, 15
modifying posted, 78
posting, 77, 78
printing, 77 O
Item Profile sheet, 37
Order tab, 26
Oversold Notification report, 74, 88
K

Kits, 67 P
cancelling sales orders with, 48
deleting, 42 Payment tab, 26, 33
deleting sales orders with, 47 Posting
entering, 42 invoices, 72
modifying, 42 prepayments, 33
posting, 42 recurring orders, 30
setting up, 42 sales orders, 52
updating Inventory, 42, 46 Posting invoices
description, 78
files updated, 78
L status changes, 78
Posting sales orders
Line item types, 38 procedure, 51
Line items status code changes, 53

106 Sage PFW

 Q-S

updating Inventory, 49 Recur key setup, 30
Posting the printed document, 28 Recurring sales orders, 45
Prepayments back orders, 30
double posting, 33 cancelling, 31
entering, 32 defined, 30
files updated, 33 posting, 30
modifying, 45 setting up, 30
posting, 33 stopping, 31
Pricing, 39 Reports
Print and Post Invoices window Inventory Commitment report, 89
description, 76 Invoice Edit report, 86
tabs, 76 overview, 7
Print and Post Sales Orders window Sales Order report, 83
completing, 51 Reprinting sales orders, 52
description, 49
tabs, 50
Printing and posting an invoice in Sales Order Entry, 29 S
Printing invoices
form configuration, 21
procedure, 77 S status code
Printing sales orders defined, 16
form configuration, 21 purging orders, 81
procedure, 51 Sales Order
reprinting, 52 features, 2
Purge Sales Orders window, 79 interfaces, 10
Purged Orders Recap report, 81 processing options, 4
Purging sales orders Sales Order Entry window
by cancel date, 81 defaults, 26
by order date, 81 description, 25
cancelled, 81 tabs, 25
procedure, 80 templates, 26
Purged Orders Recap report, 81 Sales Order processing
updating Inventory, 79 process flow diagram, 9

Index
Sales Order report
generating, 84
overview, 8
Q
sample, 86
suggested used, 86
QN status code Sales Order Shipment Entry window
defined, 16 defaults, 58
effects of posting, 53 description, 57
QP status code defined, 16 tabs, 57
Quick print and post, 4 templates, 58
Quotes Sales orders
converting from orders, 46 cancelling, 47
converting to orders, 46 comments, 33
entering, 32 converting from quotes, 46
selecting for shipment, 58 converting to quotes, 46
updating Inventory, 32, 46 copying, 29
deleting, 46
entering, 26
R freight charges, 34, 59
modifying, 45
posting, 52, 53
Reactivating cancelled orders, 48 prepayments, 45
Recalculate Prices and Taxes button, 38 recalling, 44
Recalculate Taxes button, 38 recurring, 30, 45

Sales Order User Guide 107

T-U

regenerating, 48
Select for Shipment Posting checkbox, 65
Selection statuses
description, 59
Selected, 59
Unselected, 59
Serial/lot numbers
allowing entry, 63
entering, 63, 65
modifying, 70
shipment during entry, 19, 62
special buttons, 64
tracking, 6
Serial/Lot window
Auto Number toolbar button, 68
description, 66
sheets, 67
Shipment tab, 26, 57, 61, 62
Shipments
entering, 58
entering in sales order entry, 28, 62
modifying, 61
quantity shipped, 60
selecting orders, 59
updating Inventory, 55
Shipping labels
description, 61, 92
number of labels, 61, 93
printing, 93
Status codes
changes from posting, 53
defined, 15
effect of posting invoices, 78
list of, 15

Taxes, 41
Templates
Sales Order Entry window, 26
Sales Order Shipment Entry window, 58
Toolbar buttons
Alternate Items, 38
Recalculate Prices and Taxes, 38
Recalculate Taxes, 38
Transaction Processing
overview, 24

Unposted Credit in Use field, 35

108 Sage PFW