Terminal Handbook 

 
 
 
 
 
 

 
WIGGINS ISLAND COAL EXPORT TERMINAL
 

 
TERMINAL HANDBOOK  
 

  Published: 6 September 2016 

This document developed for the Wiggins Island Coal Export Terminal (WICET) contains confidential material relating to the business and financial interests of 
WICET Pty Ltd. WICET is to be contacted in accordance with Part 3, Division 3 Section 37 of the Right to Information Act 2009 should any Government Agency 
receive a Right to Information application for this document. Contents of this document may either be in full or part exempt from disclosure pursuant to the 
Right to Information Act 2009. 
Terminal Handbook 
 

TABLE OF CONTENTS 
1  INTRODUCTION ............................................................................................................................. 5 
2  DISCLAIMER AND AMENDMENTS ................................................................................................. 6 
3  COMMUNICATIONS AND CONTACTS ........................................................................................... 7 
4  VESSEL LOADING FACILITIES ......................................................................................................... 8 
5  SAFETY .......................................................................................................................................... 9 
6  ENVIRONMENT ........................................................................................................................... 15 
7  SECURITY ..................................................................................................................................... 17 
8  SERVICES ..................................................................................................................................... 18 
9  VESSEL SUITABILITY .................................................................................................................... 21 
10  PLANNING FOR VESSEL LOADING ............................................................................................... 25 
11  OPERATIONAL REQUIREMENTS AND PROCEDURES ................................................................... 27 
12  WICET COAL SUPPLY CHAIN AND COAL HANDLING ................................................................... 34 
13  OTHER MATTERS ......................................................................................................................... 35 
ANNEXURE A – DEFINITIONS................................................................................................................. 38 
ANNEXURE B – PRE‐ARRIVAL QUESTIONNAIRE .................................................................................... 41 
ANNEXURE C – WICET LOADING SEQUENCE/PLAN .............................................................................. 45 
ANNEXURE D – UNDER KEEL CLEARANCE AND SAILING DRAFT* ......................................................... 47 
ANNEXURE E – DRAWINGS ................................................................................................................... 48 
ANNEXURE F – SHIP / SHORE SAFETY CHECKLIST ................................................................................. 51 
ANNEXURE G ‐ REFERENCES ................................................................................................................. 54 
ANNEXURE H ‐ ACKNOWLEDGMENT OF RECEIPT OF THE WICET TERMINAL HANDBOOK .................. 55 
ANNEXURE I – VESSEL VETTING QUESTIONNAIRE ................................................................................ 57 
 

   

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 3 of 58

 
Terminal Handbook 
 

 
EMERGENCY PROCEDURE 
  FOR VESSELS 
 
 

IN  THE  EVENT  OF  AN  EMERGENCY,  IMMEDIATELY  CONTACT  THE 

PORT OF GLADSTONE (VTS CENTRE). 

Call Sign  Gladstone Harbour Control 
VHF Radio  VHF 13 and 16* 
          *Both channels are monitored 

State: 
 The name and position of the ship; 
 The nature of the emergency; and 
 The type of assistance required. 
 

IF BERTHED ALONGSIDE TERMINAL FACILITIES: 
 
Also inform the shiploader operator on the phone number provided 
on the Ship/Shore Safety Checklist, and advise them of: 
 the nature of the emergency; and 
 if the VTS Centre has been contacted (as above). 

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 4 of 58

 
Terminal Handbook 
 

1 INTRODUCTION 
This Handbook has been developed as a single document and is also available in 2 separate volumes 
(Volume  1:  Handbook  &  Volume  2:  Annexures)  to  facilitate  electronic  distribution  to  interested 
parties. Both volumes comprise the Handbook and the recipient must read both volumes together.  
The Annexures are available as separate documents on the WICET website (www.wicet.com.au). 

The purpose of this Handbook is to communicate Terminal requirements, procedures and information 
relevant to the ship‐to‐shore interface at Wiggins Island Coal Export Terminal (WICET) within the Port 
of Gladstone, Queensland, Australia. 

 The Handbook will provide the Ship’s Master, Ship’s Agent and other stakeholders interacting 
with  the  Terminal  with  sufficient  information  to  assist  WICET  in  ensuring  that  vessels  are 
safely, efficiently and effectively berthed, loaded and despatched from the Terminal. 
 This Handbook shall be supplied electronically to the Ship’s Master, via the Ship’s Agent, at 
approximately 10 days prior to ETA in alignment with the WICET Terminal Rules requirements 
and vessel vetting procedures. 
 A vessel pre‐arrival questionnaire (see Annexure B) and an acknowledgement of receipt and 
compliance (see Annexure H) must be completed and signed by the Ship’s Master or their 
representative as part of the Vessel Sign‐Up process. 
 The  procedures  and  requirements  set  out  in  this  Handbook  must  be  complied  with  unless 
otherwise agreed by the Operator. The Operator reserves the right to refuse to allow a vessel 
to berth in the event of: 
(i) any failure to complete and return a vessel pre‐arrival questionnaire, any documents 
required to be produced, or a signed acknowledgement of receipt, or  
(ii) any non‐compliance by a Ship’s Master, owner or Ship’s Agent with the procedures 
and requirements set out in this Handbook. 
 The Port of Gladstone is managed and operated by Gladstone Ports Corporation (GPC). For 
further  information  and  guidelines  to  assist  Ships'  Masters,  owners,  and  Ships’  Agents  of 
vessels  arriving  at  and  traversing  the  Port  of  Gladstone  including  all  matters  relating  to 
facilities,  navigation,  maximum  Port  vessel  size,  pilotage,  towage,  vessel  handling,  vessel 
safety, promulgated berth, swing basin and channel depth information, marine regulations, 
temporary channel or vessel restrictions and marine pollution, please refer to the publications 
identified in Annexure G. 
 Recommendations regarding mooring and loading procedures are a guide only, and are in no 
way  intended  to  be  comprehensive  or  to  indicate  that  all  other  usual  procedures  and 
precautions should not be observed. 
 The  Operator  will  not  be  liable  to  any  person  as  a  result  of,  or  in  connection  with,  any 
information, requirements, conditions or suggestions in this Handbook. 

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 5 of 58

 
Terminal Handbook 
 

 This Handbook is governed by the law in force in Queensland, Australia. All parties covered by 
this Handbook submit to the jurisdiction of the courts of Queensland and of any court that 
may hear appeals therefrom for any proceedings in connection with this document. 
 

2 DISCLAIMER AND AMENDMENTS 
The  information  and  procedures  in  this  Handbook  are  subject  to  amendment  following  prior 
notification to relevant stakeholders. 

To  the  best  of  the  Operator’s  knowledge  the  information  contained  in  this  Handbook  is  true  and 
correct at the time of writing, however, the Operator makes no warranties in respect of and accepts 
no responsibility for its accuracy or completeness (regardless of its purpose or use). 

The Operator reserves the right to change the information contained in this Handbook at any time.  It 
is the user's responsibility to ensure that the latest edition of this Handbook is being referred to. Any 
inquiries regarding this information should be referred to: 

Details  To the Operator 

Address  PO Box 5284, Gladstone, QLD 4680 

Attention  General Manager 

Phone Number  +61 (0)7 4795 2500 

Email Address  [email protected] 

   

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 6 of 58

 
Terminal Handbook 
 

3 COMMUNICATIONS AND CONTACTS 
Where this document requires oral communication/contact to be made between the Ship’s Master or 
other  vessel  crew  and  Terminal  Personnel,  this  communication  will  be  made  by  telephone  to  the 
relevant role and number detailed below.  

Where this document requires communication/submission of documents, this communication will be 
made by email to the relevant role and email address detailed below. 

If the point of contact is uncertain please contact the Logistics Specialist in the first instance. 

CONTACT  PHONE  EMAIL 

Terminal Supervisor  +61 (0)7 4975 2550  [email protected] 

Logistics Specialist  +61 (0)7 4970  9696  [email protected] 

Port Facility Security  +61 (0)7 4970 9670 [email protected] 

Officer 
Central Controller  +61 (0)7 4970 9600  [email protected]  

   

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 7 of 58

 
Terminal Handbook 
 

4 VESSEL LOADING FACILITIES 
4.1 GENERAL INFORMATION 

Operating hours:  365 days/year, 24 hours/day 

Layout:  Single Berth; Single Shiploader 

Vessel sizes:  40,000 to 220,000 dwt 

Berthing:  Starboard side‐to 

Berth pocket depth:  18.8 metres 

Dredged length at berth face:  431 metres 

Refer MSQ Port Procedures and Information 
Swing Basin depth: 
for Shipping – Gladstone 
 

4.2 EQUIPMENT DESIGN 

Berth No. 1   

Longitudinal travel along quay line, shuttle 
Shiploader type: 
inboard & outboard reach, hoist luffing 

Maximum shiploader rate:  8,250 tph maximum rate 
Typical range of Gross Loading 
4,000 – 7,000 tph 
Rates: 
35.1 metres from fender line (free fall); 
Maximum shiploader outreach:  37.2 metres from fender faceline  (with spoon 
fully engaged) 
Shiploader travel distances:  240 metres 

Berth Quay Line Length:  378 metres between outer dolphins 
Reinforced concrete structure, steel piles, 
Berth structure: 
open deck layout.
Fenders:  Bridgestone SUC2250H 

Quick release hooks with fixed Capstans and 
Mooring system: 
remote release functionality 
 

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 8 of 58

 
Terminal Handbook 
 

4.3 VESSEL RESTRICTIONS: 

Maximum vessel LOA:  320 metres 

Maximum vessel beam:  50.1 metres 

Maximum air draft:  21 metres (Refer Section 10.9) 

Refer Annexure D ‐ Under keel clearance and 
Maximum Sailing Draft: 
sailing draft 

Refer Section 9.1 Vessel Criteria for vessel suitability to load coal at the Terminal. 

5 SAFETY 
An integral part of the WICET operations is to uphold the vision of health and safety excellence across 
the business.  In order to achieve this vision, health and safety safeguards and management strategies 
are a requirement. 

The Operator is committed to: 

 Looking  after  the  health,  safety  and  well‐being  of  all  employees  and  visitors  entering,  or 
working on our sites 
 Ensuring, so far as is reasonably practicable, that the health and safety of people is not put at 
risk from work carried out as part of the business activities or undertakings; 
 Actively promoting the Zero Harm philosophy at all levels; 
 Establish measurable objectives and targets for monitoring safety performance; 
 Ensure compliance with all relevant legislative requirements; and 
 Ensure continual improvement in health and safety performance. 

This commitment is a requirement from all employees, contractors, and visitors entering the Terminal. 

The Ship's Master, on behalf of itself and owners of the vessel, acknowledges and accepts, and must 
ensure compliance by the vessel and all vessel's crew and personnel with, the requirements of the 
Terminal  Rules,  this  Terminal  Handbook,  the  Port  Rules,  and  all  applicable  laws  (including  all 
environmental rules and regulations). 

As  part  of  the  Terminal  safety  management  strategy  and  in  accordance  with  maritime  transport 
security legislation, it is a requirement that all crew members be transported by motor vehicle when 
departing the wharf area and upon return to the vessel. Upon embarking and disembarking the vessel, 
crew members are restricted to the immediate route from ship to vehicle. 

