Open ERP, a modern approach to

integrated business management

Release 1.0

Fabien Pinckaers
Geoff Gardiner

2009-04-09
CONTENTS

i
ii
 Open ERP, a modern approach to integrated business management, Release 1.0

I Foreword 7

1 Open Source software at the service of management 11

2 The Open ERP Solution 13

2.1 Why this book? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
2.2 Who’s it for? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

3 Structure of this book 15

4 Dedication 17

II First steps with Open ERP 19

5 Installation and Initial Setup 23

5.1 The architecture of Open ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
5.2 The installation of Open ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
5.3 Database creation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
5.4 New Open ERP functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

6 Guided Tour 41
6.1 Database creation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
6.2 To connect to Open ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
6.3 Installing new functionality . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
6.4 Guided Tour of Open ERP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

7 Developing a real case 67

7.1 Use case . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
7.2 Functional requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
7.3 Database creation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
7.4 Installing and configuring modules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
7.5 Database setup . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
7.6 Testing a Purchase-Sale workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

III Managing Customer Relationships 89

8 Leads, Business Opportunities and Campaigns 93

8.1 Managing Contacts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
8.2 Leads . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

CONTENTS 1
Open ERP, a modern approach to integrated business management, Release 1.0

8.3 Sales Opportunities . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

9 Customer Relationship Management 107

9.1 Partners . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
9.2 Case management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110
9.3 Profiling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

10 Communications Tools 127

10.1 Microsoft Outlook interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
10.2 Mozilla Thunderbird interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
10.3 Microsoft Word interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

IV General Accounting 137

11 From invoice to payment 141

11.1 Accounting workflow and the automatic generation of invoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
11.2 Invoicing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
11.3 Accounting entries . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153
11.4 Management of payments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

12 Financial Analysis 167

12.1 Managing accounts payable / creditors and accounts receivable / debtors . . . . . . . . . . . . . . . 167
12.2 Statutory taxes and accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
12.3 Company Financial Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

13 Configuring Accounts from A to Z 183

13.1 Chart of Accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
13.2 Journals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
13.3 Periods and fiscal years . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
13.4 Payment Terms . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
13.5 Entries at the start of a year . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

V Effective Management of Operations 191

14 Analytic Accounts 195

14.1 To each enterprise [his] own analytic chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
14.2 Putting analytic accounts in place . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201
14.3 Analytic records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203
14.4 Financial Analysis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205

2 CONTENTS
 Open ERP, a modern approach to integrated business management, Release 1.0

15 Organization of Human Resources 211

15.1 Managing Human Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
15.2 Timesheets . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214

16 Services Management 223

16.1 Managing Service Contracts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223
16.2 Planning that improves leadership . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227
16.3 Treatment of expenses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231

17 Internal Organization and Project Management 233

17.1 Project management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233
17.2 The art of productivity without stress . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238

VI Stock and Manufacturing 243

18 Logistics and Stock Management 247

18.1 Understanding double-entry stock management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248
18.2 Complete workflow from supplier to customer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250
18.3 Stocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 257
18.4 Logistics Configuration . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267
18.5 Import / Export . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274
18.6 Warehouses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275
18.7 Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278
18.8 Management of lots and traceability . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280
18.9 Management by Journal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284
18.10 Advanced elements of stock management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288

19 Manufacturing 297
19.1 Management of production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 297
19.2 Bills of Materials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298
19.3 Multi-level Bills of Materials . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 302
19.4 Manufacturing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307
19.5 Workflow for complete production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308
19.6 Production order in detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317
19.7 Scheduling . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 320
19.8 Calculation of lead times . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321
19.9 Operations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 322
19.10 Events and barcodes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330

CONTENTS 3
Open ERP, a modern approach to integrated business management, Release 1.0

19.11 Treatment of exceptions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332

19.12 Manual procurement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333
19.13 Management of waste products and secondary products . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 335
19.14 Management of repairs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 337

VII Sales and Purchasing 343

20 Management of Sales 347

20.1 Sales Quotations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347
20.2 Management of Packaging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 353
20.3 Management of Alerts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 354
20.4 Control of deliveries and invoicing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356
20.5 Management of Carriers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357
20.6 Margin Control . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360
20.7 Price management policies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364
20.8 Rebates at the end of a campaign . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 370
20.9 Open orders . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 372
20.10 Layout templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 373

21 Purchasing Management 375

21.1 All the elements of a complete workflow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 375
21.2 Analyis of purchases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384
21.3 Supplier relationship management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385
21.4 Analytic accounts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 386

VIII Process and Document Management 387

22 Process 389
22.1 The integration of processes into the management system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389
22.2 Workflows and User Processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 394

23 Integrated Document Management 403

23.1 The importance of good document management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403
23.2 Classic document management solutions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 404
23.3 The Open ERP solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 405
23.4 Internal and external access using FTP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407
23.5 Mapping between Open ERP resources and directories . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 408
23.6 Managing Attachments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 410

4 CONTENTS
 Open ERP, a modern approach to integrated business management, Release 1.0

23.7 Virtual Files . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411

23.8 Standardizing Structures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412
23.9 Searching for documents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413
23.10 Integration with emails . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415
23.11 Working with users’ changes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 415
23.12 Version Management . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417
23.13 Documents used for company processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 417

IX System Administration and Implementation 419

24 Configuration & Administration 423

24.1 Creating a Configuration Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424
24.2 Configuring the menu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 424
24.3 User Login . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429
24.4 Managing access rights . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 429
24.5 Groups and Users . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430
24.6 Configuring workflows and processes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 433
24.7 Configuring reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 434
24.8 Importing and exporting data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 441

25 Implementation Methodology 449

25.1 Requirements Analysis and Planning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449
25.2 Deployment . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 450
25.3 User training . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453
25.4 Support and maintenance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 454

X Conclusion 457

26 You aren’t alone 461

26.1 Bypass the technical difficulties by using the SaaS offer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461
26.2 Consult the available resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 461

Index 463

CONTENTS 5