DSpace for Administrators (Repository Managers) 

1. Access a pre‐installed DSpace instance 
 
1. In you Internet Browser, go to http://neo.bib.sun.ac.za/jspui/. This instance was installed 
on the test server of the Stellenbosch University. 

2.  Register as an E‐person on a pre‐installed instance of DSpace 

  1.     Click on Sign on to:  >> My DSpace. 

  2.     Click on New user? Click here to register. 
Administrators, Reviewers, Metadata 
Editors always need to log in first. 

End‐users who simply want to conduct a 
Reset password 
search and download full text do not 
need to log in, provided that access to 
  Item was set as Anonymous. 
 

  3.     Click on Register. 

  4.      Go to your e‐mail Inbox and follow the instructions. 

 
Click on hyperlink to complete 
 
registration process. 
  Registration is a once‐off 
process. 
 

  Page 1 
 
 

  5.     You will be prompted to enter a DSpace password, and to re‐type the password to  
                       confirm. 

  6.      

 
Logged in. Always remember to log 
  out when done. 

 
Task Pool area ‐ 
 
currently empty 
 

 
Example of Task Pool with one 
  task waiting to be completed. 

  Page 2 
 
3.  Registering an E‐person as an Administrator 

  1.  Each of you has Administrator rights on the test server. Ideally maximum 3 persons  
                             are recommended to have administrative rights: the DSpace IT Manager, DSpace IR  
                             Manager, 1 Back‐up person. These persons have full authorization on all levels. 

  2.  While logged in, click on Administer in the navigation column to the left of your  
                             DSpace screen. 

  3.  Click on Groups. An Administrator account was set up during the DSpace installation.  

  4.  Click on Edit next to the Administrator Group. 

  Create a group with only certain members, 
and certain rights assigned to these 
  members. 

 
Anonymous = Everyone on the Internet can 
  access/ view/ download item. 

  5.  Example of DSpace Administrators registered: 

  Remember to always Update Group 
for changes to take effect 
  Select more people as 
Administrators. They 
  need to be visible as E‐
people. 
 

 
Remove any of the 
 
Administrators at any stage 
 

  Page 3 
 
  Select E‐people: A list of all people who have successfully registered with DSpace or who  
              were manually registered by the DSpace Administrator will be displayed. Add names from  
              this list, Close and Update Group: 
Search for a specific person – the list 
  Arrange e‐people according  can become very long as your 
to ID, E‐mail, Language. By  repository grows! 
 
default arranged according 
  to Last Name. 

4.  Manually create E‐people   

1. Click on E‐people in the administration interface. 
2. Click on Add E‐person. 
3. Complete the form, and Save. 

4. To delete an E‐person, while within the E‐people interface, click on Select E‐person. 
Select the persons’ name, and choose to Edit (add changes) or Delete. 
5. You will be prompted to confirm the deletion. Click Delete. 
6. When you want to Edit an E‐person, DSpace will display a list of all Groups to which that 
person belongs: 

  Page 4 
 
5.  Automatically generated Groups within DSpace 

Everytime a new Collection is created, DSpace automatically generates certain Groups for 
that Collection, depending on the workflow for that Group. Names of Groups can be 
changed, but avoid as far as possible, unless it is a new group manually created by you and 
not automatically generated by DSpace. 

Example of automatically generated Groups for one specific Collection (Research Articles 
(Arts and Social Sciences)) in DSpace: 
Members of this Group can be 
  edited at any stage 

 
Any step in the workflow can be 
  deleted from here 

The above was automatically generated and is visible under Administer  >> Groups because 
of the way the Collection was initially created: 
Refers to the Anonymous Group 
 
First screen to complete 

     
when creating a new 

 
Collection 

  To explain: 

COLLECTION_28_ADMIN   
This Collection will have delegated collection 
administrators 
COLLECTION_28_SUBMIT  Some users will be able to submit to this collection 
 
COLLECTION_28_WORKFLOW_STEP_1 The submission workflow will include an 
accept/reject step 
COLLECTION_28_WORKFLOW_STEP_2 The submission workflow will include an 
accept/reject/edit metadata step 
COLLECTION_28_WORKFLOW_STEP_3 The submission workflow will include an edit 
metadata step 
 

  Page 5 
 
6.  Manually created Groups in DSpace 

  1.  While in the administrative interface, click on Groups. 

  2.  Click on Create New Group. 

  3.  Select individual E‐persons or existing Groups to form part of this new Group. 

  4.  Give the Group a descriptive name, or stick to the DSpace Group naming convention,  
                             e.g.  COLLECTION_28_EMBARGOES. 

  5.  Click on Update Group. 

 
Descriptive name for Group 
 

Note: We will work with Groups and E‐persons again later, once we start setting up 
Collections and assigning rights. 

  Page 6 
 
7.  Editing the News on your repository home page 

Use the repository home page to communicate news, events, achievements, training and 
many more – i.e. as a marketing and communication tool, but also to communicate 
important information. DSpace allows html to be used in these fields. Also add images to 
make it more attractive if needed. 

  Top News  Sidebar News 

1. While logged on as Administrator, go to Administer >> Edit News. 
2. Click on Top News or Sidebar News to edit it in html. 
3. Save your changes afterwards and view at Home. 

8.  Edit the default DSpace license 

Every time an E‐person submits an item to DSpace, he/she needs to grant a license, stating 
that copyright has been cleared or that they are the owners of the copyright, that they give 
permission to your institution to distribute the item on DSpace, etc. This license can be 
customized – work with the legal officer on campus to make sure that all is covered. This 
license is to protect the Submitter, but also the institution. 
 
1.    While logged in as Administrator, go to Administer >> Edit Default License. 

2. Replace the text in the text box with the new text as agreed upon with your legal officer, 
and Save. 

  Page 7 
 
9.  Metadata Registry (Dublin Core) 

Metadata (meta data, or sometimes meta information) is "data about other data", of any 
sort in any media. For example, metadata would document data about data elements or 
attributes, (name, size, data type, etc) and data about records or data structures (length, 
fields, columns, etc) and data about data (where it is located, how it is associated, 
ownership, etc.). Metadata may include descriptive information about the context, quality 
and condition, or characteristics of the data. 

The Dublin Core metadata element set is a standard for cross‐domain information resource 
description. It defines conventions for describing things online in ways that make them easy 
to find. Dublin Core is widely used to describe digital materials such as video, sound, image, 
text, and composite media like web pages. Implementations of Dublin Core typically make 
use of XML and are Resource Description Framework based. Dublin Core is defined by ISO in 
ISO Standard 15836, and NISO Standard Z39.85‐2007. 

The Dublin Core Metadata Registry is designed to promote the discovery and reuse of 
properties, classes, and other types of metadata terms. It provides an up‐to‐date source of 
authoritative information about DCMI metadata terms and related vocabularies. The registry 
aids in the discovery of terms and their definitions and shows relationships between terms. 
The reuse of existing metadata terms is essential to standardization, and promotes greater 
interoperability between metadata element sets. The discovery of existing terms is an 
essential, and prerequisite, step in this process. This application promotes the wider 
adoption, standardization and interoperability of metadata by facilitating its discovery, and 
reuse, across diverse disciplines and communities of practice.  

The fifteen element "Dublin Core" described in this standard is part of a larger set of 
metadata vocabularies and technical specifications maintained by the Dublin Core Metadata 
Initiative (DCMI). The full set of vocabularies, DCMI Metadata Terms [DCMI‐TERMS], also 
includes sets of resource classes (including the DCMI Type Vocabulary [DCMI‐TYPE]), 
vocabulary encoding schemes, and syntax encoding schemes. The terms in DCMI 
vocabularies are intended to be used in combination with terms from other, compatible 
vocabularies in the context of application profiles and on the basis of the DCMI Abstract 
Model [DCAM]. 

Acknowledgement: 

Dublin Core Metadata Schema: http://dublincore.org/    

Dublin Core Metadata Registry: http://dcmi.kc.tsukuba.ac.jp/dcregistry/  

Using Dublin Core – the official usage guide: http://dublincore.org/documents/usageguide/  

Expressing Qualified Dublin Core in RDF / XML: http://dublincore.org/documents/dcq‐rdf‐
xml/  

Dublin Core on Wikipedia: http://en.wikipedia.org/wiki/Dublin_Core  

PLEASE REFER TO ADDENDUM A AT BACK OF MANUAL 

  Page 8 
 
 1. While logged in as Administrator, go to Administer >> Metadata Registry. 
2. You have the option to create a new schema by entering a namespace/name or 
edit an existing one by clicking the update button. 
   
   
   
   
 
3. Click on the link to the Dublin Core Metadata Registry for this instance of 
DSpace. 
   
   
   
4. Do not change any content within the Element and Qualifier fields. You can 
however add a Scope Note to describe each field and how it is suppose to be 
used. 
 