 
Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 9 of 58

 
Terminal Handbook 
 

5.1 CODE OF PRACTICE FOR THE SAFE LOADING AND UNLOADING OF BULK CARRIERS 

Each vessel must comply with the IMO Code of Practice for the Safe Loading and Unloading of Bulk 
Carriers (Blu Code), the International Solid Bulk Cargo Code (IMSBC) and all relevant Marine Orders 
including Marine Order 34 (Solid Bulk Cargoes) 2007 and the requirements of the Australian Maritime 
Safety Authority (AMSA) in respect of loading of vessels at the Terminal. 

The Operator may refuse to allow a vessel to berth, or may request a vessel to immediately leave the 
berth if, in the opinion of the Operator, the vessel: 

 is unsafe; 
 is unable to promptly commence loading; and/or 
 has ceased loading for any reason. 

All practicable precautions must be taken to ensure the complete safety of the vessel and all persons 
on board as well as of the Terminal and Terminal personnel. 

Without limitation: 

 There must at all times be sufficient crew on board to safely handle and monitor the vessel's 
lines, gangway and brow and conduct cargo operations; 
 No person may light a fire or smoke in a vessel's hold or any external area of a vessel berthed at 
the Terminal or any other area where this has been prohibited by the Operator; 
 A copy of the vessel’s firefighting and safety appliance plan together with a crew list must be 
kept in a prominent position external to the accommodation; and 
 Explosive or flammable substances may not be loaded or unloaded from the vessel except with 
the written permission of the Operator. 

5.2 SHIP/SHORE SAFETY CHECKLIST 

The ship/shore safety checklist (See Annexure F) must be completed by the Ship’s Master or their 
representative and the Load Master prior to Authority to Load. 

5.3 INDUCTIONS 

All  service  providers  including  Ship’s  Agents,  providores,  seafarer’s  representatives,  and  draft 
surveyors must be inducted to the WICET site prior to any site access. 

   

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 10 of 58

 
Terminal Handbook 
 

5.4 PPE 

Signage on site identifies the personal protective equipment (PPE) required in each of the areas at the 
Terminal. 

 
Ships' crew are only permitted to access the Terminal for the purpose of being transported from the 
wharf for shore leave. When doing so Ships’ crew must comply with the minimum personal protective 
equipment  (PPE) requirements.  Only approved transport providers will be  permitted  access to the 
Terminal and wharf facilities.  

Where  Ship’s  Crew  require  access  to  the  wharf  to  monitor  draft  readings,  prior  approval  of  the 
Terminal Supervisor must be obtained. 

Ships' crew are not permitted to access the wharf for any other purpose without the prior approval of 
the Terminal Supervisor.  

Minimum Personal Protective Equipment Requirements are: 
 High Visibility Vest (over a long sleeved shirt) or High Visibility Long Sleeved Shirt 
 Safety Helmet  
 Filled in (ie fully enclosed) shoes or boots 
 Safety Glasses (Clear) 

5.5 AREA SPECIFIC SIGNAGE 

Throughout the Terminal, signage is posted to make people entering an area aware of the necessary 
PPE requirements of the area, specific hazards of the area or general information such as the location 
of emergency assembly points and first aid facilities. Take time to read and understand these signs 
before proceeding into a work area. If you are unsure as to what a sign means ask your supervisor. 

   
     

     

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 11 of 58

 
Terminal Handbook 
 

5.6 ALARMS 

5.6.1 Conveyor belts 

The conveyer systems are used to transport coal from the rail receival area to the coal stockpiles and 
from the coal stockpiles to the shiploaders. Before a conveyor belt system starts, a warning siren will 
sound.  If  you  are  working  around  the  conveyer  system  be  aware  of  starting  belts  and  potential 
entanglement. No body part is to be within the tripwire unless the conveyer has been isolated. 

Note  that  conveyor  belts  can  be  stopped  by  pulling  the  trip  wire  that  runs  along  the  side  of  each 
conveyor belt. 

 
 

5.6.2 Shiploader 

The  shiploader  has  the  ability  to  long  travel  along  the  wharf  on  rail  lines.  When  not  in  use  the 
shiploader is parked with its boom in the upright position to allow the safe berthing of vessels. 

The  shiploader  is  fitted  with  an  audible  shiploader  travel  alarm  however  the  shiploader  may 
commence moving with little or no warning.   

You must phone the Shiploader Operator and notify that you are boarding or disembarking the vessel.     

5.7 VESSEL EQUIPMENT 

Vessel equipment or machinery must not extend beyond the extreme breadth of the vessel on the 
berthed side unless authorised by the Operator. 

   

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 12 of 58

 
Terminal Handbook 
 

5.8 ENTRY TO CARGO HOLDS 

No person is to enter any hatch that is being loaded once loading has commenced in that hold. 

Any variation to this requirement must be authorised by agreement between the Terminal Supervisor 
and Ship’s Master. 

Entry to any hatch must be supervised by the Ship’s Master or his representative. 

The relevant hatch must be partially closed prior to entry to indicate crew are working in the hatch 
and the Ship’s Master must ensure a spotter is used. 


 

 Partially  closed  hatch  to  indicate  personnel  in  hatch,  to  indicate  no  loading  in  this  hatch 
permitted. 


 

Hatches fully open indicates loading could occur. Hatches fully open must not be accessed by 
vessel personnel.  

   

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 13 of 58

 
Terminal Handbook 
 

5.9 HOT WORK 

A Vessel must not undertake any hot work activities whilst alongside without the express approval of 
the Terminal Operator. 

Hot work can be defined as the undertaking of a process that may generate significant heat or sparks. 
This can include grinding, welding, the use of oxy acetylene cutting or heating, use of naked flames, 
and smoking and other similar operations 

5.9.1 Guidelines for undertaking hot work 

The following steps shall be followed for conducting of hot work: 

a. All works shall be approved by the Terminal Supervisor prior to the undertaking of any hot 
work activity. 
b. A  Hot  Work  Permit  (HWP)  must  be  completed  stating  the  reason  for  the  works  and  the 
method  for  executing  the  works.  The  Hot  Work  Permit  form  available  from  the  Regional 
Harbour Master may be used for submission to the Terminal. 
c. Only  the  Ships’  Agent,  Ships’  Master  or  Chief  Officer  can  seek  application  for  a  Hot  Work 
Permit. 
d. Work must only be conducted in accordance with the approval. 
e. Work must only be performed during the approved period as stated on the permit.  
f. Each  person  associated  with  the  works  must  be  familiar  with  the  approval  and  safety 
requirements. 
g. Adequate fire fighting controls and personnel shall be in place for the duration of the active 
Hot Work Permit. 

5.10 SMOKE FREE 

The Operator encourages and promotes a smoke free workplace for all persons within the Terminal 
including the berth.  Smoking is prohibited in all buildings, company vehicles, equipment and mobile 
plant.  

Ship’s crew are responsible for ensuring that the Terminal Supervisor, Load Master and operators are 
provided with a smoke free environment in the areas in which they are working. 

5.11 HYDRAULIC INTERACTION 

Vessels moored at the Terminal may be subject to hydraulic interaction caused by vessels passing in 
the channel, which could  cause the moored vessel to move. To ensure the hydraulic  interaction  is 
minimised, the Ships’ Master must ensure that moorings are appropriately configured, maintained 
and constantly monitored whilst alongside. 

Scheduled vessel movements in the channel may be obtained by reference to the relevant Ship’s 
Agent or reviewed at: https://qships.tmr.qld.gov.au/webx/#. 

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 14 of 58

 
Terminal Handbook 
 

5.12 INCIDENT MANAGEMENT 

All incidents, near hits, non‐conformances and hazards must be immediately reported to the Terminal 
Supervisor and Ship’s Agent so appropriate action can be taken. 

6 ENVIRONMENT 
The  Operator  is  committed  to  operating  the  Terminal  in  accordance  with  good  industry  practice 
strategies. This is addressed through detailed design criteria, the efficient utilisation of resources and 
the implementation of appropriate technologies and environmentally sound principles.   

All  persons  entering  the  Terminal  must  be  fully  aware  of,  and  understand  the  implications  and 
responsibilities associated with working at the Terminal, prior to commencing any work.  

The Ship's Master must ensure that all vessel crew and personnel comply with, and conduct vessel 
operations in a manner that ensures the Operator meets, its obligations under, the Environmental 
Protection Act 1994 (Qld).   

The Ship's Master must be aware of the requirements set out in the Port of Gladstone First – Strike 
Oil Spill Response Plan and keep a copy of this Plan on the bridge of the vessel at all times. The Ship’s 
Master must contact the Gladstone Harbour Control by telephone on 4971 5208 immediately upon 
the occurrence of any Notifiable Event involving the vessel. 

Additionally: 

 anyone  who  becomes  aware  of  a  Notifiable  Event  must  notify  the  Terminal  Supervisor 
immediately upon becoming aware of the event.  
 the Ship’s Master must report any event or incident that may cause harm to the environment 
to  the  Terminal  Supervisor,  the  Regional  Harbour  Master  for  Gladstone  Port,  and  the  GPC 
Marine Unit Coordinator.  

   

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 15 of 58

 
Terminal Handbook 
 

EVENT  POTENTIAL IMPACTS  CURRENT CONTROLS 

Vessel Accident or   Major spill of fuel and  GPC/MSQ First Strike Oil Spill Response Plan 
Emergency  other Contaminants 
  to marine waters. 
Coal Spills   Contaminants to  Hosing coal spills off the wharf or vessel and 
marine waters.  into the harbour can cause an environmental 
incident  and  is  not  permitted  under  any 
circumstances.  
 
Coal  spills  on  board  vessels  are  to  be 
contained on the vessel and cleaned up in a 
manner that prevents coal from entering the 
water  way.  The  Terminal  cannot  provide 
equipment to assist in cleaning spills on ships 
and  there  is  no  or  limited  access  for 
equipment  to  be  loaded  onto  vessels  from 
the wharf to assist in clean ups. 
 
Notify  the  Central  Controller  immediately  if 
coal or other contaminants enter the water 
way. 
Fishing and Crabbing    PROHIBITED – Fishing/Crabbing is prohibited 
on all Terminal wharves and sites.  
Loading   Coal spillage   Air quality management system 
  contaminating marine   Water Quality Monitoring Program 
waters and causing   Equipment  design  including  spill  trays 
harm to flora and  beneath  Berth  wharf  conveyor  and  spill 
fauna.  return system 
 Hydrocarbon spillage   Dust suppression system 
to water   Coal quality monitoring 
 Dust emissions   Infrastructure and equipment  
 Noise   Incident response management 
 Light   Operating procedures and protocols 
   Slurry system 
 Surge bin 
 Maintenance program 
 Competent operators 

Terminal  operations  may  require  minimal  hosing  of  shiploaders  (head  and  centre  chute)  for 
maintenance reasons. It is a requirement that vessels accept run off from this hosing into cargo holds. 

   

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 16 of 58

 
Terminal Handbook 
 

7 SECURITY 
WICET is a security regulated port under the Maritime Transport and Offshore Security Act 2003 (Cth) 
and accordingly the Operator has a registered and approved Maritime Security Plan (MSP). The Scope 
of this MSP includes, but is not limited to, the wharf area at the Terminal. 

The Ship’s Master and all crew must take all steps reasonably necessary to comply with the MSP, the 
requirements  of  which  are  reflected  in  the  Operator’s  procedures  and  instructions,  and  must  not 
hinder or obstruct the Operator from complying with the Terminal’s MSP. 

