Majalah Ilmiah BIJAK P-ISSN 1411-0830 | E-ISSN 2621-749X

Vol. 16, No. 1, Maret 2019, pp. 53 – 65 53

Peningkatan dan Perbaikan dari Temuan Audit External ISO

9001 di LP3I College
Wiwiet Prihatmadji

Administrasi Bisnis, Politeknik LP3I Jakarta

Email : [email protected]

ARTICLE INFO ABSTRACT

Keywords: The findings of external audits in order to ensure the implementation of ISO 9001
quality management system at LP3I College for three consecutive years provide
ISO 9001, benefits in the form of improvement, correction and consistency of the quality
PDCA management system in accordance with applicable requirements. The methodology
SOP used refers to the PDCA methodology as a model for running the management process
Non Conformance Report with continuous improvement. Improved system in the stages of the Plan in the form of
(NCR) Management of quality objectives, analysis and evaluation, as well as back up data.
Stage of Do in the form of maintenance evaluation and realization of infrastructure
and facilities targets, and Special Basic Skills Ability is set as a reference for the new
admissions graduation Criteria. Stages of Check in the form of monitoring and
evaluation of Quality Achievements by the leader of his subordinates, analysis and
evaluation of customer satisfaction. The Act Stages are an evaluation of the
effectiveness of Improvement Measures from the Non Conformance Report (NCR)
findings, and makes corrective actions against any non-achievement of quality
objectives. Corrections in the implementation of QMS as a solution of the findings by
the auditor in the case of nonconformance of internal standards for Plan stage:
document validation, re-examination of SOP content, and Evaluation on Outsourcing.
For the cycle of Do: supplier evaluation responsibilities. While Check cycle:
establishing observation findings as Auditor Suggestions or alternative improvements.
Whereas the inconsistency actions that must be controlled so that they are always
consistent in carrying out procedures include, stage of Plan : mapping each official
according to his competence, stage of Do: the entire course and the recording, and
stage of Check: the period of analysis and evaluation of customer satisfaction at least
once a year.

I. PENDAHULUAN

Hampir semua organisasi sacara aktif berusaha untuk meningkatkan kualitas produk atau jasanya.
Sistem manajemen mutu (SMM) merupakan salah satu alternatif sistem untuk peningkatan kualitas
berdasarkan persyaratan ISO 9001. Standar ISO 9001 mensyaratkan organisasi untuk melakukan audit
internal di interval yang direncanakan untuk menilai kesesuaian penerapan sistem manajemen mutu dengan
standar internal dan eksternal. Sedangkan sertifikat ISO 9001 diperoleh setelah organisasi menjalani proses
audit eksternal dari badan sertifkasi. Audit eksternal adalah audit yang dilakukan oleh badan sertifikasi ISO
yang bersifat independen, bukan dari lingkungan organisasi. Audit yang dilakukan oleh tim di organisasi
sendiri disebut audit internal. Audit eksternal pada tahun pertama untuk medapatkan sertifikasi disebut audit
sertifikasi, sedangkan untuk tahun kedua dan ketiga distebut audit surveillance.
LP3I College sejak tahun 2009 telah menerapkan sistem manajemen mutu dengan dijalankannya
proses audit sertifikasi, dilanjutkan dengan proses audit Surveillance pertama di tahun 2010 dan proses audit
Surveillance kedua di tahun 2011. Hasil temuan dari proses audit eksternal selama tiga tahun berturut-turut
telah memberikan pengaruh yang positif terhadap peningkatan, perbaikan, dan konsistensi penerapan sistem
manajemen mutu sesuai dengan persyaratan yang berlaku.
Dengan diterapkannya Sistem Manajemen Mutu ISO 9001di LP3I College, diharapkan bahwa
institusi akan selalu memberikan produk dan pelayanan yang terbaik, dan selalu berkomitmen terhadap mutu.
Bukti dari kualitas institusi, adanya peningkatan, perbaikan, dan konsistensi penerapan sistem manajemen
mutu sesuai dengan persyaratan yang berlaku. Hal inilah yang menjadi dasar bagi peneliti dalam menyusun

http://ojs.stiami.ac.id [email protected]/[email protected]
54 Majalah Ilmiah BIJAK P-ISSN 1411-0830
Vol. 16, No. 1, Maret 2019, pp. 53 - 65 E-ISSN 2621-749X

penelitian ini dengan judul : “Peningkatan dan Perbaikan dari Temuan Audit External ISO 9001 di LP3I
College”.
Identifikasi Masalah
Audit External oleh Badan Sertifkasi Independen merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi
oleh organisasi untuk mendapatkan sertifikasi ISO 9001. LP3I College yang telah memperoleh sertifikasi
ISO 9001 sejak tahun 2009, dan tetap memperbaharui hingga kini, tentu telah melaksanakan proses audit
external setiap tahun. Proses krusial dalam rangka memperoleh pengakuan internasional Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001 adalah mempersiapkan organisasi untuk siap menjalankan proses audit oleh Badan
Sertifikasi Independen.
Kesuksesan LP3I College dalam implementasi ISO 9001, dengan pelaksanaan audit external oleh
badan sertifikasi independen dalam tiga tahun berturut-turut menunjukkan tahapan implimentasi dan kontrol
kinerja yang terbukti sesuai dengan persyaratan ISO 9001, telah meng-inspirasi penulis untuk membuat
penelitian dengan judul: “Peningkatan dan Perbaikan dari Temuan Audit External ISO 9001:2008 di LP3I
College”.
Berdasarkan judul tersebut diatas, maka penulis mengidentifikasikan masalah pada :
1. Apa saja Temuan Audit External ISO 9001:2008 yang terlaksana di LP3I College ?
2. Langkah Perbaikan apa saja yang terhadap Temuan Audit External ISO 9001:2008 di LP3I College ?
3. Bagaimana solusi dari masalah-masalah yang dihadapi oleh LP3I College dalam Peningkatan dan
Perbaikan terhadap Temuan Audit External ISO 9001:2008 ?

