2014  
  Emergency Measures and Fire Prevention Procedures
  ADMINISTRATION

 
 HOT WORK PROGRAM 
 

 
 
 

  Hot Work Permit Instruction manual    
 
   Your training requirements with instructions. 

Your new hot work permit and fire protection 
shutdown permit (FS‐002). 
Your procedures and responsibilities in this program. 

Emergency Measures and Fire Prevention Office 
Modified on: August 2013  McGill University  0
    
 Hot Work Program 2014
 

Table of Contents
 

Part 1  Hot Work Program ................................................................................................................................ 3 

1.1  Introduction ................................................................................................................................... 3 

1.1.1  Alternatives to hot work ................................................................................................................ 3 

1.1.2          Important components of this Hot Work Program ....................................................................... 4 

Part 2  Hot Work Program Instructions ............................................................................................................ 5 

2.1  Training session instructions ......................................................................................................... 5 

2.2  Sample permit: Parts 1 and 2 ........................................................................................................ 6 

2.3  Web Registration of the permit ..................................................................................................... 9 

2.4  Roles and Hot Work Permit responsibilities ................................................................................ 10 

2.4.1  Hot Work Permit Issuer ............................................................................................................... 10 

2.4.2          Person Responsible for Site Safety.............................................................................................. 11 

2.4.3          Fire surveillance for hot work / hot work Fire Watch ................................................................. 13 

2.4.4  Occasional surveillance of hot work site/ Fire Monitor .............................................................. 14 

2.4.5  Hot Work Permit process ............................................................................................................. 16 

2.4.6  McGill tradesmen performing hot work ...................................................................................... 17 

2.4.7  Contractor performing hot work ................................................................................................. 19 

2.4.8  Contractor doing work for McGill community ‐ unrelated to Facilities Management ................ 21 

2.5  Gas cylinders on hot work sites ................................................................................................... 22 

Part 3  Administrative ..................................................................................................................................... 23 

3.1             Hot Work Training Program ‐ Administrator ............................................................................... 23 

3.1.1  Responsibilities of the Administrator .......................................................................................... 23 

3.1.2          Participants training registration table ....................................................................................... 24 

3.1.3          Hot Work training ‐ Administration work flow document .......................................................... 25 
1 

 
 Hot Work Program 2014
 

3.2  Sample report from the training session ..................................................................................... 26 

3.3  Sample certificate from the on‐line training session ................................................................... 27 

3.4  Hot Work Audits .......................................................................................................................... 28 

3.4.1  Emergency Measures and Fire Prevention Procedure for Hot Work Audits ............................... 28 

3.4.2          Hot Work Audit Form .................................................................................................................. 29 

3.4.3          Audits by other University Safety units or Facilities Safety ........................................................ 30 

Annexes  ............................................................................................................................................................. 31 

Annex A  McGill Standards on hot work ..................................................................................................... 32 

Annex B  Hot work RFP insert or prequalification process insert for preferred contractors ..................... 34 

Annex C  Obtaining a Hot Work Permit ...................................................................................................... 36 

Annex D  Fire Protection Procedure for the Scheduled Interruption of Fire Protection Equipment ......... 40 

Annex E  Emergency Evacuation Procedure ............................................................................................... 44 

Annex F  Communication of fire incidents ................................................................................................. 46 

Annex G  How to use portable fire extinguishers ....................................................................................... 47 

Annex H  National Fire Code 1995  Hot Work Section 5.2 Hot Work ......................................................... 47 

Annex I  National Fire Code 1995   Section 3.1.4. and 3.1.2.4. on compressed gases .............................. 47 

Annex J  Sample: Hot Work Warning Sign ................................................................................................. 48 

2 

 
 Hot Work Program 2014
 

Part 1 Hot Work Program

1.1 Introduction
This Hot Work Permit Program was developed to decrease the risks associated with hot work at McGill and 
to ensure we trigger fewer unfounded fire alarms originating from construction and maintenance work.  The 
program  is  supported  by  University  Services  and  was  designed  to  meet  both  legal  and  insurance 
requirements.  
 
The use of this program is mandatory for anyone performing hot work.  When possible, alternative methods 
should be used.   
 
1.1.1 Alternatives to hot work
It  is  important  that  we  establish  safer  cold  methods  for  our  trades.    These  work  methods  should  be 
described  in  design  and  operations  standards.    They  should  be  part  of  tender  documents  and  contracts.  
Training  on  how  and  when  to  use  these  methods  should  be  made  available  and  the  corresponding 
equipment should be provided for McGill staff maintenance teams.  
 
Examples of alternative methods: cold methods and/or less hazardous hot work: 

 Roofing  ‐  Cold  roofing  methods  not  requiring  the  use  of  a  torch  or  standard  mechanically 
attached/fully  adhered,  approved  roof  system  vs.  a  torch  applied  roof  system  (McGill  Roofing 
Standard 07 52 00). 
 Approved self‐drilling or compressed air‐actuated steel roof deck fasteners vs. puddle welding. 
 Mechanical removal and relocation of frozen piping to a heated area vs. thawing of piping in place 
with any form of hot work. 
 Cutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. 
 Pipe  cutting  ‐  Mechanical  pipe  cutter  instead  of  a  radial  saw,  screwed  or  flanged  pipe  vs.  sweat 
soldering. 
 Filling, polishing ‐ Manual file instead of a grinder. 
 Assembling ‐ Using nuts and bolt methods or screwed in fittings instead of welding, threaded piping 
instead of welding where legally permissible. 
 Application of floor tiles ‐ Heat gun instead of a propane torch for the heating of the adhesive (still 
hot work but less hazardous than the propane torch). 
 Odd jobs such as loosening windows or doors ‐ Mechanical work should be done instead of using the 
propane torch. 
 
 
 
 
 
 
 

3 

 
 Hot Work Program 2014
 

1.1.2 Important components of this Hot Work Program

 
1. The  Hot  Work  Permit  and  Scheduled  Interruption  of  Fire  Protection  Equipment  are  obtained  through 
web  registration.    Scheduled  interruptions  approval  of  fire  protection  equipment  and  hot  work 
notification to Emergency Measures and Fire Prevention, Security Services, Facilities Management and 
other partners will be done through this program.   
 
2. McGill standards and General Conditions for tenders and for the prequalification process for preferred 
contractors are included. 
 
3. Adequate  hot  work  site  fire  watch  followed  by  occasional  monitoring  are  a  required  part  of  this 
program. 
 
4. A  Hot  Work  Training  Program  was  adopted  for  McGill  staff  and  external  partners  including  preferred 
contractors and professionals.  This web based training program can be taken on an individual basis, at 
one’s own pace.  To register, you must make a request to [email protected]  
 
5. Safety Audits: The program includes measures for auditing hot work sites for EMFP. 
 
 
The details of the McGill program are outlined in this document and include samples of the request pages 
for  Hot  Work  and  for  Fire  Protection‐Equipment  Shutdown  permits,  the  numbered  permits  it  will  print,  a 
description of all responsibilities and a description of the administration and auditing process. 
 
