Microsoft Excel 2010 Level 2 
 

Version 164.06.03

207, Lok Center, Marol‐Maroshi Road, Marol, Andheri (East), Mumbai 400 059. 
Tel: +91‐22‐2920 1583, 30910000 (100 lines). www.pragatisoftware.com 
 
 
 
       

Table of Contents 
 
Chapter 1: Introduction to Microsoft Excel2010 ................................................................... 1 
About Excel............................................................................................................................... 1 
Components of the Excel Window ........................................................................................... 1 
Interacting with Excel ............................................................................................................... 3 
Changing Default Settings ........................................................................................................ 4 
Customize the Ribbon .............................................................................................................. 4 
Format the Table ...................................................................................................................... 6 
Paste Special Preview ............................................................................................................... 6 
Chapter 2: Cell References and Range Names ....................................................................... 7 
Why Use Different Types of References? ................................................................................ 7 
Types of Cell Reference: ........................................................................................................... 7 
Named Ranges ....................................................................................................................... 10 
Exercise .................................................................................................................................. 12 
Chapter 3: Working with Formulas and Functions .............................................................. 13 
Using Formulas in a Worksheet ............................................................................................. 13 
Array Formulae ...................................................................................................................... 13 
Using functions ....................................................................................................................... 13 
IF function .............................................................................................................................. 14 
Nested IF ................................................................................................................................ 15 
IF with AND ............................................................................................................................ 16 
IF with OR ............................................................................................................................... 16 
IF with NOT ............................................................................................................................. 17 
Lookup Functions ................................................................................................................... 18 
V‐lookup ................................................................................................................................. 18 
H‐lookup ................................................................................................................................. 19 
Making V‐Lookup Dynamic .................................................................................................... 20 
 ................................................................................................................................................ 22 
Index ....................................................................................................................................... 22 
Index‐Match ........................................................................................................................... 23 
 ................................................................................................................................................ 24 
 ................................................................................................................................................ 24 
Exercise .................................................................................................................................. 24 
Chapter 4: Data Validation ................................................................................................. 25 
Setting Data Validation Rules ................................................................................................. 25 
Methods of Data Validation ................................................................................................... 25 
Exercise .................................................................................................................................. 27 
Chapter 5:Protection .......................................................................................................... 28 

 
 
       

Protecting a Worksheet by using Passwords ......................................................................... 28 
Protecting a Workbook .......................................................................................................... 28 
Protecting Part of a Worksheet.............................................................................................. 29 
Password Protecting a File ..................................................................................................... 29 
Case Study ......................................................................................................................... 31 
Chapter 6: Sorting a Database ............................................................................................ 32 
Simple Sort ............................................................................................................................. 32 
Multilevel Sort ........................................................................................................................ 32 
Customized Sorting ................................................................................................................ 33 
Chapter 7: Filtering a Database .......................................................................................... 34 
Auto Filter .............................................................................................................................. 34 
Number, Text or Date Filters .................................................................................................. 34 
Filtering a List using Advanced Filter ...................................................................................... 35 
Filtering Unique Records ........................................................................................................ 36 
Exercise .................................................................................................................................. 36 
Chapter 8: Subtotals ........................................................................................................... 37 
Display Subtotal at Single Level .............................................................................................. 37 
Displaying Nested Subtotals ................................................................................................... 38 
Chapter 9:Pivot Tables ....................................................................................................... 39 
Examining PivotTables ........................................................................................................... 39 
Slicer ....................................................................................................................................... 41 
Power Pivot ............................................................................................................................ 41 
Format a PivotTable report .................................................................................................... 43 
Calculate the Percentage of the field ..................................................................................... 43 
Top/ Bottom Report ............................................................................................................... 43 
Group Items in a PivotTable ................................................................................................... 44 
Create a Graph using Pivot Data ............................................................................................ 44 
Chapter 10:Conditional formatting ..................................................................................... 45 
Conditional Formatting using Cell Values (Column Based Conditional Formatting) ............. 45 
Conditional Formatting using Formula (Record Based Conditional Formatting) ................... 46 
New Icon Set .......................................................................................................................... 47 
Formula with multiple conditions .......................................................................................... 47 
Apply Conditional Formula based on different sheet’s cell reference .................................. 48 
Database Case Study .......................................................................................................... 49 
Chapter 11:What‐if‐Analysis Tools ...................................................................................... 50 
Goal Seek ................................................................................................................................ 50 
Projecting Figures Using a Data Table .................................................................................... 51 
What‐If Scenarios ................................................................................................................... 52 
Merge Scenarios from another Worksheet ........................................................................... 54 
Protecting Scenarios .............................................................................................................. 54 
Chapter 12: Working with multiple worksheets, workbooks and applications .................... 56 
Creating Links between Different Worksheets ...................................................................... 56 
 
 
       

Creating links between different software ............................................................................ 57 
Workgroup collaboration ....................................................................................................... 58 
Merging workbooks ............................................................................................................... 59 
Tracking changes .................................................................................................................... 59 
Creating Hyper Link ................................................................................................................ 60 
Chapter 13:‐Working with Charts ....................................................................................... 62 
Creating Charts using Chart Tools .......................................................................................... 62 
Including Titles and Values in Charts using Chart Tools ......................................................... 63 
Formatting charts ................................................................................................................... 64 
Charts for my Data ................................................................................................................. 64 
Chart Templates ..................................................................................................................... 64 
Sparklines ............................................................................................................................... 65 
Customize Sparklines ............................................................................................................. 66 
Change the Style of Sparklines ............................................................................................... 66 
Exercise .................................................................................................................................. 66 
Chapter 14:Macros ............................................................................................................. 67 
Trust Center settings .............................................................................................................. 67 
Creating a macro .................................................................................................................... 67 
Recording a Macro ................................................................................................................. 68 
Running a Macro Using Menu Commands............................................................................. 68 
Writing a macro ...................................................................................................................... 69 
Creating a sub procedure ....................................................................................................... 70 
Creating a function ................................................................................................................. 71 
Assigning a Macro to a Button ............................................................................................... 73 
Functions ................................................................................................................................ 74 
Final Assignment .................................................................................................................... 75 
Shortcuts In Excel 2010 .......................................................................................................... 77 

 
 
        

Chapter 1: Introduction to Microsoft Excel2010 
Objective: 
This chapter 
• Introduces you to the brand new layout of Microsoft Excel 2010. 
• Helps to Figure out how to change default settings. 
• Makes the user comfortable with the tool in general. 

About Excel 
 

Microsoft Excel is a powerful spreadsheet application from Microsoft Corporation. It makes it easy for 
you  to  create  various  kinds  of  spreadsheets,  tables  and  statements  along  with  the  graphical 
representation  of  data.  While  working  in  Excel,  you  can  make  use  of  its  most  important  feature  of 
automatic recalculation, to save time and effort.  
 
In Excel, you work with worksheets, which consist of rows and columns that intersect to form cells. 
Cells contain various kinds of data that you can format, sort, and analyze. You can also create charts 
based  on  the  data  contained  in  cells.  An  Excel  file  is  called  a  workbook,  which  by  default  contains 
three worksheets. 
Tips:Default number of sheets to open can be set to a maximum of 255. 

Components of the Excel Window 
 
  QuickAccess  Tabs  Ribbons
 
File  Minimize  Ribbon 
   
(Backstage 
View) 

Name Box  Formula Bar 

Normal Layout, page layout, 
Default 3 Sheets Page break Preview 

Inserting  new  sheet  at  the 

Figure 1.1

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  1
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

The  components  off  the  Excel  window  interact  with  the  program 
p or  display 
d mation  about  what 
inform
you aree working on.Some of thesse componentsare explained below: 
 
Back Sttage View: 
w  is  where  you  manage  yo
The  Backstage  view our  documents  and  relateed  data  about  them —  creeates, 
save,  and 
a send  doccuments,  insp pect  documeents  for  hiddden  metadataa  or  personaal  information
n,  set 
optionss such as turn
ning on or off AutoComplete suggestion ns, and more..  
The  File es  the  Microsoft  Office  Button
e  tab  replace B and
d  the  File  meenu  used  in  earlier  releasses  of 
Microso oft Office. 

Normal Save, Savve As, Open, C
Close

Detaails about thee file i.e. Versions, Created
d date, Last m
modified 

Disp
play list of recent files

Creaate new blankk worksheet o or templates
 
Prin
nt Preview, Paage setup, Priint 
 
To ssave the workksheet in PDFF, email  

Givee us informattion for any to
opic in excel ((Like F1)  
To m
make changee in default seetting of Exceel or to custo
omize the Ribbon or to creeate 
new
w ribbon 

 
 
  Figure 11.2 
Access Toolbaar:Displays co
Quick A ommands for saving the cu urrent workbook, undoingg the last actio
on, 
and rep
peating the laast action. Youu can custom
mize the Quickk Access Toolbbar by addingg buttons for 
frequenntly used com
mmands. The Quick Accesss Toolbar can be moved beelow the Ribb bon.  
 
Ribbonn: Each Ribbon n tab activatees a Ribbon, w
which in turn contains gro
oups of commmands or funcctions. 
Within each group aare buttons an nd commands.  
 

 
Pragati SSoftware Pvt. Ltd.  2
Microsoft Excel 2010 Leevel 2.                                                                     
       

Gallery: Galleries might display within a Ribbon but more often are drop‐down groups of commands 
or  functions.  They  use  icons  or  other  graphics  to  show  the  results  of  commands  rather  than  the 
commands themselves. 
 
 

  Ribbon Group

  Preview 
text
Gallery
 

 
 

  Figure 1.3

Interacting with Excel 
You interact with Excel by typing and by using the mouse to choose commands, make selections, click 
buttons and options. 

Using the Ribbon 
The Ribbon is the main container for menus and tools. When you choose a Ribbon tab, the Ribbon 
displays  Ribbon  groups  that  contain  tools  such  as  buttons  and  lists.  Some  of  these  tools  expand  to 
display simple lists and some display galleries, as shown inFigure 1.2. A list is a collection of related 
commands or selections.  

Using galleries 
A gallery is an interactive list of options. Each gallery displays the options under the clicked command. 
For example, the font gallery shows the different font face options available. Some galleries use live 
preview. When you move the pointer over options on a gallery, each option is previewed on whatever 
is  selected  in  the  worksheet.  For  example,  if  you  select  text  in  the  worksheet,  and  display  the  Font 
gallery,  moving  the  pointer  over  each  font  in  the  gallery  causes  the  selected  text  on  the  screen  to 
display in that font.  

Using Tools 
When you point to a tool, a description called a super tooltip appears. The super tooltip provides less 
description than Help, but more than an ordinary screen tip. 
Tips: Press the “Alt” key to see the shortcuts to navigate through the ribbon. 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  3
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
        

Changing Default Settings 
Excel allows you to change many aspects of its behavior and how you interact with it. You can change 
default settings such as number of iterations, font, file locations, and the file that opens on starting 
Excel. 
To  select  the  dialog  box  of  Options  you 
need  to  click  on  MS‐Office  Button  then 
select Excel Options. 

The Personalize Option 
You can change workbook settings by using 
the  Personalize  Options  to  change 
thetypeof font, size of the font, number of 
worksheets  in  the  workbook  and  can  also 
activate  the  Developer  tab,  which  is  used 
for macros. 

The Save Option 
The  Save  Option  allows  you  to  change  the 
default  file  location,  file  format,  and 
AutoRecoversettings of the file. 
  Figure 1.4 

Customize the Ribbon 
In Excel 2010, you can create custom tabs and groups and rename or change the order of the built‐in 
tabs  and  groups.In  the  Customize  the  Ribbon  list,  the  custom  tabs,  and  groups  have  (Custom)  after 
the name, but the word (Custom) does not appear in the ribbon. 

Add a custom tab and custom group 
You can add a custom tab and custom group when you click New Tab. You can only add commands to 
custom groups. 
1) Click the File tab. 
2) Under Help, click Options. 
3) Click Customize Ribbon. 
4) Click New Tab. 
To see and save your customizations, click OK. 
   

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  4
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
        

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
  Figure 1.5
5 

Add Com
mmands to aa Custom Gro
oup 
 
In the Cu
ustomize thee Ribbon win ndow under the 
Customizze the Ribboon list, click tthe custom ggroup that 
you wantt to add a co
ommand to. 
1) Click the File taab. 
2) Under Help, click Options. 
3) Click Customizze Ribbon. 
4) n the Choose commands ffrom list,  clicck  the list you
In u 
w
want  to  add  commands 
c mple,  Popular 
frrom,  for  exam
Commands or All Command ds.  
5) Click a command in the list that you choose. 
6) Click Add. 
o see and savve your customizations, click OK. 
7) To
   

Figu
ure 1.6 

 
Pragati SSoftware Pvt. Ltd.  5
Microsoft Excel 2010 Leevel 2.                                                                     
       

Format the Table 
Excel provides use nnumber of prredefined table style that  we can use to format the table quicklyy. It is 
predefined format w n by excel so, we don’t havve to change tthe style or fo
which is given ont of the tab
ble. 
How too format the ttable 
Home Ribbon ÆStyle Grou
Select tthe range ÆH up ÆFormat Table 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Figure 1.7 
 
In Excel 2010, Formaat table givess us Filter drop‐down whilee scrolling verrtically. 

Paste SSpecial Prevview 
The passte with live p preview featu ure enables yyou to save time when reu
using contentt within Excel 2010 
or  acro c use  it  to  preview  variious 
oss  other  programs.  You  can 
paste  options, 
o such  as  Keep  Sou urce  Column 
Widthss,  No  Bord ders,  or  Ke eep  Source e 
Formattting.  The  livee  preview  en nables  you  too 
visuallyy  determine  how 
h your  pasted  contentt 
will  loo
ok  before  you  actually  paaste  it  in  thee 
worksh heet.  When  you  move  your  y pointerr 
over  Paaste  Options  to  preview  results, 
r you'll 
see  a  menu  containing  items  that  changee 
contexttually  to  bestt  fit  the  conttent  you  aree 
reusingg.  ScreenTip ps  provide  additional 
informaation  to  help  you  makke  the  rightt 
decision. 
Figgure 1.8 
 
Pragati SSoftware Pvt. Ltd.  6
Microsoft Excel 2010 Leevel 2.                                                                     
       

Chapter 2: Cell References and Range Names 
Objective: 
After completing this chapter, you will be able to know 
• Meaning and usage of cell references. 
• Type of cell references. 
• Usage of range names. 

Why Use Different Types of References? 
When  we  copy  a  reference  from  one  cell  to  another,  it  gets  updated  automatically.  Say,  we  have  a 
reference  in  cell  C1  as  A1  and  we  copy  the  same  to  D1,  it  automatically  updates  itself  to  B1. 
Sometimes, we need to keep a part of the used cell references as constant. This can be done using 
different types of cell references. 

Types of Cell Reference: 
There are three types of cell references as mentioned below; 
1) Relative cell references 
2) Absolute cell references 
3) Mixed cell references 

Relative Cell References 
Relative  referencesare  the  default  cell  references  in  Excel.  When  you  copy  and  paste  a  relative  cell 
reference, it is updated automatically to suit the cell in which it is pasted. For Example, 
 
If you want to calculate HRA as 50% of basic, you can write the formula =H2*50% 

 
  Figure 2.1
This is the HRA for one employee to apply this to all the records, you may drag the formula down till 
the last record, as shown in Figure 2.2. 
 