II. METODOLOGI PENELITIAN

Merujuk kepada Sokovic et. al (2010) dengan menggunakan metodologi PDCA sebagai model untuk
menjalankan proses manajemen dengan perbaikan berkelanjutan. PDCA berisikan empat tahapan berulang
untuk mencapai perbaikan berkelanjutan, yaitu: Plan (Perencanaan), Do (Pelaksanaan), Check / Study
(Pengawasan / Pembelajaran) dan Act (Aksi). ISO Sekertariat (2008) menyatakan bahwa PDCA digunakan
sebagai acuan penyusunan Standard Quality Management System ISO 9001.
Siklus PDCA efektif digunakan dalam melakukan pekerjaan dan mengelola program kerja. Di
dalam siklus PDCA memungkinkan untuk melakukan dua jenis tindakan perbaikan yaitu perbaikan yang
bersifat sementara dan permanen. Tindakan sementara untuk bertujuan mengatasi dan memperbaiki masalah
secara praktis. Sedangkan tindakan perbaikan permanen, yang terdiri dari analisis dan menghilangkan akar
penyebab untuk mencapai target proses perbaikan terus-menerus (Sukovic et. al, 2010).
ISO Sekertariat (2009) telah mempublikasikan hubungan siklus PDCA dengan SMM yang dapat
dilihat dalam Gambar 3.

Gambar 3. Hubungan Siklus PDCA dengan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001.

Wiwiet Prihatmadji, et.al.( Peningkatan dan Perbaikan dari Temuan Audit External ISO 9001...)
P-ISSN 1411-0830 Majalah Ilmiah BIJAK 55
E-ISSN 2621-749X Vol. 16, No. 1, Maret 2019, pp. 53 – 65

Pembatasan Penelitian
Objek penelitian adalah LP3I College yang beralamat di Jl. Kramat Raya No 7/9, Jakarta Pusat. Data
primer yang digunakan sebagai bahan analisa adalah laporan Non Conformance Report dari hasil audit
external pada perode sertifikasi tahun 2009, dan Audit Surveillance tahun pertama 2010, dan audit
surveillance tahun kedua 2011.

III. LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008

2.1.1. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 (SMM)
Menurut Graeme Knowles (2011) Sistem Manajemen Mutu merujuk kepada kebijakan organisasi
dalam mengelola proses atau kegiatan, sehingga produk atau jasa yang dihasilkan dapat memenuhi tujuan
yang telah dicanangkan oleh organisasi itu sendiri, seperti:
1. Memenuhi kualifikasi pelanggan,
2. Memenuhi peraturan perundang-undangan, atau
3. Tercapainya sasaran organisasi.
Columbus (2000) menerangkan bahwa ISO 9001 merupakan standar internasional yang mengatur
tentang Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System) dimana prinsip dasarnya adalah “control”
terhadap semua aspek yang dapat mempengaruhi mutu. ISO 9001 dikeluarkan oleh International
Organization for Standarization. ISO 9001 pertama dikeluarkan pada tahun 1987.
ISO 9001 bertujuan untuk menjamin konsistensi organisasi dalam menghasilkan produk yang
bermutu yang dapat memuaskan pelanggannya. Untuk tujuan tersebut, ISO 9001 berisi persyaratan-
persyaratan mengenai bagaimana organisasi harus mengendalikan berbagai proses yang dapat
mempengaruhi mutu, baik langsung maupun tidak langsung. Persyaratan tersebut pada dasarnya adalah
sandaran dari praktek-praktek bisnis yang sudah diakui oleh dunia industri efektif dalam upaya penjaminan
mutu (Ann Terlaak dan Andrew A King, 2012).
ISO 9001 bersifat umum atau generik. Persyaratan-persyaratan yang ada di dalamnya dapat
diaplikasikan oleh berbagai jenis organisasi, besar atau kecil, manufaktur atau jasa, swasta maupun badan
pemerintah. Setiap organisasi dapat memilih pendekatan dan cara yang paling sesuai bagi organisasinya
dalam menerapkan persyaratan-persyaratan tersebut, sepanjang maksud dan tujuan dari persyaratan dapat
tercapai (Graeme Knowles, 2011).
Sekertariat ISO hingga tahun 2008 telah menerbitkan 4 ( empat ) versi, yaitu : versi tahun 1987,
1994, 2000 dan versi 2008. Untuk versi 2008 terdiri dari 3 (tiga) standar yaitu : ISO 9000 (yang berisi
definisi kata yang digunakan dalam ISO 9001), ISO 9001 (yang berisi persyaratan sistem manajemen mutu
– standar inilah yang dapat dikontraktual atau disertifikasi oleh badan sertifikasi) dan ISO 9004 (berisi
acuan untuk meningkatkan penerapan ISO 9001).
2.2. Pengertian Audit menurut ISO 9001
Menurut ISO 9000:2005, Fundamentals and vocabulary of Quality management systems, Audit
adalah: “serangkaian kegiatan yang sistematis, independen, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti
audit (audit evidence) dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit
(audit criteria) terpenuhi. “
Standar ISO 9001 (tentang Standar Sistem Manajemen Mutu) dan ISO 19011 (tentang Panduan
Audit Internal) menekankan pentingnya audit sebagai perangkat manajemen untuk memantau dan
melakukan verifikasi efektivitas penerapan kebijakan organisasi terhadap mutu. Audit juga merupakan
bagian penting dari kegiatan penilaian kesesuaian seperti sertifikasi/registrasi eksternal dan evaluasi rantai
pasokan (supply chain) serta pengawasan.
Dalam Pandun Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, Klausul 8.2.2 menyatakan bahwa
Organisasi harus melakukan audit internal pada selang waktu terencana untuk menentukan bahwa: a)
sistem manajemen mutu telah memenuhi standar organisasi, baik standard internal maupun external, dan

