10/15/2016 Excel 

Conditional Formatting Introduction

(http://www.contextures.com/index.html)

Conditional Formatting Introduction

With conditional formatting, select one or more cells, and create rules (conditions) for when and how
those cells are formatted. Conditions can be based on selected cell's contents, or based on contents of
another cell

What is Conditional Formatting?

Video: Color Cells Based on Cell Value

Apply Conditional Formatting to a Cell

Apply 2nd Conditional Format

Download a Sample File

Become a Big Data Hadoop Expert with

Enroll Now!

What is Conditional Formatting?

With conditional formatting, you can select one or more cells, and create rules (conditions) for when
and how those cells are formatted. The conditions can be, based on the selected cell's contents, or based
on the contents of another cell.

You can control the following formats:

Number format
Font, font style, and font colour (but not font size)
Fill colour and fill pattern
Border colour and border style (but not border thickness)

If the rules (conditions) that you specified are met, then the formatting is applied.

For example, you can set conditional formatting so that a cell turns red if its value is low, and turns
green if its value is high.

http://www.contextures.com/xlCondFormat01.html 1/11
10/15/2016 Excel Conditional Formatting Introduction

Video: Color Cells Based on Cell Value

To view the steps for adding condtional formatting, watch this short video. The written instructions are
below the video.

Color Cells Based on Cell Valu...

Apply Conditional Formatting to a Cell

In this example, you'll set conditional formats so that a cell:

turns green if it contains a value higher than 75 and
turns red if it contains a value lower than 50.

Follow these steps to apply conditional formatting to cells:

1. In cell I1, type the high value ­­ 75
2. In cell I2, type the low value ­­ 50

http://www.contextures.com/xlCondFormat01.html 2/11
10/15/2016 Excel Conditional Formatting Introduction

3. Select the cells to be formatted. In this example, cells E2:E7 are selected.
4. On the Ribbon's Home tab, click Conditional Formatting

5. To format the high values, click Highlight Cell Rules, then click Greater Than...

6. In the Greater Than window, delete the value that appears, and click on cell I1, where the High
value is entered.

7. Click the drop down list for formats, and click Custom Format.

http://www.contextures.com/xlCondFormat01.html 3/11
10/15/2016 Excel Conditional Formatting Introduction

8. In the Format Cells window, click the Fill tab, and click on the green fill colour that you want.

9. Click OK to close the Format Cells window, and click OK to close the Greater Than window.

The cells with values greater than 75 are now coloured green.

Apply 2nd Conditional Format

To colour the low values in red fill, you can apply a second condtional formatting rule to the cells.

1. Select the cells to be formatted. In this example, cells E2:E7 are selected.
2. On the Ribbon's Home tab, click Conditional Formatting

3. To format the high values, click Highlight Cell Rules, then click Less Than...
http://www.contextures.com/xlCondFormat01.html 4/11
10/15/2016 Excel Conditional Formatting Introduction

4. In the Less Than window, delete the value that appears, and click on cell I2, where the Low value
is entered.

5. Click the drop down list for formats, and click Custom Format.

6. In the Format Cells window, click the Fill tab, and click on the green fill colour that you want.

7. Click OK to close the Format Cells window, and click OK to close the Less Than window.

The cells with values greater than 75 are now coloured green, and cells less than 50 are red.

http://www.contextures.com/xlCondFormat01.html 5/11
10/15/2016 Excel Conditional Formatting Introduction

Download the Sample File

Click here to download a zipped sample file (CondFormat01.zip) for this tutorial.

Get All the Excel News

For regular Excel news, tips and videos, please sign up for the Contextures Excel newsletter. Your email
address will never be shared with anyone else.

Get Excel Tips & News

Name:

Email:

Get Started

Search
Search Contextures Sites

  Search

Related Tutorials
Conditional Formatting ­­ Based on another cell (xlCondFormat02.html)

Conditional Formatting ­­ Examples (xlCondFormat03.html)

Conditional Formatting ­­ Documentation (xlCondFormat04.html)  
http://www.contextures.com/xlCondFormat01.html 6/11
10/15/2016 Excel Conditional Formatting Introduction

Conditional Formatting ­­ Data Bars (excel­conditional­formatting­data­bars.html)  

Search Contextures Sites   Search

More Tutorials
Conditional Formatting Based on another cell (xlCondFormat02.html)

Conditional Formatting Examples (xlCondFormat03.html)

Conditional Formatting Documentation (xlCondFormat04.html)  

Conditional Formatting Data Bars (excel­conditional­formatting­data­bars.html) 

 Get Excel
News

Name:

Email:

Get Started

(30excelfunctionsin30days01.html)

http://www.contextures.com/xlCondFormat01.html 7/11
10/15/2016 Excel Conditional Formatting Introduction

(http://www.contextures.com/exceltoolsaddin.html)

http://www.contextures.com/xlCondFormat01.html 8/11
10/15/2016 Excel Conditional Formatting Introduction

http://www.contextures.com/xlCondFormat01.html 9/11
10/15/2016 Excel Conditional Formatting Introduction

(http://www.contextures.com/datavalidationmultiselectpremium.html)

http://www.contextures.com/xlCondFormat01.html 10/11
10/15/2016 Excel Conditional Formatting Introduction

Copyright © Contextures Inc. 2016

Privacy Policy (/privacy.html)

(https://mvp.microsoft.com/en­us/mvp/Debra%20%20Dalgleish­7612)Debra Dalgleish
(https://mvp.microsoft.com/en­us/mvp/Debra%20%20Dalgleish­7612)

Last updated: June 2, 2016 7:06 PM

http://www.contextures.com/xlCondFormat01.html 11/11