 
 
Figure 2.2 
 
Pragati Software Pvt. Ltd.  7
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Tips: Select the cells to fill and Press Ctrl + D to fill the range or double click on fill handle 

Absolute Cell references 
When you want to freeze a cell reference or you do not want a reference to change when you copy a 
formula, you can use absolute cell references. To make a cell reference absolute, we place a dollar ($) 
sign before the column name and row number of the reference. 
 
Assume you want to calculate 10% of 1000, 2000, 3000, and 4000. 

 
  Figure 2.3

If you write as above, the formula when copied to the right would change itself to c1*b2, d1*c2etc. 
However, this is not the right calculation. We would need to freeze the cell reference A2,such that is 
remains the same each time we copy the formula. 
 
Here, A2 need to be changed to $A$2 to achieve the required output. 
 

 
  Figure 2.4
 
Tips: First select the cells from B2 to F2 and then press Ctrl+R keys. This would copy the formula from 
B2 in C2, D2, E2 and F2. 
 
Once  this  is  done,  we  can  see  that,  the  formula  when  copied  gives  the  required  output  as  given  in 
Figure 2.5. 

 
Figure 2.5 
Mixed Cell References 
However at times you may want to freeze only the  row or column in a  cell reference. In  the below 
example, we need to calculate 10%, 20%, 30%, 40% and 50% of 1000, 2000, 3000, 4000…… and so on. 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  8
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
        

 
  Figure 2.6
 
If  you  drag  the  formula  towards  the  right  it  changes  to  c2*b3,  d2*c3etc  and  once  dragged  down  it 
would change to b3*a4, b4*a5etc 
However these are not the right formulae. 
 

 
  Figure 2.7 
 
If we observe Figure 2.7 closely, we can see that, if we need to get the right answer, we would need 
to freeze the row number of B2 (as it is common for all the formulae right and down) and the column 
name  for  A3  (As  it  is  common  for  all  the  formulae  towards  right  and  down).    When  copied,  the 
resultant formulae would be as given in Figure 2.8. 

 
 
Figure 2.8
 
And the answer would be as given in Figure 2.9.This type of references where either the row or the 
column number is frozen are called Mixed Cell References. 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  9
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
        

 
  Figure 2.9 

Tips: Keep cursor near the cell reference and press f4 to toggle between the different cell references. 
Press F4 key in cell reference 
 
   
 
One Time    $A$3   
 
     
 
Second Time    A$3   
 
       
Third Time    $A3     
     
Fourth Time    A3   

Named Ranges 
Many a times, when we write formulas/functions, we need to select a range of cells. However, doing 
this can be time consuming. Excel allows us to use a cell or a group of cells by its name. eg. Sum(Basic) 
sounds much easier compared to sum(H2:H101).However to do this, first we would need to name the 
range H2:H10 as Basic. 

Creating a Named Range 
To name a range, we may use one of the following procedures 
1) Select the range (eg: H2:H101) and type the name (eg: Sal) in the name box (see Figure 2.10). 
2) If you want to name the cells with the value in one of the cells, you may select the range along with 
the name, click on “Create from Selection” in the Formulas Tab, select one of the options and click 
Ok. 
3) You may also create a named range by clicking on “Define name” in Formulas Tab. Write the name 
for the range in the name box , click on the refers to box, select the range you wish to name and 
click Ok. 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  10
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

 
 
Figure 2.10
 
Now  you  may  use  the  name  instead  of  the  range  anywhere  in  the  workbook.  The  usage  of  named 
range can be seen in Figure 2.11. 
 

 
Figure 2.11
Editing or Deleting Named Ranges 
Sometimes we would need to rename  or redefine a named range. This  can be done from  Formulas 
Tab. In the "Formulas" Tab, click “Name Manager”. It gives a Name Manager dialog box as shown in 
Figure 2.12. 
 
 

 
 
 
 
Figure 2.12   
Pragati Software Pvt. Ltd.  11
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
        

To edit a named range, click on the Named Range that you want to edit and click on the Edit button. 
An  Edit  Name  dialog  box  as  shown  in  Figure  2.13  appears  where  you  may  rename  or  redefine  the 
range name. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  Figure 2.13
 
To delete a range, select the range from the Name Manager list and click Delete. 
 
Tips: Press Ctrl + F3 to get a Name Manager dialog box 

Exercise 
1) Identify Relative, Absolute and Mixed references 
a) A$1  b)$A$1
c) $A1  d) A1 
2) In  the  Excel  Training  Folder,  open  Advanced  Excel  Assignment.xlsx  file,  go  to  Mixed‐Cell  sheet 
calculate percentage sales of each product in different regions in such a way that when you copy the 
cell formula of east sales and paste in each of the region columns, It automatically calculates sales 
for the region. 
   

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  12
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Chapter 3: Working with Formulas and Functions 
 

Objectives 
In this chapter we would learn 
• Effective usage of formulae and functions. 
• If Functions. 
• Logical Functions. 

Using Formulas in a Worksheet 
Formulas are equations that perform calculations on values. A formula starts with an equal sign (=). It 
contains  at  least  two  operands  and  at  least  one  operation.  For  example,  the  following  formula 
multiplies 2 by 3 and adds 5 to the result. 
=5+2*3 
Operand in a formula can be functions, references or constants. Operators may be any arithmetic or 
logical operator. 
Note: Excel follows BODMAS rule to solve a formula when multiple operators are involved. 

Array Formulae 
Observe Figure 3.a. Here we have quantity and price of five products. We need to find the Total Sales 
which  is  the  result  of  adding  together  the  product  of  quantity  and  price  forallproducts.  In  a  normal 
scenario  we  would  individually  calculate  the  amount  for  each  product  and  add  them  to  get  the 
answer. However, to make things simpler we may also use Array Formulae. 
 
Select  B8  and  write  sum  (A2:A6*B2:B6)  and  press  Ctrl  +  Shift  +  Enterkey  combination  to  fill  the 
formula  {=sum(A1:A3*B1:B3)}  in  the  selected  cell  (Figure  3.2).  This  calculates  quantity*price  for  all 
the products in the cell B8.  
Note: Curly Brackets ({})around the formula indicates that it is applied to an array. 
 
 

Figure 3.1  Figure 3.2 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  13
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Using functions 
Performing  calculations  on  each  value  in  a  range  of  cells  can  be  complicated  and  time‐consuming. 
Forexample, if you have a range consisting of 20 cells, a formula that adds each of these values will be 
very  long.  Excel  Functions  simplify  complex  tasks.  A 
function is a predefined formula that performs a specific 
calculation  or  other  action  on  a  number  or  a  text  string 
and returns a value. You may specify the values on which 
the function performs calculations. 

 
The  syntax  of  a  function  begins  with  the  function  name, 
followed  by  an  opening  parenthesis,  the  arguments  for 
the  function  separated  by  commas  and  a  closing 
parenthesis.  If  the  function  starts  a  formula,  type  an 
equal  sign  (=)  before  the  function  name.As  you  create  a 
formula that contains a function, the Formula Palette will 
assist you.  Figure 3.3 
 
Tips: From an empty cell, you may click on the fx symbol near the formula bar to see all the available 
functions in excel. 

The syntax of a function is as follows 
 
=Function_name(argument1,argument2,….) 

Example: 
=SUM (A10, B5: B10, 50, 37) 
You  don’t  need  to  memorize  all  the  functions  available  and  the  arguments  necessary  for  each 
function. Instead, you can use Sigma sign (∑) which is used for sum or click on the drop down for some 
more function like Max, Min, etc. Excel prompts you for required and optional arguments.  
 
Tips: You can use "Alt + =" keycombinationto get the sum function on your worksheet. 

IF function 
In Chapter 2, we have seen how to calculate the income heads like HRA and DA. The formula we saw 
was the same for the entire database. However, sometimes we need to decide the formula to apply in 
a  cell  according  to  certain  conditions.  For  example,  incentives  may  be  calculated  according  to  the 
department. This is where conditional functions like “IF” come in to the picture.  
 
You can use the IF function to evaluate a condition. The IF function returns different values depending 
on whether the condition is true or false. The syntax for the IF function is: 
If(logical_test, [Value_if_true], [Value_if_false]) 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  14
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

The first argument is the condition that you want the function to evaluate.The second argument is the 
value to be returned if the condition is true and the third argument is the value to be returned if the 
condition is false. Second and third parameters are optional. 

Example 
Suppose you want to calculate HRA based on designation of the employees, if Designation is Manager 
then HRA is1000 or else 500. Then the function code will be as follows: 
=if (C2="Manager", 1000, 500) 

 
 
Figure 3.4
 
As given in figure 3.3, above function calculates HRA as 1000 for Managers and 500 for others. 

Nested IF 
A Nested IF function is when a second IF function is placed inside the first in order to test additional 
conditions. 

The syntax for the Nested IF function is: 
If(logical_test, [Value_if_true], If(logical_test, [Value_if_true], [Value_if_false])) 

Examples: 
You can use nested IF functions to evaluate complex conditions. For example, if the Salary <5000 then 
tax is 5%, if salary between 5000 and 1000 then it is 10% else 15%.  
=if(salary<5000,salary*.05,if(salary<10000,salary*.10,salary*.15)) 
 
 

Figure 3.5
 
Pragati Software Pvt. Ltd.  15
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

 
 
Suppose you want to assign letter grades to numbers referenced by the name Average Score. See the 
following table. 
 
If Average Score is  Then return 
Greater than 89  A 
From 80 to 89  B 
From 70 to 79  C 
From 60 to 69  D 
Less than 60  F 
 
You can use the following nested IF function: 
IF(AverageScore>89,"A",IF(AverageScore>79,"B",IF(AverageScore>69,"C",IF(AverageScore>59,"D","F")
))) 
 
Tips:You can nest up to sixty four levels of If functions in a single formula. 

IF with AND 
AND  is  a  logical  function  in  excel  which  returns  the  combined  truth  value  of  two  arguments  or 
conditions. It returns false only when all the conditions listed are false. 

Syntax 
 
AND(logical1, logical2...) 
 
If there is a scenario where we have two conditions whose combined truth value would  decide the 
output of an IF function, we can use AND with IF. 

Syntax using AND with If  
 
If(and(Condition1, condition2….), True, False) 

Example: 
 
If  we  need  to  give  10%  of  his  basic  salary  as  incentive  to  every  one  working  in  “Sales”  department 
“North” region, we would use the following formula. 
 
=IF (AND (Department=”sales”, Region=”north”), 10%*Basic Salary, 0) 

IF with OR 
OR is a logical function in excel which returns False if any one of the arguments returns false. 
 
Pragati Software Pvt. Ltd.  16
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Syntax 
OR(logical1, logical2...) 
 
If there is a scenario where we have two conditions of which any one of the conditions is false, the if 
should return the value in the false argument, we may use OR with IF. 

Syntax using OR with If  
If(OR(Condition1, condition2….), True, False) 

Example: 
If the employee is in Sales, Mktg or Hrd, then hra is 50% of Basic salary otherwise, it is 30% of Basic 
salary. 
if(or(Department ="Mktg",Department ="Sales",Department="Hrd"),Basic salary*.5,Basic salary*.3)  

IF with NOT 
Not is a logical function used to negate an argument.  

Syntax 
NOT(logical) 
 
If we have a condition which when not satisfied we need to apply the formula, we may use NOT with 
IF. 
Syntax using NOT with If  
If(NOT(Condition), True, False) 

Example: 
If we need  to give an incentive  to everyone but people working in the “Marketing” department we 
may use the following formula. 
 
IF(NOT(Department=”Mktg”),10%*salary,0) 
Tips:  There  can  be  maximum  255  conditions  which  can  be  passed  to  AND/OR  function  and  we  can 
pass only one condition to NOT. 
We may also use multiple not inside if. 

Example 
If you need to give an incentive to everyone but people from the sales ad admin department, you may 
use the following function. 
 
If(and(not(department="Sales"),not(department="admin")),10%*salary,0) 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  17
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Lookup Functions 
Sometimes, we need to search for a value in a database based on a lookup value. For example, given 
Employee Id, how can I look up the incentive value from some other sheet or some other file? 
In  such  scenarios,  depending  on  the  source  database,  we  may  use  one  of  the  following  lookup 
functions. 
8) V‐lookup (If the database is vertical as in Figure 3.6) 
9) H‐lookup (If the database is horizontal as in Figure 3.7) 
 

 
 
Figure 3.6 

Figure 3.7 
V‐lookup 
If we need to the get the value of a column from some other file or sheet based on a common field, 
you may use Vlookup. V‐lookup is a function that searches for a value (lookup value) in the leftmost 
column  of  a  given  database  (table  array)and  returns  a  value  in  the  same  row  from  a  column  you 
specify.  

Syntax: 
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup) 
 
You  can  write  this  function  using  Built‐in  Function  Arguments  dialog‐box.Clickon  Formulas  Tab  and 
search in the Lookup & Reference category for Vlookup. Click on Vlookup and you will get a Function 
Argumentsdialog box as shown in Figure 3.8. 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  18
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Lookup_value   is the value to be found in the first column of the table. It is the value that you are 
looking for. Lookup_value can be a value, a reference 
or a text string. 
Table_array is the table of information in which data 
is  looked  up.  It  is  the  source  database.  Use  a 
reference to a range or a range name.  
Col_index_num    is  the  column  number  in 
table_array  from  which  the  matching  value  must  be 
returned.  
Range_lookup    is  a  logical  value  that  specifies 
whether  you  want  VLOOKUP  to  find  an  exact  match 
or  an  approximate  match.  If  Range  Lookup  is  set  as 
FALSE  or  0,  VLOOKUP  will  find  an  exact  match.  If 
exact  match  is  not  found,  the  error  value  #N/A  is 
returned. If it is set to TRUE or non‐zero, it finds the 
nearest value that is less than lookup value.  Figure 3.8 

H‐lookup 
H‐lookup function searches for a value in the top most row of a table, and then returns a value in the 
same column from a row you specify.  

Syntax: 
HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup) 
 
H‐lookup works the same way as V‐lookup. However, in this case we need to specify the row index 
number instead of the column index number 
Tips: You may also get the function argument box by the following method  
Type =vlookup( or =hlookup( as the case may be and press Ctrl+A. 

Example of Vlookup with Range 0 (False): 
Suppose you want to add incentive in the Salary Sheet according to the incentive table who's Range is 
A1:B12 in the Incentive worksheet, do the following. 
1) Select the cell, where you want the result. 
2) Click on Insert Function –Select the Vlookup () function from Lookup and Reference category. 
3) Lookup Value – Select A2 [The Employee code] 
4) Table  Array:  Select  the  Incentive  Sheet  and  Select  the  Range  from  $A$1:$B$12  [i.e.  Employee 
code and incentive Column] 
5) Column Index: Type 2 [Column 2 is the Incentive column in Incentive table ] 
6) Range  Lookup:  Type  False  [we  are  searching  the  exact  match  from  the  table  for  the  lookup 
value] 
Tips: To remove #NA (Not Available Error), you can use the function Iferror. The Syntax of iferror is as 
follows:  
         =iferror(vlookup….),””) 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  19
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Example of Vlookup with Range Non‐Zero (True) 
Suppose you want to add incentive based on salary Slab‐wise. In this case, instead of If condition you 
can use can use Vlookup with True range. In this scenario, we would create a table as given below.In 
table array, select this table and in the field for range lookup, type “True” instead of “False”. 
 

0 2%
5000 5%
10000 10%
15000 15%

Note: The table in this case would be sorted in ascending order of first column. 

Example 
In  the  "Advanced  Excel  Assignment"  file,  "emp_inf"  sheet,  we  need  to  retrieve  information  of  the 
employee based on his employee id. To do this, we may use vlookup as follows. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  Figure 3.9
To  find  the  other  details,  you  may  use  the  same  formula  and  change  the  column  index  number 
accordingly. 

