(/excel/)

Search ...

*
E x c e l &  V B A

Excel & VBA

Excel Tips (/excel/index.php?
option=com_content&view=category&id=77&Itemid=473)

Excel Functions (/excel/index.php?
option=com_content&view=category&id=78&Itemid=474)

Excel VBA (/excel/index.php?
option=com_content&view=category&id=79&Itemid=475)

Excel Pivot Tables (/excel/index.php?
option=com_content&view=category&id=81&Itemid=486)

VBA Tutorial Login

*
V B A  T u to ria l L o g in

Free! Excel VBA Online Tutorial

"
Excel Functions (/excel/index.php?option=com_content&view=category&id=78&Itemid=474)
Username

# Password
Excel Functions
Log in

Create an account    (/excel/index.php?option=com_users&view=registration&Itemid=)
Excel IF Function and IF Statements
Forgot your password? (/excel/index.php?option=com_users&view=reset&Itemid=)

8
Vote 5    Rate

 
Excel IF Function and IF Statements, with Examples
 
 
Related  Link:  If...Then...Else  Statements  (VBA).  (index.php?option=com_content&view=article&id=123:ifthenelse­statements­
vba&catid=79&Itemid=475)
 
­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­
 
Excel IF Function:

The IF function is used to test if a condition is True or False. If a specified condition evaluates to TRUE, the IF function returns one
value, and if the condition evaluates to FALSE another value is returned..
 
Syntax: IF(condition, value_if_true, value_if_false)
 
1.  condition  is  a  value  or  expression  which  is  tested  to  be  True  or  False.  Any  of  the  comparison  calculation  operators  can  be  used
here ­ these operators are: = (Equal to);  > (Greater than); < (Less than); >= (Greater than or equal to); <= (Less than or equal to); <>
(Not equal to).

2. value_if_true is the value that is returned by the IF function if the condition evaluates to TRUE. This value can also be a formula or
function and if left blank, the function returns zero (0).

3. value_if_false is the value that is returned by the IF function if the condition evaluates to FALSE. This value can also be a formula
or  function.  If  this  value  is  left  blank  (ie.  after  value_if_true  there  is  a  comma  and  then  blank  before  the  closing  paranthesis),  the  IF
function will return zero (0). If this value is not mentioned (ie. after value_if_true there is no comma), the IF function will return FALSE.

4.  The  maximum  number  of  IF  functions  that  can  be  nested  as  value_if_true  and  value_if_false  arguments  is  64.  Excel  2003  only
allows 7 levels of nesting of functions, while Excel 2007 allows up to 64. As alternatives to IF function and getting around its nesting
limit, you can use the excel LOOKUP, VLOOKUP or HLOOKUP functions, as shown in examples below.

5.  Excel  also  has  some  other  functions  which  can  be  used  to  return  values  based  on  a  condition  viz.  to  count  the  number  of
occurrences within a range, use the the COUNTIF AND COUNTIFS functions; to sum a range of values use the SUMIF AND SUMIFS
functions.

­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­
 
Basic IF function

Table 1a

=IF(A2<40,"Failed","Passed")  [Formula]
 
Formula returns the string "Failed". (Refer Table 1a)
 
If the number in cell A2 is less than 40, then the formula displays "Failed". Otherwise, the function displays "Passed".

Table 1b

=IF(A4=65,SUM(B2:B6),"")  [Formula]
 
Formula returns the value 19, which is the sum of range B2:B6. (Refer Table 1b)
 
If the number in cell A4 is 65, then the sum of range B2:B6 is calculated. Otherwise, empty text ("") is returned ().
 
­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­
 
Nested IF functions

"Nesting" one IF statement within another increases the number of possible outcomes,  thereby increasing the flexibility of the IF function.
 Table 2a

=IF(A2>84,"Grade A",IF(A2>=70,"Grade B",IF(A2>=55,"Grade C",IF(A2>=40,"GradeD","Grade F"))))  [Formula]
 
This formula determines the corresponding grade, of marks mentioned in cell A2. (Refer Table 2a)
 
Formula returns "Grade F", which corresponds to 36 Marks in cell A2.
 
In this formula, the second IF statement is also the value_if_false argument to the first IF statement. Similarly, the third IF statement
is the value_if_false argument to the second IF statement. For example, if the first logical_test (Marks>84) is TRUE, "A" is returned. If
the first logical_test is FALSE, the second IF statement is evaluated, and so on.
 
