TABLE OF CONTENTS

Certification - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -ii
Approval Page - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -iii
Dedication - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -iv
Acknowledgement - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -v
Abstract - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -vii
Table of Contents - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -viii
List of Figures - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -xi
List of Tables - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - xii

CHAPTER ONE INTRODUCTION

1.1 Background of Study- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ----------1
1.2 Problem Statement- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -2
1.3 Aim and Objectives - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ---------2
1.4 Scope of Study - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ----------3
1.5 Limitations - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -3

1.6 Significance of Study - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -3

CHAPTER TWO LITERATURE REVIEW

2.1 Role of Information Technology in Academic System - - - - - - - ----------6
2.2 Data and Information - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -7
2.3 Computer-Based Information System - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -8
2.4 Databases - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ----------9

CHAPTER THREE RESEARCH METHOLOGY/SYSTEM

ANALYSIS
3.1 Methods of Data Collection - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 12
3.2 General Analysis of the Existing System - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 13
3.2.1 Information Flow Diagram - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 14
3.2.2 Input Analysis - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 15
3.2.3 Process Analysis - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -15
3.2.4 Output Analysis - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 15
3.2.5 Objectives of the Existing System - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 15
3.2.6 Problem of the Existing System - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -15

3.2.7 Organisational Structure - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -17

3.3 Overview of the Proposed System- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 18
CHAPTER FOUR SPECIFICATION AND DESIGN OF THE NEW
SYSTEM
4.1 General System Functions - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 19
4.2 Main Menu Specification - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 20
4.3 Input Specification - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 20
4.4 Output Specification - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 21
4.5 Database Specification - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -21
4.6 Program Modules Specification - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -25
4.7 Main Menu Design - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 26
4.8 System Flowchart - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 27
4.9 Program Flowchart - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 28
4.10 Database Design - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 33
CHAPTER FIVE SYSTEM IMPLEMENTATION AND TESTING
5.1 System Implementation - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -37

5.1.1 Students Data Form - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -39

5.1.2 Create Account Page - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 40
5.1.3 Clearance Processing Page - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 41
5.1.4 Students Login - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 43
5.1.5 Clearance Status - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 44
5.2 Choice of Programming Language - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -46
5.3 System Specification and Requirement - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -46
5.4 System Testing and Integration - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 47
5.5 Change Over Process - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 48
CHAPTER SIX SUMMARY, CONCLUSION AND
RECOMMENDATION
6.1 Summary - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -50
6.2 Conclusion - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -50
6.3 Recommendations - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -50
BIBLIOGRAPHY - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -52
APPENDIX A Clearance Form - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 54

APPENDIX B Interview - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 55
APPENDIX C Home Page - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -56
APPENDIX D Students List - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -57
APPENDIX E Codes - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -58
LIST OF FIGURES
Figure 3.1 Information Flow Diagram - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 14
Figure 3.2 Organisational Structure of Ebonyi State
University - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 17
Figure 4.1 Main Menu - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 26
Figure 4.2 System Flowcharts - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 27
Figure 4.3 Program Flowcharts for Admin Clearance
Login (Phase A) - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 30
Figure 4.4 Program Flowcharts for Admin Clearance
Login (Phase B) - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 31
Figure 4.5 Program Flowcharts for Students Login - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 32
Figure 5.1 Control Panel Login for Admin - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 37

Figure 5.2 Control Panel - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 38

Figure 5.3 Students Data Form - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - - - 39
Figure 5.4 Account Creation - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 40
Figure 5.5 Admin Login for Clearance Processing - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 41
Figure 5.6 Clearance Page for Library - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 42
Figure 5.7 Login Page for Students- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 43
Figure 5.8 Clearance Status(a) - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 44
Figure 5.9 Clearance Status(b) - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 45
Figure 5.6 Clearance Slip - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 45
LIST OF TABLES
Table 4.5.1 Admin_account Database Structure - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 22
Table 4.5.2 Department Database Structure - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 22
Table 4.5.3 Student_account Database Structure - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -23
Table 4.5.4 Student Clearance Database Structure - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -23
Table 4.5.5 Student_record Database Structure - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -24