TINJAUAN KETERLAMBATAN PENGEMBALIAN REKAM MEDIS

PASIEN PASCA RAWAT INAP DI RUMAH SAKIT MITRA KELUARGA

KELAPA GADING
Indah Kristina, Febri Ilham Maulana
Akademi Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Bhumi Husada Jakarta
[email protected], [email protected]
ABSTRAK
The rate of return of Medical record is an important system in the Medical Record Unit as it is the beginning of
activities prior to commencement of the patient's medical record. The timeliness of the return is in accordance with
the hospital policy of Mitra Keluarga Kelapa Gading Hospital, which is 2 x 24 hours after the patient returns to
hospital. From the results of preliminary observation in December 2014 there was a delay in time of returning
medical records of patients after visit by 60%, The purpose of this study is to determine the flow of medical record
returns, the level of delay, as well as the factors that cause the delay of medical record return after inpatients. This
research is using descriptive research method. The longest delay time is 79 days in the Eucharist room and the
average delay per 5 days treatment room. Factors causing delays in medical record return include lack of clear
information about medical record-keeping time standards, lack of personnel in medical records and in-care rooms,
and incomplete filling of medical record forms.
The authors provide suggestions for better coordination between the officers in the medical record and the officers
in the treatment room related to the standard of hospitalized hospitalization return time, the need for additional
labor, improvement of communication and coordination with other health personnel involved in the recording of
medical records, as well as Analytical activities and monitoring the delay of medical record return of inpatients
Key word: The delayed of return of Medical record

Pengembalian rekam medis adalah sistem yang penting di Unit Rekam Medis karena merupakan awal kegiatan
sebelum dimulainya pengolahan rekam medis pasien. Ketepatan waktu pengembalian sesuai dengan kebijakan
rumah sakit RS Mitra Keluarga Kelapa Gading, yaitu 2 x 24 jam setelah pasien pulang rawat. Dari hasil observasi
awal pada Desember 2014 terjadi keterlambatan pengembalian rekam medis pasien pasca rawat inap sebesar 60 % .
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui alur pengembalian rekam medis, tingkat keterlambatan, serta faktor-
faktor yang menyebabkan keterlambatan pengembalian rekam medis pascarawat inap.Penelitian menggunakan
metode penelitian deskriptif. Waktu keterlambatan paling lama adalah 79 hari di ruang Eucharis dan rata-rata
keterlambatan per ruang perawatan 5 hari. Faktor-faktor penyebab keterlambatan pengembalian rekam medis
diantaranya kurangnya informasi yang jelas tentang standar waktu pengembalian rekam medis, kurangnya tenaga di
rekam medis dan di ruang perawatan, dan ketidaklengkapan pengisian formulir rekam medis.
Penulis memberikan saran untuk dilakukannya koordinasi yang lebih baik antara petugas di rekam medis dengan
petugas di ruang perawatan terkait standar waktu pengembalian rekam medis rawat inap, peningkatan komunikasi
dan koordinasi dengan tenaga kesehatan lainnya yang terlibat dalam pencatatan rekam medis, serta dilakukannya
kegiatan analisa dan monitoring keterlambatan pengembalian rekam medis pasien rawat inap
Kata Kunci: Keterlambatan pengembalian rekam medis

Medicordhif Vol 02 / No 1 / 2015 Page 1

 ketepatan pengembalian rekam medis adalah tetap
PENDAHULUAN terjaganya kerahasiaan rekam medis seorang pasien.
Latar Belakang Masalah RS Mitra Keluarga Kelapa Gading yang berlokasi di
Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan Utara Jakarta, pada tahun 2014 jumlah pasien
yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan secara rawatinap di RS Mitra Keluarga Kelapa Gading yaitu
paripurna meliputi promotif, preventif, kuratif dan sebanyak 40.418 pasien, dengan perhitungan BOR
rehabilitatif dengan menyediakan pelayanan rawat pada Bulan Desember tahun 2014 yaitu 50,72 %.
jalan, rawat inap, dan gawat darurat. Kegiatan pengembalian rekam medis pasien rawat
Penyelenggaraan rekam medis merupakan salah satu inap ke unit rekam medis diatur sesuai dengan
pelayanan penunjang untuk mencapai tertib kebijakan yang dibuat oleh rumah sakit yaitu 2x24
administrasi medis di pelayanan rumah sakit. jam pada hari kerja atau 3x24 jam pada hari libur.
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan Kegiatan pengembalian dilakukan dengan serah
dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, terima tertulis dari Unit Rawat Inap ke Unit Rekam
pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah Medis dan dilakukan pencatatan pada Buku Ekspedisi
diberikan kepada pasien. Pengembalian Rawat Inap .Berdasarkan pengamatan
Penyelenggaraan rekam medis memiliki lingkup awal, pada minggu terakhir bulan Desember 2014
kerjasama antar satuan kerja yang sangat luas, dari jumlah pasien pulang sebanyak 165 pasien
dimulai dari pimpinan rumah sakit, dokter, ditemukan 60 % keterlambatan pengembalian rekam
keperawatan, sampai dengan tenaga kesehatan medis.Keterlambatan pengembalian rekam medis
lainnya. bisa dilihat dari tanggal berapa rekam medis kembali
Salah satu unit yang terlibat dalam pencatatan rekam ke unit rekam medis yang tercatat pada Buku
medis seorang pasien adalah Unit Rawat Inap. Ekspedisi Pengembalian Rawat Inap yang tidak
Unit Rawat Inap merupakan salah satu pelayanan di sesuai dengan kebijakan rumah sakit.
rumah sakit yang terlibat besar dalam pencatatan Keterlambatan ini menyebabkan terjadinya hambatan
rekam medis seorang pasien.Unit Rawat Inap pada proses kegiatan selanjutnya seperti proses
mencatat semua hasilpelayanan dan pemeriksaan assembling, penyusunan laporan, pemberian kode
yang diberikan kepada pasien kedalam formulir penyakit dan tindakan, penjajaran kembali dalam rak
rekam medis yang sesuai sampai dengan akhir penyimpanan rekam medis aktif, proses pembayaran
pelayanannya.Kemudian rekam medis pasien yang pada pasien yang menggunakan asuransi, jaminan
sudah pulang dikembalikan ke Unit Rekam Medis. perusahaan ataupun pihak ketiga dalam pembiayaan
Ketepatan waktu pengembalian tersebut akan pelayanan kesehatan, pemberian pelayanan kesehatan
memudahkan pelayanan bagi pasien yang datang ke pasien pasca rawat inap dan pastinya tidak
poliklinik untuk kontrol kembali setelah dirawat inap. terjaminnya kerahasiaan medis pasien .
Waktu tunggu pasien untuk mendapatkan antrian Perumusan Masalah
pelayanan kesehatan pun bisa dikurangi. Hal ini akan “ Bagaimana proses pengembalian rekam medis
berdampak dan mempengaruhi pada peningkatan pasien pasca rawat inapdi RS Mitra Keluarga Kelapa
mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit dan Gading padabulan Januaritahun 2015 ? “
kepuasan pasien.Dan, hal yang paling terpenting dari

