Home About Us Notifications Press Releases Speeches Publications Statistics

FREQUENTLY ASKED QUESTIONS
Cheque Truncation System

Updated on 30/06/2015
1. What is Cheque Truncation?
Truncation is the process of stopping the flow of the physical cheque issued by a drawer at some point by the presenting bank en­
route  to  the  paying  bank  branch.  In  its  place  an  electronic  image  of  the  cheque  is  transmitted  to  the  paying  branch  through  the
clearing  house,  along  with  relevant  information  like  data  on  the  MICR  band,  date  of  presentation,  presenting  bank,  etc.  Cheque
truncation thus obviates the need to move the physical instruments across bank branches, other than in exceptional circumstances
for  clearing  purposes.  This  effectively  eliminates  the  associated  cost  of  movement  of  the  physical  cheques,  reduces  the  time
required for their collection and brings elegance to the entire activity of cheque processing.
2. Why Cheque Truncation in India?
As  explained  above,  Cheque  Truncation  speeds  up  the  process  of  collection  of  cheques  resulting  in  better  service  to  customers,
reduces the scope of loss of instruments in transit, lowers the cost of collection of cheques, and removes reconciliation­related  and
logistics­related problems, thus benefitting the system as a whole.
With the other major products being offered in the form of RTGS and NEFT, the Reserve Bank has created the capability to enable
inter­bank and customer payments online and in near­real time. However, cheques continue to be the prominent mode of payments in
the country. Reserve Bank of India has therefore decided to focus on improving the efficiency of the cheque clearing cycle. Offering
Cheque Truncation System (CTS) is a step in this direction.
In addition to operational efficiency, CTS offers several benefits to banks and customers,  including  human  resource  rationalisation,
cost effectiveness, business process re­engineering, better service, adoption of latest technology, etc.  CTS,  thus,  has  emerged  as
an important efficiency enhancement initiative undertaken by Reserve Bank in the Payments Systems arena.
3. What is the status of CTS implementation in the country?
CTS has been implemented in New Delhi, Chennai and Mumbai with effect from February 1, 2008, September 24, 2011 and April 27,
2013  respectively.  After  migration  of  the  entire  cheque  volume  from  MICR  system  to  CTS,  the  traditional  MICR­based  cheque
processing has been discontinued across the country.
4. What is the new approach to CTS implementation in the country?
The  new  approach  envisioned  as  part  of  the  national  roll­out  is  the  grid­based  approach.  Under  this  approach  the  entire  cheque
volume in the country which was earlier cleared through 66 MICR Cheque Processing locations is consolidated into the three grids in
New Delhi, Chennai and Mumbai.
Each  grid  provides  processing  and  clearing  services  to  all  the  banks  under  its  respective  jurisdiction.  Banks,  branches  and
customers based at small / remote locations falling under the jurisdiction of a grid would be benefitted, irrespective of whether  there
exists  at  present  a  formal  arrangement  for  cheque  clearing  or  otherwise.  The  illustrative  jurisdiction  of  the  three  grids  are  indicated
below:

New Delhi Grid: National Captial Region of New Delhi, Haryana, Punjab, Uttar Pradesh, Uttarakhand, Bihar, Jharkhand and the
Union Territory of Chandigarh.
Mumbai Grid: Maharashtra, Goa, Gujarat, Madhya Pradesh and Chattisgarh.
Chennai Grid: Andhra Pradesh, Telangana, Karnataka, Kerala, Tamilnadu, Odisha, West Bengal, Assam and the Union Territory
of Puducherry.

