How to conduct a good interview?

 
 
Article 1: 
 
Tips for the interviewer 
By Tom Whitley 
Network World on Careers, 03/01/99  
 
In response to a recent column, several readers asked for more tips on how to 
approach an interview from the interviewerʹs viewpoint. Here is a list of 
suggestions to be used as a starting point. 
 
¾ Be sure you know what skills, traits, attitudes, etc. you want in the people 
you hire. Write a complete job description if one doesnʹt already exist.  
 
¾ Define the areas most important to the position. For example ‐ technical 
skills, attitude, motivation, initiative, work habits, social skills, analytical 
ability, etc.  
 
¾ Rank the areas in their order of importance top to bottom.  
 
¾ Learn how to ask interview questions. My suggestion would be to learn a 
currently popular but very effective technique called ʺbehavioral 
interviewingʺ. In essence, it involves asking the candidate how they reacted 
in a real situation instead of a theoretical one. Rather than ʺhow do you 
react to stress?ʺ you might say ʺdescribe for me a recent situation when you 
were under a lot of stress and tell me how you reacted to it.ʺ  
 
¾ Develop a repertoire of questions to spotlight each area you defined earlier 
as being important.  
 
¾ Prepare an interview ʺplan sheetʺ that lists all the information you want to 
tell candidates. Also, prepare a checklist of important areas that you want to 
discuss with them.  
 
¾ Learn how to listen to what the person is really telling you. Donʹt try to 
formulate your next question while halfheartedly listening.  
 
¾ Take notes during or immediately after the interview.  
 
¾ If more than one person will interview the candidate, give each of them a 
copy of the plan sheet and ensure that they know why they are interviewing 
the candidate. Meet with them and review their notes as soon after the 
interview as you can.  
 
¾ Consider using a commercially available ʺpersonality trait assessment 
systemʺ. We use one that can be completed by the candidate in a matter of 
minutes and immediately  
¾ evaluated by PC based software. It wonʹt tell you everything you need to 
know but it is a good tool when used properly. I evaluated myself and 
quickly became a believer ‐ it was very accurate!  
 
¾ Develop a personal interviewing style or system, you will be more 
organized and at ease if you do this. By following the same path through 
each interview, you will be able to compare candidates using consistent 
data.  
 
¾ Commit to yourself and the candidate that you will make a go or a no‐go 
decision within 48 hours of the interview (go means to the next level in the 
process). That commitment will force everyone involved to prepare for the 
interview, to conduct the interview and to make a decision ‐ not waffle. 
Indecision is enemy #1 in the hiring process. You owe yourself and the 
candidate the courtesy of an expedient decision. 
 
I have hardly scratched the surface ... we may need to revisit this area. Comments? 
 
 
Article 2: 

INTERVIEW TIPS FOR THE INTERVIEWER 

Choosing Questions to Ask 
The Interview 
‐‐ Establishing Goodwill 
‐‐ Suggested Questions to Ask 
‐‐ Topics to Avoid  
‐‐ Inquiry and Listening Tools 
‐‐ Checking References  
 

The first crucial step in the interviewing process is to review the job description for 
the position. You develop your list of questions based on the skills, education, and 
experience requirements of the position. Here are some tips: 

• Create several questions which related to a specific skill. Include questions 
which will introduce levels of competence in that specific area. 
• Make sure that the questions are focused on the important competencies 
required for that position. 
• Have a clear idea of correct responses. If you are not familiar with the area, 
do not ask the questions. Leave others who are technically competent to ask 
the questions and measure the response. 
• Ask general questions which could not be answered without knowledge of 
your specific industry. 
• Be prepared for and anticipate second and third party questions based on 
the candidateʹs responses.  