Medicordhif Vol 02 / No 1 / 2017 Page 2

Tujuan Penelitian yang cukup untuk mengidentikasi pasien,
1. Tujuan Umum mebenarkan diagnosis dan pengobatan serta
Mengetahui gambaran pengembalian rekam merekam hasilnya.
medis pasien rawat inapyang keluar di RS Mitra 2. Tujuan Rekam Medis
Keluarga Kelapa Gading. Menurut Hatta (2010), tujuan dari Rekam Medis
2. Tujuan Khusus dapat digolongkan menjadi 2 bagian, yaitu:
a. Mengetahui SPO tentang pengembalian reka a. Tujuan utama (primer), terbagi dalam lima
medis pasien rawat inap di RS Mitra kepentingan yaitu untuk:
Keluarga Kelapa Gading. 1) Rekam kesehatan merupakan alat bukti
b. Mengetahui jumlah rekam medis yang utama yang mampu membenarkan
telambat dikembalikan di RS Mitra adanya pasien dengan identitas yang
Keluarga Kelapa Gading. jelas dan telah mendapatkan berbagai
c. Mengetahui prosentase waktu keterlambatan pemeriksaan dan pengobatan di sarana
pengembalian rekam medis pasien rawat pelayanan kesehatan dengan segala
inap di RS Mitra Keluarga Kelapa Gading. hasil serta konsekuensi biayanya.
d. Mengetahui faktor-faktor yang 2) Pelayanan pasien, rekam kesehatan
mempengaruhi keterlambatan pengembalian mendokumentasikan pelayanan yang
rekam medis pasien rawat inap dari ruang diberikan oleh tenaga kesehatan,
perawatan di RS Mitra Keluarga Kelapa penunjang medis, dan tenaga lainyang
Gading. bekerja dalam berbagai fasilitas
pelayanan kesehatan.
Kerangka Teori 3) Manajemen pelayanan, rekam kesehatan
1. Pengertian Rekam Medis yang lengkap memuat segala aktivitas
a. Menurut Permenkes Nomor yang terjadi dalam manajemen
269/MENKES/PER/III/2008, disebutkan pelayanan sehingga digunakan dalam
bahwa rekam medis adalah berkas yang menganalisis berbagai penyakit,
berisikan catatan dan dokumen tentang menyusun pedoman praktik, serta untuk
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, mengevaluasi mutu pelayanan yang
tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan.
diberikan kepada pasien. 4) Menunjang pelayanan, rekam kesehatan
b. Menurut Edna K.Huffman, rekam medis yang rinci akan mampu menjelaskan
adalahrekaman atau catatan mengenai siapa, aktivitas yang berkaitan dengan
apa, mengapa, bilamana, dan bagaimana penanganan sumber-sumber yang ada
pelayanan yang diterima kepada pasien pada organisasi pelayanan di rumah
selama masa perawatan yang memuat sakit, menganalisis kecenderungan yang
pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan terjadi dan mengkomunikasikan
yang diperolehnya serta memuat informasi informasi di antara klinik yang berbeda.

