L&T

CONSTRUCTION Quality Management System

POWER TRANSMISSION AND DISTRIBUTION (DOMESTIC)
EHV SUB STATION SYSTEMS AND POWER DISTRIBUTION BU Doc. No.: LT/PTD/SSPD/SP/011
Title: Stores Management REV NO: 01

Process

 
Activity  Activity Description  PR  SR 
A  Stores Management  STORES  PM, QA/QC 
B  Planning Stores  STORES  PM, QA/QC 
C  Resources  STORES / PM  QA/QC 
STORES 
Receipt of Materials  STORES/EXECUTION/QUALIT
D  Inward Inspection  PM 
Y 
Material Receipt Note (MRN) on portal  STORES 

E  Property Belonging to customers or external  STORES  PM, QA/QC 

providers 
F  Preservation  STORES  PM, QA/QC 
G  Issue and Control  STORES  PM 

Activity 
Activity Description  DI
No 
A. Planning
Identify the quantum of material to be managed at store from Bill of Quantity 
1  BOQ
(BOQ) of contract. 
LT/PTD/SSPD/SP
2  Prepare storage requirement as per the type of material. 
/011/GL/001
Prepare the Store layout, as per the storage requirement of different type of 
materials; 
3 
a) Indoor 
b) Outdoor 
 L&T CONSTRUCTION Quality Management System
POWER TRANSMISSION AND DISTRIBUTION (DOMESTIC)
EHV SUB STATION SYSTEMS AND POWER DISTRIBUTION BU Doc. No.: LT/PTD/SSPD/SP/011
Title: Stores Management REV NO: 01

c) Inflammable etc., 
Infrastructure shall be appropriately developed as per type, size and quantum of 
4 
materials to be handled. 
While preparing Store Layout, the demarcation shall be ensured with facilities (in 
5  order to ensure the appropriate preservation) shown in the sample Store Layout of 
figure: 1. 
6  All areas shall be earmarked. 
7  Wherever required the “Restricted Access” display shall be provided. 
Inflammable storage area identified as “No Smoking Area” and access shall be 
8 
restricted. 
B. Resources 
LT/PTD/SSPD/AQ
Plan the resources as per the Clause No: 7.1.1, 7.1.2, 7.1.3, 7.1.4 & 7.2 of Apex 
1  M/001/F/003,4,5
Quality Manual. 
&6
2  Review the adequacy of resources according to the progress of project. 
3  Update and deploy the resources as per review outputs.  
4  The separate provision shall be kept for Rejected Materials  

Figure 1
 L&T CONSTRUCTION Quality Management System
POWER TRANSMISSION AND DISTRIBUTION (DOMESTIC)
EHV SUB STATION SYSTEMS AND POWER DISTRIBUTION BU Doc. No.: LT/PTD/SSPD/SP/011
Title: Stores Management REV NO: 01

Activity No  Activity Description  *DI 

C. Receipt of material 
Upon receipt of material; 
1   
 
The details of consignment shall be entered in the “Goods  Goods Receipt 
2 
Receipt Book”  Book 
The adequacy of shipment documents shall be verified  Transit 
3 
  Documents 
The material test certificates shall be verified as per the  Manufacturer 
4 
Manufacturer Quality Plan.  Test Certificates
In case the Manufacturer Quality Plan is not applicable 
5  respective technical specification/Purchase Order shall be   
followed. 
6  Unloading shall be followed as per Manufacturer guidelines.   
The material shall be identified and kept at inspection area. In 
7  case the material volume is high appropriate tag shall be   
provided as “under Inspection” for the ease of identification. 
LT/PTD/SSPD/S
8  The material shall be verified for any transit damage 
P/011/F/001
The quantity shall be checked with respect to the transit  LT/PTD/SSPD/S
9 
documents.  P/011/F/001 
After completing the initial verification of the material by store 
Keeper, the request shall be raised to the competent person  LT/PTD/SSPD/S
10 
authorized (Inspection shall be jointly carried out with Stores /  P/011/F/001 
Execution / Quality) for inward inspection of materials. 
Required test shall be conducted on material for conformance  LT/PTD/SSPD/S
11 
according to the type of material(Wherever required)  P/011/F/001 
Follow the contractual obligations for joint inspection with  LT/PTD/SSPD/S
12 
Client/External provider.  P/011/F/001 
If any original packing is opened for inspection the same shall be 
packed appropriately to avoid/prevent ingress of moisture or  LT/PTD/SSPD/S
13 
foreign materials, which may damage or deteriorate the  P/011/F/001 
material. 
If any deviations observed during the incoming inspection upon 
receipt, the deviations shall be recorded and intimated to the  LT/PTD/SSPD/S
14 
external provider. Notify Operation and Supply chain  P/011/F/001 
management on status of material. 
15  The accepted materials shall then transfer to the Stock for issue.  Stock Register 
16  The accepted materials shall be identified as “Accepted” tag.   
Rejected material shall be transferred to Rejected Materials 
17   
area or incase volume is huge, identified as “Rejected” tag. 
 L&T CONSTRUCTION Quality Management System
POWER TRANSMISSION AND DISTRIBUTION (DOMESTIC)
EHV SUB STATION SYSTEMS AND POWER DISTRIBUTION BU Doc. No.: LT/PTD/SSPD/SP/011
Title: Stores Management REV NO: 01

