Các doanh nghiệp ngày nay cần phải đáp ứng với khách hàng một cách nhanh chóng hoặc họ sẽ bị bỏ lại phía sau. Giao tiếp tức thời đã trở thành tiêu chuẩn vì sự tiến bộ nhanh chóng trong công nghệ. Do đó, các doanh nghiệp cần sẵn sàng trả lời các truy vấn và mối quan tâm trong thời gian thực. Nhập tin nhắn trả lời tự động cho doanh nghiệp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu tin nhắn trả lời tự động hay trả lời tự động là gì, tại sao sử dụng nó, mẫu tin nhắn trả lời tự động cho doanh nghiệp và nơi bạn có thể sử dụng trả lời tự động.
Thư Trả lời Tự động cho Doanh nghiệp là gì?
Tin nhắn trả lời tự động hoặc trả lời tự động đề cập đến phản hồi tự động được kích hoạt bởi một sự kiện hoặc hành động cụ thể, chẳng hạn như nhận tin nhắn trên ứng dụng nhắn tin tức thời. Nó được sử dụng để thông báo cho người gửi rằng tin nhắn của họ đã được nhận.
Không chỉ có thể thiết lập trả lời tự động trên các kênh như WhatsApp, Messenger, Instagram, LINE, WeChat và Viber, mà còn trên các bình luận trên Facebook. Nhưng tại sao các doanh nghiệp nên sử dụng trả lời tự động để trả lời khách hàng?
5 lý do tại sao bạn cần trả lời tự động
Các doanh nghiệp có cơ sở khách hàng lớn nhận được một lượng lớn tin nhắn. Những điều này có thể áp đảo các đại lý, đặc biệt là khi họ dự kiến sẽ trả lời các tin nhắn này một cách nhanh chóng.
Tin nhắn trả lời tự động rất hữu ích vì nó thu hẹp khoảng cách thời gian giữa truy vấn của khách hàng và phản hồi của tổng đài viên. Tuy nhiên, đó không phải là tất cả những gì trả lời tự động có thể làm cho doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là 5 lý do tại sao bạn nên sử dụng tin nhắn trả lời tự động cho doanh nghiệp của mình.
Trả lời tự động: trả lời kịp thời các câu hỏi của khách hàng
Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng. Xác nhận ngay lập tức tin nhắn của khách hàng thông qua trả lời tự động có thể tạo ra tất cả sự khác biệt. Biết rằng truy vấn của họ đã được nhận có thể nâng cao trải nghiệm tổng thể của họ.
Nó cũng thiết lập giai điệu của cuộc trò chuyện tiến về phía trước. Một phản ứng nhanh chóng truyền đạt một cảm giác chuyên nghiệp và chu đáo.
Trả lời tự động: Tiết kiệm thời gian của nhân viên
Với khối lượng truy vấn khổng lồ mà các doanh nghiệp nhận được hàng ngày, không thể giải quyết từng truy vấn ngay lập tức. Trả lời tự động giải phóng thời gian của nhân viên vì họ loại bỏ nhu cầu soạn lời chào hoặc tin nhắn giới thiệu theo cách thủ công.
Về cơ bản, trả lời tự động hoạt động như một bộ đệm chống lại các tin nhắn đến. Khía cạnh tiết kiệm thời gian này cho phép nhóm của bạn tương tác với nhiều khách hàng hơn một cách hiệu quả và hiệu quả.
Trả lời tự động: Đảm bảo tính nhất quán trong giao tiếp
Trả lời tự động đảm bảo rằng mọi khách hàng đều nhận được phản hồi tiêu chuẩn, bóng bẩy ngay cả khi nhân viên đang xử lý khối lượng công việc lớn.
Gửi cùng một thông điệp giúp nhóm của bạn cung cấp thông tin nhất quán về doanh nghiệp của bạn. Tính nhất quán này xây dựng niềm tin và độ tin cậy và nâng cao trải nghiệm tổng thể của khách hàng
Trả lời tự động: Duy trì danh tiếng thương hiệu
Mỗi điểm giao tiếp là một cơ hội để củng cố hình ảnh thương hiệu của bạn. Trả lời tự động được chế tác tốt có thể phản ánh tính cách thương hiệu của bạn, cho dù đó là chuyên nghiệp, vui tươi hay đồng cảm, đảm bảo bạn luôn để lại ấn tượng tích cực.
Hơn nữa, một câu trả lời nhanh chóng có thể cho khách hàng thấy rằng thời gian và mối quan tâm của họ được coi trọng. Điều này giúp khách hàng nhận thức tốt hơn về doanh nghiệp và thương hiệu của bạn.