Medicordhif Vol 02 / No 1 / 2017 Page 3

 5) Pembiayaan, rekam kesehatan yang a. Identitas pasien
akurat mencatat segala pemberian b. Anamnese tentang keluhan utama, riwayat
pelayanan kesehatan yang diterima penyakit sekarang, riwayat penyakit yang
pasien. Informasi ini menentukan pernah diderita, riwayat keluarga tentang
besarnya pembayaran yang harus penyakit yang mungkin diturunkan/kontak.
dibayar, baik secara tunai atau melalui c. Pemeriksaan, meliputi fisik, laboratorium,
asuransi. rontgen dan khusus lainnya.
b. Tujuan Sekunder d. Diagnosis kerja, diferensial
Tujuan sekunder rekam kesehatan ditujukan diagnosi/diagnosis akhir.
kepada hal yang berkaitan dengan e. Persetujuan tindakan /pengobatan.
lingkungan seputar pelayanan pasien yaitu f. Pengobatan/tindakan.
untuk kepentingan edukasi, riset, peraturan g. Catatan konsultasi.
dan pembuatan kebijakan. h. Catatan perawat dan tenaga kesehatan lain.
3. Pengertian Unit Rawat Inap i. Catatan observasi klinik dan hasil
Unit rawat inap atau instalasi rawat inap pengobatan lain.
merupakan inti kegiatan ( cor business ) rumah j. Resume akhir dan evaluasi pengobatan.
sakit yang berfungsi memberikan pelayanan k. Nama dan tanda tangan petugas yang
pasien satu hari atau lebih dengan berbagai jenis bertanggung jawab.
didalam suatu ruangan dengan kelas perawatan Selain pengisian rekam medis, Unit Rawat Inap
yang berbeda. Perbedaan ruangan dengan kelas berfungsi pula sebagai pemberi informasi pasien yang
tidak menunjukkan perbedaan mutu pelayanan berada didalamnya.Jumlah dan identitas pasien yang
namun semata-mata pada jenis dan tarif masuk, pindahan dari ruang lain, jumlah dan identitas
pelayanan. pasien dipindahkan ke ruang lain, pasien yang keluar,
Unit rawat inap merupakan unit yang paling yang dirawat intensif, OK, VK, dan lain-lain yang
banyak menghasilkan informasi dan paling keluar serta pasien meninggal.
banyak mengggunakan formulir rekam 4. Pengertian dan Fungsi Unit Assembling
medis.Setiap jenis pelayanan dapat berbeda jenis Assembling merupakan bagian di Unit Rekam
dan isi formulir sesuai dengan kebutuhan Medis yang berfungsi sebagai peneliti
informasi medis dan keperawatannya.Oleh sebab kelengkapan isi dan perakit rekam medis
itu catatan penggunaan formulir menjadi sangat sebelum disimpan. Rekam medis yang telah diisi
penting artinya agar efisien dapat dijaga.Namun oleh Unit Rawat Jalan, Unit Gawat Darurat, Unit
jenis dan kelas perawatan apapun pasien di Rawat Inap dan Instalasi Pemeriksaan Penunjang
rawat, setiap petugas yang bertanggung jawab akan dikirim ke fungsi assembling bersama-sama
melayani tetap berkewajiban melengkapi isi sensus harian. Lembar formulir dalam rekam
rekam medis.Rekam medis rawat inap dikatakan medis diatur kembali sesuai dengan urutan
lengkap, minimal berisi : riwayat penyakit pasien dan diteliti
kelengkapanpengisiannya, bila belum lengkap

Medicordhif Vol 02 / No 1 / 2017 Page 4

 akan dikembalikan ke unit yang bertanggung Unit Rekam Medis mengenai jumlah
jawab. Untuk mengendalikan rekam medis yang dan jenis formulir yang telah digunakan.
belum lengkap digunakan kartu kendali. Rekam 5) Mengalokasikan dan mengendalikan
medis yang sudah lengkap diserahkan ke unit nomor rekam medis.
pengkodean ( coding) dan pengindeks (indexing ) 6) Menyerahkan dokumen rekam medis
sedangkan sensus harian diserahkan ke unit yang sudah lengkap ke fungsi pengkode
pelaporan untuk diolah lebih lanjut. dan pengindeks.
Sehubungan dengan itu, fungsi assembling juga 7) Menyerahkan sensus harian ke fungsi
mengetahui jenis formulir yang sering analisis dan pelaporan.
digunakan, maka bagian ini berfungsi pula
sebagai pengendalian formulir rekam Kerangka Konsep
medis.Pengendalian formulir ini penting artinya
INPUT PROSES OUTPUT
agar dalam merancang formulir lebih efisien
sesuai dengan kebutuhan pelayanan pasien serta
Sarana & Pengembali Ketepatan
kebutuhan informasi bagi manajemen rumah Prasarana an rekam waktu
medis pengembali
sakit.Usulan pengadaan jumlah dan jenis rawat inap
an rekam
Unit Rawat
formulir datang dari unit rekam medis khususnya Inap medis
Keterlamba pasien
tan
fungsi assembling ini.Dengan demikian, salah Cek List rawat inap
pengembali
satu kecakapan petugas yang ditempatkan di sini an rekam
medis
adalah dapat melakukan analisis perancangan
formulir. Faktor yang
mempenga
a. Tugas Pokok Assembling ruhi
keterlambat
1) Menerima dokumen rekam medis dan an

sensus harian dari unit-unit pelayanan.

2) Meneliti kelengkapan isi dan merakit Gambar 1. Kerangka Konsep
kembali urutan formulir rekam medis.
3) Mencatat dan mengendalikan dokumen Dalam penyelenggaraan kegiatan rumah sakit tidak
rekam medis yang isinya belum lengkap lepas dari peran serta tenaga rekam medis. Konsep
dan secara periodik melaporkan kepada pada penelitian ini dimulai dari sarana prasarana yang
Kepala Unit Rekam Medis mengenai mendukung kegiatan di Rumah Sakit tersebut, setelah
ketidak lengkapan isi dokumen dan itu Unit Rawat Inap yang terlibat dalam pelayanan
petugas yang bertanggung jawab terhadap pasien melakukan pencatatan setiap hasil
terhadap kelengkapan isi tersebut. pelayanan kesehatan sampai dengan pasien pulang.
4) Mengendalikan penggunaan formulir- Rekam Medis kembali ke Unit Rekam Medis untuk
formulir rekam medis dan secara dilakukan proses selanjutnya, yaitu dibagian
periodik melaporkan kepada Kepala assembling, dimana rekam medis pasien rawat inap
keluar dilihat satu persatu kelengkapan pengisian