Wiwiet Prihatmadji, et.al.( Peningkatan dan Perbaikan dari Temuan Audit External ISO 9001...)
56 Majalah Ilmiah BIJAK P-ISSN 1411-0830
Vol. 16, No. 1, Maret 2019, pp. 53 - 65 E-ISSN 2621-749X

b) sistem manajemen mutu telah diterapkan dan dipelihara secara efektif. Program audit harus
direncanakan, dengan mempertimbangkan status serta pentingnya proses dan area yang diaudit, termasuk
hasil audit sebelumnya. Kriteria, lingkup, frekuensi dan metode audit harus ditetapkan. Pemilihan auditor
dan pelaksanaan audit harus memastikan keobjektifan dan ketidakberpihakan proses audit. Auditor tidak
boleh mengaudit pekerjaan mereka sendiri. Prosedur terdokumentasi harus ditetapkan untuk
mendefiniskan tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan dan pelaksanaan audit, penetapan
rekaman dan pelaporan hasil. Rekaman audit dan hasilnya harus dipelihara (Klausul 4.2.4). Manajemen
yang bertanggung jawab atas area yang diaudit harus memastikan bahwa setiap perbaikan dan tindakan
perbaikan yang perlu dilakukan tanpa ditunda untuk menghilangkan ketidaksesuaian dan penyebab
ketidaksesuaian yang ditemukan. Kegiatan tindak lanjut harus mencakup verifikasi tindakan yang
dilakukan dan pelaporan hasil verifikasi (Klausul 8.5.2).
ISO telah menerbitkan Panduan Audit Sistem Manajemen Mutu/Lingkungan, yaitu ISO 19011,
yang memberikan panduan untuk pengelolaan program audit, pelaksanaan audit internal atau eksternal
terhadap sistem manajemen mutu dan/atau lingkungan, serta kompetensi dan evaluasi auditor. Panduan ini
dimaksudkan dapat berlaku untuk calon pengguna yang beragam, termasuk auditor, organisasi yang
menerapkan sistem manajemen mutu dan/atau lingkungan, organisasi yang perlu melaksanakan audit sistem
manajemen mutu dan/atau lingkungan karena persyaratan kontrak, dan organisasi yang bergerak dalam
bidang sertifikasi atau pelatihan auditor, dalam sertifikasi/registrasi sistem manajemen, dalam akreditasi atau
dalam standardisasi di bidang penilaian kesesuaian.
Menurut Panduan ISO 19011 program audit terbagi dalam:
a. Audit internal yang terkadang disebut audit pihak pertama, dilaksanakan oleh, atau atas nama organisasi
itu sendiri untuk kaji ulang manajemen dan tujuan internal lainnya, dan dapat menjadi dasar untuk
“Pernyataan Diri Kesesuaian Organisasi”. Dalam beberapa hal, khususnya untuk organisasi skala kecil,
independensi dapat diperagakan melalui kebebasan tanggung jawab auditor dari kegiatan yang diaudit.
b. Audit eksternal mencakup audit yang biasanya disebut dengan audit pihak kedua dan pihak ketiga.
 Audit pihak kedua dilaksanakan oleh pihak yang memiliki kepentingan terhadap organisasi, seperti
pelanggan, atau personel lain atas nama pelanggan.
 Audit pihak ketiga dilaksanakan oleh organisasi eksternal yang melakukan audit secara independen,
seperti organisasi yang memberikan registrasi atau sertifikasi kesesuaian terhadap persyaratan ISO
9001:2008.
c. Bila sistem manajemen mutu dan sistem manajemen lingkungan diaudit secara bersamaan, audit ini
disebut audit kombinasi.
d. Bila dua atau lebih organisasi audit bekerjasama dalam mengaudit satu auditi disebut audit gabungan.
Dalam Klausal 4 Standar ISO 19011 diterangkan bahwa, Audit didasarkan pada sejumlah prinsip
sebagai alat yang efektif dan dapat diandalkan dalam mendukung kebijakan dan pengendalian manajemen
serta memberikan informasi bagi organisasi untuk dapat meningkatkan kinerjanya. Kepatuhan terhadap
prinsip tersebut merupakan prasyarat untuk memberikan kesimpulan audit yang sesuai dan cukup serta
memungkinkan auditor bekerja secara independen untuk mencapai kesamaan kesimpulan pada situasi yang
serupa.
Dalam Klausal 5.2.2 ISO 19011, diterangkan mengenai variasi dari cakupan program audit yang
dapat dipengaruhi oleh ukuran, sifat dan kompleksitas dari organisasi yang diaudit, serta beberapa hal
berikut:
a) ruang lingkup, tujuan dan jangka waktu dari setiap audit yang dilaksanakan;
b) frekuensi pelaksanaan audit;
c) jumlah, kepentingan, kompleksitas, kemiripan dan lokasi dari kegiatan yang diaudit;
d) standar, peraturan perundang-undangan dan persyaratan kontrak serta kriteria audit lainnya; e) kebutuhan
untuk akreditasi atau sertifikasi/registrasi;

Wiwiet Prihatmadji, et.al.( Peningkatan dan Perbaikan dari Temuan Audit External ISO 9001...)
P-ISSN 1411-0830 Majalah Ilmiah BIJAK 57
E-ISSN 2621-749X Vol. 16, No. 1, Maret 2019, pp. 53 – 65

f) kesimpulan dari audit sebelumnya atau hasil dari tinjauan program audit sebelumnya;
g) isu bahasa, budaya dan sosial;
h) perhatian pihak yang berkepentingan;
i) perubahan yang signifikan pada suatu organisasi atau operasinya.
2.3. Penelitian Terdahulu
Penelitian tentang implementasi SMM di perusahaan dan institusi pendidikan telah banyak di
paparkan di jurnal internasional maupun local. Hendartho (2014) melaporkan implementasi Sistem
Manajemen Mutu di Institut STIAMI berjalan dengan baik berdasarkan analisa klausul-klausul Sistem
Manajemen Mutu (klausul 4), Tanggung jawab Manajemen (klausul 5), Realisasi Produk (klausul 7),
Pengukuran, Analisis & Peningkatan (klausul 8) dan Manajemen Sumber Daya (klausul 5). Mangula (2013)
melaporkan adanya peningkatan kualitas dan kuantitas kinerja perusahaan manufacturing di Tanzania dari
perusahaan-perusahaan yang mendapatkan sertifikasi SMM. Sedangkan Sumeidi dan Nurcahyo (2011)
melaporkan motif PTS di Banten dalam menerapkan ISO 9001 : 2008 pada lingkup administrasi adalah motif
eksternal sementara rancangan sistem manajemen mutunya bersifat minimalis untuk memenuhi persyaratan
SNI ISO 9001 : 2008 saja. Diaye et.al (2008) melaporkan dua kendala yang dihadapi oleh perusahaan
manufacturing dan jasa di Serbia-Montenegro dalam implementasi SMM, yaitu efektivitas pelatihan dan
efisiensi fasilitas infrastruktur. Santos dan Millan (2012) mempresentasikan motivasi dan manfaat
perusahaan-perusahaan di Portugis yang mengimplementasikan SMM. Motivasi utamanya adalah
peningkatan kualitas (improvement of quality), media pemasaran (marketing advantage), dan pemangkasan
pembiayaan (cost reduction). Manfaat yang diperoleh berupa perbaikan prosedur (the improvement of
procedures),peningkatan kepuasan pelanggan (increase of the customer satisfaction), dan menurunnya
biaya produksi (decrease of production costs).
Penelitian dengan pembahasan khusus tentang audit SMM juga telah banyak dipublikasikan.
Naukowe (2012) meneliti bahwa peningkatan kualitas audit internal akan lebih efektif jika dilakukan
langkah berikut: a. topik audit yang fleksibel dan difahami oleh auditor, b. team auditor yang fleksibel,
dapat memadukan antara rencana audit dengan kesiapan auditee, c. rencana audit tahunan yang
dikonsultasikan dengan auditee. Sementara Rogala (2015) menemukan bahwa audit inernal tidak
dilaksanakan dengan optimal terhadap implementasi SMM pada dua belas pusat penjernihan air di
Polandia, yang dibuktikan dari rata-rata pelaksanaan tindakan perbaikan (corrective action) hanya
berjumlah kurang dari lima dalam setiap tahun. Dalam publikasi yang lain, Rogala (2015) mendapatkan
kegagalan audit inernal disebabkan karena: ketidak cakapan auditor, tidak adanya alokasi waktu untuk
mempersiapkan audit, dan rendahnya kesadaran auditee dan pimpinan terhadap fungsi audit. Prihatmadji
telah meneliti tentang implementasi SMM di LP3I College (2014) dan kesesuain dokumentasi di LP3I
College dengan standar ISO 9001. (2017).