Making V‐Lookup Dynamic 
When  we  have  a  dynamic  database,  where  a  new  column  gets  added  to  the  database  frequently, 
position  of  the  current  columns  may  also  change.  However,  column  index  number  of  Vlookup  does 
not update automatically with the growing database. This is where we would need to make VLookup 
Dynamically pickup the column index number. To do this, we may use one of the following functions 
to retrieve the column index number dynamically. 
1) Column 
2) Match 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  20
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

UsingColumn Function in Vlookup 
To  make  Vlookup  dynamic,  we  may  use  the  column  header  as  an  indicator  that  would  dynamically 
pickup the index number of the particular column in which the required value exist. 

The syntax of using column function in vlookup 
=vlookup(lookup_value,table_array,COLUMN(reference),Range_lookup) 
 
Here, Reference parameter of column function would contain the cell reference of the column header 
from the original database. 

Example: 
In the above example of vlookup, if we need to find the column index number dynamically we may 
use column function as follows. 

 
 
Figure 3.10 
 
B1 is the reference to the column header of the First Name column in the 'Salary' worksheet. 

UsingMatchFunctionin Vlookup 
As we saw in the above case, we would require access to the original database or at least an idea as to 
the current position of the column. However, this information would not always be available. Here we 
would need to use a function that can retrieve the position of the column header just by the name.  
A Match function does just the same. Match function returns the position of a string in a range.  

Syntax of match function is as follows: 
MATCH(lookup_value, lookup_array,[match_type]) 
 
Lookup_Value:  It  is  the  string  that  we  are  looking  up  for.  It  may  be  a  string  eg:  "Salary"  or  a  cell 
reference where the string is stored. 
Lookup_Array: It is the range from which we need to know the position of Lookup_value. 
Match_Type: It is an optional parameter that is used to specify the the type of match we require 0: 
Exact match, 1: Less than, ‐1: Greater Than. 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  21
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

For  example,  if  we  need  to  find  out  the  position  of  the  string  "salary"  in  the  first  row  of  the  salary 
sheet, we would write, 
=match("salary",salary!$1:$1,0) 
 
We  may  use  the  match  function  instead  of  column  Index  number  to  get  the  column  index  number 
dynamically.  

The syntax of using match function in vlookup: 
=vlookup(lookup_value,table_array,match(label,firstrow of source‐database,0),Range_lookup) 
 

Example: 
In the emp_inf example, if we need to make the vlookup more dynamic using the column headers, we 
may use match with vlookup as shown in figure 3.11. Here the match looks for the labels on each field 
in the header of salary database and returns the position of the column dynamically. 
 
 
 
Figure 3.j
 

 
Figure 3.11
Index 
Sometimes, we would need to lookup for a data in the database based on its row number and column 
number. Index function helps us do this.  

Syntax of index function is as follows: 
INDEX(array, row_number,[column_number]) 
 
As you can see there are two ways in which you can use the Index function. The first syntax is used to 
look  for  data  in  a  single  database  and  the  second  syntax  is  used  when  more  than  one  database  is 
involved. 

Example  
Suppose  we  need  to  find  the  data  at  the  intersection  of  row  number  3  and  column  number  4  of  a 
database, we may use the following function. 
=index(database,3,4) 
 
Pragati Software Pvt. Ltd.  22
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Index‐Match 
As  discussed  earlier,  vlookup  can  look  for  the  data  based  on  the  values  in  the  first  column  of  the 
database. However, if we have a database where our lookup value is in the middle and we need to 
search towards the left, we would have to move the column to the left most corner before we use 
vlookup.Index  function  when  used  along  with  match  helps  ussearch  for  thedata  even  if  the  lookup 
value is not present on the left‐most column.  

The syntax for index‐match is as follows: 
INDEX(array,[MATCH(lookup_value,lookup_array,[match_type])],[Match(lookup_value, 
lookup_array,[match_type])]) 
Here, you may use match function for row number or column number or both. 

Example: 
Suppose,  from  the  data  given  in  the  below  figure,  we  need  to  find  the  total  sales,  given  year  and 
quarter, we may use the function. 
 
=INDEX(database,MATCH(qtr 3,column header,0),MATCH(year,years column,0)) 
 

 
 
Figure 3.12
 
 
In  the  following  figure,  empcode  is  the  third  column.  Here  if  we  need  to  find  out  the  DA  or  Salary 
Based  on  the  empcode,  we  normally  copy  and  paste  the  column  towards  the  left  and  use  vlookup. 
Instead, we may use index match as given below. 
 
 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  23
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
        

 
Figure 3.13
 

Exercise 
1) Make  a  copy  of  the  Salary  worksheet  from  advanced  excel  assignment  workbook.  Calculate  the 
following incentive schemes 
3) Incentive  1‐  Everyone  working  in  “Sales”  department  gets  10%  of  their  salary  as  incentive  all 
others gets 0 
4) Incentive 2‐ Everyone working in “sales” or “marketing” department gets 5% of their salary as 
incentive all others gets 2%. 
5) Incentive 4‐ Give incentive as follows 
 
Dept  Incentive
CCD  1000 
R&D  1500 
Personnel 1200 
Others  800 
 
2) Calculate the incentive scheme in Q.1 c using V‐lookup  
 
1) Make a column “Reporting Manager” after Salary column and deploy the employee code of the 
managers to the employees according to their employee numbers as follows using V‐Lookup. 
 
Reporting 
Emp Code 
Manager 
1‐35  14 
36‐55  61 
56‐75  16 
75‐100  5 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  24
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
        

Chapter 4: Data Validation 
Objective 
This chapter 
• Helps you understand how to restrict data entry in a cell or a worksheet. 
• Discusses the different Data Validation techniques in excel. 
 
Suppose you do not want the user to enter a non text value in a cell or you want to restrict data entry 
to certain values.Youmay use Data Validation for these. 
Data Validation is a process which restricts the users from entering invalid data for individual cells or 
cell ranges. It limits the data entry to a particular type, such as whole numbers, decimal numbers or 
text and sets limit on valid entries. 

Setting Data Validation Rules 
To create a set of rules for data validation, do the following. 
1) Select  the  cells  for  which  you  want  to  create  a 
validation rule. 
2) On the Data tab, in the Data Tools group, click Data 
Validation  to  open  the  Data  Validation  dialog  box 
(Figure 4.1). 
3) Activate the Settings tab. 
4) From the Allow list, select a data validation option. 
5) From  the  Data  list,  select  the  operator  you  want. 
Then complete the remaining entries. 
6) Enter  the  Input  Message  if  required  in  Input 
Message tab. 
7) Enter  the  error  message  if  required  in  Error  Alert 
tab. 
8) Click OK to set the validation rule and close the dialog box. 
Figure 4.1 
Methods of Data Validation 

Creating a List 
A list is an effective form of data validation where the user is allowed to 
select  an  option  from  a  drop‐down  list  which  is  built‐in  to  the  cell 
(Figure  4.2).  The  data  source  may  be  written  manually  by  the  user  or 
selected from the same sheet. 
Steps are as follows. 
1) Select a blank cell  
2) Select Data Tab 
3) Select Data Validation from Data Tool group 
4) Select List  Figure 4.2 
5) In Source, select the cell with values, or type the data with comma. 
 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  25
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Tips: If the source is from a different sheet, create a named range for all the values and use the name 
in the Source field for Data Validation. 

Allow Numbers within Limits 
1) In the Allow box, click Whole Number or Decimal. 
2) In  the  Data  box,  select  the  type  of  restriction  you  want.  For  example,  to  set  upper  and  lower 
limits,selectBetween. 
3) Enter the minimum, maximum, or specific value to allow. 

Allow Dates or Times within a Timeframe 
1) In the Allow box, select Date or Time. 
2) In  the  Data  box,  select  the  type  of  restriction  you  want.  For  example,  to  allow  dates  after  a 
certain day, select greater than. 
3) Enter the start, end, or specific date or time to allow. 

Allow Text of a Specified Length 
1) In the Allow box, click Text Length. 
2) In  the  Data  box,  click  the  type  of  restriction  you  want.  For  example,  to  allow  up  to  a  certain 
number of characters, click less than or equal to. 
3) Enter the minimum, maximum, or specific length for the text. 

Calculate What is Allowed Based on the Content of another Cell 
1) In the Allow box, select the type of data you want. 
2) In the Data box, select the operator (for the criteria) you want. 
3) In  the  box  or  boxes  below  the  Data  box,  click  the  cell  that  you  want  to  use  to  specify  what's 
allowed. For example, to allow entries for an account only if the result won't go over the budget, 
click Decimal for Allow, select  less than or equal to for Data, and in the Maximum box, click the 
cell that contains the budget amount. 

Use a Formula to Calculate What is Allowed 
1) In the Allow box, click Custom. 
2) In  the  Formula  box,  enter  a  formula  that  calculates  a  logical  value  (TRUE  for  valid  entries  or 
FALSE for invalid). For example, to give an incentive only if the dept is sales and the region west, 
you may use the following custom formula =and(d2="sales",e2="west"). 
 
To display an optional input message when the cell is clicked, click the Input Message tab, and make 
sure  that,  the‐Show  Input  Message  When  Cell  is  Selected  ‐  check‐box  is  selected  and  fill  in  the  title 
and text for the message. 
Specify how you want Microsoft Excel to respond when invalid data is entered: 
1) Click the Error Alert tab, and make sure the Show Error Alert After Invalid Data is Enteredcheck 
box is selected. 
2) Select one of the following options for the Style box: 
o To  display  an  information  message  that  does  not  prevent  entry  of  invalid  data, 
selectInformation. 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  26
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
        

o To  display  a  warning  message  that  does  not  prevent  entry  of  invalid  data, 
selectWarning. 
o To prevent entry of invalid data, selectStop. 
3) Fill in the title and text for the message (up to 225 characters). 
 
If  you  do  not  enter  a  title  or  text,  the  title  defaults  to  "Microsoft  Excel"  and  the  message  to  "The 
value you entered is not valid. A user has restricted values that can be entered into this cell." 
 

Exercise 
1) Open  Advance  Excel  Assignment  workbook.  In  the  sheet  named  Validation,  so  the  following  data 
validations. 
1) No duplicates should be allowed in emp_code.. 
2) Only text should be allowed in emp name. 
3) Age should be only numeric data. 
4) Salary should be between 5000 and 50000. 
5) Joining Date should be less than current Date. 
 
2) In the “emp_inf” sheet create a dropdown list of all the employee codes in cell B3. 
   

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  27
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Chapter 5:Protection 
 

Objectives: 
After reading this chapter you will learn  
• How to prevent unauthorized changes to your worksheets 
• How to password protect your workbooks 
 
In  the  emp_inf  example  (Figure  5.1),  if  we  wish 
to  use  the  worksheet  as  a  public  template,  we 
would  need  to  prevent  un‐authorized  access  to 
the vlookup formulas. We would want to restrict 
the  data  entry  only  to  the  cell  B3.  To  do  these, 
we may use Protection. 
 
In  excel,  there  are  3  levels  of  Protection.  Cell 
Level,  worksheet  Level  and  Workbook  level 
Protection. 
Figure 5.1 
Protecting a Worksheet by using Passwords 
To password‐protect a worksheet, 
1) Activate the Review ribbon tab. 
2) In  the  Changes  ribbon  group,  click  Protect  Sheet  to  open  the 
Protect Sheet dialog box. 
3) Check the options you want. 
4) Type a password and click OK. The Confirm Password dialog box 
appears. 
5) In  the  "Reenter  Password  to  Proceed"  box,  type  the  same 
password to confirm. 
6) Click OK to close the password confirmation box and the dialog 
box. 
Figure 5.2 
Protecting a Workbook 
Workbook  level  protection  can  be  done  in  two  ways.  Either 
you  may  wish  to  protect  the  workbook  structure  (prevent 
changes  like  worksheets  being  moved,  deleted,  inserted, 
hidden,  unhidden,  or  renamed)  or  you  may  want  to  protect 
theworkbookwindow (ensure that a workbook’s window is the 
same size and position each time it is opened.) 
To protect a workbook, follow the steps below. 
1) Activate the Review ribbon tab. 
2) In the Changes ribbon group, click Protect Workbook.  
Figure 5.3 
3) In the Protect Workbook dialog box that appears, select 
either  or  both  the  options  (Structure  or  Windows)  as  Figure 5.3 
 
Pragati Software Pvt. Ltd.  28
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

required.  
4) To prevent others from removing workbook protection, you can set a password. After specifying 
options in the Protect Workbook dialog box, click OK. 

Protecting Part of a Worksheet 
 
When  you  protect  an  entire  worksheet,  all  the  cells  in  the  worksheet  are  locked  by  default.  This 
means  that  users  cannot  make  changes  to  any  cell  in  the  worksheet.  To  allow  the  users  to  make 
changes to particular cells only, you must unlock the cells manually before protecting the worksheet. 
This will allow the users to change data only in the unlocked cells. You can hide the formula before 
protecting the sheet, so that it is not visible to the user after sheet level protection is activated. 
 
To password protect only part of a worksheet perform the following steps. 

Step 1: 
• Select the range of cells that you want users to be able to modify. 
• Right‐click and choose Format Cells to open the Format Cells dialog box.  
• Activate the Protection tab. 
• Clear the Locked check box, and click OK. 
• Follow Step 2 only if you wish to hide your formulae or proceed to step 3. 

Step 2: 
• Select the range of cells with formulae that you want to hide from users. 
• Right‐click and choose Format Cells to open the Format Cells dialog box.  
• Activate the Protection tab. 
• Check the "Hidden" check box along with the "locked" check box and click ok. 
• Follow step 4 to password protect the worksheet. 

Step 3: 
• Activate the Review ribbon tab. 
• In the Changes ribbon group, click Protect Sheet to open the Protect Sheet dialog box, 
• Type a password and click OK. The Confirm Password dialog box appears. 
• In the "Re‐enter password to proceed" box, type the same password. 
• Click OK to close both the password confirmation box and the dialog box. 
 

Password Protecting a File 
Alternatively, you may also wish to save your file with a password such that any user would be asked 
for a password before he is able to view or modify your file. To do this, follow the steps below. 
1) Click on office‐button > Save as 
2) in the save as dialog box,  click on tools > General options( Figure5.4). 
3) Set the password to open or modify as the case may be. 
4) Save the file. 
Now the File is password protected. 
 
Pragati Software Pvt. Ltd.  29
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
        

 
  Figure 5.4
 
 
Note: To use an excel sheet as a template, save the file with .xlt extension. 
 
 
   

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  30
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
        

Case Study 
Open  Practice  Folder  in  the  File  named  "Practice  Assignment  Product‐Invoice",  Prepare  the  invoice 
template by doing the following. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1) In M/s create a drop‐down list of all customer names. 
2) Address should be looked up based on the customer name from the "customers" worksheet. 
3) Product column would contain a list of all the products listed in the "product" worksheet. 
4) Rate should be looked up based on the product selected in the adjoining product list. 
5) First  "Sr  No"  would  be  put  by  the  vendor  and  the  rest  would  appear  only  if  a  product  is  selected 
from the product list. 
6) Amount would be calculated as qty*rate. 
7) Gross Amount is sum of all amounts. Vat is 14% of gross amount. 
8) Discount should be calculated as 10% of gross amount if Gross amount is greater than 15000. 
9) Net amount should be calculated as Gross Amount + Vat‐Discount. 
10) Save the file as template. 
 
Note: There should be no visible errors in the template. 
   