 
 
 
Column containing 
 
names of Elements 
  Scope Notes can be added 
 
 
Column containing 
 
names of Qualifiers 
 
 
 
 
 
 
5. Add Metadata Field: To create a new field you must provide a unique element 
and qualifier pair. The qualifier may be left blank if desired and the element and 
qualifier cannot contain spaces, underscores or periods. Click Add New. 
 
 
 
 
 
 
 
 
6. Move Field: If you have more than one schema a form would appear here 
allowing you to move fields between schemas. 

  Page 9 
 
10.  Bitstream Format Registry 

A bitstream or bit stream is a time series of bits. A bytestream is a series of bytes, typically 
of 8 bits each, and can be regarded as a special case of a bitstream. When a bitstream is 
captured and stored in a computer storage medium, a computer file is created. 

This list of bitstreams provides information about known bitstreams and their support level. 
You can edit or add new bitstream formats with this tool. Please take note of the following: 

 You can only edit one bitstream format at a time. Make the edits to one row, and click 
the relevant 'update' button. Only edits you've made to that row will be saved.  
 Extensions are file extensions that are used to automatically identify the format of 
uploaded files. You can enter several comma‐separate extensions for each format.  
 The Name of each format must be unique, though the MIME type need not be. For 
example, you might have separate format registry entries for different versions of 
Microsoft Word, even though the MIME type will be the same for each of them.  
 Internal formats are hidden from the user, and are used for administrative purposes. 
For example, the licenses that submitters grant are stored as License format bitstreams, 
and these aren't shown to end users.  
 If you delete a bitstream format, any bitstreams in the system of that format will be 
reverted to the Unknown format.  
 Important: Do not delete the Unknown or License formats.  

Also  note  that  the  config/registries/bitstream‐formats.xml  is  only  used  during  the  build 
process to populate the format registry in the database, which is the 'live' version. Changes 
you  make  with  this  UI  will  only  be  reflected  in  the  database  registry,  and  not  the  XML  file 
(and vice versa.) 

Source: http://dspace‐dev.dsi.uminho.pt:8080/common/dspace‐docs‐1.1.1‐1/admin‐ui.html  

1. While logged in as Administrator, go to Administer >> Bitstream Format Registry. 

2. Scroll down to the bottom to Add New. 

  Page 10 
 
11.  Statistics 

  1.  While logged in as Administrator, go to Administer >> Statistics. 

2.  Also visit the following module: The DSpace Course ‐ DSpace Statistics and Google 
Analytics. This module will introduce the statistics available within DSpace, and the 
facilities that are available if you use Google Analytics with DSpace. 

 
Available: http://hdl.handle.net/2160/623  
 
 

  Page 11 
 
12.  Structuring DSpace according to Communities & Collections 

 Why? To keep your repository well organized, and keep Items that belong together 
according to media type, disciplines, faculties, departments or anything else ‐ 
together. 
 Needs will differ from Community to Community or Collection to Collection– make 
provision for it. Be flexible, but not too much! 
 Some Metadata Editors (Cataloguers) might prefer to work in their subject of 
expertise only. They can then be registered within the workflow for the specific 
Collections relevant to them. 
 By having their own Community within the bigger repository, research output by 
faculties and departments can be grouped together, and reflect all research output 
with one glance. Links can be created to individual Communities/ Collections. 
 Always think and make provision for how the repository/ Community/ Collection 
might develop and grow/ change over time. 
 It is ok to change the name of a Community/ Collection at some stage, and if needed. 
Remember to record the changes in the Provenance area for that Community/ 
Collection for future reference. You can also cross‐reference to the new Collection if 
the previous one was closed. Use the area on the home page of that Collection to 
update end‐users (Collection >> Edit). Don’t delete the Community/ Collection – it 
will only confuse end‐users. Clearly refer the end‐users to the new Collection. 
 Items can only be submitted on the following conditions: 
‐ The submitter needs to be registered as a Submitter for that specific Collection. 
‐ Items cannot be submitted if there is no Collection to submit it to. 
‐ Contact details should be clearly visible from where submitters can request to 
become Submitters. 
‐ Copyright should have been cleared, and the Item needs to be in the correct digital 
format. 
 An unlimited number of Top‐Level Communities, Sub‐Communities and Collections 
can be created, but try let it not become too complicated – keep the structure 
simple. 
 Try to align your Community/ Collection structure with that of your institution, e.g.: 
 
