CHAPTER 7

PROJECT COST MANAGEMENT

Project Management Professional (PMP®) Certificate Exam

Preparation Course. Based on PMBOK® Guide 4th Edition.

CHAPTER 07:
PROJECT COST MANAGEMENT
Riyadh - 2011
Imad Alsadeq,
PMP®, PMOC, PMI-RMP®, MCP

© 2011 THIQAH – Management and Engineering Solutions. PMP Material Ver.02, All Rights reserved. www.thiqah.com

www.thiqah.com

PMBOK and PMP are registered marks of the Project Management Institute, Inc.

O
P
E
N Discussion

THIQAH Copyrights © 2009  2

PMP Exam Preparation Course 1
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

Project Management Process Groups
Knowledge Areas
Initiating Process Planning Process Executing Process Monitoring & Controlling Closing Process
4.4 Monitor and Control 

Planning Process Group
4. Integration
4.1 Develop 
Project Charter
4.2 Develop Project 
Management Plan
4.3 Direct and Manage 
Project Execution
Project Work
4.5 Perform Integrated 
Change Control
4.6 Close Project
or Phase

5.1 Collect Requirements
5.4 Verify Scope
5. Scope 5.2 Define Scope
5.5 Control Scope
5.3 Create WBS
6.1  Define Activities
6.2 Sequence Activities
6.3 Estimate Activity 
6. Time Resources 6.6 Control Schedule
6.4 Estimate Activity 
Durations
6.5 Develop Schedule
7.1 Estimate Costs
7. Cost 7.3 Control Costs
7.2 Determine Budget
8.2 Perform
8. Quality 8.1 Plan Quality 8.3 Perform Quality Control
Quality Assurance
9.2 Acquire Project Team
9. Human  9.1 Develop Human 
9.3 Develop Project Team
Resource Resource Plan
9.4 Manage Project Team
10.3 Distribute Information
10.  10.1 Identify 
10.2 Plan Communications 10.4 Manage Stakeholder  10.5 Report Performance
Communications Stakeholders
Expectations
11.1  Plan Risk Management
11.2 Identify Risks
11.3 Perform Qualitative Risk 
11.6 Monitor and Control 
11. Risk Analysis
Risks
11.4 Perform Quantitative 
Risk Analysis
11.5 Plan Risk Responses
12.  12.3 Administer 12.4 Close 
12.1 Plan Procurements 12.2 Conduct Procurements 3
Procurement Procurements Procurements

www.thiqah.com

PROJECT COST MANAGEMENT OUTLINE

7 Project Cost Management

7.1 Estimate Costs

7.2 Determine Budget

7.3 Control Costs

THIQAH Copyrights © 2009  4

PMP Exam Preparation Course 2
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

Project Cost Management
Project Cost Management includes the 
processes involved in estimating, budgeting, 
and controlling costs so that the project can 
be completed within the approved budget.

• Level of accuracy
• Units of measure
• Organizational procedures links
 The cost management 
• Control thresholds
processes and their associated  • Rules of performance 
tools and techniques are  measurement
usually selected during the  • Reporting formats
project life cycle definition • Process descriptions

Help in 
establishing:
THIQAH Copyrights © 2009  5

www.thiqah.com

The Project Cost Management
 Capturing costs:
The cost of an acquired item can be measured when:
 The acquisition decision is made or committed, 
 The order is placed, 
 The item is delivered, or 
 The actual cost is incurred or recorded for project 
accounting purposes.

 Can Project Cost Decisions affect the subsequent cost 
of using, maintaining, and supporting the product, 
services, or result of the project

THIQAH Copyrights © 2009  6

PMP Exam Preparation Course 3
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

What is the project cost management?

 Primarily concerned with the cost of the 
resources needed to complete the project.

People Materials Equipment

Facilities Inf. & tech.

It includes all processes needed to ensure the 
project is completed within the approved budget 
THIQAH Copyrights © 2009  7

www.thiqah.com

Cost Management Terminologies
 DEPRECIATION
Lost value over time, divided into two categories;
 Straight line
 Accelerated

 LAW OF DIMINISHING RETURNS
The more you put in something, the less you get out of 
it!

