皆さんは、生産性を向上させるためにどのようなことを行っていますか？
周囲の人たちに尋ね回り、仕事術についての数々のセオリーと戯れ、もっと効率的に作業できると約束するアプリを次から次へとダウンロードしたかもしれません。
今回は「どれも役に立たなかった...」と感じている方へ、最も定評のある生産性システムと、メソッドの選び方、自分に合った生産性システムの構築法をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
もし、あなたが自分自身が生産的であろうとするよりも、生産性テクニックについて調べたり試したりすることに時間をかけているのだとしたら、本当の助けにはならないでしょう。ライフハッカーを読んでいるということは、生産性の向上に関心があるに違いありません。だからといって、他の誰かのやり方をそっくり真似する必要はないのです。
様々なテクニックがありますが、これひとつで全てOKという解決策は存在しません。今回ご紹介する生産性テクニックは、全て使っても、一部だけ使っても、全く使わなくてもOKです。ご自分のワークフローに合ったものを組み合わせて使ってください。
■タスクマスターのために：GTD（Getting Things Done）「GTD」とはDavid Allen氏が提唱したメソッドで、その著書『Getting Things Done』で紹介されています。
GTDでは、プロジェクトや日々の仕事を円滑に行う一番いい方法は、頭の中にあることをすべて、できるだけ迅速に紙などに書きだすことだ、と言っています。そうすることで、やるべき仕事が整理しやすくなり、優先順位もつけやすくなるからです。さらに、優先順位と所要時間によってタスクを整理することが提案されています。また、すぐ終わりそうな仕事はすぐに取りかかり、大きなプロジェクトはすぐできる仕事に分解すべきだともいっています。
GTDは少し教義的なところがあります。GTD信奉者は「この方法論を断片的に採り入れるべきではない」と言うでしょう。また、「本を完全に読み終わるまでは何もすべきではない」とも言うでしょう。これは、GTDのすべてを理解するようにというアドバイスでしょうが、かといって、テクニックの一部を自由に取捨選択してはいけないわけではありません。
例えば、GTDが提唱する、大きなプロジェクトをシンプルな一口サイズのタスクに切り分けるアプローチは、どんなスタイルの仕事にも適用できますし、本をすべて読んでからでないと実行できないわけではありません。
プロジェクトの大きさに圧倒されてしまったり、ToDoが曖昧かつ未定義なせいで、できることもできなくなってしまう...という事態は避けるべきです。大きなプロジェクトを一口サイズのタスクに分解して、できるものから取り掛かりましょう。まず、これら一口サイズのタスクを難易度と必要な労力によって整理し、重要なもの、すぐにできるもの、を優先しながらワークフローを組み立ててください。
また、GTDは仕事をドキュメント化することにも重点を置いています。専用のプロジェクトマネージメントツールであれ、紙と鉛筆であれ、ツールに関係なく、やるべき作業を思い出せる形できちんと記録しておくことが大切です。
GTDは「ツールにこだわらない」を強調しています。事実、GTD信奉者は「特定のツールに頼るべきではない」と言うでしょう。この場合、彼らの言うことは正しいです。GTDでは、あなたの頭の中にある仕事を一旦外に出して、何らかの形式に移し換えることに重点を置いています。どのツールを使うかよりも、まずこの移し換えを始めることが大事なのです。
GTDのような方法論には紙と鉛筆がぴったりですが、よいツールもあります。WEBアプリなら、「Remember The Milk」「Toodledo」「Nozbe」「Producteev」「LazyMeter」などです。インストール型のアプリなら、米Lifehackerの母Gina TrapaniのAndroid向けアプリ『Todo.txt』、Mac向けの『OmniFocus』『Things』、または、Windows向けの『Koi』などもあります。
■時計ばかり見ている人には：Pomodoroテクニック
もしあなたが短時間に集中するタイプで、時計の音も気にならないと言うなら、「Pomodoroテクニック」がオススメです。これは生産性テクニックというより、時間管理テクニックですが、そのアイデアは、一つのタスクを決められた時間に集中して行い、短い休憩をとるというものです。これを1日に数セット行い、適宜長い休憩をとります。厳密には、25分間作業して5分間休憩します。これを1セッションとし、数セッションごとに長い休憩をとるようにするのです。
このPomodoro テクニックは、人間の脳がマラソンよりも短距離走に向いているという考えに基づいています。時間を区切って短い時間に集中したほうが、質の高い仕事ができるということです。