There are three levels of maritime security, which escalate when risks are present. The Ship's Master 
must be aware, and ensure all vessel crew and personnel are aware, that circumstances including a 
change in security level must result in a requirement for the Ship’s Master to respond to the escalation 
in security levels (MARSEC Levels) and agree a course of action with the Operator’s designated Port 
Facility Security Officer (PFSO) on the types of security measures and procedures that shall be in place 
prior  to  berthing  and whilst  alongside. The PFSO  will  advise  the  Ship’s  Master  of  any  escalation  in 
MARSEC Levels or a change in security requirements. Similarly, the PFSO may, upon request of the 
Ship’s Master or Ship’s Security Officer (SSO), respond to the request for additional security measures 
to be put in place prior to berthing and whilst alongside. 

7.1 VESSEL INFORMATION 

Prior to berthing, the Ship’s Master must provide the PFSO with copies of the following: 

a. The ship’s current Maritime Security Level; 
b. The vessel’s International Ship Security Certificate; and 
c. The ship crew list taking shore leave. 

7.2 ACCESS TO WHARF AND VESSEL 

In  compliance  with  International  Maritime  Security  requirements  the  Operator  needs  to  maintain 
security and control access of vehicles and personnel on‐site. 

a. All vehicles and personnel entering the Terminal must be specifically authorised by the 
Operator to enter the site. 
b. All personnel on site must display photographic identification. 
c. Non‐inducted personnel will be issued with a visitor's pass and must be accompanied at 
all times by an inducted Operator representative. All visitors’ passes must be returned to 
security prior to exiting the Terminal. 
d. Crew and passengers from vessels are only to be transported to or from the wharf by 
approved persons issued with a current Maritime Security Identification Card and only in 
vehicles approved for site access. 

Visitors and crews listing are to be supplied to the Logistics Specialist when the pre‐arrival 
questionnaire is provided. 
Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 17 of 58

 
Terminal Handbook 
 

7.3 INCIDENT REPORTING 

All  security  incidents  such  as  unauthorised  access  must  be  immediately  reported  to  the  Terminal 
Supervisor.   The Ship's Master notes and acknowledges for itself and on behalf of the vessel owner 
that it is a breach under Australian law to withhold any information relating to security incidents that 
affect maritime transport. 

8 SERVICES 
A  comprehensive  list  of  services  available  within  the  Port  is  included  in  the  Port  Procedures  and 
Information for Shipping – Gladstone developed by the Regional Harbour Master and available on the 
MSQ website.  

Gladstone  Ports  Corporation  website  should  also  be  consulted  for  the  latest  information  on  Port 
facilities and services. 

The most up‐to‐date information including contact details regarding the following should be sourced 
from the online publications indicated above (See also Annexure G). 

The  Ship's  Master  notes  and  acknowledges  for  itself  and  on  behalf  of  the  vessel  owner  that  in  all 
circumstances: 

a. the Ship's Master remains responsible for the proper navigation and safety of the vessel 
at all times; and 
b. all Port services (including any pilotage, tugs and towage services) are deemed to be 
within the control, and the responsibility, of the Ship's Master. 

8.1 PORT CONTROL AND COMMUNICATIONS 

Call sign ‘Gladstone Harbour Control’ is provided by Maritime Safety Queensland and provides a 24 
hours, seven days a week marine operations service to the port community. The contact details are: 

VHF radio: ..........VHF 13 and 16 

Phone: ................+61 7 4971 5208 

Fax: .....................+61 7 4971 5212 

Email:[email protected] 

In the event of an emergency, the VTS centre is the key notification and communications facility that 
will activate the appropriate response agencies. 

8.2 PILOTAGE AND TUGS 

The  Transport  Operations  (Marine  Safety)  Act  1994  (Qld)  specifies  that,  unless  a  current  pilotage 
exemption certificate (PEC) is held by the master of a ship, pilotage is compulsory for: 

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 18 of 58

 
Terminal Handbook 
 

 a ship that is 50 metres or more; 
 a vessel towing another vessel where the combined length of the vessels is 50 metres or more; 
 a ship whose owner or master asks for the services of a pilot; or 
 a ship whose master is directed by the Regional Harbour Master to use the services of a pilot. 

The  requirements  of  the  Transport  Operations  (Marine  Safety)  Regulation  2004  (Qld)  shall  be 
observed for all bookings. Gladstone Marine Pilot Services provides a pilotage service for ship arrivals, 
departures and removals. Pilot transfers are carried out by pilot launch or helicopter. 

Requests for pilotage services are described in the Queensland Shipping Information Planning System 
(QSHIPS) booking procedures available on the QSHIPS website www.qships.transport.qld.gov.au. 

Towage  services are provided by Smit  Lamnalco Australia Pty Ltd.  There are five tugs  available for 

towage within the Port of Gladstone at any given time. An additional sixth tug is held in reserve for 
towing outside of Gladstone, salvage operations and to replace unserviceable tugs. 

8.3 QUARANTINE AND WASTE 

All vessels arriving in Australia from international waters are required to submit a Quarantine Pre‐
Arrival  Report  (QPAR)  to  the  Department  of  Agriculture  between  96‐12  hours  prior  to  entering 
Australian waters. The QPAR  may be submitted electronically  which is the  department’s preferred 
method of submission (eQPAR), or by email or fax. 

Ship’s Masters and/or Ship’s Agents who do not submit the QPAR to the department will not be given 
formal quarantine clearance to enter port. Full details on reporting requirements for quarantine can 
be found at: http://www.agriculture.gov.au/biosecurity/avm/vessels/quarantine‐concerns 

8.3.1 Ballast Water 

The discharge of high‐risk ballast water in Australian ports or waters is prohibited. 

All internationally plying vessels intending to discharge ballast water anywhere inside the Australian 
territorial sea are required to manage their ballast water in accordance with Australia’s mandatory 
ballast water management requirements. 

Complete  ballast  water  requirements  including  ballast  water  types  deemed  by  the  Department  of 
Agriculture to be ‘low‐risk’ and ballast water management options can be found at the Department of 
Agriculture  website:  http://www.agriculture.gov.au/biosecurity/avm/vessels/quarantine‐
concerns/ballast 

8.3.2 Waste 

It is an offence for a person to discard, dispose of, or leave rubbish, refuse, sewage, waste of any kind 
(including  galley  waste),  waste  water  or  other  liquid  waste  in  the  port  unless  it  is  in  a  controlled 
manner, in authorised and designated areas or through approved services. 

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 19 of 58

 
Terminal Handbook 
 

Ships moored at the Terminal must arrange for the appropriate collection and disposal of all wastes, 
quarantine or otherwise, unless exempt by the Australian Quarantine Inspection Service. Quarantine 
waste must then be kept in sealed, double plastic bags on board the vessel until arrival of the collection 
vehicle when it is then to be delivered to the collection vehicle (note prior arrangement must be made 
via the vessel’s agent with the Terminal Supervisor where waste storage bins are required to be loaded 
onto/off the vessel using lifting equipment). 

8.4 CUSTOMS 

Vessels  arriving  from  overseas  must  submit  their  customs  documentation  48  hours  prior  to  the 
nominated date of arrival. If the voyage from the last port is likely to take less than 48 hours then the 
report is required at least 24 hours before the estimated time of arrival. 

8.5 FRESH WATER 

Fresh water is NOT AVAILABLE for vessels at the Terminal. 

Fresh water may be delivered by tanker by arrangement with the Terminal Supervisor through the 
Ship’s  Agent  and  the  nominated  provider  must  be  advised  as  a  component  of  the  Pre‐Arrival 
Questionnaire. 

The loading of water onto the vessel is the responsibility of the Ship’s Agent or service provider and 
should  not  interfere  with  the  loading  operations  and  should  be  scheduled  not  to  delay  the  vessel 
departure after the completion of loading.  

The Terminal Supervisor must be informed before any loading of water is to commence. 

8.6 BUNKERS 

Bunkering is NOT AVAILABLE at or alongside the berth. However small quantities of lubricating oil in 
drums  not  larger  than  200  litres  may  be  loaded  by  provedores  with  the  prior  permission  of  the 
Operator. 

Note that bunker fuel oil and diesel are available at the port via a self‐propelled barge operated by 
International Bunker Supplies. The bunker barge is available to service vessels in the inner anchorage 
and at the outer anchorage weather permitting. 

8.7 STORES AND PROVISIONS 

Storing should not interfere with loading operations and should be scheduled not to delay the vessel 
departure  after  the  completion  of  loading.  The  Terminal  Supervisor  must  be  informed  before  any 
storing operation is to commence. 

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 20 of 58

 
Terminal Handbook 
 

Stores and provisions may be procured by arrangement through the Ship’s Agent and the nominated 
provedore must be advised as a component of the Pre‐Arrival Questionnaire. 

The loading of stores onto the vessel is the responsibility of the provedore. The vessel’s crew can only 
assist with the loading of stores once the stores are on board the vessel. Terminal personnel are not 
available to assist with the loading of stores. 

Load limitations and safety exclusion zones for crane operations and berth design can result in stores 
not being loaded close to vessel storage areas. 

8.8 VESSEL REPAIRS 

Where a vessel is required to clean holds or to execute repairs which will immobilise a vessel or restrict 
it from sailing, the Operator and MSQ must be advised prior to loading commencing.  Unless by prior 
specific  agreement  of  the  Terminal  Supervisor,  the  vessel  shall  not  be  permitted  to  remain  at  the 
Terminal berth to clean holds, or to load and wait for completion of repairs at the Terminal berth.  The 
removal of the vessel shall be carried out at no cost to the Operator. 

8.9 AMSA 

Australian Maritime Safety Authority (AMSA) conducts port state control (PSC) inspections to ensure 
that  vessels  visiting  Australian  ports  comply  with  the  relevant  international  regulations,  are  sea‐
worthy, do not pose a risk of pollution and provide a safe working environment.  Accordingly, pursuant 
to the Navigation Act 2012 (Cth) and the Marine Orders issued under that Act, AMSA surveyors may 
board a vessel at any time to conduct an inspection. 

If, as a result of a Port State Control Inspection (PSC) conducted by AMSA, a vessel is  found to be 
defective,  the  Operator  is  to  be  advised  immediately  if  such  defects  will  affect  loading  operations 
and/or vessel departure and the effect of the defect noted.  The vessel may be required to relocate to 
another  berth  or  anchorage  within  Port  limits  to  undertake  any  repairs  or  other  requirements  for 
remediation. 

8.10 TELEPHONE 

The Operator does not provide telephone facilities for vessels or provide these facilities on the wharf. 
Ship's Agents may provide these facilities for crew use on board the vessel. 