 WORKING CAPITAL
Current assets minus current liabilities
THIQAH Copyrights © 2009  8

PMP Exam Preparation Course 4
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

Accounting Standards
Present Value (PV)

Net Present Value (NPV)

Internal Rate of Return (IRR)

Payback Period

Benefit Cost Ratio (BCR)

Opportunity Cost

All these financial methods are used as project 
selection methods in Initiation Process Group

www.thiqah.com

Present Value (PV)

PV = Present Value
FV = Future Value
PV = FV / (1 + r)n r = Interest Rate
n = Number of time periods 

Example

What is the present value for $500,000 received four years 
from now if the interest rate is expected to be 10%? Should 
it be more or less than US $500,000?
Answer:
Less;
500,000/(1.1)4 < 500,000 
10

PMP Exam Preparation Course 5
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

Net Present Value (NPV)

NPV = PV of all benefits - PV of all costs

Example

Income/ PV at 10% PV at 10%

Time period Costs
Revenue interest rate interest rate
0 0 0 500 500
1 200 181.81 1000 909.09
2 500 413.22 0 0
3 2000 1502.62 0 0
Total 2097.65 1409.09

NPV = 2,097.65 – 1,409.09 = 688.56

www.thiqah.com

Internal Rate of Return (IRR)
The rate at which project inflows (revenues) and
project outflows (costs) are equal
CONCEPTUAL:
Each project is an investment with a specific rate (IRR). The one 
with the highest IRR should be chosen.

Example

• Project A has an IRR of 10% and Project B has an

IRR of 12%. Which one to choose?
Answer:
Project B;
(it has a higher IRR)

PMP Exam Preparation Course 6
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

Payback Period

The number of time periods it takes to recover the

investment made in the project before starting to make
profit

Projects with shorter payback periods

should be chosen

THIQAH Copyrights © 2009  13

www.thiqah.com

Benefit Cost Ratio (BCR)
The benefits are 
BCR > 1 greater than costs

The costs are greater 
BCR < 1 than benefits

Projects with higher BCR should be chosen

PMP Exam Preparation Course 7
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 4th edition. ©2008 Project Management Institute, Inc. P. 41

Common Cost PM Process Interactions
7.1 Estimate 
Costs
7.3 Control 
7.2 Determine  Costs
Budget
Level of Process Interaction

Executing Monitoring
Planning

Initiating Closing

Time
©2009 THIQAH Copyrights 15

www.thiqah.com

7.1 Estimate Costs
The process of developing an 
approximation of the monetary resources 
needed to complete project activities.

 Consider additional 
hours during design 
 Consider the possible 
leads to reduce the 
causes of variation of  cost of execution.
the cost estimates, 
including risks.

THIQAH Copyrights © 2009  16

PMP Exam Preparation Course 8
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

7.1 Estimate Costs (cont.)
 For example, a project in the initiation 
phase could have a Rough Order of 
Magnitude (ROM) estimate in the range  Project 
of ‐50 to +100%. Later in the project, as  Progress
more information is known, estimates 
could narrow to a range of ‐10 to +15%.  Cost 
Estimates

Integ‐
Scope,  ration
Time
Sources of input information are derived 
Cost,  from the outputs of project processes in 
… other Knowledge Areas. Once received, all 
of this information will remain available as 
inputs to all three of the cost management 
processes.
Inputs for Cost Mgmt 
Processes

www.thiqah.com

7.1 Estimate Costs (cont.)
 If the performing organization does not have formally 
trained project cost estimators, then the project team 
will need to supply both the resources and the 
expertise to perform project cost estimating activities.

 Costs are estimated for all resources that will be 
charged to the project. 
 labor, materials,
 equipment, 
 services, 
 facilities, 
 categories such as an inflation allowance or contingency 
costs. 