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  31
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Chapter 6: Sorting a Database 
Objectives 
In this chapter you will learn  
• How to perform different types of sorting. 
 
If you need to organize your data in a specific order based on a field, you may sort your data. 

Simple Sort 
To perform a simple sort on a column,  

1) Select  any  cell  in  the  column  by  which  you  want 
to sort. 
2)  Activate the Data ribbon tab.  
3) In the Sort & Filter group, click the Sort Ascending 
or Sort Descending button. 
This will sort the entire database.  Figure 6.1 

Multilevel Sort 
 
Sometimes,  you  may  want  to  sort  your  data  on 
multiple  columns.  For  example,  you  want  to  sort 
employee  information  by  Region  and  Department. 
This can be done by multilevel sorting.   
 
To sort a list based on two or more columns: 
1) Select any cell in the list. 
2) Activate the Data ribbon tab. 
3) In the Sort & Filter ribbon group, click "Sort" to 
open the Sort dialog box.  Figure 6.2 
4)  From the Sort by list, select the column heading of the column by which you want to sort the 
list,  and  then  select  a  sorting  order.  All  records 
will be sorted first based  on the  column and the 
sorting order you selected. 
5) From the Then by list, select the next column by 
which you want to sort. 
6) If necessary, add more "Then by" fields by clicking 
"Add Level." 
7) When all "Then by" fields are complete, click OK.  Figure 6.3 
 
Tip: Make sure that no "Then By" fields are empty before clicking on okay.   

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  32
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
        

Customized Sorting 
 
When  we  sort  the  data,  region  wise,  it  sorts  either  in  the 
ascending or descending order. However, if you want to sort 
your  data  in  a  customized  order,  for  Example  East,  West 
North, and South, we would need to perform a custom sort. 
To perform a custom sort, follow the steps as under. 
1) Select any cell in the list. 
2) Activate the Data tab. 
3) In  the  Sort  &  Filter  group,  click  Sort  to  open  the  Sort 
dialog box,  
4) From the Sort By list, select the column heading of the 
column  by  which  you  want  to  sort  the  list  and  from 
Figure 6.4
sorting order, select Custom List  
5) It will open the Custom List dialog box,  
6) Type the sequence by which you wish to sort and click on "Add" button to add the list in custom 
sort 
7) Click Ok  
This will sort the data in the sequence you specified. 
   

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  33
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Chaptter 7: Filtering a Dataabase 
Objecttives 
This chaapter teachess you 
• Th he different ttypes of filter 
• How to use the em 
 
At timees, youneed to o display onlyy those rows of informatio
on that meet specific criterria. To help you do 
this, yoou may use Fillter. 

Auto FFilter 
For commmonly used criteria, Exceel provides the AutoFilter ffeature. Heree’s how it worrks: 
1) Se elect any cell in the list. 
2) Activate the Data tab. 
3) In n  the  Sort  & & Filter  grouup,  click  Filteer  to  displayy  the 
AutoFilter arro ows next to eaach column h heading. 
4) Frrom the list ffor the colum mn by which yyou want to  filter, 
seelect a criterioon. 
5) Click OK. 
Figgure 7.1 
To clear the filter an nd show the eentire list, clicck on filter again. 
You can n filter a list  based on mo ore complex ccriteria by ussing Excel’s A Advanced Filteering features. For 
examplle,  you  can  display 
d the  records 
r of  all  those  employees  whosee  salary  is  between  7000 0  and 
12000. Excel provide es two tools ffor specifyingg complex filteer criteria:  
1) Number, Text or date filterss 
2) Advanced Filte er 

Numbe
er, Text or D
Date Filters 
Once  you 
y add  a  fillter  to  data,  you  also  geet  a  Number,,  Text  or  Date  Filter  opttion  in  each  fields 
depend ding on the tyype of data in n that column. These can b be used for fieeld specific filltering like "B
Begins 
f text  fields,  "Greater  Than", 
With",  "Contains"  for  T "Lesseer  Than",  "Between"  for  number  fields  or 
"Beforee", "After" for date fields.. Every filter  field has a Custom Filter  option where you may sp pecify 
formulaas or options other than th he ones that aare already p
provided. 
 
 
 
 
 
 
 
  Figure 7.2  Figure 7.3
3 Figgure 7.4
From th he drop‐down n list of the column for whhich you wantt to create crriteria, choosee Text Filters,, Date 
orNumber Filters, click on Custom to diisplay the Cusstom AutoFiltter dialog boxx. 
Filters o
1) Se elect the firstt comparison operator and d its associateed comparison criterion. 
 
Pragati SSoftware Pvt. Ltd.  34
Microsoft Excel 2010 Leevel 2.                                                                     
        

2) Select And or Or. By selecting "And", you’ll decrease the number of rows that meet the criteria. 
By selecting "Or", you will increase the number of matching rows. 
3) Select the second comparison operator and its associated comparison criterion. 
4) Click OK. 
 

Filtering a List using Advanced Filter 
 
If  you  wish  to  filter  your  data  such  that  only  the  records  of  employees  of  Sales  and  admin 
departments  from  north  and  south  region  who  earns  between  7000‐12000  or  15000‐20000  are 
displayed, auto filter will not serve the purpose. This is because one number filter cannot be applied 
over another in Auto Filter. However, the above query requires us to do just the same on salary field. 
So to solve this query, we may have to use Advanced‐Filter. 
 
While using Advanced Filter, we need to have a criteria range and a list range. 
 
List range is your database. To create a criteria range, we need to make a copy of the column header 
of the database. 
 
 
Criteria Range 
 
 
 
 
 
  List Range
 
 
 
 
  Figure 7.5
1) Enter a comparison criterion below the cell that contains the criteria label. You may use same 
row for "AND" criteria and different rows for "OR" criteria.  For 
example,  the  criteria  given  in  figure  7.5  can  be  used  to  display 
only records of people in north or south regions. 
2) Activate the Data tab. 
3) In the Sort & Filter group, click Advanced to open the Advanced 
Filter dialog box. (Figure 7.6). 
4) In the List Range box, select the cell range you want to filter. The 
cell range must include the associated column headings. 
5)  In the Criteria Range box, select the cell range that contains your 
criteria. 
6) Click OK. 
Figure 7.6
 
Pragati Software Pvt. Ltd.  35
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
        

Tip: While designing the criteria range, it is better to copy and paste the column header of the entire 
database as the heading of the criteria range.  
For better visibility, keep the criteria range and list range on different rows . 
 
The  Advanced  Filter  command  filters  your  list  in  place,  as  Auto  Filter  does,  but  it  does  not  display 
drop‐down lists for columns.  Instead, you have to select the List Range i.e. your data, type criteria in a 
criteria  range  on  your  worksheet  and  select  the  Criteria  Range  and  in  output  range  type  the  cell 
address where you want to display the output. It is optional. 

Filtering Unique Records 
Advanced  filter  can  also  be  used  to  filter  out  unique  values  in  a  list  at  a  separate  location.  Though 
remove duplicates functionality of excel can help in creating a list of unique values in a list, you would 
need  to  copy  paste  the  unique  values,  if  you  need  it  at  a  different  location.  To  avoid  this,  use  the 
advance filter option as follows. 
1) Select the column or click a cell in the range or list you want to filter.  
2) On the Data Tab, Click Filter, and then click Advanced Filter.  
3) Do one of the following.  
o To filter the range or list in place, similar to using AutoFilter, click Filter the list, in‐place.  
o To copy the results of the filter to another location, click Copy to another location. Then, 
in the Copy To box, enter a cell reference.  
o  To select a cell, click Collapse Dialog to temporarily hide the dialog box. Select the    cell 
on the worksheet, and then press Expand Dialog. 
o Select the Unique records only check box.  
 
Tips: Advanced filter, Copy to option copies on a same worksheet, if you want to copy the Filter data 
in  to  different  worksheet,  and  then  select  the  Advanced  Filter  command  while  you  are  atthe 
worksheet where you want the data to be placed. 

Exercise 
1) Open the sheet named Filter. Use Auto filter to display only records of 
1) People working in sales or admin 
2) People from North or South 
2) Display records of people working in sales or admin, north or south whose salary is between 7000 
and 12000. 
3) Display records of people working in sales or admin, north or south whose salary is between 7000 
and 12000 or between 15000 and 20000. 
   

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  36
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Chapter 8: Subtotals 
Objectives: 
After this chapter, you would be able to 
• Create single level summary of data using subtotals. 
• Create multi level subtotals. 
 
Many a times in our reporting, we need to do subtotals followed by Grand total at the end of report. 
We  generally  add  a  row  at  the  end  of  each  group  and  use  the  SUM  function  to  achieve  this  result. 
Though  there  is  nothing  wrong  in  this  method,  the  amount  of  manual  intervention  maximizes  the 
possibility of errors. 
Excel provides an effective tool to solve this issue. Using the Subtotal functionality of excel, one can 
automatically calculate subtotal and grand total values in a list. 
Depending on the type of reporting we need to do, we may require to perform 
1) Single Level Subtotal 
2) Multi level Subtotal 

Display Subtotal at Single Level 
 
For performing Subtotal on data, first the table must be sorted on the field on which subtotal needs 
to be done. For example, if you need to have region wise subtotal, we need to sort data on region. To 
perform Subtotal, 
1) Click  on  the  Subtotals  command  from  the  Data  Tab, 
Outline Group. 
2) A Subtotal dialog box appears as shown in figure 8.1. 
3) Select  the  desired  column  from  "At  Each  Change 
In:"list box. 
4) Select  the  function  which  you  want  to  perform  on 
data from the "Use function"listbox. 
5) Select  the  column  on  which  you  want  to  perform 
subtotals from the Add Subtotal To: field.  
 
When  you  click  the  OK  button,  Microsoft  Excel  inserts  a 
subtotal  row  for  each  group  of  identical  items  in  the 
selected column.  
  Figure 8.1 
There are a few more options in the Subtotal dialog as seen in figure 8.1. These are explained below. 

Choosing a Summary Function 
The first time you use the Subtotals command for a list, Microsoft Excel suggests a summary function 
based  on  the  type  of  data  in  the  column  you  select  in  the  Add  Subtotal  To  box,  Choose  a  different 
calculation, such as Average, by selecting a different summary function in the Use Function box in the 
Subtotal dialog box. 
 
 
Pragati Software Pvt. Ltd.  37
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Choosing the Values to Summarize 
The first time you use the Subtotals command; the Add Subtotal To box displays the label of the right‐
most column. You can leave that label as selected, or you can select the label of any other column in 
the list. The next time you use the Subtotals command, Microsoft Excel displays the label of the last 
column you selected. 

Displaying Subtotal Rows above the Detailed Data 
If  you  want  your  subtotal  rows  to  appear  above  their  associated  detailed  data  and  if  you  want  the 
Grand Total row to appear at the top of the list, clear the "Summary below Data" check box. 

Displaying Nested Subtotals 
 
Sometimes, you need to performmultiple levels of subtotals on data, for example you need to group 
data on Region and then on Dept.  
1) First, as discussed earlier, you need to sort the data on Region and then by Dept.  
2) Click  the  Subtotals  command  from  the  Data  Tab, 
Outline Group. 
3) Select  the  Region  column  from  "At  Each  Change 
In"listbox. 
4) Select  the  function  which  you  want  to  perform  on 
data from the "Use function" list box. 
5) Select  the  column  on  which  you  want  to  perform 
subtotals from the Add Subtotal to field.  
6) Click the OK button, to perform first level of subtotals 
7) Again  Select  the  Subtotal  command  and  select  the 
Dept column from "At Each Change In" list box. 
8) Select  the  function  which  you  want  to  perform  on 
data from the "Use function" list box. 
9) Select  the  column  on  which  you  want  to  perform 
subtotals from the "Add Subtotal to" field.  
10) Clear  the    check  box  of  "Replace  the  current 
subtotal"before you click on the OK button. 
  Figure 8.2 

Tips:  If  you  want  to  copy  only  the  summary  details,  select  the  outline  where  summary  is 
present.Select the columns required, press Alt; (to select only visible cells) then copy and paste it. 
   

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  38
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Chapter 9:Pivot Tables 
Objectives: 
This chapter would help you learn how to 
• Create Pivot Tables. 
• Make different reports using Pivot Tables. 
• Use advanced features of Pivot Tables. 
 
A Pivot Tableis an interactive worksheet based table that quickly summarizes large amounts of data 
using  the  format  and  calculation  methods  you  choose.    It  is  called  a  Pivot  Table  because  you  can 
rotate  its  row  and  column  headings  around  the  core  data  area  to  give  you  different  views  of  the 
source data.  As source data changes, you can update a pivot table.  It resides on a worksheet thus; 
you can integrate a Pivot Table into a larger worksheet model using standard formulas. You can use a 
PivotTable  to  analyze  data  in  an  Excel  workbook  or  from  an  external  database  such  as  Microsoft 
Access or SQL Server. 

Examining PivotTables 
 
The data on which a PivotTable is based is called the Source Data. Each column represents a field or 
category of information, which you can assign to different parts of the PivotTable to determine how 
the data is arranged. You can add four types of fields, as shown in figure 9.1. The fieldsareexplained in 
the following table: 
 
Field  Description 
Filters the summarized data in  the PivotTable. If you select an item in 
the report filter, the view of the PivotTable changes to display only the 
Report 
summarized data associated with that item. For example, if Region is a 
Filter 
report filter, you can display the summarized data for North, West, or 
all regions. 
Displays the items in a field as row labels. For example given below, the 
Row Labels  row labels are values in the Quarter field, which means that the table 
shows one row for each quarter. 
Displays the items in a field as column labels. For example, given below, 
Column 
the column labels are values in the Product field, which means that the 
Labels 
table shows one column for each product. 
Contains  the  summarized  data.  These  fields  usually  contain  numeric 
Σ Values  data,  such  as  sales  and  inventory.  The  area  where  the  data  itself 
appears is called the data area. 
 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  39
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
        

Repport Filter Coluumn

list Labells list

Repoort Filter

Row
w Labels
list

Σ Values

 
 
  Figure 9.1
1) Se
elect any cell in a data range that includ
des a headingg for each column in the to op row. 
2) Activate the In
nsert tab. 
3) In
n the Tables ggroup, click th
he PivotTablee button, or cclick the PivottTable list and
d select PivottTable 
to
o open the Crreate PivotTable dialog boxx. 
n the Table/Range box, select the rangee that contain
4) In ns the data to
o be used in th he PivotTablee. 
5) Se
elect  the  loccation  for  th
he  PivotTablee.  You  can  place 
p the  PivvotTable  in  a 
a new  or  exxisting 
w
worksheet. Cli ck OK to creaate the PivotTTable. 

Add fie
elds 
You can n add fields tto a PivotTable to specify  the data you u 
want  too  display.  The  fields  of  th
he  source  datta  appears  in
n 
the "PivvotTable Field d List" task paane. 
To add  fields, drag  the relevant  field from th he top of thee 
PivotTaable  Field  Lisst  to  one  of  the  four  areas 
a at  thee 
bottom m. You can add more than one field to  an area, and d 
you  doonot  need  to  add  all  fields  to  the  table.  To  displayy 
data an nd not just he eadings, you n need to placee at least onee 
field in the Σ Values area. 
After thhe fields are iin place, you  can filter thee information n 
that  apppears  in  the  table  by  selecting 
s from  the  Filterr 
column ws,  or  report  filter  lists.  For 
ns,  Filter  row F example,, 
you can n show all daata values, or  restrict the P PivotTable too 
summaarizing only a couple of theem. 
   