 
Activity No  Activity Description  DI
D. Property Belonging to customers or external providers;
Identify the free issue materials/equipment/properties as per 
1 
contract. 
Carryout the receipt inspection jointly with customer as per receipt  LT/PTD/SSPD/S
2 
inspection criteria.  P/011/F/001
3  If accepted proceed for preservation and update the Stock. 
Preserve as per the Manufacturer instructions or follow the  LT/PTD/SSPD/SP
4 
Preservation guide   /011/GL/001
The storage and documentation shall be maintained separately from 
6   
other materials, 
In case any defect, loss, or found to be unsuitable; inform customer  LT/PTD/SSPD/S
7 
and retain documented information.  P/004/F/007
 
Activity No  Activity Description  DI
E. Preservation;
1  Identify the type of preservation of the Materials/Equipments 
Preserve as per the Manufacturer instructions or follow the  LT/PTD/SSPD/SP
2 
Preservation guideline.  /011/GL/001
The materials shall be identified with item code, description of item 
3 
and quantity for traceability. 
LT/PTD/SSPD/S
4  Carry out the inspection on preservation on monthly basis  
P/011/F/002
Do the corrective action as suggested in the Preservation Inspection  LT/PTD/SSPD/S
5 
Report.  P/011/F/002
LT/PTD/SSPD/S
6  Notify the interested parties.  P/004/F/006
&7
 
Activity No  Activity Description  DI
F. Issue and Control;
The materials, which is accepted and transferred to physical stock, be 
1 
considered for Issue. 
The material Issue Indent shall be approved by authorized persons by  Authorization
2 
Project Manager.  Letter
3  The Issue to the authorized persons by project management,  
The authorization letter including specimen signature and photograph  Authorization
4 
of authorized signatories shall be retained at store for traceability.  Letter
5  Issue shall be in the method of “FIRST IN FIRST OUT” (FIFO) 
 L&T CONSTRUCTION Quality Management System
POWER TRANSMISSION AND DISTRIBUTION (DOMESTIC)
EHV SUB STATION SYSTEMS AND POWER DISTRIBUTION BU Doc. No.: LT/PTD/SSPD/SP/011
Title: Stores Management REV NO: 01

The following shall be checked while issue of the Material; 
1. Acceptance of Material (IMIR) 
2. Date of expiry 
3. Damage or deterioration   LT/PTD/SSPD/S
6 
4. Any test to be conducted (LT/PTD/SSPD/SP/011/GL/002)  P/011/F/003
5. Quantity 
6. Mode of transportation 
7. Loading and Unloading requirements. 
On issue the Physical stock register shall be updated, indent shall be 
7  posted and stock availability shall be updated to project management  Indent
on daily basis. 
Reconciliation
8  The physical stock reconciliation shall be done on monthly basis.  
Statement
 

1. LIST OF DOCUMENTED INFORMATION: 

SL No Format Name Format No Revision

Inward Material Inspection
1 LT/PTD/SSPD/SP/011/F/001 0
Report(IMIR)
2 Preservation Inspection Report LT/PTD/SSPD/SP/011/F/002 0
3 Issue Checklist (Uncontrolled) LT/PTD/SSPD/SP/011/F/003 0
4 Preservation Guide LT/PTD/SSPD/SP/011/GL/001 0
5 Inward Inspection Tests LT/PTD/SSPD/SP/011/GL/002 0
6 Internal Communication LT/PTD/SSPD/SP/004/F/008 0
7 Transmittal LT/PTD/SSPD/SP/004/F/007 0
8 Goods Receipt Register ‐‐‐ NA
9 Physical Stock Register ‐‐‐ NA
10 Material Issue Intend ‐‐‐ NA
11 Material return Intend ‐‐‐ NA
12 Bill of Quantity ‐‐‐ NA
13 Transit Documents ‐‐‐ NA
Manufacturer Test Certificates, ‐‐‐ NA
14
instructions, catalogs etc.,
15 Purchase Orders, Requests etc., ‐‐‐ NA
16 Reconciliation Statement ‐‐‐ NA
17 Tags, Bin Cars and Markers etc., ‐‐‐ NA