5. What are the benefits of Grid Based CTS over Speed Clearing to the customer?
Even  though  Speed  clearing  hastens  the  process  of  cheque  collection  as  compared  to  outstation  cheque  collection,  it  requires  the
presence  of  the  paying  bank  branch  in  the  clearing  house  location.  In  comparison,  grid­based  CTS,  is  a  superior  system  as  it
encompasses a larger geographical area and the chances of paying bank not having presence in the grid location is seldom.
Under  grid­based  Cheque  Truncation  System  clearing,  all  cheques  drawn  on  bank  branches  falling  within  in  the  grid  jurisdiction  are
treated  and  cleared  as  local  cheques.  Cheque  collection  charges  including  Speed  Clearing  Charges  should  not  be  levied  if  the
collecting bank and the paying bank are located within the jurisdiction of the same CTS grid even though they are located in different
cities.
6. Is it possible to briefly explain the entire process flow in CTS?
In  CTS,  the  presenting  bank  (or  its  branch)  captures  the  data  (on  the  MICR  band)  and  the  images  of  a  cheque  using  their  Capture
System (comprising of a scanner, core  banking  or  other  application)  which  is  internal  to  them,  and  have  to  meet  the  specifications
and standards prescribed for data and images.
To ensure security, safety and non­repudiation of data / images, end­to­end Public Key Infrastructure (PKI) has been implemented in
CTS. As part of the requirement, the collecting bank (presenting bank) sends the data and captured images duly signed digitally and
encrypted  to  the  central  processing  location  (Clearing  House)  for  onward  transmission  to  the  paying  bank  (destination  or  drawee
bank). For the purpose of participation the presenting and paying banks are provided with an interface / gateway called the Clearing
House  Interface  (CHI)  that  enables  them  to  connect  and  transmit  data  and  images  in  a  secure  and  safe  manner  to  the  Clearing
House (CH).
The  Clearing  House  processes  the  data,  arrives  at  the  settlement  figure  and  routes  the  images  and  requisite  data  to  the  paying
banks. This is called the presentation clearing. The paying banks through their CHIs receive the images and data from the Clearing
House for payment processing.
The paying bank’s CHIs also generates the return file for unpaid instruments, if any. The return file / data sent by the paying banks
are  processed  by  the  Clearing  House  in  the  return  clearing  session  in  the  same  way  as  presentation  clearing  and  return  data  is
provided to the presenting banks for processing.
The  clearing  cycle  is  treated  as  complete  once  the  presentation  clearing  and  the  associated  return  clearing  sessions  are
successfully  processed.  The  entire  essence  of  CTS  technology  lies  in  the  use  of  images  of  cheques  (instead  of  the  physical
cheques) for payment processing.
7. What type of instruments can be presented for clearing through CTS?
 It is preferable to present instruments complying with CTS­2010 standards for clearing through CTS for faster realisation. Instruments
not complying with CTS­2010 standards will continue be accepted but will be cleared at less frequent intervals i.e. once a week(every
Monday).
8. Will there be any change in the process for the customers?
No.  There  is  no  major  change  in  the  clearing  process  for  customers.  Customers  continue  to  use  cheques  as  at  present,  except  to
ensure  the  use  of  image­friendly­coloured­inks  while  writing  the  cheques.  Of  course,  such  of  those  customers,  who  are  used  to
receiving  the  paid  instruments  (like  government  departments)  would  also  receive  the  cheque  images.  Cheques  with  alterations  in
material fields (explained in detail later) are not allowed to be processed under the CTS environment.
9. What are the benefits of CTS to customers of banks?
The  benefits  are  many.  With  the  introduction  of  imaging  and  truncation,  the  physical  movement  of  instruments  is  stopped.  The
electronic  movement  of  images  can  facilitate  reduction  in  the  clearing  cycles  as  well.  Moreover,  there  is  no  fear  of  loss  of
instruments in transit. Further, limitations of the existing clearing system in terms of geography or jurisdiction can be removed, thus
enabling  consolidation  and  integration  of  multiple  clearing  locations  managed  by  different  banks  with  varying  service  levels  into  a
nation­wide standard clearing system with uniform processes and practices.
Under  grid­based  Cheque  Truncation  System  clearing,  all  cheques  drawn  on  bank  branches  falling  within  in  the  grid  jurisdiction  are
treated and cleared as local cheques. No outstation cheque collection charges/Speed Clearing charges to be levied if the collecting
bank and the paying bank are located within the jurisdiction of the same CTS grid even though they are located in different cities.
CTS also benefits issuers of cheques. The Corporates if needed can be provided with images of cheques by their bankers for internal
requirements, if any.
CTS thus brings elegance to the entire activity of cheque processing and clearing. The benefits from CTS could be summarized as
follows –

Shorter clearing cycle
Superior verification and reconciliation process
No geographical restrictions as to jurisdiction
Operational efficiency for banks and customers alike
Reduction in operational risk and risks associated with paper clearing
No collection charges for collection of cheque drawn on a bank located within the grid.