Faculty of ……………… (Top‐level Community) 
      Dept. of ……………………… (Sub‐Community)(optional) 
           Research Articles (Dept. of …….) (Collection) 
           Theses (Dept. of …….) 
           Dissertations (Dept. of …… ) 
           Mini‐dissertations (Dept. of ……. ) 
     Dept. of ……………………… (Sub‐Community)(optional) 
           Research Articles (Dept. of …….) 
           Theses (Dept. of …….) 
           Dissertations (Dept. of …… ) 
           Mini‐dissertations (Dept. of ……. ) 
 

  Page 12 
 
 Faculty of ……………… (Top‐level Community) 
      Dept. of ……………………… (Sub‐Community)(optional) 
           Research Articles (Dept. of …….) 
           Theses (Dept. of …….) 
           Dissertations (Dept. of …… ) 
           Mini‐dissertations (Dept. of ……. ) 
     Dept. of ……………………… (Sub‐Community)(optional) 
           Research Articles (Dept. of …….) 
           Theses (Dept. of …….) 
           Dissertations (Dept. of …… ) 
           Mini‐dissertations (Dept. of ……. ) 

  Step 1: Create a Top‐level Community 

1. Log in as Administrator  on your instance of DSpace at My DSpace. 
2. Click on Communities & Collections (just below Browse). 
3. Click on Create Top‐Level Community. 
   
   
   
   
   
4. Complete the online form describing the Top‐Level Community and click on Create. Your 
new Top‐Level Community will be displayed (also referred to as the ‘Edit Community’ 
page). 
 
 
   

  Page 13 
 
  Step 2: Create a Sub‐Community (optional) 

1. To create a Sub‐Community, go to the Community home page of the Community that is 
to be the parent of the new Sub‐Community.  
2. Then, click on the Create Sub‐community in the Admin Tools box at the top right‐hand 
corner of the page. This will create the new Sub‐Community and take you to the home 
page for that Sub‐Community, also referred to as the ‘Edit Community’ page for that 
Sub‐Community. 

  Editing a Top‐level Community or a Sub‐Community 

 Fill out the forms as needed. Name is required. All other fields are optional. 
 Short Description:  Appears on the Community List page below the Community 
name, and should be one or two sentences of plain text describing the Community. 
 Introductory Text, Side Bar Text, Copyright Text: Fields are displayed on the 
Community’s home page.  
 Introductory Text and Side Bar Text are both HTML fields, which means you should 
place text in <p> </p>. 
 Upload Logo:  Relatively small logo sizes look best due to the design of the Collection 
home page. 
 Click Create or Update when done with changes. 

Step 3: Create a Collection 

1. To create a Collection, go to the Community home page of the Community that is to be 
the parent of the new Collection.  
2. Then, click on the Create Collection in the Admin Tools box at the top right‐hand corner 
of the page. 
3. Follow the wizard, and click on Next to move forward each time. 

  Page 14 
 
Screen 1: Describe the Collection (Setting up the Workflow) 

The first page of the wizard will ask you some questions about the new Collection. Check those 
that apply and click on the Next > button. Note that after you've completed the wizard, you will 
be able to edit the Collection later, so decisions you make here are not permanent. 

However, also note that this wizard is a little less polished than the submission UI, which basically 
means there are no 'back' buttons, so if you want to change something you entered on one page 
after clicking Next, you need to finish the wizard and then go back and edit the Collection. 

When you have completed the wizard, you're dropped into the ‘Edit Collection’ interface. This 
allows you to review what you've entered and make any necessary tweaks. 

Check the options that will apply for that specific Collection: 

New Items should be publicly readable  New items arriving via the submission UI or 
batch importer will, by default, get 
anonymous READ permissions for both the 
item and all the bitstreams. You can change 
this later so that e.g. items get anonymous 
READ permissions but bitstreams do not. 
Items that are 'mapped' or included from 
other Collections will not have their 
authorizations changed. It is just a default; an 
item's permissions may later be changed. If 
New items should be publicly readable is not 
checked, you will be asked later in the wizard 
who is allowed to read new items. Again, this 
is just a default, and can be changed later. 
 