ESTABLISHING GOODWILL

It is important to give the interviewee a realistic and positive impression of the 
position, department, and University. Remember, you are looking for the person 
that is the best fit and the applicant is looking for the same. Misleading the 
applicant will not benefit anyone. In an effort to establish goodwill: 

Do Donʹt 
• Tell prospective employees 
• Give assurances of a job, job 
that the University 
security or continued 
(department)is a good place to 
employment. Never use 
work, that it is a progressive 
phrases such as, ʺas long as you 
employer and that it is 
do a good job,ʺ or ʺuntil youʹre 
concerned about the welfare of 
ready to retire.ʺ  
its employees.  

• Tell prospective employees  • Try to induce individuals away 
that the past and present  from other employment with 
history of the University  assurances and promises, such 
 (department) has been the fair  as ʺyouʹll have a permanent job 
treatment of its employees.   here.ʺ  

• Tell prospective employees 
what procedures supervisors 
• Promise or imply that 
usually follow for informing 
employment will not be 
them of 
terminated. 
unsatisfactory/satisfactory 
performance of the job.  

• Provide any additional 
• Tell the prospective employee 
assurance of job security as 
who in management has the 
described above, on promotion 
authority to review any 
or transfer to other jobs within 
employment decisions. 
the University.  

SUGGESTED QUESTIONS TO ASK 

Always ask open‐ended questions so that you will be able to gather more 
information. Open‐ended questions begin with words like: How, What, Why, 
Describe, Tell me, Explain, and When. Here are some examples of questions you 
might want to ask: 

• Tell me about yourself. 
• What are your five most significant accomplishments? 
• What three adjectives best describe you? 
• Why should we hire you? 
• What specialized skills or talents do you offer? 
• Why are you leaving your current job? 
• What did you like most/least about your last job? 
• What is your favorite job to date and why? 
• Do you prefer to work on a team or on your own? 
• What kind of management style do you prefer? 
• What kind of manager are you? 
• What new skills/experiences do you want from your next job? 
 • Describe some of the most significant responsibilities you have managed in 
a work environment. 
• Name some performance achievements of which you are proud. 
• Describe a situation in which your work was criticized and how you 
handled it. 

• Give me an example of a time when you were:  

‐‐especially hard working. 
‐‐not motivated to work hard. 
‐‐proud of your ability to cope. 
‐‐disappointed with your coping skills. 
‐‐especially adaptable. 
‐‐especially stubborn. 
‐‐motivated by a ʺgoodʺ boss. 
‐‐de motivated by a ʺbadʺ boss. 
‐‐especially creative. 
‐‐not able to use your creative skills. 
‐‐able to accept change. 
‐‐resistant to change. 
‐‐motivated to take charge and be a leader. 
‐‐motivated to sit back and be a follower. 

TOPICS to AVOID

• arrest records  
• gender and marital status  
• length of residence  
• place of birth  
• religion  
• weight  
• age  
• prior illnesses/hospitalizations  
• disabilities  
• lawsuits or legal complaints  
• workersʹ compensation claims  

In short, if it isnʹt related to the job... DONʹT ASK!!!!  
Inquiry and Listening Tools

1. Follow the 70/30 rule. This means that the interviewer should listen 70% of 
the time during the interview and only talk 30% of the time. 
2. Use echoes. Paraphrase the intervieweeʹs answers to show that you are 
listening and understand. This gives them the chance to better explain if 
they need to do so.  
3. Be conversational! An interview should not be like an interrogation!  

Checking References

Anytime you are considering someone for employment, it is wise to check their 
references. This is one way to get good, solid, information about the applicant. 
Some tips for collecting reference information are: 

• During the interview, tell the applicant that you will be checking references. 
Gather names of several job‐related references not listed on the candidateʹs 
own reference list.  
• Ask applicants to name individuals who should not be contacted for 
references and get them to explain why.  
• Ask applicants to provide copies of past performance reviews.  
• Conduct reference checking as the last step in the hiring process.  
• Check more than one reference.  
• Ask open‐ended questions about employment history, job performance, and 
potential problems.  
• Evaluate negative references fairly. A negative response from one 
individual doesnʹt necessarily mean the candidate is unqualified or difficult 
to work with.