 

Table 2b

=IF(A2>=F3,"Grade A",IF(A2>=F4,"Grade B",IF(A2>=F5,"Grade C",IF(A2>=F6,"GradeD","Grade F"))))  [Formula]
 
This formula determines the corresponding grade of marks mentioned in cell A2. (Refer Table 2b)
 
Formula returns "Grade F", which corresponds to 36 Marks in cell A2.
 
This is an alternate to the preceding formula. Note the linkage to cells F3 to F6.
 
­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­
 
Using IF function with Excel Logical functions

Excel  recognises  the  Boolean  values  True  and  False,  and  uses  Boolean  Logic  in  its    logical  operations  such  as  the  AND(),  OR(),  NOT()
functions .... for example, the output of AND function is TRUE only if all of the inputs are TRUE.

Table 3a

AND Function

=IF(AND(A5>=F5,A5<F4),"Grade C", "Other Grade")  [Formula]
 
This formula determines if the corresponding grade, of marks mentioned in cell A5, is "Grade C" or "Other Grade". (Refer Table 3a)
 
Formula returns "Other Grade", because marks in cell A5 are 77 which do not correspond to the Grade C range of >=55 AND less than
70.
 
The AND() function returns TRUE only if all its arguments are TRUE; returns FALSE if one or more argument is FALSE.
 
 
 Table 3b

OR Function

=IF(OR(A2>80,A3>80,A4>80,A5>80,A6>80),"Atleast One","None")  [Formula]
 
This  formula  returns  "Atleast  One"  in  case  minimum  one  cell  in  the  range  "A2:A6"  contains  marks  >  80,  else  returns  "None".  In  the
present case, cell A6 contains 88, hence the formula returns "Atleast One". (Refer Table 3b)
 
The OR() function returns TRUE if any argument is TRUE; returns FALSE if all arguments are FALSE.
 
 

Table 3c

NOT Function

=IF(NOT(A4<40),"Passed","Failed")  [Formula]
 
This  formula  returns  "Passed"  in  case  the  value  in  cell  A4  is  NOT  less  than  40  (ie.  reverses  the  argument  "A4<40"),  else  returns
"Passed". In the present case, cell A4 contains 65, hence the formula returns "Passed". (Refer Table 3c)
 
The  NOT()  function  reverses  the  value  of  its  argument.  Use  NOT  when  you  want  to  make  sure  a  value  is  not  equal  to  one  particular
value.
 
­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­
 
Alternatives to IF Function and Getting Around its Nesting Limit

Table 4

Using LOOKUP function in place of IF function

=LOOKUP(A2,{0,40,55,70,85},{"Grade F","Grade D","Grade C","Grade B","Grade A"})  [Formula]
 
This formula determines the grade of marks mentioned in cell A2. (Refer Table 4)
 
Formula returns "Grade F", which corresponds to 36 Marks in cell A2.
 
In  this  formula,  the  LOOKUP  function  is  used  instead  of  the  IF  function.  For  a  larger  number  of  conditions  to  test  you  may  find  this
easier to read and maintain, besides getting around the nesting limit of IF Function.
 
Using Boolean Logic in place of IF function
A Boolean value is one that can be expressed in only one of two values, as either TRUE or as FALSE. A non­numeric (BOOLEAN) value is
coerced  into  a  numeric  value  by  Excel,  by  using  arithmentic  operations.  TRUE  will  become  1  and  FALSE  will  become  0  when  used  in
multiplication, addition, … (TRUE + 2 = 3, whereas FALSE + 2 = 2).
 
=IF(A10="Pear"  ,15,(IF(A10="Orange"  ,25,(IF(A10="Apple"  ,35,0)))))  is  a  nested  IF  function.  This  formula  will  return  the  value  25  if
the cell A10 mentions "Orange". This can be replaced by Boolean Logic, as follows:

=(A10="Pear"  )*15+(A10="Orange"  )*25+(A10="Apple"  )*35.  Explanation:  Explanation:  =(A10="Pear"  )  part  of  the  formula  returns
"FALSE"  which  evaluates  to  0;  =(A10="Orange"  )  returns  "TRUE"  which  evaluates  to  1;  =(A10="Apple"  )  returns  "FALSE"  which
evaluates to 0.
 
Breaking the formula will look like: 0*15 + 1*25 + 0*35 = 25.
 
It  may  be  noted  that  the  comparison  (A10="Orange")  is  not  case  sensitive.  It  will  evaluate  "Orange"  the  same  as  "orange",  or
"ORANge" …. To make this case­sensitive, use =EXACT(A10,"Orange"). In this case, the formula will get changed to:

=EXACT(A10,"Pear")*15 + EXACT(A10,"Orange")*25 + EXACT(A10,"Apple")*35
 
Using these formula(s) will also get you around the nesting limit of IF function.
 