9 VESSEL SUITABILITY 
9.1 VESSEL CRITERIA 

A  vessel  will  only  be  accepted  to  load  coal  at  the  Terminal  if  the  Operator  (acting  reasonably)  is 
satisfied the following specifications apply in respect of the vessel: 

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 21 of 58

 
Terminal Handbook 
 

a. classification as Bulk Carrier only. Such vessels are expected to be classed Lloyd’s 100A1 or 
equivalent,  and  have  a  valid  ISM  Certificate  (note  ore‐bulk‐oil  carriers  that  have  been 
converted and reclassified as bulk carriers will be rejected); 

b. less than 20 years old, or 20 or more years old with satisfactory past performance and the 
ability to meet all other relevant vessel standards criteria (demonstrated to the satisfaction 
of the Operator); 

c. gearless; 

d. single deck; 

e. self‐trimming i.e. excludes open hatch carriers; 

f. without pontoon type hatch covers; 

g. minimum size 40,000 dwt, maximum size 220,000 dwt. 

h. maximum Breadth 50.1 metres; 

i. maximum LOA 320 metres; 

j. maximum berthing displacement 140,000 tonnes; 

k. uses mooring lines that are not wire or steel and are preferably  polypropylene; 

l. complies  with  the  vessel  vetting  service  provider  and  Operator  Vetting  Questionnaire 
specifications  (as  evidenced  by  complete  and  accurate  answering  of  the  Terminal’s 
questionnaire in respect of the foregoing) 

m. Completion  and  return  of  a  vessel  pre‐arrival  questionnaire  (see  Annexure  B)  and  an 
acknowledgement of receipt and compliance (see Annexure H); 

n. Provision of copies of current certificates of insurance for each of: 

i. the hull and machinery insurance confirming that the vessel is insured for all hull and 
machinery risks with a reputable international insurer reasonably acceptable to the 
Operator; and 

ii. the  protection  and  indemnity  (P&I)  cover  for  the  vessel  with  a  P&I  Club  that  is  a 
current member of the International Group of P&I Clubs; 

o. previous loading performance at the Terminal satisfactory to the Operator; 

p. the requirements stipulated by MSQ, AMSA, IMO or any other relevant authority are met; 

q. there is no actual or potential known legal action that may cause the vessel to be arrested 
or otherwise detained; 

r. the vessel is able to accept coal delivered at a net loading rate of 8,250 tph for periods of 
time (Note: this is not the average load rate for the duration of loading); 

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 22 of 58

 
Terminal Handbook 
 

s. any other vessel suitability requirements that the Operator may reasonably determine from 
time to time are met. 

Owners/charterers  of  vessels  wishing  to  load  at  the  Terminal  for  the  first  time  are  required  if 
requested by the Operator to submit general arrangement drawings showing the dimensions of their 
hatches, deck structures and gangway position. Periodically, vessels will be required (via the Ship’s 
Agent) to submit vessel dimension details to assist with planning vessel positions along the WICET 
berth(s). 

9.2 VESSEL VETTING 

All  vessels  will  be  subject  to  a  vetting  process  prior  to  acceptance  for  berthing  and  loading  at  the 
Terminal. The vetting process includes the following assessments: 

 Vessels are required to meet RightShip’s quality standards; 
 Vessels must comply with the provisions of the Terminal specific vetting questionnaire by 
answering all questions positively (and truthfully); and 
 Vessel  acceptance  is  also  conditional  (for  returning  vessels)  upon  previous  satisfactory 
loading performance, including safety performance, at the Terminal. 

If a Vessel has not previously visited the Terminal or it has been 2 years since the Vessel last completed 
the  terminal  specific  questionnaire,  the  Vessel  must  complete  the  Terminal  Vessel  Vetting 
Questionnaire (see Annexure I). The Terminal Vessel Vetting Questionnaire can be obtained through 
the Ship’s Agent or from the WICET website (www.wcet.com.au).  

The  completed  Terminal  Vessel  Vetting  Questionnaire  must  be  returned  to  the  Logistics  Specialist 
promptly to enable the Terminal to complete its vetting process. 

9.3 LOADING PERFORMANCE 

The Operator is committed to achieving the Terminal’s declared Nominal Capacity and ensuring that 
risks to achieving that Nominal Capacity are minimised.  

Vessel  loading  performance  is  a  key  determinant  of  Terminal  Nominal  Capacity.    Vessel  loading 
performance will be measured by the Gross Loading Rate (GLR) according to the following criteria: 

High Performance  Moderate Performance Poor Performance 

GLR  GLR GLR 
>5,000 tph  >3,500 and < 5,000  < 3,500 tph 
 

 The assessment of vessel loading performance will not include Terminal delays impacting Gross 
Loading Rate. 

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 23 of 58

 
Terminal Handbook 
 

 Vessels  that  achieve  a  moderate  or  poor  loading  performance  will  be  required  to  make  a 
commitment to improve their performance before being accepted for any future shipments. 
This may include previous loading performances at other terminals. 
 The Operator requires all vessels to load continuously and not stop loading for deballasting or 
other operations, unless otherwise agreed by the Operator. For this to be achieved the deballast 
time should be less than the total load time with the deballasting managed to keep the vessel’s 
shear  forces,  bending  moments  and  trim  within  safe  limits  according  to  the  Loading 
Sequence/Plan. The Operator is mindful that some vessels may be able to achieve load rates in 
excess of 5,000 tph and still require a deballasting stoppage. For these vessels the Operator 
requests they supply information as to the duration of the stoppage and when it will occur in 
the loading sequence on the Loading Sequence/Plan. 
 The  Interim  Draft  Survey  should be  less than  30  minutes  as  measured  from  coal  stopped to 
calling for loading to recommence. 
 Vessels must complete loading one cargo before commencing another where multiple cargos 
are to be stowed. 
 Vessels must complete loading with a maximum number of two (2) passes per hatch plus two 
(2) trim passes. Vessels should endeavour to completely fill 2 or more holds in single pours. 
 Vessels must ensure both trim passes are part of the same cargo and a minimum of 500 tonnes 
each. 
 The vessel must be ready to sail within 1 hour from last coal on board. 

9.4 VESSEL NON‐COMPLIANCE 

Where the Operator determines that there has been any non‐compliance (including unsatisfactory 
vessel performance) with the Terminal Rules, the Terminal Handbook, the Port Rules or any applicable 
laws (including any environmental rules or regulations), then: 

(a)  the  Shipper,  Ship’s  Agent  and  the  Ship’s  Master  will  be  given  a  notice  of  non‐
compliance; and  

(b)  if the particular vessel causes a further non‐compliance notice to be issued, then the 
vessel may be deemed by the Operator to be unsuitable for loading in the future and 
Vessel Nominations may, at the Operator’s discretion, be refused for that vessel. 

Where there has been unsatisfactory performance by the vessel, as determined by the Operator in its 
discretion, and the Ship’s Master has been unable to provide acceptable reasons for the unsatisfactory 
vessel  performance,  the  Operator  may  determine  that  the  vessel  is  not  suitable  to  load  at  the 
Terminal. 
   

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 24 of 58

 
Terminal Handbook 
 

10 PLANNING FOR VESSEL LOADING 
All  vessels  that  have  been  nominated,  vetted  and  approved  to  load  at  the  Terminal  must  meet  a 
number of Terminal requirements prior to arrival at the Port of Gladstone and loading at the Terminal. 

10.1 PRE‐ARRIVAL REQUIREMENTS 

All vessels will receive a pre‐arrival questionnaire (see Annexure B) and acknowledgement of receipt 
of the WICET Terminal Handbook (see Annexure H) through the Ship’s Agent to enable the Operator 
to prepare for safely mooring, loading and sailing the vessel. The questionnaire and acknowledgement 
also  ensure  the  vessel  is  aware  of  Terminal  requirements  and  constraints.  The  questionnaire  will 
include a blank standard template of a Loading Sequence/Plan meeting BLU code guidelines/IMSBC 
requirements. 

The  questionnaire,  acknowledgement  and  completed  proposed  Loading  Sequence/Plan  are  to  be 
completed, signed and returned (together with all required documentation) to the Logistics Specialist 
no less than 7 days from ETA.   

The Ship's Master must also provide the Logistics Specialist with copies of certificates of insurance 
evidencing that the vessel is insured against hull and machinery risks with a reputable international 
insurer reasonably acceptable to the Operator and against protection and indemnity risks with a P&I 
Club that is a current member of the International Group of P&I Clubs. 

The order of berthing of the vessel may be affected if all required documents are not provided by the 
required time, or if amendments to a Loading Sequence/Plan are submitted to the Operator later than 
72 hours prior to the estimated time of vessel berthing. 

As outlined in this Terminal Handbook, the vessel is required to provide vessel arrival notifications 
from an initial update at 10 days from ETA and then regularly through to ATA and Notice of Readiness 
including: 

(a) ETA 
(b) Departed last discharge Port 
(c) Load Sequence/Plan (per sections 10.2 and 10.3 ) 
(d) Arrival and departure drafts; and 
(e) ATA and Notice of Readiness 

Further ETA updates are required 7, 5, 3, 2, 1 days from ETA. 

The Shipper must provide a Shipper’s Declaration to AMSA in accordance with the requirements of 
relevant Marine Orders and the IMSBC Code. 

10.2 COMPILING A VESSEL LOADING PLAN 

When  compiling  the  proposed  Loading  Sequence/Plan,  the  Ship’s  Master  should  be  aware  of  and 
provide details relating to the following matters: 
Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 25 of 58

 
Terminal Handbook 
 

 The Loading Sequence/Plan is to be provided in the format contained in Annexure C – 
WICET Loading Sequence/Plan. An excel version will be supplied to the Ship’s Master via 
the Ship’s Agent. 
 Port Procedures and Information for Shipping – Gladstone (Refer Annexure G ) including 
port navigation and movement restrictions; 
 The vessel is required to complete loading one coal type before commencing another 
coal type/grade on multiple coal type/grade vessels; 
 The number of passes should be minimised. The maximum number of passes is two (2) 
passes per hatch plus a maximum of two (2) trim passes. If stresses allow holds to be 
loaded in a single pour then this should be planned.   
 Trim passes must be of one coal type and a minimum of 500 tonnes each. 
 The suggested total trimming tonnage is 2% of the total tonnes loaded at the Terminal 
up to a maximum of 3,000 tonnes but no less than 1,000 tonnes; 
 Vessels must meet Terminal air draft requirements (See Section 11.8). The Terminal 
recommends allowing sufficient margin in air draft calculations for tide. 
 Deballasting time should be configured to achieve a minimum GLR of 5,000 tph. If 
loading is planned to stop for deballasting, please provide the sequence number at 
which loading will stop; 
 It is preferable that the Ship’s Master reduce or eliminate deballasting stoppages 
provided it is safe to do so; 
 The vessel should not be in a negative trim position (down by the head) for a prolonged 
period; and 
 The Loading Sequence/Plan should note an interim draft survey prior to the two trim 
passes, departure drafts and de‐ballasting time;  
 Vessels will be expected to load and meet the planned sailing time based on the 
estimated time of loading completion. The Operator will consistently monitor vessel 
loading and discuss any adjustments to the Loading Sequence/Plan with the Ship’s 
Master to ensure that the vessel sails on the first available sailing time within 
contracted tonnes. 

10.3 REVIEW OF THE LOADING SEQUENCE/PLAN 

Following receipt of the proposed Loading Sequence/Plan the Load Master may: 

 confirm agreement of the Loading Sequence/Plan after reviewing it against any  previously 
submitted Loading Sequence/Plan for the vessel and this Handbook; or 
 request the Ship’s Master to amend the Loading Sequence/Plan. 

The  Terminal  Supervisor  or  Load  Master  may  request  the  Ship’s  Master  amend  the  Loading 
Sequence/Plan at any time prior to loading due to: 

 sailing time changes (tide); 
 breakdown issues; 

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 26 of 58

 
Terminal Handbook 
 

 any other reason the Terminal considers necessary including performance of the vessel or 
Terminal. 

The Ship’s Master has the final decision on the manner in which the vessel is to be loaded and is not 
obliged  to  accede  to  any  request  by  the  Terminal  for  amendments  to  the  proposed  Loading 
Sequence/Plan. 

The Terminal must receive confirmation of an agreed Loading Sequence/Plan 72 hours prior to the 
vessel berthing. 
 