Medicordhif Vol 02 / No 1 / 2017 Page 5

formulir-formulir rekam medis. Kemudian dilakukan 4. Faktor-faktor penyebab keterlambatan
analisa dan check list kelengkapan untuk mencapai pengembalian rekam medis rawat inap adalah
ketepatan waktu pengembalian rekam medis dan hal-hal yang menyebabkan terjadinya
menghindari keterlambatan pengembalian rekam keterlambatan pengembalian rekam medis pasien
medis yang dapat mempengaruhi terjaminnya rawat inap ke Unit Rekam Medis.
kerahasiaan rekam medis pasien.
METODE PENELITIAN
Variabel Penelitian Ruang Lingkup Penelitian
Pada penelitian ini menggunakan beberapa variabel, Penelitian ini mencakup unit penunjang medis, yaitu
diantaranya : Unit Rekam Medis RS.Mitra Keluarga Kelapa
1. Standar Prosedur Operasional (SPO) Gadingd an ruang perawatan. Penelitian dilaksanakan
pengembalian rekam medis rawat inap. pada bulan Januari tahun 2015.
2. Alur pengembalian rekam medis pasien rawat Rancangan Penelitian
inap. 1. Metode Penelitian
3. Tingkat keterlambatan pengembalian rekam Metode yang digunakan dalam penelitian ini
medis rawat inap. adalah deskriptif yaitu jenis penelitian yang
4. Faktor-faktor penyebab keterlambatan dilakukan dengan menjelaskan atau
pengembalian rekam medis rawat inap. menggambarkan keterlambatan pengembalian
dokumen rekam medis pasien rawat inap ke unit
Definisi Operasional rekam medis dengan menggunakan pendekatan
1. Standar Prosedur Operasional pengembalian retrospektif yaitu melihat data–data yang telah
rekam medis rawat inap adalah serangkaian adadan wawancara dengan unit terkait.
instruksi baku yang mengatur bagaimana tata 2. Populasi dan Sampel
cara pengembalian rekam medis pasien rawat Populasi yang diambil adalahjumlah semua
inap. pasien yang pulang rawat inap dari RS.Mitra
2. Alur pengembalian rekam medis pasien rawat Keluarga Keluarga Kelapa Gading periode bulan
inap adalah tahap-tahap proses yang dijelaskan Januaritahun 2015 sebanyak 756
dalam bentuk gambar tentang pasien.Pengambilan sampel yang diambil
pengembalianrekam medis dari ruang perawatan menggunakan metode simple random sampling,
ke Unit Rekam Medis dalam waktu 2x24 jam dimana setiap anggota atau unit dari populasi
setelah pasien pulang. mempunyai kesempatan yang sama untuk
3. Keterlambatan pengembalian rekam medis rawat diseleksi sebagai sampel. Jumlah sampel
inap adalah waktu penyerahan rekam medis dihitung dengan menggunakan Rumus Slovin,
rawat inap dari Unit Rawat Inap ke Unit Rekam yaitu :
Medis yang melebihi batas yang telah ditetapkan n = N/1+N(e)2
dalam protap pengembalian dokumen rekam = 756/1+756(0,01)2
medis 2x24 jam setelah pasien pulang. =756/1+0,0756

Medicordhif Vol 02 / No 1 / 2017 Page 6

 =756/1,0756 d. Buku Ekspedisi Pengembalian Rawat Inap
=702,8 5. Pengolahan dan Analisa Data
Keterangan : Pengolahan data dalam penelitian ini adalah
N = Besar populasi dengan mengecek keterlambatan pengembalian
n = Besar sampel rekam medis rawat inap melalui tabulasi yaitu
e = Batas toleransi kesalahan (error tolerance) suatu cara pengumpulan data dengan cara
penempatan data dalam tabel. Analisis data yang
Jadi, berdasarkan perhitungan di atas, jumlah dilakukan dalam penelitian ini adalah analisis
sampelnya adalah 703, dimana sampel yang deskriptif, dimana memaparkan hasil penelitian
diambil adalah jumlah rekam medis pasien pasca yang diperoleh yaitu tentang tinjauan
rawat inap bulan Januari tahun 2015 yang keterlambatan pengembalian rekam medis rawat
diperoleh datanya dari buku ekspedisi inap dari Unit Rawat Inap ke Unit Rekam Medis.
pengembalian rawat inap.
3. Cara Pengumpulan Data HASIL PENELITIAN
a. Pengamatan (Observasi) 1. Pengembalian Rekam Medis Pasien Pasca
Melihat dan mencatat segala sesuatu yang Rawat Inap pada Bulan Januari 2015 ke Unit
berhubungan dengan proses pengembalian Rekam Medis
rekam medis pasien pulang rawat inap. Dari a. SPO Pengembalian Rekam Medis Pasien
mulainya dikembalikan rekam medis dari Rawat Inap
ruang perawatan ke ruang rekam medis, Dari hasil pengamatan di ruang perawatan,
analisa kelengkapan rekam medis rawat ternyata pengembalian rekam medis pasien
inap, tanggal pasien keluar rawat, sampai rawat inap dilakukan tidak sesuai dengan
tanggal dikembalikannya rekam medis ke yang tercantum dalam SPO tentang
ruang perawatan. “Penerimaan Kembali/Pengembalian Berkas
b. Wawancara (Interview) Rekam Medis”. Di dalam SPO tersebut
Melakukan wawancara langsung kepada tercantum bahwa waktu pengembalian
petugas rawat inap dan petugas rekam rekam medis untuk pasien rawat jalan paling
medis untuk memperoleh data tentang lambat adalah 1x24 jam. Dan untuk pasien
tingkat keterlambatan pengembalian rawat inap adalah 2x24 jam.Namun setelah
rekam medis dari ruang perawatan ke dilakukan pengamatan, waktu pengembalian
unit rekam medis. rekam medis pasien rawat inap ternyata bisa
4. Instrument( Alat pengumpulan data ) melebihi kebijakan yang sudah diatur dalam
Instrumen yang digunakan dalam penelitian ini SPO, yaitu 2x24 jam. Lama pengembalian
adalah : 703 rekam medis yang digunakan sebagai
a. Check list sampel dapat dilihat di lembaran lampiran
b. Kalkulator untuk masing-masing ruang perawatan.
c. Daftar Pertanyaan Wawancara