EMFP staff are available to answer all inquiries with regards to hot work.  Please do not hesitate to call us at 
(514)  398‐3473  email  at  [email protected].    You  will  find  additional  information  on  the  Fire 
Prevention website: http://www.mcgill.ca/emo/fpo/ 

 
* Acronyms used within this manual: 

EMFP: Emergency Measures and Fire Prevention 
FPO: Fire Prevention Officer 
FM: Factory Mutual 
 
 
 
 
 
 
 
 

4 

 
 Hot Work Program 2014
 

Part 2 Hot Work Program Instructions

2.1 Training session instructions
This training session is a requirement for anyone who wishes to issue a Hot Work Permit at McGill or be the 
Person Responsible for Site Safety.  These rights are granted once EMFP has received your test results and 
certificate.  In this session, you will receive the pertinent safety information needed to understand hot work 
safety, be tested during each session, and tested globally at the end. 

 
1. Link for the training: 

    Use the link received by email from the EMFP office. 
    You are a registered user. 
    Enter the user name and the code provided in the email you received to access the training. 
 
2. Find and click on the Hot Work Permit training session in the language of your choice. 
 
3. Below is your lesson plan.  Review each item including the testing (Mastery) at the end.  The McGill Hot 
Work Permit is similar in theory to the FM Permit; the fire prevention principles are the same, however 
it has been adapted to the National Fire Code and our logistics are slightly different.  
Do not forget to print the report of your results, which you will find after leaving the hot work training 
session and the certificate.  Send a copy to fireprevention.mcgill.ca   
 
    
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
For those experiencing technical difficulty, please consult Fire Prevention: (514‐398‐3473). 

5 

 
 Hot Work Program 2014
 

2.2 Sample permit: Parts 1 and 2

The following images are samples of the 2‐part permit: the first page is for the Permit Issuer and the second 
is for the hot work site.  You will be filling them in partly from the website and the rest on the site of the hot 
work. 

Take  note  that  the  list  of  precautions  is  applicable  to  all  hot  work  sites.    A  few  items  may  be  crossed  out 
when they are not applicable.   

Make sure all conditions are met before signing your authorization to proceed with the work each day. 

6 

 
 Hot Work Program 2014
 

7 
 
 
 Hot Work Program 2014
 

8 

 
 Hot Work Program 2014
 

2.3 Web Registration of the permit

 
1. The  Hot  Work  Permit  form  can  be  found  at  http://www.mcgill.ca/emfp/fire‐prevention/hot‐work‐
procedure‐email Fill in all fields on the request form.   
 
2. Click on the Process button on the form to register it and receive the numbered permit.  Details of the 
automated web form process can be found in Annex C.  Provisions have been  made to allow changes 
after processing and to link the form with a Scheduled Interruption of Fire Protection Form (Annex D). 
 
3. Return your permit to [email protected] when it has expired or when the hot work and the fire 
monitoring are completed. 
 
 
The  Permit  Issuer  will  receive  the  Hot  Work  Permit  ready  for  the  site  evaluation,  surveillance,  and 
monitoring plan. Once the site has been adequately prepared and the fire watch is on site, the permit may 
be signed by the person responsible for site safety to authorize the work.   
 

9 

 
 Hot Work Program 2014
 

2.4 Roles and Hot Work Permit responsibilities

2.4.1 Hot Work Permit Issuer

A  person  representing  McGill  who  is  responsible  for  issuing  Hot  Work  Permits  and  who  has  the 
knowledge/training of:   

1. Basic construction material (combustibility) and building structures. 

2. The dangers involved with hot work.  The Permit Issuer has received McGill hot work training. 

3. The fire alarm system operation (basic) and location of manual pull stations near the hot work site and 
adjoining at risk areas. 

4. The Hot Work Permit Program and that a permit is issued for a specific location and for a specific period 
of time only.  It cannot be applied to another location in the building or to a different time period. 

5. How to use portable fire extinguishers. 

Responsibilities of the Permit Issuer 

*** Before opting to use hot work for a construction/renovation/maintenance operation, consider the use 
of cold methods to perform a task or less hazardous hot work.  Do not hesitate to ask questions or to discuss 
any possible alternatives with EMFP (514‐398‐3473).  

1. Request a Hot work Permit from the McGill auto registry website by filling in all the required fields on 
the form and submitting it.  Print the resulting numbered permit.  
 
2. Request a scheduled interruption of smoke detection 2 working days before the beginning of hot work. 
Weekends and holidays are not considered as notice for the Fire Protection – Equipment Shutdown FS‐
002  

3. Discuss  the  work  and  risk  assessment  of  the  hot  work  location  with  the  person  responsible  for  site 
safety.    Some  risks  in  the  work  environment,  may  not  be  directly  associated  with  the  project  so  the 
person  responsible  for  site  safety  must  be  informed  of  them  to  plan  the  site  preparation  (such  as 
hazardous materials, vertical service shafts, combustible construction materials, etc.). 

For McGill Facilities Maintenance the Permit Issuer and the person responsible for site safety may be the 
same person.   

10 

 
 Hot Work Program 2014
 

2.4.2 Person Responsible for Site Safety

A  person  contractually  responsible  for  the  construction  project  including  site  safety  may  be  the  Person 
Responsible for Site Safety for hot work done on site and for its conformity to the McGill Hot Work Permit 
Program.  This person may also be McGill staff responsible for staff safety for a maintenance work project or 
for a small project. This person has the knowledge/training of:   

1. Basic construction material (combustibility) and building structures. 

2. The danger involved with hot work and has received McGill hot work training. 

3. The fire alarm system operation (basic) and location of manual pull stations near the hot work site and 
adjoining at risk areas. 

4. The McGill Hot Work Permit Program and that a permit is issued for a specific location and for a specific 
period  of  time  only.    It  cannot  be  applied  to  another  location  in  the  building  or  to  a  different  time 
period. 

5. How to use portable fire extinguishers. 

 
Responsibilities of the Person Responsible for Site Safety: 

1. Discuss the work with the contractors, to verify his knowledge and comprehension of risks involved in 
the university setting.  

Verify the following points: 
 
    That the contractor physically doing the work understands the safety measures, the risks, and that 
the Hot Work Permit procedure must be adhered to. 
 
    That  the  contractor  signs  the  terms  set  fourth  in  the  permit  with  the  knowledge  that  the  work 
contract can be cancelled if the terms are not met. 
 
    That  the  contractor  understands  the  sanctions  for  an  unfounded  alarm  and  for  doing  hot  work 
without a Hot Work Permit. 
 
    That the contractor knows the location of the fire alarm pull station closest to the job (identify it on 
the permit). 
 
    That the contractor knows that smoking is not permitted in McGill buildings. 
 
    That the contractor knows that evacuation is obligatory for construction workers when fire alarms 
sound in the building and that all fire incidents, extinguished or not, must be reported to Security 
Services. 
 
    That the contractor knows how to reach this person at any time by cell phone.  