10.4 ORDER OF BERTHING 

Vessels shall generally be berthed and loaded on a turn of arrival basis in the queue specifically formed 
for  the  Terminal  providing  that  the  vessel  and  the  Shipper  has  conformed  in  all  respects  with  the 
Terminal Rules and the requirements in this Handbook. The ETB, ETL and order of berthing may be 
varied by the Operator from that previously advised. As a result the vessel may be scheduled to enter 
the port earlier or later than initially indicated. 

If a vessel is not ready, the vessel may cede its order of berthing position. Time taken by the vessel to 
be ready in all aspects to load will be reflected on the statement of delays, even if prior to commencing 
loading. 
 

11  OPERATIONAL REQUIREMENTS AND PROCEDURES 
The following guidelines and procedures have been prepared in accordance with the principles of the 
BLU Code to assist in achieving an optimal loading time. 

11.1 SHIP/SHORE COMMUNICATIONS 

The means of communication between the vessel and shore shall be advised by the Load Master to 
the Ship’s Master immediately after berthing and shall be documented and agreed by both parties 
within the Ship/Shore Safety Checklist. 

11.2 RESPONSIBILITY OF THE SHIP’S MASTER 

The Ship’s Master is responsible at all times for: 

 The safe berthing and sailing of the vessel; and 
 the  stowage  of  coal  and  the  safe  loading  of  the  vessel,  as  well  as  the  assessment  of  the 
tonnages being loaded. 

Any  reasonable  instructions  given  by  the  Ship’s  Master  will  be  complied  with,  subject  to  the 
constraints of the Terminal's facilities as well as the Operator’s capabilities. 

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 27 of 58

 
Terminal Handbook 
 

The  Terminal’s  conveyor  belts  are  equipped  with  weightometers  that  the  Operator  endeavours  to 
keep accurate. However, the figures given by these weighing devices are to be used as a guide only. 
Reference to these figures will not relieve the Ship’s Master of the responsibility of maintaining draft 
checks and supervising the loading of their vessel accordingly. 

11.3 RESPONSIBILITY OF THE LOAD MASTER 

The  Load  Master  will  attend  the  vessel  immediately  after  berthing  and  will  be  responsible  for 
completing the Vessel Sign‐Up process. 

The Load Master and/or the Terminal Supervisor will be the liaison between the Terminal operations 
teams and the Ship’s Master. 

11.4 CARGO HOLD CLEANLINESS  

Prior to 72 hours to berthing the Ship’s Master must ensure all cargo holds are clear of residue waste 
material, previous cargo and/or other foreign objects (other than holds containing ballast). 
 
The Load Master will inspect holds prior to Authority to Load. 
 
11.5 PORT ENTRY AND BERTHING 

The  Ship’s  Master  should  refer  to  Port  of  Gladstone  Port  Procedures  and  Information  for  Shipping 
(Refer  Annexure G) for complete Port requirements and port navigation and movement restrictions. 
The following charts are mandatory for all vessels manoeuvring in the Gladstone pilotage area: 
 AUS 244 (Plans in Port of Gladstone) – for all vessels that are proceeding to a berth 
 AUS 245 (Port of Gladstone) 
 AUS 246 (Approaches to the Port of Gladstone) 
 AUS 271 (Auckland Point to Fishermans Landing Wharves) 
 AUS 272 (Fishermans Landing Wharves to Laird Point) 
Ships should be ballasted or loaded in order to have an even keel or trimmed by the stern with the 
forward  draft  not  less  than  2%  of  the  LOA  and  the  propeller  fully  submerged,  whilst  maintaining 
minimum drafts to allow for maximum UKC during berthing movements. Vessels trimmed by the head 
or  listing  may  be  subject  to  restrictions  and  the  Regional  Harbour  Master  is  to  be  informed  when 
bookings are made.  
Vessels must be programmed to berth starboard side to only, on the tidal restrictions as applied by 
the Port Authority, which are currently advised as:.  
 Entry time will from 1.5 hours before LW until 2.5 hours before HW. 
 For scheduled passing between beacons G1 and G4 entry will be at 1.0 hour after the 
departing vessel’s ETD to allow passing in the Gatcombe Bypass Channel. 
 Maximum displacement is not to exceed 140,000 tonnes. Berthing of vessels with a 
displacement tonnage greater than 140,000 tonnes is NOT acceptable. 
 Vessels arriving with a displacement > 100,000 tonnes must have a minimum UKC of 
2.00m in the swing basin no earlier than HW‐ one hour. 

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 28 of 58

 
Terminal Handbook 
 


Part loaded vessels of over 100,000 tonnes displacement will be accepted for night 
berthing if they have a fully operational doppler ship log. 
 Minimum UKC of 2.0m must be maintained in swing basin area. 
 
Under keel clearance and sailing draft for minimum under keel clearance requirements to be 
maintained while manoeuvring within the pilotage area (Refer Annexure D). 
The Ship’s Master shall ensure that air draft restrictions (refer to Section 11.8) for the Terminal are 
met. 
 

11.6 MOORING 

Whilst at berth, it is the Ship’s Master’s responsibility to ensure the adequate and safe mooring of the 
vessel including: 
 Utilisation of suitable (see paragraph 9.1 k)  mooring lines; 
 The quality and suitable condition of the vessel mooring lines; 
 The correct mooring arrangements for berthing condition; and 
 The ongoing monitoring of mooring line tension and secure placement to ensure the 
vessel remains secure at berth. 

11.7 GANGWAYS 

The Ship’s Master shall provide a proper and safe means of access to and from the vessel at all times 
as per the requirement of Marine Order 32 Part 23. 
This includes but is not limited to: 
 Gangways must be able to safely access the berth arrangement which is described in 
drawing included in  Annexure E; 
 Gangways shall be supported at the top and landed on a fixed structure; 
 Gangway safety nets to handrail height to aid in fall protection; 
 The issuing and compliance with the wearing of lifejackets whilst ever on the 
gangway; and 
 The gangway is maintained to a safe and operable standard at all times. 
The  ship’s  gangway  must  reach  the  landing  platform  in  all  tidal  conditions.  The  landing  platform 
extends 2.37 metres from the berth (See Annexure E – Drawings). 
The terminal can supply, a 5 metre brow and a 16.5 metre brow which can be reduced to a 13.5 metre 
brow, which can be used to assist in this process. 
   

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 29 of 58

 
Terminal Handbook 
 

11.8 AIR DRAFT 

The  maximum  air  draft  at  the  Terminal  is  21  metres  minus  the  tide  to  top  of  hatch  cover.  This 
maximum air draft is required upon commencement of loading and is not to be exceeded prior to 
berthing and during loading operations. 

Any inquiries concerning the vessel’s air draft after berthing should be directed to the Load Master.

RL 0.000 LAT

 
 

11.9 DE‐BALLASTING 

In the event loading is not planned to commence immediately upon berthing, vessels should consider 
using this time to commence de‐ballasting provided the vessel remains in a safe condition and remains 
within air draft limitations (see Section 11.8). 

If de‐ballasting is unable to keep up with loading then loading may cease until the vessel is in a safe 
condition. The Terminal Supervisor must be notified at least one hour or one full hatch run prior to 
any intended de‐ballast delays. De‐ballast stoppages are included in the performance monitoring for 
all vessels and any delays will be on the ship’s account. 

Ships' Masters should pay special attention to their loading/ballasting plans to ensure that their ships 
are suitably trimmed and able to put to sea at short notice, especially during the cyclone season – 
November to April. 

   

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 30 of 58

 
Terminal Handbook 
 

11.10 DRAFT SURVEYS FOR CARGO CONFIRMATION 

Each Shipper is responsible for appointing a Shipper Surveyor to determine the weight of the Shipper’s 
coal loaded onto a vessel and to verify to the Operator the total tonnage loaded. 

The Shipper Surveyor must: 

 attend the vessel upon berthing and to conduct the initial draft survey; 
 advise the Load Master and Ship’s Master or the Ship’s Master's representative once 
the initial draft survey has been completed; and 
 conduct the final draft survey upon completion of loading and trimming operations to 
verify the total tonnage loaded. 
 advise the Load Master of the total tonnage loaded. 

Where more than one coal type/brand is to be loaded onto the vessel, there is to be no draft survey 
between  finishing  one  coal  type/brand  and  commencing  the  next  coal  type/brand  that  requires 
loading to stop. 

Draft marks on all vessels must be legible. 

Every vessel should possess tank calibration and trim correction tables for all tanks, failing which all 
ballast tanks should be either full or empty during the draft survey. Marine Surveyors recommend that 
tank soundings be taken when the vessel attains at least one (1) metre trim by the stern at completion 
of de‐ballast operations. 

11.11 WATER DENSITY AT THE TERMINAL 

Sea water is usually 1025 kg/m³ but will vary during the summer months after periods of heavy rain. 
This will not relieve the Ship’s Master of his responsibility to constantly check the water density using 
the appropriate standard practices during the loading process. 
Draft  survey  calculations  will  be  determined  using  a  draft  survey  hydrometer  as  described  in 
https://apps.amsa.gov.au/MOReview/Attachment/ShowAttachmentInline/228. 

11.12 CARGO WEIGHT DETERMINATION 
The mass of coal loaded into the vessel shall be the mass determined by a draft survey of the vessel.  
In the event of more than one coal type/brand being loaded into a vessel, belt weightometers will be 
used to calculate tonnages during loading. The draft survey weight of the vessel will be apportioned 
for  each  coal  type/brand  in  the  same  proportions  as  the  weights  recorded  by  the  Terminal  belt 
weightometers. 
The  Load  Master  at  the  completion  of  loading  will  supply  the  final  loaded  tonnages  to  the  Ship’s 
Master on the Stowage Certificate or other agreed documents as designated by the Operator. 
   

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 31 of 58

 
Terminal Handbook 
 

11.13 LOADING OPERATIONS 

The Ship’s Master is responsible for the safe loading of the vessel at all times (See Section 11.2). 

a. Pre‐Loading Procedures 

Immediately after the vessel berths, the Load Master will meet with the Ship’s Master or 
his representative  to complete the Vessel Sign‐Up including: 

 establishing communications; 
 receipting a hard copy of this Handbook; 
 signing‐off the agreed Loading Sequence/Plan; 
 completing and agreeing to the Ship/Shore Safety Checklist;  
 confirm Shipper’s Declaration; and  
 arranging for commencement of loading upon completion of the initial draft 
survey. 

No changes should be made to the Loading Sequence/Plan without prior agreement with 
the Terminal Supervisor. 

b. Key event recording 

The Load Master or their representative and the Terminal Supervisor will ensure that all 
key events are recorded to enable review of Terminal and vessel performance.  
All delays to vessel loading will be recorded. 
c. Authority to Load 

The  Terminal  expects  to  commence  loading  after  the  pre‐loading  procedures  are 
completed and no more than thirty (30) minutes after all fast. 
d. Loading 

Coal flow will be planned to be delivered at the maximum net load rate of 8,250 tph or at 
rates agreed in the Vessel Sign‐Up. Therefore, vessels are expected to load on a continuous 
basis at a GLR between 4,000 to 6,000 tph.  
The  Ship’s  Master  must  conduct  and  record  draft  checks  against  the  agreed  Loading 
Sequence/Plan at the completion of each pour. Any variances and/or concerns should be 
communicated to the Terminal Supervisor. 
The vessel must be loaded in accordance with the Ship’s Master’s instructions and in line 
with the Loading Sequence/Plan agreed  with the Operator prior to loading. 
   