Trả lời tự động: Thiết lập trả lời tự động cho các tình huống khác nhau
Vẻ đẹp của tin nhắn trả lời tự động nằm ở tính linh hoạt của chúng. Cho dù đó là ghi chú ngoài văn phòng, lời chúc mừng lễ hội hay menu Câu hỏi thường gặp, những tin nhắn này có thể được điều chỉnh cho các tình huống và kênh khác nhau.
Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét các loại trả lời tự động mà bạn có thể gửi và cung cấp các ví dụ bạn có thể sử dụng.
Tự động trả lời mẫu tin nhắn cho doanh nghiệp của bạn
Bây giờ bạn đã biết lợi ích của việc sử dụng trả lời tự động cho doanh nghiệp của mình, đã đến lúc soạn thảo chúng. Nếu bạn không biết làm thế nào, đừng lo lắng. Dưới đây là 12 mẫu tin nhắn trả lời tự động mà bạn có thể sử dụng cho doanh nghiệp của mình.
Tự động trả lời mẫu tin nhắn cho doanh nghiệp của bạn: Tin nhắn vắng mặt
Bạn có thể gửi tin nhắn cho tất cả các loại tình huống, cho dù đó là do không có sẵn chung, như vào cuối tuần hoặc trong các sự kiện cụ thể như ngày lễ.
- "Này! Chúng tôi hiện không có mặt tại văn phòng nhưng sẽ trở lại vào [ngày]. Hãy chờ thật chặt, và chúng tôi sẽ quay lại với bạn sau đó."
- "Xin chào [Tên khách hàng]. Chúng tôi hiện đang tổ chức [Ngày lễ/Sự kiện], nhưng đừng lo lắng. Chúng tôi sẽ liên hệ lại với bạn vào [Ngày]. Chúc vui vẻ! 🥳"
Và hãy nhớ rằng, hãy luôn đảm bảo rằng bạn cho khách hàng biết khi nào bạn sẽ quay lại.
Tự động trả lời mẫu tin nhắn cho doanh nghiệp của bạn: Tin nhắn chào mừng
Chào đón khách hàng, đặc biệt là những khách hàng mới, là rất quan trọng để có ấn tượng tốt đầu tiên. Cũng giống như một cái bắt tay ấm áp hoặc một nụ cười chào đón tạo ra một giai điệu tích cực trong các tương tác mặt đối mặt, tin nhắn chúc mừng đóng vai trò tương tự trên các ứng dụng nhắn tin tức thời.
- "Này! Cảm ơn bạn đã ghé qua. Làm thế nào tôi có thể làm cho ngày của bạn tuyệt vời? 😊"
- "Xin chào [Tên khách hàng], cảm ơn bạn đã liên hệ. Chúng tôi có thể làm gì cho bạn ngày hôm nay? "
Điều này giúp bạn thiết lập mối quan hệ ngay khi khách hàng nhắn tin cho bạn.
Tự động trả lời mẫu tin nhắn cho doanh nghiệp của bạn: Tin nhắn tạm thời không có mặt
Đôi khi, số lượng yêu cầu sẽ tạm thời vượt xa sự sẵn có của các đại lý và các đại lý không thể trả lời dễ dàng.
- Whoa! Chúng tôi đang tràn ngập tin nhắn ngay bây giờ, nhưng hãy giữ chặt. Bạn rất quan trọng đối với chúng tôi!"
- "Chúng tôi hiện đang trải qua một lượng lớn tin nhắn đến. Chúng tôi sẽ liên lạc với bạn ngay khi có thể."
Loại trả lời tự động này là một bàn tay trấn an trên vai khách hàng, đảm bảo với họ về cam kết của doanh nghiệp và sự chú ý của họ.
Tự động trả lời mẫu tin nhắn cho doanh nghiệp của bạn: Thông báo khẩn cấp và cập nhật
Mọi hệ thống đều có ngày nghỉ hoặc lỗi. Nhưng cách các doanh nghiệp xử lý những trục trặc này có thể tạo ra hoặc phá vỡ danh tiếng của họ.
- "Uh-ồ! Chúng tôi đang gặp một số trục trặc công nghệ ngay bây giờ. Treo chặt trong khi chúng tôi sắp xếp mọi thứ. 🛠️"
- "Chúng tôi xin lỗi nếu bạn đang phải đối mặt với bất kỳ vấn đề nào. Hệ thống của chúng tôi đang được bảo trì. Trong thời gian chờ đợi, chúng tôi ở đây để hỗ trợ bạn bất cứ điều gì bạn cần."
Trả lời tự động khẩn cấp và cập nhật, đặt kỳ vọng với khách hàng của bạn và cập nhật chúng khi mọi thứ không diễn ra theo kế hoạch.