­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­
 
Relating IF Function with Excel Information Functions viz. IFERROR, ISERROR, ISBLANK, ISNUMBER,
ISTEXT, CELL, ….

Excel Information functions give information about the type of value or data in a cell, viz. whether the data is a string or a number, if the cell
is empty, the formatting applied to the cell, and so on.
 
ISERROR function vis­à­vis ISERROR

Table 5a
 
Closely  related  to  the  IF()  function  is  the  IFERROR()  function.  Use  the  IFERROR  function  to  trap  and  handle  errors  in  a  formula.
IFERROR(value,value_if_error): the function returns a value you specify if a formula evaluates to an error; otherwise, returns the result
of the formula. The following error types are evaluated/covered: #N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME?, or #NULL!.
 
­ Example: =IFERROR(1/F7,0). In this case dividing 1 by value in cell F7 (ie. 1/0) will return a #DIV/0! Error. Using IFERROR, the
value returned is 0. (Refer Table 5a)
 

Table 5b
You can also use the ISERROR formula in combination with IF Function, to trap errors.
­  Example: =IF(ISERROR(1/F7),0,(1/F7)). In this formula, IF dividing 1 by value in cell F7 (ie. 1/0) evaluates to an error (#DIV/0!)
the IF function returns the value 0, else it returns the result of the division. (Refer Table 5b)
 
 Table 5c
 
­  It  may  be  noted  that  using  the  formula  "=IF(F7=0,0,(1/F7))"  may  be  more  efficient  than  using  the  ISERROR  combinattion
"=IF(ISERROR(1/F7),0,(1/F7))",  but  you  may  come  across  instances  when  you  might  not  get  the  chance  to  pre­test  conditions  (like
"F7=0") in the IF statements as in the present case. (Refer Table 5c)
 
 

Table 6

ISBLANK function

=IF(NOT(ISBLANK(A6)),B6,0)  [Formula]
 
This formula returns the value in cell B6 (ie. 2) if cell A6 is NOT blank {ie. reverses the argument "ISBLANK(A6)"}, else returns 0. In
the present case, cell A6 contains 88, hence the formula returns 2 (value in cell B6). {Refer Table 6}
 
­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­

Using IF function with Array formulas

Table 7

{=MAX(IF(MOD(A2:A6,2)<>0,A2:A6))}  [Formula]
 
Enter  =MAX(IF(MOD(A2:A6,2)<>0,A2:A6))  as  an  array  formula:  type  the  formula  in  the  cell  and  then  press  CTRL+SHIFT+ENTER
instead of just ENTER. Excel will automatically display the formula enclosed in braces { }. (Refer Table 7)
 
The  formula  returns  the  Largest  value  in  the  range  "A2:A6",  taking  into  account  the  values  of  only  those  cells  which  have  ODD
numbers. In the present case, the formula evaluates the largest value in cells with ODD numbers ie. in cells A4 & A5, and returns the
value in cell A5 which is 77.
 
Using this array formula with COUNT, SUM & AVERAGE functions will give similar results as the excel functions COUNTIFS, SUMIFS
&  AVERAGEIF.  It  may  be  noted  that  some  functions  like  COUNTIFS,  SUMIFS,  AVERAGEIF,  …  were  introduced  only  in  Excel  2007
and this array formula will be particularly useful for use in earlier versions of Excel and also with functions like MAX, MIN, ... in which
cases excel formulas like MAXIF, MINIF, ... do not exist.
 

  Prev (/excel/index.php?option=com_content&view=article&id=88:indirect­function­excel&catid=78&Itemid=474)
Next    (/excel/index.php?option=com_content&view=article&id=106:choose­function­in­excel&catid=78&Itemid=474)
 Home (/excel/index.php?option=com_content&view=article&id=182&Itemid=435)

Excel Functions (/excel/index.php?option=com_content&view=category&id=78&Itemid=474)

Rs14,489 Rs13,302 Rs41,890 Rs8,999 Rs760 Rs2,699 Rs21,989

Contact (/excel/index.php?option=com_contact&view=contact&id=10&Itemid=493)

About Us (/excel/index.php?option=com_content&view=article&id=183&Itemid=491)

Testimonials (/excel/index.php?option=com_content&view=article&id=184&Itemid=492)

Website Use Policy (/excel/index.php?option=com_content&view=article&id=359&Itemid=609)

© 2016 Globaliconnect.com (http://www.globaliconnect.com/excel_new/) All Right Reserved. Back to Top