IV. PEMBAHASAN

National Security Inspectorate UK (2016) menerbitkan interpretasi siklus PDCA pada ISO
9001:2015 dipadukan dengan korelasi marix antara ISO 9001 versi 2008 dan 2015 (ISO Sekertariat 2015)
menghasilkan siklus PDCA pada SO 9001:2008 seperti tertera dalam Tabel 1.
Tabel 1.
Korelasi Matriks PDCA dan ISO 9001
dengan keterangan warna highlight teks.
Plan :Highlight teks tidak berwarna untuk klausul 4, 5, 6 dan 7 dari ISO 9001:2015.
Do : Highlight teks berwarna abu-abu muda untuk klausul 8 dari ISO 9001:2015.
Check : Highlight teks berwarna abu-abu tua, dengan teks putih untuk klausul 9 dari ISO 9001:2015.
Action : Highlight teks berwarna hitam, dengan teks putih hijau untuk klausul 10 dari ISO 9001:2015.

Wiwiet Prihatmadji, et.al.( Peningkatan dan Perbaikan dari Temuan Audit External ISO 9001...)
58 Majalah Ilmiah BIJAK P-ISSN 1411-0830
Vol. 16, No. 1, Maret 2019, pp. 53 - 65 E-ISSN 2621-749X

PDCA Klausul ISO 9001:2008

Scope, 1.1 General, 1.2 Application, 4 Quality management system, 4.1 General
requirements, 4.2 Documentation requirements, 4.2.1 General, 4.2.2 Quality manual,
4.2.3 Control of documents, 4.2.4 Control of records, 4.2.3 Control of documents, 4.2.4
Control of records, 5 Management responsibility, 5.1 Management commitment, 5.1
Management commitment, 5.2 Customer focus, 5.3 Quality policy, 5.4.1 Quality objectives
5.4.2 Quality management system planning, 5.5.1 Responsibility and authority, 5.5.2
Plan
Management representative, 5.5.3 Internal communication, 5.6 Management review, 6
Resource management, 6.1 Provision of resources, 6.1 Provision of resources, 6.2.1
General, 6.2.2 Competence, training and awareness, 6.3 Infrastructure, 6.4 Work
environment, 7.6 Control of monitoring and measuring equipment, No equivalent clause,
8.5.3 Preventive action.
7 Product realization, 7.1 Planning of product realization, 7.2 Customer-related
processes, 7.2.3 Customer communication, 7.2.1 Determination of requirements related to
the product, 7.2.2 Review of requirements related to the product, 7.2.2 Review of
requirements related to the product, 7.3Design and development, 7.3.1 Design and
development planning, 7.3.1 Design and development planning, 7.3.2 Design and
development inputs, 7.3.4 Design and development review, 7.3.5 Design and development
verification, 7.3.6 Design and development validation, 7.3.3 Design and development
Do outputs, 7.3.7 Control of design and development changes. 7.4.1 Purchasing process,
7.4.1 Purchasing process, 7.4.1 Purchasing process, 7.4.3 Verification of purchased
product, 7.4.2 Purchasing information, 7.4.3 Verification of purchased product 7.5
Production and service provision, 7.5.1 Control of production and service provision,
7.5.2 Validation of processes for production and service provision, 7.5.3 Identification
and traceability, 7.5.4 Customer property, 7.5.5 Preservation of product, 7.5.1 Control
of production and service provision, 7.3.7 Control of Design and Development Changes,
7.4.3 Verification of purchased product, 8.2.4 Monitoring and measurement of product,
8.3 Control of nonconforming product, 4.1 General requirements,
8 Measurement, analysis and improvement, 8 Measurement, analysis and improvement,
8.1 General, 8.2.3 Monitoring and Measurement Processes, 8.2.1 Customer satisfaction,
Check 8.4 Analysis of data, 8.2.2 Internal audit, 5.6 Management review, 5.6.1 General,
5.6.2 . Review input, 5.6.3 Review output
Act 8.5 Improvement, 8.5.1 Continual improvement, 8.3 Control of nonconforming product,
8.5.2 Corrective action, 8.5.1 Continual improvement, 8.5.3 Preventive action

Data primer tentang Perbaikan dari Temuan Audit Eksternal ISO 9001:2008 di LP3I College
diperoleh dari Laporan Wakil Manajemen (Management Representative) sebagai tindakan perbaikan dari
hasil temuan auditor external dalam tiga tahun berturut-turut, yaitu tahun 2009, 2010 dan 2011 yang
tercantum dalam Tabel 2 hingga 4.
Tabel 2. Laporan Ketidaksesuaian
dari Hasil Audit Eksternal di LP3I College pada tanggal 11 April 2009.