Tự động trả lời mẫu tin nhắn cho doanh nghiệp của bạn: Liên kết Câu hỏi thường gặp
Giải quyết vấn đề chủ động có thể nâng cao đáng kể trải nghiệm người dùng. Câu hỏi thường gặp Trả lời tự động hoạt động như một hướng dẫn, chỉ cho khách hàng đến các tài nguyên có thể giải quyết trực tiếp các truy vấn của họ và nâng cao hiệu quả.
- "Xin chào [Tên khách hàng]. Nếu bạn có câu hỏi, vui lòng xem Câu hỏi thường gặp của chúng tôi [Liên kết câu hỏi thường gặp]. Nếu bạn vẫn cần hỗ trợ, hãy nhập "Có" và ai đó sẽ sớm ở bên bạn"
- "Có thắc mắc? 🤔 Phi hành đoàn của chúng tôi đang trên đường đến với bạn. Bạn cũng có thể nhấn vào đây [Liên kết Câu hỏi thường gặp] cho phần Câu hỏi thường gặp của chúng tôi. Câu trả lời của bạn có thể chỉ là một cú nhấp chuột!"
Do đó, trong tình huống này, liên kết hoặc menu Câu hỏi thường gặp có thể giải quyết các vấn đề thường gặp mà khách hàng đang gặp phải.
Tự động trả lời mẫu tin nhắn cho doanh nghiệp của bạn: Thu thập phản hồi
Chủ động tìm kiếm ý kiến của khách hàng về trải nghiệm thương hiệu của họ có thể làm nổi bật những điểm yếu trong các đại lý, quy trình hoặc hệ thống của bạn. Có được thông tin chi tiết có giá trị từ khách hàng của bạn để bạn có thể cải thiện các cuộc trò chuyện của khách hàng.
- "Này, [Tên khách hàng]. Hôm nay chúng tôi đã phục vụ bạn tốt như thế nào? Hãy cho chúng tôi biết trên thang điểm từ 1 - 10, từ rất tệ đến xuất sắc. Cảm ơn trước câu trả lời của bạn."
- "Chúng tôi rất thích trò chuyện với bạn! Bạn có thích nói chuyện với chúng tôi không? Hãy cho chúng tôi biết bằng cách cho chúng tôi một 👍 hoặc 👎 "
Để có kết quả tốt nhất, bạn nên tinh chỉnh các mẫu này để chúng phù hợp với doanh nghiệp và khách hàng của bạn. Nhưng nếu bạn muốn tạo trả lời tự động từ đầu, hãy xem các phương pháp hay nhất này khi soạn thảo.
Các phương pháp hay nhất để thiết lập tin nhắn trả lời tự động
Khi được tạo cẩn thận, trả lời tự động không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt động. Nó cũng cải thiện trải nghiệm người dùng khi khách hàng được tham dự ngay lập tức, ngay cả khi không có bất kỳ đại lý nào có sẵn tại thời điểm đó.
Dưới đây là 5 phương pháp hay nhất cần ghi nhớ khi soạn thảo tin nhắn trả lời tự động cho doanh nghiệp của bạn.
Giữ cho nó rõ ràng và súc tích
Trả lời tự động của bạn sẽ truyền đạt thông tin một cách hiệu quả. Tránh viết những câu dài nếu có thể. Sử dụng thông điệp trực tiếp, súc tích để tránh áp đảo khách hàng của bạn. Hãy nhớ rằng, bạn có thể không biết khách hàng của mình là ai.
Họ có thể không quen thuộc với các thuật ngữ công nghiệp hoặc kỹ thuật. Vì vậy, hãy chọn ngôn ngữ đơn giản, không có biệt ngữ. Điều này đảm bảo mọi người hiểu thông điệp của bạn ngay lập tức, tiết kiệm thời gian cho nhân viên của bạn về lâu dài.
Đặt kỳ vọng trả trước
Khi gửi trả lời tự động, hãy đảm bảo rằng khách hàng của bạn có thông tin liên quan. Điều này có thể bao gồm giờ làm việc ngoài văn phòng của bạn, sự cố hệ thống, thu thập phản hồi của khách hàng và những thứ khác. Điều này quản lý kỳ vọng của khách hàng và thúc đẩy sự kiên nhẫn.
Thêm dấu ấn cá nhân
Mặc dù một tin nhắn có thể được tự động hóa, nhưng nó không nên cảm thấy robot. Điều chỉnh câu trả lời của bạn dựa trên kỳ vọng của đối tượng mục tiêu của bạn. Đối với khán giả trẻ hơn, không chính thức, một giọng điệu bình thường có thể hoạt động tốt hơn. Trong khi đó, khách hàng doanh nghiệp có thể mong đợi một phản hồi chính thức.