PMP Exam Preparation Course 9
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 4th edition. ©2008 Project Management Institute, Inc. P. 169

7.1 Estimate Costs Data Flow Diagram

THIQAH Copyrights © 2009  19

www.thiqah.com

7.1 Estimate Costs
Inputs
• .1 Scope baseline
• .2 Project schedule
• .3 Human resource plan
• .4 Risk register
• .5 Enterprise environmental factors 
• .6 Organizational process assets

Tools & Techniques 
• .1 Expert judgment 
• .2 Analogous estimating 
Outputs
• .3 Parametric estimating 
• .4 Bottom‐up estimating  • .1 Activity cost estimates
• .5 Three‐point estimates  • .2 Basis of estimates
• .6 Reserve analysis  • .3 Project document updates
• .7 Cost of quality 
• .8 PM estimating software 
• .9 Vendor bid analysis

THIQAH Copyrights © 2009  20

PMP Exam Preparation Course 10
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

7.1 Estimate Costs

• Scope statement
.1 Scope baseline • Work breakdown structure
• WBS dictionary

• The type and quantity of resources and 
the amount of time which those 
.2 Project schedule resources are applied to complete the 
work of the project are major factors in 
determining the project cost.

THIQAH Copyrights © 2009  21

www.thiqah.com

7.1 Estimate Costs

• Project staffing attributes, personnel 
.3 Human resource  rates, and related rewards/recognition 
plan are necessary components for 
developing the schedule cost estimates.

• Risks, which can be either threats or 
opportunities, typically have an impact 
.4 Risk register
on both schedule activity and overall 
project costs.

THIQAH Copyrights © 2009  22

PMP Exam Preparation Course 11
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

7.1 Estimate Costs
.5 Enterprise 
• Marketplace conditions
environmental  • Published commercial information.
factors 

• Cost estimating policies
• Cost estimating templates
• Historical information
• Project files
.6 Organizational  • Project team knowledge
process assets • Lessons learned
• Resource cost rates
• Basic assumptions

THIQAH Copyrights © 2009  23

www.thiqah.com

7.1 Estimate Costs

• Cost estimates are influenced by 
numerous variables such as labor rates, 
material costs, inflation, risk factors, and 
other variables. Expert judgment, guided 
by historical information, provides 
.1 Expert judgment  valuable insight about the environment 
and information from prior similar 
projects. Expert judgment can also be 
used to determine whether to combine 
methods of estimating and how to 
reconcile differences between them

THIQAH Copyrights © 2009  24

PMP Exam Preparation Course 12
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

7.1 Estimate Costs

• Analogous cost estimating means using 
the actual cost of previous, similar 
projects as the basis for estimating the 
cost of the current project. Analogous 
.2 Analogous  cost estimating is frequently used to 
estimating  estimate costs when there is a limited 
amount of detailed information about 
the project (e.g., in the early phases). 
Analogous cost estimating uses expert 
judgment

THIQAH Copyrights © 2009  25

www.thiqah.com

7.1 Estimate Costs

• Parametric estimating is a 
technique that uses a statistical 
relationship between historical 
data and other variables (e.g., 
.3 Parametric 
estimating 
square footage in construction, 
lines of code in software 
development, required labor 
hours) to calculate a cost estimate 
for a schedule activity resource

THIQAH Copyrights © 2009  26

PMP Exam Preparation Course 13
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

7.1 Estimate Costs

• This technique involves 
estimating the cost of individual 
work packages or individual 
.4 Bottom‐up  schedule activities with the 
estimating  lowest level of detail. This 
detailed cost is then summarized 
or “rolled up” to higher levels for 
reporting and tracking purposes

THIQAH Copyrights © 2009  27

www.thiqah.com

7.1 Estimate Costs

• the program evaluation and review technique 
(PERT). PERT uses three estimates to define an 
approximate range for an activity's cost:
• Most likely (CM). The cost of the activity, based on 
realistic effort assessment for the required work 
.5 Three‐point  and any predicted expenses.
estimates  • Optimistic (CO). The activity cost based on analysis 
of the best‐case scenario for the activity.
• Pessimistic (CP). The activity cost based on analysis 
of the worst‐case scenario for the activity.
• Expected CE=(CO+4CM+CP)/6

THIQAH Copyrights © 2009  28

PMP Exam Preparation Course 14
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

7.1 Estimate Costs

• Cost estimates may include reserves 
(sometimes called contingency 
allowances),to be used at the discretion  
of the project manager to deal with 
.6 Reserve Analysis anticipated , but not certain, events. 
These events are “known unknowns” and 
are part of the project scope and cost 
baselines

THIQAH Copyrights © 2009  29

www.thiqah.com

7.1 Estimate Costs

• Cost of quality (Section 8.1.2.2) can also 
.7 Cost of Quality be used to prepare the schedule activity 
cost estimate.