Medicordhif Vol 02 / No 1 / 2017 Page 7

 b. Alur Pengembalian Rekam Medis Pasien pengkodean diagnosa penyakit (coding ) dan
Rawat Inap juga indexing. Proses berikutnya adalah
Berdasarkan observasi, pengembalian rekam scanning, yang bertujuan untuk menyimpan
medis dimulai dari petugas perawatan yang setiap formulir rekam medis ke dalam
mengembalikan rekam medis pasien rawat komputer. Dan diakhiri proses filing, yaitu
inap ke unit rekam medis. Dalam penyimpanan rekam medis ke dalam rak
pengembalian rekam medis, petugas dari penjajaran ( roll o’pack ).
ruang perawatan diwajibkan mengisi buku
ekspedisi pengembalian rawat inap yang
Ruang
berisi nama pasien, nomor rekam medis, dan Petugas
Perawatan
perawatan
melengkapi
nama ruang perawatan. Buku ekspedisi ini mengembalika
n ke unit rekam kekurangan /
digunakan sebagai tanda serah terima rekam medis Polispesialis
saat dokter
medis. Setelah petugas perawatan yang
menyerahkan rekam medis, lalu petugas Ti bersangkutan
da praktik
rekam medis mengecek kelengkapan rekam Petugas rekam k
medis
medis.
mengecek
Untuk rekam medis yang masih ada kelengkapan
rekam medis Assembling
kekurangan dan belum lengkap pasien
Y
pengisiannya, maka petugas rekam medis a
segera mengembalikannya ke ruang
perawatan untuk segera dilengkapi.Selain
dikembalikan ke ruang perawatan, petugas Analisis
rekam medis juga mengajukan ke dokter Data
yang bersangkutan saat praktik di
polispesialis dengan menyesuaikan jadwal Scanning Coding dan
dokter yang bersangkutan.Petugas rekam
medis akan menuliskan setiap kekurangan dan Filing Indexing
yang ada pada kartu kendali yang kemudian Gambar 2.
akan ditempelkan dibagian depan rekam Alur Pengembalian Rekam Medis Pasien Rawat Inap
medis. Setiap ketidaklengkapan ditulis pada
buku ekspedisi pengembalian rawat inap dan c. Persentase Pengembalian Rekam Medis
diinput pada komputer. Berdasarkan hasil pengamatan di RS Mitra
Setelah semua pengisian rekam medis Keluarga Kelapa Gading, pengembalian
terlengkapi, dilakukan proses assembling rekam medis rawat inap dikatakan terlambat,
agar setiap formulir rekam medis yang ada apabila melebihi batas waktu pengembalian
tersusun dengan rapi sesuai dengan yaitu 2x24 jam setelah pasien pulang. Batas
urutannya. Kemudian dilanjutkan proses waktu keterlambatan diperoleh dari tanggal

Medicordhif Vol 02 / No 1 / 2017 Page 8

 kembali rekam medis rawat inap ke unit Dari hasil pengamatan yang diperoleh di RS Mitra
rekam medis di kurangi tanggal pasien Keluarga
pulang. Tanggal kembali rekam medis rawat Kelapa Gading, lamanya waktu tingkat keterlambatan
inap dapat diperoleh datanya dari buku pengembalian rekam medis rawat inap dari masing-
ekspedisidan tanggal pasien pulang bisa masing ruang perawatan dapat dilihat pada tabel
dilihat dari ringkasan masuk dan keluar, berikut :
resume medis, struk pulang ataupun melalui
komputer.Setelah dilakukan pengamatan dan Tabel 2. Lama Keterlambatan Waktu Pengembalian
check list pada buku ekspedisi pengembalian Rekam Medis Rawat Inap RS Mitra Keluarga Kelapa
Gading, Januari 2015
rawat inap, masih banyak ditemukan
keterlambatan pengembalian. Nama Waktu Pengembalian
Ruang
Tercepat Terlama Frekuensi Rata2
Perawatan
terbanyak Keterlambatan
Tabel 1.Tingkat Keterlambatan Pengembalian Rekam Amarilys 0 hari 33 hari 1 hari 2 hari
Medis Rawat Inap RS Mitra Keluarga Kelapa Brassia 1 hari 68 hari 4 hari 8 hari
Gading, Januari 2015 Chrisant 0 hari 24 hari 4 hari 3 hari
Dendro 1 hari, 3
1 hari 15 hari 3 hari
Nama Ruang Waktu Pengembalian bium hari
Perawatan
Tepat % Terlambat % Eucharis 0 hari 79 hari 5 hari 10 hari
waktu (>2 x 24
(2x24 jam) Jam) Gardenia 1 hari 26 hari 4 hari 7 hari
Amarilys 134 73.63 48 26.37 Hortensia 1 hari 14 hari 2 hari 4 hari
Brassia 14 9.59 132 90.41 Total Rata2 37/7 = 5.3
Chrisant 45 46.39 52 53.61 hari
Dendro
20 43.48 26 56.52
bium
Dari tabel di atas, waktu keterlambatan paling lama
Eucharis 12 24.49 37 75.51
Gardenia 8 6.96 107 93.04
adalah 79 hari di ruang perawatan Eucharis.
Hortensia 30 44.12 38 55.88 Berdasarkan perhitungan tabel di atas,rata-rata
Total 263 37.41 440 62.59 keterlambatan perruang perawatan adalah 5 hari.
Sumber :Sensus Harian Pengembalian Rekam Medis 2. Faktor Keterlambatan Pengembalian Rekam
Rawat Inap RS Mitra Keluarga Kelapa Gading
Januari 2015 Medis
Dari hasil wawancara dengan petugas di ruang
Berdasarkan tabel di atas dapat dilihat bahwa tingkat perawatan dengan menggunakan pedoman
keterlambatan pengembalian rekam medis adalah wawancara yang sudah dibuat sebelumnya,
sebesar 62,59 % dari total sampel 703 rekam medis ditemukan beberapa faktor keterlambatan terkait
pasien yang pulang rawat inap di bulan Januari tahun pengembalian rekam medis pasien rawat inap,
2015. Dengan tingkat keterlambatan pengembalian diantaranya :
terendah sebesar 26,37 % dari ruang perawatan a. Kurangnya informasi yang jelas terkait
Amarylis dan tingkat keterlambatan pengembalian standar waktu pengembalian rekam medis
tertinggi dari ruang perawatan Gardenia sebesar pasien rawat inap. Informasi yang petugas
93.04 %. perawatan ketahui, bahwa lebih cepat lebih