11 

 
 Hot Work Program 2014
 

2. Perform the hot work site verification, identify the required precautions for the work at hand, check the 
corresponding boxes off on the permit and show them to the hot work executants for compliance.  Most 
items on the required precautions check list will be check marked at the end of this process. 

3. Assign a fire surveillance person (Fire Watch) to the site for the duration of the work and the 60 minutes 
that follow during the planning phase.  Surveillance must be continual.  Make provisions for any type of 
work break (lunch, coffee) that would occur off site.  They may assign more than one person if there are 
adjacent, vertical or horizontal areas at risk to be watched. 

4. When  the  site  is  ready  for  work,  with  all  precautions  taken,  and  the  designated,  informed  fire 
surveillance  person  is  on  site,  sign  the  approval  of  the  permit  and  post  it  on‐site  with  the  Hot  Work 
Warning Sign. 

5. Verify the site monitoring plan on the permit and make sure that it will be in place after the fire watch.  
Any problems must be communicated to the Permit Issuer and FPO.   

6. Ensure  that  the  expired  hot  work  permit  is  recuperated  from  the  site.    Send  the  expired  permit  to 
[email protected] . 

7. If  you  need  to  revoke  a  permit  for  non  compliance  because  the  site  conditions  have  changed 
unfavorably, do the following:  

1.    Get any interruption of fire protection equipment reinstated. 

2.    Continue with the 60 minute surveillance if hot work had begun. 

3.    Continue with the site monitoring once the surveillance period has elapsed. 

4.    Send a copy of the revoked permit to [email protected] and copy the Permit Issuer. 

8. Site verifications will be done on hot work sites on an irregular basis by Emergency Measures and Fire 
Prevention and Security Services.  Work may be interrupted for non‐conformity, due to safety concerns.  
In this case, follow Point 6 measure as a revoked permit.  

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

12 

 
 Hot Work Program 2014
 

2.4.3 Fire surveillance for hot work / hot work Fire Watch

A person who is responsible for the surveillance of the hot work and has the following knowledge/training: 

1. Construction materials (combustibility) and building structures. 

2. The dangers involved with hot work.  

3. The  basic  fire  alarm  system  and  location  of  manual  pull  stations  near  the  hot  work  site  and  adjoining 
areas at risk. 

4. The Hot Work Permit Program and that a permit is issued for a specific location and for a specific period 
of time only.  It cannot be applied to another location in the building or to a different time period that 
has not been specified. 

5. Training on the use of portable fire extinguishers. 

Responsibilities of the Fire Watch 

1. Constant  surveillance  of  the  hot  work  site  as  requested  by  the  Permit  Issuer.    This  is  to  be  done 
exclusively (no other tasks are permitted). 

2. Surveillance  of  the  immediate  site  or  adjacent  areas  (more  than  one  monitor  may  then  be  required).  
This includes any areas on floors above and/or below when you have openings to the hot work site. 

3. In an emergency, pull the nearest manual station of the fire alarm system to evacuate the building and 
advise the fire department (911).  The alarm station must be located before the project begins and be 
indicated  on  the  permit.    Call  Security  (numbers  are  on  the  permit)  to  advise  of  the  situation  at  hand 
when it is safe to do so.  Security must be advised of all fires, including those that were extinguished. 

4. Use a portable fire extinguisher to extinguish the fire if it is safe to do so. 

5. Advise  the  Permit  Issuer  of  changing  conditions  on  the  hot  work  site  such  as  excessive  smoke,  new 
combustibles on site, drying of the "wet" tarps or materials or any non‐respect of the hot work permit 
conditions. 

6. Ensure the Hot Work Permit and warning sign remains posted on‐site during the operations. 

7. Advise  the  Permit  Issuer  of  the  completion  of  the  hot  work;  they  will  then  call  the  electrician  for 
reinstatement of any smoke detection bypassed for the work and to start the monitoring as planned. 

8. Sign the permit after the site surveillance is completed, and the Permit Issuer may ask you to send it to 
Fire Prevention; [email protected]  

13 

 
 Hot Work Program 2014
 

2.4.4 Occasional surveillance of hot work site/ Fire Monitor

A person who is responsible for monitoring hot work and has the following knowledge/training of: 

1. The fire alarm system and location of manual pull stations near the hot work site and adjoining areas at 
risk. 

2. The Hot Work Permit Program and the risks associated with hot work. 

3. Training on the use of portable fire extinguishers. 

4. Training on the use of a thermal imaging camera when needed. 

Responsibilities of the Fire Monitor 

The  Fire  Monitor  will  be  called  on‐site  60  minutes  after  the  hot  work  has  stopped  and  the  constant  fire 
surveillance of the site is terminated.  Monitoring of the site can then begin.  

Monitoring consists of occasionally verifying the hot work site and any adjacent areas at risk, for latent fires 
that would have smoldered, undetected, for a period of time.  In general, the monitoring is done for up to 
three hours but this will be specified by the Permit Issuer.  A thermal imaging camera may be used to verify 
for hot spots. 

If there is a smell of smoke, the monitor will call  Security 514‐389‐3000 (Downtown Campus) or 514‐398‐
7777 (Macdonald Campus) and investigate further.  If there is any evidence of a fire, the fire alarm system 
will be triggered using a manual pull station and, if it is safe to do so, the Fire Monitor will use the closest 
portable fire extinguisher to extinguish the fire. 

Monitoring options to be considered by the Permit Issuer for a hot work site: 

1. Circumstances:  The site, and any adjacent areas at risk, is provided with smoke detection that has been 
reactivated at the end of the hot work. 

Monitoring  may  consist  of  a  person  touring  the  site  and  any  adjacent  areas  at  risk  once.    The  smoke 
detection would be sufficient monitoring after that. 

2. Circumstances:  The site, and any adjacent areas at risk, will be occupied by informed staff continuously 
for the next three hours.  

Monitoring may consist of a person touring the site and any adjacent areas at risk once while advising 
the informed occupants to watch for fire over the next three hours and to pull a manual alarm located 
near the exit should there be any sign of fire. 

14 

 
 Hot Work Program 2014
 

3. Circumstances:  The site, and any adjacent areas at risk, may not be occupied by staff continuously for 
the next three hours and/or it is not entirely equipped with functional smoke detection. 

Monitoring may consist of a person touring the site and any adjacent areas at risk once to verify for any 
trace of fire, then performing subsequent site rounds at a frequency no less than once per hour and as 
determined by the Permit Issuer. 

4. Circumstances:  The hot work site is on a roof and adjacent sites at risk may be in the roof space or areas 
below, regardless of the roof construction material, ventilation openings and/or other. 

Monitoring  may  consist  of  a  person  touring  the  site  and  any  adjacent  areas  at  risk  using  a  portable 
thermal imaging camera to verify for hot spots.  Afterwards, maintaining a constant fire watch on the 
roof for up to three hours except for the time needed to perform site rounds in the areas at risk below 
the hot work site at a frequency no less than once per hour. 