• Is widely used to assist with cost 
.8 Project  estimating. Such tools can simplify the 
Management  use of some cost estimating techniques 
Estimating Software and thereby facilitate rapid consideration 
of various cost estimate alternatives

THIQAH Copyrights © 2009  30

PMP Exam Preparation Course 15
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

7.1 Estimate Costs

• In cases where projects are won 
under competitive processes, 
additional cost estimating work 
.9 Vendor Bid  can be required of the project 
Analysis team to examine the price of 
individual deliverables, and derive 
a cost that supports the final total 
project cost

THIQAH Copyrights © 2009  31

www.thiqah.com

7.1 Estimate Costs

• quantitative assessment of the likely costs 
.1 Activity cost  of the resources required to complete 
schedule activities. This type of estimate 
estimates can be presented in summary form or in 
detail

THIQAH Copyrights © 2009  32

PMP Exam Preparation Course 16
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

7.1 Estimate Costs

• Regardless of the level of detail, the supporting 
documentation should provide a clear, professional, and 
complete picture by which the cost estimate was derived
• Supporting detail for the activity cost estimates should 
include:
• Supporting detail for the activity cost estimates should 
.2 Basis of  include:
• Documentation of all assumptions made
estimates
• Documentation of any known constraints
• Indication of the range of possible estimates (e.g., 
$10,000 (‐10% / +15%) to indicate that the item is 
expected to cost between $9,000 and $11,500)
• Indication of the confidence level of the final estimate.

THIQAH Copyrights © 2009  33

www.thiqah.com

7.1 Estimate Costs

.3 Project  • Project documents that may be updated 
document updates include but are not limited to risk register

THIQAH Copyrights © 2009  34

PMP Exam Preparation Course 17
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

PROJECT COST MANAGEMENT OUTLINE

7 Project Cost Management

7.1 Estimate Costs

7.2 Determine Budget

7.3 Control Costs

THIQAH Copyrights © 2009  35

www.thiqah.com

7.2 Determine Budget
The process of aggregating the estimated 
costs of individual activities or work packages 
to establish an authorized cost baseline.

Project budgets constitute the funds  This baseline includes all 
authorized budgets, but 
authorized to execute the project.  excludes management reserves.
Project cost performance will be 
measured against the authorized 
budget.

THIQAH Copyrights © 2009  36

PMP Exam Preparation Course 18
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 4th edition. ©2008 Project Management Institute, Inc. P. 175

7.2 Determine Budget Data Flow Diagram

THIQAH Copyrights © 2009  37

www.thiqah.com

7.2 Determine Budget
Inputs
• .1 Activity cost estimates
• .2 Basis of estimates
• .3 Scope baseline
• .4 Project schedule
• .5 Resource calendars
• .6 Contracts
• .7 Organizational process assets

Tools & Techniques Outputs
• .1 Cost aggregation • .1 Cost performance baseline 
• .2 Reserve analysis • .2 Project funding requirements 
• .3 Expert judgment • .3 Project document updates
• .4 Historical relationships
• .5 Funding limit reconciliation

THIQAH Copyrights © 2009  38

PMP Exam Preparation Course 19
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

7.2 Determine Budget

• Cost estimates for each schedule 
.1 Activity cost  activity within a work package are 
estimates aggregated to obtain a cost estimate for 
each work package.

• Any basic assumptions dealing with the 
inclusion or exclusion of indirect costs in 
.2 Basis of estimates the project budget are specified in the 
basis of estimates (Supporting detail for 
cost estimates).

THIQAH Copyrights © 2009  39

www.thiqah.com

7.2 Determine Budget

• • Scope Statement.
• These funding constraints are reflected in the 
project scope statement.
• • Work breakdown structure. 
• provides the relationships among all the project 
.3 Scope baseline deliverables and their various components.
• WBS dictionary. 
• Provide with the related detailed SOW. an 
identification of the deliverables and a 
description of the work in each WBS component 
required to produce each deliverable.