Figure
e 9.2 

 
Pragati SSoftware Pvt. Ltd.  40
Microsoft Excel 2010 Leevel 2.                                                                     
        

Slicer 
Slicers are easy‐to‐use filtering components that contain a set of buttons that enable you to quickly 
filter the data in a PivotTable report, without the need to open drop‐down lists to find the items that 
you want to filter. 
When you use a regular PivotTable report filter to filter on multiple items, the filter indicates only that 
multiple  items  are  filtered,  and  you  have  to  open  a  drop‐down  list  to  find  the  filtering  details. 
However,  a  slicer  clearly  labels  the  filter  that  is  applied  and  provides  details  so  that  you  can  easily 
understand the data that is displayed in the filtered PivotTable report. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Figure 9.3
Power Pivot 
 
Power Pivotfor Excel 2010 is a data analysis tool that delivers unmatched computational power directly 
within the software users already know and love ‐ Microsoft Excel.  
It’s the user‐friendly way to perform data analysis using familiar Excel features you already know, such 
as the Office Fluent user interface, PivotTable and, PivotChart views, and slicers.  
With this add‐in to Excel, you can transform mass quantities of data with significant speed into 
meaningful information to get the answers you need.  
You can easily share your findings with others 
 
 
   

Figure 9.4
 
Pragati Software Pvt. Ltd.  41
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
        

Launching Power Pivvot in a new w
window gets you the Poweer Pivot ribbo
on. 

 
  F
Figure 9.4
Connecct to the Excel 2010 file named as sales.xls 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Figure 9.5
5  Figu
ure 9.6
 
 
   

Figure 9.7  F
Figure 9.8 Figgure 9.9

 
Pragati SSoftware Pvt. Ltd.  42
Microsoft Excel 2010 Leevel 2.                                                                     
        

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Figure 9.10
Format a PivotTable report 
You can modify the format of a PivotTable by using 
styles and the Field Settings dialog box. You can use 
styles  to  format  an  entire  PivotTable  in  one  step. 
You can use the Field Settings dialog box to change 
number  formats,  specify  how  data  is  summarized, 
and show or hide data.  
1) Activate the Design tab 
2) In  the  PivotTable  Styles  group,  select  a  style 
that you want to apply to  your Pivot Table as 
shown in Figure 9.3.  Figure 9.11 

Calculate the Percentage of the field 
You  can  change  field  settings  to  alter  how  data  appears  or  is 
summarized in a PivotTable. To change field settings: 
1) Activate option Tab. 
2) Click on the Field setting From Activate Field Group. 
3) Form  the  Given  dialog  box  change  the  custom  name  to  %  of 
Salary. 
4)  Select the Tab Show vales as and from the drop down select the 
% of Total. 
Figure 9.12 
Top/ Bottom Report 
 
1) Select the Field on the Pivot. 
2) Select Value Filters and Select Top 10. 
3) Apply  the  condition  according  to  your 
requirement. 
 
   
Figure 9.13 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  43
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Group Items in a PivotTable 
If you want to generate a report on Year wise Quarter wise based on existing data you have for such 
scenario you can use Group Option in Pivot Table. 
 
1) Select any cell in a data range.  
2) Activate the Option tab. 
3) Click on Group Field 
4) In the "By" box, click one or more time periods for the groups.  
 
If  you  have  grouping  on  date  field,  you  can  group  items  by  weeks, 
click  Days  in  the  "By"  box,  make  sure  Days  is  the  only  time  period 
selected,  and  then  click  7  in  the  Number  of  days  box.  You  can  then 
click additional time periods to group by, such as Month, if you want. 
Create a chart from data in a PivotTable report.  Figure 9.14

Create a Graph using Pivot Data 
 
You can use  a PivotChart to graphically display data from a PivotTable. A single PivotChart provides 
different  views  of  the  same  data  .When  you  create  a  PivotChart,  the  row  fields  of  the  PivotTable 
become the categories, and the column fields become the series. 
To create a PivotChart, select any cell within a PivotTable, and click Chart in the Tools group on the 
Options  tab.  Select  options  for  the  chart  as  you  would  a  standard  chart,  then  click  OK.You  can  also 
create a new PivotChart and PivotTable at the same time by selecting a cell in the source data, and 
selecting PivotChart from the PivotTable list in the Tables group on the Insert tab. 
Figure 9.g shows a pivot table for region wise department wise sum of salary and pivot chart created 
from it. 

 
  Figure 9.15
 
 
Tips: Click anywhere inside the pivot table and press alt F1Keycombination to create a pivot chart. F11 
creates the chart on a new sheet. 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  44
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Chapter 10:Conditional formatting 
Objectives: 
This chapter would teach you how to 
• Highlight data based on conditions. 
• How to specify complex criteria for highlighting data. 
 
When data needs to be formatted based on certain conditions, we may use conditional formatting. It 
is easy to highlight cells or range of cells, emphasize unusual values, and visualize data by using data 
bars, color scales or icon sets. Conditional Formattingchanges the appearance of a cell range, based 
on  a  condition  (or  criterion).  If  the  condition  is  true,  the  cell  range  is  formatted  based  on  that 
condition.If  the  conditional  is  false,  the  cell  range  is  not 
formatted. 
You can select any of the following types of formatting, as per 
requirement 
• Format all cells by using a two‐color scale 
• Format all cells by using a three‐color scale  
• Format all cells by using data bars 
• Format all cells by using an icon set 
• Format  only  cells  that  contain  text,  number,  or  date  or 
time values 
• Format only top or bottom ranked values 
• Format only values that are above or below average 
• Format only unique or duplicate values 
• Compare  table  columns  to  determine  which  cells  to 
format 
• Use a formula to determine which cells to format  Figure 10.1 
• Clear conditional formats 
 
 For example, you can highlight in green, all sales figures that exceed 75,000. Conditional Formatting 
can be applied based on a cell value or a formula.  
Note:  The  area  that  you  select  before  applying  Conditional  Formatting  decides  the  area  in  the 
worksheet to which the format would be applied.  

Conditional Formatting using Cell Values (Column Based Conditional Formatting) 
To use conditional formatting to apply shading based on cell values, 
1) Select the cells to which you want to apply the Conditional Shading. 
2) Activate the Sheet ribbon tab. 
3) In the Style group, click Conditional Formatting. 
4) From the gallery that appears, select Highlight Cell Rules. 
5) From the menu, select a condition for the value in the cell or select More Rules. 
6) Specify a condition and cell shading. 
7) Click OK to apply the format. 
 
 
Pragati Software Pvt. Ltd.  45
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Conditional Formatting using Formula (Record Based Conditional Formatting) 
 
To apply conditional formatting based on formulas, 
 
1) Select  the  cells  to  which  you  want  to  apply  the 
formatting. 
2) In  the  Style  ribbon  group,  click  Conditional 
Formatting. 
3) From the menu, select Conditional Formatting Rules 
Legend to open the Formatting Rules Legend dialog 
box. 
4) Click  New  Rule  to  open  the  Add  Formatting  Rule 
dialog box. 
5) In the Select  a Rule Type box, select Use a formula 
to determine which cells to format. 
6) In the Format values where this formula is true box, 
enter a formula that evaluates a value to be True or 
False. 
7) Click Format to open the Format Cells dialog box.  Figure 10.2
8) In  the  Format  Cells  dialog  box,  specify  the  format  in  which  the  cells  satisfying  the  condition 
should appear, and click OK. 
9) Click OK to close the Add Formatting Rule dialog box. 
10) Click OK to close the Formatting Rules Legend dialog box and apply the format. 
 
Note: If the format needs to be applied on the entire database, select the database with or without 
the  header  before  applying  conditional  formatting.  However,  the  formula  should  be  applied  to  the 
first row in selection. 

Example 
Figure 10.b depicts the formula to highlight the records of every one in the sales department if the 
selection is along with the column headers.  
 
To  highlight  the  records  of  the  person  who  earns  the  highest  salary,  we  need  to  use  the  following 
formula if we have selected the database without the header. 
=$h2=max($H$2:$H$101) 
 
However if the selection is along with the header, the formula would be, 
=$h1=max($H$2:$H$101) 
 
   

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  46
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
        

New Icon Set 
In Excel 2010, you have access to more icon sets, including triangles, stars, and boxes. You can also 
mix  and  match  icons  from  different  sets  and  more  easily  hide  icons  from  view—for  example,  you 
might choose to show icons only for high profit values and omit them for middle and lower values.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Figure 10.3
Formula with multiple conditions 
If  we  want  to  highlight  only  Sales  Department  from  East  region,  we 
can change the formula 
1. Select the entire data without heading 
2. Click on Home Tab ‐ Conditional Formatting – New Rule 
3. Select use a formula to determine with cell to format 
4. Type the formula as follows: =AND($D2=“Sales”,$E2=“East”) 
5. Choose the desired format and click on OK. 
 
 
 
 
 
 
 
 
  Figure 10.4
 
 
 
 
 
 
Figure 10.5   
Pragati Software Pvt. Ltd.  47
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
        

Apply Conditional Formula based on different sheet’s cell reference 
Suppose we want to highlight the records by using the cell reference of other sheet in the below given 
database. 
1. Select the entire data without heading 
2. Click  on  Home  Tab  ‐  Conditional  Formatting  – 
Manage Rule. 
3. Click On New Rule. 
4. Select the Rule types as “Use a formula to determine 
which cell to format”. 
5. In the Edit Rule description, type the formula as:  
=$D2='cross sheet'!$B$2 
6. Choose the desired format and click on OK. 
 
    Figure 10.6 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  48
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
        

Database Case Study 
 
Open  the  worksheet  of  Invoice  from  Excel_Basicfrom  the  practice  folder  and  solve  the  below 
questions 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1) Get the Type of the customer and Rate using Vlookup 
2) Create 6 copy of Invoice worksheet and solve other question 
3) Sort the Record [Retailer, Direct/Wholesaler 
4) Filter the Records for June month whose sales price is between 3000‐5000 
5) Filter the Records for retailer and wholesaler qty between 100‐150 and 250‐500 
6) Subtotal Records according to Type and customer wise total Qty and Total Amt 
7) Create a summary Report Month wise / customer wise Total Qty/Total Amt and % of Amt 
8) Highlight the row for Type of customer with the name "Direct". 
   

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  49
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Chapter 11:What‐if‐Analysis Tools 
Objectives 
This chapter tells you how to analyze data using 
• Goal Seek 
• Data Tables 
• Scenario Manager 
 
In situations where, you may have to use several different sets of values in one or more formulas to 
explore all  the various results, manual  interference  may increase leading  to errors. What‐If Analysis 
tools can come to your rescue at such situations. There are 3 What‐If Analysis tools in excel namely: 
1) Goal‐seek 
2) Data‐Tables 
3) Scenario‐Manager 

Goal Seek 
Suppose you have created a formula to calculate PMT based on the formula, you want to know the 
number  of  months  you  need  to  pay  to  complete  the  installment  provided  you  pay  x  amount  per 
month. For such kind of reverse analysis, you may use Goal Seek utility. This type of analysis involves 
changing  the  values  in  a  worksheet  and  observing  how  these  changes  affect  the  results  of  the 
formulas. You use Goal Seek to solve problems that have one variable. 
 
The Goal Seek feature in Excel helps us to compute a value for the spreadsheet input that makes the 
value for the given formula match the goal you specify. Goal Seeking saves you from performing time‐
consuming trial‐and‐err analysis. 

Using the Goal Seek Command 
To find a specific value that solves a formula, select the    A  B 
cell containing the formula.  4 Loan Amount  100000 
1) Activate the Data tab.  5 Rate of Intrest  10.50% 
2) In the Data Tools group, click What‐If Analysis and 
6 Payment /month  36 
choose Goal Seek to open the Goal Seek dialog box, 
($3,250.24) 
3) In the Set cell box, specify the cell that contains the 
7 PMT [EMI]  PMT(B5/12,B6,B
formula you want to solve. 
4) 
4) In the "To Value" field, enter the result you want. 
5) In  the  "By  Changing  Cell"  field,  specify  the  cell  that 
contains the value you want to adjust. 
1) Click OK.  
 
E.g.If  a  person  takes  a  Loan  of  100000  for  36  Months  and  the 
EMI  [PMT]  is  3250,  if  he  pays  Rs.  5000  monthly,  in  how  many 
months would he complete his payment. 
 
 
Figure 11.1
 
Pragati Software Pvt. Ltd.  50
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Projecting Figures Using a Data Table 
 
A  Data  Tableis  a  range  that  displays  the  results  when  certain  values  are  changed  in  one  or  more 
formulas. The different values you want to enter in a formula are also included in the Data Table. A 
Data Table can have either a single variable or two variables. 

One‐VariableData Tables 
You can use a one‐variable Data Table to observe the effects of change in a single variable in one or 
more formulas. For example, you can see, how changing the interest rate affects monthly payments in 
the function PMT(b5/12,36,100000). In this function, A5 is called the input cell, where various input 
values are substituted from the Data Table. 
 
 
 
 
 
 
  PMT(B5/12,B6,B4)
 
 
  Figure 11.2
To create a one‐variable Data Table: 
1) Enter input values in a row or a column. 
2) If  you  list  the  input  values  in  a  column,  then  enter  the  formula  in  the  cell  located  at  the 
intersection  of  the  row  above  the  first  input  value  and  the  column  to  the  right  of  the  input 
values, as shown in diagram. If you list the input values in a row, enter the formula in the cell 
located at the intersection of the column to the left of the first value and the row just below the 
row of input values. 
3) Select the range containing the input values and the formula. 
4) On the Data tab, in the Data Tools group, click What‐If Analysis and choose Data Table to open 
the Table dialog box. 
5) If the input values are in a column, specify the input cell in the Column input cell box. If the input 
values are in a row, use the Row input cell box. 
6) Click OK. 

Two‐Variable Data Tables 
You can use a two‐variable Data Table to see the effect 
of  changing  two  variables  in  one  or  more  formulas,  as 
shown  in  diagram.  For  example,  you  can  see  how 
changing  the  Loan  Amount  and  the  number  of 
payments affectthe monthly payment. 
 
To create a two‐variable data table: 
1) Enter a formula that contains two input cells.  Figure 11.3
 
Pragati Software Pvt. Ltd.  51
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

2) In the same column, below the formula, enter the first list of input values. In the same row, to 
the right of the formula, enter the second list of input values. 
3) Select the range containing both the input values and the formula. 
4) In the Data Tools group, click What‐If Analysis and choose Data Table to open the Table dialog 
box. 
5) In the Row input cell box, specify the row input cell. 
6) In the Column input cell box, specify the column input cell. 
7) Click OK. 

What‐If Scenarios 
Scenarios are part of a suite of commands sometimes called what‐if analysis tools. A scenario is a set 
of values that Microsoft Excel saves and can substitute automatically in your worksheet. You can use 
scenarios to forecast the outcome of a worksheet model. You can create and save different groups of 
values on a worksheet and then switch to any of these new scenarios to view different results. You 
can define up to 32 changing cell per scenario. 
 
You can use the Scenario Manager to: 
• Create multiple scenarios with multiple sets of changing cells. 
• View the results of each scenario on your worksheet. 
• Create a summary report of all input values and results. 
• Merge scenarios from a group into a single scenario model. 
• Protect scenarios from modification and hide scenarios. 
• Keep track of modifications with an automatic scenario history. 