5. Circumstances:  The hot work site is inside a vertical technical shaft and adjacent areas at risk are any 
areas which have openings into this shaft, including areas above and/or below.   

Access into the space is difficult and the thermal imaging camera may not always be effective because of 
the shaft construction.  Sparks can travel far into the shaft because of chimney effects and conditions 
could be appropriate for a smoldering fire. 

Monitoring may consist of a person frequently touring the hot work site and areas at risk adjacent to the 
shaft during the full three hours because of the risks associated with this type of circumstance.   

EMFP  may  be  consulted  to  discuss  any  special  cases  during  the  planning  stages  of  hot  work:  it  may  be 
difficult for an FPO to get to a site at the last minute.  Contact information can be found on the Emergency 
Measures and Fire Prevention Website http://www.mcgill.ca/emo/contact/ 

15 

 
 Hot Work Program 2014
 

2.4.5 Hot Work Permit process

 
 

16 

 
 Hot Work Program 2014
 

2.4.6 McGill tradesmen performing hot work

McGill  trade  employees  are  responsible  for  the  safe  execution  of  hot  work  under  the  responsibility  of  a 
Sector Supervisor. 

The person executing the hot work must have: 

 A competency card for performing hot work such as welding and cutting (when applicable). 

 Practical knowledge of the dangers involved with hot work. 

 Knowledge  of  the  location  of  the  closest  fire  alarm,  manual  pull  stations  to  the  hot  work  site  and  to 
adjoining areas (horizontal or vertical) at risk. 

 Knowledge of the Hot Work Permit Program.  The employee has received the McGill hot work training 
and  knows  that  a  permit  is  issued  for  a  specific  location  and  for  a  specific  period  of  time  only.    The 
permit  cannot  be  applied  to  another  location  in  the  building  or  to  a  different  time  period  that  is  not 
specified. 
 
 Training on the use of the portable fire extinguishers.  An extinguisher must be brought on site. 

Responsibilities of the Tradesmen 

***Before opting to use hot work for a construction/renovation/maintenance operation, use cold methods 
to perform your task or less hazardous hot work.  Discuss any possible method changes with your supervisor 
for approval.  

1. If no other alternatives to hot work can be found to complete the task, inform your Hot Work Permit 
Issuer of the required work at least 2 working days before it needs to be done.  Weekends and holidays 
do  not  count  as  notice  for  the  Scheduled  Interruption  of  Fire  Protection  Equipment  (48  hour  notice 
required).   

2. Maintaining  the  hot  work  equipment  in  good  working  order  and  taking  all  the  necessary  safety 
precautions in their use. 

3. Cylinders in use must be secured and protected from physical damage.  No storage of cylinders on site 
without  specific  authorization  of  the  Permit  Issuer  or  Fire  Prevention  Officer.    Spare  cylinders  of 
combustible gases and oxygen would have to be stored as required in the National Fire Code.  

4. After a comprehensive risk assessment of the environment in which the work will be performed is done, 
review the hot work permit precautions with the McGill Permit Issuer and make sure all the necessary 
precautions are followed during the course of the project.  You must report any subsequent, significant 
changes to the site to the Permit Issuer. 

5. All the protective equipment required by the Permit Issuer must be brought to the hot work site.  This 
will always include a maintained and tagged portable fire extinguisher (Classification 2A10BC).  Building 
fire extinguishers must not be moved to the site for hot work protection. 

 
17 

 
 Hot Work Program 2014
 

6. The following may be requested for the site: 

   ULC or FM approved fire resistant tarps or pads (floor protection) 
   Spark or radiation screens 
   Metal sheets 
   Pump tank (for water) and sand 
   Smoke evacuator 

7. A  bilingual  Hot  Work  Warning  Sign  with  the  following  information  must  be  provided  for  the  site  (see 
Annex J):   

 
Travail à chaud en cours  / Hot Work in Progress 
Gare au feu 
Watch for Fire 
Pour toute urgence communiquer avec le 911 et les Services de la Sécurité 514‐398‐3000 (centre‐ville)  
et 514‐398‐7777 (Campus Macdonald) 
 
 

8. Hot work site ventilation may not be done through staircases or by maintaining fire doors open. 

9. Before the hot work can proceed, a designated fire watch must be on site and maintained through the 
whole process.  
 
10. Once the hot work is completed or stopped for any reason; 

 A 60 minute fire watch must be continued on site by the fire watch. 
 If it is completed or stopped for the day, any fire detection must be immediately reactivated.  You 
must inform the Permit issuer that the hot work has ceased on site so the electrician may be called 
in. 
 

11. The worker must sign and date the hot work permit attesting that he has read, discussed the site safety 
and accepts to follow the conditions of the permit. 

18 

 
 Hot Work Program 2014
 

2.4.7 Contractor performing hot work

A contractor is defined as an external company with an employee responsible for the safe execution of hot 
work  on  a  McGill  project,  managed  by  a  McGill  Project  Representative  or  a  General  Contractor  on  a 
construction site. 

The person executing the hot work must have: 

 A competency card for performing hot work such as welding and cutting (when applicable). 

 Practical knowledge of the dangers involved with hot work. 

 Knowledge  of  the  location  of  the  closest  fire  alarm,  manual  pull  stations  to  the  hot  work  site  and  to 
adjoining areas (horizontal or vertical) at risk.  To be located prior to work beginning. 

 Knowledge  of  the  Hot  Work  Permit  Program.    A  permit  will  be  issued  for  a  specific  location  and  for  a 
specific  period  of  time  only.    It  cannot  be  applied  to  another  location  in  the  building  or  to  a  different 
time period. 

 Training on the use of the portable fire extinguishers: an appropriately maintained extinguisher must be 
brought on site by the contractor as established in the work contract.  

Responsibilities of the contractor: 

***Before opting to use hot work for a construction/renovation/maintenance operation, use cold methods 
to  perform  your  task  or  less  hazardous  hot  work.    Discuss  any  possible  method  changes  with  the  McGill 
Project Representative for approval.  

1. If  no  other  alternatives  to  hot  work  can  be  found  to  complete  the  task,  inform  your  hot  work  Permit 
Issuer (McGill Project Representative) of the required work at least 2 working days before it needs to be 
done. Weekends and holidays do not count as notice for the Scheduled Interruption of Fire Protection 
Equipment (48 hour notice required).  

2. The contractor has the responsibility of maintaining his equipment in good working order and of taking 
all necessary safety precautions in their use. 

3. Cylinders in use must be secured and protected from physical damage.  No storage of cylinders on site 
without  specific  authorization  of  the  Permit  Issuer  or  Fire  Prevention  Officer.    Spare  cylinders  of 
combustible gases and oxygen would have to be stored as required in the National Fire Code.  

4. After  a  comprehensive  risk  assessment  of  the  environment  in  which  the  work  will  be  performed,  the 
person performing the hot work must go over the hot work permit with the person responsible for the 
hot  work  site  safety  and  ensure  that  all  necessary  precautions  are  followed  during  the  course  of  the 
project.  Any subsequent changes to the site must be reported to that person. 