10. What are the benefits of Grid Based CTS to the banking system?
Grid  based  CTS  provides  significant  cost  savings.  Consolidation  of  clearing  locations  into  a  few  grids  minimise  the  investment  in
MICR  machines  and  the  related  AMC  costs.  Banks  will  benefit  from  economies  of  scale  as  the  grid  CTS  obviates  the  need  for
Banking
establishing  inward  cheque  processing  infrastructure  at  various  clearing  locations.  With  the  merger  of  many  local  clearing  houses
Currency with  CTS  grids,  the  settlements  which  were  earlier  spread  across  numerous  clearing  house  locations  have  been  subsumed  into  a
single settlement, thereby significantly reducing the liquidity requirements for the banks.
Foreign Exchange
CTS  will  also  result  in  other  benefits  in  terms  of  reduction  in  the  cheque  processing  fee,  reduction  in  operational  overhead,
Government Securities Market elimination of clearing differences and reconciliation issues etc.
11. If a customer desires to see the physical cheque issued by him for any reason, what are the options available?
NBFCs
Under  CTS  the  physical  cheques  are  retained  at  the  presenting  bank  and  do  not  move  to  the  paying  banks.  In  case  a  customer
Others desires,  banks  can  provide  images  of  cheques  duly  certified/authenticated.  In  case,  however,  a  customer  desires  to  see  /  get  the
physical  cheque,  it  would  need  to  be  sourced  from  the  presenting  bank,  for  which  a  request  has  to  be  made  to  his/her  bank.  An
Payment Systems
element of cost / charge may also be involved for the purpose. To meet legal requirements, the presenting banks which truncate the
cheques need to preserve the physical instruments for a period of 10 years.
12. How would be the uniqueness of a physical cheque be captured and imparted to the cheque image?
CTS in India mandates the use of prescribed image specifications only. Images that do not meet the specifications are rejected. As
the  payments  are  made  on  the  basis  of  the  images,  it  is  essential  to  ensure  the  quality  of  the  images.  To  ensure  only  images  of
requisite  quality  move  in  the  CTS  processing  cycle,  there  is  a  rigorous  quality  check  process  at  the  level  of  the  Capture  Systems
and the Clearing House Interface (of the presenting bank).
The solution encompasses Image Quality Assessment (IQA) at different levels. The presenting bank is required to perform the IQA
during the capture itself. Further IQA is done at the gateway before onward transmission to clearing house. The images are captured
with digital signatures of the presenting bank and thereafter transmitted to the paying banks through the Clearing House. Further, the
paying banks, if not satisfied with the image quality or for any other reason, can demand for the physical instrument before making
payment of the instrument.
Further,  the  new  cheque  standard  "CTS­2010"  prescribes  certain  mandatory  and  optional  security  features  to  be  available  on
cheques, which will also add to the uniqueness of the images.
13. What are the image specifications in CTS in the Indian context?
Imaging  of  cheques  can  be  based  on  various  technology  options.  The  cheque  images  can  be  Black  &  White,  Gray  Scale  or
Coloured. These have their associated advantages and disadvantages. Black & White images are light in terms of image­size, but do
not  reveal  all  the  subtle  features  that  are  there  in  the  cheques.  Coloured  images  are  ideal  but  increase  storage  and  network
bandwidth requirements. Gray Scale images are mid­way. CTS in India use a combination of Gray Scale and Black & White images.
There are three images of each cheques that need to be taken ­ front Gray Scale, front Black & White and back Black & White.
14. How are the images of cheques taken?
Images  of  cheques  are  taken  using  specific  scanners.  Scanners  also  function  like  photo­copiers  by  reflecting  the  light  passed
through  a  narrow  passage  on  to  the  document.  Tiny  sensors  measure  the  reflection  from  each  point  along  the  strip  of  light.
Reflectance measurements of each dot are called a pixel. Images are classified  as  black  and  white,  gray­scale  or  colour  based  on
how the pixels are converted into digital values. For getting a gray scale image the pixels are mapped onto a range of gray shades
between black and white. The entire image of the original document gets mapped as some shade of gray, lighter or darker, depending
on the colour of the source. In the case of black and white images, such mapping is made only to two colours based on the range of
values of contrasts. A black and white image is also called a binary image.
15. How the image and data transmitted over the network is secured?