THIQAH Copyrights © 2009  40

PMP Exam Preparation Course 20
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

7.2 Determine Budget

• Includes planned start and finish dates for 
the project’s activities, milestones, work 
.4 Project schedule packages, planning packages, and control 
accounts. This information is used to 
aggregate costs to the calendar periods

• provide information on which resources 
are assigned to the project and when they 
.5 Resource 
are assigned. This information is used to 
calendars indicate resource costs over the duration 
of the project.

THIQAH Copyrights © 2009  41

www.thiqah.com

7.2 Determine Budget

• Contract information related to what 
products, services, or results have been 
.6 Contracts purchased — and their costs — are used in 
developing the budget

• Include but are not limited to:
• Existing formal and informal cost budgeting‐
.7 Organizational  related policies, procedures, and guidelines
process assets • Cost budgeting tools
• Reporting methods.

THIQAH Copyrights © 2009  42

PMP Exam Preparation Course 21
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

7.2 Determine Budget

• Schedule activity cost estimates are aggregated 
by work packages in accordance with the WBS. 
The work package cost estimates are then 
.1 Cost aggregation aggregated for the higher component levels of 
the WBS, such as control accounts, and 
ultimately for the entire project

• Reserve analysis establishes contingency 
reserves, such as the management contingency 
.2 Reserve analysis reserve, that are allowances for unplanned, but 
potentially required, changes

THIQAH Copyrights © 2009  43

www.thiqah.com

7.2 Determine Budget

.3 Expert judgment

• result in parametric estimates or analogous estimates 
Models can be (e.g., residential home construction will 
cost a certain amount per square foot of living space)
• Both the cost and accuracy of analogous and 
.4 Historical  parametric models can vary widely. They are most 
likely to be reliable when:
relationships
• Historical information used to develop the model is 
accurate,
• Parameters used in the model are readily quantifiable
• Models are scalable

THIQAH Copyrights © 2009  44

PMP Exam Preparation Course 22
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

7.2 Determine Budget

• Large variations in the periodic 
expenditure of funds are usually 
undesirable for organizational 
operations. Therefore, the 
.5 Funding limit 
expenditure of funds is reconciled 
reconciliation
with the funding limits set by the 
customer or performing 
organization on the disbursement
of funds for the project

THIQAH Copyrights © 2009  45

www.thiqah.com

A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 4th edition. ©2008 Project Management Institute, Inc. P. 178

7.2 Determine Budget

• An authorized time‐phased budget at completion (BAC) used to 
measure, monitor, and control overall cost performance on the 
project. 
.1 Cost  • It is developed as a summation of the approved budgets by 
performance  time period and is typically displayed in the form of an S‐curve, 
as is illustrated in below Figure. 
baseline  • In the earned value management technique the cost 
performance baseline is referred to as the performance 
measurement baseline (PMB).

THIQAH Copyrights © 2009  46

PMP Exam Preparation Course 23
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

7.2 Determine Budget

• Total funding requirements and periodic funding 
requirements (e.g., quarterly, annually) are derived 
from the cost baseline. The cost baseline will 
include projected expenditures plus anticipated 
liabilities.
.2 Project funding 
requirements  • Funding often occurs in incremental amounts that 
are not continuous, which appear as steps as 
shown in previous Figure. 

• The total funds required are those included in the 
cost baseline, plus management reserves, if any.

THIQAH Copyrights © 2009  47

www.thiqah.com

7.2 Determine Budget

• Project documents that may be updated 
include but are not limited to:
.3 Project  • Risk register.
Document Updates • Cost estimates.
• Project schedule.

THIQAH Copyrights © 2009  48

PMP Exam Preparation Course 24
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

Project Management Process Groups
Knowledge Areas
Initiating Process Planning Process Executing Process Monitoring & Controlling Closing Process
4.4 Monitor and Control 

Planning Process Group
4. Integration
4.1 Develop 
Project Charter
4.2 Develop Project 
Management Plan
4.3 Direct and Manage 
Project Execution
Project Work
4.5 Perform Integrated 
Change Control
4.6 Close Project
or Phase