Creating Scenarios     
For  example,  you  have  to  analyze  the  net  income  of  a  business  side‐by‐side  under  best,  worst  and 
current  circumstances  in  the  below  illustration.  You  may  use  scenario  manager  to  achieve  the 
required result in a summary format. 
You can use the Scenario Manager Dialog box to create scenarios. Follow the steps below to do the 
same 
1) Activate the Data tab. 
2) From  the  What‐If  Analysis  list  in  the  Data  Tools  group,  select  Scenario  Manager  to  open  the 
Scenario Manager Dialog box. 
3) Click the Add button to open the Add Scenario dialog box. 
4) In the Scenario name box, specify the name of the scenario. 
5) In the Changing cells box, specify the cells that contain the values you want to change. [eg select 
the range of current scenario range] 
6) Click OK to open the Scenario Values dialog box. 
7) In the Scenario Values dialog box, specify values for the changing cells. 
8) Click OK to create the scenario 
If you want to create additional scenarios, click Add again, and then repeat the procedure. When you 
finish creating scenarios, click OK.  
   

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  52
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Example 
In the following example, if we need to know the pmt for a range of loan amounts, rate of interests 
and number of payments, we may use scenarios. 

 
 
 
 
 
 
 
 
  Figure 11.4  Figure 11.5 
In First Change, the loan  amount is 150000, rate of interest is 10.6% and number of terms is 24. In 
second change, the loan amount is 200000; the rate of interest is 11% and number of payments 48 

Create a Scenario Summary Report 
1) Click Summary. Scenario Manager dialog box 
2) In  the  Result  cells  box,  enter  the  references  for  the  cells  that  refer  to  cells  whose  values  are 
changed by the scenarios [Net Income in the above example]. Separate multiple references with 
commas.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  Figure 11.6
   

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  53
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Delete a Scenario 
1) Activate the Data tab. 
2) From  the  What‐If  Analysis  list  in  the  Data  Tools  group,  select  Scenario  Manager  to  open  the 
Scenario Manager Dialog box Click the name of the scenario you want to delete, and then click 
Delete. 

Display a Scenario 
When you display a scenario, you change the values of the cells saved as part of that scenario. 
1) Activate the Data tab. 
2) From  the  What‐If  Analysis  list  in  the  Data  Tools  group,  select  Scenario  Manager  to  open  the 
Scenario Manager dialog box 
3) Click the name of the scenario you want to display.  
4) Click Show.  
 
Tip: Double‐clicking the name of the scenario displayed in the Scenarios box is the same as selecting 
the name and choosing the Show values. 

Merge Scenarios from another Worksheet 
It is easier to merge scenarios when all what‐if models on the worksheets are identical. All changing 
cells on the source worksheet must refer to the corresponding changing cells on the active worksheet. 
Microsoft Excel copies all scenarios on the source sheet to the active worksheet. 
 
1) Open all of the workbooks that contain the scenarios you want to merge.  
2) Switch to the worksheet where you want to merge the scenarios.  
3) Activate the Data tab. 
4) From  the  What‐If  Analysis  list  in  the  Data  Tools  group,  select  Scenario  Manager  to  open  the 
Scenario Manager dialog box 
5) Click Merge.  
6) In the Book box, click a workbook name.  
7) In the Sheet box, click the name of a worksheet that contains the scenarios you want to merge, 
and then click OK.  
8) Repeat this process if you want to merge scenarios from more worksheets.  

Protecting Scenarios 
The Add Scenario and Edit Scenario dialog boxes contain two protection options:  
• Prevent Changes  
• Hide.  
If you select Prevent Changes and then activate sheet protection, the scenarios you define cannot be 
edited.  However, this does not prevent you from seeing the values of the changing cells directly on 
the  sheet  (unless  the  cells  themselves  are  locked).    Rather,  the  scenarios  themselves  are  protected 
from modification when the Prevent Changes check box is selected.  
In addition, selecting the Hide check box removes a scenario name from the list of defined scenarios, 
preventing its display. 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  54
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Once you select protection options in the Add Scenario or Edit Scenario dialog box, you must activate 
sheet  protection.  To  do  this,  use  the  protection  command  on  the  Tools  menu,  and  then  choose 
Protect Sheet. 
Note:  When sheet protection is activated, you can still add scenarios.  However, you cannot edit or 
delete them unless the Prevent Changes check box is cleared. 
   

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  55
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Chapter 12: Working with multiple worksheets, workbooks and applications 
Objectives: 
This chapter will teach you,  
• The different ways to work with multiple worksheets 
• The different ways to work with multiple workbooks 

Creating Links between Different Worksheets 
 
If there are month wise data n different worksheets and we need to have yearly data on a different 
worksheet as shown in figure 12.1, we may use inter‐sheet reference.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  Figure 12.1
To use a cell‐reference from a different sheet, you can use the following syntax 
Sheetname!Reference 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Figure 12.2
 
However, if the product names are not the same or are not in the same order, in all the other sheets, 
this  method  would  not  prove  useful.  In  these  scenarios,you  may  use  the  consolidation  feature  of 
excel. 
 
 
 
Pragati Software Pvt. Ltd.  56
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

 
 
 
 
 
 
 
 
 
  Figure 12.3
To consolidate data from different worksheets, follow the steps below. 
1) Go to Data Tab >> Consolidate 
2) You will get the consolidate dialog box 
3) Select  the  function  you  want  to  apply  on  the  data 
from the function drop down box 
4) Click on browse and select the first group of data  
5) Click on add 
6) Repeat Step 2 and 3 for all the data 
7) Click on Top Row And Left Colum if you want the row 
and column Title to be picked up 
8) Select  create  links  to  source  data  if  you  wish  to  have 
the updated data for every change in the source data  Figure 12.4
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Figure 12.5
Creating links between different software 
Let's assume we have to copy a certain data from an excel sheet to the Word document .If you do a 
normal copy‐paste the contents pasted in the Word document are static i.e. they will not be updated 
even if there is a change of data in the excel worksheet. Now let's see how to create a link so that the 
data is updated even in the Word document. 
1) Copy the contents from the Excel worksheet. 
2) While pasting in a Word document click on home tab from clipboard group  
 
Pragati Software Pvt. Ltd.  57
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

3) se
elect Edit‐Passte special 
4) In
n  the  Paste  Special 
S dialogg  box  select  the 
t option  Paaste  Link  then  select  Micrrosoft  Office  word 
O
Object Document   
5) cllick on OK 
 
Now whenever the data in the excel worksheeet in changed
d the changee will be automatically reflected 
in the w
word docume
ent.  

Auditin
ng features 
You  caan  use  Excel’s  auditing  features 
f to  trace 
t errors  in  a  workshheet.  You  caan  also  tracee  the 
relation
nships between cells and fformulas on yyour worksheeets. You migght want to id dentify the ceells on 
which  the 
t value  of  a  formula  is  based.  Excel  provides  th
he  Trace  Preccedents  and  Trace 
T Dependents 
commaands to point out such cells. 

Depen
ndent and prrecedent cellls 
A  preceedent  cell  prrovides  data  to  a  specificc  cell.  A 
dependdent  cell  relies  on  the  vaalue  of  another  cell. 
When  you  click  th he  Trace  Precedents  and  Trace 
Depend dents  buttons  in  the  Formmula  Auditingg  ribbon 
group  on  the  Forrmulas  ribbo on  tab,  Exceel  draws 
arrows showing preccedent and dependent cells. 
 
Figure
e 12.6 
Workggroup collaboration 
Sharingg  a  workboook  makes  it  possible  for  several 
membeers of a workkgroup to collaborate on tthe same set 
of dataa. For example, several sales managerss could enterr 
their  respective 
r re
egional  sales  figures  in
n  the  same 
workbo ook,  makingg  it  unneceessary  to  collect  and 
consolidate the dataa manually. 

Sharing workbookks 
To sharre a workbook: 
1) Open the work
O kbook that yo ou want to share. 
2) Activate the Re eview ribbon tab. 
3) Inn the Changes ribbon grou up, click Sharre Workbookk 
to
o open the Shhare Workboo ok dialog box. 
4) Activate the Edditing tab. 
5) Check Allow ch hanges by mo ore than one user at the saame time, and Figure
d then click Oe 12.7 
OK. 
6) Saave the workbook in a locaation where o other users caan access it 
 
You cann control howw a workbook is shared by using the aadvanced tab of the Sharee Workbook d dialog 
or  example,  under  Updatte  changes,  you 
box.  Fo y can  seleect  when  filee  is  saved  too  see  other  users’ 
u
changees  each  time  you  save  thee  workbook.  You  can  alsoo  set  the  inteerval  at  whicch  changes  will 
w be 
shown automaticallyy. 
 
Pragati SSoftware Pvt. Ltd.  58
Microsoft Excel 2010 Leevel 2.                                                                     
       

Merging workbooks 
You may need to share a workbook among users who cannot access the same file simultaneously. In 
such a situation, you can distribute copies of the shared workbook, allow users to make changes to 
their  copies,  and  then  merge  those  copies  into  a  single  workbook.  To  share  a  workbook  that  you 
intend to merge later: 
1) Open  the  Share  Workbook  dialog  box,  activate  the  Editing  tab,  and  check  Allow  changes  by 
more than one user at the same time. 
2) On the Advanced tab, under Track changes, select Keep change history for. In the box, enter the 
number of days you want to allow users to make changes in the workbook, and then click OK. 
3) Make copies of the workbook and distribute one to each user. 
4)  
5) After the users have made changes to their copies of the workbook, you can merge the copies 
into a single workbook. Here’s how: 
6)  
7) Choose File, Excel Options to open the Excel Options dialog box. 
8) Select Customization, and add Compare and Merge Workbooks to the Quick Access Toolbar. 
9) On the Quick Access Toolbar, choose Compare and Merge Workbooks to open the Select Files to 
Merge into Current Workbook dialog box. 
10) Select the copies of the workbook that contain changes you want to merge. 
11) Click OK. 

Tracking changes 
You can analyze changes users have made 
to a workbook by using the Track Changes 
feature.  This  will  tell  you  who  made  the 
changes,  when  they  were  made  and  the 
original  and  changed  values  without 
having  to  manually  compare  the  two 
workbooks.  If  your  workbook  is  not 
shared,  Excel  makes  the  workbook  shared 
automatically when you turn on the Track Changes feature.   Figure 12.8 
To highlight changes: 
1) Activate the Review ribbon tab. 
2) In  the  Changes  ribbon  group,  click  Track  Changes  and  choose  Highlight  Changes  to  open  the 
Highlight Changes dialog box. 
3) If the workbook is not shared, check Track changes while editing. If the workbook is shared, this 
option will be checked by default. 
4) Specify how you want the changes to be tracked: 
5) If  you  want  to  view  changes  based  on  when  they  were  made—for  example,  after  a  specific 
date—check "When", and then select the necessary setting from the list. 
6) If  you  want  to  view  the  changes  made  by  a  specific  user,  check  "Who",  and  then  select 
"Everyone" or "Everyone but Me" from the list. 
7) If you want to view the changes made to a specific range of cells, check "Where", and then enter 
the range. 
8) Click OK. 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  59
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

To Review Workbook Changes and Accept or Reject them: 
1) Open the workbook that contains the tracked changes. 
2) Activate the Review ribbon tab. 
3) In the Changes ribbon group, click Track Changes and choose Accept/Reject Changes. You’ll be 
prompted to save the workbook. 
4) Click OK to save the workbook. The Select Changes to Accept or Reject dialog box appears. 
5) If  you  want  to  view  changes  based  on  when  they  were  made,  check  When  and  then  select  a 
time period. 
6) Click OK to open the Accept or Reject Changes dialog box. At the same time, a cell that contains 
a  changed  value  will  be  highlighted.  This  dialog  box  displays  information  about  each  change, 
including the name of the person who  made  the change, the  date and time it was made,  and 
other changes that will occur if you accept or reject the suggested change. You can scroll down 
to view the rest of the contents. 
7) Click Accept to accept the change, or click Reject to restore the original value. The next cell with 
a changed value will be highlighted 

Creating Hyper Link 

Creating Links within the Same Workbook 
To link a particular cell, first name the cell. 
1) Select  the cell, click on Formula Tab –  select Define Name .The  define name  dialogue  box will 
appear. In the define dialogue box type a name for the cell and click on Add. Click on Close. 
2) Now click on the cell where the hyper link is to be created and Click on Insert‐ Hyperlink or press 
Ctrl+K. 
3) The Insert Hyperlink box will appear. Click on "Place in this document" option. 
4) Click on the "Defined name" option the defined names for the workbook would appear. Select 
the defined name, which we created in the above step and click on OK. 
The link is created. 

Creating Links to a Different File 
To link a particular cell, first define name to the cell. 
1) Select  the cell, click on Formula Tab –  select Define Name .The  define name  dialogue  box will 
appear. In the define dialogue box type a name for the cell and click on Add. Click on Close. 
2) Now click on the cell where the hyper link is to be created and Click on Insert‐ Hyperlink or press 
Ctrl+K. 
3) The Insert Hyperlink box will appear. Click on "Existing file or webpage" option. 
4) Browse to the folder where you have saved the file you want to link to. 
5) Click on the file in the list below 
6) The path of the file will appear in the address box below. 
7) Click ok 
You may use this method to link to a webpage as well. To do this, type the url of the webpage in the 
address box. To link to a particular cell in an excel workbook, at step six in the above process, mention 
the sheet name and cell reference at the end of the file path in the address box in this format  
 
File Path#sheetname!Named Range 
 
Pragati Software Pvt. Ltd.  60
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

 
 For example, usec:\test.xlsx#salary!A1 to refer to cell A1 of Salary sheet in the file test.xlsx located in 
the c drive. 
 
You  may  also  create  a  new  document  while  creating  a  hyper  link  or  hyper  link  to  an  email  address 
using the options in the hyperlink dialog box. 
   

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  61
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Chapter 13:‐Working with Charts 
Objective 
After completing this chapter, you will be able to know; 
• How to Create Charts 
• The different type of charts 
• How to Format charts 

Creating Charts using Chart Tools 
Charts  may  be  used  to  present  data  more 
effectively. For example, it takes time to analyze 
trends  in  data,  but  if  it  is  graphically 
represented,  it  becomes  easy  for  us.  There  are 
many types of charts like Column, Line, Pie, Bar, 
Area,  scatter  etc.  To  create  a  chart,  follow  the 
steps below. 
1) Select the data  
Figure 13.1 
2) Go to "Insert" tab 
3) From the "Charts" group, select the chart that you want to create. 
 
We can select any type of Column charts or click on All Chart Types….. "Insert Chart" dialog box will 
appear. Select the desired chart and click Ok. The chart will be created on the same worksheet 

 
 
 

 
 
 

 
Figure 13.2
Chart Designs 
Excel provides different chart designs with every chart type which we can select from Design Tab. An 
example of Design Gallery is given in figure 13.c. 
 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  62
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

 
  Figure 13.3
Including Titles and Values in Charts using Chart Tools 
There are a few inbuilt layouts that Excel provides, these can be selected from the Design tab in Chart 
Tools.  However,  we  would  need  to  create  some  custom  layouts  where  the  chart  title,  Axis  Title, 
legend, Data LabelandData Table positions are different from the given layouts. In this case, you may 
use  the  layout  tab,  where  you  get  wide  range  of  positioning  options  for  the  various  elements  of  a 
chart. 
 
 
   
 
   

Figure 13.4

Figure 13.5

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  63
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Formatting charts 
If you wish to change the color used to represent a series in the default design templates provided by 
excel, you may use the contextual tab "Format" under Chart Tools tab group. It also gives us options 
to change the outline color, the shape alignment and positioning of the chart. 
 

 
 
Figure 13.6
 

Charts for my Data 
Depending  on  what  you  wish  to  represent,  you  may  select  the  different  types  of  chart  to  use.  The 
table shows the different type of data and the charts that can be used to represent them effectively. 
 