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 32 of 58

 
Terminal Handbook 
 

e. Running and Interim Draft Survey 

A running draft survey will be completed by the Load Master from the commencement of 
the loading pass immediately prior to the interim survey through to completion of loading 
of the vessel. This will assess the condition of the vessel and loading should not stop during 
the running draft survey. 
Vessels  should plan for  a maximum of one  interim draft survey requiring a cessation of 
loading for no more than 30 minutes, subject however to the Ship’s Master’s instructions. 
A weightometer check will also be carried out during this survey. 
The final vessel trimming is  to be conducted with a maximum of two passes. 
f. Trimming 

At the interim draft survey stage, calculation of the final trim tonnage requirement will be 
determined.  This  trim  tonnage  must  be  loaded  in  two  complete  passes  into  separate 
hatches, and shall be of a single coal type. 
It  remains  the  sole  responsibility  of  the  Ship’s  Master  to  ensure  that  sufficient  space 
remains in the trimming hatches to accept the tonnage called for. 
The total quantity of coal called for in the trimming tonnage must be loaded onto the vessel 
and  each  pass  of  the  trimming  tonnage  should  be  a  minimum  of  500  tonnes.  All  coal 
contained in the loading system (all loading bins and conveyors) must be run off onto the 
vessel at the completion of loading. 
If extra trim passes are requested after delivery of the two complete passes following the 
interim draft survey (whether or not these additional passes are supplied by the Terminal), 
the vessel may receive a non‐compliance advice.   
g. Completion of Loading 

Final draft surveys are expected to be completed and the vessel ready to sail prior to the 
earliest revised sailing time based on the first available Port movement opportunity after 
completion of loading. 

11.14 VESSEL DEPARTURES 

Vessels will load and depart on the closest tide to the estimated time of loading completion. 
Departures are on tides as advised by the Port Authority. Current requirements are: 

 Vessels may only sail on the flood tide 
 The earliest departure is LW + 1.0 hour 
 Separation  between  vessels  on  departure  shallbe  30  minutes  nd  1  hour  for  Cape  Size  and 
maximum draft vessels. 

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 33 of 58

 
Terminal Handbook 
 

Vessels are not permitted to wait for a later tide to enable additional Cargo to be loaded if there is 
another vessel awaiting the berth or a vessel will be delayed in planned berthing. 
Vessel  departures  must  be  in  accordance  with  the  Port  Procedures  and  are  subject  to  defined 
movement priorities. 

11.15 VESSEL PERFORMANCE MONITORING 

The performance of the vessel including safety, communications, berthing, loading and leaving the 
berth  will  be  continuously  monitored.  Where  the  Operator  identifies  a  non‐compliance,  the  non‐
compliance will be managed in accordance with Section 9.4 Vessel Non‐Compliance.  

12  WICET COAL SUPPLY CHAIN AND COAL HANDLING 
WICET, located in Gladstone, Queensland, is owned by a consortium of coal exporters. 

WICET is part of the Capricornia Coal Chain and will receive and unload trains from the Blackwater, 
Moura and Maryborough systems. The Terminal is a stockpile Terminal with a Stage 1 capacity to store 
approximately 1.9 million tonnes of coal. 

The Stage 1 single berth and single shiploader will enable loading of vessels between 40,000 DWT and 
220,000 DWT in size. 

12.1 GENERAL INFORMATION 

Operating hours:  365 days/year, 24 hours/day 

Terminal Operation:  Stockpile Terminal 

Nominal Capacity:  27 mtpa (Stage 1) 

12.2 RAIL RECEIVAL 

Design:  Train bottom dump 
8,260 nominal tonnes (Blackwater & Moura 
Train Size: 
system);
Unloading design rate:  8,250 tph (varies according to coal density) 

   

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 34 of 58

 
Terminal Handbook 
 

12.3 STOCKYARD 

Two (2) stockpile rows 18m high x 100m wide 
Configuration: 
x 1075m long 

Stacker Type:  Gantry Bridge 

Stacking design rate:  8,250 tph 

Stockpile Capacity:  1.9 Million tonnes 

Reclaim Operations:  Dozer push 

Reclaimer Type:  24 x vibrating type discharge valves 

6,000 tph per discharge valve; 
Reclaiming design rate: 
6,900 tph surge bin conveyor. 
 
12.4 SHIPLOADING 

Jetty:  2 km long single conveyor 

No. Berths:  One (Stage 1) 

Shiploading design rate:  8,250 tph 

 
13  OTHER MATTERS 
13.1 RESPONSIBILITY FOR PORT SERVICES 

(a) Irrespective of whether any person providing Port services to the vessel (including but 
not limited to pilotage, tug or towage services) may be affiliates, employees or agents 
of the Operator or of any third party, as between each of the Indemnified Parties (as 
defined in clause 13.2 below) and the Ship Parties (as defined in clause 13.2 below):  

(i) any  act  or  omission  or  any  failure  of  any  person  providing  Port  services 
occurring  in  the  course  of  providing  such  Port  services  to  the  vessel  is  the 
responsibility of the Ship's Master and the owner of the vessel;  

(ii) without prejudice to the other provisions of this Handbook, whilst the Operator 
will  exercise  reasonable  care  to  ensure  the  proper  rendering  of  any  Port 
services provided by the Operator and to ensure that the Terminal is safe and 
suitable,  the  Indemnified  Parties  (as  defined  in  clause  13.2  below)  make  no 
warranty  and  accept  no  liability  with  respect  to  any  Port  services  or  the 

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 35 of 56

 
Terminal Handbook 
 

suitability or fitness of the Terminal and any use of any Port services or of the 
Terminal by the vessel is at the sole risk of the Ship's Master and the owner of 
the vessel; and 

(iii) the  consequences  of  any  such  act  or  omission  or  failure  that  causes  or 
contributes  to  an  incident  shall  be  determined  in  accordance  with  this 
Handbook  to  the  exclusion  of  and  without  reference  to  any  other  contract 
which may at any time be agreed to between any of Ship Parties, any of the 
Indemnified  Parties,  and  any  person  providing  Port  services  to  the  vessel  or 
rendering assistance to the vessel.  

(b) Notwithstanding clause 13.1(a), any Indemnified Party who may procure the provision 
of  Port  services  shall  continue  to  be  subject  to  any  implied  condition  or  warranty 
provided by the Australian Consumer Law set out in Schedule 2 of the Competition 
and Consumer Act 2010 (Cth) as amended ("Consumer Law") if and to the extent that 
the  Consumer  Law  is  applicable  to  such  Port  services  and  prevents  the  exclusion, 
restriction and modification of such condition or warranty (being referred to in this 
Handbook  as  a  "non‐excludable  condition").    Without  prejudice  to  the  other 
provisions of this Handbook, the relevant Indemnified Party limits its liability to the 
Ship  Parties  for  breach  of  any  non‐excludable  condition  to  the  supplying  of  the 
applicable Port service again or the payment of the cost of having the applicable Port 
service supplied again, as determined by the Indemnified Party. 

13.2 INDEMNITY 

The owner of the vessel, the Ship’s Master and the Ship’s Agent (each a Ship Party and together the 
Ship Parties), jointly and severally, must indemnify and keep indemnified WICET, the Operator and 
each of their respective officers, employees, agents, licensees, contractors and subcontractors (each 
an  Indemnified  Party  and  together  the  Indemnifed  Parties)  against  all  claims,  actions,  demands, 
losses,  damages, expenses, costs and  liabilities which an  Indemnified  Party  may  suffer or  incur,  or 
which may be brought against or made on, an Indemnified Party relating to or arising out of or in 
connection with: 
(a)  a breach of any rule, clause or provision contained in this Handbook by a Ship Party or 
any  of  their  respective  officers,  employees,  agents,  licensees,  contractors  and 
subcontractors; 
(b)  WICET  or  the  Operator  taking  steps  to  ensure  compliance  with  any  rule,  clause  or 
provision contained in this Handbook by a Ship Party or any of their respective officers, 
employees, agents, licensees, contractors and subcontractors; 
   

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 36 of 58

 
Terminal Handbook 
 

(c)  any personal injury, death or damage to, or loss of or damage to any property: 
(i)  caused  by  the  vessel,  a  Ship  Party,    or  a  person  providing  Port  services  to  or 
associated with the vessel, arising from or relating to or in connection with, directly 
or indirectly, the vessel using the Terminal, berthing, departing the berth or being, 
or intending to be, at the Terminal; or 
(ii)  otherwise arising out of or in any way related to this Handbook and caused by an 
act  or  omission  of  the  vessel  or  a  Ship  Party  or  any  of  their  respective  officers, 
employees, agents, licensees, contractors and subcontractors; or 
(d)  any requirement to remove the vessel or any wreck or obstruction adversely affecting 
the normal operation of the Port or the Terminal; or 
(e)  any  discharge  of  oil  or  any  other  pollutant  or  hazardous  substance  from,  caused  or 
contributed by, or in connection with, the vessel, or any Ship Party or person engaged in 
connection with the operation of the vessel, or any person providing Port services to the 
vessel, within or which adversely affects or interferes with the normal operation of the 
Port or the Terminal; or 
(f)  any wilful, negligent or unlawful act or omission of a Ship Party or any of their respective 
officers employees, agents, licensees, contractors and subcontractors, 
except to the extent that such breach, injury, death, damage or loss is caused by an Indemnified 
Party’s negligence. 

13.3 RELEASE 
In consideration of WICET and the Operator allowing the vessel to use the Terminal, each Ship Party 
releases each Indemnified Party from all claims whatsoever which a Ship Party has or may have had 
against  the  Indemnified  Party,  whether  relating  to  or  arising  out  of  or  in  connection  with  this 
Handbook, to the fullest extent permitted by law and irrespective of any negligence of any Indemnified 
Party, including (without limitation) claims for any personal injury, death, or damage to or loss of the 
vessel, or any other property owned, hired or in the possession of any Ship Party, relating to or arising 
out of or in connection with anything which an Indemnified Party does or fails to do in relation to a 
vessel or relating to a vessel using, berthing, departing the berth, or being or intending to be at the 
Terminal. 

13.4 RESPONSIBILITY FOR DAMAGE CAUSED 
Without limiting clause 13.2 above, the Ship Parties acknowledge and agree, to the extent any damage 
is caused to the Terminal, WICET’s berths or associated equipment (including, but not limited to, wharf 
fenders,  wharf  decking  and  shiploaders)  by  a  vessel  (whether  before,  during  or  after  the  berthing 
process), the owner of the vessel will, on request from WICET or the Operator, immediately reimburse 
WICET the full value of the cost of any repairs to the Terminal, the berth or associated equipment that 
may be required as a result of that damage.   

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 37 of 58

 
Terminal Handbook 
 

ANNEXURE A – DEFINITIONS  
TERM  DEFINITION 
Air Draft  means the height in metres from Chart Datum to the top of hatch covers 
AMSA  means Australian Maritime Safety Authority. 
ATA  means  the  Actual  Time  of  Arrival,  for  example,  of  a  Train  arriving  at  the 
Terminal or a vessel arriving at the Port. The ATA for a vessel is defined as 
the time when the last of the following occurs: 

a) The vessel has reached the designated area within the vicinity of 
the Fairway Buoy as specified in the Port Rules; or 

b) A Notice of Readiness (such  notice is customarily presented to a 
Shipper  or  the  Shipper’s  Representative  by  the  Ship’s  Master  or 
Ship's  Agent)  has  been  tendered  to  the  Operator  by  the  Ship’s 
Master or Ship's Agent confirming the vessel is ready to be towed, 
berthed, deballasted and loaded at the Terminal without delay; or 

c) where  the  date  of  the  Vessel  Nomination  was  less  than  10  days 
prior to ETA, the vessel is deemed to arrive 10 days after the date 
of the Vessel Nomination unless joining the queue from the actual 
arrival date would not affect the position of any other validly made 
vessel nomination, in which case the vessel may, at the discretion 
of the Operator, be deemed to have arrived on its actual time of 
arrival; or 

d) Resolution of commercial matters is confirmed by the Shipper. 