Cá nhân hóa, giống như sử dụng tên của khách hàng, có thể làm cho thông điệp nghe chân thực hơn. Nó có thể cảm thấy như bạn đang nói chuyện với khách hàng hơn là nói chuyện với họ.
Thời gian trả lời của bạn một cách thích hợp
Hãy nhớ rằng, mức độ liên quan của trả lời tự động thường gắn liền với các khung thời gian cụ thể. Điều cần thiết là phải tắt một số loại nhất định, như tin nhắn vắng mặt hoặc ngày lễ, khi chúng không còn áp dụng được nữa. Điều này ngăn ngừa sự nhầm lẫn và đảm bảo thông tin liên lạc của bạn vẫn cập nhật.
Kết hợp các phương pháp hay nhất này đảm bảo rằng trả lời tự động của bạn không chỉ hoàn thành chức năng chính mà còn đóng vai trò như một phần mở rộng tiếng nói và giá trị thương hiệu của bạn. Chúng là một công cụ tinh tế nhưng mạnh mẽ để nuôi dưỡng niềm tin, thể hiện tính chuyên nghiệp và củng cố quan hệ khách hàng.
Bây giờ bạn đã có các công cụ để tạo tin nhắn trả lời tự động hấp dẫn, hãy xem xét các phương tiện mà bạn có thể triển khai chúng.
Bạn có thể triển khai trả lời tự động ở đâu?
Bạn có thể sử dụng tin nhắn trả lời tự động trên các ứng dụng nhắn tin khác nhau như Ứng dụng WhatsApp Business, WeChat và LINE. Tuy nhiên, việc sử dụng trả lời tự động trên các ứng dụng này có giới hạn. Ví dụ: trên Ứng dụng WhatsApp Business, bạn bị giới hạn trong việc thiết lập một câu trả lời tự động cho tin nhắn vắng mặt và tin nhắn chúc mừng cho mỗi tin nhắn.
Điều này có thể là đủ nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp nhỏ. Nhưng khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn sẽ cần linh hoạt hơn trong các tin nhắn trả lời tự động mà bạn có thể sử dụng. Bằng cách kết nối các kênh nhắn tin này với phần mềm quản lý cuộc trò chuyện của khách hàng như respond.io, bạn tự động hóa tin nhắn trả lời, định tuyến liên hệ, chỉ định tổng đài viên và hơn thế nữa.
Tự động trả lời cho doanh nghiệp thắng trên respond.io
Các doanh nghiệp trong các ngành công nghiệp khác nhau như bất động sản, khách sạn, thương mại điện tử và nhiều hơn nữa có thể tận dụng lợi thế của respond.ioCác tính năng mạnh mẽ của nó để tạo và gửi trả lời tự động.
Ví dụ: một đại lý bất động sản có thể thiết lập tin nhắn trả lời tự động hỏi khách hàng về thời gian, ngày tháng và tài sản họ muốn xem, trong khi một trang web thương mại điện tử có thể gửi tin nhắn sau khi mua hàng yêu cầu khách hàng tham gia chương trình khách hàng thân thiết.
Bạn có thể thực hiện tất cả những điều này thông qua trình tạo tự động hóa trong Mô-đun quy trình làm việc, các doanh nghiệp có thể tự động hóa các phản hồi dựa trên yêu cầu của khách hàng.
Bạn cũng có thể nắm bắt thông tin liên hệ bằng cách yêu cầu email hoặc số điện thoại của họ để xác định xem họ có phải là khách hàng hiện tại hay không. Bối cảnh này giúp các đại lý cung cấp hỗ trợ tốt hơn cho khách hàng, tăng sự tham gia và hài lòng của khách hàng.
Bạn có thể gửi tin nhắn chào mừng và đi vắng và thiết lập menu Câu hỏi thường gặp, tin nhắn thu thập phản hồi và hơn thế nữa. Bạn cũng có thể tạo trả lời tự động được cá nhân hóa bằng cách sử dụng các biến động.
Và đó là nó. Đó là những gì bạn cần biết về tin nhắn trả lời tự động cho doanh nghiệp. Sử dụng các mẫu được cung cấp để bắt đầu và sửa đổi chúng cho phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
Đọc thêm
Bạn có thấy bài viết này hữu ích không? Kiểm tra các blog khác sẽ giúp bạn quản lý các cuộc trò chuyện của khách hàng:
- Quản lý thư rác: Xóa hộp thư đến của bạn lộn xộn
- Định tuyến trò chuyện: Cách xây dựng tuyến trò chuyện đến đúng nhóm
- Tăng tốc quản lý cuộc trò chuyện của bạn với tính năng phân công tự động