19 

 
 Hot Work Program 2014
 

5. The  hot  work  contractor  must  always  ensure  the  necessary  safety  equipment  is  available  for  the 
protection of the hot work site, as the person responsible for the site safety deems necessary.   

The hot work contractor may be requested to use and bring to the site: 

 ULC or FM approved Fire resistant tarps or pads (floor protection) 
 Spark or radiation screens 
 Metal sheets 
 Pump tank (for water) and sand  
 Smoke evacuator  
 
6. A 2A 10BC rated, ULC listed portable fire extinguisher must always be brought to the hot work site and 
it  must  have  been  properly  maintained  by  the  contractor  (with  maintenance  tag).    Building  fire 
extinguishers may not be moved to the site for hot work protection. 

7. A  bilingual  Hot  Work  Warning  Sign  with  the  following  information  must  be  provided  for  the  site  (see 
Annex J):     

 
Travail à chaud en cours  / Hot Work in Progress 
Gare au feu 
Watch for Fire 
Pour toute urgence communiquer avec le 911 et les Services de la Sécurité 514‐398‐3000 (centre‐ville)  
et 514‐398‐7777 (Campus Macdonald) 
For emergencies communicate with 911 and Security Services 514‐398‐3000 (Downtown) or Campus 
Security at 514‐398‐7777 (Macdonald Campus) 
 
 

8. Hot work site ventilation may not be done through staircases or by maintaining fire doors open. 

9. Before the  hot work can  proceed, a  designated fire watch must be on site  and it must  be maintained 

through the entire process.  
 
10. Once the hot work is completed or stopped for any reason: 

 A 60 minute fire watch must be continued on site by the fire watch. 
 If it is completed or stopped for the day, any fire detection must be immediately reactivated. The 
contractor must inform the Permit Issuer that the hot work has ceased on site so the electrician may 
be called in. 

 
11.  The worker must sign and date the hot work permit attesting that he has read, discussed the site safety 
and accepts to follow the conditions of the permit. 

20 

 
 Hot Work Program 2014
 

2.4.8 McGill community requesting Hot Work ‐ unrelated to Facilities Management

The member of the community may issue a hot work permit for his project as long as he has followed the 
McGill hot work training and sent us his results, participated in the program information session and is 
ready to be responsible for the site safety.  The person will have to provide a fire watch and see to site 
monitoring afterwards.  If there is fire detection on site, a request will have to be made to deactivate 
it.  The fire department issues a fine for unfounded alarms caused by this type of work: FPO will bill 
the responsible party $3000.00  Fines may also be issued by the city for negligent Hot Work Safety. 

Note: If this is not possible, contact FCC at 514‐398‐4555 to have Facilities Operations fully manage the hot 
work project, including the choice of contractor for the hot work, at your expense. 

The contractor executing the hot work must follow:  section 2.4.7. 

Responsibilities of the member of the community: See sections 2.4.1 to 2.4.4 

***Before opting to use hot work for a construction/renovation/maintenance operation, use cold methods 
to perform your task or less hazardous hot work.  Discuss any possible method changes with the McGill Fire 
Prevention Officer as described in the previous sections. 

 
1. If no other alternatives to hot work can be found to complete the task, and you accept the responsibility 
for  the  hot  work  as  described  in  previous  sections,  inform  your  McGill  Fire  Prevention  Officer  of  the 
required work at least 3 working days before it needs to be done.  Weekends and holidays do not count 
as notice for hot work or for the Fire Protection ‐ Equipment shutdown (48 hour notice required).  You 
will also need to fill in a web request for the equipment shutdown. 

2. Request  a  Hot  Work  Permit  from  the  McGill  Hot  Work  website  and  call  FPO  (514‐398‐3473).    For  this 
type  of  small  project,  obtain  guidance  from  FPO  for  your  site  surveillance  for  the  hot  work  and 
monitoring.    Any  costs  associated  with  the  work,  such  as  the  electrician  to  deactivate  the  smoke 
detection,  fire  watch  and  fire  monitor,  equipment  rental,  etc.  must  be  covered  by  the  person 
responsible for the project. 

3. Ensure  the  contractor  knows  his  responsibilities  in  the  hot  work  program  and  follows  them.  Section 
2.4.7. of this instruction manual. 

21 

 
 Hot Work Program 2014
 

2.5 Gas cylinders on hot work sites

Regulations  applicable*  at  McGill  regarding  the  gas  cylinders  are  the  2010  National  Fire  Code  and  CSA 
W117.2‐06.  However, this basic safety precaution must be adhered to: 

1. Only the cylinders currently required for the hot work are permitted to be kept on site.  This applies to 
full  or  empty  cylinders;  storage  of  spares  is  generally  not  permitted  on  site  at  McGill.    If  storage  is 
needed, the Permit Issuer, person responsible for site safety and/or FPO must be consulted about the 
arrangements. 

Notes: 

 Single cylinders of oxygen and fuel gas that are mounted on an appropriate cylinder cart or that 
are attached securely against a wall at a workstation are not considered to be in storage. 

 Cylinder valves must be closed and equipped with protection caps when the cylinders are not in 
use. 

 When  individual  cylinders  are  to  be  moved  manually,  the  cylinders  should  be  moved  using  a 
suitable cylinder cart with the cylinders properly secured.  Dragging, sliding, and rolling cylinders 
on their sides are prohibited. (CSA W117.2‐06 9.9.3.7). 

*References cited are available in our office for consultation.   

22 

 
 Hot Work Program 2014
 

Part 3 Administrative
3.1 Hot Work Training Program ‐ Administrator

3.1.1 Responsibilities of the Administrator

1. Maintain the list (name and email) of individuals who need to be trained in hot work.  Supervisors will 
need to request training for their new staff, preferred contractors, professionals or contractors from the 
administrator.  A permit may not be issued by someone without the hot work training.   

2. The training should be repeated every three years at the discretion of the supervisor. 

3. The  community  and  personnel  will  contact  [email protected]  for  the  training  access  code  for 
each participant.  FM Global will provide the codes for their training session to the administrator within 
approximately two weeks. 

4. Register the Affiliated FM access codes supplied and provide the access code to each individual required 
to do the training in the control form.   

5. Request  a  copy  of  the  training  results  report  from  each  participant.    Available  from  the  websites’ 
progress report of each individual. 

6. Ensure each trainee follows the hot work procedure information session with FPO and provide the Hot 
Work Program Instruction Manual (this document) to each participant when they follow the session. The 
power point presentation is not included in this manual. 

23 

 
 Hot Work Program 2014
 

3.1.2 Participants training registration table

 

 
 
 

24 

 
 Hot Work Program 2014
 

3.1.3 Hot Work training ‐ Administration work flow document

  

25 

 
 Hot Work Program 2014
 

3.2 Sample report from the training session

 

26 

 
 Hot Work Program 2014
 

3.3 Sample certificate from the on‐line training session

(Name of participant)

(Training date)

27 

 
 Hot Work Program 2014
 

3.4 Hot Work Audits

3.4.1 Emergency Measures and Fire Prevention Procedure for Hot Work Audits

Purpose: 

To verify that the hot work procedure is being adequately followed.  The procedure for the Hot Work Permit 
is in place to ensure the safety of the community and to prevent unfounded fire alarms in McGill buildings.
   

