Rechnungswesen: Grundlagen einfach erklärt

Wenn Sie im Bereich Buchhaltung, Finanzen oder Controlling tätig sind, befassen Sie sich mit den verschiedenen Facetten des Rechnungswesens. Wir erklären Ihnen, was alles dazu gehört, welche gesetzlichen Bestimmungen in der Schweiz gelten und wie Sie Ihr Rechnungswesen möglichst einfach meistern.

Was sind die Bereiche und Aufgaben im Rechnungswesen?

Das Rechnungswesen gliedert sich in vier Bereiche:

1. Betriebsinternes Rechnungswesen
2. Betriebsexternes Rechnungswesen
3. Betriebswirtschaftliche Statistik/Vergleichsrechnung
4. Planungsrechnung und Budgetierung

In jedem Bereich fallen folgende unterschiedliche Aufgaben an:

Betriebsinternes Rechnungswesen

Das betriebsinterne Rechnungswesen befasst sich damit, Informationen für die Steuerung und Kontrolle eines Unternehmens zu erfassen, auszuwerten und bereitzustellen. Dieses Aufgabenfeld dient also dazu, wichtige Daten für die Geschäftsführung aufzubereiten und so betriebsinterne Entscheidungen unterstützen zu können.

Die weiteren Aufgabenbereiche im betriebsinternen Rechnungswesen umfassen unter anderem:

• Kostenrechnung: Erfasst und analysiert die Kostenstruktur für alle Bereiche eines Unternehmens und liefert Informationen für die Preisgestaltung, Kalkulation und Budgetierung.
• Betriebsstatistik: Sammelt und analysiert Daten über verschiedene betriebliche Prozesse und Leistungskennzahlen, um erbrachte Leistungen zu beurteilen und Abläufe zu optimieren.
• Investitionsrechnung: Bewertet geplante Investitionen hinsichtlich ihrer Rentabilität und Wirtschaftlichkeit, um die zu erwartenden Erträge und Kosten abzuschätzen.
• Berichtswesen: Erstellt Berichte und Analysen, um die Geschäftsführung mit relevanten Informationen für deren Entscheidungen zu versorgen.

Betriebsexternes Rechnungswesen

Finanzbehörden, Gläubiger, Lieferanten und Banken müssen – auch im Sinne des Obligationenrechts – über die betrieblichen Abläufe eines Unternehmens informiert sein. Das betriebsexterne Rechnungswesen kümmert sich um die Erfassung, Verarbeitung und Kommunikation aller wichtigen finanziellen Informationen an diese aussenstehenden Parteien.

Weitere Aufgabenbereiche im externen Rechnungswesen sind unter anderem:

• Finanzbuchhaltung: Erfasst und dokumentiert die finanziellen Transaktionen gemäss dem geltenden Rechnungslegungsrecht. Die Finanzbuchhaltung kümmert sich also um die Geschäftsvorfälle, die Kontenführung und die Erstellung von Jahresabschlüssen (Bilanz, Erfolgsrechnung, Kapitalflussrechnung).
• Externe Berichterstattung: Erstellt die Finanzberichte für die externen Interessengruppen wie Aktionäre, Investoren, Gläubiger und andere Stakeholder.
• Steuerliche Berichterstattung: Erfasst und dokumentiert steuerrelevante Informationen, erstellt Steuererklärungen und unterstützt bei der Erfüllung von Steuerprüfungen.
• Analyse der Finanzlage: Analysiert und interpretiert alle finanziellen Informationen, um die Rentabilität, Liquidität, Verschuldung oder Effizienz des Unternehmens zu bewerten.
• Compliance und Regulierung: Stellt sicher, dass das Unternehmen die geltenden Rechnungslegungsvorschriften, gesetzlichen Bestimmungen sowie regulatorischen Anforderungen einhält.

Betriebswirtschaftliche Statistik/Vergleichsrechnung

Die betriebswirtschaftliche Statistik bzw. die Vergleichsrechnung dient dazu, betriebswirtschaftliche Kennzahlen und Leistungsgrössen eines Unternehmens mit anderen Unternehmen oder mit Branchendurchschnitten zu vergleichen. So können Stärken und Schwächen identifiziert, Leistungspotenziale erkannt und schliesslich Entscheidungen zur Optimierung getroffen werden.