PDC Completio
Ref Nonconformity (Auditee) Corrective Action1
A n date
Menjadikan Capaian Sasaran
Capaian Sasaran Mutu (Quality Mutu (Quality objective) sebagai Date1:
objective) tidak menjadi agenda agenda dalam Management
P 5.6.2 dalam Management Review (point Review dan setiap Rapat
kinerja proses dan kesesuaian Evaluasi dan Program Kerja 21-04-
produk) (QMR). Triwulan, Semesteran dan dan 2009
Tahunan.

Wiwiet Prihatmadji, et.al.( Peningkatan dan Perbaikan dari Temuan Audit External ISO 9001...)
P-ISSN 1411-0830 Majalah Ilmiah BIJAK 59
E-ISSN 2621-749X Vol. 16, No. 1, Maret 2019, pp. 53 – 65

Management Representative
mengawasi HRD membuat Date1:
Dua Pejabat masing-masing di HRD mapping setiap pejabat dengan
dan Dosen Informatika Komputer kompetensi yang dipersyaratkan,
P 6.2.2
tidak sesuai dengan kompetensi dan membuat program untuk
jabatannya. (HRD – QMR). meningkatkan kompetensi 05-05-
pejabat terkait yang tidak 2009
memenuhi persyaratan.
Tidak ada metoda evaluasi terhadap Date1:
Mempersiapkan Prosedur
outsourced company untuk program
P 7.4.1 Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan 27-04-
Table Manner dan Beauty Class
Penunjang (Outsourcing). 2009
(Education).

Merevisi redaksi Evaluasi Date1:

Evaluasi Supplier tidak dijalankan
Supplier oleh pimpinan setiap
sesuai dengan klausul 7.4.1 yang
D 7.4.1 bidang yang menjalankan proses
tertulis bahwa assesment dan
pembelian dan pengadaan 05-05-
approval oleh Finance Director.
barang. 2009
Menjelaskan Product Monitoring
dalam Klausul 8.2.4 Bab 8
halaman 4 dengan melalui audit
Organisasi tidak menjelaskan secara opersional cabang oleh Team Date1:
D 8.2.4 jelas tentang Product Monitoring di Operasional Pusat minimal satu 21-04-
dalam Pedoman Mutu Klausul 8.2.4. kali dalam setiap tahun dengan 2009
mereferensikan SOP dan
JUKNIS tentang Audit
Operasional Cabang.
Tidak dilakukan analisa terhadap
Melakukan analisa terhadap Date1:
kepuasan pelanggan terhadap
C 8.4 kepuasan pelanggan dan 05-05-
Perusahaan Relasi yang telah MOU
menjelaskan metodanya. 2009
dan membuat Repeat Order (C&P).

Tabel 3. Laporan Ketidaksesuaian dari

Hasil Audit Eksternal di LP3I College pada tanggal 13 April 2010.

Completion
PDCA Ref Nonconformity (Auditee) Corrective Action1
date
Pengendalian eksternal Melakukan validasi dokumen, baik
dokumen belum dilakukan dokumen internal maupun eksternal,
sesuai dengan internal yang ditandai / diberikan tanda cap Date1:
P 4.2.3 prosedur QP-QMR-00-02 Validasi Dokument. Untuk dokumen 23.04.20
Pengendalian Dokumen yang tidak berlaku lagi diberi tanda 10
rev.1 tertanggal 29.04.2009 pengenal dengan cap Expired
(QMR). Document.

Wiwiet Prihatmadji, et.al.( Peningkatan dan Perbaikan dari Temuan Audit External ISO 9001...)
60 Majalah Ilmiah BIJAK P-ISSN 1411-0830
Vol. 16, No. 1, Maret 2019, pp. 53 - 65 E-ISSN 2621-749X

- Analisa dan kepuasan pelanggan akan

Hasil analisa data kepuasan dilaksanakan kembali pada tanggal 3
pelanggan belum bisa Mei 2010.
ditunjukkan karena
- Hasil tersebut diatas akan dibuat
tersimpan dalam soft copy
rangkap dalam bentuk hard copy dan Date1:
di komputer dan saat ini
soft copy, dengan melampirkan
P 4.2.4 kondisi hardware komputer 03 Juni
Format quetionary kepuasan
sedang rusak. Tidak ada 2010
pelanggan.
back up data baik dalam
bentuk soft copy maupun - Back up data di seluruh bidang
hard copy yang tersedia dengan bimbingan IT, dan schedule
(Education). program maintenance PC dan Laptop

Program pemeliharaan dan

pelaksanaan belum
Program pemeliharaan & pelaksanaan Date1:
dilakukan untuk beberapa
D 6.3 terhadap prasarana akan dirinci untuk 23 April
prasarana seperti AC,
setiap unit prasarana. 2010
Gedung dan Penerangan
(GA).

Implementasi prosedur
internal audit belum berjalan
Merevisi QP-QMR-00-04, tindak lanjut
secara konsisten, tidak
dari temuan ketidak sesuaian dengan
semua observasi (misal
menggunakan Form Non Conformance
temuan di area program) di
Report (NCR). Sedangkan temuan Date1:
pindahan ke formulir
observasi sebagai saran auditor di tidak
C 8.2.2 ketidaksesuaian, 23.05.20
lanjuti dengan tidak menggunakan
sebagaimana di 10
Form NCR, tetapi sebagai alternatif
persyaaratkan prosedur
perbaikan. Observasi digunakan
Internal Audit QP-QMR-00-
sebagai saran auditor atau alternatif
04. Serta tidak adanya
perbaikan.
formulir ketidaksesuaian
yang dimaksud (QMR).
Tidak ada bukti bahwa Dept. Finance :
tindakan perbaikan /
corrective action telah 1. Proses penagihan dilakukan lebih
diambil pada awal
ketidaktercapaian sasaran 2. Pembayaran kewajiban cabang ke
mutu: Kantor Pusat selambat-lambatnya
pada tanggal 15
- Tunggakan di bulan 3. Tagihan cabang yang akan jatuh
Desember 2009. target Date1:
tempo pada Bulan Desember
A 8.5.2 kurang dari 500 juta dilakukan proses penagihan pada 30 Mei
(aktual 516 juta) di Minggu ke II atau ke III di bulan 2010
Finance . Desember.
- Target realisasi Penataan
Dept. C&BD-GA:
Ruang Kantor Pusat yang
di targetkan tanggal Target realisasi Penataan Ruang Kantor
25.01.2010 untuk Pusat yang pada bulan Mei 2010.
Pengadaan AC Ruang Pengadaan AC Ruang SPI, Pengadaan
SPI, Pengadaan PABX PABX 32 ext pada bulan Agustus 2010.
32 ext.(GA).

