O que a sua caixa de e-mail diz sobre você

Mas o ritmo louco do trabalho quase não permite pausas e dois segundos depois dessa mensagem chegar mergulho em uma nova tarefa e não apago nada. Por que faço isso? Fico pensando naquelas mensagens que vi e não respondi na hora, mas que ainda queria responder. No fim do expediente, cansada, elas acabam ficando para o dia seguinte, enquanto a enxurrada de e-mails continua.

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Um executivo me disse que recebia mais de 500 e-mails por dia e que aquilo o mantinha o tempo todo ansioso. “O que será que passou e eu não vi?”, ele se torturava à noite à medida que rolava a barra do Outlook. Na pandemia, muita gente supôs que o e-mail iria desaparecer quando migramos para o WhatsApp e outras formas de comunicação digital. Mas isso não aconteceu, o e-mail que surgiu nos anos 70 continua firme e forte. Em 2023, há uma estimativa que existam 4,3 bilhões de usuários de e-mails no mundo.

Um dos grandes responsáveis por nossas caixas abarrotadas é o pessoal do marketing digital, que mesmo com as redes sociais e os aplicativos de mensagens instantâneas, ainda acredita no poder de persuasão desse tipo de mensagem. O algoritmo não se intromete em e-mail e a mensagem pode ser bem personalizada, justificam.

Mas o pessoal do marketing não está sozinho, o e-mail ainda é uma forte ferramenta de comunicação no trabalho, mesmo sendo meio ‘old school’. Uma pesquisa da Forbes Advisor nos EUA com mil profissionais mostrou que ele é a forma de se comunicar mais popular no trabalho em 2023, sendo a preferida por 18% dos pesquisados (25% remotos e 10% presenciais).

E é justamente na forma de usá-lo para trabalhar que a maioria dos profissionais erra. Na busca insana por chamar atenção nesse mar infinito de mensagens, muita gente parte para o vale-tudo. Começa pelo assunto que pode vir em negrito, colorido, em caixa alta e, por vezes, com uma mentira deslavada. Alguém acreditou que apelando para algo surreal poderia fisgá-lo para depois contar a verdadeira razão da mensagem no corpo do e-mail.

Outra pegadinha é tentar comovê-lo com uma história triste para depois fazer um pedido que pouco tem a ver com aquele tema. Por último, vêm os super apelativos: “Pelo amor de deus, você pode me ajudar? Você leu essa mensagem? Me responda, por favor, se não posso perder o meu emprego”. Sinceramente, já recebi de tudo. E posso dizer, nada é mais eficaz do que ter algo realmente bom para oferecer e dizer isso de forma direta.

Algumas regras para a boa comunicação por e-mail são básicas, eu pesquisei algumas. A primeira parece óbvia, mas é essencial: saiba a razão pela qual está mandando aquele e-mail, qual o objetivo e quem precisa receber. Sério, muita gente se perde na largada. Se for falar mais de um assunto, divida em tópicos, seja claro e conciso. Todo mundo vai te agradecer. Imagine que em caixas de e-mail lotadas mensagens mais curtas têm mais chance. Poupe o tempo dos outros e o seu.

Comece o e-mail se apresentando, ninguém tem obrigação de saber quem você é, mas não perca tempo com introduções enormes, diga logo o que realmente quer. E, não esqueça de incluir os seus contatos, telefone, endereço de perfil em rede social, nome da empresa, endereço. A pessoa precisa saber como encontrá-lo.

Parece bobagem, mas seja respeitoso e educado, se não tem intimidade com o destinatário, não force a barra. Não use o diminutivo ou palavras fofas. Isso pode ter um efeito contrário e, ao invés de conquistar a simpatia de quem está recebendo, seu e-mail pode ser pulado antes mesmo de a pessoa ler a primeira linha. Quando quiser colocar um anexo, seja razoável. Nunca acima de 1MB, a menos que a pessoa esteja esperando. Mande link, zip, use o bom-senso porque o aquivo pesa para quem recebe e para quem manda e esquece de apagar dos enviados.

Outra dica, controle o seu mau humor. A comunicação digital pode parecer mais agressiva ou, como dizem os americanos, passiva-agressiva, do que realmente foi a sua intenção. Muitos mal entendidos e desafetos no trabalho surgem daí e podem ser evitados. A pontuação, exclamações, interrogações, tudo precisa de um motivo, pense antes de usá-la. Para terminar, sempre diga os próximos passos, dê uma orientação sobre a sua expectativa. E, controle sua ansiedade. Estabeleça um tempo limite razoável para cobrar uma resposta.

Bem, depois de divagar bastante sobre e-mails, vou tirar algumas horas para limpar de vez a minha caixa, porque o servidor continua no meu pé. Chegou a hora do desapego e decidi que não vou apagar mais por nome ou assunto, vou por data: tudo que chegou antes de 2022. (Não consigo desapegar por mais de um ano). Tenho a sensação que essa é uma tarefa inútil e improdutiva, mas não vejo como fugir dela. Você vê?