Authority to Load  means the confirmation from the Ship’s Master the vessel is all fast and 
ready to accept coal. The Authority to Load requires amongst other things, a 
completed initial draft survey and an agreed and signed Load Sequence/Plan 
and Ship/Shore Safety Checklist. 
BLU Code  means Code of Practice for the Safe Loading and Unloading of Bulk Carriers 
published in March 2007 and as amended from time to time. 
Business Day  means a day on which banks are open for business in Brisbane (except a 
Saturday, Sunday or public holiday in Gladstone). 
Cargo  means a quantity of coal (whether or not it is a full vessel‐load) of a single 
coal type or multiple coal types (blended) required by a Shipper to be 
loaded onto one vessel. 
Chart Datum  means the reference point for all water depths. For Gladstone, this is the 
lowest astronomical tide height (LAT) where the Chart Datum = 0.0m. 
ETA  means the Estimated Time of Arrival of a vessel at the Port or a Train at the 
Terminal. 
ETB  means the estimated time of berthing for a vessel as determined by the 
Operator. 
GPC  means Gladstone Ports Corporation Limited ACN 131 965 896. 
Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 38 of 58

 
Terminal Handbook 
 

TERM  DEFINITION 
Gross Load Rate (GLR)  means the average tonnes per hour loaded onto a vessel from first coal to 
last coal. 
IMSBC Code  International Maritime Solid Bulk Cargo Code as amended from time to time 
(relaces the BC Code as of 1 January 2011) 
Interim Draft Survey  The draft survey undertaken prior to the trimming of the vessel to ensure 
the vessel is loaded to the correct trim and agreed tonnage 
LOA (Overall Length)  means the extreme length of the vessel 
Load Master  means the suitably competent, designated Operator’s employee or 
contractor who will manage, oversee and liaise with the Ship’s Master in 
respect to vessel matters, and liaise with Terminal staff in regard to the 
loading of Cargo onto vessels. 
Load Sequence/Plan  means the  diagram of that vessel’s stowage space that shows (among other 
things) stowage, a hatch plan and loading sequence, and deballasting rate 
and plan, and is equivalent to the Cargo Stowage Plan under the Terminal 
Rules. 
Marine Orders  means Commonwealth of Australia, Navigation (Orders) Regulations as 
issued by AMSA. 
MSQ  means Maritime Safety Queensland. 
Net Loading Rate  means the average tonnes per hour loaded onto a vessel from first coal to 
last coal less all delays. 
Notifiable Event  means  incidents  with  the  potential  to  cause  or  which  have  caused 
“environmental harm” as defined in the Environment Protection Act 1994 
(Qld), at, within or adjacent to the Terminal. 
Operator  Means WICET and its contracted operator. 
Port  means the port of Gladstone. 
Port Authority  means the authority with power to regulate the Port under the Transport 
Infrastructure Act 1994 (Qld). 
Port Rules  means the Port Authority’s port rules published from time to time. 
QShips  means the Queensland Shipping Information Planning System which is an 
internet web based ship movement booking service that may be accessed 
by the shipping community – 24 hours a day, seven days a week. 
Regional Harbour Master  means the person authorised to give direction under the relevant provisions 
of the Transport Operations (Marine Safety) Act 1994 (Qld). 
Shipper Agreement  means an agreement between a coal producer and WICET designated as 
either a; ToP Agreement, Third Party Shipper Agreement, or Substitute 
Shipper Agreement. 
Shipper  means at any time each person whose Application has been accepted and 
who is bound by a Shipper Agreement at that time. 
Shipper’s Declaration  means the declaration or notice required to be given by the Shipper to 
AMSA in accordance with Marine Order 34 and the IMSBC Code. 
Shipper Representative  means that person or company authorised by the Shipper as the Operator’s 
point of contact for coal handling at the Terminal and/or for Cargo and 
vessel management. 
Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 39 of 58

 
Terminal Handbook 
 

TERM  DEFINITION 
Ship’s Agent  means that person or company (as specified in the Vessel Nomination) to 
whom the vessel is consigned by the Ship's owners/operators. 
Ship’s Master  means a licensed mariner in ultimate command of a merchant vessel, 
responsible for its safe and efficient operation, including cargo operations, 
navigation, crew management and ensuring that the vessel complies with all 
Laws and international laws, as well as company and flag state policies. 
Ship/Shore Safety Checklist  means the checklist that assists with the safe loading of bulk carriers as 
prescribed in the BLU Code. 
Terminal  means the Wiggins Island Coal Export Terminal which includes infrastructure 
for the unloading, storage, handling and loading of coal developed and 
owned by WICET at the Port. 
Terminal Rules  means the document as varied or replaced by WICET from time to time in 
accordance with the relevant agreements and published on WICET's 
website. 
Terminal Supervisor  means the Operator’s nominated employee who has responsibility for 
Terminal operations. 
Turn of Arrival  means the sequence of ships based on their ATA. 
Vessel Sign‐Up  means the information exchange including any formal agreements between 
the terminal and vessel leading to the Authority to Load.  
Vessel Traffic Service (VTS)  means any service implemented by a competent authority, designed to 
maximise the safe and efficient movement of water borne traffic. 
WICET  means Wiggins Island Coal Export Terminal Pty Limited (ABN 20 131 210 
038), being the owner of the Terminal. 
WICET Terminal Handbook  means this document as varied or replaced by WICET from time to time 
detailing the Terminal facilities and parameters in particular the ship‐to‐
shore interface and associated procedural and safety requirements at 
WICET. 

 
   

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 40 of 58

 
Terminal Handbook 
 

ANNEXURE B – PRE‐ARRIVAL QUESTIONNAIRE 
 

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 41 of 58

 
   Vessel pre‐arrival Questionnaire 

1.  
ETA to be sent by return                                                   and then 10 / 7 / 5 / 3 / 2 / 1 days before arrival 
 
2. Supply the following vessel information: 

Vessel Name    Vessel IMO   
Ex Name/s    Flag   
Summer DWT    GRT   
Lightship 
NRT     
Weight 
Summer Draft    LOA   
Beam    TPC   
Forward Draft  Midship 
   
Correction  Draft 

Aft Draft Correction    LBP   

LPP    ‐   

Telex    Fax.No   

Email  Address  and,  if  attachments  are  acceptable,  size  limit  if 
 
any. 
Do  any  fixed  obstructions,  ship’s  gangways/  accommodation 
ladders or open hatch covers protrude beyond ship’s side? If so,   
state details. 
Confirm all cargo holds will be clean, dry, safe and ready in all 
respects  to  load  with  no  crew  of  other  personnel  in  holds  or   
bilges. 
State number, type and condition of all mooring lines. 
Note:  Lines  must  be  synthetic  or  similar,  floating  type.  Wire   
mooring ropes are not acceptable 
Will the vessel be loading to its summer draft or have a discharge 
 
port draft restriction? 

If  your  vessel  is  already  part‐loaded,  please  advise  berthing 

displacement  and  drafts.  Advise  nature  and  stowage  of  cargo 
 
already on board. Refer Port of Gladstone procedures for criteria 
for berthing partly loaded vessels. 

 
Are  accommodation  ladders  arranged  to  face  aft  or  forward   
when rigged? Delete as applicable  AFT / FORWARD 
 

Confirm  and  provide  a  copy  of  the  current  certificate  of 

insurance evidencing that the vessel is insured against hull and   
machinery risks with a reputable international insurer.  

 
   Vessel pre‐arrival Questionnaire 

Confirm  and  provide  a  copy  of  the  current  certificate  of 

insurance  evidencing  that  the  vessel  is  insured  against 
 
protection and indemnity risks with a P&I Club that is a current 
member of the International Group of P&I Clubs. 

 
3. The Loading Sequence/Plan, and any requirement to access cargo holds must be: 
a. in BLU Code format as per attached. 
b. submitted by the vessel at least 7 days prior to arrival of the vessel at the Fairway Buoy. 
c. agreed by the Ship’s Master 72 hours prior to the vessel berthing. 
d. signed off by the Load Master and the Ship’s Master at berthing. 
 
4. The hatch loading sequence is to include: 
a. arrival and proposed sailing drafts fwd and aft. Note that Port procedures require that ships should be 
ballasted or loaded in order to have an even keel or trimmed by the stern with the forward draft not 
less than 2% of the LOA and the propeller fully submerged. 
b. berthing displacement tonnage 
c. total deballast time. 
d. air draft prior to first pour. 

Terminal requirements in compiling the hatch loading sequence include: 
a. the vessel completes loading one coal type before commencing another coal type/grade on multiple 
coal type/grade vessels 

b. the maximum number of passes is two (2) passes per hatch plus a maximum of two (2) trim passes.  
Any further passes required to complete loading of the vessel will be subject to discussions between 
the Ship’s Master and the Load Master. 

c. the trim passes must be of one coal type and a minimum of 500 tonnes each. Suggested trimming 
tonnages (total) are: 

  Cape  Panamax Handymax 

  3,000 tonnes  1,500 to 2,000 tonnes 1,000 to 1,500 tonnes 

d. a maximum air draft of21 metres from Chart Datum  to top of hatch cover is required upon 
commencement of loading and is to be maintained during loading. 

e. loading with a travelling shiploader at up to a maximum of 8,250 tph. 

5. Please advise the length/width of each hatch (in metres) and the distance between hatch centres: 

Hatch  1  2  3 4 5 6 7 8  9 
Hatch Length (m)                   
Hatch Width (m)                   
Hatch Centres  1‐2  2‐3 3‐4 4‐5 5‐6 6‐7 7‐8 8‐9 
 
Distance (m)                 
Length of cargo area from the forward coaming of the forward‐most hatch to the   
after coaming of the aft‐most hatch into which cargo is to be loaded: 

 
   Vessel pre‐arrival Questionnaire 

 
 
Vessel pre‐berthing 
6. Please confirm or arrange the following and make available for the attending Load Master: 
a. Make hatch covers ready and ensure 1st loading hatch is open once vessel is all fast/secure 
b. Please have all ballast tanks sounded and provide initial ballast tank report. 
Note that vessels are to berth Starboard side to. 

Mooring Arrangements 
7. Typical mooring arrangements are: 
a. all Panamax size vessels or larger to use 4 headlines, 2 breast lines and 2 spring lines fore, and 4 
stern lines, 2 breast lines and 2 spring lines aft of the vessel. 
b. all Handysize\Handymax size vessels to use 3 headlines, 2 breast lines and 2 spring lines fore, and 
3 stern lines, 2 breast lines and 2 spring lines aft of the vessel. 
Environmental Requirement 
8. Terminal operations may require minimal hosing of shiploaders (head and telescopic chutes) for 
maintenance reasons. It is a requirement that vessels accept run off from this hosing into cargo hatches. 
 