Wiwiet Prihatmadji, et.al.( Peningkatan dan Perbaikan dari Temuan Audit External ISO 9001...)
P-ISSN 1411-0830 Majalah Ilmiah BIJAK 61
E-ISSN 2621-749X Vol. 16, No. 1, Maret 2019, pp. 53 – 65

FR-QMR-00-07 Tindakan
Koreksi dan Pencegahan Hasil Tidakan Koreksi atau Pencegahan,
belum menggambarkan analisis dan verifikasi yang tercatat
adanya tinjauan terhadap dalam Form Laporan Tindakan Koreksi
efektifitas tindakan dan Pencegahan ditinjau
perbaikan yang dilakukan. keefektifitasannya sehingga
Ketidaksesuaian proses atau produk yang Date1:
8.5.2 Pelaksanaan, point 4.10. sama tidak terulang kembali :
A 23.05.20
.f Melakukan Tinjauan
Keefektifan dari Tindakan Menilai effektifitas pelaksanaan 10
Koreksi dan Pencegahan. Tindakan Koreksi dan Pencegahan
dalam Form FR-QMR-00-07 - Tindakan
Pelaksanaan, Point 4.11. Koreksi dan Pencegahan.
Membuat catatan mengenai
hasil Tinjauan Keefektifan
dan Pencegahan (QMR).

Tabel 4. Laporan Ketidaksesuaian

dari Hasil Audit Eksternal di LP3I College pada tanggal 11 Mei 2011.

Completion
PDCA Ref Nonconformity (Auditee) Corrective Action1
date

Setiap Direksi, Eksekutif, Pimpinan

Tidak dapat dipastikan
Cabang,Kepala Bagian wajib menyusun
sasaran mutu Direktorat
Sasaran Mutu, Program Kerja Date1:
C&BD: Konsepsi
P 5.4.1 berdasarkan SMART (Specific,
Pengembangan Lembaga
Measurement, Applicable, Reasonable 16.05.2011
dan Penguatan LP3I
dan Timeline). Sasaran Mutu dilengkapi
dapat terukur (C&BD)
dengan startegi cara pencapaian.

Terdapat kesalahan
dalam hal identifikasi
Akan dilakukan revisi SOP untuk
Dokumen eksternal pada
cetakan tahun 2012 terhadap kesalahan Date1:
SOP No. PRC-10-033
P 4.2.3 dalam hal isinya kata demi kata setelah
rev 0 tentang referensi
dilakukan re-check content SOP terbitan 16.05.2011
PP Waralaba harusnya
tahun terkini.
no. 42 tahun 2007 tertulis
no. 24 (C&BD).

Kriteria Kelulusan untuk Melakukan evaluasi bagi Kriteria

Kemampuan Kelulusan untuk Kemampuan
Management pada saat Management pada saat seleksi
penerimaan mahasiswa baru untuk Date1:
D 7.1 seleksi penerimaan
mahasiswa baru belum seluruh program College, termasuk 19.05.2011
ditetapkan untuk Kriteria Khusus bagi Program Studi
program College Otomotif dan Program lainnya yang
(Marketing). memiliki perlakuan khusus.

Wiwiet Prihatmadji, et.al.( Peningkatan dan Perbaikan dari Temuan Audit External ISO 9001...)
62 Majalah Ilmiah BIJAK P-ISSN 1411-0830
Vol. 16, No. 1, Maret 2019, pp. 53 - 65 E-ISSN 2621-749X

Melakukan evaluasi terhadap seluruh

Tidak ditemukan bukti proses perkuliahan, khususnya tenaga
Laporan Kegiatan pengajar yang berhalangan hadir. Jika
Perkuliahan untuk kuliah Tenaga Pengajar berhalangan hadir, Date1:
D 7.5.1 ke 7, program studi: harus disiapkan Tenaga Pengajar
Business Administration, pengganti atau diisi oleh Branch 20.05.201
Kelas: BA-02-135 Manager / Kepala Bidang dengan materi
(Education). motivasi. Tenaga pengganti bertanggung
jawab terhadap rekamannya.
Tidak ada bukti Management Representative akan
dilakukan monitoring mempelajari Sasaran Mutu Organisasi Date1:
C 8.2.3 pencapaian sasaran mutu beserta Langkah Pencapaiannya oleh
Organisasi 2010 “ D/O setiap Direktorat dan membuat 12.05.2011
Mahasiswa max 5%” rangkumannya.
(QMR).
Tidak ditemukan bukti
dilakukan evaluasi Seluruh temuan NCR pada Internal Audit
efektivitas terhadap 2011 akan dilakukan pembuktiannya Date1:
A 8.5.2 Tindakan Perbaikan bahwa Tindakan Perbaikan telah 18.05.2011
Internal audit tanggal dievaluasi keefektivitasnya.
18/1/2011 di
Perpustakaan (QMR).