Promodoroテクニックのポイントのひとつは、タスクの所要時間を見積もらなければならないことです。うまく運用するには、全体の仕事を決められた時間内に完了できるだけのタスクに分けておく必要があります。どんな生産性テクニックにおいても、作業時間を正確に見積もるスキルはとても重要です。あなたの「受け皿」がいつ空になるのか、また、いつオーバーフローするのかを把握しましょう。また、今自分がオーバーワークになっているのか、まだ余裕があるのかを、自信をもって言えることも大切です。
もうひとつのポイントは、「気を散らさないで仕事をする」ことに重点を置いている点です。言うは易し行うは難しですが、実際、25分間しっかり集中するには、気が散る要素をすっかり取り除くか、最小限に抑えなければいけません。そうでなければ、予定通りの仕事がこなせず、ガッカリすることでしょう。仕事環境をできるだけ気が散らないように整えることは、どの方法論でも重要ですし、どこでも適用できることですが、とりわけ、Pomodoroテクニックにおいては決定的に重要だということを忘れないでください。
最後に、Pomodoroテクニックでは、モチベーションアップとトラッキングのために、仕事の成果を記録することにも重点を置いています。GTDのように頭の中のToDoを紙に書きだすというよりも、作業終了時点で完了した仕事の成果を記録することに重点を置いています。そうすれば、定例会議や上司への報告資料の作成、プロジェクト進捗の把握などにも役立ちます。さらに、一日の終わりに成果の記録を見て「やった！ 今日はこんなにやったぞ！」と言えることは悪くないですよね。
Pomodoroテクニックの核となるツールはタイマーです。実際「Pomodoro」という名前は、イタリア語の「トマト」から来ているのですが、これは、このテクニックの考案者「Francesco Cirillo」が、ワークセッションの25分間と休憩の5分間を測るために、トマトの形をしたキッチンタイマーを使っていたからに他なりません。
結局のところ、あなたのワークフローにPomodoroテクニックを導入するために必要なツールは、タイマーだけです。キッチンタイマーでも、デスクトップアプリでも何でもかまいません。また、このテクニックが重視する「気を散らすものを最小限に抑える」という思想から生まれた、「PenZen」や『Q10』のようなライティング（またはコーディング）ツールもあります。
■どこでも誰でも使えるアラカルトTips
生産性システムを構築する際には、既存の方法論やテクニックだけに頼らないようにしてください。ここでは、日々のルーチンに簡単に適用できて効果のある、生産性向上のTipsとテクニックをご紹介します。
Pomodoroテクニックでは、タイマーとアラームのおかげで、タスクへ集中したり、休憩をとるタイミングを知ることができます。Pomodoroテクニックを使わない場合でも、タイマーとアラームを怖がらないでください。定期的に短い休憩をとることは、脳の機能を向上させるだけでなく、健康にとっても大事なことです。始業や終業、お昼休憩をとるタイミングなど、適用しやすいところからアラームを活用してみましょう。
慣れた仕事であれば、タスクに集中するためにアラームを使うことは障害にならないでしょうし、長い目でみれば、生産性の向上に役立つことがわかるはずです。
多くの人が、よりたくさんの仕事をするために睡眠時間を削っている昨今、毎日同じ時間に寝て同じ時間に起きることは非生産的に見えるかもしれません。しかし、事実は全く逆です。心身ともに十分な休息がとれていれば、より質の高い仕事ができるようになります。
十分な睡眠がとれていれば、仕事中に睡魔に襲われて苦しむこともなく、どれぐらいの時間を仕事に割けばいいのか、正確にわかるようになるでしょう。「睡眠」はどの生産性テクニックでも厳格に扱われていませんが、大変重要な要素です。
タスクに集中するためにタイマーを使うのと同様に、なるべく気が散らないようにするためには、仕事をすべてスケジュールしておくことも有効です。メールの処理などの日常業務の時間を、カレンダー上であらかじめ確保しておきましょう。すでにカレンダーに確保されているわけですから、いざ作業というときに時間を慌ててひねり出すことが不要になります。
また、次の二つの効果もあります。一つは、重要なプロジェクトにおいて、未読メールや日常業務を処理するための時間がきちんと確保されているかが確認できること。二つ目は、あなたのカレンダーを職場の同僚たちにシェアしておけば、仕事するはずの時間に会議を入れられてしまった...などの事態を防げることです。
気を散らすものを最小限に抑えるためには、仕事をスケジュールしておくことに加え、仕事環境から気を散らす要素を閉め出すことも重要です。気を散らすものを避けるためのツールはすでにご紹介しましたが、オフィス環境が騒がしいのであれば、ノイズキャンセリングのヘッドフォンの購入を検討しましょう。
もし家のほうが集中できるなら、在宅勤務も検討してみてください。以前にも、いかに上司を説得して在宅勤務を許可してもらうかを議論しましたが、オフィスよりも家のほうが集中できるので、というのはよい理由になるかもしれません。