Dabei fallen unter anderem folgende Aufgaben an:

• Benchmarking: Zieht verschiedene betriebswirtschaftliche Kennzahlen heran und bewertet die eigene Position im Vergleich zur Konkurrenz.
• Identifikation von Verbesserungspotenzialen: Erkennt durch den Vergleich mit anderen Unternehmen eigene Schwachstellen.
• Ableitung von Best Practices: Ermittelt, welche erfolgreichen Praktiken und Strategien andere Unternehmen anwenden, und adaptiert diese als Vorbild.
• Überwachung der Leistungsentwicklung: Stellt durch regelmässige Vergleiche fest, ob sich die eigene Leistung verbessert, verschlechtert oder stabil bleibt.
• Externe Orientierung: Betrachtet die Unternehmensleistung im Kontext der gesamten Branche oder des relevanten Marktes und hilft bei der strategischen Ausrichtung an externen Gegebenheiten.

Planungsrechnung und Budgetierung

Die Planungsrechnung bzw. Budgetierung definiert die finanziellen Ziele und die dafür nötigen Ressourcen für ein Unternehmen. Dieser Bereich des Rechnungswesens übersetzt demnach die strategischen Ziele in konkrete finanzielle Vorgaben.

Zu den Aufgabenfeldern gehören:

• Zielsetzung: Definiert Umsatzziele, Rentabilitätsziele, Wachstumsziele und weitere Kennzahlen, die das Unternehmen erreichen möchte.
• Umsatz- und Kostenplanung: Prognostiziert und plant Umsätze sowie Kosten des Unternehmens, etwa mit Hilfe von historischen Daten, Marktforschungsergebnissen und Trends.
• Budgetierung: Plant und überwacht die finanziellen Ressourcen eines Unternehmens, erstellt Budgets und verteilt diese. Überprüft regelmässig die tatsächlichen gegenüber den geplanten Ausgaben.
• Forecasting: Bildet Budgetplanungen auf Basis aktueller Entwicklungen und Erfahrungen ab. Planzahlen werden bei Bedarf an momentane Marktsituationen oder betriebliche Veränderungen angepasst.
• Szenarioanalyse: Modelliert verschiedene mögliche Entwicklungen oder strategische Entscheidungen, damit deren Auswirkungen auf die finanzielle Situation des Unternehmens bewertet werden können.

Gesetzliche Bestimmungen zum Rechnungswesen in der Schweiz

Ein Unternehmen ist nicht per Gesetz dazu verpflichtet, ein vollständiges Rechnungswesen zu betreiben. Laut gesetzlicher Buchhaltungspflicht (für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 500’000 CHF) ist lediglich eine Finanzbuchhaltung zu führen und einmal pro Jahr ein sauberer und korrekter Jahresabschluss einzureichen. Dennoch ist ein sorgfältig, weitsichtig und sinnvoll geplantes Rechnungswesen das A und O eines gesunden Unternehmens und erleichtert dessen Planung und Führung.

Darüber hinaus gelten in der Schweiz einige gesetzliche Vorschriften, die im Rechnungswesen von Unternehmen eine zentrale Rolle spielen:

• Obligationenrecht (OR): Das OR enthält allgemeine Bestimmungen zur Buchführung (Journal) und Rechnungslegung, zum Jahresabschluss, zur Gewinnverteilung und Offenlegung von Informationen für börsennotierte Unternehmen.
• Swiss GAAP FER: Die Swiss Generally Accepted Accounting Principles sind Rechnungslegungsrichtlinien für nicht-kotierte Unternehmen.
• Mehrwertsteuergesetz (MWSTG): Das MWSTG regelt die Mehrwertsteuer. Es enthält Bestimmungen zur Erfassung und Meldung von Umsätzen und Vorsteuern.
• Verrechnungssteuergesetz (VStG): Das VStG betrifft insbesondere die Verrechnungssteuerabrechnungen für Dividenden, Zinsen und Lizenzgebühren.
• Arbeitsgesetz (ArG): Das ArG enthält Bestimmungen zur Erfassung von Lohnkosten, Arbeitszeitnachweisen und anderen lohnbezogenen Aufzeichnungen.
• Steuergesetz: Neben der direkten Bundessteuer hat jeder Kanton in der Schweiz sein eigenes Steuergesetz. Die jeweiligen Steuergesetze betreffen unter anderem die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten von steuerrelevanten Informationen.
• Geldwäschereigesetz (GwG): Das GwG regelt Massnahmen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Für Unternehmen gelten bestimmte Sorgfaltspflichten bezüglich der Identifizierung von Kunden und der Aufbewahrung von Aufzeichnungen.