Responsibility: 

The Fire Prevention Office has the responsibility of performing procedural audits.   

Procedure: 

A  work  procedure  was  established  for  the  FPO  to  perform  hot  work  audits  at  varying  intervals  with  a 
standard audit form. 

If deficiencies are found on site the FPO will immediately: 

1. Interrupt the work until the deficiencies can be corrected (rapid adjustment). 

2. Revoke  the  permit  because  site  practices  are  unsafe  and  important  and  cannot  be  corrected  within  a 
reasonable amount of time.  The Fire Prevention Officer will advise the Permit Issuer immediately.  If the 
permit is revoked by the Permit Issuer, by Security, by Facilities or by FPO, the details will be added in 
the hot work database of registered permits for statistics and accountability.   

The Fire Prevention Officer responsible for hot work will take note of any negative trends with contractors, 
Permit  Issuers,  Surveillance  or  Monitoring,  such  as  unfounded  alarms,  revoked  permits,  and  hot  work 
brought  to  our  attention  because  of  the  lack  of  a  permit  or  an  actual  fire.    This  will  be  brought  to  the 
attention of Facilities Management for redress when it is detected.   

28 

 
 

3.4.2Hot Work Audit Form

Note:  This form is an internal use 
   document for FPO 

Audit ‐ Permis de travail à chaud 
 

Date de la visite du site de travail à chaud :   ___________    Heure : ______________ 
No du permis vérifié sur les lieux : ___________________ 
Travail exécuté par : Employé de l’Université McGill :      Entrepreneur externe :  
Lieux des travaux, date et heure, tel qu’indiqué au permis : Oui   Non   
______________________________________________________________________ 
Notes sur le travail à chaud (s’il y a lieu) : 
______________________________________________________________________ 
______________________________________________________________________ 
Permis signé :  Oui   Non  
Permis affiché :   Oui   Non  
 
Coordonnées du délivreur du permis :                             Formation reçue sur le travail à chaud : Oui   Non  
Nom : ___________________________    Tél : ____________________    
Personne responsable pour la sûreté des lieux:             Formation reçue sur le travail à chaud : Oui   Non    
Nom : ___________________________    Tél : ____________________ 
Surveillant d’incendie sur les lieux :  Oui   Non     
Tous les espaces à risque sont surveillés: Oui   Non  
Remplaçant prévu pour les pauses :  Oui   Non           ____________________________________ 
Dernier contrôle prévu adéquat (veille 3 h ou autres): Oui   Non   
____________________________________ 
 
Système d’alarme désactivé :   S/O   Oui   Non  
Localisation de déclencheur manuel d’alarme à proximité :   S/O   Oui   Non  
Gicleurs automatiques en service :   S/O   Oui   Non  
Extincteur portatif dédié :              Oui   Non    __________________________ 
Protection adéquate du site dans un rayon de 15 m (50 pi)? Oui   Non    (recommandations ci‐dessous) 
____________________________________________________________________________________ 
____________________________________________________________________________________ 
 
Entreposage de bouteilles de gaz : Oui   Non                  Changement demandé au site : Oui   Non  
____________________________________________        
____________________________________________ 
____________________________________________        
____________________________________________ 
 
Permis révoqué:       Oui   Non  
________________________________________________________________________ 
________________________________________________________________________   
 
Délivreur du permis informé :    Oui   Non        Service de sécurité informé :   Oui   Non                                   
Suivi requis de Gestion des installations pour de la formation supplémentaire :    Oui   Non                     
 
Signature :      _____________________________________            Date : _______________________ 
Inspecteur en prévention des incendies  

29 

 
 Hot Work Program 2014
 

3.4.3 Site verifications by other University Safety units or Facilities Safety

These units may develop their own safety audit procedures. 

30 

 
 

Annexes

31 

 
 

Annex A McGill Standards on hot work

McGill Standards 
Division 01 ‐ General Requirements 
Hot Work Operations 
     

Part 1     General 

1.1  Summary 

In general, follow the standards below when specifying the methods of assembly, installation, construction 
or  demolition  on  a  project,  on  McGill  property.    Unless  otherwise  indicated,  these  standards  are  not 
intended to restrict or replace professional judgment.  

1.2  Design requirements 

In order to protect workers, the public, and the property, specify to the General Contractor safe alternatives 
to using hot work in the project whenever it is possible and can produce the desired result. 

Examples of alternative methods: cold methods or less hazardous hot work: 

 Roofing  ‐  Cold  roofing  methods  not  requiring  the  use  of  a  torch  or  standard  mechanically 
attached/fully adhered, approved roof system vs. a torch applied roof system. 
 Approved self‐drilling or compressed air‐actuated steel roof deck fasteners vs. puddle welding. 
 Mechanical removal and relocation of frozen piping to a heated area vs. thawing of piping in place 
with any form of hot work. 
 Cutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. 
 Pipe  cutting  ‐  Mechanical  pipe  cutter  instead  of  a  radial  saw,  screwed  or  flanged  pipe  vs.  sweat 
soldering. 
 Filling, polishing ‐ Manual file instead of a grinder. 
 Assembling ‐ Using nuts and bolt methods or screwed in fittings instead of welding, threaded piping 
instead of welding where legally permissible. 
 Application of floor tiles ‐ Heat gun instead of a propane torch for the heating of the adhesive (still 
hot work but less hazardous than the propane torch). 
 Odd jobs such as loosening windows or doors ‐ mechanical work instead of using a propane torch. 
 

Part 2     Hot Work Procedure 

1. McGill will not tolerate fires and/or explosions caused by hot work or allow conditions that may lead to 
these hazardous events.  Hot work may only be conducted on the premises outside of designated hot 
work areas if authorized by designated facility personnel and the following conditions are verified:  

1.1 No other suitable non‐hot work means can be found to produce the desired result. 

1.2 No other safe location can be found to do the hot work. 

32 

 
 

1.3 The  designated/trained  person(s)  involved  with  authorizing  and  conducting  the  hot  work  have 
complied with all hot work permitting process requirements, including all precautions and required 
follow‐up actions.  This includes: constant site surveillance during and for 60 minutes when the work 
is  interrupted  plus  subsequent  monitoring  for  maximum  of  3  hours  =  total  of  4  hour  fire  watch.   
Contractors hired to do  work potentially involving hot work must comply  with all requirements of 
the hot work permitting process and will be overseen by a designated University employee.  

2. Only  standard  McGill  contracts  will  be  issued  and  clearly  marked.  Safety/procedural  compliance  and 
named insured clauses are non‐negotiable.   