Some users will be able to submit to this  When checked, you will be prompted to select 
Collection  persons from the E‐people list. These persons 
will then have the authorization to submit 
items to this specific Collection. You can 

  Page 15 
 
 manually add these persons at Administer >> 
E‐people >> Add E‐person, or the person can 
register at My DSpace. 
The submission workflow will include an  Reviewer will be able to check newly 
accept/ reject/ edit metadata step (Workflow  submitted items: 
Step 2)  - Do baseline metadata editing e.g. fix 
spelling errors 
- Check for duplicates 
- Check whether item has been 
submitted to the correct Collection – if 
not, Reject 
- Check whether full text has been 
submitted in the required file format 
e.g. pdf 
- Check quality of full text file 
- Check whether copyright has been 
cleared, if required 
The submission workflow will include an edit  Metadata Editor is notified of a new 
metadata step (Workflow Step 3)  submission. Commit item to archive, and then 
do metadata editing in the DC Registry of an 
individual item. Add value to items, e.g. more 
keywords, LCSH’s, abstracts, check whether 
metadata adheres to the necessary standards 
and correct where needed. Always register the 
Metadata Editor also as a Collection 
Administrator. 
This collection will have delegated collection  This person manages the Collection, manage 
administrators  Submitters, can edit the Item Template, edit 
the Collection home page, edit the DC Registry 
of an Item anytime etc. 
New submissions will have some metadata  Create an Item Template for that specific 
already filled out with defaults  Collection. On this screen you can specify 
some Dublin Core values that new submissions 
will have pre‐filled out e.g. if the Publisher for 
all items submitted to that specific Collection 
is going to be the same for all Items. Some of 
the values you can set here do not appear in 
the submission UI, so end‐users may not have 
the chance to edit them. Also note that these 
Dublin Core values will be added to items 
imported via the batch importer. 
 
 

Screen 2: Describe the Collection (Information) 

The next page allows you to fill in some basic information about the Collection. The Name field is 
mandatory, the others are not.  

Copyright Text is simply text that will appear at the bottom of the Collection's home page, and 
that applies to that Collection only. 

  Page 16 
 
 License is the deposit license (the license that submitters must grant when they submit an item) 
for this Collection. This will override the default DSpace license, and is used when a specific 
license applies to that specific Collection only. If you leave this field blank, the site default license 
is used. 

Provenance is a free‐text field you can put any provenance information in you feel like. It is not 
visible to end‐users. 

Screen 3: Select Submitters (E‐people who will be allowed to submit to this Collection) 

Screen 4: Select Reviewers (E‐people who will review the Items) 

  Page 17 
 
   Screen 5: Select Metadata Editors 

  Screen 6: Assign Collection Administrators (incl. Metadata Editors) 

  Screen 7: Set up the Item Template (with pre‐filled out metadata) 

On the above screen you can specify some Dublin Core values that new submissions will 
have pre‐filled out. Some of the values you can set here do not appear in the submission 

  Page 18 
 
 UI, so end‐users may not have the chance to edit them. Also note that these Dublin Core 
values will be added to items imported via the batch importer. 

And that’s it! Collection created …. Click on Update at bottom of the following screen. You 
can return to the Admin Tools >> Edit within a specific Collection at any stage. 

Newly created Collection end‐user will see: 

 
Return to editing 
 
interface for Collection 
 

 
Manage Submitters from 
  here – add, remove 

  Page 19 
 
 If you click on Groups in the Administrative interface, you will see that the Collection now has the 
following Groups: 

13.  Prepare an item for submission to a specific Collection 

1. Copyright 
‐ If you are the copyright owner, no consent is needed 
‐ Items donated to the institution: archive letter of consent by original  
  copyright owner or donor. Permission should be granted to digitize material  
  and distribute in e‐format via the repository. 
‐ Research articles where copyright was transferred to publisher: check  
  publisher policy on self‐archiving within a repository on SHERPA RoMEO  
  http://www.sherpa.ac.uk/romeo.php. If no policy, check out publisher’s web  
  site or contact publisher directly and get consent in written format. 
‐ Material created by members of an institution e.g. theses & dissertations:  
  copyright belongs to institution. 

2. Scan/ digitize item 
According to international standards e.g. World Digital Library standards for images. 
Text documents: 300 – 600 dpi. Tiff image stored on archival server. Derivited jpeg or 
pdf file submitted to DSpace. OCR text before migrating to pdf – that way the full text 
will also be searchable. Manipulate digital items with e.g. Adobe Photoshop, GIMP. 
 