The  security,  integrity,  non­repudiation  and  authenticity  of  the  data  and  image  transmitted  from  the  presenting  bank  to  the  paying
bank through Clearing House are ensured using the Public Key Infrastructure (PKI). CTS is compliant to the requirements  of  the  IT
Act,  2000.  It  has  been  made  mandatory  for  the  presenting  bank  to  sign  the  images  and  data  from  the  point  of  origin  itself.  PKI  is
used  throughout  the  entire  cycle  covering  capture  system,  the  presenting  bank,  the  clearing  house  and  the  paying  bank.  The  PKI
standards used are in accordance with the appropriate Indian acts and notifications of Controller of Certifying Authority (CCA).
16. What is Cheque Standardisation and what does CTS 2010 Standard mean?
Standardisation of cheque forms (leaves) in terms of size, MICR band, quality of paper, etc., was one of the key factors that enabled
mechanisation of cheque processing. Over a period of time, banks have added a variety of patterns and design of cheque forms to
aid segmentation, branding, identification, etc., as also incorporated therein a number of security features to reduce the incidence of
cheque  misuse,  tampering,  alterations,  etc.  Growing  use  of  multi­city  and  payable­at­par  cheques  for  handling  of  cheques  at  any
branches  of  a  bank,  introduction  of  Cheque  Truncation  System  (CTS),  increasing  popularity  of  Speed  Clearing,  etc.,  were  a  few
aspects that led to prescription of certain common minimum security features in cheques printed, issued and handled by banks and
customers uniformly across the banking industry.
Accordingly,  certain  benchmarks  towards  achieving  standardisation  of  cheques  issued  by  banks  across  the  country  have  been
prescribed  like  –  quality  of  paper,  watermark,  bank’s  logo  in  invisible  ink,  void  pantograph,  etc.,  and  standardisation  of  field
placements on cheques. In addition, certain desirable features have also been suggested to be implemented by banks based on their
need and risk perception.
The set of minimum security features would not only ensure uniformity across all cheque forms issued by banks in the country but
also  help  presenting  banks  while  scrutinising  /  recognising  cheques  of  paying  banks  in  an  image­based  processing  scenario.  The
homogeneity  in  security  features  is  expected  to  act  as  a  deterrent  against  cheque  frauds,  while  the  standardisation  of  field
placements  on  cheque  forms  would  enable  straight­through­processing  by  use  of  optical  /  image  character  recognition  technology.
The benchmark prescriptions are collectively known as "CTS­2010 standard".
All  banks  providing  cheque  facility  to  their  customers  have  been  advised  to  issue  only  'CTS­2010'  standard  cheques.  Cheques  not
complying with CTS­2010 standards will be cleared at less frequent intervals i.e. weekly once from November 1, 2014 onwards.
17. What is the prescription relating to alterations / corrections on cheque forms?
The prescription on prohibiting alterations / corrections on cheques has been introduced to curtail cheque related frauds. No changes
/ corrections can be carried out on the cheques (other than for date validation purposes, if required). For any change in the payee’s
name, courtesy amount (amount in figures)  or  legal  amount  (amount  in  words),  fresh  cheque  leaves  should  be  used  by  customers.
This would help banks in identifying and controlling fraudulent alterations. This prohibition is applicable to cheques cleared under the
image based Cheque Truncation System (CTS) only. It is not applicable to cheques cleared under physical exchange of instruments.
18. What are the precautions required to be taken by the banks / customers to avoid frauds?
Top
Banks  /  Customers  should  use  "CTS  2010"  cheques  which  are  not  only  image  friendly  but  also  have  more  security  features.
Customers may request/insist their banks for cheque forms that are compliant with the "CTS 2010" standard. They should preferably
use image­friendly coloured inks while writing cheques and avoid any alterations / corrections thereon. Preferably, a new cheque leaf
may be used in the event of any alterations / corrections as the cheque may be cleared through image based clearing system.
Banks should exercise care while affixing stamps on the cheque forms, so that it does not interfere with the material portions such
as date, payee’s name, amount and signature. The use of rubber stamps, etc, should not overshadow the clear appearance of these
basic  features  in  image.  It  is  necessary  to  ensure  that  all  essential  elements  of  a  cheque  are  captured  in  an  image  during  the
scanning process and banks / customers have to exercise appropriate care in this regard.

Top