Dari temuan ketidaksesuain (Non Conformance Report) oleh Audit Eksternal dalam periode
sertifikasi tiga tahun pertama, LP3I College mengambil manfaat berupa peningkatan sistem manajemen dari
segi manajerial maupun teknis yang terangkum dalam Tabel 5, perbaikan redaksional dokumen system
manajemen mutu terangkum dalam Tabel 6. Sedangkan temuan yang menunjukkan ketidak-konsistensi
(inconsistency) implementasi sistem manajemen mutu terangkum dalam Table 7.
Tabel 5. Manfaat Peningkatan Terhadap Sistem Manajemen Mutu Dari Hasil Temuan Ketidaksesuain oleh
Auditor Eksternal
Setiap Direksi, Eksekutif, Pimpinan Cabang,Kepala Bagian wajib menyusun Sasaran Mutu,
Plan (5.4.1) Program Kerja berdasarkan SMART (Specific, Measurement, Applicable, Reasonable dan
Timeline).
Menjadikan Capaian Sasaran Mutu (Quality objective) sebagai agenda dalam Management
Plan (5.6.2) Review dan sebagai agenda setiap Rapat Evaluasi dan Program Kerja Triwulan, Semesteran
dan Tahunan.
Team IT mempersiapkan program Back up data di seluruh bagian, menjadualkan program
Plan (4.2.4)
maintenance PC dan Laptop.
Bagian GA mempersiapkan Program pemeliharaan & pelaksanaan terhadap prasarana dan
Do (6.3)
sarana akan dirinci untuk setiap unit prasarana, berikut evaluasi setiap bulan.
Melakukan evaluasi bagi Kriteria Kelulusan untuk Kemampuan Skills Dasar Khusus pada
saat seleksi penerimaan mahasiswa baru untuk seluruh program College. Misalnya Skills
Do (7.1)
Dasar Otomotif sebagai prasyarat khusus bagi Program Studi Otomotif, Skills Dasar Logika
sebagai persyaratan khusus Program Study Informatika Komputer Programmer.
Check Setiap pimpinan melakukan monitoring terhadap capaian Sasaran Mutu bawahannya dan
(8.2.3) melakukan evaluasi up dating Sasaran Mutu.
Setiap bagian mempersiapkan metoda analisa dan evaluasi terhadap kepuasan pelanggannya,
Check (8.4) dan melaksanakan evaluasi per Semesteran dan Tahunan.
Misalnya bagian Cooperation & Placement (C&P), pelanggannya adalah Mitra Kerja dan

Wiwiet Prihatmadji, et.al.( Peningkatan dan Perbaikan dari Temuan Audit External ISO 9001...)
P-ISSN 1411-0830 Majalah Ilmiah BIJAK 63
E-ISSN 2621-749X Vol. 16, No. 1, Maret 2019, pp. 53 – 65

Alumni, bagian pendidikan pelangganya adalah mahasiswa dan orangtua.

Act (8.5.2) Seluruh temuan Non Conformance Report (NCR) pada Internal Audit selalu dikontrol
pembuktiannya bahwa Tindakan Perbaikan telah dievaluasi keefektivitasnya.
Membuat tindakan perbaikan / corrective action terhadap setiap ketidaktercapaian sasaran
Act (8.5.2)
mutu di Rapat Evaluasi dan Program Kerja Triwulan, Semesteran dan Tahunan.

Tabel 6. Perbaikan Terhadap Sistem Manajemen Mutu Dari Hasil Temuan Ketidaksesuain oleh Auditor
Eksternal
Melakukan validasi dokumen, baik dokumen internal maupun eksternal, yang ditandai /
Plan (4.2.3)
diberikan tanda cap Validasi Dokument. Untuk dokumen yang tidak berlaku lagi diberi tanda
pengenal dengan cap Expired Document.

Plan (4.2.3) Melakukan pemeriksaan ulang (re-check) terhadap isi (content) SOP edisi tahun 2012
terhadap kesalahan rekasional isinya kata demi kata, data yang dikemukakan, dan formulir
yang dilampirkan
Mempersiapkan Prosedur Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan Penunjang (Outsourcing).
Plan (7.4.1)

Do (7.4.1) Merevisi redaksi Evaluasi Supplier menjadi tanggung jawab pimpinan setiap bidang yang
menjalankan proses pembelian dan pengadaan barang, bukan lagi menjadi tanggung jawab
Finance Director

Check Menggunakan temuan observasi dari Auditor Eksternal sebagai Saran Auditor atau alternatif
(8.2.2) perbaikan terhadap sistem manajemen mutu.

Tabel 7. Perbaikan Terhadap Ketidak-konsistensi (inconcistency) Sistem Manajemen Mutu Dari Hasil
Temuan Ketidaksesuain oleh Auditor Eksternal

Plan (6.2.2) HRD melakukan mapping setiap pejabat dengan kompetensi yang dipersyaratkan, dan
membuat program untuk meningkatkan kompetensi pejabat terkait yang tidak memenuhi
persyaratan.
Lembaga melakukan evaluasi terhadap seluruh proses perkuliahan, khususnya tenaga
Do (7.5.1)
pengajar yang berhalangan hadir. Jika Tenaga Pengajar berhalangan hadir, harus disiapkan
Tenaga Pengajar pengganti atau diisi oleh Branch Manager / Kepala Bidang dengan materi
motivasi. Tenaga pengganti bertanggung jawab terhadap rekamannya.

V. KESIMPULAN

Temuan audit eksternal yang memberikan manfaat langsung untuk peningkatan sistem manajemen
mutu di LP3I College dengan uraian methodology PDCA sebagai berikut:
Plan : (1) Manajemen menyusun sasaran mutu (quality objective) berdasarkan SMART yaitu
Specific, Measurement, Applicable, Reasonable dan Timeline (5.4.1) dan (2) capaian sasaran
mutu ditetapkan sebagai agenda dalam Management Review dan sebagai agenda setiap Rapat
Evaluasi dan Program Kerja Triwulan, Semesteran dan Tahunan (5.6.2). (3) Team IT
mempersiapkan program Back up data di seluruh bagian, menjadualkan program maintenance
PC dan Laptop (4.2.4).
Do : (1) Program pemeliharaan dan realisasi target terhadap prasarana dan sarana oleh bagian GA
dievaluasi setiap bulan (6.3), (2) Kemampuan Skills Dasar Khusus ditetapkan sebagai rujukan
bagi Kriteria Kelulusan pada saat seleksi penerimaan mahasiswa baru untuk seluruh program
College (7.1).