3. All employees and other persons doing hot work on these premises must have received the necessary 
education to be able to accept responsibility for safe, loss‐free hot work operations.  The executer of hot 
work on‐site must have practical knowledge of the dangers involved with hot work operations and must 
have knowledge of the McGill Hot Work Permit requirements.  Hot work will be coordinated with the 
Project Manager or McGill Facilities Supervisor. 

4. Failure to comply with this procedure will be cause for disciplinary action whether the failure lies with 
the worker doing the work or the person supervising the work being done. 

33 

 
 

Annex B Hot work RFP insert or prequalification process insert for

preferred contractors
 

Hot Work Procedure 

1. McGill will not tolerate fires and/or explosions caused by hot work or allow conditions that may lead to 
these  hazardous  events.  Hot  work  may  only  be  conducted  on  the  premises  outside  of  designated  hot 
work areas if authorized by designated facility personnel and the following conditions are verified:  

1.1  No other suitable non‐hot work means can be found to produce the desired result. 

1.2  No other safe location can be found to do the hot work. 

1.3  The  designated/trained  person(s)  involved  with  authorizing  and  conducting  the  hot  work  have 
complied with all hot work permitting process requirements, including all precautions and required 
follow‐up actions.  This includes: constant site surveillance during and for 60 minutes when the work 
is  interrupted  plus  subsequent  monitoring  for  maximum  of  3  hours  =  total  of  4  hour  fire  watch.   
Contractors hired to do  work potentially involving hot work must comply  with all requirements of 
the hot work permitting process and will be overseen by a designated University employee.  

2. Only  standard  McGill  contracts  will  be  issued  and  clearly  marked.    Safety/procedural  compliance  and 
named insured clauses are non‐negotiable.   

3. All employees and other persons doing hot work on these premises must have received the necessary 
education to be able to accept responsibility for safe, loss‐free hot work operations.  The executer of hot 
work on site must have practical knowledge of the dangers involved with hot work operations and must 
have knowledge of the McGill Hot Work Permit requirements.  Hot work will be coordinated with the 
Project Manager or McGill Facilities Supervisor. 

4. Failure to comply with this procedure will be cause for disciplinary action whether the failure lies with 
the worker doing the work or the person supervising the work being done. 

Sanctions  

1. A Hot Work Permit is required for all hot work performed on McGill property.   

The  line  of  conduct  dictated  by  the  Hot  Work  Permit  Program  must  be  strictly  adhered  to.    Failure  to 
abide with the McGill Hot Work Policy may result in the termination of the contract.   

2. Contractors  have  the  responsibility  of  advising  the  McGill  Project  Manager  at  least  2  working  days  in 
advance of any operations they need to perform that may produce smoke or significant dust.  Weekends 
and  holidays  do  not  count  as  notice  for  hot  work  or  for  the  scheduled  interruption  of  fire  protection 
equipment  FS‐002.    Failure  to  advise  the  Project  Manager  of  these  operations,  which  inadvertently 
result  in  an  unfounded  fire  alarm  in  the  building,  will  be  sanctioned.    A  fine  will  be  charged  to  the 
negligent party should an investigation by McGill find the party responsible. 

34 

 
 

Priority to alternative means 

In  order  to  protect  workers,  the  public,  and  the  property,  safe  alternatives  to  using  hot  work  in  McGill 
projects must be given priority whenever it is possible and can produce the desired result. 

Examples of alternative methods: cold methods or less hazardous hot work:  

 Roofing  ‐  Cold  roofing  methods  not  requiring  the  use  of  a  torch  or  standard  mechanically 
attached/fully adhered, approved roof system vs. a torch applied roof system. 
 Approved self‐drilling or compressed air‐actuated steel roof deck fasteners vs. puddle welding. 
 Mechanical removal and relocation of frozen piping to a heated area vs. thawing of piping in place 
with any form of hot work. 
 Cutting ‐ Manual hydraulic shears vs. saw/torch cutting, reciprocating saw vs. radial saw. 
 Pipe  cutting  ‐  Mechanical  pipe  cutter  instead  of  a  radial  saw,  screwed  or  flanged  pipe  vs.  sweat 
soldering. 
 Filling, polishing ‐ Manual file instead of a grinder. 
 Assembling ‐ Using nuts and bolt methods or screwed in fittings instead of welding, threaded piping 
instead of welding where legally permissible. 
 Application of floor tiles ‐ Heat gun instead of a propane torch for the heating of the adhesive (still 
hot work but less hazardous than the propane torch). 
 Odd jobs such as loosening windows or doors ‐ mechanical work instead of using a propane torch. 
 
Safety Equipment to bring on site 

The hot work contractor must always ensure the necessary safety equipment is available for the protection 
of the hot work site, as the Permit Issuer deems necessary.   

He may be requested to use and bring to the site: 

 ULC or FM approved Fire resistant tarps or pads (floor protection) 
 Spark or radiation screens 
 Metal sheets 
 Pump tank (for water) and sand 
 Smoke evacuator  
 
A 2A 10BC rated, ULC listed portable fire extinguisher must always be brought to the hot work site and it 
must have been properly maintained by the contractor (with maintenance tag).  Building fire extinguishers 
may not be moved to the site for hot work protection.  

A bilingual Hot Work Warning Sign with the following information must be provided for the site:   
Travail à chaud en cours  / Hot Work in Progress 
Gare au feu 
Watch for Fire 
Pour toute urgence communiquer avec le 911 et les Services de la Sécurité 514‐398‐3000 (centre‐ville)  et 
514‐398‐7777 (Campus Macdonald) 
For emergencies communicate with 911 and Security Services 514‐398‐3000 (Downtown) or Campus 
Security at 514‐398‐7777 (Macdonald Campus) 

35 

 
 

Annex C Obtaining a hot work permit

Request to be made from EMFP website with at least 2 day notice to obtain the permit and plan the work, in 
case an equipment shutdown is required.  We detail the process here but if you have any questions do not 
hesitate to contact us (514‐398‐3473 or [email protected])  Click on the link on our website and enter 
your special user name and password to begin the process. 

1. Request: 
Most information is required data on each form.  An error message will appear if you omit details.  

36 

 
 

2. Pop up after submitting your form : 

After processing your request, a pop‐up will give you the possibility of making a request for a Scheduled 
Interruption of fire protection equipment with part of the information you just provided for the hot work.  From 
this pop‐up you will have immediate access to your Hot Work permit since you are not waiting for an approval. 

37 

 
 

3. Editing your request  

You will receive an email with the hot work permit that will give you the possibility of modifying your request.   
Corrections are possible until the permit is locked in by FPO.   

38 

 
 

When your permit has been locked in, modifications will be denied and a clone of your request form will be 
offered to submit a new request. Processing at this stage will create a new permit so please advise FPO if the old 
permit is no longer valid. 