Visit http://www.dspace.org for more info on various file formats accepted by DSpace or 
view at Administer >> Bitstream Format Registry. 
 
Convert documents to pdf using: Adobe Distiller, Abbyy PDF Transformer, CutePDF 
 
Convert documents from pdf back to original format: Abbyy PDF Transformer 
 
3. File naming conventions – guidelines 

Also see Library of Congress naming conventions for digital resources 

1. Keep file names as short and descriptive possible. 
2. Avoid capital letters. 
3. Avoid special characters e.g. # * ~ 
4. Use _ (underscore) to create spaces between characters – do not use your spacebar. 

  Page 20 
 
 5. Use logical file names. 
6. Only use alphabetical letters or numbers. 
7. Where numerical sequence is important, use numbers e.g. 01title_page.pdf, 
02content.pdf etc. Submit the last number in the sequence first and work 
backwards.  
 
4. Familiarize yourself with the content of the item you want to submit 
E.g. title, author/s, keywords, rights, publisher etc. Keep file open while submitting so 
that you can copy & paste metadata from the original item. 

14.  Submit an Item to a specific Collection 

1. Apply for submission rights to a specific Collection with the Collection 
Administrator or Repository Manager. 

  2. Once rights were assigned, log in at My DSpace. 

  3. Click on Start a New Submission. 

  4. Select the Collection you wish to submit an Item to from the list below, then    
    click Next.  
   
   
 

5. Describe the Item. Check the boxes next to the statements that apply to this submission. 
Click Next. 
   

  Page 21 
 
 6. Describe the Item by assigning as much metadata as possible. Remember – what you put 
in is what you get out. Click Next. 
   

7. Add more descriptive metadata to the following screen, and click Next. 
 
 
  Use red ovals to move backwards and forward 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
8. Attach the full text file, and click Next. Attach as many full text files as needed to one 
Item, e.g. pdf version and original ppt version etc. 
 
 
 

  Page 22 
 
  

9. Verify that the file that was uploaded is the correct file. Click Next. 

 
Add more files 
 

10. Last opportunity to verify metadata and file. Click Next. 

11. In order for DSpace to reproduce, translate and distribute the submission worldwide, 
your agreement to the terms is necessary (default DSpace License). Click I Grant the 
License. 
12. Your submission is now completed, and the Item will remain in your Task Pool until 
reviewed by the Reviewer and edited by the Metadata Editor.  
13. The Reviewer will receive an e‐mail notification that a new item was submitted, that 
needs to edited/ approved/ rejected. 
14. Once approved, the Metadata Editor will receive an e‐mail notification that a new item 
was approved, and the Editor then commits it to the archive. Once committed to the 

  Page 23 
 
 archive, the item will be assigned a persistent URL, and it will be available for the whole 
world to see. 
15. Once the Item has gone through the workflow, it will display as follows: 
 
  Edit DC Registry of individual item, add 
  metadata fields, remove metadata fields etc. 
 

IMPORTANT: Use Unicode/ UTF8 to enter special characters. See 
http://www.fileformat.info/info/unicode/char/search.htm  
Special characters in DSpace are best viewed with Firefox. 

15.  Workflow 

Use this tool to clear out workflows that have been abandoned and will never be 
completed, or for some other reason e.g. duplicate, Submitter realised it was the wrong 
version submitted etc. 

1. Go to Administer >> Workflow. 
2. Find the specific item, and click Abort. You will be asked to confirm the action. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

  3.  The item will be returned to the Task Pool of the Submitter. 

  Page 24 
 
16.  Search a specific Item 

You can conduct as Basic or Advanced Search within DSpace, or search from the  
Administrative interface. 

1. Go to Administer  >>  Items. 
2. Enter the Handle or internal item ID of the item you want to edit or delete. 
2263 = Handle for University of Pretoria (CNRI Handle System) 
   
 

    Both of the above will take you to the DC Registry of the item: 

Scroll down to the bottom of the DC registry to add more metadata fields. You can 
repeat each Element and each Qualifier as many times as you wish. Some of the 
metadata is system generated. See ADDENDUM A. 

  Page 25 
 
  

 
Full text pdf file that was 
  submitted 

 
Some system generated provenance 
  metadata

17.  Mapping 

It could be that sometimes you want one item to display in two different Collections 
simultaneously, without having to re‐submit it. It could be that an article was written by two 
researchers from two different departments, and they want the article to be reflected in 
both departments’ Collections. Submit the item once only, to the Collection for the first 
author. Then ‘map’ it to the second Collection. 