Wiwiet Prihatmadji, et.al.( Peningkatan dan Perbaikan dari Temuan Audit External ISO 9001...)
64 Majalah Ilmiah BIJAK P-ISSN 1411-0830
Vol. 16, No. 1, Maret 2019, pp. 53 - 65 E-ISSN 2621-749X

Check : (1) Setiap pimpinan melakukan monitoring dan evaluasi terhadap capaian Sasaran Mutu
bawahannya (8.2.3), (2) Setiap bagian mempersiapkan metoda analisa dan evaluasi terhadap
kepuasan pelanggannya, serta melaksanakan evaluasi per Semesteran dan Tahunan (8.4).
Act : Setiap bagian membuat evaluasi terhadap efektivitas Tindakan Perbaikan dari temuan Non
Conformance Report (NCR) pada setiap proses audit (8.5.2), (2) dan membuat tindakan
perbaikan / correctiv action terhadap setiap ketidakcapaian sasaran mutu di Rapat Evaluasi
dan Program Kerja Triwulan, Semesteran dan Tahunan (8.5.2).
Perbaikan dalam implementasi SMM sebagai solusi dari temuan oleh auditor dalam kasus (1)
ketidaksesuaian pelaksanaan standar internal (SOP dan Quality Manual ISO 9001 LP3I College ) dengan
standar baku (ISO 9001 BSN) sebagai berikut, tiga kasus Plan: validasi dokumen (4.2.3), pemeriksaan
ulang (re-check) terhadap isi (content) SOP edisi tahun 2012 (4.2.3), dan Mempersiapkan Prosedur Evaluasi
Pelaksanaan Kegiatan “Outsourcing” (7.4.1). Untuk siklus Do: menetapkan evaluasi supplier menjadi
tanggung jawab pimpinan setiap bidang yang menjalankan proses pembelian dan pengadaan barang (7.4.1).
Sedangkan siklus Check: menetapkan bahwa temuan observasi dari Auditor Eksternal dimasukkan sebagai
Saran Auditor atau alternatif perbaikan terhadap sistem manajemen mutu (8.2.2).
(2) tidak kosisten (inconsistency) dalam menjalankan prosedur meliputi, Plan: mapping setiap
pejabat sesuai dengan kompetensinya (6.2.2), dan Do: evaluasi terhadap seluruh proses perkuliahan dan
rekamannya (7.5.1).

VI. SARAN

1. Peningkatan sistem manjemen mutu yang diperoleh dari hasil implementasi ISO 9001 selama tiga tahun
berturut-turut hendaknya dipertahankan dan ditingkatkan melalui sharing experiences dari perusahaan
lain, atau melalui cara lain yang baik.
2. Proses audit mutu oleh pihak eksternal hendaknya menjadi media pelatihan atau workshop proses audit
mutu internal oleh pihak institusi seperti manajemen audit, teknis audit, kompetensi auditor, dan
persiapan auditee.
3. Perlu dilakukan penelitian lanjutan dengan topik yang sama untuk impelementasi ISO 9001 pada periode
tiga tahun berikutnya.

DAFTAR PUSTAKA

Ann Terlaak and Andrew A. King, 2012, The Effect of Certification With The ISO 9000 Quality
Management Standard: A Signing Approach, Journal of Economic Behavior and Organization, Vol.
5, No. 1, page 29-43

Columbus, G (2000) Record Management Manual (5th edition), Washington: Memorial Library Publishing.

Diaye et.al, 2018, Difficulties in ISO 9001 implementation in Manufacturing and Service Organizations:
Empirical Evidence from Serbia-Montenegro, International Journal for Quality Research, Vol.2, No.
1, page 35-41.

Graeme Knowles (2011) Quality Management, London: GK & N Publishing

Hendartho, Dony, 2014, “Analisis Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada STIAMI”,
Jurnal Transparansi, Volume VI, Nomor 02, Hal. 124-138.

ISO 9000:2005, Quality management systems – Fundamentals and vocabulary diadopsi menjadi SNI 19-
9000-2008 Sistem manajemen mutu – Dasar-dasar dan kosa kata.

ISO 9004:2000, Quality management systems – Guidelines for performance improvements diadopsi menjadi
SNI 19-9004-2002 Sistem manajemen mutu – Panduan untuk perbaikan kinerja

Wiwiet Prihatmadji, et.al.( Peningkatan dan Perbaikan dari Temuan Audit External ISO 9001...)
P-ISSN 1411-0830 Majalah Ilmiah BIJAK 65
E-ISSN 2621-749X Vol. 16, No. 1, Maret 2019, pp. 53 – 65

ISO 19011:2002, Guidelines for quality and/or environmental management systems auditing diadopsi
menjadi SNI 19-19011-2005 Panduan audit sistem manajemen mutu dan/atau lingkungan

ISO Secretariat (2015), Correlation Matrices Between ISO 9001:2008 and ISO 9001:2015, Vienna, ISO
Publishser.

ISO Secretariat (2009), ISO 9000 and Selection for Use, Vienna, ISO Publishser.

Nurdin and Prihatmadji, 2017, “Kesesuaian Dokumentasi di LP3I College Jakarta dengan Sistem
Manajemen Mutu ISO 9001:2008”, Jurnal Lentera Bisnis Politeknik LP3I Jakarta, Vol. 6. No.14. Hal.
131-141.

Prihatmadji, Wiwiet, 2014, “Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada LP3I College
Jakarta”, Jurnal Lentera Bisnis Politeknik LP3I Jakarta, Vol. 1. No. 4. Hal. 145-173.

M. Sokovic, D. Pavletic, and K. Kern Pipan, 2010, Quality Improvement Methodologies – PDCA Cycle,
RADAR Matrix, DMAIC and DFSS, Journal of Achievements in Materials and Manufacturing
Engineering, 43/1, page 476-483.

National Security Inspectorate UK (2016), PDCA Cycle on ISO 9001, NSI Publisher, London UK.

Naukowe, Zeszyty, 2012, Effectiveness of planning internal audits of the quality system, Scientific Journals,
32(104), page 48–54

Nurcahyo and Sumaedi, 2011, Study On Implementation of ISO 9001 in Higher Education XYZ on
Administration Services, Jurnal Standardisasi Vol. 13, No. 3, page 155 – 162.

Rogala, Piotr, 2015, Quality Audits in Municipality Offices – Evidence From Poland, Proceeding of
Managing Intellectual Capital and Innovation for Sustainable Capital, Bari Italy, page 2169-2174,.

Rogala, Piotr, 2015, Why Do Internal Audits Fail ? The Internal Auditors Perspective, 9th International
Quality Conference at University of Kragujevac, page 367-374.

Santos, Gilberto and Millán, António Leal, 2015, Motivation and Benefits of Implementation and
Certification According ISO 9001 – The Portuguese Experience, International Journal for Quality
Research 7(1) 71–86.

Wiwiet Prihatmadji, et.al.( Peningkatan dan Perbaikan dari Temuan Audit External ISO 9001...)