5.1 Collect Requirements
5.4 Verify Scope
5. Scope 5.2 Define Scope
5.5 Control Scope
5.3 Create WBS
6.1  Define Activities
6.2 Sequence Activities
6.3 Estimate Activity 
6. Time Resources 6.6 Control Schedule
6.4 Estimate Activity 
Durations
6.5 Develop Schedule
7.1 Estimate Costs
7. Cost 7.3 Control Costs
7.2 Determine Budget
8.2 Perform
8. Quality 8.1 Plan Quality 8.3 Perform Quality Control
Quality Assurance
9.2 Acquire Project Team
9. Human  9.1 Develop Human 
9.3 Develop Project Team
Resource Resource Plan
9.4 Manage Project Team
10.3 Distribute Information
10.  10.1 Identify 
10.2 Plan Communications 10.4 Manage Stakeholder  10.5 Report Performance
Communications Stakeholders
Expectations
11.1  Plan Risk Management
11.2 Identify Risks
11.3 Perform Qualitative Risk 
11.6 Monitor and Control 
11. Risk Analysis
Risks
11.4 Perform Quantitative 
Risk Analysis
11.5 Plan Risk Responses
12.  12.3 Administer 12.4 Close 
12.1 Plan Procurements 12.2 Conduct Procurements 49
Procurement Procurements Procurements

www.thiqah.com

PROJECT COST MANAGEMENT OUTLINE

7 Project Cost Management

7.1 Estimate Costs

7.2 Determine Budget

7.3 Control Costs

THIQAH Copyrights © 2009  50

PMP Exam Preparation Course 25
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

7.3 Control Costs
Control Costs is the process of monitoring the 
status of the project to update the project 
budget and managing changes to the cost 
baseline.

 Influencing the factors that create 
changes,
 Ensuring that all change requests 
are acted on,
 Managing the actual changes,
 Ensuring that cost expenditures do 
not exceed the authorized funding.

THIQAH Copyrights © 2009  51

www.thiqah.com

7.3 Control Costs (cont.)
 Monitoring cost performance to isolate and 
understand variances from the approved cost 
baseline,

 Monitoring work performance against funds 
expended,

 Preventing unapproved changes from being 
included in the reported cost or resource usage,

 Informing appropriate stakeholders of all approved 
changes and associated cost, and

 Acting to bring expected cost overruns within 
acceptable limits.

PMP Exam Preparation Course 26
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 4th edition. ©2008 Project Management Institute, Inc. P. 180

7.3 Control Costs Data Flow Diagram

THIQAH Copyrights © 2009  53

www.thiqah.com

7.3 Control Costs
Inputs
• .1 Project management plan 
• .2 Project funding requirements 
• .3 Work performance information 
• .4 Organizational process assets

Tools & Techniques Outputs
• .1 Earned value management • .1 Work performance measurements 
• .2 Forecasting • .2 Budget forecasts 
• .3 To‐complete performance index (TCPI)  • .3 Organizational process assets updates 
• .4 Performance reviews  • .4 Change requests 
• .5 Variance analysis  • .5 Project management plan updates 
• .6 Project management software • .6 Project document updates

THIQAH Copyrights © 2009  54

PMP Exam Preparation Course 27
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

7.3 Control Costs

• Cost Performance baseline.
.1 Project management plan 
• Cost management plan

.2 Project funding 
requirements 

• Deliverables that have been completed and those not yet 
.3 Work performance  completed, 
information  • Costs authorized and incurred
• Estimates for completing the schedule activities.

• Existing formal and informal cost control‐related policies, 
.4 Organizational process  procedures, and guidelines,
assets • Cost control tools
• Monitoring and reporting methods to be used.

THIQAH Copyrights © 2009  55

www.thiqah.com

7.3 Control Costs

• Method for integrating scope, schedule, and 
resources, for measuring project performance.
• EVM develops and monitors three key dimensions for 
each work package and control account:
• ‐ Planned value.
.1 Earned value 
• ‐ Earned value.
management • Actual cost.
• Compares what was planned with what was actually 
spent with what was actually “earned” (Variance = 
Plan – Actual)
• The principles of EVM can be applied to all projects, in 
any industry.

THIQAH Copyrights © 2009  56

PMP Exam Preparation Course 28
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

What is Eearned Value?