39 

 
 

Annex D ‐ Fire Protection – Equipment shutdown

Making your request on line 
Request to be made on our website with at least 48 hour notice to obtain the authorization and safety 
instructions for the shutdown of electricity, of the fire prevention water supply, of components of the fire alarm 
system or of fire protection equipment (sprinkler protection, fire pump or standpipe).  We detail the process 
here but if you have any questions do not hesitate to contact us (514‐398‐3473 or [email protected]) 

1. Request: 
** Most information and the notice are required data on each form.  An error message will appear if you omit 
details. 

40 

 
 

2. Pop up after submitting your form : 

After processing your request, a pop‐up will give you the possibility of making a request for a Hot Work Permit 
with the information you just provided for the Fire protection equipment shut‐down.   

 
3. Confirmation email 

You will receive an email with a link to edit your request for a quick fix, a link to extend this job (new request 
with same basic information) and a link to submit a hot work request if you haven’t done so. 

41 

 
 

4. Editing denied 

You will only be able to edit it until FPO locks it in for processing. You will need to contact FPO if you need to 
modify your request.   

In the interest of saving time, a link is offered on this message to a request form with the same basic information 
as in your previous request.  Processing of this new form is unrelated to any other request. 

5. Approval 

After the review by the Fire Prevention Officer, you will receive an email with the approval or denial to your 
request.   

With the approval comes the ES permit with the instruction that must be followed.                                                 
On this email you will again have a link to requesting a hot work permit if it is needed and has not already been 
done. 

The ES permit will have this appearance. 

42 

 
 

With denials or with equipment shutdowns that are not required, an email will be sent to inform the requestor 
of the situation. 

Forms, permits and emails are all bilingual or provided in French and English.  Instructions will be in one 
language, as circumstances dictate. 

43 

 
 

Annex E Emergency Evacuation Procedure

The purpose of this document is to establish McGill’s responsibilities and procedures to be followed in the 
event of an emergency.  Emergency evacuation procedures are designated to ensure the safety of people in 
buildings  during  emergencies  by  coordinating  and  controlling  building  evacuations  until  the  appropriate 
emergency  services  arrive.    An  emergency  can  be  defined  as  any  event,  natural  or  man‐made,  which 
endangers  the  lives  of  the  community  and  their  visitors  within  the  building  requiring  an  immediate 
response. 

All  McGill  University  Faculties,  staff,  and  students  are  responsible  for  knowing  appropriate  emergency 
information  for  their  work  areas,  classrooms,  and/or  living  areas.    This  includes:  emergency  plans,  exits, 
alternate routes of egress, and the location of pull alarm stations, portable fire extinguishers and meeting 
points. 

Emergency  evacuation  plans  are  located  in  strategic  locations  on  each  floor  of  all  campus  buildings.  
Members of the McGill community should become familiar with these plans as well as the location of pull 
alarm stations, emergency exits, and portable fire extinguishers in their area.  In the event of an emergency 
with the necessity of evacuation, a pull alarm station must be activated. 

In case of fire: 

Anyone discovering a fire, smoke, strong smell of burning or of an unusual nature, should immediately:  

 Pull the fire alarm station. 
 If it is safe and you are trained to do so, use the correct fire extinguisher to put out the fire. 
 Begin evacuation procedures as describe below. 
 Once  evacuated,  inform  the  authorities  of  the  location  and  nature  of  the  fire,  the  unsafe  exits, 
persons   requiring assistance, and other pertinent details. 
 Remain available to Security to fill in incident reports.  

In case of a fire alarm in your building: 
 
Always begin evacuation procedures, as follows: 

 Secure  any  hazardous  materials  before  leaving  and  quickly  perform  any  “Equipment  Shutdown 
Procedures”, if applicable. 
 Evacuate the premises in a swift, orderly fashion using the nearest safe exit. 
 Do NOT use the elevators. 
 Follow the instructions of Evacuation Team. 
 Provide assistance to persons with disabilities or with special needs. 
 Move completely away from the building.  Go to the meeting point*, as directed by the evacuation 
team, or at a distance of at least 100 m from the building. 
 When you are away from any danger, call 911 and McGill Security: for Downtown Campus call (514) 
398‐3000 and for MacDonald Campus call (514) 398‐7777. 
 If you have special knowledge about the evacuation or incident remain available to Security and the 
authorities.  Inform them of the location and nature of the fire, injuries, persons requiring assistance 
and other pertinent details.  Remain available to Security to fill in incident reports. 
 You may only re‐enter the premises when it is officially authorized.  
44 

 
 

Simply use your common sense.  Be prepared by knowing your  work area, the equipment you work with, 
and the fire protection equipment, such as portable fire extinguisher, manual pull station, etc.  Have in mind 
that your personal safety comes first. 

* Building specific meeting points have been identified to provide a location for evacuees to gather upon 
exiting  their  building.    Evacuees  should  follow  the  direction  of  the  emergency  evacuation  personnel  to 
their appropriate meeting point.  

45 

 
 

Annex F Communication of fire incidents

Procedure for the Communication of fire incidents on Campus  

 
Purpose:  To  have  all  fire  incidents  investigated  by  the  Fire  Prevention  Office  and/or  Security  Services  and/or  the 
Montreal Fire Department to prevent the loss of property. To review incidents and investigation reports to improve Fire 
Prevention on Campus.  

Responsibility: It is primarily the responsibility of the client, the Fire Prevention office and Security Services to maintain 
consistent communication. 

Procedure: 

McGill Managers: 

Advise all McGill Staff and Contractors working on McGill property that they have a duty to report all incidental fires to 
Security Services (Downtown Security 514‐398‐3000 – Macdonald Campus Security 514‐398‐7777) regardless of the size, 
cause or location (McGill Facilities or McGill properties). Fires that have been extinguished without triggering an alarm 
must also be reported.  
 
1. Activate the fire alarm pull station. 
 
2. Evacuate. 
 
3. Call  911  from  a  hard  line  or  cell  phone  then  call  Security  at  (514)  398‐3000  (Downtown)  or  (514)  398‐7777 
(Macdonald). 
 
Advising Contractors: 

Distribution of this directive when a contract is awarded constitutes proper advising. The manager of the contracting firm 
will then be responsible to advise all workers of this directive. 

Advising Staff: 

A  reminder  during  staff  meetings  and  the  posting  of  these  instructions  on  staff  bulletin  boards  constitutes  proper 
advising. Staff can then advise technicians, students or guests.  

Incident Report must be completed for each event. 

 Send a copy to FPO, 
 Send a copy to Security 
 Send a copy to Project Manager, if required. 

46 

 
 

 
 

Annex G How to use portable fire extinguishers

Please consult our webpage: 
http://www.mcgill.ca/emo/fpo/protectionequipment/extinguishers 

Annex H National Fire Code 1995 Hot Work Section 5.2 Hot Work
Available at our offices at 3610 McTavish, 3rd floor for consultation purposes 

Annex I National Fire Code 1995 Section 3.1.4. and 3.1.2.4. on

compressed gases
Available at our offices at 3610 McTavish, 3rd floor for consultation purposes 

47 

 
 

Annex J Sample Warning Sign

 

Suggested format for signage on hot work sites: free standing with a hot work specific message on 
both sides. 

48