Medicordhif Vol 02 / No 1 / 2017 Page 9

 baik bila rekam medis pasien rawat inap perawatan lebih mengutamakan tugasnya di
langsung dikembalikan ke unit rekam medis. ruang perawatan.
b. Kurangnya tenaga kerja yang dimiliki oleh
ruang perawatan karena satu orang petugas PEMBAHASAN
perawatan mengerjakan tugas untuk lebih dari Standar Prosedur Operasional (SPO) Pengembalian
satu ruang perawatan. Hal ini menyebabkan Rekam Medis Pasien Rawat Inap.
beban kerja yang terlalu banyak sehingga Dalam SPO disebutkan bahwa pengembalian rekam
pengembalian rekam medis pasien rawat inap medis pasien pulang rawat inap dilakukan 2 x 24 jam
tertunda. setelah pasien pulang. Namun dari hasil pengamatan
c. Belum terlengkapinya pengisian beberapa yang dilakukan masih banyak ketidaksesuaian yang
formulir rekam medis oleh dokter, seperti terjadi karena petugas di ruang perawatan melakukan
diagnosa pada resume medis. pengembalian tidak selalu sesuai dengan standar yang
d. Kurangnya tanda tangan pada formulir berlaku.Bila petugas di ruang perawatan sempat dan
Catatan Harian Instruksi Dokter (CHID) juga memiliki waktu kosong, petugas baru melakukan
ikut jadi salah satu penyebab keterlambatan pengembalian. Banyaknya tugas yang dikerjakan di
pengembalian rekam medis. ruang perawatan membuat tidak konsistennya waktu
pengembalian yang dilakukan oleh petugas di ruang
3. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara perawatan.
dengan petugas di unit rekam medis, ditemukan 1. Alur Pengembalian Rekam Medis Pasien
beberapa faktor keterlambatan dalam Rawat Inap
pengembalian rekam medis pasien rawat inap, Dari hasil pengamatan selama penelitian, alur
antara lain : pengembalian rekam medis pasien rawat inap
a. Ketidakdisiplinan dokter dalam pengisian dimulai dari petugas perawatan yang
kelengkapan rekam medis, baik itu diagnosa mengembalikan rekam medis pasien rawat inap
maupun tanda tangan. ke unit rekam medis. Dimana dalam
b. Keterbatasan tenaga di unit rekam medis pengembalian rekam medis, petugas dari ruang
karena saat ini baru tersedia satu orang perawatan diwajibkan mengisi buku ekspedisi
petugas assembling. Dengan banyaknya pengembalian rawat inap yang berisi nama
pasien yang pulang rawat membuat pasien, nomor rekam medis, dan nama ruang
pengecekan terhadap rekam medis tertunda perawatan. Buku ekspedisi ini digunakan sebagai
dan menyebabkan terjadinya penumpukan tanda serah terima rekam medis.
rekam medis yang belum kembali di ruang Dalam beberapa kejadian, seperti saat pasien
perawatan. yang sudah pulang rawat inap melakukan kontrol
c. Kurangnya tenaga di ruang perawatan yang rawat jalan sedangkan rekam medis pasien belum
khusus untuk melakukan pengembalian tersedia dan belum kembali ke unit rekam medis
rekam medis pasien rawat inap ke unit maka petugas rekam medis langsung mencari ke
rekam medis karena petugas di ruang ruang perawatan untuk mengambil rekam medis

Medicordhif Vol 02 / No 1 / 2017 Page 10

 pasien yang bersangkutan.Namun hal ini tidak Pekerjaan Perekam Medis. Setiap kegiatan yang
disertai dengan pencatatan di buku ekspedisi dilakukan oleh unit rekam medis saling berkaitan
pengembalian rawat inap yang membuat dan bila salah satu prosesnya terganggu tentu
pengawasan rekam medis lemah dan rentan akan menghambat proses kegiatan selanjutnya.
untuk terjadinya kehilangan.Hal ini tidak sesuai Sedangkan bagi pasien itu sendiri, akan
dengan SPO yang berlaku di RS Mitra Keluarga mempengaruhi pengobatan selanjutnya yang
Kelapa Gading dimana seharusnya rekam medis akan dijalani oleh pasien dimana pasien harus
pasien rawat inap tercatat di buku ekspedisi mengalami waktu tunggu pelayanan lebih lama
pengembalian rawat inap. karena belum tersedianya rekam medis.Seperti
2. Persentase Ketepatan Waktu Pengembalian yang tertuang dalam SK Dirjen Yanmed DepKes
Rekam Medis RI No. 78 tahun 1991, dimana kegunaan rekam
Berdasarkan hasil perhitungan pada Tabel 2 medis adalah sumber informasi medis dari pasien
(hal.31) diketahui bahwa tingkat keterlambatan yang berobat ke rumah sakit berguna untuk
pengembalian rekam medis pada bulan Januari keperluan pengobatan dan pemeliharaan
2015 adalah sebesar 62,59 % dari total sampel kesehatan pasien.Tertundanya pemberian
703 rekam medis di ruang perawatan yang pelayanan rawat jalan terhadap pasien dengan
dikembalikan ke unit rekam medis. Dan dari waktu tunggu lebih lama juga tidak sesuai
Tabel 2 (hal.31) juga didapatkan tingkat dengan Kemenkes RI
keterlambatan pengembalian tertinggi sebesar No.129/Menkes/SK/II/2008 tentang Standar
93.04 % dari ruang perawatan Gardenia. Pelayanan Minimal Rumah Sakit dimana
Sementara dari hasil perhitunganpada Tabel 3 dijelaskan tentang standar pelayanan minimal
didapatkan hasil, rata-rata keterlambatan unit rekam medis terkait waktu penyediaan
pengembalian rekam medis pasien rawat inap dokumen rekam medik pelayanan rawat jalan,
adalah 5 hari, dengan waktu pengembalian yaitu ≤ 10 menit.Hal ini jelas dapat mengurangi
terlama dari ruang perawatan Eucharis yaitu 79 kualitas pelayanan dan mutu kepuasan yang
hari. diperoleh pasien.
Pengembalian rekam medis rawat inap yang Selain itu, semakin lamanya rekam medis
tidak tepat waktu dapat menghambat proses terlambat kembali dan belum masuk ke dalam
selanjutnya dalam unit rekam medis, yaitu proses lemari penyimpanan (roll o’pack) membuat
perakitan rekam medis ( assembling), analisa terjaminnya kerahasiaan medis seorang pasien
data, klasifikasi pemberian kode diagnosa menjadi berkurang, dimana kerahasiaan medis
penyakit ( coding ) dan indexing penyakit yang merupakan hal penting yang harus dijaga oleh
secara langsung dapat mempengaruhi unit rekam medis.Hal ini merupakan salah satu
pemenuhan kebutuhan laporan dan informasi kompetensi perekam medis yang terkait dalam
medis yang diperlukan oleh pihak-pihak yang aspek hukum dan etika profesi dalam Kemenkes
terkait.Hal ini mengacu pada Permenkes RI RI No.377/Menkes/SK/III/2007 dimana
Nomor 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan

Medicordhif Vol 02 / No 1 / 2017 Page 11

 disebutkan bahwa perekam medis mampu yang dapat meningkatkan mutu dan kepuasan
memelihara kerahasiaan informasi pasien. pelayanan terhadap pasien. Begitu pun
3. Faktor-faktor Ketidaktepatan Waktu sebaliknya, apabila komunikasi terganggu dan
Pengembalian Rekam Medis tidak lancar tentu akan menghambat pelayanan
Berdasarkan hasil wawancara dapat diketahui terhadap pasien.
bahwa penyebab ketidaktepatan waktu Keterbatasan tenaga di masing-masing unit, baik
pengembalian terdiri dari beberapa faktor unit rekam medis maupun ruang perawatan
diantaranya kurangnya informasi yang jelas ternyata juga merupakan penyebab lain dari
terkait standar waktu pengembalian rekam medis keterlambatan pengembalian rekam medis pasien
pasien rawat ke inap dari ruang perawatan ke rawat inap.Satu orang petugas di ruang
unit rekam medis.Walaupun dalam SPO yang perawatan memegang pekerjaan untuk lebih dari
berlaku tercantum standar waktu pengembalian satu ruang perawatan.Begitu banyaknya
rekam medis rawat inap, namun ternyata hampir pekerjaan yang ditugaskan kepada petugas
semua petugas di ruang perawatan yang terkait pelayanan pasien selama rawat inap
diwawancarai tidak mengetahui pasti kapan lama membuat petugas tidak fokus dalam mengurus
waktu pengembalian. Sepanjang pengetahuan pengembalian rekam medis.Saat memiliki waktu
yang mereka tahu, bahwa setelah pasien pulang luang dan kosong, petugas baru merapihkan
rawat inap secepatnya rekam medis harus rekam medis yang sudah pulang rawat dan baru
kembali ke unit rekam medis.Kurangnya mengembalikannya ke unit rekam medis.Dengan
komunikasi antara unit rekam medis dengan adanya pasien yang setiap harinya masuk dan
ruang perawatan menimbulkan adanya informasi keluar ke ruang perawatan tanpa bisa
yang kurang jelas terkait standar waktu tersebut. diperkirakan berapa jumlahnya, hal ini membuat
Sehingga waktu pengembalian rekam medis pun pengembalian rekam medis rawat inap pun tidak
tidak sesuai dengan standar dan kebijakakan tepat waktu.
yang dibuat oleh rumah sakit. Begitupun juga di unit rekam medis, dimana
Dalam Kemenkes RI No.377 tahun 2007 terkait hanya ada satu orang petugas assembling yang
Standar Profesi Perekam Medis dan Informasi bertugas dalam penerimaan rekam medis yang
Kesehatan pada kompetensi ketujuh tentang kembali, mengecek kelengkapan rekam medis,
Kemitraan Profesi dimana disebutkan bahwa dan mengembalikan kekurangan pengisian rekam
perekam medis mampu berkolaborasi inter dan medis ke ruang perawatan. Dengan banyaknya
intra profesi yang terkait dalam pelayanan pasien yang pulang rawat setiap harinya
kesehatan. Dan juga dijelaskan pada poin mengakibatkan kurangnya pengawasan (
pertama dimana perekam medis mampu monitoring ) petugas terhadap rekam medis yang
melaksanakan komunikasi efektif pada semua belum kembali dalam 2 x 24 jam yang
tingkatan. Apabila komunikasi lancar dan benar menimbulkan penumpukan rekam medis di
antara petugas rekam medis dengan perawat ruang perawatan dan lamanya rekam medis
maka akan terjalin suatu kerja sama yang baik kembali ke unit rekam medis.