"Task A, which I was supposed to complete today, is 
scheduled to cost $1,000. I am only 85 percent 
done on this task. Thus I have done $850 worth of 
work which is my earned value.
Earned Value = (Value of completed work)

Variance = Plan – Actual

THIQAH Copyrights © 2009  57

www.thiqah.com

7.3 Control Costs
 Cost Variance CV: CV = EV – AC
I have done $850 worth ‫ يستحق‬of work (EV)‫ القيمة المستحقة‬but it actually
cost me $900 to do this (AC). it has cost me $50 more to
do what I have done than I originally though (CV)

 Schedule Variance: SV = EV – PV
As of today, I was supposed to have done $1,000 worth of
work on task A (PV). I have actually done $850 worth of
work (EV). Thus, I am behind in my schedule by $150
worth of work (SV).

PMP Exam Preparation Course 29
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

7.3 Control Costs
 Cost Performance index (CPI): ‫مؤشر أداء التكلفة‬ CPI = EV/AC
I have done $850 worth of work (EV). it has cost me $900 to
do so (AC). Each dollar I actually spent generated 94.4 cents
worth of work (cost performance factor).
SPI = EV/PV
 Schedule Performance Index (SPI): ‫مؤشر أداء الجدول الزمني‬

I have done $850 worth of work (EV). The value of work

scheduled is $1,000 (PV). Each dollar of scheduled work
generated $0.85 worth of work (schedule performance factor)

www.thiqah.com

7.3 Control Costs

A project of producing 4 mobiles devices, each mobile planned

to cost $100. By the end of the third day this was the status:

PMP Exam Preparation Course 30
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

7.3 Control Costs

EV (Earned Value):
The value of the amount of work actually
Cost
completed on a task (or project) as of a
certain date, according to the baseline plan.
EV = % Actual Complete x BAC
2.5/4 * 400 = 250

www.thiqah.com

7.3 Control Costs

PMP Exam Preparation Course 31
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

THIQAH Copyrights © 2009  63

www.thiqah.com

Earned Value exercises
PV AC EV

Now
Contract Budget Base
AC } MR
 BAC

Cost PV
EV

Time

PMP Exam Preparation Course 32
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 4th edition. ©2008 Project Management Institute, Inc. P. 183

7.3 Control Costs

• Forecasting includes making estimates or 
predictions of conditions in the project’s 
.2 Forecasting future based on information and knowledge 
available at the time of the forecast

THIQAH Copyrights © 2009  65

www.thiqah.com

7.3 Control Costs

• Estimate At Completion formulas:

• The project manager’s bottom-up EAC.
• EAC = AC + bottom-up ETC.
• requires a new estimate to complete the
remaining project work.
• EAC forecast for ETC work performed at the
.2 Forecasting budgeted rate.
• EAC = AC + BAC – EV.
• Accepts the actual project performance to date
(whether favorable or unfavorable) as
represented by the actual costs, and predicts
that all future ETC work will be accomplished at
the budgeted rate.

THIQAH Copyrights © 2009  66

PMP Exam Preparation Course 33
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

7.3 Control Costs

• Estimate At Completion formulas (Cont.):

• EAC forecast for ETC work performed at the
present CPI.
• EAC = BAC/cumulative CPI.
• The ETC work is assumed to be performed at the
same cumulative cost performance index (CPI)
.2 Forecasting • EAC forecast for ETC work considering both SPI and
CPI factors.
• EAC=AC + [(BAC –EV)/(cumulative CPI x
cumulative SPI)].
• The ETC work will be performed at an efficiency
rate that considers both the cost and schedule
performance indices.

THIQAH Copyrights © 2009  67

www.thiqah.com

7.3 Control Costs

• The to‐complete performance index (TCPI) is the 
calculated projection of cost performance that must 
be achieved on the remaining work to meet a 
specified management goal, such as the BAC or the 
EAC. If it becomes obvious that the BAC is no longer 
viable, the project manager develops a forecasted 
(new) estimate at completion (EAC). Once approved, 
.3 To‐complete  the EAC effectively supersedes the BAC as the cost 
performance goal. 
performance index 
• Equation for the TCPI based on the BAC: 
(TCPI)  (BAC ‐ EV) / (BAC ‐ AC).
• The TCPI is conceptually displayed in the coming 
Figure. The equation for the TCPI is shown in the 
lower left as the work remaining (defined as the BAC 
minus the EV) divided by the funds remaining (which 
can be either the BAC minus the AC, or the EAC 
minus the AC).

