Colaborar en documentos en Pages, Numbers y Keynote
Con la colaboración integrada, trabaja en documentos, hojas de cálculo o presentaciones con otras personas en tiempo real.
Con la colaboración en Pages, Numbers y Keynote en el iPhone, iPad, Mac y Apple Vision Pro, puedes invitar a otras personas a colaborar en un documento, establecer permisos para el documento, ver quién ha trabajado en el documento y un resumen de los cambios que ha hecho, y empezar a comunicarte con los participantes desde la app.
También puedes colaborar usando Pages, Numbers y Keynote en línea en iCloud.com.
Invitar a otras personas a colaborar
Cuando invitas a otras personas a colaborar en un documento, una hoja de cálculo o una presentación, les envías un enlace. Hasta 100 personas pueden ver y editar al mismo tiempo un documento compartido.
Para empezar a colaborar:
Inicia sesión en iCloud en tu dispositivo, luego activa iCloud Drive para Pages, Numbers y Keynote.
Con el documento abierto, toca o haz clic en el botón Compartir
de la barra de herramientas, elige Colaborar en el menú emergente y, a continuación, elige cómo quieres invitar a otras personas.
Las personas a las que invites pueden abrir y ver un documento compartido de cualquier tamaño. Si el documento ocupa más de 2 GB y quieres que las personas a las que invitas puedan editarlo, reduce su tamaño con Pages, Numbers o Keynote para que ocupe menos de 2 GB antes de enviar las invitaciones.
Si tienes un Cuenta de Apple gestionada, puedes colaborar con otras personas fuera de tu organización. Contacta con el administrador para activar esos ajustes.
Establecer permisos
Para controlar quién puede ver y editar tu documento, e invitar a otras personas a colaborar en él, toca o haz clic en el menú emergente que hay debajo del menú emergente Colaborar.
Puedes establecer las siguientes opciones:
Para permitir que solo participantes concretos accedan al documento, selecciona Solo las personas que invites. Para abrir el documento compartido, los participantes deben iniciar sesión en iCloud o iCloud.com con una Cuenta de Apple. Si no tienen una Cuenta de Apple, pueden crearla después de compartir el documento con ellos.
Para permitir que cualquier persona que tenga el enlace al documento compartido pueda abrirlo, selecciona Cualquiera que tenga el enlace.
Para permitir que cualquier persona que pueda acceder al documento pueda editarlo e imprimirlo, selecciona Puede hacer cambios.
Para permitir que cualquiera que tenga acceso al documento pueda verlo e imprimirlo, pero no editarlo, selecciona Solo lectura.
Si no quieres que los participantes puedan invitar a otras personas a colaborar, anula la selección de Cualquiera puede añadir a más personas.
Colaborar en un documento compartido
Después de abrir el documento, puedes ver las ediciones realizadas por otros en tiempo real y lo que han hecho recientemente. Dependiendo del dispositivo, el número de personas que editan o ven el documento aparece en el botón Colaborar
de la barra de herramientas, que aparece después de invitar a otras personas. También puedes ver una lista de los participantes si tocas o haces clic en el botón Colaborar.
Durante la edición de un documento compartido, puedes utilizar todas las prestaciones de Pages, Numbers y Keynote, con algunas excepciones.
Ver la actividad más reciente
En Pages, Numbers y Keynote en el iPhone, iPad y Mac, toca o haz clic en el botón Colaborar en la barra de herramientas para ver qué ha pasado desde la última vez que viste el documento. También puedes entablar comunicación con los participantes desde la app y cambiar los ajustes de actividad.
Toca o haz clic en Mostrar toda la actividad para ver quién ha trabajado en el documento y un resumen de los cambios que se han hecho. Toca o haz clic en la flecha desplegable para ver cambios más detallados, como las ediciones realizadas por un participante en varios lugares diferentes. O toca una actividad para ver dónde se ha realizado el cambio. Las actividades no leídas se resaltan, y al tocar una actividad resaltada se marcarán todas las actividades no leídas como leídas.
Toca o haz clic en un nombre en la lista de participantes para ir al lugar del documento en el que esa persona está trabajando en ese momento.
Toca o haz clic en Ajustes de actividad para activar o desactivar las notificaciones que avisan cuando se unen personas, se hacen cambios o se añaden comentarios.
Toca o haz clic en el botón de mensaje para iniciar una conversación de Mensajes, o toca o haz clic en el botón de audio o vídeo para iniciar una llamada de FaceTime.
Con Keynote en Apple Vision Pro, puedes colaborar con otras personas en presentaciones, y los participantes pueden ver tu actividad, pero tú no puedes ver las actividades de otras personas.
Cambiar los ajustes de un documento compartido
Para cambiar los permisos de un documento que ya has compartido, toca o haz clic en el botón Colaborar de la barra de herramientas y, a continuación, toca o haz clic en Gestionar el documento compartido, la presentación compartida o la hoja de cálculo compartida, dependiendo de la app de iWork que estés utilizando. Puedes cambiar el acceso y los permisos, así como dejar de compartir el documento.