Medicordhif Vol 02 / No 1 / 2017 Page 12

 Tidak lengkapnya pengisian rekam medis oleh (2010), salah satu tujuan primer dari rekam
dokter juga merupakan salah satu penyebab medis adalah mendokumentasikan pelayanan
keterlambatan pengembalian rekam medis rawat yang diberikan oleh tenaga kesehatan, penunjang
inap. Dari hasil wawancara dengan petugas di medis, dan tenaga lain yang bekerja dalam
ruang perawatan, adanya kekurangan diagnosa berbagai fasilitas pelayanan kesehatan. Dengan
pada lembar resume medis, tidak adanya tanda tersedianya rekam medis saat dibutuhkan tentu
tangan yang dibubuhkan oleh dokter dalam menunjukkan manajemen informasi yang baik
Catatan Harian Instruksi Dokter (CHID) dan berkesinambungan
seringkali menghambat pengembalian rekam
medis inap ke unit rekam medis dan tidak sesuai KESIMPULAN DAN SARAN
dengan standar yang berlaku Dalam Undang-
Kesimpulan
Undang RI No.29 Tahun 2004 pun telah
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan, maka
disebutkan bahwa setiap dokter atau dokter gigi
dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut :
dalam menjalankan praktik kedokteran wajib
1. Masih ditemukan petugas yang tidak
membuat rekam medis. Rekam medis harus
melaksanakan SPO yang berlaku tentang
segera dilengkapi setelah pasien selesai
Pengembalian Rekam Medis yaitu 2x24 jam
menerima pelayanan kesehatan, dimana setiap
untuk pasien yang baru mendapatkan pelayanan
catatan rekam medis harus dibubuhi nama, waktu
rawat inap
dan tanda tangan petugas yang memberikan
2. Tingkat keterlambatan pengembalian rekam
pelayanan atau tindakan.
medis dari ruang perawatan ke unit rekam medis
Dalam peraturan tersebut juga dijelaskan sanksi
adalah sebesar 62,59 % dari total sampel 703
yang bisa dikenakan oleh dokter atau dokter gigi
rekam medis pasien yang pulang rawat inap di
yang dengan sengaja tidak membuat rekam
bulan Januari tahun 2015. Dengan tingkat
medis.Dengan adanya kedisiplinan dan tanggung
keterlambatan pengembalian tingkat
jawab dari dokter yang bersangkutan terkait
keterlambatan pengembalian tertinggi dari ruang
kelengkapan pengisian rekam medis tentu akan
perawatan Gardenia sebesar 93.04 % dan
mempermudah dokter bila suatu saat dokter
terendah sebesar 26,37 % dari ruang perawatan
membutuhkan rekam medis pasien itu kembali
Amarylis. Dengan waktu keterlambatan paling
karena rekam medis yang dibutuhkan sudah siap
lama adalah 79 hari di ruang perawatan Eucharis
di unit rekam medis tanpa perlu menunggu lama
dan rata-rata keterlambatan per ruang perawatan
karena harus mencari-cari terlebih dahulu ke
adalah 5 hari.
ruang perawatan.
3. Faktor-faktor penyebab keterlambatan
Terjadinya penumpukan rekam medis di ruang
pengembalian rekam medis pasien rawat inap
perawatan karena ketidaklengkapan pengisian
dari ruang perawatan ke unit rekam medis
rekam medis juga akan mempersulit tenaga
diantaranya kurangnya informasi yang jelas
kesehatan yang membutuhkan informasi tentang
tentang standar waktu pengembalian rekam
rekam medis seorang pasien. Menurut Hatta
medis, kurangnya tenaga baik di rekam medis

Medicordhif Vol 02 / No 1 / 2017 Page 13

 maupun di ruang perawatan yang khusus dan DAFTAR PUSTAKA
fokus dalam pengelolaan rekam medis pasien Depkes RI, SK Dirjen Yanmed No. 78 Tahun 1991
rawat inap, dan ketidaklengkapan pengisian tentang Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah
formulir rekam medis oleh dokter. Sakit
Hastuti, S.D. (2009).Jurnal Kesehatan, ISSN 1979-
Saran 9551, Vol. III, No.1,(Jakarta, 2009)
Dari kesimpulan yang diperoleh, maka saran yang Hatta, Gemala, Pedoman Manajemen Informasi
dapat diberikan sebagai berikut : Kesehatan disarana Pelayanan Kesehatan, (Jakarta :
1. Perlunya sosialisasi dan koordinasi yang lebih UI-Press, 2010)
baik tentang Standar Prosedur Operasional Hosizah, Kumpulan Peraturan Perundangan Rekam
(SPO) terkait standar waktu pengembalian rekam Medis dan Informasi Kesehatan (Manajemen
medis rawat inap yaitu 2 x 24 jam setelah pasien Informasi Kesehatan), (Yogyakarta : aptiRMIK
pulang. Press, 2014)
2. Perlunya penambahan tenaga khusus di Huffman, Edna K., Health Information Management,
perawatan untuk pengembalian rekam medis dari (Berwyn, Illionis : Physician Record Company, 1994)
ruang perawatan ke unit rekam medis dan tenaga Keputusan Menteri Kesehatan RI
penerimanya di unit rekam medis. No.377/Menkes/SK/III/2007 tentang Standar Profesi
3. Adanya komunikasi dan koordinasi antara Perekam Medis dan Informasi Kesehatan
petugas kesehatan untuk melakukan pencatatan Keputusan Menteri Kesehatan RI Nomor 129 Tahun
rekam medis sesuai dengan tugas dan tanggung 2008 tentang Standar Minimal Pelayanan di Rumah
jawabnya masing-masing.. Sakit
4. Dilakukannya kegiatan analisis keterlambatan Notoatmodjo, Soekidjo, Metodologi Penelitian
pengembalian rekam medis pasien rawat inap Kesehatan, (Jakarta : Rineka Cipta, 2002
yang dilakukan secara berkelanjutan setiap bulan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
yang hasil laporannya bisa dijadikan bahan Nomor 269/Menkes/Per/ III/2008 tentang Rekam
evaluasi. Medis
5. Dilakukannya monitoring pengembalian rekam Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia
medis pasien rawat inap untuk mengontrol rekam Nomor 55 Tahun 2013 tentang Penyelenggaraan
medis mana yang sudah dan belum kembali dari Pekerjaan Rekam Medis.
ruang perawatan. Undang-Undang RI No.29 Tahun 2004 tentang
Praktik Kedokteran
Undang-Undang RI No.44 Tahun 2009 tentang
Rumah Sakit
Widjaja, Lily, Modul Manajemen Informasi
Kesehatan IIA, (Jakarta, 2013)

Medicordhif Vol 02 / No 1 / 2017 Page 14