  Type of chart  Data it represents 
  Column  To  show  data  changes  over  a  period  of  time  &  for  illustrating 
  Chart  comparisons among items. 
  Bar Chart  Numerical Comparisons. 
  Line chart  Representing evenly spaced values 
  Displaying  and  comparing  numeric  values,  such  as  scientific, 
Scatter chart 
  statistical, and engineering data. 
Summarizing  a  set  of  categorical  data  ordisplaying  the  different 
Pie chart 
  values of a given variable 
Doughnut 
a Doughnut Chart shows the relationship of parts to a whole 
  chart 
Bubble chart  To Present Financial Data 
  Area chart  To find optimum combinations between two sets of data 
Radar  charts  are  useful  when  you  want  to  look  at  several  different 
  Radar chart 
factors all related to one item. 

Chart Templates 
Sometimes, after creating a chart, we 
decide to use the same design in the 
future  as  well.  This  may  prove  to  be 
tedious  if  we  do  it  manually  every 
time.  Thus  to  do  this  easily,  excel 
provides  us  the  facility  to  save  our  Figure 13.7 
charts as templates. To save a chart as template, after creating the chart, click on"Saveas Templates" 
from the design tab in chart tools and save your chart in the folder that opens. In the future, if you 
wish to use this template, you may do so by right clicking on the new chart. In the context menu that 
appears, click on "Change Chart Type". In the "Insert Chart" dialog box, click "Templates". You will find 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  64
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

all  yourr  saved  temp

plates  here.  Now, 
N you  maay  select  the  template  you
u  want  to  ap
pply  to  the  cu
urrent 
chart. 

Sparklines 
Sparklinnes  are  tiny  charts  that  fit  in  a  cell  ‐  to  visuallyy  summarize 
trends  alongside  daata.  Sparklinees  show  trends  in  a  small  amount  of 
space, tthey are espe ecially useful for dashboarrds or other p places where 
you  neeed  to  show w  a  snapsho ot  of  your  business 
b in  an  easy‐to‐
understtand visual fo ormat.   
For exaample, the folllowing picturre shows how w a Sparkline lets you see 
at a glance how each h department performed in May. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Create a Sparkline: 
1) Se elect an emptty cell or grou up of empty ccells in which you want to insert one orr more sparklines.  
2) On the Insert 
O tab, in the Sparklines gro oup, click the  type of Sparrkline that yo ou want to crreate: 
Liine, Column, or Win/Loss.  
3) Inn the Data bo ox, type the raange of the cells that conttain the data  on which you u want to basse the 
spparklines.  
4) Inn  earlier  scen
nario,  we  havve  a  line  Sparkline,  but  Exxcel  2010  com mes  with  som
me  others  su
uch  as 
“ccolumn Sparkkline” and “win/loss Sparkline” shown b below for thee same dataseet: 
5)  

6)
7)  
When o one or more  sparklines arre selected, th he Sparkline  Tools appearr, displaying tthe Design tab. On 
the Dessign tab, you  can choose o one or more  of several co ommands from m among thee following grroups: 
Sparklin ne, Type, Sho ow/Hide, Stylee, and Group. Use these co ommands to create a new w Sparkline, ch hange 
de  data  pointts  on  a  line  Sparkline,  orr  format  thee  vertical  axiss  in  a 
its  typee,  format  it,  show  or  hid
Sparklin ne group. 

 
Pragati SSoftware Pvt. Ltd.  65
Microsoft Excel 2010 Leevel 2.                                                                     
        

Customize Sparklines 
After you create sparklines, you can control which value points are shown (such as the high, low, first, 
last, or any negative values), change the type of the sparkline (Line, Column, or Win/Loss), apply styles 
from a gallery or set individual formatting options, set options on the vertical axis, and control how 
empty or zero values are shown in the sparklines. 

Change the Style of Sparklines 
Use the Style gallery on Design tab, which becomes available when you select a cell that contains a 
sparklines 
 

 
 
Select a single sparkline or a sparkline group.  
To apply a predefined style, on the Design tab, in the Style group, click a style or click the arrow at the 
lower right corner of the box to see additional styles.  
To apply specific formatting to a sparkline, use the Sparkline Color or the Marker Color commands.  
 

Exercise 
1) Open  Advance  excel  assignment.  For  the  database  in  salary  sheet,  use  subtotal  to  find  the  region 
wise sum of salary. Copy and paste the summary data (from tab 2) to a new sheet. Now create a pie 
chart for this data 
2) Create a pivot table from the salary sheet for department wise region wise number of employees. 
Now create a column chart to represent this data 
   

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  66
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Chapter 14:Macros 
Objectives 
In this chapter you would be able to learn 
• What are macros? 
• How to use macros. 
• How to record macros. 
• How to write macros. 
 
You can use macros to automate complex and repetitive tasks. A Macro is a series of instructions that 
execute  automatically  with  a  single  command. 
For example, you can create a macro to format 
a  worksheet  or  to  print  a  report.  You  can  use 
the  macros  already  available  in  Excel  or  create 
your  own  from  the  Developer  Tab.To  activate 
the Developer Tab, Click on Office Button, Excel 
Option  and  enable  "Show  Developer  Tab  in 
Ribbon". 
Figure 14.1 
Enabling macros 
Macros can contain viruses that can harm your computer. To prevent this problem, by default Excel 
requires you to enable macros after opening a file that contains them. To enable macros, click More 
Options in the Security Warning bar that appears, then click Enable this content. 
If Windows is set to display file extensions, you can distinguish an Excel file that contains macros from 
one  without  them  by  its  filename.  A  standard  Excel  file  uses  the  extension  .xlsx.An  Excel  file  with 
macro code uses the extension .xlsm. 

Trust Center settings 
You can protect your workbook by setting a macro security level. The security levels available are: 
• Disable all macros without notification. 
• Disable all macros with notification. 
• Disable all macros except digitally signed macros 
• Enable all macros(Not recommended; Potentially dangerous code can run) 
To set the macro security level, click on macro security command in  the developer tab.  In the trust 
center dialog that appears, select the security level you want to apply. 

Creating a macro 
There are two ways by which you may create a macro 
• Recording 
• Writing 
   

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  67
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Recording a Macro 
To record a macro: 
1) Click  Macro  Recording  in  the  status  bar  to  open  the  Record 
Macro dialog box. 
2) Specify a name for the macro and a shortcut key. Macro names 
must  begin  with  a  letter  and  cannot  contain  spaces.  They  can 
include letters, numbers, and underscores.  Figure 14.2
3) Click OK to start recording the macro. 
4) Perform the actions you want to include in the macro. As you work, Excel records the sequence 
of steps. 
When you’re finished, click the Stop Recording button on the status bar. 

Store In 
This field in the Record macro dialog box, specify where the macro 
to be recorded will be stored. There are three options you can select 
from. 
Personal  Macro  Workbook:  This  workbook,  named  PERSONAL.XLS, 
is automatically opened and hidden, each time you start Excel. This 
is a good place to store macros that you want available at all times. 
This Workbook: Place the macro in the active workbook. If there is 
no active workbook, this option is not available.  Figure 14.3
New Workbook: A new workbook will be created, and the macro will be recorded in it. 

Running a Macro Using Menu Commands 
To  run  a  macro,  click  the  Play  Macro  button  in  the  status  bar  to 
open  the  Macro  dialog  box,  as  shown  in  diagram.  Select  the 
macro of your choice, and click the Run button 
 
Macros  that  are  contained  on  all  currently  open  workbooks  are 
displayed  in  the  list.  To  run  a  macro,  select  macro  from  the  list 
and  click  Run.  The  Macro  dialog  box  provides  several  additional 
capabilities: 
 
 
 
Figure 14.4
 
Click  this  button  to  run  the  macro  step  by  step.  Stepping  through  a 
Step 
macro is useful for debugging purposes 
Edit    The  module  containing  the  macro  is  activated,  and  the  macro  is 
    displayed in the visual basic editor for editing purposes. 
Deletes  the  selected  macro.  (You  can  also  delete  macros  by  activating 
Delete     
the module and clearing the macro.) 
Lets  you  assign  a  shortcut  key,  add  a  command  to  Excel's  Tools  menu 
Options    
that runs the macro, and change the description of the macro. 
 
Pragati Software Pvt. Ltd.  68
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Viewing the recorded Macro 
As mentioned in the table above, from the macro dialog box, we can edit or step into a macro's code. 
Clicking  on  either  of  these  options  opens  the  visual  basic  editor.  The  visual  basic  editor  layout  is 
shown in figure 14.5. 
 
  Menu Bar 
 
 
 
  Project Explorer 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  Properties Window 
 
 
  Figure 14.5
 
The  above  image  shows  the  editor  when  book1  is  open.  If  you  have  macros  in  this  workbook,  you 
would see an additional folder in the project explorer called "Modules". All macros in a file are stored 
in Modules. These modules are by default named as Module1, Module2 etc.  

Writing a macro 
A macro can be written inside a module. To insert a new module into a file right click on the file name 
in the project explorer, click on insert and select module. Double clicking on the last module created 
will open it. You may start writing you macro here. 
 
VBA can be used to create 
1) A Sub Procedure (Macro) 
2) User Defined functions 
 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  69
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Creating a sub procedure 
A recorded macro is a sub procedure. Thus if you wish to have a macro like the one recorded (to be 
able to run it from the macro dialog box), you have to write the code in the sub block. The syntax of a 
sub block is as follows 
 
Sub procedure_name() 
 
End Sub  
Procedure name must begin with a letter and cannot contain spaces. It can include letters, numbers, 
and underscores. 
 
For example, given below are two procedures Upcase and lowcase. They convert data in the selected 
cells to upper case and lowercase respectively. 
 
Sub ucase() 
For each cell In Selection 
cell.Value = ucase(cell.Value) 
Next 
End Sub 
‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 
Sub lowcase() 
For each cell In Selection 
cell.Value = lcase(cell.Value) 
Next 
End Sub 
 
Tip:  If  you  write  Sub  and  the  procedure  name  in  a  module  and  press  enter,  end  sub  comes 
automatically. 

Display alerts or messages using sub procedures 
If you need to display messages or alerts using sub procedures, you may use the msgbox object. The 
syntax for a message box is as follows 
Msgbox "message" 
For example, msgbox "Hello!" will give a message box which says Hello! To concatenate a variable you 
may use "&" symbol. 
 
 
 
 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  70
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

 
Example: 
Sub message() 
Name="Pragati" 
Msgbox "Hello!" & name 
End sub 

Accept inputs using sub procedures 
In the above example, if you need to take the name from the user while the sub procedure is run, you 
may use inputbox object. The syntax of inputbox is as follows 
 
Inputbox ("message") 

Example 
Name=Inputbox("Enter the name") 
This would accept a name from  the user and save  it in the variable name.  Thus to  make  the above 
example even more dynamic, that is to take the name from the user and display a message box with 
the name, you may use the following code 
Sub message() 
Name=Inputbox("Enter the name") 
Msgbox "Hello!" & name 
End sub 
 

Creating a function 
If use a complex formula frequently and wish to have a function that represents the formula so that it 
becomes easier to use it, you may define the function using the visual basic editor.  
A function is written in the function block. The syntax of function block is as follows 
Functionfunction_name(parameter1,parameter2,……) 
 
End function 
Parameters are inputs to a function. If you want that your function take two inputs, you can have two 
parameters. These parameters would be variables that would store the values you accept as input.  
Note: Variables are memory areas that hold value. Eg: a=2 here a is a variable that holds the value 2 
Once  defined,  you  may  use  a  user  defined  function  like  you  use  any  worksheet  function.  In  the 
functions list dialog box, you can find the new function under user defined functions. 
 
For example, given below is a sample function to calculate profit. 
 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  71
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

 
 
 
 
Function Profit (sp,cp)   
Profit=sp‐cp   
End function   
 
 
 
 
 
 
 
Function  Usage 
 
  Figure 14.6
 

Using conditions in a function 
To use conditions in a function, you may want to do a calculation where,tax is calculated as follows, 
Tax is 5% of salary if salary is less than 5000, 7% if salary is between 5000 and 10000 and for all the 
others it is 10%. To do this in a function, use the "If‐‐‐Else‐‐Endif" block. The syntax for the same is as 
follows 

Syntax 
If condition then 
Statement 
Else 
Statement 
Endif 
 
Here, else is an optional syntax. There may exist an If‐Endifblock without an else. If there are multiple 
conditions, you may use Elseifinstead of else. The syntax of if with Elsifis as follows, 

Syntax 
If condition then 
Statement 
Elseif 
Statement 
Endif 
 
 
Pragati Software Pvt. Ltd.  72
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

 
Using the discussed concept, the scenario discussed earlier can be solved as below 
Function Ptax(sal)   
If sal< 5000 Then   
Ptax = sal * .05   
ElseIfsal> 5000 And sal<= 10000 Then  
   
Ptax = sal * .07 
 
Else: Ptax = sal * .1 
End If   
End Function   
   
 

Assigning a Macro to a Button 
 
Having created macros using the discussed methods, there are several ways to run a macro. One of 
them is to assign a macro to a button in the Quick Access 
Toolbar. After assigning the macro to a button, you can 
run it by clicking that button. 
 
To assign a macro to a button: 
Click the options menu on the Quick Access Toolbar, and 
select  Customize  Quick  Access  Toolbar.  The  Application 
Settings  dialog  box  opens  with  the  Customization  pane 
displayed. 
From the Available commands list, select Macros. 
Select the macro to add to the toolbar and click Add >>. 
Click OK to close the Application Settings dialog box 
  Figure 14.7 
   

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  73
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
       

Functions 

Text functions 
 
Text Function Description
Upper Converts a text into uppercase
Lower Converts a text into lowercase
Proper Converts a text into First character as capital
Left Extracts characters from left
Right Extracts characters from right
Mid Extracts characters from middle
Concatenate Join text
Len Find the length of string
Exact Checks for two text are same or not
Text Changes value to text format
 

Date & Time function 
 
Date Function Description
Day Return day of the month, anumber from 1 to 31
Return month number of the year, a number
month
from 1 to 12
year Return year of the date
Now() Display current date and time
Today() Display the current date

Database Functions 
 
Database Function Description
Adds the number in the column of records in
Dsum database that match the condition
Count the number of cell in the column of
Dcount
records in database that match the condition
Average the number in the column of records in
Daverage
database that match the condition
Returns the largest number in the column of the
DMax
records in database that match the condition
Returns the smallest number in the column of
DMin
the records in database that match the condition
 
 
   

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  74
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
        

Final Assignment 

Salary statement for the month of April 
 
  EMPNO  NAME  DESG  Branch  BASIC 
  1  RAJ  OFFICER  Mumbai  5000 
  2  RAJESH  CLERK  Mumbai  3500 
  3  ANAND  MANAGER  Delhi  7000 
  4  RAJU  CLERK  Delhi  4000 
  5  HEMANT  MANAGER  Mumbai  8000 
  6  SANTOSH  CLERK  Delhi  3780 
  7  BHAUMIK  OFFICER  Delhi  4200 
  8  MANJIT  OFFICER  Mumbai  5000 
  9  KAMAL  OFFICER  Delhi  3800 
  10  SONU  CLERK  Mumbai  2500 
 
 
Open Final Assignment Sheet In the assignments workbook and solve the below questions 
1) Calculate DA for Officer 10%, Manager 15%, & Clerk 5% of Basic (using Vlookup). 
2) Calculate HRA as following condition (using If condition) 
For Officer  1000, Manager  1500,  Clerk  500 
3) Calculate Conveyance 10 % of Basic using (Range Name) 
4) Calculate Gross [i.e. Basic + DA +HRA+CONV] 
5) Calculate ESIC according to Slab‐wise on Basic as follows(usingVlookup) 
• From  0       ‐  1000  =    50 
• 1001 ‐ 3000   = 100 
• 3001 ‐ 5000   = 250 
• >5000      = 300 
6) Calculate Tax according to Slab‐wise on Gross (using if function) 
• i.e. <10000           =      0 
• >10000 &<15000  =      750 
• >15000     =      1500 
7) Calculate P.F as 5 % on Basic Salary 
8) Calculate Loan 2% of Gross 
9) Calculate Net Salary i.e. [Gross‐[ESIC+IT+PF+LOAN]] 
 
Make multiple copies of the Worksheet and solve the following questions in different sheetsName the 
sheets  with  question  number  example  answer  to  question  number  10  would  be  solved  in    the 
worksheet name q10. 
 