THIQAH Copyrights © 2009  68

PMP Exam Preparation Course 34
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 4th edition. ©2008 Project Management Institute, Inc. P. 186

To‐complete performance index (TCPI) 

THIQAH Copyrights © 2009  69

www.thiqah.com

7.3 Control Costs

• It is used in conjunction with one or more of the 
following performance‐reporting techniques:
.4 Performance  • Variance analysis.
reviews  • Trend analysis.
• Earned value performance.

• The percentage range of acceptable variances 
will tend to decrease as more work is 
.5 Variance Analysis accomplished. The larger percentage variances 
allowed at the start of the project can decrease 
as the project nears completion.

THIQAH Copyrights © 2009  70

PMP Exam Preparation Course 35
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

7.3 Control Costs

.6 Project  • Is often used to monitor the three EVM 
dimensions (PV, EV, and AC) to display 
management  graphical trends and to forecast a range of 
software possible final project results.

THIQAH Copyrights © 2009  71

www.thiqah.com

7.3 Control Costs

• The calculated CV, SV, CPI, and SPI values 
.1 Work  for WBS components, in particular the 
performance  work packages and control accounts, are 
measurements  documented and communicated (Section 
10.3.3.1) to stakeholders

• Either a calculated EAC value or a bottom‐
up EAC value is documented and the 
.2 Budget forecasts  value
• Communicated to stakeholders.

THIQAH Copyrights © 2009  72

PMP Exam Preparation Course 36
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

7.3 Control Costs

• Analysis of project performance can generate 
a request for a change to increase or 
decrease the budget. Change requests 
(Section 4.3.3.3) are processed for review 
and disposition through the Perform 
.3 Organizational  Integrated Change Control process
process assets  • Recommended corrective actions : A 
updates  corrective action is a documented direction 
for executing the project work to bring 
expected future performance of the project 
work in
• line with the project management plan.

THIQAH Copyrights © 2009  73

www.thiqah.com

7.3 Control Costs

.4 Change requests 

.5 Project 
• Cost performance baseline, 
management plan  • Cost management plan.
updates 

.6 Project document  • Cost estimates, 
updates • Basis of estimates.

THIQAH Copyrights © 2009  74

PMP Exam Preparation Course 37
 CHAPTER 7
PROJECT COST MANAGEMENT

Any Questions?

Project Cost Management
THIQAH Copyrights © 2009  75

www.thiqah.com

Project Management Process Groups
Knowledge Areas
Initiating Process Planning Process Executing Process Monitoring & Controlling Closing Process
4.4 Monitor and Control 
4.1 Develop  4.2 Develop Project  4.3 Direct and Manage  Project Work 4.6 Close Project
4. Integration
Project Charter Management Plan Project Execution 4.5 Perform Integrated  or Phase
Change Control
5.1 Collect Requirements
5.4 Verify Scope
5. Scope 5.2 Define Scope
5.5 Control Scope
5.3 Create WBS
6.1  Define Activities
6.2 Sequence Activities
6.3 Estimate Activity 
6. Time Resources 6.6 Control Schedule
6.4 Estimate Activity 
Durations
6.5 Develop Schedule
7.1 Estimate Costs
7. Cost 7.3 Control Costs
7.2 Determine Budget
8.2 Perform
8. Quality 8.1 Plan Quality 8.3 Perform Quality Control
Quality Assurance
9.2 Acquire Project Team
9. Human  9.1 Develop Human 
9.3 Develop Project Team
Resource Resource Plan
9.4 Manage Project Team
10.3 Distribute Information
10.  10.1 Identify  10.2 Plan Communications
10.4 Manage Stakeholder  10.5 Report Performance
Communications Stakeholders
Expectations
11.1  Plan Risk Management
11.2 Identify Risks
11.3 Perform Qualitative Risk 
11.6 Monitor and Control 
11. Risk Analysis
Risks
11.4 Perform Quantitative 
Risk Analysis
11.5 Plan Risk Responses
12.  12.3 Administer 12.4 Close 
12.1 Plan Procurements 12.2 Conduct Procurements
Procurement Procurements Procurements

PMP Exam Preparation Course 38