邪魔をしてくる同僚が唯一の障害ではありません。電話のベル、電子メールのアラート、TwitterやFacebookのダイレクトメッセージなども生産性キラーになり得ます。年がら年中そうしている必要はありませんが、集中するときは電話のベルをOFFにし、インスタントメッセンジャーやTwitterクライアント、電子メールアプリなども閉じておきましょう。朝と晩しかメールはチェックしない！ というほど厳密にやる必要はありませんが、集中タイムぐらいは気が散るものをシャットアウトしましょう。
マルチタスキングは敵です。たとえそれが世界中のオフィスで高い評価を得ていたとしても、です。いかなるプロジェクトにおいても、生産的であるための鍵は、シングルタスクを学ぶことです。
これは、外からの要求にいつでも対応できるようにがんばることではなく、外からの要求に対応する時間と、自分の仕事に集中する時間との使い分けを学ぶということでもあります。
また、あなたに対して、常に対応可能であることを期待してる人々にもうまく合わせながら、いかにやるべきことを取捨選択するかということです。同時に、集中すべきときに集中するという原則をいかに守るか、ということでもあります。もちろん、必要なときにNOと言うことも重要です。
■自己流生産性向上システム
これで、生産性ツール、方法論、Tipsを手に入れました。これらを組み合わせれば、自分なりの生産性テクニックを構築することができます。GTDのすべてを採用するのも、Pomodoroテクニックをキッチリやるのも自由ですが、必ずしもそうする必要はありません。自分にとって有効だと思うものを選び、可能ならどこへでも適応すればいいのです。小さくはじめて、自分なりのやり方を作っていってください。
筆者の場合、タイマーで時間を測ることについてはあまり気にしなかったものの、執筆やプロジェクトマネージメントにおいて、頻繁に休憩をとるとリフレッシュや回復しやすいということを、Pomodoroテクニックから学んだそうです。Pomodoroテクニックからは、定期的に休憩をとるアイデアと、成果をドキュメント化するというアイデアを、GTDからは、頭の中にあるタスクやプロジェクトをすべて書きだす、というアイデアを借りてきて組み合わせ、自分なりのやり方を構築したのだとか。
また、仕事をすべきときが来たらアラートで知らせてくれてる「ReQall」のように、記憶を補助してくれるツールを探すことにも力を入れたそうです。もっとも、タスクの入力や変更のしやすさには相当こだわったとか。
さらに、毎週月曜の朝や金曜の午後のウィークリーレビューのための時間をきちんとカレンダー上に確保しておくようになったそうです。それにより、過去一週間を振り返り、翌週のタスクリストを作るための時間を持てたとのこと。
筆者は、自分に合ったワークフローを構築するために複数の方法論から取捨選択して使ったわけです。そして、皆さんにも同じことができます。もちろん、一朝一夕ではできないでしょう。日常のルーチンに小さな変化を加えることから始めてください。好きな方法を選び、焦らずゆっくり導入してみてください。
今の生活を一気に変えるのではなく、日常のルーチンに生産性テクニックがどのように影響するかを観察しながら進めることが大切です。難しいと感じたらペースを落としてください。うまく行かなければ中止するか、他のことを試してください。それは失敗を意味するわけではなく、そのやり方がたまたまあなたに合わなかったというだけです。最終的には、あなた流の生産性テクニックをバッチリ作りあげて、あまりの効果に同僚が「秘密を教えてくれ」と言ってくるのを楽しみにしてください。 ■オフィスの外でも使う「生産性」はよく仕事やオフィス文化と結びつけて語られますので、あらゆる場面で生産的である必要があるということを忘れがちです。ライフスタイルに生産性を採り入れるといっても、あなたが行うことすべてに厳格に取り組まなければならない、というわけではありません。ただそうすることもできる、というだけです。長年温めてきたプロジェクトやアイデアを実行するのに、「それをやる時間ができた」時まで待っている必要はないのです。正しい考え方といつくかのツールがあれば、仕事でも、家でも、遊びでも、もっと効率的になれます。
生産的になることのゴールは、より多くの仕事を引き受けられるようになることではなく、あなたがやりたいことをするための時間を確保することです。プロジェクト間、タスク間、また、仕事とプライベートの間にきっちりと区切りをつける能力は、あなた自身の時間をより楽しめる自由をもたらすことでしょう。あらゆる方法論からすべてを取り入れなければならないと考える罠に陥らないでください。物事を成し遂げるために、本やツール、器具などを大量に買いこまなくてはいけない、などと考えないでください。複数の方法論から自由に取捨選択し、自分のやり方を作ってください。きっと、気がついたらスマートな仕事スタイルが身についていた！ ということになるでしょう。約束します。生産性向上は決して難しい事ではありません。
Alan Henry（原文／訳：伊藤貴之）