Funciones que no son compatibles con la colaboración
Si necesitas usar una de estas funciones, deja de compartir el documento, realiza los cambios y, luego, vuelve a compartirlo. Cuando dejas de compartirlo, el documento se elimina de iCloud Drive para todos los participantes. Si has restringido el documento a “Solo las personas que invites”, necesitarás volver a invitar a todas las personas.
Estas funciones no están disponibles cuando colaboras con otros participantes:
Pages, Numbers y Keynote
Reducir el tamaño del archivo (Archivo > Reducir tamaño de archivo).
Arrastrar filas y columnas entre áreas de cuerpo y encabezado en tablas.
Crear, eliminar o reordenar estilos.
Editar con Ruby en idiomas de países asiáticos.
Crear o editar formatos de celda personalizados.
Reemplazar de forma global una fuente en un documento.
* No se puede reducir el tamaño de un documento compartido, pero sí el de una copia.
Pages
Ajustar la configuración de notas al pie.
Insertar, cortar, copiar, pegar, eliminar, duplicar, reordenar o editar secciones.
Ajustar la configuración de EndNote.
Añadir y editar objetos de diseño de secciones.
Insertar campos inteligentes de fecha y hora.
Convertir documentos de procesamiento de texto en documentos de diseño de página y viceversa.
Editar la configuración de número de página.
Añadir o editar plantillas de página.
Volver a aplicar una plantilla de página a una página.
Numbers
Insertar campos inteligentes.
Copiar o pegar estilos de tabla.
Intercambiar tablas.
Keynote
Cambiar el tamaño de diapositiva.
Cambiar el tema.
Grabar una presentación con diapositivas o reproducir una presentación ya grabada.
Añadir o editar una banda sonora.
Borrar una banda sonora o eliminar pistas.
Borrar una grabación existente de una presentación con diapositivas.
Pages, Numbers y Keynote para iCloud
Puedes usar Pages, Numbers y Keynote en línea en iCloud.com para invitar a otras personas a colaborar en un documento, establecer permisos para los participantes y colaborar. Sin embargo, algunas prestaciones no están disponibles cuando colaboras desde iCloud.com:
Si tienes el control de cambios activado en un documento de Pages, puedes ver el documento y seleccionar texto, pero no puedes modificarlo.
Si tu documento de Pages, Numbers o Keynote tiene cualquier texto vertical, puedes ver una imagen del documento en iCloud.com, pero no puedes modificarlo.
Editar objetos dentro de grupos.
Puedes saltar al cursor de otro participante en un documento colaborativo, pero otras funciones como la información de actividad y las herramientas para empezar a comunicarte no están disponibles en Pages, Numbers ni en Keynote para iCloud. Los cambios realizados en un documento colaborativo desde iCloud.com se siguen mostrando en la información de actividad de los participantes que usan Pages, Numbers y Keynote en el iPhone, iPad y Mac.
Puedes seguir editando documentos con control de cambios y texto vertical en Pages, Numbers y Keynote desde el iPhone, iPad y Mac.
Si la colaboración no está disponible
Si usas Pages, Numbers o Keynote y la colaboración no está disponible, puede que tengas que actualizar las apps. Activa las actualizaciones automáticas para que las apps estén siempre actualizadas. Si el dispositivo es demasiado antiguo para actualizar las aplicaciones, puedes colaborar en línea en iCloud.com desde un Mac o PC.
Si quieres enviar una copia del documento, puedes hacerlo sin usar la colaboración. Toca o haz clic en el botón Compartir, elige Enviar copia en el menú emergente y, a continuación, elige cómo quieres enviar el documento.
Requisitos mínimos del sistema y requisitos de iCloud para la colaboración
Para ver o editar un documento compartido e invitar a otras personas a participar en la presentación, tanto tú como las personas con las que compartes el documento necesitáis cualquiera de los siguientes elementos:
Un Mac con macOS Sonoma y Pages, Numbers o Keynote 14.2 o versiones posteriores.
Un iPhone o iPad con iOS o iPadOS 17 y Pages, Numbers o Keynote 14.2 o versiones posteriores.
Un Apple Vision Pro con Pages, Numbers o Keynote 14.2 o versiones posteriores.
Pages, Numbers y Keynote para iCloud funcionan con un Mac o PC que tenga Safari 11.1.2 o una versión posterior, Google Chrome o Microsoft Edge.
La información sobre productos no fabricados por Apple, o sobre sitios web independientes no controlados ni comprobados por Apple, se facilita sin ningún tipo de recomendación ni respaldo. Apple no se responsabiliza de la selección, el rendimiento o el uso de sitios web o productos de otros fabricantes. Apple no emite ninguna declaración sobre la exactitud o fiabilidad de sitios web de otros fabricantes. Contacta con el proveedor para obtener más información.