Acknowledgement   

The Ship’s Master     acknowledges  receipt  and  understanding  of 

    these guidelines 

   

Ship’s Master    Date   

 
 
   

 
Terminal Handbook 
 

ANNEXURE C – WICET LOADING SEQUENCE/PLAN 
 
 

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 45 of 58

 
 

 
Terminal Handbook 
 

ANNEXURE D – UNDER KEEL CLEARANCE AND SAILING DRAFT* 
 

Under Keel Clearance  
The following Under Keel Clearances apply in the Port of Gladstone: 

Under Keel Clearance 
Vessel Size (Summer DWT) 
At Berth  Inner Harbour  Outer Channel 

Up to 85,000 DWT  0.5m  0.7m  1.5m 

85,000 DWT to 200,000 DWT 0.5m  1.2m  1.8m 

Greater than 200,000 DWT  0.5m  1.2m  2.0m 

 

Vessels arriving with a displacement > 100,000 tonnes must have a minimum UKC of 2.00m in the 
swing basin and must enter the swing basin no earlier than HW – one hour. 

Draft Limits 
1. The maximum allowable draft of a vessel passing through the channel is based on the dredged 
depth of the channel plus the tide height less the under keel clearance allowance. 

2. Currently the approach channels to the Port are dredged to 16.3m Port Datum which allows 
a  sailing  draft  of  17.0m  on  almost  every  day  of  the  year  and  up  to  18.0m  on  days  with 
maximum tide height. 

3. A computerised UKC (Under Keel Clearance) Program has been adopted by Maritime Services 
Queensland and GPC for vessels arriving at or departing from Gladstone. 

Maritime Safety Queensland predicts maximum drafts for each tide based on this computer 
program. Optional departure times are also determined by this program. 

4. Accurate  arrival  and  departure  drafts  together  with  navigation  and  shipping  regulations 
should be obtained from the Regional Harbour Master’s Office. 

* Refer Annexure G – References, Port Procedures and Information for Shipping – Gladstone.

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 47 of 58

 
Terminal Handbook 
 

ANNEXURE E – DRAWINGS 

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 48 of 58

 
  

                   
 
 
  

   

                   

 
Terminal Handbook 
 

ANNEXURE F – SHIP / SHORE SAFETY CHECKLIST 
 

   

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 51 of 58

 
 SHIP/SHORE SAFETY CHECKLIST 
For Loading at Wiggins Island Coal Terminal     

 
Date:       
 
Port:  Port of Gladstone  Terminal:  WICET 

Available depth of water in berth:  18.8 metres  Maximum air draft:  21 metres minus tide 

 
Ship’s Name:       
 
Arrival draft (read/calculated):    Air draft:   

Calculated departure draft:    Air draft:   

The Ship’s Master and Load Master will complete the checklist jointly.  The safety of operations requires that all 
questions should be answered affirmatively and the boxes ticked.  If this is not possible, the reason should be given, 
and agreement reached upon precautions to be taken between ship and terminal.  If a question is considered to be 
not applicable write “N/A”, explaining why if appropriate. 

    SHIP  TERMINAL 
1.  Is the depth of water at the berth, and the air draught, adequate for the cargo     
operation? 
2.  Vessel  personnel  are  responsible  to  ensure  all  lines  are  on  brake  and  not  in     
tension when other vessels are moving in the vicinity of the berth. 
3.  Are  mooring  arrangements  adequate  for  all  local  effects  of  tide,  current,     
weather, traffic and craft alongside? 
4.  In emergency, is the ship able to leave the berth at any time?     

5.  Is there safe access provided between the ship and the wharf?       

6.  Monitoring of safe vessel access is conducted by the ship personnel?       

7.  Is the agreed ship/terminal communications system operative?     

  Communication Method  Telephone    

  Language  English   

  Terminal  ‐  Refer  section  2  of   

Phone numbers 
Handbook 

8.  Are the liaison contact persons during operations positively identified?     

  Ship contact persons  Ship’s Master, Chief Officer, Duty Officer   

  Terminal  Supervisor  (within   

Shore contact person(s) (Location) 
Terminal) 

    Shiploader Operator (Shiploader)   

9.  Are adequate crew on board and adequate staff in the terminal, for emergency?     

10.  Have any intended repairs to wharf or ship whilst alongside been advised and     
agreed? 
11.  Has  a  procedure  for  reporting  and  recording  damage  from  cargo  operations     
been agreed? 

 
 SHIP/SHORE SAFETY CHECKLIST 
For Loading at Wiggins Island Coal Terminal     

12.     
Has  the  ship  been  provided  with  copies  of  port  and  terminal  regulations,  To  be 
including safety and pollution requirements and details of emergency services?  provided  by 
Agent 

13.     
Has the Shipper provided the Ship’s Master with the properties of the cargo in  To  be 
accordance with the requirements of chapter VI of SOLAS?  provided  by 
Agent 

14.  Is the atmosphere safe in holds and enclosed spaces to which access may be     
required,  have  fumigated  cargoes  been  identified,  and  has  the  need  for 
monitoring of atmosphere been agreed by ship and terminal? 
15.  Do you  understand the safe hatch entry process  and  have you displayed the 
   
safe hatch entry poster in a prominent location? 
16.  Have the cargo handling capacity and any limits of travel for the loader been     
passed to the ship/terminal? 
Maximum Load Rate of 8,250 tonnes per hour. 
17.  Has a cargo loading plan been calculated for all stages of loading/deballasting?     
Copy lodged with the Load Master, Terminal and vessel 
18.  Have the holds to be worked been clearly identified in the loading plan, showing     
the sequence of work, and the grade and tonnage of cargo to be loaded each 
time the hold is worked? 
19.  Has the need for trimming of cargo by shiploader in the holds been discussed,     
and the method and extent been agreed? 
20.  Do both ship and terminal understand and accept that if the ballast program     
becomes out of step with the cargo operation, it will be necessary to suspend 
cargo operation until the ballast operation has caught up?  
21.  Have the procedures to adjust the final trim of the loading ship been decided     
and agreed? 
Note: The terminal conveyor system may contain a maximum of 1,900 tonnes 
which must be cleared upon completion of vessel loading. 
22.  Has the terminal been advised of the time required for the ship to prepare for     
sea, on completion of cargo work? 
Note:   Preparation for sea must be completed no later than 1 hour from last 
coal  on  board    so  that  the  timetable  of  vessel  movements  set  by  Port  of 
Gladstone can be met 
 

THE ABOVE HAS BEEN AGREED: 

Time:      Date:   

For Ship:      For Terminal:   

Rank:      Position/Title:   

 
Terminal Handbook 
 

ANNEXURE G ‐ REFERENCES 
 

PUBLICATION  LOCATION 
Port Procedures and  http://www.msq.qld.gov.au/Shipping/Port‐procedures/Port‐procedures‐
Information for Shipping –  gladstone.aspx 
Gladstone 
Port facilities and services ‐  http://www.gpcl.com.au/OperationsDevelopment/PortFacilities.aspx 
Gladstone 
Port Notices and Rules ‐  http://www.gpcl.com.au/OperationsDevelopment/PortNoticesRules.aspx 
Gladstone   
Australian Maritime Safety  https://apps.amsa.gov.au/MOReview/Attachment/ShowAttachmentInline/228
Authority   
MARINE NOTICE 2/2012 
The correct use of marine 
hydrometers 
 

   

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 54 of 58

 
Terminal Handbook 
 

 
ANNEXURE  H  ‐  ACKNOWLEDGMENT  OF  RECEIPT  OF  THE  WICET 
TERMINAL HANDBOOK

Specification:  WICET Terminal Handbook
Version:  5.0 
Updated:  06/09/2016 
Document Number:  363859 
Disclaimer:  Printed copies of this document are regarded as uncontrolled Page 55 of 58

 
 

 
ACKNOWLEDGEMENT  OF  RECEIPT  OF  THE  WICET  TERMINAL 
HANDBOOK 
 

The WICET Terminal Handbook was issued to: 

Name:   

 
Vessel: 
 
In consideration of the Operator allowing the vessel to use the Terminal, I acknowledge, confirm and 
agree the following: 
 I am the Ship’s Master or its representative. 
 I have received the WICET Terminal Handbook. 
 I have read and I agree with the requirements of the WICET Terminal Handbook, 
including clause 13 containing indemnities and releases given on behalf of each Ship 
Party (as defined in clause 13). 
 I am authorised to agree to all of the requirements set out in the WICET Terminal 
Handbook, including clause 13, for and on behalf of each Ship Party (as defined in clause 
13). 
 I will and each Ship Party will comply with the provisions of the WICET Terminal 
Handbook (unless otherwise agreed in writing with WICET). 
 As the Ship’s Master for each return trip, I acknowledge and agree for and on behalf of 
each Ship Party (as defined in clause 13) that the provisions of the WICET Terminal 
Handbook will apply and will be complied with (unless otherwise agreed in writing with 
WICET) for each trip, and this will be confirmed at each successive vessel sign up if 
requested by the Operator. 
 From time to time, WICET may vary or produce addendums to the WICET Terminal 
Handbook and I will comply with the Handbook as varied and any addendums to it, 
which will be kept by me with the Handbook. 
 I am responsible for the provision of any Port services (including any pilotage, tug or 
towage services) to, and the safe loading of, the vessel. 

Terms used in this acknowledgement have the same meaning as in the WICET Terminal Handbook. 

Date of Issue of WICET Terminal Handbook:   
 
Signature:   

Master of the MV:    

 
   

 
 

ANNEXURE I – VESSEL VETTING QUESTIONNAIRE 
   

 
 

Wiggins Island Coal Export Terminal (WICET)
Vessel Vetting Questionnaire
In addition to the vessel meeting RightShip’s quality standards, this Questionnaire needs to be completed and 
signed by a ‘responsible’ person who is familiar with the vessel.  

Submission of the completed and signed questionnaire and copies of requested documents is essential prior to 
acceptance for berthing and loading at the Terminal.  

If  the  vessel  is  accepted  to  load  at  WICET  a  further  ‘vessel  pre‐arrival  questionnaire’  will  be  transmitted  for 
completion and submission.  

Please forward the completed questionnaire to the Logistics Specialist at [email protected] 

Ship Details:  

Ship Name:   __________________________________________________________________ 

IMO Number:   ______________________   Summer DWT: _________________________ 

Year Built:   ______________________   Flag: _________________________________ 

Registered Owner:   ___________________________________________________________ 

Length:     ______________________   Beam: ________________________________ 

Summer Draft:   ______________________   Hatch Type: ___________________________ 

Distance from fwd of hatch 1 to aft of aft most hatch (m): __________________________________ 

Is the vessel free of obstructions including lifting gear, self unloading boom/devices, any deck  Yes / No 
structure or lighting towers between the foremast and accommodation front?  

Are all mooring lines polypropylene? Ie NO wire or steel  Yes / No 

Is there any actual or potential known legal action that may cause the vessel to be arrested or  Yes / No 
otherwise detained?  
Confirm and provide a copy of the current certificate of insurance evidencing that the vessel is  Yes / No
insured against hull and machinery risks with a reputable international insurer. 
Confirm and provide a copy of the current certificate of insurance evidencing that the vessel is  Yes / No
insured against protection and indemnity risks with a P&I Club that is a current member of the 
International Group of P&I Clubs. 
What is the maximum loading rate your vessel can be loaded (tph) ?  

What is the position of the gangway?   

Master’s Signature:  _______________________  Date:  __________________ 

Name:    ______________________________ 

Designation:  ______________________________   Company: _____________________________