1. Go to the Collection to which you want to map the item. 
2. Under Admin Tools, click on Item Mapper. 
3. Search according to the surname of the author of the item, and click Search Authors. 

  Page 26 
 
  

4. When you have found the correct item, select it and click Add.  Then Continue. 
5. The item will now be displayed in both Collections. 

18.  Withdrawal of Items 

Sometimes it might be necessary to withdraw an item because of various reasons, e.g. legal 
action, poor quality, incorrect data etc. Rather Withdraw the item than completely Delete it, 
leaving a tombstone in case the item was cited etc. 

1. Search the specific item. 
2. Add a description.provenance metadata field to the registry of that item, explaining the 
reason for withdrawal for future reference. Update the record. 
3. Click on Withdraw. Confirm the withdrawal. 
 
 

  Example of a tombstone:  

4. For a list of items that were withdrawn, go to Administer  >>  Withdrawn Items. 
5. To reinstate the item, find the item under Withdrawn Items, and Edit. 

  Page 27 
 
 6. Click Reinstate. 
7. While in the DC Registry of an item, the item can also be moved to another Collection if 
initially submitted to an incorrect Collection. 
8. While in the DC Registry of the item, click on Move Item. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
9. Select to which Collection the item should be moved, and click on Move.  
 
 
 
 
 
 
 

19.  Authorization Policies 

Specific authorization policies can be set for Communities, Collections, and Items. In order 
for users to perform an action on an object, they must have permission; DSpace operates a 
'default deny' policy. Permissions do not 'commute'; for example, if an e‐person has READ 
permission on an item, they might not necessarily have READ permission on the bundles 
and bitstreams in that item. 

Manage a Collection's Policies 

Use this tool to authorize Collection‐related groups to perform their roles. 

1. Click on Administer  >>  Authorization. 
2. Click on Manage Collection’s Policies. 
3. Select the name of the Collection for which you wish to set authorizations, and click on 
Edit Policies. 
4. Click Add New Policy or Edit an existing policy. 
 

  Page 28 
 
 Policies for Research Articles (English) Collection: 

 
Click Edit to restrict access to all full text 
 
files (bitstreams) in Collection 
 

5. Select the Group for which you wish to set authorizations (Group must have been 
created in advance), and then select an action for that Group from the drop‐down 
menu. 

6. Click Save. Now only the Administrator Group can open all full text files in this specific 
Collection. Repeat until all policies are in place.  

  Page 29 
 
 Note: 

 Newly‐submitted items accepted into a collection inherit the DEFAULT_ITEM_READ 
and DEFAULT_BITSTREAM_READ authorization policies associated with the collection, 
which become the READ policies for the item and its bitstreams. However, if you 
change a collection's default policies after items have been accepted, policies for 
existing items will not be changed automatically. You would have to change the 
permissions on those items using the Advanced Policy Admin Tool to make them 
accessible. 
 All collections must have an ADD policy for a submitter group, or else no one will be 
able to submit items to the collection. 

Manage a Community's Policies 

This tool allows you to edit a community's policies in much the same way as a collection's are 
edited, described above. 

Presently, since administration is done centrally, this tool doesn't have a lot of use‐‐usually you 
will just add READ permission for the Anonymous group just after you create a community, and 
leave it at that. This permission is applied to the community's logo if there is one, which allows 
people to see the logo when they go to the community home page. 

A community's policies are set to a default Anonymous READ. 

Manage an Item's Policies 

This tool allows you to edit the policies for individual items. When you wish an item's policies to 
be different from those of the rest of those in a collection, you can use the item policy editor to 
customize the policies. It is a good practice long term management of a collection however, for 
all of the items in a collection to share the same authorizations. 

Advanced Policy Admin Tool 

Use this tool to set and clear policies for items or bitstreams across a whole collection. Be 
careful about using the Clear Policies button. 

Select the collection from the top list and the group you want to give or remove permission for 
from the bottom list. Then select the type of object (item or bistream) that you want to edit 
permissions for. Then select the action from the drop‐down. 

For example, say you wanted to give everyone in a group 'privileged_users' Read access to all of 
the bitstreams in a restricted collection. You'd select 'privileged users' from the top list, 
'bitstream' from the 'content type' drop‐down, 'privileged_users' from the 'group' list, 'Read' 
from the 'action' drop‐down, and click 'Add policy'. 

  Page 30