10) Create a Chart of Name, Basic, Gross & Net [Should be well formatted] 
11) Sort your RecordsDesg wise. [i.e. Manager then officer and then clerk] [ Custom Sort] 
 
Pragati Software Pvt. Ltd.  75
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
        

12) Display only the record of Clerk & Manager[Using Auto Filter]. 
13) Display the Records of Net Salary between 1000 –3000. And 6000‐9000 and get the result on a new 
page[Using Advance Filter]. 
14) Get the total salary branch wise by subtotal[Using Subtotal Command]. 
15) Create a Pivot Report Branch wise, Designation wise Net Salary & count the No of Employee. 
16) Freeze the Name column & the heading of the data. [Using Freeze Pane]. 
17) Highlight the Entire Row where the Designation = Manager[Using Conditional Formatting]. 
18) Protect the Whole sheet in such a fashion that you can make changes in Salary column and all the 
formula should be lock and hidden. 
19) Create a Scenario of Increment for Kamal and Sonu in their basic Salary by 5000 and find out what 
will be the Net salary. 
20) Give Password to the File as Final. 
   

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  76
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
        

Shortcuts In Excel 2010 
 
Shortcut  Command 

CTRL combination shortcut keys Microsoft Excel 2010 

CTRL+SHFT+(  Unhide any hidden rows within the selection.  

CTRL+SHFT+)  Unhide any hidden columns within the selection.  

CTRL+SHFT+&  Applies the outline border to the selected cells.  

CTRL+SHFT_  Removes the outline border from the selected cells.  

CTRL SHFT ~  Applies the General number format in Microsoft Excel.  

Applies  the  Currency  format  with  two  decimal  places  (negative  numbers  in 
CTRL+SHFT+$ 
parentheses).  

CTRL+SHFT+%  Applies the Percentage format with no decimal places.  

CTRL+SHFT+^  Applies the Exponential number format with two decimal places.  

CTRL+SHFT+#  Applies the Date format with the day, month, and year.  

CTRL+SHFT+@  Applies the Time format with the hour and minute, and AM or PM.  

Applies the  Number format with two decimal places, thousands separator, and 
CTRL+SHFT+! 
minus sign (‐) for negative values.  

Selects the current region around the active cell (the data area enclosed by blank 
CTRL+SHFT+* 
rows and blank columns). In a PivotTable, it selects the entire PivotTable report.  

CTRL+SHFT+:  Enters the current time.  
Copies the value from the cell above the active cell into the cell or the Formula 
CTRL+SHFT+ 
Bar.  
CTRL SHFT Plus ( )  Displays the Insert dialog box to insert blank cells in Microsoft Excel.  

CTRL+Minus (‐)  Displays the Delete dialog box to delete the selected cells.  

CTRL+;  Enters the current date.  
Alternates  between  displaying  cell  values  and  displaying  formulas  in  the 
CTRL+` 
worksheet.  
Copies a formula from the cell above the active cell into the cell or the Formula 
CTRL+' 
Bar.  
CTRL+1  Displays the Format Cells dialog box.  

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  77
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
        

CTRL+2  Applies or removes bold formatting.  

CTRL+3  Applies or removes italic formatting.  

CTRL 4  Applies or removes underlining in Microsoft Excel.  

CTRL+5  Applies or removes strikethrough.  

Alternates  between  hiding  objects,  displaying  objects,  and  displaying 

CTRL+6 
placeholders for objects.  

CTRL+8  Displays or hides the outline symbols.  

CTRL+9  Hides the selected rows.  

CTRL 0  Hides the selected columns in Microsoft Excel.  
Selects the entire worksheet. If the worksheet contains data, CTRL+A selects the 
current region. Pressing CTRL+A, a second time selects the current region and its 
summary rows. Pressing CTRL+A a third time selects the entire worksheet. When 
CTRL+A  the insertion point is  to the right of a  function name in a formula, displays the 
Function Arguments dialog box. CTRL+SHFT+A, inserts the argument names and 
parentheses  when  the  insertion  point  is  to  the  right  of  a  function  name  in  a 
formula.  
CTRL+B  Applies or removes bold formatting.  
Copies  the  selected  cells.  CTRL+C  followed  by  another  CTRL+C,  displays  the 
CTRL+C 
Clipboard.  
Uses  the  Fill  Down  command  to  copy  the  contents  and  format  of  the  topmost 
CTRL+D 
cell of a selected range into the cells below.  
Displays  the  Find  and  Replace  dialog  box,  with  the  Find  tab  selected.  While 
CTRL+F  SHFT+F5  also  display  this  tab,  SHFT+F4,repeats  the  last  Find  action. 
CTRL+SHFT+F, opens the Format Cells dialog box with the Font tab selected.  
CTRL+G  Displays the Go To dialog box. F5 also displays this dialog box.  
CTRL+H  Displays the Find and Replace dialog box, with the Replace tab selected.  
CTRL I  Applies or removes italic formatting in Microsoft Excel.  
Displays the Insert Hyperlink dialog box for new hyperlinks or the Edit Hyperlink 
CTRL+K 
dialog box for selected existing hyperlinks.  
CTRL+N  Creates a new, blank workbook.  
Displays the Open dialog box to open or find a file. CTRL SHFT O selects all cells 
CTRL O 
that contain comments in Microsoft Excel.  
Displays  the  Print  dialog  box.  CTRL+SHFT+P,  opens  the  Format  Cells  dialog  box 
CTRL+P 
with the Font tab selected.  
Uses the Fill Right command to copy the contents and format of the leftmost cell 
CTRL+R 
of a selected range into the cells to the right.  
CTRL+S  Saves the active file with its current file name, location, and file format.  
CTRL T  Displays the Create Table dialog box in Microsoft Excel.  
CTRL+U  Applies or removes underlining. CTRL+SHFT+U switches between expanding and 
 
Pragati Software Pvt. Ltd.  78
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
        

collapsing of the formula bar.  
Inserts  the  contents  of  the  Clipboard  at  the  insertion  point  and  replaces  any 
CTRL+V  selection.  Available  only  after  you  have  cut  or  copied  an  object,  text,  or  cell 
contents.  
CTRL+W  Closes the selected workbook window.  
CTRL+X  Cuts the selected cells.  
CTRL Y  Repeats the last command or action, if possible in Microsoft Excel.  
Uses the Undo command to reverse the last command or to delete the last entry 
that  you  typed.  CTRL+SHFT+Z,  uses  the  Undo  or  Redo  command  to  reverse  or 
CTRL+Z 
restore  the  last  automatic  correction  when  AutoCorrect  Smart  Tags  are 
displayed.  

Function keys 
Displays the Microsoft Office Excel Help task pane. CTRL+F1 displays or hides the 
F1  Ribbon, a component of the Microsoft Office Fluent user interface. ALT+F1 creates 
a chart of the data in the current range. ALT+SHFT+F1, inserts a new worksheet.  
Edits  the  active  cell  and  positions  the  insertion  point  at  the  end  of  the  cell 
contents. It also moves the insertion point into the Formula Bar when editing in a 
F2 
cell  is  turned  off.  SHFT+F2,  adds  or  edits  a  cell  comment.  CTRL+F2,  displays  the 
Print Preview window.  
Displays the Paste Name dialog box. SHFT+F3, displays the Insert Function dialog 
F3 
box.  
Repeats  the  last  command  or  action,  if  possible.  CTRL+F4,  closes  the  selected 
F4 
workbook window.  
Displays  the  Go  To  dialog  box.  CTRL  F5  restores  the  window  size  of  the  selected 
F5 
workbook window in Microsoft Excel.  
Switches  between  the  worksheet,  Ribbon,  task  pane,  and  Zoom  controls.  In  a 
worksheet  that  has  been  split  (View  menu,  Manage  This  Window,  Freeze  Panes, 
Split  Window  command),  F6  includes  the  split  panes  when  switching  between 
F6 
panes  and  the  Ribbon  area.  SHFT+F6  switches  between  the  worksheet,  Zoom 
controls, task pane, and Ribbon. CTRL+F6 switches to the next workbook window 
when more than one workbook window is open.  
Displays  the  Spelling  dialog  box  to  check  spelling  in  the  active  worksheet  or 
selected range. CTRL+F7, performs the Move command on the workbook window 
F7 
when  it  is  not  maximized.  Use  the  arrow  keys  to  move  the  window,  and  when 
finished, press ENTER, or ESC to cancel.  
Turns extend mode on or off. In extend mode, Extended Selection appears in the 
status line, and the arrow keys extend the selection. SHFT+F8, enables you to add 
a nonadjacent cell or range to a selection of cells by using the arrow keys. CTRL+F8 
F8 
performs  the  Size  command  (on  the  Control  menu  for  the  workbook  window) 
when  a  workbook  is  not  maximized.  ALT+F8  displays  the  Macro  dialog  box  to 
create, run, edit, or delete a macro.  

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  79
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
        

Calculates  all  worksheets  in  all  open  workbooks.  SHFT  F9  calculates  the  active 
worksheet  in  Microsoft  Excel.  CTRL  ALT  F9  calculates  all  worksheets  in  all  open 
workbooks,  regardless  of  whether  they  have  changed  since  the  last  calculation. 
F9 
CTRL ALT SHFT F9 rechecks dependent formulas, and then calculates all cells in all 
open workbooks, including cells not marked as needing to be calculated. CTRL F9 
minimizes a workbook window to an icon.  
Turns key tips on or off. SHFT F10 displays the shortcut menu for a selected item in 
Microsoft  Excel.  ALT  SHFT  F10  displays  the  menu  or  message  for  a  smart  tag.  If 
F10  more than one smart tag is present, it switches to the next smart tag and displays 
its  menu  or  message.  CTRL  F10  maximizes  or  restores  the  selected  workbook 
window.  
Creates  a  chart  of  the  data  in  the  current  range.  SHFT+F11,  inserts  a  new 
F11  worksheet.  ALT+F11  opens  the  Microsoft  Visual  Basic  Editor,  in  which  you  can 
create a macro by using Visual Basic for Applications (VBA).  
F12  Displays the Save As dialog box.  
 
 
Other useful shortcut keys 
Move one cell up, down, left, or right in a worksheet. CTRL+ARROW KEY moves to 
the edge of the current data region (data region: A range of cells that contains data 
and  that  is  bounded  by  empty  cells  or  datasheet  borders.)  in  a  worksheet. 
ARROW KEYS  SHFT+ARROW  KEY,  extends  the  selection  of  cells  by  one  cell.  CTRL+SHFT+ARROW 
KEY  extends  the  selection  of  cells  to  the  last  nonblank  cell  in  the  same  column  or 
row as the active cell, or if the next cell is blank, extends the selection to the next 
nonblank cell  
Deletes one character to the left in the Formula Bar in Microsoft Excel. Also clears 
BACKSPACE  the content of the active cell. In cell editing mode, it deletes the character to the left 
of the insertion point.  
Removes the cell contents (data and formulas) from selected cells without affecting 
DELETE  cell formats or comments. In cell editing mode, it deletes the character to the right 
of the insertion point.  
Moves  to  the  cell  in  the  lower‐right  corner  of  the  window  when  SCROLL  LOCK  is 
turned on. Also selects the last command on the menu when a menu or submenu is 
visible. CTRL+END moves to the last cell on a worksheet, in the lowest used row of 
END  the rightmost used column. If the cursor is in the formula bar, CTRL+END, moves the 
cursor to the end of the text. CTRL+SHFT+END, extends the selection of cells to the 
last used cell on the worksheet (lower‐right corner). If the cursor is in the formula 
bar, CT  
Completes a cell entry from the cell or the Formula Bar, and selects the cell below 
(by  default).  In a  data form, it moves  to the first field in the  next record. Opens a 
selected  menu  (press  F10  to  activate  the  menu  bar)  or  performs  the  action  for  a 
ENTER  selected command. In a dialog box, it performs the action for the default command 
button  in  the  dialog  box  (the  button  with  the  bold  outline,  often  the  OK  button). 
ALT+ENTER  starts  a  new  line  in  the  same  cell.  CTRL+ENTER  fills  the  selected  cell 
range  
ESC  Cancels an entry in the cell or Formula Bar in Microsoft Excel. Closes an open menu 
 
Pragati Software Pvt. Ltd.  80
Microsoft Excel 2010 Level 2.                                                                     
        

or submenu, dialog box, or message window. It also closes full screen mode when 
this  mode  has  been  applied,  and  returns  to  normal  screen  mode  to  display  the 
Ribbon and status bar again.  
Moves to the beginning of a row in a worksheet. Moves to the cell in the upper‐left 
corner of the window when SCROLL LOCK is turned on.  Selects the first  command 
HOME  on  the  menu  when  a  menu  or  submenu  is  visible.  CTRL+HOME  moves  to  the 
beginning of a worksheet. CTRL+SHFT+HOME, extends the selection of cells to the 
beginning of the worksheet.  
Moves one screen down in a worksheet. ALT+PAGE DOWN moves one screen to the 
PAGE DOWN  right  in  a  worksheet.  CTRL+PAGE  DOWN,  moves  to  the  next  sheet  in  a  workbook. 
CTRL+SHFT+PAGE DOWN, selects the current and next sheet in a workbook.  
Moves one screen up in a worksheet. ALT+PAGE UP moves one screen to the left in 
PAGE UP  a  worksheet.  CTRL+PAGEUP,  moves  to  the  previous  sheet  in  a  workbook. 
CTRL+SHFT+PAGEUP, selects the current and previous sheet in a workbook.  
In  a  dialog  box,  performs  the  action  for  the  selected  button,  or  selects  or  clears  a 
check  box.  CTRL+SPACEBAR,  selects  an  entire  column  in  a  worksheet. 
SHFT+SPACEBAR,  selects  an  entire  row  in  a  worksheet.  CTRL+SHFT+SPACEBAR, 
SPACEBAR  selects  the  entire  worksheet.  If  the  worksheet  contains  data, 
CTRL+SHFT+SPACEBAR, selects the current region. Pressing CTRL+SHFT+SPACEBAR a 
second  time  selects  the  current  region  and  its  summary  rows.  Pressing 
CTRL+SHFT+SPACEBAR a third time selects the entire worksheet.  
Moves  one  cell  to  the  right  in  a  worksheet.  Moves  between  unlocked  cells  in  a 
protected  worksheet.  Moves  to  the  next  option  or  option  group  in  a  dialog  box. 
TAB  SHFT  TAB  moves  to  the  previous  cell  in  a  worksheet  or  the  previous  option  in  a 
dialog box in Microsoft Excel. CTRL TAB switches to the next tab in dialog box. CTRL 
SHFT TAB switches to the previous tab in a dialog box.  
 
 

 
Pragati Software Pvt. Ltd.  81
Microsoft Excel 2010 Level 2.